Как написать заявление дополнительный отпуск. Заявление на дополнительный отпуск: образец

Уход сотрудника в отпуск - важное событие не только для самого работника. Ведь и бухгалтерии необходимо оформить соответствующие документы на отпуск, а в случае оплачиваемого отпуска своевременно произвести начисление полагающихся работнику сумм и соблюсти порядок их выплат. А нужно ли с работника требовать заявление на отпуск? И если да, то по какой форме? Расскажем об этом в нашей консультации.

Отпуска бывают разные

ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ). Он, в свою очередь, может быть основным (ст. 115 ТК РФ) и дополнительным (ст. 116—ст.119 ТК РФ);
отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
учебный отпуск (ст. 173—ст.177 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск

Отпуск по плану? Обойдемся без заявления

Основной и дополнительный оплачиваемые отпуска могут быть предоставлены работнику в течение календарного года в соответствии с (ст. 122 ТК РФ). Утвердить график на следующий год работодатель должен не позднее чем за 2 недели до окончания текущего года, а именно, не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ).

Соответственно, если работник уходит в отпуск по графику, то заявление на отпуск брать у него не нужно. Но это касается случая, когда в графике отпусков определена конкретная дата начала отпуска. Если указан только месяц, заявление от работника все же необходимо получить не позже, чем за 2 недели до его начала. Ведь так же не позднее чем за 2 недели работодатель должен известить работника о времени начала его отпуска (ст. 123 ТК РФ). Определенной формы, как уведомить работника, не существует. Поэтому работодатель сам решает, каким образом известить работника (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Даже если отпуск был перенесен по сравнению с указанной в графике отпусков датой, информация о перенесенной дате начала отпуска тоже отражается в графике отпусков, а значит, уходящий в отпуск работник также может обойтись без составления заявления.

Отпуск не по графику? Согласовываем даты

А если отпуск работника не отражен в графике отпусков, например, в случае, когда работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились? В этом случае работник подает работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Конкретные требования к тому, за сколько дней пишется заявление на отпуск, отсутствуют. Это будет зависеть от того, когда работодатель и работник пришли к соглашению о дате начала и продолжительности отпуска. В любом случае заявление должно быть подано не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок для того, чтобы выплатить отпускные работнику без последствий для работодателя (ст. 136 ТК РФ). Крайний срок подачи заявления целесообразно прописать в локальном нормативном акте работодателя, чтобы по вине работника работодатель не был оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ .

Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от переводчика отдела переводовАндрейченко А.П.Заявление

Прошу Вас предоставить очередной оплачиваемый отпуск с 01.07.2016 продолжительностью 14 календарных дней.

Переводчик __________________ Андрейченко А.П.

Эта форма подойдет и в случае, если работник хочет использовать не весь свой отпуск и даже не половину его, а лишь, к примеру, 1 день отгула в счет отпуска. Руководитель или лицо, им уполномоченное, как правило, ставит свою резолюцию на заявлении. После этого готовится приказ о предоставлении отпуска работнику по самостоятельно разработанной форме или унифицированной форме № Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Затем с приказом работника ознакамливают под роспись.

Аналогичный порядок (заявление - приказ - ознакомление работника) применяется и в случае предоставления отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам или учебного отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

Продолжительность отпуска за свой счет определяется по соглашению между работником и работодателем и максимальным пределом не ограничена. В отдельных случаях работодатель не может отказать работнику в предоставлении указанного им количества дней отпуска. В ст. 128 , ст. 173 , ст. 286 , ст. 319 ТК РФ предусмотрен перечень случаев, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника.

В остальных случаях предоставление административного отпуска - это право работодателя. Такой отпуск работнику может быть и не предоставлен.

Единой формы заявления на административный отпуск не существует. В заявлении работнику необходимо указать причину отпуска, а также срок, на который работник просит этот отпуск предоставить.

Причину в заявлении на отпуск без содержания можно не уточнять, достаточно указать «по семейным обстоятельствам». Однако в случае, если предоставить отпуск работодатель обязан в силу законодательства, причину целесообразно конкретизировать, а при необходимости и подтвердить соответствующими документами.

Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от менеджера отдела продажКравцова А.С.Заявление

Прошу Вас предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 04.07.2016 по 06.07.2016 включительно по семейным обстоятельствам.

Менеджер __________________ Кравцов А.С.

Отпуск по беременности и родам

На основании больничного по беременности и родам и заявления работодатель должен предоставить своей работнице отпуск по беременности и родам и выплатить за период отпуска пособие (ст. 255 ТК РФ , ч. 1 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ , пп. «а» п. 16 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 23.12.2009 № 1012н).

Как написать заявление на отпуск по беременности и родам? Например, заявление может выглядеть так:

Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от администратораЛопатиной В.Н.Заявление

Прошу Вас предоставить мне отпуск по беременности и родам с 12.07.2016 по 28.11.2016 включительно на основании листка нетрудоспособности от 12.07.2016 № 198 031 147 023.

Администратор __________________ Лопатина В.Н.

Учебный отпуск

В каких случаях предоставляется учебный отпуск, мы рассматривали в .

Кроме документов, непосредственно обосновывающих право работника на учебный отпуск (справка-вызов, выписка из решения диссертационного совета и др.), работник должен написать и заявление на отпуск. Этот отпуск предоставляется на количество дней, отраженных в заявлении работника, но не больше, чем указано в документах из образовательного учреждения. Это значит, что предоставлен учебный отпуск может быть и на меньшее количество дней, если об этом просит работник. Заявление на учебный отпуск может быть составлено, к примеру, так:

Генеральному директоруООО «Сигма»Румянцеву В.П.от бухгалтераПрониной Е.Ф.Заявление

Прошу Вас предоставить мне дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка для прохождения промежуточной аттестации на втором курсе ФГБОУ ВО «Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова» с 27.06.2016 по 01.08.2016 включительно на основании справки-вызова от 20.06.2016 № 826-Э/2016.

Бухгалтер __________________ Пронина Е.Ф.

Работающий на предприятии или у ИП по трудовому контракту человек, согласно нормам законодательства, имеет право на оформление периода отпуска. Для его получения сотруднику компании надо отработать в хозяйствующем субъекте определенное время. Отпуск предоставляется, в основном, по графику. Для оформления его желательно составлять заявление на отпуск.

ТК РФ и другие акты права не определяют обязательность составления работниками заявление на предоставление отпуска.

Законодательством закрепляется, что должен быть выделен сотруднику компании согласно принятому на текущий год .

Его существование на предприятии является обязательным, и он должен быть введен в действие не менее чем за две недели до начала года по календарю.

Этот локальный нормативный акт подлежит обязательному доведению до сведения каждого сотрудника. При этом за отсутствие графика работодатель мажет получить размером до 50 тыс. руб., согласно КоАП ст.5.27.

Исходя из этого, если отпуск предоставляется по графику, то каждая сторона трудовых отношений в курсе, когда он начнется и сколько будет длиться. Тем более, когда в графике отпусков указывается не месяц отдыха, а точные его даты начала и конца. В этом случае заявление можно не составлять.

Данные правила могут работать не всегда и заявление о предоставлении очередного оплачиваемого отпуска следует обязательно составлять в следующих случаях:

Если организации отсутствует график отпуск или он не составлен.
Если работник желает уйти в отпуск не по утвержденному графику. В том числе если он решил уйти в .
Если сотрудник был принят на работу после того, как составили график отпусков и не был в него внесен. Хотя график должен быть актуален.
Желательно оформлять заявление о предоставлении отпуска, когда в плане отпусков не указываются даты.

Внимание! Таким образом, заявление на оформление отпуска не является обязательным шагом при его получении. Но желательно, чтобы оно существовало. Тем более, что уходя в отпуск не по графику сотрудника могут .

За сколько времени до отпуска пишется заявление?

В какой срок работнику следует составить заявление на отпуск и подать его руководству ТК РФ не устанавливает.

Кроме минимальных 28 дней, которые предоставляются всем работающим, некоторым счастливчикам дают еще и добавочные дни. В ст. 116 ТК РФ указаны категории работников, которые могут претендовать на большее число дней. Если обобщить, то это:

Лица, занятые на вредных или опасных работах, а также осуществляющие свою трудовую деятельность в районах Крайнего Севера или приравненных к ним.
Государственные, муниципальные служащие и служащие прокуратуры, ОВД, следственного комитета и т. п.
Сотрудники с ненормированным рабочим днем.
Иные работники в силу внутренних положений организации.

Как оформить

Он может предоставляться как совместно с основным периодом отдыха, так и отдельно от него.

Чтобы получить заветные дни, необходимо письменно обратиться к работодателю. Форма обращения может быть свободной, но может быть установлена учетной политикой организации. В первом случае можно воспользоваться подходящим образцом из тех, что мы предлагаем ниже. Во втором — установленной формой, ее предоставляет отдел кадров.

После этого потребуется издать приказ, в котором указывается период работы, за который сотруднику предоставляются добавочные отпускные дни. Ознакомление сотрудника с таким приказом обязательно.

Кроме того, требуется внести данные из приказа в карточку Т-2.

Образец заявления на основной и дополнительный отпуск

Используйте его, если сотрудник хочет отгулять одновременно основные и добавочные дни.

Образец заявления на дополнительный отпуск

Компенсация за неиспользованную часть

Денежную компенсацию можно получить только за те дни, которые превышают базовые 28. Такая замена осуществляется по просьбе работника. Для этого тоже понадобится составить .

Если такое обращение поступило от беременной женщины, несовершеннолетнего, работающего по ненормированному рабочему дню или на вредном производстве, то в удовлетворении просьбы надо отказать со ссылкой на ч. 3 ст. 126 ТК РФ. Этим категориям сотрудников замена отдыха денежной выплатой не полагается.

Образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска

Ответственность за непредоставление дополнительного отдыха

Ответственность установлена ст. 5.31 и 5.27 КоАП РФ в зависимости от того, по какому основанию предоставлен отпуск (по законодательству или коллективному договору) и варьируется от предупреждения до штрафа размером 50 000 рублей.

Форма и правила написания заявления

Документ подается на имя руководителя в письменной форме. Унифицированного образца не существует, поэтому текст оформляется произвольно. Обязательные реквизиты стандартны:

Данные заявителя;

Данные адресата (руководителя);

Суть просьбы;

Образец заявления на дополнительный отпуск

Обращаем внимание на то, что допускается заявить о своем желании отдохнуть «по полной программе» в одном общем документе. Образец заявления на основной и дополнительный отпуск можно скачать ниже.

Кому положен оплачиваемый отпуск

Оплачиваемый бывает двух видов:

Основной.

Дополнительный.

Первый дается любому сотруднику, с которым у администрации трудовые правоотношения. Об этом упоминается в ст. 21 и ст. 144 Трудового кодекса Российской Федерации. Длится он 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ ). Хотя бывают и более длительные периоды, в течение которых работник может отдыхать за счет работодателя. Второй положен не всем. Категории лиц перечислены в ст. 116 Трудового кодекса Российской Федерации.

Во-первых, это лица, которые работают на условиях ненормированного рабочего дня. То есть могут быть эпизодически привлечены к исполнению функциональных обязанностей за пределами установленной нормы рабочего времени. Минимальное количество дней отдыха, которые прибавляются к основному, — три.

Во-вторых, те, кто трудится на опасном или вредном производстве, — 7 дней.

В-третьих, лица, работающие в РКС и приравненных к ним территориях — 24 или 16 дней соответственно.

В-четвертых, сотрудникам с особым характером работы — устанавливается Правительством Российской Федерации.

Перечень не является исчерпывающим, так как в указанной правовой норме говорится о возможности предоставления доп.отдыха другим работникам, согласно трудовому законодательству. Обычно это прописано в федеральных законах. Судьи, педагоги, врачи — наиболее типичные примеры. Образец заявления на дополнительный оплачиваемый отпуск можно скачать в конце статьи.

Можно выбрать деньги

Основной необходимо отгулять в полном объеме, а второй вид отдыха допускается заменить деньгами. Да, многие берут так называемую компенсацию — деньги вместо фактического отдыха. Если основной период отдыха превышает минимальный порог в 28 дней, то «лишние» дни можно взять деньгами. Аналогично и с дополнительным отдыхом — все, что выше установленного законом минимума, можно получить в виде компенсации.

Правило имеет исключения. Нельзя полностью заменить на деньги дополнительный отпуск вредникам, тем, кто занят на опасных производствах. Семь дней надо отгулять, но дни (если они есть), превышающие эти семь дней, можно заменить деньгами.

Беременные и несовершеннолетние — две другие категории, которые обязаны отгулять все, что положено им по закону. Если речь не идет об увольнении, при котором любые работники имеют право получить компенсацию деньгами.

Образец заявления на компенсацию дополнительного отпуска

Ответственность работодателя

Бывает, что работодатель отказывает в предоставлении отпускных дней сверх стандартного норматива. Что делать в таком случае? Оформлять жалобу — его действия незаконны. Санкции следующие: штраф или приостановление деятельности. Если случаи повторяются, то руководитель подвергается дисквалификации на период до 3 лет.

Помимо гарантированного законом 28-дневного ежегодного оплачиваемого отпуска некоторые сотрудники могут получить и дополнительный отдых. Причем тоже с сохранением зарплаты. Каким категориям работников он предоставляется и как его правильно оформлять? Обо всем читайте в статье, скачайте образцы необходимых документов.

Из этой статьи вы узнаете:

Дополнительный отпуск: ТК РФ

Право россиян на отдых, закрепленное российской Конституцией, не ограничивается только лишь выходными, праздниками и стандартным отпуском. Статья 116 ТК говорит о возможности получить ежегодно дополнительный оплачиваемый отпуск. Бонусные дни предоставляют:

Тем, чьи условия труда признаны тяжелыми или опасными.
Трудящимся на Крайнем Севере (или в регионах, которые приравниваются к нему по экстремальности).
Работающим по графику, который руководство признает ненормированным, а также в ряде других особых случаев, описанных в законодательстве.
Другим сотрудникам, если такое право указано в условиях трудового соглашения, а также предусмотрено локальными нормативными актами . Причем в документах следует не только задекларировать право, но также прописать продолжительность отпусков, в соответствии с законодательными нормами.

Если информация о допотпуске прописана в трудовом договоре, она касается только конкретного работника, а не должности.

Таким образом, закон:

Обязывает работодателей давать и оплачивать бонусный отдых сотрудникам с особыми условиями работы.
Оставляет за ними право поощрять персонал в большем объеме, чем это предусмотрено законом, если финансовые и производственные условия это позволяют.

Кому положен дополнительный оплачиваемый отпуск и на сколько

	Минимальный размер, дней	Нормативный акт
Те, кто трудится в опасных или вредных условиях		Статья 117 ТК
Сотрудники, чей характер работы признан особым	Зависит от типа работы и определяется решениями Правительства. Например, для врачей общей практики - 3 дня.	Статья 118 ТК, единого акта с перечнем нет.
Трудящиеся с ненормированной продолжительностью рабочего дня		Статья 119 ТК
Постоянно работающие на Крайнем Севере		Статья 321 ТК, ФЗ №4520-1 от 19.02.1993
Трудящиеся в регионах, которые приравнены к Крайнему Северу
Те, кто работает в остальных северных регионах
Инвалиды, вне зависимости от группы	Работники этой категории должны отдыхать не меньше 30 дней в году.	Статьи 119, 128 ТК, ФЗ №181 от 24.11.1995
Работники, которые получили облучение при ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС	7–14, в зависимости от статуса в удостоверении	Закон №1244-1 от 15.05.1991
Тренеры и спортсмены		Статья 348.10 ТК
Сотрудники органов внутренних дел	3–15, в зависимости от стажа	Статья 58 ТК

За особый характер работы

В статье 118 Трудового Кодекса сказано, что на оплачиваемый добавочный отдых имеют право работники с особым характером труда. Категории таких работников утверждает российское правительство. Вот некоторые из них:

Семейные врачи и их медсестры с непрерывным стажем от 3-х лет (правительственное Постановление №1588 от 30.12.1998).
Медработники, контактирующие с ВИЧ-больными (Постановление №482 от 06.06.2013).
Командированные в республику Чечня и работники чеченских органов власти (Постановление №1440 от 31.12.1994).

Правительство РФ решает не только, какой характер работы считать особым, но и определяет длительность и условия предоставления допотпусков для каждой должности, включенной в специальный перечень.

В связи с профзаболеванием

Иногда рабочие условия не причисляются к опасным или трудным, но они связаны с вредными факторами, которые вызывают у сотрудников профзаболевания. Например, вибрационная болезнь у тех, кто постоянно подвергается вибрации, или хронические бронхиты у работников, которые имеют дело с промышленными аэрозолями. Таким работникам может потребоваться лечение: стационарное, амбулаторное или санаторно-курортное. Работодатель обязан дать для этого сверх основного отпуска дополнительное время - на весь период, который занимает лечение и дорога до места медобслуживания.

Инвалидам

Строго говоря, для этой категории персонала законом не установлен обязательный дополнительный оплачиваемый отпуск, но предусмотрено, что минимальный период отдыха - 30 дней ежегодно. Добавочный отдых может установить сам работодатель в ЛНА. Кроме того, можно использовать общие основания для получения дополнительного времени отдыха: опасные условия и т.д.

Важно: право на расширенный отдых дается на основании свидетельства об инвалидности .

Как рассчитать

Принцип расчета схож с тем, что используется для вычисления стандартных отпускных. В его основе - 2 показателя:

Число дней допотпуска. Указанное в договоре число дней начисляется за полностью отработанный год. Если срок отработки меньше, показатель рассчитывается пропорционально отработанному времени.
Среднедневной заработок. Рассчитывается по формуле: суммарный заработок за расчетный период (зарплаты, надбавки и премии за календарный год до начала отпуска) разделить на количество отработанных дней. В расчет не берутся периоды, когда человек отсутствовал на работе, но получал средний заработок (простои, больничные, отпуска). Правилам этого расчета посвящена статья 139 ТК.

Некоторая сложность связана с вычислением числа дней, так как нет единого принципа для всех категорий. Для некоторых (НРД, чернобыльцы и др.) это значение определяется законом и не зависит ни от каких условий, связанных со стажем. А для ряда работников (связанных с опасными и особыми условиями труда, трудящихся в суровых климатических условиях) учитывается только время, когда труд происходил в особых условиях. Стаж рассчитывается отдельно для каждого рабочего года.

Пример 1.
В условиях договора бухгалтера Свиридовой Н. сказано, что у нее ненормированный рабочий режим и ей ежегодно полагаются 6 оплачиваемых бонусных дней отдыха. За год работы Свиридовой ни разу не пришлось оставаться на рабочем месте сверх нормы времени. Но когда пришло время отпуска, к ее основному периоду отдыха добавили 6 суток.

Пример 2.
Коллега Свиридовой, бухгалтер Прокофьев Р. работал на тех же условиях, но написал заявление на отпуск , отработав 8 полных месяцев. Его отдых: 6/12х8 = 4.

Пример 3.
Геолог Конюхов М. работал вахтовым методом в пос. Мирный, Архангельская область. С 1992 года этот регион приравнен к районам Крайнего Севера. По ЛНА должности Конюхова соответствует допотпуск 18 суток. За отчетный период фактический стаж работы геолога в экстремальных условиях составил 7 мес. Ему положено добавочных дней: 18/12*7 = 10.5, округление до 11.

Так же, как и в случае с основным, для дополнительного отпуска действует правило: если на его период приходятся праздники и выходные, то они исключаются из подсчета. После того, как рассчитан фактический период, который имеет отношение к допотпуску, пропорционально ему вычисляется количество полагающегося добавочного отдыха. После этого основные и добавочные отпускные дни суммируются (статья 120 ТК РФ) - получается общая продолжительность отдыха работника.

Сумма отпускных = число дней отпуска х среднедневной заработок

Компенсация отдыха

У работников, которые имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск, есть возможность выбирать, как распоряжаться бонусным отдыхом:

Прибавить к основному отпуску и отдохнуть подольше, при этом получив и больше денег.
Отдохнуть только основное время, а дополнительные дни «сэкономить» на непредвиденный случай - вдруг возникнут неотложные дела или просто захочется сделать перерыв в работе.
Заменить их на денежную компенсацию . Многие выбирают именно этот вариант, получая и зарплату и деньги за отпускной «хвостик». Правда, тут есть ограничения - материальной компенсации подлежат только отдых сверх минимального срока в 28 суток. Кроме того, нельзя заменять отдых деньгами несовершеннолетним, беременным и работникам в опасных условиях.

Как оформить

Поскольку бонусный отдых гарантирован законом, он должен быть учтен в графике отпусков . Статья 123 ТК требует, чтобы это расписание было готово и утверждено как минимум за 2 недели до начала года, на который оно составлено. В нем надо указать все дни отдыха, на которые претендует каждый сотрудник компании.

Заявление на допотпуск можно не оформлять, но обязательно сделать письменное уведомление работника за 2 недели до его начала. Также обязательно издать соответствующий приказ и ознакомить сорудника с ним под подпись.

Пошагово процесс оформления можно описать так:

1 . Сотрудник получает письменное уведомление - за 2 недели.

2 . Служба кадров издает приказ (распоряжение) о предоставлении дополнительного отдыха и под роспись знакомит с ним работника. Документ надо оформить на фирменном бланке предприятия, по форме Т-6 или в соответствии с внутренними нормативами компании.

Иногда работники хотят заменить добавочный отдых денежной компенсацией или перенести его на другое время. Это можно сделать, но нужно получить от сотрудника заявление, причем не позже, чем за 3 дня до начала отдыха. Почему именно так, ведь в законодательстве этот срок не оговорен? Дело в том, что Трудовой Кодекс обязывает работодателя выплатить полагающиеся деньги за 3 дня до отпуска. Задерживать выплату нельзя - это нарушение. Значит, если работник принесет заявление позже этого срока, его просто нельзя будет принять, ведь выплаты уже рассчитаны и начислены, согласно графику и требованиям трудового законодательства.

Ответственность за нарушение

Если проверка выявит, что работодатель упустил из вида сотрудников, которым положен допотпуск, либо сознательно не предоставил бонусный отдых или денежную компенсацию, последуют санкции в соответствии со статьей 5.27 КоАП. Как правило, это штрафы.

Так, организацию могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб., в зависимости от того, по какому основанию предоставлен отдых (по законодательству, либо по ЛНА).

Должностных лиц (например, руководителя) трудовая инспекция может оштрафовать на сумму от 1000 до 5000 руб., а за повторное нарушение дисквалифицировать на срок от года до трех лет.

Возможно, будет полезно почитать: