Что нужно знать чтобы работать секретарем. Идеальный секретарь

Секретарь – лицо компании. К руководителю приходит множество посетителей, от сотрудников компании до деловых партнеров. И первым, кого они встречают, бывает секретарь руководителя. Следовательно, знание и исполнение правил делового этикета – его основополагающая обязанность.

Секретарь и руководитель

Секретарю необходимо четко знать свои обязанности и полномочия, обладать высоким уровнем компетенции. Это поможет решать многие вопросы самостоятельно при отсутствии руководителя.
Требуется четко, вовремя и без ошибок выполнять поручения.
Профессиональный секретарь, соблюдающий этикет, не допускает фамильярности в общении с руководителем и обращается к нему строго на «Вы».
Желательно проявлять тактичное внимание и ненавязчиво заботиться о своем руководителе, например, подать любимое кофе.
Планировать рабочий день руководителя. Быть в курсе рабочих привычек и предпочтений начальника: как рано приходит, во сколько и с кем обедает, как любит отдыхать.
Следить за событиями в личной жизни начальника, например: напоминать о Днях рождения его родственников, юбилеях, других значимых датах.
Недопустимо критиковать шефа при посторонних и обсуждать его поступки с коллегами.
Соблюдать конфиденциальность

Секретарь на рабочем месте

Приветствие

Конечно же, любой посетитель приемной приветствуется доброжелательной улыбкой. Но для секретаря есть дополнительное правило – своего руководителя или руководителя более высокого ранга, а также почетных гостей необходимо , вставая из-за рабочего стола. Первой подавать руку для рукопожатия не следует, но отвечать на пожатие нужно обязательно твердо, уверенно.

Если посетитель пришел впервые, и Вы его не знаете, вежливо попросите его представиться и выясните по какому он вопросу.

По этикету представить гостей руководителю необходимо полно с именем, отчеством и описанием делового вопроса.
Если руководитель поручил угостить посетителей чаем, кофе, поинтересуйтесь, что они предпочитают.

Внешний вид согласно этикету

Внешний вид секретаря должен строго соответствовать деловому этикету, это включает в себя и одежду, и культуру речи, и поведение.

Одежда

Во многих фирмах существует свой . Если же его нет, то следует выбрать строгий деловой стиль.

Предпочтительны костюмы, брючные или с юбкой, но допустимы и платья – однотонные, строгого фасона.
Не допустима провоцирующая, облегающая, слишком короткая или узкая одежда.
Конечно, не стоит приходить на работу в джинсах, спортивной одежде, самодельном трикотаже.
Цветовая гамма костюма должна состоять не более чем из трех цветов неярких расцветок. Нежелательны абстрактные или геометрические рисунки.
Согласно этикету женщина на работе должна быть в колготках или чулках.
Обувь закрытая, классическая. Без блестящих, вычурных украшений.

Помните, что одежда должна быть не только красивой и опрятной, но и удобной, в которой вы будете чувствовать себя уверенно и комфортно.

Украшения и аксессуары

Не переусердствуйте с украшениями. Деловой этикет допускает не более трех украшений вместе, например, серьги, цепочка и браслет. Не к месту будут различные обручи, бантики, цветные резинки и тому подобное.

Аксессуары подобрать соответственно костюму:

элегантная сумочка,
ремешок узкий или средней ширины, натурального цвета кожи, черный, бежевый. Никаких орнаментов и декоративных пряжек.
если вы носите очки, то выбирайте классическую оправу.
не электронные с кожаным ремешком,
телефон. Чехол не яркой расцветки, особое внимание обратите на рингтон. Не стоит ставить громкий, вульгарный звонок.
Органайзер из хорошей кожи корпоративного стиля с логотипом фирмы покажет ваше уважение к своей компании.

Прическа

В деловом стиле волосы должны быть собраны, прическа строгая, но элегантная. Недопустима неопрятность, грязные, секущиеся волосы, непрокрашенные корни.

Макияж

Макияж обязателен, но сдержанный, натуральный.
Маникюр. Длина ногтей – средняя. Лак спокойных тонов.

Парфюм

Очень осторожно подбирайте аромат духов или туалетной воды, дабы он не раздражал коллег или посетителей своим резким, насыщенным запахом.

Будь готов

Даже если у вас великолепная память, все же желательно всегда иметь при себе хороший ежедневник для записи приказов и указаний руководителя.
Всегда при себе должны быть ручка и карандаш.

Этикет общения секретаря по телефону

В основном секретарю приходится общаться с клиентами по телефону, что требует знания. Предлагаем несколько важных моментов и правил.

Звонят Вам:

Трубку снимать после первого или второго звонка.
Представьтесь, назвав свое имя и должность.
Обязательно запомните имя, отчество звонящего (или запишите) и обращайтесь далее к нему именно так.
Каким бы ни был предмет разговора, тон должен быть доброжелательным, в голосе звучать заинтересованность и внимание.
При необходимости прервать разговор по важной причине, попросите прощения и уточните, когда и куда можно будет перезвонить.
Если вам задали вопрос, ответа на который вы не знаете, то честно сообщите об этом. Пообещайте выяснить необходимую информацию и договоритесь о следующем разговоре.
Не проявляйте нетерпение, не выказывайте желание быстрее закончить разговор.

Звоните Вы:

Выберите удобное для собеседника время звонка.
Четко сформулируйте цель звонка.
Предварительно подготовьте необходимые материалы, план разговора и ключевые слова.
Избегайте длинных монологов.
Ведите запись основных результатов разговора.
Результатом должны быть конкретные договоренности.

Организация совещаний согласно деловому этикету

При организации необходимо подготовить необходимые документы, размножить и раздать их участникам совещания. О необходимости буклетов, графиков и других демонстрационных средств нужно выяснить заранее и позаботится об этом.
Участников секретарь встречает перед входом и выдает необходимые документы и канцелярские принадлежности, и предлагает пройти к нужному месту. Также на секретаре лежит обязанность организовать напитки и/или закуски.

Прием посетителей секретарем по этикету

Время приема нужно заранее согласовать так, чтобы это было удобно как для посетителя, так и для руководителя.
Руководителя необходимо заранее поставить в известность о теме вопроса, который будет обсуждаться во время приема посетителя.
Когда посетитель приходит без предварительной договоренности, секретарь решает, направить его к руководителю или записать на прием в другой раз.
Хороший секретарь четко знает структуру своего предприятия, распределение обязанностей и вопросов между руководящими сотрудниками. И если посетитель пришел на прием к руководителю с вопросом, находящимся в компетенции другого сотрудника, то по этикету секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении этого вопроса.
По окончании беседы секретарь делает запись о результатах беседы и получает от руководителя указания и приказы.
Руководителя может не оказаться на рабочем месте в назначенное посетителю время, и тогда по правилам этикета необходимо извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину. Далее назначить другое время, либо направить к другому компетентному сотруднику.
Когда ожидается прибытие иностранной делегации, необходимо позаботиться о присутствии переводчика.

Деловое общение секретаря с сотрудниками компании

Уважение к старшим коллегам
Поддерживать ровные, исключительно деловые отношения
Исключить фамильярность и панибратство
Быть предупредительным и сдержанным
Взвешивать свои высказывания, четко понимать круг допустимых для обсуждения тем и вопросов

Заключение

Секретарь – это высокоорганизованный профессионал, ближайший помощник руководителя, способный самостоятельно принимать решения, от которого ожидают вежливость, лояльность, инициативность и здравомыслие.

Каждому публичному офису необходим человек, встречающий посетителей. Великолепное умение общаться по телефону и электронной почте очень важно для работников приемной, но умение общаться лично - вот что отличает секретаря от специалиста по работе с клиентами. В конце концов, когда человек (поставщик, потребитель, партнер) заходит в офис, первое, что он видит это секретарь, а первое впечатление всегда важно.

Шаги

Необходимая квалификация

Необходимо иметь первоклассные организационные навыки. Секретарь - это лицо компании. Это человек, с которым первым говорит клиент, а коллеги обращаются за различной информацией. Кроме приема звонков и посетителей, секретари часто общаются с клиентами, организовывают мероприятия, встречи и так далее. Чтобы справится со всеми этими обязанности, секретарь должен уметь организовывать свое время, так как приходится контролировать несколько дел одновременно. Человек не проработает долго секретарем если он или она не могут «жонглировать» более чем одним заданием за один раз и распределять их по приоритету.

Прекрасный способ организовать свое рабочее пространство - это потратить время и рассортировать документы в удобном для вас порядке. Очень важно знать какие именно документы и информация может понадобится вашему начальнику, коллегам или клиентам. Держите все документы в отдельных файлах. Они могут быть как на экране вашего компьютера, так и в бумажном варианте. Рассортируйте документы в удобном для вас порядке. Если вам потребуются разноцветные наклейки, используйте их.
Быть организованным также значит искать мотивацию для работы в самом себе. Вам не нужен еще кто-то, кто будет контролировать вас. Если вы организованы, вы будете знать какие задания нужно делать ежедневно, а какие - в первую очередь.
Держите телефонные номера под рукой. Их очень, очень много, например, телефоны номера сотрудников, подрядчиков, партнеров, срочные контакты и так далее. Вам они будут нужны в любой момент. Держите их в программе Rolodex или другой соответствующей компьютерной программе.

Изучайте современные технологии. Устройство номер один, с которым работает секретарь, - это телефон, так что изучите все кнопки и функции. Компьютерная грамотность также важна: большинство секретарей должны уметь пользоваться электронной почтой и работать с электронными документами. Также полезно знать, как создать таблицу в Excel , и уметь пользоваться отраслевыми программами.
- Имейте в виду, что если копировальный аппарат, сканер, принтер будут находится рядом с вашим рабочим столом, то вы будете постоянно использовать их (и выручать коллег, которые испытывают проблемы с их использованием). После того как вы узнаете какие машины используются в вашем офисе, ознакомьтесь с основными функциями этих аппаратов, а также способами исправления наиболее распространенных проблем.
Будьте надежным сотрудником. На секретаря рассчитывают все и всегда. Если никто не отвечает на звонки в компанию или выстраивается целая очередь из людей, ждущих ответа, то это проявление слабости компании. Решение таких проблем должно быть приоритетным для вас. Если ваше руководство знает, что на вас можно положиться и вы всегда рядом, чтобы помочь, то вы станете незаменимым.

Научитесь хорошо слушать . Большая часть работы секретаря - слушать людей. Услышать по телефону вопрос клиента, получить необходимую вам информацию - все это лишь проявление способности слушать. Способность же правильно услышать информацию сделает вас более эффективным. Вы сможете быстрее решать вопросы, если будете четко понимать, что именно просит у вас человек.

Делайте заметки обо всем. Если руководитель просит вас сделать что-то, запишите детали. Если звонит клиент, запишите информацию о нем (имя, контактную информацию, цель звонка и так далее). Заметки - прекрасный способ быть организованным и они напомнят вам все те мелочи, которые без этих заметок вы забудете через несколько часов. Делайте заметки в записной книжке и держите ее при себе все время. Вы удивитесь насколько они будут полезны, особенно если вы будете пытаться вспомнить, чего хотел человек, который звонил вам пять часов назад.
- Проверяйте, что вы детально записали сообщение и перечитайте то, что написали. И самое важное - не бойтесь лишний раз проверить сообщение и контактную информацию, у человека, который вам звонит. Только так вы сможете быть уверенным, что записали все правильно.
Отвечайте на телефонный звонок вежливо используя стандартные приветствия. Например: «[название компании], добрый день. Меня зовут ХХХ, чем я могу вам помочь?» Старайтесь ответить после первого или второго звонка телефона. Недопустимо заставлять людей ждать дольше одной минуты (поверьте на слово, это намного дольше чем вам кажется).
- Внимательно слушайте имена звонящих вам. Если необходимо повторите имя звонящего. Мобильные телефоны часто искажают звуки. Запишите имя человека, с которым вы говорите, если оно тяжело произносится.
- Если вы переводите звонок на другого абонента, сделайте это используя стандартные фразы: «Подождите, пожалуйста, одну минуту». Если абонент занят, можно сказать: «Прошу прошения, ХХХ говорит сейчас по телефону. Вы подождете пока он освободится или хотите оставить какое-либо сообщение?». Вежливо поблагодарите звонящего и поступите в соответствии с его пожеланием.
Встречайте любых курьеров или людей из службы доставки с таким же профессионализмом и уважением, как любых других посетителей. Убедитесь, что ваша подпись разборчива. Возможно курьерам нужны будут указания где оставить пакеты. Убедитесь, что вы обращаетесь к соответствующему сотрудникам с этим вопросом.

Относитесь к клиентам, которые приходят к ваш офис, вежливо. После того как посетитель представится и скажет к кому он пришел, свяжитесь с тем, к кому пришел посетитель и сообщите, что к нему пришли. Стандартная фраза для такого случая: «Татьяна Ивановна, к вам пришел господин Петров из корпорации ХХХ. У вас назначена встреча на 14 часов». Всегда узнавайте имя и фамилию посетителя, а также компанию, которую он представляет. Так же полезно узнать, назначена ли у него встреча. Сотрудник, к которому пришел посетитель, должен вам сказать, куда ему пройти посетителю и сколько ждать встречи. Вы можете сказать посетителю: «Татьяна Ивановна подойдет через 5 минут. Присаживайтесь, пожалуйста».

Правильное поведение
1. Будьте позитивны. Секретарь - лицо компании. Его клиент видит первым, а также он первый кто отвечает на звонок. Никто не хочет, чтобы его приветствовали с кислым выражением лица или раздраженным тоном. Установите правило, что вы должны всегда улыбаться и быть веселым и оптимистичным человеком. Не забывайте быть терпеливой со сложными клиентами, даже если ваше терпение уже на пределе.
  - Даже если вы столкнетесь со сложным клиентом напомните себе, что вы сильный, счастливый человек. Скажите себе, что вы делаете все чтобы помочь им. Лучше быть спокойным и уравновешенным, чем взрываться и выглядеть злой и неприятной.
2. Будьте всегда готовы вежливо поздороваться с клиентом. Это всегда важно - приветствовать клиентов дружелюбно. Даже если вы должны будете закончить свое дело прежде чем сможете помочь человеку, то важно поприветствовать его, чтобы он почувствовал себя замеченным и знал, что вы скоро ему поможете.
  - Лучше всего использовать такие фразы, как «Здравствуйте! Добро пожаловать в [название компании]» или «Доброе утро! Присаживайтесь. Я помогу вам через минуту».
3. Будьте вежливы . Проявляйте уважение к людям. Относитесь ко всем как к самому важному человеку, который вошел в ваш офис в этот день. Это ваша работа. Никого не волнует, что вы застряли в пробке утром, у вас порвалась новая сумочка или вы потеряли свой любимый диск. Все личные дела оставьте дома. Даже если вам не нравится клиент или его манера поведения - притворитесь, что вы счастливы его видеть. Убедитесь, что человек полностью расслаблен и рад общаться с вами.
4. Одевайтесь соответственно. Вы представляете свою компанию, поэтому вы должны одеваться соответствующим образом. Купите одежду, подходящую для офиса. Если же вы секретарь в определенного типа компании (такой как магазин одежды), можете приобрести что-то из вещей, которые предлагает ваш магазин. Старайтесь одеваться консервативно, кроме случаев если вы работаете в таком месте где мода, стиль или другие факторы выдвинуты на первый план.
  - Проверьте существует ли в компании в которой вы работает определенный дресс-код. Возможно, стиля кэжуал будет достаточно, однако не перегибайте палку, одеваясь неформально (спортивный костюм нельзя надевать на работу ни в коем случае).
- Не смешивайте личное с рабочим. Это правило также касается использования мобильных телефонов и электронной почты. Отдел информационных технологий может отследить вашу деятельность на компьютере.
- Помните кто платит вам зарплату и всегда уважайте их.
- Будьте вежливы с руководителями, уточните может ли вы им помочь с дополнительными заданиями в ваше свободное время.
- Пишите записки на копировальной бумаге и давайте второю копию человеку, которому она предназначается. Или используйте блокнот, к которому легко обратиться, чтобы вспомнить имя или телефон.
- Сортировка почты обычно часть работы секретаря. Узнайте в ваш первый день, как поступает почта, кто ее приносит и когда.
- Найдите кого-то кто сможет вас заменить когда вы пойдете в туалет, на встречу, обед, в отпуск. Таким образом вы избежите появление злющих людей, ждущих вашего возвращения.
- Спросите коллег, нужна ли им помощь в чем-то. Лучше завести друзей, помогая людям чем врагов, которые будут жаловаться на вас.
- Всегда проявляйте желание делать новые задания, а так же рутинные задания. Знания приходят с опытом.

The Village продолжает выяснять, сколько зарабатывают и на что тратят деньги представители разных профессий. В новом выпуске - секретарь. Считается, что для работы на этой должности не требуется особых навыков: достаточно иметь презентабельную внешность, уметь пользоваться компьютером и отвечать на телефонные звонки. Мы поговорили с девушкой, которая недавно начала работать секретарём руководителя в московской компании. Она рассказала о том, чем занимается на работе, как относится к дресс-коду и на что тратит деньги.

Профессия

Секретарь

Зарплата

45 000 рублей

Расходы

3 500 рублей

маникюр и педикюр

5 000 рублей

10 000 рублей

5 000 рублей

бижутерия

3 500 рублей

косметика

15 000 рублей

поездки в родной город

3 000 рублей

проезд, оплата телефона и др.

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество - всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Особенности работы

В штате 100 человек, несколько служб и, соответственно, три руководителя. Директор у меня женщина, есть ещё два заместителя. Я должна примерно понимать, кто за кем стоит, какие документы я кому отдала и кто что должен вернуть. И ещё где что лежит и как это найти.

На секретаре лежит вся входящая и исходящая корреспонденция, регистрация документов, распределение по сотрудникам, отслеживание исполнения заданий от руководителей. Также необходимо систематизировать всю документацию. Потому что к тебе могут прийти и сказать: «Месяц назад мы отправляли такой-то документ, а сейчас не можем найти копию». И тебе нужно будет его найти.

Меня все знают по имени. У нас очень тёплая атмосфера. Нет такого - «Эй, девушка» или «Подойдите, пожалуйста».

Когда я прихожу на работу, первым делом проверяю рабочее место. Приёмная - лицо компании, она должна выглядеть соответствующе. Нет, уборщицей я не подрабатываю, но слежу за чистотой. Приходящие люди должны видеть порядок. После этого я читаю электронную почту, нахожу задания, которые не терпят отлагательств. Ответы на некоторые запросы из головного офиса нужно успеть дать за два часа.

После того как сотрудники получили адресованные им письма, вторая половина дня уходит на подпись документов. Так как я нахожусь ближе всех к руководителю, многим сотрудникам проще прийти ко мне и попросить отдать документ на подпись. На работе всегда либо кто-то что-то от меня хочет, либо я чего-то от кого-то хочу.

Для руководителя ты правая и левая нога. Он должен быть уверен, что секретарь всегда рядом и может подсказать что-то ненавязчиво. Бывает такое, что нужно сделать для руководителя что-то, не совсем относящееся к работе. Я спокойно к этому отношусь, потому что понимаю, что от этого зависит настроение руководителя. Мне совсем не нужно, чтобы руководитель помимо рабочих проблем переживал ещё и из-за домашних. Мне несложно помочь - элементарно записать на маникюр или что-то ещё. Необычных просьб не было. Хотя один раз меня попросили взять водителя и найти определённый вид шоколада - неважно, сколько я потрачу на это времени. А ещё я знаю, что мой директор с утра пьёт только зелёный чай с лимоном и больше ничего. Ближе к вечеру - только кофе с лимоном.

Я никогда не сижу без дела. Иногда голова кипит, тогда нужно брать перерыв. Можно выйти на десять минут, но работа от этого никуда не денется. Я стараюсь не оставлять дела на следующий день, мне проще задержаться. Потому что на следующий день будет столько же работы, а может, и больше. Поток беспрерывный: всегда найдётся задание, которое ты не успел выполнить.

По общению с гостями нет строго определённого регламента. Здесь срабатывает гостеприимство: встретить, попросить подождать в комфортной обстановке, предложить чай или кофе.

В компании есть дресс-код. Наверное, будет некрасиво, если человек зайдёт в приёмную, а там сидит девочка с синими волосами в рваных джинсах и вся татуированная. Во мне чуть больше полутра метров роста, я не скажу, что я слишком худенькая и у меня идеальные пропорции, но в моей внешности нет ничего вызывающего - яркого цвета волос или пирсинга. Не обязательно носить белый верх - чёрный низ, нужно просто придерживаться строгого стиля одежды. По пятницам все должны быть в джинсах: это святая традиция.

Зарплата

Мой оклад - 45 тысяч рублей. Также есть квартальный бонус, он зависит от выполнения плана компании. Он доходит до 100 % оклада. Бонус выплачивается либо всем, либо никому.

Штрафов нет. Я не знаю, что нужно сделать и как сильно накосячить, чтобы это отразилось на доходах.

Размер лично моей зарплаты меня устраивает. Я же не таскаю мешки, не разгружаю вагоны. К тому же есть возможность карьерного роста - горизонтального, когда можно перейти в отдел компании на должность специалиста. Для этого нужно себя зарекомендовать.

Траты

Моя зарплата уходит на увлечения. Я живу с гражданским мужем, и все домашние расходы лежат на нём. Его деньги - это наши деньги, мои деньги - это мои.

3 500 рублей, даже если это последние деньги, обязательно уходят на маникюр, педикюр и брови. У меня есть любимый мастер, и в этом я никогда себе не откажу.

Около 5 тысяч рублей уходит на книги. Я очень люблю читать, обязательно под рукой должны быть новые книги. В зависимости от настроения это может быть антиутопия, роман или что-то другое, но обязательно качественное, не книжки Дарьи Донцовой.

Примерно 15 тысяч рублей уходит на поездки в другой город к моим любимым друзьям. Это что-то вроде традиции, совершаю поездки один-два раза в месяц. Так как в Москве у меня мало близких знакомых, здесь я читаю книжки, занимаюсь спортом и работаю. А на родине я отдыхаю.

Около 5 тысяч рублей уходит на какие-нибудь серёжки, резиночки, заколочки и другую бижутерию. На косметику трачу 3–4 тысячи рублей. Я могу зайти в магазин, и, если мне понравилась вещь, я её куплю. Могу купить сумку за 8 тысяч рублей и взять балетки за 500 рублей, если они мне понравились. Или купить комплект нижнего белья за 5 тысяч, а потом пройти мимо какой-то палатки и купить ещё один за 600 рублей. Так уходит ещё около 10 тысяч рублей. Если нужно будет экономить, мне проще ограничить себя в еде, чем в новой книжке или другой покупке. Всё остальное тратится на проезд, оплату телефона и бытовые мелочи.

Иллюстрация: Настя Григорьева

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

Секретарь - человек, являющийся помощником руководителя, отвечающий за обеспечение функционирования офиса. Он может заниматься делопроизводством, что зависит от места работы. Профессия подходит для активных девушек и парней, не имеющих интересов к определенным школьным предметам. Профессия подходит тем, у кого нет интересов к школьным предметам (см. выбор профессии по интересу к школьным предметам).

Краткое описание

Секретари являются обычными офисными сотрудниками, которые умеют выполнять широкий круг работ. Профессия имеет определенную специфику, ведь нередко от секретаря требуется не только знание основ делопроизводства, но и навыки организатора, умение пришивать пуговицы и даже заваривать вкусный кофе. Секретарь - это настоящее сердце любого офиса, ведь именно он обеспечивает бесперебойную работу, следит за порядком, иногда руководит нижестоящим персоналом, предупреждает конфликтные ситуации и формирует правильный деловой микроклимат.

Особенности профессии

Секретари стали чем-то привычным для современного бизнеса и системы предоставления государственных услуг. Условно их разделяют на 2 группы, учитывая круг должностных обязанностей.

Первая группа - секретарь в приемной . Он подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения или компании, должен иметь презентабельный внешний вид и правильную речь. В круг обязанностей входит встреча гостей и клиентов, ведение личного графика руководителя, прием звонков, выполнение мелких поручений. Преимуществом будет знание той сферы, в которой секретарь работает, а для трудоустройства в медицинские центры и клиники необходимо среднее или высшее профильное образование.

Также существую секретари-референты , на которых возлагается больший круг обязанностей:

контроль правильности использования оргтехники, обеспечение ее своевременного ремонта (привлечение мастеров);
обеспечение руководителя и сотрудников, работающих в отделе, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, напитками, чистой водой, салфетками;
ведение табельного учета (на крупных предприятиях);
планирование командировок: бронирование билетов, трансфер, передвижение по стране и иные;
подготовка деловых переговоров, конференций, выставок и иных мероприятий (в сотрудничестве с другими специалистами);
прием, хранение, передача в архив, поиск и подготовка документации.

Сегодня все чаще требуются гибридные специалисты, которые умеют выполнять все вышеперечисленные работы. Однако обычный секретарь может не иметь профильного образования, а вот референту оно чаще всего необходимо.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы

Можно трудоустроиться без среднего профессионального или высшего образования.
Обязанности не слишком сложные, нередко обучение проходит непосредственно во время работы.
Перспективы карьерного роста, ведь работодатели берегут и ценят профессиональных секретарей: повышают оклад, обучают.
Возможны командировки по России или за границу, во время которых секретари нередко сопровождают своих начальников и коллег.
Есть перспективы карьерного роста, но они доступны лишь для самых талантливых и целеустремленных секретарей.
Конкуренция на рынке труда высокая, но вакантных мест для секретарей достаточно.
Опытный секретарь - на вес золота, поэтому через 3-5 лет работы можно получить вакансию в престижной компании.

Минусы

Нередко секретарей винят во всех неудачах, поэтому деятельность сопряжена с эмоциональным перенапряжением и стрессовыми ситуациями.
Секретари более востребованы в мегаполисах, чем на периферии.
Заработная плата невысокая, но в это же время секретарь должен отличаться презентабельным внешним видом - от одежды до прически, что требует определенных финансовых вложений.

Важные личные качества

Секретарь постоянно общается с людьми, имеющими разный социальный статус, поэтому он должен быть коммуникатором. На первый план выходят такие черты характера, как вежливость, исполнительность, объективность, умение планировать время, ответственность. Также секретарь обязан уметь хранить корпоративные тайны, быть честным и морально устойчивым человеком. Немаловажную роль в построении успешной карьеры играет аккуратность, педантичность и уступчивость.

Обучение на Секретаря

Для работы секретарем не нужно высшее образование, ведь достаточно окончить профильные курсы или ссуз. В последнем случае стоит рассматривать следующие направления подготовки: «Секретарь», «Делопроизводитель», «Документационное обеспечение управления и архивоведение». При поступлении нужно успешной пройти собеседование и конкурс аттестатов, срок обучения составляет 10-34 месяцев, подавать документы можно после 9 и 11 классов, программы предусматривают бюджетные места. Если работа секретаря вам понравится, то необходимо направить силы на укрепление и расширение профессиональных навыков: новое программное обеспечение, иностранные языки, получение водительских прав и иные знания, которые могут пригодиться в этой сфере. Секретарем могут трудиться люди, имеющие высшее образование, связанное с архивоведением, лингвистикой, филологией, медициной, юриспруденцией и иными науками.

Московский центр образования "ПРЕСТИЖ" проводит . Психология общения, деловой этикет, базовая компьютерная подготовка (40 часов), слепой метод печати, английский язык (100 часов), трудовое законодательство. Диплом с присвоением квалификации «секретарь, помощник руководителя». Помесячная оплата.

На этом курсе можно получить профессию секретаря-референта за 3 месяца и 10 000 руб.:
— Одна из самых доступных цен в России;
— Диплом о профессиональной переподготовке установленного образца;
— Обучение в полностью дистанционном формате;
— Сертификат соответствия профстандарту стоимостью 10 000 руб. в подарок!
— Крупнейшее образовательное учреждение дополнительного проф. образования в России.

Лучшие ссузы для секретарей

Технологический колледж № 34.
Экономический колледж Санкт-Петербурга.
Столичный колледж индустрии сервиса и гостеприимства.
Краснодарский торгово-экономический колледж.
Колледж «Звездный».

Место работы

Секретари с опытом и без опыта работы всегда требуется в компаниях разного уровня. Текучка кадров в этом сегменте высокая, поэтому секретарь сможет найти вакансию в сфере промышленности, строительства и архитектуры, а также в салонах красоты, гостиницах и иных отраслях бизнеса.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Зарплата на 20.11.2019

Россия 24000—50000 ₽

Москва 24000—70000 ₽

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

Базовое понимание принципов делопроизводства.
Microsoft Office, мессенджеры.
Правила ведения деловой переписки.
Корпоративная этика.
Работа с оргтехникой.
Тайм-менеджмент.

Возможно, будет полезно почитать: