Обособленное подразделение: создаем и регистрируем. Порядок и особенности оформления нового структурного подразделения филиала иностранной компании Какими законами регулируется создание обособленных подразделений

Структура организации устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых организацией, направленности и интенсивности, сложившихся в организации информационных и документационных потоков, и с учётом ее организационных и материальных возможностей.

По общему правилу работодатели свободны в определении организационной структуры в организации (названия подразделений, их состава и иерархии), штатного состава по должностям и профессиям и численности сотрудников, выполняющих ту или иную трудовую функцию. Следовательно, отделам может быть присвоено любое наименование, установленное локальными нормативными актами. В данном вопросе следует руководствоваться принципом разумности и целесообразности. Название конкретного отдела следует подбирать исходя из специфики деятельности организации и тех задач, которые стоят перед отделом.

Порядок оформления нового структурного подразделения во многом зависит от действующей в Вашей организации системы локальных нормативных актов, других внутренних документов и сложившейся практики, которая может отразиться и в регламенте создания внутренних структурных подразделений. Решение о создании нового структурного подразделения, как правило, оформляется приказом. Содержание приказа во многом зависит от того, в какие документы должны быть внесены изменения при создании нового структурного подразделения.

Таким образом, Вам необходимо:

1. Оформить приказ о создании нового структурного подразделения (образец см. ниже).

2. Внести изменения в организационную структуру .

Во многих организациях утверждается организационная структура как один из внутренних документов. Как правило, она составляется в виде схемы, что позволяет наглядно представить взаимосвязи и взаимодействие подразделений и отдельных должностных лиц, которые не входят ни в одно из подразделений, ключевых топ-менеджеров. Создание нового структурного подразделения в этом случае требует внесения изменений в действующую организационную структуру. Способ внесения изменений зависит от того, как была утверждена организационная структура. То есть, организационная структура может утверждаться:

Единоличным исполнительным органом -руководителем организации (т.е. грифом "Утверждаю" на организационной структуре);

Специально издаваемым документом (т.е. приказом об утверждении организационной структуры).

Изменения в организационную структуру вносятся аналогичным образом.

3. Внести изменения в штатное расписание .

Создание нового структурного подразделения предполагает наличие его внутренней структуры. Следовательно, создание нового структурного подразделения повлечет последующий набор персонала, для чего необходимо внести изменения в штатное расписание.

Внести изменения можно двумя способами:

• издать приказ о внесении изменений в штатное расписание (образец см. ниже);
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его соответствующим приказом (образец см. ниже).

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. Порядок внесения изменений представлен ниже по тексту.

4. Разработать Положение о структурном подразделении .

Место вновь создаваемого структурного подразделения в организации в целом, задачи, которые ставит руководство перед конкретным подразделением, а также функции, выполнение которых требуется от подразделения, характер его взаимодействия с другими структурными единицами и другие вопросы, связанные с его функционированием, традиционно отражаются в положении о структурном подразделении. Оно не является обязательным в силу действующего законодательства. Тем не менее его роль трудно переоценить.

Положение о структурном подразделении - это локальный нормативный акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации. Желательно, чтобы проект положения разрабатывал руководитель вышестоящего структурного подразделения или должностное лицо, в подчинении которого данное подразделение будет находиться. Таким образом, можно будет четко зафиксировать ожидания руководства от его введения в организационную структуру.

5. Разработать и утвердить должностные инструкции работников структурного подразделения

Разработка и утверждение должностных инструкций работников созданного структурного подразделения осуществляется в порядке, аналогичном разработке проекта и утверждения положения о структурном подразделении. Необходимо отметить, что ТК РФ не обязывает работодателя иметь должностные инструкции для работников. Тем не менее, их разработка, утверждение в установленном порядке и ознакомление с ними работников - в интересах работодателя. Ведь инструкции позволяют изначально минимизировать возможные конфликты между работниками и работодателями, связанные с тем, что точка зрения руководителя на определение обязанностей подчиненного может "разойтись" с точкой зрения работодателя. Кроме того, должностная инструкция дисциплинирует как работника, так и его руководителя.

После последовательного осуществления перечисленных действий можно приступать к оформлению приема на работу персонала в созданное структурное подразделение.

Образец приказа о создании нового структурного подразделения

ПРИКАЗ № 2

О СОЗДАНИИ ОТДЕЛА ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

г. Москва 01.02.2012

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать отдел внедрения новых технологий.

2. Назначить начальником отдела внедрения новых технологий Минченко С.Т.

3. Кадровой службе ООО "Техстройсервис" подготовить следующие документы:

– внести изменения в организационную структуру;

– внести изменения в штатное расписание;

– разработать Положение об отделе внедрения новых технологий совместно с Минченко С.Т.;

– разработать и утвердить должностные инструкции работников отдела внедрения новых технологий совместно с Минченко С.Т..

4. Юридической службе ООО "Техстройсервис" обеспечить соответствие Положения об отделе внедрения новых технологий и должностных инструкций сотрудников создаваемого отдела требованиям российского законодательства. Ответственный - Зимко У.Ю.

5. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников отдела внедрения новых технологий требованиям по охране труда. Ответственный - Шурочкина А.Я.

Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых

С приказом ознакомлены.

Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как составить штатное расписание

Назначение штатного расписания

Обязанность составлять штатное расписание

В Трудовом кодексе РФ не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления. При этом есть веские аргументы в пользу оформления штатного расписания:

• штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
• штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

С 1 января 2013 года в связи с принятием применение унифицированных форм не является обязательным для большинства организаций. Исключение составляют . Они по-прежнему должны использовать в работе унифицированные формы в обязательном порядке.

Все остальные организации при составлении организационных и распорядительных документов вправе как продолжать использовать унифицированные формы, так и .

Такие выводы следуют из совокупности положений статей , Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются .

Составление штатного расписания

Штатное расписание – документ обезличенный. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Изменение штатного расписания

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (). Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, (), организационные или технологические изменения () и т. д.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение существенных условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно издать приказ или сотрудника, а затем заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору. В случае переименования должности работодателю необходимо внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника ( Правил, утвержденных ).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласится работать в изменившихся условиях, направьте ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья. При отсутствии такой работы – предложите вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник откажется от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформите увольнение по части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

Такой порядок предусмотрен в Трудового кодекса РФ.

В завершение процедуры внесите соответствующие изменения в утвержденное в организации штатное расписание ( указаний, утвержденных ). Внести изменения можно двумя способами:

• издать ;
• оформить в новой редакции и утвердить его соответствующим .

Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать ;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

В разделе «Общие положения» укажите:

• название должности в строгом соответствии со ;
• требования, предъявляемые к сотрудника;
• непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
• порядок назначения и освобождения от должности;
• наличие и состав подчиненных;
• порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
• перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( , ТК РФ).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России