Согласование документов на предприятии проходят процедуру. Порядок согласования и визирование проекта документа

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Способы подчинительной связи следующие: согласование, управление, примыкание

Согласование как способ подчинительной связи

  • Согласование — это вид подчинительной связи, когда зависимое слово принимает грамматические формы главного слова, например: красивая картина.

    • Главным словом при согласовании являются имя существительное, субстантивированное прилагательное или причастие (т.е. перешло в разряд существительных), а также местоимение, существительное, например: приподнятое настроение, студенческая столовая.

    Зависимое слово может быть именем прилагательным, местоимением-прилагательным, порядковым числительным или причастием, т.е. такими разрядами слов, в которых категории рода, числа и падежа не являются самостоятельными, например: верное решение, наша встреча.

    Управление как способ подчинительной связи

  • Управление — вид подчинительной связи, когда зависимое слово употребляется в том косвенном падеже, требующем главное слово, например: писать книгу, щелкать зубами, советовать другу (кому? дательный.падеж);

    • Главное слово при управлении может выступать в качестве глагола(радоваться встрече), существительного(любовь к людям), прилагательного(достойный сожаления), наречия(недалеко от города), порядковым числительного(первый в классе).

    При управлении зависимым словом всегда выступают имена существительные, местоимения-существительные, субстантивированные прилагательные(покрыть снегом,беседа с рабочими).

    Примыкание как способ подчинительной связи

  • Примыкание — это такой вид синтаксической связи, когда неизменяемое зависимое слово присоединяется к главному по смыслу. Например: Очень мило (как мило?).

    • Примыкают неизменяемые слова: инфинитив, наречие, форма простой сравнительной степени, деепричастие, некоторые неизменяемые прилагательные(приказ наступать, дверь налево, чуть южнее).

    Инфинитив примыкает к глаголу (стараться ответить,приехал погостить), имени существительному (желание помириться), прилагательному(намерен отдохнуть)

    Формы сравнительной степени примыкают к глаголу(ответить лучше,бежать быстрее), к существительному(новость поинтереснее, напиток покрепче)

    Деепричастия примыкают к глаголу в случаях, когда в них развивается значение наречия(читать лёжа, спать сидя).

    Неизменяемые прилагательные типа беж, мини, макси, хинди, миди, клеш и т.д. примыкают к существительным(язык хинди, часы пик).

    Следует различать примыкание и управление

  • Её обувь – это примыкание (чье?),
  • Увидеть его – управление (кого?).

    • В разрядах местоимений есть два омонимичных разряда. Личное местоимение отвечает на вопросы косвенных падежей, и оно участвует в подчинительной связи – это управление, а притяжательное участвует в примыкании.

  • Бежать в магазин – управление,
  • Пойти сюда – примыкание.

    • Важно различать предложно-падежную форму и наречие, т.к могут быть одинаковые вопросы! Если между главным и зависимым словом стоит предлог, то это управление.

    Виды словосочетаний: согласование, управление, примыкание

    В рус­ском язы­ке сло­ва свя­за­ны в сло­во­со­че­та­ние согла­со­ва­ни­ем , управ­ле­ни­ем и при­мы­ка­ни­ем .

    Между сло­ва­ми, что­бы они ста­ли сло­во­со­че­та­ни­ем, долж­на суще­ство­вать под­чи­ни­тель­ная связь или связь по смыс­лу . В зави­си­мо­сти от это­го в рус­ском син­так­си­се раз­ли­ча­ют три вида сло­во­со­че­та­ний: со свя­зью согла­со­ва­ния, управ­ле­ния или при­мы­ка­ния.

    Таблица с примерами

    Согласование

    При такой свя­зи оба сло­ва, и глав­ное, и зави­си­мое, пол­но­стью сов­па­да­ют в роде, чис­ле и паде­же. Делаем вывод, что оба сло­ва явля­ют­ся изме­ня­е­мы­ми .

    Обычно согла­су­ют­ся суще­стви­тель­ные с при­ла­га­тель­ны­ми, при­ча­сти­я­ми, поряд­ко­вы­ми чис­ли­тель­ны­ми, с местоимениями-прилагательными, место­име­ния с суще­стви­тель­ны­ми.

    жел­тые листья, пожел­тев­шие стра­ни­цы, тре­тий зво­нок, моя сум­ка, чистая сто­ло­вая, пере­до­вой рабо­чий, заго­ре­лый отды­ха­ю­щий, диван-кровать.

    Управление

  • писать (что?) кни­гу;
  • щел­кать (чем?) зуба­ми;
  • три (чего?) гри­ба;
  • улы­бать­ся (чему?) солн­цу.

    • В зави­си­мо­сти от того, каки­ми частя­ми речи выра­же­ны глав­ное и зави­си­мое сло­во, раз­ли­ча­ем виды сло­во­со­че­та­ний со свя­зью управ­ле­ния:

    • гла­гол + суще­стви­тель­ное - зака­зать фото­гра­фу, посмот­реть фильм, встре­тить маму;
    • при­ла­га­тель­ное + место­име­ние - нико­му не нуж­ный;
    • суще­стви­тель­ное + суще­стви­тель­ное - дирек­тор шко­лы, покрас­ка забо­ра;
    • наре­чие + суще­стви­тель­ное - груст­но до слез;
    • чис­ли­тель­ное + суще­стви­тель­ное - двое ребят, три мед­ве­дя;
    • дее­при­ча­стие + суще­стви­тель­ное, место­име­ние - бла­го­да­ря хозяй­ку, улы­ба­ясь мне.

      • Примыкание

      В каче­стве зави­си­мо­го сло­ва высту­па­ют неиз­ме­ня­е­мые части речи и их фор­мы:

      инфи­ни­тив, наре­чие, дее­при­ча­стие, неиз­ме­ня­е­мые при­ла­га­тель­ные, фор­ма срав­ни­тель­ной сте­пе­ни при­ла­га­тель­но­го.

      нау­ка наблю­дать, поз­во­лил выска­зать­ся, наме­рен отдох­нуть, читать быст­ро, пово­рот напра­во, стри­жен­ная по-мальчишески, спар­тан­ски стро­гий, раз­го­ва­ри­вал улы­ба­ясь, летел кувыр­ком, пой­ду бегом, взгляд иско­са, пры­гать выше, чуть север­нее, крас­ка инди­го, цвет хаки, час пик .

      Между сло­ва­ми, свя­зан­ны­ми свя­зью при­мы­ка­ния, невоз­мо­жен падеж­ный вопрос.

      Видеоурок: «Виды подчинительной связи в словосочетании»


      russkiiyazyk.ru

      Русский язык. Литература

    • 10 класс (162)
    • 11 класс (197)
    • 5 класс (448)
      • Литература (190)
      • Русский язык (159)
      • 6 класс (244)
      • 7 класс (229)
      • 8 класс (332)
      • 9 класс (214)
      • ГИА (31)
      • Говорим грамотно (4)
      • ЕГЭ (77)
      • Индивидуальные траектории (1)
      • Концепция сайта (2)
      • Критерии оценок (2)
      • Метод.сундук (8)
      • Москва (5)
      • МХК (226)
      • Олимпиады (12)
      • Проекты. Рефераты. Дипломы (40)
      • Прочее (68)
        • Мы были, видели, чувствовали.. (7)
        • Разговор наедине 🙂 (родителям) (30)
        • РКИ (9)
        • Спецкурс (25)
        • Список для чтения (6)
        • Творческие работы (1)
        • Участники, победители, призёры (1)
        • Учебные программы (1)
        • Цитата дня (13)
          • Слова, которые меняют (2)
        • Читаю.. (35)

      • TOP-5 за сегодня

        • Управление, примыкание,… Тема по предмету РКИ Согласование… (17)
        • Список чтения на лето после 5-го… Примерный список литературы для чтения… (15)
        • Д.з. на 24 марта A1 В каком слове допущена… (5)
        • Животные в каллиграфии Арабская каллиграфия получила особенное развитие… (5)
        • Упражнения к теме «Склонение… Упражнение 1. Определите склонение существительных.… (4)
        • Управление, примыкание,… Тема по предмету РКИ Согласование… (282 206)
        • Форма слова и однокоренные слова Форма слова — это изменение… (101 708)
        • Рассказ о себе Игра здесь Ребята, на уроке… (94 527)
        • Урок 46. Характеристика… Итак, ещё раз о характеристике… (79 258)
        • Корни с чередованием Четыре группы корней с чередованием.… (52 202)

          • Управление, примыкание, согласование

          Тема по предмету РКИ
          Согласование — это вид связи, при котором зависимое слово уподобляется главному по своей форме, то есть ставится в том же роде, числе и падеже, что и главное слово – существительное или любая часть речи в функции существительного: уважаемые провожающие, добрый человек и т.д.

          Управление — это вид подчинительной связи, при котором зависимое слово (имя существительное или любая часть речи в функции существительного: местоимение, субстантивированное слово, числительное (посмотреть на друга / на него / на сидящих / на обоих ) ставится в той падежной форме (без предлога или с предлогом), которая обусловлена лексико-грамматическим значением главного слова (глагола, существительного, прилагательного, количественного числительного в именительном или винительном падеже, наречия или слова категории состояния).
          Иными словами, главное требует от зависимого определенной падежной формы — в самом термине управление есть намек на то, что господствующее слово управляет подчиненным.

          Примыкание — вид подчинительной связи, при котором зависимость подчиненного слова выражается не грамматически, а лексически (по смыслу), порядком слов и интонацией. Примыкают только неизменяемые знаменательные части речи: наречие, инфинитив, деепричастие, простая сравнительная степень прилагательного (дети постарше) , неизменяемое прилагательное (цвет хаки ), существительное – несогласованное приложение (в газете «Известия» ), притяжательные местоимения его, её, их (его рубашка ) . Запомнив это, вы легко найдете сочетание со связью примыкание. Да и сам термин довольно прозрачен: зависимое примыкает, то есть поясняет главное.

          Подсказка:
          При согласовании три требования главного к зависимому — род, число, падеж.
          При управлении одно требование главного к зависимому — падеж.
          При примыкании никто ничего потребовать не может.

          Определите вид связи слов:
          умный ученик, пойти в лес, поесть плотно, сделать хорошо, идти не торопясь, убежать налево, думать о доме, радоваться солнцу, улыбающийся человек.

          Комментарии

        1. ника написал(а):

        теперь всё ясно

        Поля написал(а):

        Спасибо. Очень-очень помогло.

        Анна написал(а):

        Очень всё понятно изложено. Спасибо.

        rob написал(а):

        теперь всё ясно.Очень всё понятно изложено. Спасибо. Очень-очень помогло.

        аня)) написал(а):

        спасибо))))вы очень помогли))))……….

        Алтын написал(а):

        Патина написал(а):

        Все очень понятно написано! Спасибо!!

        Мила написал(а):

        Спасибо! Все очень доходчиво.

        Лана написал(а):

        ТУТ ВСЁ ТАК ПОНЯТНО НАПИСАНО! СПАСИБКИ ВАМ БОЛЬШОЕ!

        Endo написал(а):

        Благодарю за столь корректно изложенное правило.

        Тигран написал(а):

        Норм сайт.. создателю спасибо. Всё доступно изложено.

        zeke написал(а):

        такое чувство, будто все комментарии тут подставные, однако, спасибо

        ха-ха..А Вы настоящий? Однако, пожалуйста!

        Ольга написал(а):

        Все понятно, кроме «управления»я примеров бы к нему побольше, для наглядности.

        макс написал(а):

        Залина написал(а):

        Спасибо огромное. Очень помогли…надеюсь пошучу 5 завтра(экзамен)

        лязз написал(а):

        Я примыкание не поняла((можете обьяснить?

        Пойти в лес это примыкание или управление?

        Самуил написал(а):

        Дорогая Лязз! «Пойти в лес» - есть управление т.к. «Пойти» требует от «в лес» Дательного падежа, соответственно оно им «управляет».

        Олеся написал(а):

        Но уж извините меня!Однако все комментарии являются слишком фальшивыми, и довольно похвальными!А за вашу работу конечно же спасибо!

        Олеся, так Вас зовут Олеся или Кристина?
        Комментарии, как люди: есть фальшивые, а есть искренние. Ваш комментарий нельзя отнести к искренним, поскольку Вы и Кристина, и Олеся. И обидеть попытались меня, и благодарность выразить одновременно. ? Е.Ю.

        Владимир написал(а):

        Даже несмотря на то, что администрация сайта отвечает на комментарии, всё равно комментарии подставные. Даже мое. Статья очень помогла. Спасибо.

        Елена Юрьевна написал(а):

        Вячеслав написал(а):

        Очень хороший сайт, посоветовал всем друзьям, спасибо.

        Elton написал(а):

        Спасибо очень помогло

        феруза написал(а):

        А где согласование

        Олег написал(а):

        Спасибо большое. Здесь все более понятно и ясно, чем где либо. Самое главное, что я понял, так это то, что зависимое слово примыкания неизменяемо, и это мне очень помогло

        олеся написал(а):

        Помогите решить согласование.управление.примыкание

        Каролина написал(а):

        Спасибо очень помог этот сайт(:

        бакуль написал(а):

        Учить стихи, Сьездить отдохнуть, бегать быстро, это что будет? Спасибо заранее за ответ!

        VITALL написал(а):

        Всёё , разобрался но используя не этот сайт, хотелось бы больше примеров вопросов пояснений)
        1согл
        2упра
        3прим
        4прим
        5примык
        6упр
        7упр
        8управление
        9согласование
        Проверьте плиз

        Юля написал(а):

        Скажите пожалуйста какой вид связи:
        склад для пороха

        Русский язык для нас

        Форум лингвистов и всех интересующихся языком

        10 класс ⇒ Согласование, Управление, Примыкание

        Сообщение ed8009 » 04 сен 2011, 13:42

        Помогите найти Согласование, Управление, Примыкание, мы просто только начали изучать эту тему, я пока не до конца понимаю её(.

        Был прекрасный июльский день, один из тех дней, которые случаются
        только тогда, когда погода установилась надолго. С самого раннего утра небо
        ясно; утренняя заря не пылает пожаром: она разливается кротким румянцем.
        Солнце — не раскаленное, как во время знойной засухи, не багровое, как перед бурей — мирно
        всплывает над узкой и длинной тучкой.
        Около полудня обыкновенно появляется множество круглых высоких облаков,
        золотисто-серых, с нежными белыми краями. Подобно островам, разбросанным по
        бесконечно разлившейся реке, обтекающей их глубоко прозрачными рукавами
        ровной синевы, они почти не трогаются с места.

        Помогите пожалуйста кому не трудно)).

        Я думаю что Примыкание это «Небо ясно», «Установилась надолго». Согласование думаю что это «Утренняя заря», ведь чтобы найти согласование нужно задать вопрос «Какая?/Какой?»

        Сообщение Селена » 05 сен 2011, 17:05

        Вот здесь вроде не слишком заумно всё объяснено:

        Согласование – это подчинительная связь, при которой главное и зависимое слово стоят в одном роде, числе и падеже: весеннее солнце, забавный котенок, на этой остановке или только в числе и падеже: первые уроки, забавных котят , т.е. согласуются. С изменением формы главного слова изменяется и форма зависимого: весеннее солнце , весеннего солнца, о весеннем солнце.

        Управление – это подчинительная связь, при которой главное слово управляет падежной формой зависимого слова: решать (что?) задачу, интересоваться (чем?) искусством. С изменением формы главного слова зависимое сохраняет свою форму: интересуешься искусством , интересующийся искусством , интересуясь искусством .

        Примыкание – вид подчинительной связи, при которой зависимое неизменяемое слово (наречие, деепричастие, неопределенная форма глагола) связывается с главным только по смыслу, примыкает к нему: читать вслух, яйцо всмятку, говорил улыбаясь, забыл позвонить.

        Не являются словосочетаниями:

        1) сочетание сказуемого и подлежащего: идет дождь, четверть кончается;

        2) однородные члены предложения: газеты и журналы; светит, но не греет;

        3) существительное (или заменяющее его слово) с предлогом: возле дома, в течение года, около него;

        4) сложные формы будущего времени и сравнительной степени: буду учиться, будешь тренироваться, более глубокий, самый хороший;

        5) идиомы: вставлять палки в колеса, гонять лодыря, засучив рукава.

        Словосочетание

        Что такое словосочетание?

        Словосочетание - это единица языка, большая, чем одно слово, но меньшая, чем предложение. Мы общаемся целыми предложениями, которые могут содержать несколько словосочетаний. А вот и формальное определение.

        Словосочетание - это соединение двух и более слов, связанных подчинительной связью по смыслу и грамматически, служащее для обозначения единого понятия (предмета, действия и др.). В словосочетании есть главное и зависимое слово, то есть от одного слова (главного) можно задать вопрос к другому (зависимому).

        пушистый кот - словосочетание, обозначающее предмет (или лицо) и его признак

        гладить кота - словосочетание, обозначающее действие с объектом

        громко мурлыкать - словосочетание, обозначающее действие и образ его совершения

        кот спит - это не словосочетание, а предложение: два слова обозначают два разных понятия - предмет и действие, при этом нельзя сказать, что одно из слов главное, а другое зависимое.

        Не являются словосочетаниями:

      • пары слов, образующие подлежащее и сказуемое
      • группы однородных членов
      • обособленный оборот (причастный, деепричастный, сравнительный) и слово, к которому он относится

        • Отметьте все соединения слов, которые являются словосочетаниями.

        Я не завалю экзамен.

        Подумаешь, какой-то экзамен!

        студенты и экзаменатор

        Типы связи в словосочетании

        Существует три типа подчинительной связи между главным и зависимым словом в словосочетании: согласование, управление и примыкание .

        Согласование - подчинительная связь, при которой зависимое слово согласуется с главным в форме рода, числа и падежа. При изменении главного слова меняется и зависимое.

        Главное слово - имя существительное, а зависимое чаще всего является прилагательным, а также может быть причастием, местоимением или числительным.

        Примеры словосочетаний со связью согласование: черная кошка , вкуснейший пирог, самый вкусный пирог, каждый студент, наш кот, первое сентября .

        Управление - подчинительная связь, при которой главное слово требует постановки зависимого существительного или местоимения в форме косвенного падежа с предлогом или без предлога. При этом при изменении главного слова зависимое не изменяется, но само зависимое слово является изменяемым.

        Примеры словосочетаний со связью управление: кормить кота , дружба с котом , подушка кота, поймать его .

        Примыкание - подчинительная связь, при которой неизменяемое зависимое слово примыкает к главному только по смыслу.

        Зависимым словом могут быть наречие, неопределенная форма глагола, деепричастие, простая сравнительная степень прилагательного (дети постарше ), неизменяемое прилагательное (цвет электрик ), существительное - несогласованное приложение (в газете «Коммерсантъ» ), притяжательные местоимения 3 лица его , её , их .

        Примеры словосочетаний со связью примыкание: долго спит , её кот , любит поесть .

        чеширский кот .

        Определите вид подчинительной связи в словосочетании кот Шрёдингера .

        Пройти тест на словосочетания можно здесь.

        Требования, предъявляемые к оформлению документов

        Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам).

        В настоящее время некоторые предприятия не придают должного значения оформлению тех или иных документов. Но такое отношение неоправданно. Так, например, отсутствие подписи должностного лица в приказе или грифа " Утверждено" на штатном расписании делает эти документы в правовом смысле " бессильными" .

        Какие же реквизиты признаются юридически значимыми?

        Очевидно, что необходимо указать наименование предприятия, издавшего документ. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах предприятия. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, в приказе оно пишется в скобках после полного.

        Другие обязательные и юридически значимые реквизиты рассмотрим более подробно.

        Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок их оформления, правила разработки бланков документов, требования к тексту отдельных видов документов .

        Реквизиты, определяющие наименование вида документа

        Для придания документу юридической силы, наряду с реквизитами, идентифицирующими автора документа, существенное значение имеют и другие реквизиты.

        Дата документа

        Дата документа является важнейшим реквизитом, т.к. отражает время его возникновения. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или делопроизводственной службой при регистрации документа. Она вносится в готовый документ от руки. Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Необходимо следить за правильным оформлением этого реквизита, т.к. создание документа "задним числом”, равно как и издание документа с "опережением”, например, следующим днем, приводит к искажению данных регистрации (т.к. не во всех применяемых формах регистрации это возможно). Кроме того, неправильное датирование может привести к ущемлению прав участников правоотношений.

        Государственным стандартом установлены три способа оформления даты. Цифровым способом оформляются даты, содержащиеся в тексте документа; даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации - арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

        Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов (штатное расписание, положение и др.) - дата утверждения; для актов и протоколов - дата события .

        Регистрационный номер

        Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации - авторе документа. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов). Для исходящих документов это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Для внутренних документов регистрация проводится и как заключительная операция, когда документ уже подписан (или утвержден).

        Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа, помимо порядкового номера, может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица, информацию о корреспонденте и др.

        Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих организаций. В таком случае на документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем перечислению авторов документа. Документ без регистрационного номера (индекса) лишен юридической силы .

        Гриф утверждения

        Гриф утверждения документа определяет юридическую силу тех документов, которые не могут быть введены в действие их авторами. Они становятся официальными и приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органом или вышестоящим органом власти (управления).

        Государственным стандартом определены два способа оформления процедуры утверждения, имеющие одинаковую силу:

          утверждение документа руководителем;

          утверждение изданием специального распорядительного документа.

        В первом случае на документе должно стоять слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия руководителя и дата утверждения.

        Во втором случае в грифе утверждения указываются выходные данные специального распорядительного документа. Гриф утверждения располагают справа над текстом.

        Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом: Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-либо действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В случае утверждения документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

        Например: Слова УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек .

        Подпись Подпись - это важнейший реквизит, определяющий юридическую силу документа. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.). В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.

        При этом подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

        При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

        Во всех других случаях подпись оформляют: указанием наименования должности руководителя, его личной подписью, инициалами и фамилией. Наименование организации включают в подпись только в тех случаях, когда документ оформляется не на бланке; например, когда документ подготовлен двумя организациями. Такие документы подписывают лица равных должностей, и их подписи располагают двумя группами на одном уровне. Например: Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов - протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

        Документы, составленные комиссией (акты), подписывают председатель и все члены комиссии.

        Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации - автора документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

        Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

        В тех случаях, когда на документе заготовлена подпись, например, генерального директора, а он не может подписать срочный документ по уважительной причине (внезапная болезнь, отсутствие на рабочем месте) и уже нет времени на перепечатку документа, его может подписать лицо, официально исполняющее его обязанности. При этом на документе перед должностью ставят буквы "И. О." или "зам" и указывают фактическую должность подписавшего, так же исправляют фамилию. Использование предлога "за” или сокращения "врио” не допускается.

        В отечественной практике оформления документов до настоящего времени еще встречается проставление косой черты или предлога "за” перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другим должностным лицом. Такая практика недопустима, это лишает документ юридической силы.

        Гриф согласования

        Гриф согласования документа часто имеет значимость с точки зрения юридической силы документа. Этот реквизит проставляется только на документах, которые проходят процедуру внешнего (т.е. в других организациях) согласования.

        Гриф согласования проставляется на последнем листе документа. Реквизит оформляется ниже всех подписей или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева.

        Например: В тех случаях, когда согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом, общественной организацией, органами государственного контроля и надзора после обсуждения документа на его заседании, то в грифе согласования указывается наименование этого документа (в именительном падеже), наименование организации, дата и номер.

        Например: Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек .

        Печать

        На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

          отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);

          удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);

          фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

        Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

        Синтаксический уровень языка

        1. СЛОВОСОЧЕТАНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

        Словосочетания и предложения выступают как основные типы синтаксических конструкций, которые необ­ходимы для порождения конкретных сочетаний слов и синтагм, высказываний и фраз.

        Словосочетание является частью предло­жения, но оно существует и до предложения, представляя собой строительный материал для предложения и основу для создания составного наименования. Поэтому словосочетания необходимо отличать от сочетаний слов и от составных членов предложения.

        Например, железная дверь, деревянный дом, песчаная насыпь – разные сочетания слов, но один тип - атрибутивного субстантивно­го словосочетания, построенного на синтаксической связи согла­сования. Эти сочетания слов и этот тип словосочетания могут быть использованы для образования наименования (ср. железная дорога) и построения предложений, ср.: Железная дверь - не деревянный дом, не горит; Железная - дверь, деревянный - дом.

        Словосочетание как синтаксическая единица является синтак­сической формой, наделенной определенным синтаксическим зна­чением. Словосочетание - это типовое соединение слово­форм, характерное для того или иного языка.

        Основные виды подчинительных связей

        согласование управление примыкание

        Согласование - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово получает те же категории, что и стерж­невое слово. Так, прилагательные согласуются с существительными в роде, числе и падеже. Согласование может быть полным и частич­ным; например, новую газету - полное согласование, черный кофе - частичное согласование (в роде), так как существитель­ное кофе не склоняется и не имеет форм множественного числа; черного кофе, черному кофе и т. п.- падежные формы при­лагательного показывают синтаксическую позицию словосочетания в предложении. Согласование бывает предикативным и непредика­тивным ; предикативное (его называют также координацией) – это согласование сказуемого с подлежащим; предикативное согла­сование чаще бывает неполным; оно может быть и смысловым. Так, в предложении Дети - наше будущее согласование только в падеже; в предложении Пять студентов сдали экзамен досрочно согласование смысловое.

        Управление - такой вид подчинительной связи, при котором зависимое слово имеет зависимую форму: она не по­вторяет категорий стержневого слова, а вызывается его грамма­тическими и лексико-грамматическими свойствами, например: чи­тать книгу, управлять машиной, бояться оскорбле­ния, войти в класс, строительство моста, вход в метро, полный нетерпения и т. п. Управление свойственно прежде всего глагольным словосочетаниям, хотя встречается и в словосо­четаниях с другими стержневыми словами (существительными, причастиями и т. д.).

        Примыкание - такой вид подчинительной связи, при котором не используется специальных средств подчинения. Под­чинение выражается включением слов в словосочетания, несамо­стоятельностью синтаксической функции и смысловым подчинением зависимого слова словосочетания. Примером словосочетаний, построенных на примыкании, могут служить словосочетания: хорошо учиться, работать вдвоем, ехать медленнее, просить прочитать, повод поговорить, очень добрый, яйца всмятку.

        Примыкание широко распространено по языкам мира; оно – основной вид подчинительной связи в тех языках, где нет аффиксов (например, во вьетнамском). Оно встречается также в тех языках, где имеются аффиксы и формы словоизменения. В этих случаях выделяется два основных вида примыкания - примыкание неиз­меняемых слов и примыкание словоформ изменяемых слов.

        В русском языке примыканием первого вида обладают наречия и инфинитивы, а также деепричастия, компаратив (форма сравни­тельной степени) и неизменяемые прилагательные и существитель­ные. В других языках примыкать могут и прилагательные. Так, в английском языке прилагательные, не изменяясь по родам, числам и падежам, в составе субстантивного словосочетания при­мыкают к существительному: the green tree - зеленое дерево, the large room - большая комната. Примыкают прилагательные в тюркских языках; ср., например, татарские словосочетания кызыл алма - красное яблоко, кызыл йорт - красный дом, кызыл кул-мэк - красная рубаха, платье.

        Примыкание словоформ (предложных и беспредложных) воз­никает тогда, когда словоформа присоединяется к стержневому слову без установления связи согласования или управления, на­пример: роман «Мать», товарищ Иванова, кепка блином, куплеты на память, конь в яблоках, идти группой, уйти с утра, планировать в рублях. Особо необходимо обратить внимание на субстантивные словосочетания, построенные на примыкании второго имени. Сюда относится не только примыкание имени собственного (как в соче­тании товарищ Иванов, капитан Иванов ), но и сочетание нарица­тельных существительных. Так, в немецком языке примыкают су­ществительные к существительным, которые обозначают меру: ein Glas Tee - стакан чаю, ein Stück Brot - кусок хлеба.

        Синтаксические связи слов используются не только при по­строении словосочетаний, но и при образовании сложных слов и составных наименований, а также при построении предложений.

        Предложение. Оно является основной коммуникативной еди­ницей языка и речи. Предложение как образец принадлежит языку, его реализация принадлежит речи. «Предложение,- писал В. В. Ви­ноградов, - это грамматически оформленная по законам данного языка целостная единица речи, являющаяся главным средством формирования, выражения и сообщения мысли. В предложении выражается не только сообщение о действительности, но и отно­шение к ней говорящего». Предложение является в то же время наиболее сложной единицей, в которой функционируют слова, словоформы и словосочетания. Иначе говоря, предложение яв­ляется их минимальным контекстом, хотя само по себе имеет собственную структуру.

        Двоякая обращенность предложения - к языку, его системе и норме, а с другой стороны - к речи, контексту и ситуации - делает его принципиально двухаспектной единицей. Поэтому предложение и рассматривается с этих двух точек зрения – конструктивной и коммуникативной, а сам термин становится двузначным.

        Чтобы избежать этой двузначности, в современной грамматике используются два ряда терминов. С одной стороны, термин пред­ложение обозначает единицу языка, потенциально нацеленную на акт общения; ее называют также образцом (моделью, формулой) предложения. С другой стороны, термин предложение обозначает единицу речи как языковую форму, свя­занную с конкретным сообщением, с конкретным текстом; вместо термина предложение в этом случае используются термины выска­зывание и фраза.

        Сравним две фразы: Ученица читает газету и Ученик читал письмо. В этих фразах реализована одна и та же модель предло­жения; ее состав тождествен, лексическая и морфологическая вариантность не приводит к созданию двух предложений как син­таксических моделей. Эти фразы в то же время наполнены разным лексическим материалом и наделены определенной интонацией, так что передают конкретную мысль, являются двумя высказыва­ниями. Единство модели построения и содержания высказывания и делает предложение основной коммуникативной единицей языка. Предметом синтаксиса предложения является не конкретное со­держание высказываний, а обобщенная семантика предложения, его конструктивная основа, правила ее распространения и актуали­зации.

        Предложение как синтаксический образец есть позиционная структура, которая обращена к формам мысли и формам языка, т. е. формам слов и словосочетаний. Наличие у предложения двух сторон - конструктивной и коммуникативной (предикативной) бы­ло отмечено уже в работах александрийских грамматиков.

        1. Предикативность и ее виды.

        Предикативность как семантико-синтаксическое и коммуникативное свойство предложения имеет, в свою очередь, две стороны - формально-логическую и модально-смысловую. Иногда эти два свойства рассматривают как два аспекта предложения, называя первое свойство предика­тивностью, а второе - модальностью.

        Семантически предикативность проявляется в наличии соот­ношения модели предложения с такой формой мысли, как суж­дение (пропозиция). Как суждение имеет два основных компонента - субъект и предикат (или атрибут), так и предложение имеет два главных члена предложения - под­лежащее и сказуемое: Человек идет; Человек добр.

        Естественно, что соотнесенность предложения и суждения не означает их полного совпадения, тождества, на что указывал еще Ф. И. Буслаев. Как семантическая структура предложения, так и особенно его формальное строение могут отличаться от структуры суждения, соотносясь с ним опосредованно, неполно и избыточно.

        Нетождественность структуры предложения и суждения про­является в том, что предложение может объединять словосо­четания в одну единицу, хотя каждая из частей имеет соотнесен­ность с формой суждения. Так возникают распространенные, осложненные и сложные модели предложений.

        Распространенное предложение содержит, кроме главных чле­нов предложения, еще второстепенные - дополнения, обстоятельства, определения. Так, в пред­ложении Лось пил воду из ручья (Леонов) последовательно происходит формальное и семантическое развертывание компонен­тов предложения, так что предложение соотносится не только с суждением, организующим главные члены предложения, но и с суждением о воде (она - из ручья); кроме того, указывается, что лось пил воду и пил из ручья. Такая глубинность содержания пред­ложения позволяет передавать мысли различной глубины и струк­туры.

        Модально-смысловая сторона предикативности проявляется в выражении цели высказывания (коммуникативной установки) и в оценке содержания высказывания. По цели высказывания предло­жения делятся на повествовательные, вопроси­тельные и побудительные. Эти основные типы пред­ложений по цели высказывания отличаются друг от друга не только по направленности семантики, но и по своему построению, инто­нации и употреблению различных синтаксических частиц,

        По оценке содержания высказывания предложения бывают утвердительными и отрицательными, а также содержат значение подтверждения, уверенности или, напротив, значение неуверенности, сомнения и предположения. Эти значения выражаются употребле­нием модальных слов и частиц, а также особым построением про­стого и сложного предложений. Так, введение слов конечно или возможно в предложение Ответ был правильным вносит значение подтверждения (Ответ был, конечно, правильным) или сомнения (Ответ был, возможно, правильным).

        1. Предикативность и ее виды.

        Она связана преж­де всего с ее морфологической выраженностью, с наличием в пред­ложении глагола. «Существенный признак предложения в наших языках - писал А. А. Потебня,- состоит в том, что в предложение входят части речи; если их нет, то нет и нашего предложения».

        Глагольная основа предложения делает необходимыми ее ком­понентами не только глагол-сказуемое и подлежащее, но и допол­нение и обстоятельство: Лесничий заботливо охраняет природу. Они образуют конструктивную основу предложения, его первичные члены, которые связаны подчинительными свя­зями - предикативным согласованием, управлением и примыка­нием.

        Члены предложения могут быть морфологизованными и не морфологизованными. Так, именительный падеж существительного и личного местоимения является специа­лизированной (морфологизованной) формой подлежащего; однако позицию подлежащего могут занимать и другие формы слов, которые при этом подвер­гаются субстантивации , например: Сытый голод­ного не разумеет (пословица). Наречие является специализиро­ванной формой обстоятельства; однако позицию обстоятельства могут занимать и предложно-падежные формы, например: Он с радостью рассказал об отпуске.

        1. Распространение основы предложения.

        Распространение предложения осуществляется в результате:

        1) введения вторичных членов предложения и синтаксиче­ских рядов;

        2) возникновения синтаксических связей и отношений на почве предложения - сепаратизации и обособления.

        Вторичными членами предложения явля­ются зависимые компоненты словосочетаний, стержневое слово которых использовано как первичный член предложения. Так, предложение Свежий резкий ветер рябил поверхность широкой реки и плескал обрывистый берег крутым прибоем (Короленко) имеет первичными членами ветер рябил поверхность и плескал в берег прибоем, причем глаголы-сказуемые образуют синтаксический ряд - однородные члены предложения. Первичные члены состав­ляют первый этаж синтаксической модели предложения, а именно:

        Вторичные члены являются зависимыми второстепенными чле­нами предложения и возникают в результате использования для построения модели предложения моделей подчинительных слово­сочетаний; использование сочинительных словосочетаний дает син­таксические ряды однородных и неоднородных членов предложения.

        Сепаратизация (термин предложен И. И. Мещанино­вым) - синтаксический прием построения предложения, и этим он отличался от управления и примыкания, которые используются и для построения словосочетания. Сепаратизация состоит в том, что неизменяемое слово или зависимая форма слова (а также слово­сочетание), оставаясь в пределах предложения, относится к нему в целом, а не к отдельному слову или члену предложения. Сепара­тизация создает самостоятельную позицию слова в предложении и самостоятельность оформления самого слова, которое «зависит не от других слов предложения, а от собственного значения данного слова в построении всего предложения. Сепаратизация не обособ­ляет слово в составе предложения, наоборот, она, ставя формальную сторону слова в зависимости от смыслового его значения в пред­ложении, тем самым включает это слово в основной состав послед­него, представляющего одно целое построение синтаксически связанного и законченного высказывания».

        Обособление - это интонационно-смысловое выделение зависимых второстепенных членов предложения, придание им большей синтаксической и смысловой самостоятельности. Обособление может быть связано с использованием особых форм слова и особых слов. Так, причастия и деепричастия, и особенно причастные и деепричастные словосочетания, очень часто обособляются, образуя причастные и деепричастные обороты. Обособляться могут также различные виды определений и уточнений, например: Другая ком­ната, почти вдвое больше, называлась залой (Чехов); Вдруг на повороте реки, впереди, под темными горами мелькнул огонек (Короленко). Обособленными являются определения при личных местоимениях.

        Распространение и усложнение основы предложения приводит к появлению усложненных и сложных моделей предложения. Усложненными называются предложения, включающие однородные и обособленные члены предложения, в том числе обращения. Сложным называется такое предло­жение, которое имеет две или более субъектно-предикатные ос­новы; каждая из частей предложения может быть простой и распро­страненной, включать как первичные, так и вторичные члены.

        Сложные предложения делятся на сложноподчи­ненные и сложносочиненные. Бессоюзные сложные предложения рассматривают часто как разновидности сложноподчиненных и сложносочиненных пред­ложений, иногда - как особый тип сложных предложений, редко – как синтаксический контекст.

        1. Актуальное членение предложения.

        Предложение как синтаксический образец обладает исключительной гибкостью и коммуникативной направленностью. Наполняясь различной лек­сикой и подвергаясь актуальному членению, предложение пре­вращается в конкретную фразу, которая выражает и передает то или иное высказывание. В составе конкретной фразы, в контексте и ситуации речи происходит не только реализация модели предло­жения, но и актуализация всех других единиц языка, прежде все­го - лексем, словоформ, сочетаний слов.

        Актуальным членением предложения называется смысловое выделение одного из компонентов предложения и уста­новление между выделенными частями новых субъектно-преди­катных отношений. Выделенная часть предложения называется ремой высказывания, остальная часть - темой высказы­вания.

        Средствами актуального членения являются порядок слов, синтагматическое членение (по Л. В. Щербе) и постановка фразо­вого ударения. Так, предложение Сейчас я пойду домой путем ин­тонационно-смыслового членения может быть превращено в четыре фразы, имеющие одну и ту же позиционную модель предложения, одно и то же лексическое наполнение, но различное актуальное (смысловое) членение:

        1. Сейчас | я пойду домой||.

        Постановка фразового ударения на первом слове и отделение его от остальной части паузой (т. е. разбивка фразы на две син­тагмы) актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой, ядром высказывания, тогда как остальная часть пре­вращается в тему высказывания, смысловой фон выделенного ком­понента. Актуализированным оказалось обстоятельство времени. Интонационно-смысловое выделение компонента предложения мо­жет сопровождаться перестановкой слов, обособлением и парцел­ляцией членов предложения, введением выделительных, усилитель­ных, ограничительных частиц, например: Именно сейчас я пойду домой. Я пойду домой |(именно) сейчас.

        2. Сейчас | я | пойду домой||.

        Постановка фразового ударения на втором слове и отделение <его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой. Актуализированным оказалось подлежащее; будучи субъектом в формально-логической структуре предложения, оно стало психологическим предикатом в смысловой структуре высказывания. Это может привести к иному порядку слов: Сейчас пойду домой (именно) я.

        3. Сейчас я | пойду | домой ||.

        Постановка фразового ударения на третьем слове и отделение его паузами от остальной части актуализирует его в смысловой структуре предложения, делает ремой высказывания, его психо­логическим предикатом. Актуализированным оказалось сказуемое, произошло наложение формально-логической и смысловой структур предложения. Чтобы еще более актуализировать это совпадение, можно использовать необычный порядок слов: Сейчас я домой - пойду.

        4. Сейчас я пойду | домой ||.

        Постановка фразового ударения на четвертом слове и отделение его паузой от остальной части актуализирует его в смысловой струк­туре высказывания, делает ремой. Актуализированным оказалось обстоятельство места (направление действия). Поскольку в пози­ционной модели предложения такое обстоятельство находится после сказуемого, постольку актуализация этого члена предложения может сопровождаться инверсией порядка слов: Домой | сейчас я пойду ||.

        Конечно, актуализированными могут оказаться все члены предложения: Сейчас | я | пойду | домой ||. Однако такое равно­мерное распределение актуализации смысла является утрированным. Обычно в речи происходит неравномерное распределение актуализации, смысловое выделение одного из компонентов выска­зывания. Актуальному членению подвергаются все типы и виды предложений, в составе которых больше одного слова. Чем больше слов в предложении (простом и сложном), чем сложнее его синтаксическая структура, тем больше возможностей его различной актуализации, тем сложнее сами правила актуального членения предложения.

      • В «Хлебном Доме» автоматизируют управление ремонтами при помощи iMaint
      • Воды как объект использования и охраны. Водное законодательство. Государственное управление водами в Республике Беларусь

        • Лучше перебдеть, чем недобдеть.

        Народная мудрость

        Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

        Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

        Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

        Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

        Наша справка

        Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

        Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

        Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

        Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

        1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

        Извлечение

        3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

        органа исполнительной власти

        […] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

        состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

        порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

        порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

        состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

        порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

        порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

        порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

        Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

        Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

        У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

        2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

        Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

        В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

        3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

        Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

        Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

        Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

        Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

        На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

        Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

        Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

        Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

        Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

        Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

        Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

        Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

        Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

        Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

        Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

        Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

        В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

        Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

        Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

        Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

        Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

        После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

        В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

        • право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
        • требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
        • не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
        • продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
        • инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

        а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

        б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

        4. Как нужно оформлять визы согласования?

        Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

        Извлечение

        из ГОСТ Р 6.30-2003

        3. Требования к оформлению реквизитов документов

        […] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

        Личная подпись А.С. Орлов

        При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

        Замечания прилагаются

        Руководитель юридического отдела

        Личная подпись А.С. Орлов

        На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

        а) в виде листа согласования (Пример 1);

        б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

        Обратите внимание

        Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

        5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

        Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

        Извлечение

        из Административного регламента

        30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

        30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

        30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

        30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

        30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

        30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

        […] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

        30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

        При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

        Таким образом:

        • ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
        • проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
        • после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
        • после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
        • о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
        • если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

        Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

        6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

        На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

        Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

        Минусы:

        • СЭД есть далеко не во всех организациях;
        • СЭД не бесплатна;
        • не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

        Плюсы:

        • оперативное отслеживание хода согласования;
        • информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
        • в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
        • передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

        Согласование осуществляется по электронной почте.

        Минусы:

        • недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
        • отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
        • вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
        • отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
        • наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

        Плюсы:

        • параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
        • наличие истории переписки;
        • оперативность;
        • проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

        Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

        Минусы:

        • трудоемкость;
        • увеличение сроков согласования.

        Плюсы:

        • ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
        • исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
        • самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

        7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

        Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

        Извлечение

        из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

        при Верховном Суде Российской Федерации

        3.3.18. Согласование проекта документа

        […] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

        СОГЛАСОВАНО

        Заместитель Министра финансов

        Российской Федерации

        __________________ ____________________

        (личная подпись) (инициалы, фамилия)

        СОГЛАСОВАНО

        решение коллегии

        Судебного департамента

        от 27.03.2007 № ___

        Таким образом, внешнее согласование:

        • может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
        • оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
        • практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

        Роль службы делопроизводства

        Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

        • к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
        • координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
        • своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

        Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

        Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.



         

        Возможно, будет полезно почитать: