Основные требования к организации документооборота в организациях и учреждениях. Характеристика основных документопотоков

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
Исходящие . Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
Они подготавливаются на основании внутренних документов.
Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

список исполнителей, то есть составителей;
срок исполнения;
перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
- обратный адрес есть только на нём;
- конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
- дата написания и время отправления бумаг отличаются;
- на конверте имеются пометки отправителя.
Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.
Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
- внутренняя;
- входящая;
- исходящая;
- конфиденциальная;
- коммерческая.
Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:
- для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
- коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
- фамилия и должность исполнителя;
- сроки выполнения.
Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.
Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
- текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
- предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
- итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.
Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.
Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .
Он должен соответствовать следующим требованиям:
- создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
- может быть представлен в бумажной форме;
- содержит все обязательные атрибуты;
- имеет структуру, соответствующую бумажным документам.
Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.

Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.

Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:

· Входящие документы;

· Исходящие документы;

· Внутренние документы.

Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.

Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.

Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.

В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.

Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:

· документы, которые не требуют ответа;

· документы, которые требуют ответ;

· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;

· личная переписка;

· обращения граждан.

Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:

· ответы на обращения граждан;

· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.

Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:

· приказы;

· распоряжения;

· служебные записки;

· поручения.

По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:

· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;

· на бумажных носителях;

· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.

По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:

· регламентные;

· нерегламентные.

Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.

Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.

Следующая классификация документов по сфере исполнения:

· организационно-распорядительный документ;

· справочный документ;

· научно-технический документ;

· финансовый документ;

· отчетно-статистический документ.

В зависимости от структуры бывают следующие документы:

· сложно-структурированный документ;

· простой документ.

По степени допуска к документам, бывают следующие документы:

· открытые документы;

· документы с грифом ограничения доступа.

В зависимости от происхождения бывают следующие документы:

· служебные или официальные документы;

· личные документы.

Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.

Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.

По юридической силе бывают следующие документы:

· оригинальные документы;

· отпуск;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.

Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.

Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.

Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.

Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.

Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.

По форме изложения бывают следующие документы:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые;

· примерные;

· унифицированные.

Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.

Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.

Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.

Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.

Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.

По срокам исполнения бывают следующие документы:

· без указания срока исполнения;

· срочные.

По срокам хранения бывают следующие документы:

· документы временного хранения (до 10 лет);

· документы постоянного хранения;

· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).

Выше рассмотрена полная классификация документов .

Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.

Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.

Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.

Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.

Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.

Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.

Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.

Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :

· внешний;

· внутренний.

Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.

Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.

В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :

· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;

· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;

· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.

Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.

Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:

· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .

Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .

ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .

Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.

У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.

К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:

· эффективность управления за движением документов;

· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;

· формирование архива документов.

У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :

· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;

· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;

· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;

· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;

· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;

· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.

Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.

Ведение делопроизводства в организации подразумевает не только издание документов, но и их правильное оформление. Именно от правильности оформления зависит, будет ли данный документ иметь юридическую силу или нет. Именно поэтому так важно организовать правильное ведение документооборота в организации. Давайте рассмотрим подробнее, как сделать документооборот в организации правильным, а главное, эффективным.

В данной статье мы рассмотрим:

требования к ведению документооборота;
основные правила ведения документооборота;
возможные нарушения при ведении документооборота.

Каждый руководитель организации стремится к тому, чтобы вся работа с документами осуществлялась на максимально высоком уровне. К сожалению, это невозможно, если сотрудники компании, осуществляющие оформление документов, не знают основ ведения документооборота. Поэтому давайте разберем, что такое документооборот и как его организовать.

Требования к ведению документооборота

Для начала давайте разберемся в понятиях. Документооборотом в организации можно назвать все стадии «жизни» деловой бумаги: от ее оформления и до отправления в архив. Также из самого названия процесса понятно, что подразумевается движение документа. То есть документооборот включает в себя все перемещения документа (не только внутри организации). Соответственно, ведение документооборота должно заключаться в создании слаженной работы с документами на всех этапах и во всех подразделениях организации.

Требования к ведению документооборота регламентируют всю работу с документацией. К ним можно отнести как требования по оформлению документов, так и требования к процессам ознакомления, хранения и уничтожения. Совокупность всех требований, предъявляемых в работе с документами, представляет собой основы документооборота. К примеру, единые требования к оформлению документов во всех подразделениях организации будет являться начальным этапом в построении правильного документооборота. Ведь именно на этапе оформления простая бумажка приобретает юридическую силу и становится документом, чтобы стать основой для решений, приказов, резолюций и прочих изменений в компании. Поэтому так важно не допускать на этом этапе ошибок, иначе уже с этого момента можно считать ведение документооборота неправильным.

Квалифицированное ведение документооборота в организации предполагает документирование всех вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов. Данная задача заметно упрощается, если организация внедряет систему электронного документооборота. При этом в первую очередь необходимо позаботиться о соблюдении требований нормативных актов к ведению и хранению документации.

Следует отметить, что юридическая сила любого документа обеспечивается наличием всех необходимых реквизитов. Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа, конечно же, не нужно использовать все, описанные в ГОСТ Р 6.30-2003.

Например, реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не приводится реквизит «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен и другими, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

Однако документ может содержать целый ряд дополнительных реквизитов, которые для отдельных видов документов могут становиться обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Правила ведения документооборота

Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению, хранению и отправке документов.

Негласным правилом ведения документооборота в организации является уменьшение временных затрат на обращение документа среди сотрудников. То есть с момента создания и до момента завершения задачи, по которой создан данный документ, должно пройти как можно меньше времени. К примеру, если в компании разработана новая номенклатура дел, то ее согласование, утверждение и введение должны осуществляться максимально быстро. Эффективность документооборота в данном случае можно оценить по времени, которое прошло с момента издания новой номенклатуры дел и до ее применения во всех подразделениях организации.

Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (путь документа должен быть максимально коротким – из пункта А в пункт Б без каких-либо лишних инстанций, которые лишь тормозят оборот);
исключение возвратных движений документов (подразумевает отсутствие возможных ошибок, из-за которых документ не смогут визировать, подписать, ввести в действие и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Данные правила ведения документооборота помогут создать в организации правильное движение (циркуляцию) документов без необоснованных задержек на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение этих правил позволяет значительно улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

прямоточности направления потоков документов, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Нарушения при ведении документооборота

Нарушения при ведении документооборота могут возникнуть как на этапе оформления документов, так и при непосредственном движении документа. Чтобы исключить количество возможных ошибок, необходимо заранее позаботиться о создании и утверждении инструкций, которые будут регламентировать все процессы, осуществляемые с документами. Лучше всего, когда в организации есть служба ДОУ, которая занимается организацией и ведением документооборота, а также работает над выявлением и исключением возможных ошибок.

Правильная организация и ведение документооборота позволяют создать в компании циркуляцию документов, которая осуществляется в своем ритме и по отлаженной схеме. Как правило, чем больше организация, тем больше и количество документов, а значит, возрастают и требования к ведению документооборота. Избежать большинства ошибок можно путем внедрения систем электронного документооборота. Однако следует учитывать, что данная мера эффективна в больших организациях. В маленьких компаниях же электронный документооборот будет скорее тормозить процесс обращения документов. Поэтому следует изначально задуматься о необходимости такого внедрения и о последствиях, которые оно принесет.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Общие принципы организации документооборота:

- оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

По направлению горизонтальные и вертикальные (восходящие и нисходящие) потоки. Гориз. потоки связывают организации одного уровня управления, вертик. - организации различных уровней. Восходящие потоки - это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции. Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческой системе выделяют: входящий документопоток (документы, поступающие в организацию); исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации); внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации). Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от степени регламентации функций руководителей и структ. подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.

Входящий документопоток любой организации составляют документы вышестоящих организаций, документы подведомственных организаций, документы несоподчиненных организаций и обращения граждан. Вход документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структ. подразделений, непосредственно специалистам. Маршрут движения вход документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Порядок операций по работе с вход документами: получение, регистрация и учет, ознакомление, рассмотрение (резолюция), передача на исполнение, копирование, контроль за прохождением и сроками исполнения документа, хранение документа в процессе исполнения, списание в дело, поиск.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исход документы могут создаваться как инициативные или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Технология работы с исх. документами предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутр. относятся организационные документы, определяющие задачи, функции предприятия в целом, а также его структ. подразделений, компетенцию, права и обязанности долж. лиц - положения, уставы, долж. инструкции, правила.

Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распор документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения.

Наиболее нерегламентированны маршруты движения именно внутр. документов. Исключение составляют распор документы, движение которых строго упорядочено.

Порядок операций по работе с исх. и внутр. документами совпадает: составление, оформление, согласование, подписание (утверждение), регистрация и учет, копирование, передача на исполнение или отправка адресату.

В ООО «ДВМ - Энтертейнмент» процесс движения документации регламентирован в соответствии с особенностями осуществляемой предприятием деятельности - оптовой и розничной торговлей. В процессе документооборота бухгалтерская и кадровая службы тесно взаимодействуют между собой, т.к. именно с их деятельностью связан наибольший объем поступающих в организацию документов. Кадровая документация - основа для составления учетной. Следовательно, очень важно чтобы документооборот между подразделениями был упорядочен. Кадровая служба предприятия составляет документацию, в дальнейшем передавая ее на бухгалтерию.

В своей деятельности компания руководствуется норами действующего законодательства РФ, т.е. создание первичной учетной документации, порядок и сроки ее передачи для отражения в учете устанавливаются графиком документооборота предприятия. График документооборота составлен с учетом должностных обязанностей сотрудников и визируется приказом руководителя предприятия (Приложение 6). Перед утверждением документа с проектом графика ознакомили работников, которых касается его содержание:

- главного бухгалтера;
- штатных бухгалтеров;
- менеджеров предприятия;
- сотрудников отдела кадров.

Данный документ закрепил сроки и ответственных исполнителей по каждому виду документа. Внедрение графика позволило повысить эффективность управления всей организацией в целом, исключить дублирование документации, минимизировать ошибки при ее заполнении(Приложение 7).

Первичная документация принимается к учету только при условии составлении документа по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.

Внедрение графика документооборота позволяет повысить эффективность управления всей организацией и кадровой службой в частности, избежать дублирования документов и улучшить качество функционирования подразделений.

Важным этапом документооборота является экспертиза практической ценности документов предприятия.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения. Как правило, обязанность сдавать документы в госархивы, возложена на государственные и муниципальные организации. Однако некоторые негосударственные предприятия, с которыми заключены соответствующие соглашения, также должны это делать. Это, так называемые источники комплектования архивов. Перечни таких предприятий определяются в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341-1 и Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552.

Для проведения процесса экспертизы требуется создание экспертной комиссии. Она формируется из числа работников предприятия, на основании распоряжения руководителя. Критерием для выбора членов комиссий является на основе их образование и квалификация, минимальный состав участников - 3 человека. В своей работе экспертная комиссия руководствуется Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Комиссия просматривает и сортирует документацию, определяя перечень документов на хранение или уничтожение. Итогом работы комиссия должна стать группировка имеющихся документов на 4 категории:

· документация для постоянного хранения;
· документы для временного хранения (свыше 10 лет);
· документация для временного хранения (до 10 лет);
· бумаги, которые подлежат уничтожению, т.к. их срок хранения истек.

Дела срок хранения, которых превышает 10 лет, находятся в архиве предприятия, но если документы представляют научную историческую или культурную ценность, то организация обязана передать их по описи в государственный архив на ответственной хранение.

Дела срок хранения, которых не превышает 10 лет, архивируются организацией, а по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документации оформляется актом (Приложение 5). Уничтожение дел с грифами «Конфиденциально», «Секретно», «Для служебного пользования», осуществляется на основании специальной инструкции.

При хранении документов в собственном архиве предприятия для учета затрат на систематизацию и передачу дел используется счет 26 «Общехозяйственные расходы», в налоговом учете при формировании налоговой базы по налогу на прибыль данные издержки относятся к категории прочих расходов связанных с производством и реализацией продукции.

В учете отражается следующая корреспонденция:

Д 26 К 60 - приняты к учету затраты на коммунальные услуги в помещении архива;

Д 19 К 60 - выделена сумма НДС по коммунальным платежам;

Д 60 К 51 - перечислены с расчетного счета деньги в счет оплаты коммунальных услуг;

Д 68 субсчет «Расчеты по НДС» К 19 - принята к вычету сумма НДС по коммунальным платежам;

Д 26 К 70 - начислена зарплата штатным архивариусам;

Д 70 К 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» - удержан НДФЛ;

Д26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным бюджетом» - начислены страховые взносы в части федерального бюджета РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с фондом социального страхования» - начислены страховые взносы, перечисляемые в ФСС РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с федеральным фондом обязательного медицинского страхования» - начислены страховые взносы в ФФОМС РФ;

Д 26 К 69 субсчет «Расчеты с пенсионным фондом» - начислены взносы в ПФ РФ.

При передаче документации в государственный или муниципальный архив на хранение затраты отражаются в учете следующими проводками:

Д 97 К 76 - учтена стоимость услуг сторонней организацией по хранению документов;

Д76 К 51 - оплачены услуги сторонней организации.

Д 26 К 97 - списана часть затрат на хранение документов, относящаяся к текущему месяцу.

т.к. срок хранения документов составляет длительный период времени, то затраты отражаются на счете 97 «Расходы будущих периодов», а в дальнейшем ежемесячно списываются на издержки организации равными долями.

Сроки хранения документации определены в ст. 17 Закона № 129-ФЗ Федеральный закон о бухгалтерском учете№129 -ФЗ от 21.11.1996 г. (в ред. Федерального закона от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

Также при формировании дел необходимо руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В таблице 2.6 указаны сроки хранения первичной учетной документации.

Таблица 2.6 Сроки хранения первичной учетной документации

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.)		Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Путевые листы	Не менее 5 лет	Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников	Не менее 75 лет	Пункт 153 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий, а при отсутствии лицевых счетов -- не менее 75 лет	Пункт 155 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Исполнительные документы	Не менее 5 лет	Пункт 162 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.)	Пункт 163 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков	Пункт 165 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации	До ликвидации организации	Пункт 166 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты)	Не менее 5 лет	Пункт 167 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене	Пункт 179 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами	До ликвидации организации	Пункт 181 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий)	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 192 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций

Немаловажной является информация по контрольно-кассовой технике, используемой в организации, сроки ее хранения представлены в таблице 2.7.

Таблица 2.7 Сроки хранения документации по ККТ

Сводная отчетность организации - баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговые декларации также имеют свои сроки хранения таблица 2.8.

Таблица 2.8 Сроки хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ И УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

Годовая бухгалтерская отчетность	Не менее 10 лет	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Сводная годовая бухгалтерская отчетность	До ликвидации организации
Квартальная бухгалтерская отчетность	Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности -- не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним	До ликвидации организации	Пункт 136 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.)	Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики	Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз	Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
ОТЧЕТНОСТЬ ПО НАЛОГАМ (СБОРАМ) И ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ИСЧИСЛЕНИЯ НАЛОГОВ (СБОРОВ)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 10 лет	Пункт 170 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации)	Не менее 1 года (при отсутствии квартальных -- не менее 5 лет)
Счета-фактуры	Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий	Пункт 150 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Книги покупок, книги продаж	Не менее полных 5 лет с даты последней записи	Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль	Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет	Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН	Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ

Отдельная группа отчетной документации - статистические отчеты, они также имеют сроки хранения, таблица 2.9.

Таблица 2.9 Сроки хранения статистической отчетности

Вид документов	Срок хранения	Норма законодательства
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	Не менее 10 лет	Пункт 199 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы	До ликвидации организации
Полугодовые статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых -- не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы	Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых -- не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы	Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных -- не менее 10 лет)

Бухгалтерская служба предприятия несет ответственность не только за составление и правильность оформления документа, но и за сохранность его в течение определенного времени. В случае наступления чрезвычайной ситуации (потопа, пожара, взрыва) необходимо принять все возможные меры по сбору дубликатов: копии платежно-расчетных документов можно запросить в банке, входящие товарные накладные, акты и счета фактуры у поставщиков продукции и т.д. Для предотвращения утери данных следует делать цифровые архивы баз данных на внешних носителях.

Помимо этого бухгалтерская служба обязана хранить документацию таким образом, чтобы исключить факты искажения данных (приписок, подчисток и т.д.).

В случае изъятия документации, в соответствии с действующим законодательством, главный бухгалтер или лицо его, замещающее, с разрешения представителя изымающего органа может снять копии документов с указанием даты и основания изъятия.

В целом документооборот ООО «ДВМ-Энтертейнмент» отвечает принципам рациональности и своевременности документирования, последовательность при отражении их в учете, совершенствование документооборота.

Возможно, будет полезно почитать: