Объем документооборота выражается общим количеством документов. Документооборот: понятие, функции, составные части

Правила учета и анализа объемов документооборота, которые обязана осуществлять служба делопроизводства:

  • устанавливались Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), Государственной системой документационного обеспечения управления (М., 1991),
  • а в настоящее время предусматриваются Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011) и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Кроме того, Методические рекомендации предусматривают, что соответствующий раздел об учете объемов документооборота должен быть включен в состав инструкции по делопроизводству организации.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за месяц и далее нарастающим итогом за год . Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т.е. подлинник (оригинал) документа или копия (если она является единственным экземпляром). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т.е. за один документ. Отдельно учитываются (но включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал «Электронное правительство» за электронными услугами, обращения на сайт, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков и т.п.

Итак, формула для подсчета объема документооборота следующая:

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т.е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнес-процессов и делопроизводства, в знаменателе - количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т.п.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота может быть следующей (пример самой простой формы):

Пример

Самая простая форма справки об объеме документооборота

Свернуть Показать

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (п. 24) предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. Рекомендуем в связи с этим в инструкции по делопроизводству или в отдельном приказе организации (приказ по административно-хозяйственной деятельности с пятилетним сроком хранения) особо оговорить соответствующие сроки или график, а также формы представления справок об объеме документооборота.


Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов» , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель органи-зации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотруд-никам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, доку-ментооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе «3.1 Организация документооборота» Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;



· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которы-ми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степе-ни структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью плани-рования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:

Регистрируемые и нерегистрируемые документы,

Документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполне-ния службой ДОУ и т.д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения, составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

· расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;

· расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;

· определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управлен-ческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Справка

об объеме документооборота

за _________________ 20__ г.

Руководитель службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

· повышение эффективности управленческой деятельности;

· ускорение движения документов в организации;

· уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм. Оперограмма (от лат. operatic - действие и греч. gramma - буква) - одна из разновидностей таблично-графического отображения последовательности управленческих и производственных операций , когда по горизонтали слева направо изображаются исполнители, по вертикали сверху вниз - последовательность операции.

Кроме оперограмм для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: маршрутно-технологических карты, технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей. После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Оперограмма

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

ü первичную обработку;

ü предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

ü составление проекта документа исполнителем;

ü проверка правильности оформления проекта документа;

ü согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

ü рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

ü регистрация документов;

ü передача документов исполнителям;

ü контроль исполнения документов;

ü исполнение документов;

ü подшивка исполненных документов в дела;

ü использование документов в справочно-информационных целях;

ü подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Подсчет объема документооборота производиться на основе данных учета документов на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации, так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (протоколы, переписка, приказы, отчеты, обращения граждан и др.).

Стандартная методика подсчета документооборота представлена в выражении его объема дробью, где в числителе указывается количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Как бы то ни было полученный исход будет некорректным - так как многие документы оформлены на нескольких страницах, что при таком методе не отразится в общем результате. Главный принцип подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства циклично (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных производиться анализ объема документооборота. Такие данные дают возможность установить определенные закономерности состояния и роста документооборота, а так же его изменений. Как показывает практика, плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков сильно возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Более того, учет документооборота позволяет:

Измерить загрузку организации в целом, в том числе ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

Установить соответствие маршрутов движения тех или иных документов функциям и задачам структурных подразделений или должностных лиц;

Разработать планы по совершенствованию процессов обработки документов или их отдельных операций;

Определить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;

При организации документооборота в определенной организации необходимо учесть ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (децентрализованная, централизованная, смешанная), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации, структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота).

Централизованная форма делопроизводства подразумевает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе документационного обеспечения и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации, учета документов, хранения дел и др.).

Децентрализованная форма подразумевает, что в структурных подразделениях учреждения ведется отдельное делопроизводство (прием, регистрация, обработка, и др.). Как правило, такая методика делопроизводства резонна только в случае территориальной раздробленности компании, удаленные от центрального офиса подразделения. Тем не менее, при смешанной форме часть делопроизводственных функций осуществляет служба документационного аппарата управления, часть - подразделения компании. В целом, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе документационного аппарата управления (чаще это документы, исходящие от руководства и поступающие руководству), а другая часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (документы по вопросам, решение которых в компетенции подразделений).

В основном движение исходящих документов заключает следующие этапы:

Подготавливание исполнителем проекта документа.

Согласование (визирование) проекта документа.

Доработка проекта документа по замечаниям.

Повторное согласование документа.

Подписание документа руководителем.

Регистрация документа.

Передача документа в службу документационного аппарата управления (если документ подписан руководителем подразделения учреждения).

Отправка документа адресату и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или на следующий день, но не позже.


ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Социально-гуманитарный факультет

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине «Организация и технология документационного обеспечения управления»

    Тема: «Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. Этапы движения исходящих документов в организации»
Специальность: 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

выполнила:
студентка группы ГЗДУ 3-1
Калакцузова Кристина Сергеевна
номер зачётной книжки 073799

проверила:
кандидат экономических наук, доцент
Ватолина М.В.

Ростов-на-Дону
2009г.

Введение 3

    Объём документооборота учреждения. Учёт количества документов в организации. 4
    Этапы движения исходящих документов в организации. 7
    Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком». 10
Заключение 18

Список используемой литературы 19

Приложение 20

Введение

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Объём документооборота учреждения. учёт количества документов в организации.

Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. Одна из важнейших функций организации работы с документами -функция учета документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени
Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течение года и другую интересующую статистику.
Для того чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.
Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.
Объемы выполняемых машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинописные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.
Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведения работ по микрофильмированию документов.
Объем документооборота - основное средство определения реальных потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и построения справочного аппарата.
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.
Качественный, всесторонний, квалифицированный подсчет и анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группой сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

    подсчет количества документов производится в местах их регистрации по регистрационным формам;
    нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;
    количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;
    подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;
    если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;
    самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;
также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.
Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год под руководством и при участии службы документационного обеспечения. показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.
    Этапы движения исходящих документов в организации.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.
Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.
Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.
Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.
Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.
На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.
Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Движение исходящих документов включает следующие этапы :
1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Этапы обработки исходящих документов:
1. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Чаще всего исходящий документ исполнителем и оформляется, а секретарь проверяет правильность оформления.
2. Оформленный документ передается на подпись руководителю предприятия.
3. После подписания руководителем документ регисрируется секретарем или в канцелярии.
4. Зарегистрированный документ отправляется адресату . Отправка должна быть произведена в день поступления документа в канцелярию.
5. Копийный экземпляр документа секретарь подшивается в дело.

Положение о службе документационного обеспечения управления ЗАО «Техком»

1.Общие положения

    1.1. Служба документационного обеспечения управленияявляется самостоятельным структурным подразделением, подчинённым непосредственно директору ЗАО «Техком».
    1.2 Служба документационного обеспечения управленияв своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и ЗАО «Техком», ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями, разработанными в ЗАО «Техком» и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления настоящим положением. Деятельность работников канцелярии регламентируется должностными инструкциями.
    1.3. Службу документационного обеспечения управлениявозглавляет заведующий Службой документационного обеспечения управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом директора ЗАО «Техком».
    1.4. На должность заведующего службой документационного обеспечения управления назначается лицо, имеющее высшее проффесиональное образование и стаж работы в службах ДОУ не менее двух лет.
1.5. В структуру службы документационного обеспечения управления входят:
а) подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с
документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.
1.6. Служба документационного обеспечения управления
и т.д.................

 

Возможно, будет полезно почитать: