Как правильно составить акт приема передачи нежилого помещения в аренду. Посмотреть и скачать образец

Акт приема-передачи нежилого помещения составляется, как правило, в двух случаях: при продаже и при сдаче помещения в аренду. Акт – не самостоятельный документ, он является частью основного договора купли-продажи или аренды (краткосрочной или долгосрочной).

ФАЙЛЫ

Зачем нужен акт приема-передачи нежилого помещения

Поскольку договор имеет предварительное значение, то основная цель составления акта приема-передачи заключается в том, чтобы удостоверить факт передачи помещения от одной стороне другой, а также зафиксировать то, что получатель не имеет к передающей стороне никаких претензий по состоянию передаваемого нежилого объекта.

Без составления данного акта договор так и будет предварительным документом, не фиксирующим факта приема-передачи, а также использования помещения, а лишь отражающим намерение. То есть, по сути дела, если стороны не подпишут акт, то его отсутствие может привести к тому, что финансовые отношения между сторонами по основному договору, а также все действия технического характера по передаваемому помещению могут быть признаны незаконными или недействительными.

Обращаем внимание! Договоры аренды сроком более года подлежат обязательной госрегистрации!

Следует учитывать, что долгосрочные договоры аренды (сроком больше одного года), как и договоры купли-продажи, надо регистрировать в государственных структурах и к ним в обязательном порядке должен быть приложен акт о приеме-передаче помещения.

Основные тонкости акта приема-передачи нежилого помещения

Единого, утвержденного образца для написания такого акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или по специальному шаблону. Акт составляется в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Он может быть оформлен на обычном листе А4 формата в рукописном или печатном виде.

В документе в обязательном порядке нужно указать названия юридических лиц, задействованных в договоре, а также индивидуальные особенности продаваемых или сдаваемых в аренду площадей. К ним относятся: кадастровый номер, площадь помещения, адрес, техническое состояние. Сюда же можно вписать наличие коммунальных и прочих услуг, таких как газ, отопление, вода, свет, интернет, лифт, телефон, охрана, и т.д. По соглашению сторон, к данному документу можно приложить кадастровый паспорт или иные бумаги (чертежи, выписки, схемы) на помещение.

Инструкция по заполнению акта

В первой части документа посередине пишется его название, а также коротко суть (в данном случае «прием-передача нежилого помещения»).
В строке чуть ниже указывается город, в котором он создается и дата (цифрами или прописью).
Затем вписывается полное название компании (с указанием организационно-правовой формы ИП, ООО, ЗАО, ОАО аббревиатурой или прописью), передающего помещение с обозначением руководителя (здесь обычно пишется Директор, Генеральный директор, или другой уполномоченный на подписание данных документов, сотрудник), а также указывается документ , на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.п.).
Далее в акт вносятся те же самые сведения о второй стороне процесса и фиксируется сам факт приема-передачи нежилого помещения.
Затем в акте нужно указать дату приема-передачи, площадь передаваемого объекта (цифрами и прописью), адрес его места регистрации, коротко сведения об основном договоре (номер, дату заключения) и еще раз вписать названия предприятий, заключивших договор.
Далее вписываем о состоянии передаваемого нежилого помещения .

Если оно в том состоянии, которое соответствует заключенному между сторонами договору, то это следует обязательно обозначить, если же в нем имеются какие-то изъяны или недостатки (например, отсутствие ремонта, сломанные элементы интерьера и т.д.), то это надо также зафиксировать, причем отдельным документом, который стоит оформить, как приложение к данному акту. Если все нормально, то далее следует прописать то, что принимающая сторона никаких замечаний и претензий к состоянию передаваемого объекта не имеет.

В заключение акт должен быть заверен подписями представителей обоих юридических лиц или же уполномоченных сотрудников. Документ можно проштамповать печатями, но не обязательно.

После подписания акта приема-передачи нежилого помещения вся ответственность за его содержание переходит к тому предприятию, которое приняло объект в пользование. Акт служит прямым основанием для передачи денежных средств, а также для исполнения остальных требований, прописанных в договоре.

Современные условия развития бизнеса продиктованы таким образом, что порой легче снять помещение в аренду, чем иметь в собственности офисы, производственные цеха и иные промышленные площади.

Это обусловлено тем, что собственное помещение необходимо обслуживать, а ремонт и затраты на содержание обходятся в гораздо большую сумму, чем запланировано бюджетом. В связи с этим широко развит рынок по аренде промышленной и нежилой недвижимости , чем активно пользуются не только компании малого и среднего бизнеса, но и крупные предприятия.

Чтобы получить на руки акт приема-передачи помещения в аренду, заключают договор аренды . В нем описываются все основные параметры, на основании которых помещение передается в аренду, и, если стороны согласны, договор скрепляется подписью и печатью обеих сторон.

Акт приема-передачи выступает главным приложением к соглашению, самостоятельно он не имеет юридической ценности. В свою очередь, договор можно признать недействительным, если отсутствует акт приема-передачи, т.к. без акта он является лишь предварительным соглашением.

Основная цель наличия акта приема-передачи – подтверждение факта передачи имущества от собственника (арендатора) его арендатору (субарендатору) под ответственность последнего. Дополнительно стороны заинтересованы в подписании документа и по другим причинам:

Указаны основные параметры передаваемого помещения и условия, на которых происходит передача и способ оплаты.
Подписание документа подтверждает факт исполнения арендного соглашения со стороны арендодателя, который, в свою очередь, ожидает от арендатора исполнения обязательств.
При подписании документа обговаривается текущее состояние помещения, в связи с чем любое нарушение в методах эксплуатации, порча имущества могут послужить причиной для взыскания неустойки с арендатора.

С другой стороны, акт может выступить подтверждением состояния помещений в случае получения арендатором от арендодателя необоснованных претензий по эксплуатации. Данные меры предосторожности необходимы, чтобы обе стороны чувствовали себя комфортно, а имущество оставалось как можно дольше в надлежащем состоянии и с минимальным износом.

В аренду передаются помещения любого типа, кроме исключений, прописанных в нормативных документах РФ. Срок действия аренды, на которую составляется соглашение, не ограничен – от 1 дня до бессрочного использования (помните, что при сроке действия свыше 1 года договор вместе с актом подлежит государственной регистрации).

По истечении срока действия договора стороны могут как расторгнуть договор, так и заключить на новый срок. Условие по автоматической пролонгации может быть заранее включено в договор, что упростит процедуру переоформления договорных отношений в будущем.

При наличии данного условия, акт приема-передачи не переподписывается, а совместно с договором автоматически пролонгируется .

В случае расторжения договора стороны повторно заключают акт. Если он не будет заключен вовремя, к бывшему арендатору предъявляют необоснованные требования со стороны арендодателя в части ненадлежащего использования, которые арендатору сложно опровергнуть.

Как и любой официальный документ, акт приема-передачи должен отвечать требованиям :

Формируется на бланке компании или в простой форме.
Может быть составлен на основе готового шаблона на компьютере либо вручную.
Подписывается представителями обеих сторон, при этом, если подписантом какой-либо стороны выступает не руководитель организации, рекомендуется запросить доверенность на право совершения операций с целью предотвращения возможного дальнейшего конфликта в части недостоверности сделки.
Печать организации (относится к обеим сторонам) проставляется только в том случае, если это закреплено внутренними нормативными документами компании.
Состав документа должен отвечать основным принципам делопроизводства.

Независимо от формы составления, в составе в обязательном порядке должны присутствовать элементы :

Все позиции необходимы для подтверждения законности сделки и дальнейшей идентификации объекта в случае возникновения разногласий.

В связи с тем, что для данного документа отсутствует унифицированная форма, компании прибегают либо к информации, полученной в интернете, либо составляют акты сами . В любом случае при подписании тщательно проверяйте наличие позиций.

Обращайте внимание на стоимость аренды, указанную в соглашении – в случае, если стоимость существенно увеличена или занижена по отношению к среднерыночным показателям на аналогичные предметы недвижимости, к вам, как к одной из сторон в сделке по передаче недвижимости в аренду, могут возникнуть вопросы со стороны контролирующих органов (в частности, ФНС) в части экономической и юридической связи с контрагентом.

Чтобы этого не возникло, следует подписывать документы только в случае полной уверенности в заключении сделки на рыночных условиях .

Фиксирование состояния помещения

В обязательном порядке фиксируются данные о внешнем виде помещений и инфраструктуре, которыми они снабжены. Основные блоки для описания :

текущего состояния объекта недвижимости (пола, стен, потолка, входных конструкций, окон);
текущего состояния объектов коммуникаций (наличие электричества, тепло – и водоснабжения, газовых установок, канализации);
наличия дополнительных услуг (интернет, связь, пожарная сигнализация).

Все недостатки помещений фиксируются в документе во избежание спорных ситуаций при дальнейшей эксплуатации. В случае выявления новых недостатков, при наличии акта на руках, арендодатель вправе потребовать с арендатора возмещения всех расходов.

Порядок формирования

Как правило, формированием акта занимается сторона, которая и составляет договор аренды, а именно – арендатор . В связи с тем, что все экземпляры документов должны быть идентичны, рекомендуется ознакомиться с ними заранее, обговаривать все интересующие моменты и, в случае несогласия, составлять протокол разногласий.

Только так можно установить договорные отношения на максимально комфортных условиях для обеих сторон .

Условия составления

В случае, если договор составляется менее чем на 1 год , и договор, и акт составляются в двух экземплярах – по одному для каждой стороны.

При подписании договора на срок более 1 года рекомендуется составлять не менее трех экземпляров – по одному для каждой стороны, один – для регистрирующего органа.

Период хранения

Акт хранится вместе с договором в отдельной папке . Срок хранения определяется внутренней документацией организации, а также законодательством РФ.

По истечении обязательного срока хранения документации договор аренды и все приложения подлежат утилизации.

Последствия отсутствия

Под отсутствием понимается не утеря документа, а изначальное игнорирование правила составления . Последствия отсутствия, в большей степени, касаются арендодателя, т.к. наибольший урон будет нанесен именно ему. При отсутствии документа:

арендодатель не получает установленную арендную плату, в то время как должен понести затраты на обслуживание (в том числе коммунальные платежи);
в случае причинения ущерба имуществу, арендатор отказывается выплачивать компенсацию;
арендатор отказывается от выполнения условий договора аренды;
проверки различных ведомств (ФНС, ЦБ РФ и пр.) выявляют отсутствие договоров и приложений к ним, что является причиной подозрения компании в наличии в бизнесе схем по работе с контрагентами или связанными лицами.

В ходе камеральной проверки ФНС акты могут изыматься на весь период проверки. В случае отсутствия документов в наличии ФНС может назначить выплату штрафов, которые не все предприятия могут себе позволить.

Данные факторы наносят урон доходности арендодателя, в связи с чем крайне важно не игнорировать и не забывать подписывать акты передачи имущества, а в случае подписания хранить их тщательным образом.

При работе с крупными кредиторами компании, по желанию, могут запросить подтверждение реальности нахождения бизнеса на указанных площадях, в связи с чем наличие действующего договора аренды и акта приема-передачи будут регламентом надежности и реальности.

Советы юриста относительно акта приема-передачи представлены ниже.

Не существует таких сделок с недвижимостью, где можно было бы обойтись без процедуры заключения договора на передачу нежилого помещения от одного лица к другому под ответственность последнего. Такая передача имущества заключается не только посредством заключения договора, в котором излагаются все необходимые пункты, обговоренные двумя лицами, но и прилагается специальный акт приёма-передачи нежилых помещений в аренду.

Данный акт – является обязательным приложением к договору. Отсутствие данного акта, делает недействительным сам договор аренды, что делает невозможным привлечь арендатора к ответственности, при возникновениях невыполнений обязательств предусмотренных в договоре или уклонения оплаты за арендуемое им помещение или порчи доверенного ему помещения.

Зачем нужен акт

В первую очередь акт приёма-передачи нежилого помещения необходим для уточнения всех размеров площадей, их точного адреса регистрации, включенных в арендную сумму коммуникаций, их техническое состояние на момент заключения договора и прочих деталей.

Именно эти факты являются доказательством того что помещение передается в аренду не совсем в хорошем состоянии и это в дальнейшем может помочь арендующей стороне избежать всевозможных затрат на ремонт помещения или устранять какие–либо повреждения после возврата помещения от арендатора.

Требования к актам приема-передачи недвижимости:

К составлению подобных актов, предъявляются самые обыкновенные требования. Их не так уж много. И соблюдать их при составлении документа не составит особых усилий. Акт приёма-передачи нежилого помещения составляется по специальной форме, необходимой к заполнению. Затем он подтверждается подписями обеих сторон с полной расшифровкой и нанесением специального печатного знака, если это юридическая организация.

Бланк:

Указать наименование документа.
Указать дату составления акта.
Далее нужно указать документ, а именно договор, к которому прилагается данный акт: имена для физических лиц, наименования для юридических сторон, составляющих этот акт.
Далее указывается полная информация от обеих сторон договора (ф. и. о.; ИНН, ОГРН) которые составляли данный акт.
Потом необходимо детальное описание сдаваемого в аренду помещения, которое передается в эксплуатацию в соответствии с договором (Фактический адрес, площадь помещения, этаж, количество комнат, планировка, описать все внутренние строения, если таковые имеются).
В следующей графе описываем состояние помещения (Необходимо указать состояние стен, оконных, дверных проёмов, перегородок, качество имеющегося ремонта, наличие или отсутствие коммуникаций, их техническое состояние и прочее).
Здесь указываются все выявленные недостатки при осмотре помещения.
В конце документа обе стороны ставят свои подписи с полной расшифровкой. А если это юридические организации, то печатный знак ставится тоже.

Заполненный образец:

Приложение N 3

к Договору аренды недвижимости

(нежилого помещения)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ

НЕДВИЖИМОСТИ (НЕЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ)

ул. Славянская, дом 4, корп. 8, офис 181.

Мы, ниже подписавшиеся, представитель собственника Индивидуальный предприниматель Царёв Владимир Леонидович, действующий на основании Свидетельства ОГРН 201593482345678 от 28.04.2008 г. и представитель Арендатора индивидуальный предприниматель Андреев Дмитрий Геннадьевич, действующий на основании Свидетельства ОГРН 1104295943332829 от 11.01.2012 г. составили настоящий акт о нижеследующем:

Собственник передает, а Арендатор принимает нежилое помещение, находящееся по адресу Московская область, г. Химки, ул. Славянская, дом 4, корп. 8, офис 181 общей площадью 25 (двадцать пять) кв. м. на правах аренды.

На момент приема-передачи помещение находилось в следующем техническом состоянии:

Стены, перегородки несущие стенки из бетона, гипсокартонные перегородки без повреждений.

Потолочные перекрытия - натяжные французские потолки в идеальном состоянии.

Полы паркетные полы в удовлетворительном состоянии.

Окна ПВХ окна фирмы «Карбон газ» в идеальном состоянии.

Двери (наружные и внутренние) филенчатые двери в удовлетворительном виде.

Внутренние коммуникации: водопроводные и канализационные трубы из ПВХ в отличном состоянии.

Оценка общего состояния помещения: Помещение находится в удовлетворительном состоянии, ремонт не требуется.

Данный акт составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одну и туже юридическую силу.

ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛ:

Царёв Владимир Леонидович _____ _ Андреев Дмитрий Геннадьевич _____

(подпись, печать) (подпись, печать)

Представитель собственника

Настоятельно рекомендуется при заключении договоров и актов приёма–передачи недвижимости (нежилого помещения), внимательно ознакомиться с обоими документами, прежде чем ставить свою подпись в нём либо печатный знак вашей юридической организации.

Во избежание проявления, какого-либо мошенничества или несогласованности с той или иной стороны. Ключи от нежилого помещения передавать в руки арендующего лица следует только после заключения и подписания обоих этих важных документов.

Возможно, будет полезно почитать: