Особенности формирования дел в организации. Правила формирования различных категорий документов в дела

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дело помещаются документы, закрытые в делопроизводстве, т.е. работа по ним завершена. По мере исполнения документы раскладываются лицом, ответственным за эту работу, только в те дела, которые заведены для них номенклатурой дел. Подшивку документов в дело следует производить в тот же день к концу рабочего дня. Исполненные документы, подшиваемые в дело, должны иметь отметку об исполнении.

2. В дело подшиваются по одному экземпляру каждого документа.

3. Дела ведутся в пределах календарного года (с января по декабрь). Исключение составляют дела, переходящие на другой год, например: личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении); документы, отражающие работу постоянных комиссий; судебные дела; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). Плановая и отчетная документация независимо от времени ее составления помещается в дело того года, к которому она относится, например, отчет за 2013г, составленный в 2014г., помещается в дело 2013г.; план на 2015г, составленный в 2014г., помещается в дело 2015г.

4. В одно дело не подшиваются документы постоянного и временного сроков хранения, они формируются в разные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле – регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения.

5. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем документам, к которым они относятся. Дополнения должны иметь документационный вид. В случае, когда число приложений насчитывает большое количество, они могут формироваться в самостоятельные дела. Например, протоколы заседаний коллегии за год объединяются в одно дело, а документы к этим протоколам – в другое дело.

6. Документы, находящиеся в деле, должны быть подлинными. Копии подшиваются в том случае, если они оформлены в установленном порядке: на них есть визы, резолюции и другие служебные отметки. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные, возвращаются на доработку. Документы, подлежащие возврату, черновики (за исключением черновых экземпляров особо ценных документов), варианты, размноженные копии в дело не помещают.

7. Если появились документы, на которые номенклатурой не предусмотрено соответствующее дело, то на них заводится самостоятельное дело, название которого записывается в номенклатуру под резервным номером.

8. При большом количестве документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации по хронологии или узким вопросам (например, при большом количестве контрактов их можно разделить на несколько дел: «Контракты по доставке леса», «Контракты по доставке стройматериалов» и т.п. Одно большое дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки»).

9. Если в деле имеются особо ценные документы или документы-приложения к основному документу, наличие которых не может быть определено по заголовку дела, к заголовку составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки. В аннотации сначала указывается вид документа, затем поясняется, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание. Например, в деле «Годовой отчет работы кафедры за 2013/2014 учебный год» может присутствовать аннотация: «К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития кафедры с момента создания ее в 2000г».

10. Внутри дела документы размещаются в обратном хронологическом порядке.

Кроме общих правил формирования дел, существуют правила формирования конкретных дел:

1. Распорядительные документы подшиваются строго по хронологии. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

2. Документы по личному составу предприятия формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Личные дела, личные карточки уволенных и невостребованные трудовые книжки систематизируются строго по алфавиту. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документов располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Документы, имеющие порядковый номер (квитанции, накладные), группируются в нумерационном порядке.

4. В переписке документ-ответ будет подшит за документом-запросом, хронология, таким образом, соблюдается по инициативным документам.

5. Устав и другие учредительные документы формируются в отдельное дело.

6. Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания советов директоров.

7. Контракты предприятий делятся на две группы, каждая из которых хранится в разных делах: коммерческие контракты и трудовые контракты.

8. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Формирование дел заканчивается по завершении года, когда подшиты последние документы за прошедший год, после чего дела еще год хранятся в структурных подразделениях.

9.3. Система хранения документов.

Подготовка дел к сдачи в архив учреждения для их последующего хранения и использования – это завершающая работа с документами в делопроизводстве. Организация хранения осуществляется централизованно и децентрализовано, однако наиболее часто используется смешанная система хранения документов. Специфика этой работы определяется характером документов, их ценностью, которая влияет на определение срока хранения документов и соответственно формы хранения.

Срок хранения любого документа всегда начинает отсчитываться с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, для документов делопроизводства 2014г. срок хранения начнется с 2015г.

Различают три формы хранения документов:

· оперативное;

· длительное;

· постоянное.

Оперативное - текущее, временное хранение документов сроком до 10 лет. Данные документы хранятся централизованно в канцелярии, секретариате или в другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях в рабочих комнатах, или в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы должны хранится в специальных папках в запирающихся шкафах или сейфах в вертикальном положении корешками наружу. На корешке каждого дела указывается его номер по номенклатуре, сама же номенклатура дел прикрепляется к внутренней дверце шкафа. Распорядительные документы, переписка руководства и важнейшие внутренние документы могут хранится отдельно в секретариате руководства или в канцелярии. В небольших учреждениях все дела могут хранится централизованно у секретаря.

В течение делопроизводственного года сотрудники делопроизводственной службы могут беспрепятственно пользоваться документами в любое время. Другие сотрудники получают доступ к хранящимся документам только по разрешению руководства. Документы могут быть выданы лицом, ответственным за формирование и хранение дел. На место выданного документа вкладывается лист-заместитель, в котором указывается, какой документ, кому, когда и на какой срок выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. Изымать и выдавать документы из дел можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения (бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера). На выданное дело заполняют лист заместитель, где указываются структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дата выдачи и возвращения, фамилия и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. В случае выдачи дела целиком составляется лист-заместитель, в котором указывается индекс дела, дата и срок выдачи, кому выдано дела, расписка в его получении.

Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

Ответственность за сохранность документов, находящихся в организации, несет ее руководитель, а также заведующий канцелярией, секретарь. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов, находящихся в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

По истечении оперативного срока хранения документы в делах пересматриваются и группируются: одна часть документов подлежит уничтожению, другая – передаче в ведомственный архив.

Работа по подготовке дел к передаче в архив включает:

· экспертизу научной и практической ценности документов

· соответствующее оформление дел

· описание документов постоянного и долговременного хранения

· передачу дел в архив учреждения, т.е. ведомственный архив, который осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи определенной их части на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов производится в три этапа:

1. при составлении номенклатуры дел определяются сроки хранения создаваемых документов;

2. подготовка документов к сдаче в архив организации;

3. уточняется ценность документов для передачи на постоянное хранение из ведомственного архива в государственный.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в каждой организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии. Возглавляет экспертную комиссию руководитель организации или его заместитель. В состав комиссии входят от трех до шести человек (как правило, это заместитель руководителя, юрист, сотрудник отдела кадров, бухгалтерии, заведующий канцелярией, заведующий архивом организации и др.). Комиссия заседает примерно два раза в год. Это коллегиальный орган, поэтому заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии, утверждает руководитель организации. Функции экспертной комиссии определены в правилах, которые разработаны государственным архивным учреждением (Положение об экспертной комиссии, Положение о Центральной экспертной комиссии).

Основными задачами работы экспертной комиссии являются:

· рассмотрение порядка оформления номенклатурных дел в организации и ее структурных подразделениях;

· организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

· рассмотрение годовых описей документов и дел, оформленных на постоянное хранение;

· рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

· решение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

· подготовка и внесение на рассмотрение предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

· рассмотрение перечня документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству.

Подготовка дел к их сдаче в архив осуществляется в два этапа. На первом этапе происходит сдача дел в ведомственный архив, на втором этапе осуществляется подготовка документов постоянного срока хранения к сдаче в государственный архив. Дела постоянного и длительного сроков хранения подлежат полному оформлению.

Они должны быть оформлены следующим образом:

1. Документы в деле должны быть расположены в хронологическом порядке.

2. Необходимо произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором.

3. В конце дела должен быть подшит заверительный лист (рис. 9.4.) с заверительной надписью, которая составляется с целью учета количества входящих в дело документов (указывается количество пронумерованных листов дела цифрой и прописью). Отдельно через знак «+» указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

4. Для дел, содержащих специфическую документацию (особо ценные, личные документы, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется и систематически ведется внутренняя опись, помещаемая в начале дела. В нее вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса, даты, краткого содержания и номера листа).

5. Дело должно быть переплетено или подшито в четыре прокола.

6. Обложка дела должна быть оформлена строго по стандарту. На ней необходимо дополнительно указать количество листов согласно заверительному листу, уточнить заголовок и крайние даты дела, поместить архивный шифр дела. Шифр ставится в верхнем правом и левом нижнем углах обложки и состоит из номера архивного фонда, номер описи, номера дела по описи. Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных Центральной комиссией (экспертной комиссией учреждения), согласованных с экспертной комиссией соответствующего учреждения, государственной архивной службой и утвержденных ими, а также руководителем учреждения (до этого он проставляется карандашом). Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива.

Рис. 9.4. Образец оформления листа-заверителя дела.

По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные и подготовленные к сдаче в архив, вносятся в описи.

Опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (оформленных дел), раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет, кроме того, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно- справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения за один год. Она оформляется отдельно на дела постоянного и длительного сроков хранения и на дела по личному составу. Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке. Если готовят дела за несколько лет, то сначала их располагают по годам, а в пределах года – по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически структурной. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в ней документов. При систематизации дел необходимо пользоваться номенклатурой дел.

По каждому делу в опись вносятся порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, в том числе аннотация, даты дела, количество листов, примечания. В описи дел со сроком хранения более 10 лет перед примечанием имеется графа «срок хранения дела». Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они систематизированы. Каждое дело в описи получает свой номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки также включается в опись.

На предприятиях, не имеющих структурных подразделений, составляются общие описи. В крупных организациях описи составляются на дела каждого структурного подразделения в отдельности. Опись подписывается руководителем делопроизводственной службы, проставляются визы экспертной комиссии и архивной службы, после чего она утверждается руководителем учреждения (рис. 9.5.). Последняя часть описи – расписка службы делопроизводства в сдаче дел и расписка сотрудника архива в принятии дел.

Рис. 9.5. Образец оформления описи.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяются сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в архив. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники службы ДОУ обязаны их устранить. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.

Дела принимает заведующий архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника службы ДОУ, сдающего дела. Сдача дел в архив проводится по графику, составляемому заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения. Передача дела производится по описи, и в обоих ее экземплярах напротив записи о передаваемом деле делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также ставятся подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Сдача дел в архив оформляется актом в двух экземплярах. Экземпляр акта и два экземпляра описи дел передаются в архив. Один экземпляр акта и один экземпляр описи дел передаются в службу ДОУ.

Дела, не подлежащие сдаче в архив, подвергаются уничтожению. Акт об уничтожении документов (рис. 9.6.) рассматривается на заседании экспертной комиссии организации, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой дел, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводятся только одновременно с рассмотрением и утверждением описи дел постоянного хранения за тот же период. В акте не требуется перечислять заголовки всех дел, в него могут включатся обобщенные заголовки, например: Переписка отдела за … г., при этом необходимо указывать, сколько папок уничтожается. В конце делается запись: Итого: … дел за … год.

Рис. 9.6. Образец оформления акта об уничтожении документов.

Введение

Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дела формируются все документы, отложившиеся в процессе деятельности организации (входящие, исходящие и внутренние). Дела в организации заводятся, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели. Документы в них подшиваются по мере создания (получения) и исполнения.

Где должны вестись дела в организации и кто отвечает за правильное формирование дел? Ответ на этот вопрос зависит от принятой в организации системы делопроизводства.

Основная часть

В небольших, как правило, бесструктурных организациях применяется централизованная система делопроизводства, при которой дела оформляются, ведутся и хранятся в одном месте (например, у секретаря). При децентрализованной системе делопроизводства, применяемой в большинстве организаций, дела оформляются, ведутся и хранятся в структурных подразделениях. Перечень дел, которые заводятся в структурных подразделениях, закрепляется в номенклатуре дел организации.

Формированием дел в структурных подразделениях занимаются ответственные за делопроизводство лица, назначаемые руководителями этих подразделений. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (канцелярией, секретарем и др.) или лицом, ответственным за делопроизводство.

При формировании дел необходимо соблюдать ряд общих правил.

1. В дело должны помещаться только исполненные документы. Неисполненные документы должны храниться в рабочей папке исполнителя.
2. В дело следует помещать только те документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре. Например, в дело под заголовком «Переписка об аттестации и установлении квалификации работникам государственных архивов» не могут включаться письма, связанные с решением других вопросов, даже кадровых (например, переписка об учете и распределении кадров, о направлении на работу молодых специалистов и т.д.). Для этих документов должны заводиться отдельные дела.
3. Приложения должны формироваться в дела вместе с основными документами, к которым они относятся. При большом объеме приложений их допускается группировать в отдельные тома.
4. Документы постоянного и временного хранения должны группироваться в дела раздельно. Например, в разные дела будут формироваться:
- · приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно или 10 лет), по личному составу 75-летнего срока хранения, по личному составу 3-летнего срока хранения;
- · годовой, квартальные и месячные отчеты по кадрам;
- · первые экземпляры приказов по личному составу и копии приказов по личному составу и т.д.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы следует перегруппировывать в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

1. В дело должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел.
2. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
3. Дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см). Если количество листов в деле превышает эту цифру, то дело разбивается на тома.
4. Документы внутри дела следует располагать в хронологической или вопросно-логической последовательности и в их сочетании. Хронологическая последовательность означает, что документы в деле располагаются в порядке возрастания дат. Например, в дело с перепиской по учету и распределению кадров, которое ведется в отделе кадров, первым должен быть подшит документ, датированный январем, под ним - датированный февралем, мартом, апрелем и т.д.

Однако в процессе ведения дела удобнее подшивать документы в обратном порядке по мере их поступления: вначале более ранний, сверху - следующий по хронологии и т.д. Такой порядок допускается при формировании дела в течение года. По окончании делопроизводственного года дела временного срока хранения (до 10 лет включительно), которые не передаются на хранение в архив организации, можно оставлять в таком виде. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, которые подлежат передаче на дальнейшее хранение в архив организации, по окончании делопроизводственного года необходимо переформировать в соответствии с установленными требованиями.

Вопросно-логическая последовательность предполагает группировку в деле документов, связанных с решением одного вопроса. Например, в деле с перепиской вместе должны быть подшиты письмо-запрос и письмо-ответ независимо от того, включались ли в это дело еще какие-либо документы в период между отправкой запроса и получением ответа. Если переписка по этому же вопросу продолжалась в течение года, то все соответствующие письма должны быть подшиты вместе с первоначальным запросом и ответом.

Как правило, при формировании дел применяется комбинированный вопросно-хронологический принцип.

Формирование в дела некоторых видов документов имеет свои особенности. дело документ отчет формирование

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Приказы по личному составу группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

Протоколы (например, заседаний квалификационной комиссии, аттестационной комиссии и др.) располагаются в хронологическом порядке по номерам, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). При большом объеме таких документов их группируют в отдельное дело и систематизируют по номерам протоколов заседаний.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. В крупных организациях с большим количеством работников и структурных подразделений лицевые счета могут формироваться в дела в пределах года по структурным подразделениям, а в них - по алфавиту фамилий.

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы) и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в хронологическом или алфавитном порядке. При этом отдельно группируются предложения и заявления по улучшению работы организации (документы постоянного срока хранения) и заявления по личным вопросам (срок хранения - 5 лет).

Каждое заявление (жалоба) и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

Дела с перепиской формируются в логически-хронологической последовательности. Запрещается формировать переписку в два дела по принципу «Входящие документы» - «Исходящие документы».

Уже отмечалось, что дела в организации заводятся, как правило, в начале делопроизводственного года. Вместе с тем может возникнуть ситуация, когда в течение года (например, в марте, июле и т.д.) появляется новая группа документов по какому-либо вопросу, а в номенклатуре дел соответствующее дело не предусмотрено. В этом случае независимо от времени появления документов заводится новое дело, а в номенклатуру дел вносится соответствующее дополнение.

Рассмотрим пример. В отделе кадров организации традиционно, из года в год, велись дела с перепиской под заголовками: «Об аттестации и квалификации работников» и «О приеме, распределении, учете кадров». Соответствующие дела были включены в номенклатуру дел на 2002 г. и заведены в делопроизводстве. Однако в июле 2002 г. в связи с необходимостью переподготовки и повышения квалификации работников организации отдел кадров начал переписку с заинтересованными лицами по указанному вопросу. В этом случае в отделе кадров должно быть заведено новое дело под заголовком «Переписка о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров». Подшивка документов по этому вопросу в заведенные ранее два дела не допускается. Заголовок вновь заведенного дела вносится в номенклатуру дел организации в раздел «Отдел кадров» под резервным индексом.

По окончании делопроизводственного года сформированные дела хранятся в структурных подразделениях вплоть до передачи их в архив организации или уничтожения.

Заключение

дело документ отчет

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости-- и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо:

соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать его в документы одного календарного года;

исключение составляют: переходящие; судебные; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, документы депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.; дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Используемая литература

1. Рубрика «Делопроизводство» А.Е. Рыбаков
2. http://pravo.kulichki.com/dop/otdk/otdk1366.htm

На этапе подготовки документов к сдаче в архив одновременно в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. Как правило, внимание обращается также на правильность оформления дел в текущем делопроизводстве.

Формирование дел – это процесс группирования исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов внутри дела. Обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Исключение составляют небольшие организации, где формирование дел может происходить централизованно. В этом случае ответственность за процесс формирования может быть возложена на одно должностное лицо, ответственное за делопроизводство (к примеру, секретаря). Соблюдение правил оформления дел поможет в случае необходимости оперативно найти понадобившийся документ и обеспечить сохранность дел в будущем.

Формирование нового дела (за исключением специфичных сфер деятельности, где дела могут носить преходящих характер – судебно-следственного производства, документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и проч. происходит в начале делопроизводственного года.

«?» Вспомните, то такое делопроизводственный год. Чем он может отличаться от календарного?

«Основными правилами работы архива организаций» предусмотрено частичное и полное оформление дел. Частичному оформлению дел подлежат дела со сроком хранения до 10 лет, а также дела, находящиеся в текущем делопроизводстве. Частичное оформление дела предполагает соблюдение неполного состава требований: документы помещаются в одну папку согласно требованиям формирования дела, на обложке дела заполняются основные графы (за исключением сведений о государственном архиве), документы располагают в обратной хронологической последовательности (см. ниже), дело не сшивают, не указывают в нем заверительной надписи, оно может содержать металлические скобки, листы не нумеруют.

Состав требований, предъявляемых к полному оформлению архивного дела, расширен: после надлежащего оформления дело будет храниться долгое время или постоянно. Его формируют по результатам экспертизы ценности при последующей передаче его в архив предприятия или на государственное хранение. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

«Правилами…» предусмотрены следующие требования по полному оформлению архивного дела:

В дело группируют только исполненные документы;

В дело, как правило, помещают один экземпляр (оригинал) документа;

Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, располагают вместе (например, если идет о подготовке одного расширенного совещаний, проведения конференции, подготовки и реализации одного проекта и т.п.);

Документ помещают в дело вместе с его приложениями; приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

В дело, как правило, помещают документы с одним сроком хранения. Иначе говоря, нельзя помещать под одну обложку документы временного и постоянного сроков хранения. Переписку группируют, как правило, за календарный год и систематизируют в хронологической последовательности. Если переписка продолжается по вопросу, который начался в предыдущем году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности предприятия переписка может группироваться также за один учебный год, театральный сезон и проч. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см

В процессе формирования дела важно также соблюдать соответствующий порядок расположения документов:

По хронологическому принципу: дата принимаемого документа определяется по дате поступления в организацию, отправляемого исходящего – по дате отправки в другую организацию; личные дела сотрудников формируются по мере поступления документов);

В алфавитном порядке (по алфавиту получателя или автора письма);

По вопросно-логическому принципу: внутри каждого дела могут располагаться документы, относящиеся к одному вопросу, в прямом хронологическом порядке: например, конкурсные заявки располагаются в одном деле по алфавиту (фамилиям участников конкурса), внутри каждой заявки документы формируются по заранее утвержденному списку, или по хронологии).

! Важно помнить,что при формировании дел документы располагаются либов обратной (от документа самого «позднего» по дате к самому раннему), либо прямой (от самого «раннего» к самому «позднему») хронологической последовательности. Документы дела в текущем делопроизводстве, или дел с небольшим сроком хранения формируют в обратной хронологической последовательности, в остальных же случаях - в прямой последовательности.

Ряд требований, связанных с оформлением дела, соблюдается еще на стадии текущего (делопроизводственного) хранения, например, если речь идет об оформлении обложки дела. В отличие от дела с частичным оформлением (до 10 лет хранения), в архивном деле заполняют все графы обложки: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывают новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключают в скобки.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома или части выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. В случае, если архивные дела будут передаваться на государственное хранение, необходимо заполнить соответствующие графы обложки, в том числе, наименование государственного архива, в который дела организации будут приняты, коды архива и организации.

«!»Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, поскольку они уже отражены в заголовках дел .

В процессе оформления обложки дела важно верно определить крайние даты дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы его заведения и окончания. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... годы».

Крайние даты дел будут разными для каждого вида документов:

Для дел, содержащих организационно-распорядительную, и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.) – даты регистрации или составления самого раннего и самого позднего документов;

Для дел, состоящих из нескольких томов (частей) – крайние даты документов дела;

Для журналов регистрации распорядительных документов – точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

При оформлении архивного дела в самом его начале помещают внутреннюю опись документов . В конце ее делается итоговая запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Подписывает опись ее составитель.

Пример 4. Форма внутренней описи документов дела

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Обратите внимание на графу «Примечание»: в ней, как правило, отмечают все изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) и делают ссылки на соответствующие акты.

При оформлении архивного дела правильно соблюдать нумерацию листов. Полное оформление дела, как уже было отмечено выше, предусматривает нумерацию документов:

Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов и листа заверителя нумеруют отдельно;

Листы каждого дела, состоящего из нескольких томов или частей, нумеруют по каждому тому или части;

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа;

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правой части верхнего поля листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивают и нумеруют как один лист;

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно;

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером – каждое вложение в конверте;

Если в дело подшиваются документы с собственной нумерацией листов, (включая печатные, типографские издания), нумеруют в общем порядке: иными словами, если собственная нумерация таких документов не совпадает с общей нумерацией дела, их следует перенумеровать. При этом недопустимо стирание, заштриховывание предыдущей нумерации: ведь документы, помещенные в дело постоянного или долговременного хранения, не должны подвергаться механическим манипуляциям. С другой стороны, если нумерация таких документов соответствует порядку расположения листов в деле, ее оставляют прежней. Если в деле допущено большое количество ошибок при нумерации, проводят перенумерацию. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. Литерный лист – это лист с добавлением буквы (от лат. litera-буква). Допустим, если нумерация листов под одним и тем же номером прошла дважды, второй лист нумеруют с буквой. Пример: 12, 12 А, 13, 13 Б и проч. Литерных листов не должно быть много, иначе потребуется перенумеровывать все дело. Вопрос о включении в дело литерных листов, их количестве необходимо решать с государственным архивом, источником комплектования для которого и является организация.

В конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывают количество прошитых и пронумерованных, попущенных или литерных листов, и особенности физического состояния дела.

«!» Внутренняя опись и лист-заверитель дела составляются на листе формата А 4; Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела

Пример 5. Форма листа-заверителя дела

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Похожая информация.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

2) наименование структурного подразделения;

3) номер (индекс) дела;

4) заголовок дела;

5) дата дела (тома, части);

6) количество листов в деле;

7) срок хранения дела;

8) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

1) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

2) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

3) номер дела – это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

4) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

5) дата дела – это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архива.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. Заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) сроков хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Образцы обложки дела, внутренней описи дела и листа заверителя дела приведены в приложении.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист – заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74–76.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Централизованное и децентрализованное формирование дел в организации

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т.п.) или децентрализованно – в структурных подразделениях. Практика показывает, что дела формируются, в основном, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Организационно-распорядительные документы, формы их регистрации (учета), сводная текстовая и статистическая планово-отчетная документация, переписка и другие документы по вопросам основной деятельности формируются в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т.д.).

Формированием дел в структурных подразделениях организации занимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется службой ДОУ.

Руководитель архива организации или ответственный за архив оказывает необходимую методическую помощь работникам структурных подразделений в формировании дел, а также проводит проверки правильности формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Правила формирования дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

включать в дело по одному экземпляру документа;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Обратите внимание! ДЕЛО не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см. В случае, если корешок дела превышает 4 см, документы дела разбиваются на тома. Индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или сочетании.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию в логической последовательности освещали определенные вопросы.

Дела заводятся по хронологическому, тематическому признаку или их сочетанию. Входящие документы располагаются по датам поступления, исходящие – по датам отправления или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Группировка в дела отдельных видов документов

Нормативные правовые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах одного календарного года. Не допускается формировать в одно дело разные виды распорядительных документов, например приказы, распоряжения и указания. Каждый вид распорядительного документа формируется в самостоятельное дело со своей валовой нумерацией и, соответственно, подлежит регистрации в самостоятельном журнале (книге).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, имеющие согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнал, книга, картотека).

Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. При этом следует помнить, что запрещается группировать в одно дело документы с разными сроками хранения.

В соответствии со ст. 19б Перечня типовых управленческих архивных документов образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:

о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении;

аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов);

изменении фамилии;

поощрении, награждении;

оплате труда, премировании, различных выплатах;

всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусках по беременностям, родам, уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы);

дежурствах по профилю основной деятельности;

длительных внутрироссийских и зарубежных командировках, командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы:

о дисциплинарных взысканиях;

ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках;

дежурствах;

краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Практика использования документов по личному составу показывает, что при значительных объемах приказов по личному составу, имеющих 75-летний срок хранения, целесообразнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, следует отдельно группировать в дела приказы о приеме, перемещении, совмещении, переводе и увольнении работников, т.е. связанных с их трудовым стажем, и отдельно – приказы о премировании, поощрении и других выплатах, в которых содержатся сведения о заработной плате. При этом в каждом деле приказы должны иметь самостоятельную валовую нумерацию.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами (приказами, распоряжениями, решениями, постановлениями и т.п.), группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по датам их составления и в порядке возрастания их номеров. Имеющиеся приложения к протоколам формируются в одно дело, т.е. вместе с протоколами. В случае большого объема приложений к протоколам приложения формируются в отдельные дела по датам протоколов и их номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и систематизируются следующим образом:

внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета (личный листок по учету кадров) и дополнение к нему;

автобиография, резюме;

документы об образовании;

заявление о приеме на работу;

приказ (распоряжение) о приеме на работу;

трудовой договор;

договор о материальной ответственности (при его наличии);

копии приказов (распоряжений) о перемещении, совмещении, переводе, аттестации, повышении квалификации, установлении окладов, отпусках без сохранения содержания, уходу за ребенком и др.;

дополнительные соглашения к трудовому договору;

копии свидетельств о браке, документов о перемене фамилии;

аттестационные листы;

копии паспорта, ИНН, ПФР и иных личных документов работника;

справки о регистрации по месту жительства;

медицинские справки;

заявление об увольнении;

копия приказа (распоряжения) об увольнении.

Личные карточки работников (унифицированная форма № Т-2) формируются в самостоятельные дела по алфавиту фамилий отдельно от личных дел.

Лицевые счета по заработной плате работников располагаются в делах в алфавитном порядке фамилий.

Подготовка дел к передаче на хранение

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел организации отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документа и окончания работы с делами последние помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяется сотрудник, ответственный за сохранность документов и формирование их в дела. Руководитель подразделения обеспечивает сохранность документов и дел. С этой целью дела необходимо разместить в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Проверка наличия и состояния документов и дел

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически необходимо проводить проверку наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене лица, ответственного за сохранность документов и руководителя структурного подразделения, а также при реорганизации, ликвидации организации или его структурного подразделения.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Порядок выдачи дел и документов

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел работникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Другим организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации по акту.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель. В листе-заместителе указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения (например, приказов по основной деятельности, штатных расписаний, отчетов по основной деятельности и т.п.) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Как правило, изъятие подлинных документов производится правоохранительными, судебными и другими силовыми органами, действующими на законных основаниях. В этом случае обращающийся орган должен представить в организацию запрос, в котором должна быть ссылка на соответствующий законодательный, иной нормативный правовой акт, на основании которого документы могут быть предоставлены органу для изъятия. Изъятые подлинные документы после минования их надобности подлежат возврату организации. Организация контролирует возврат этих документов.

Возможно, будет полезно почитать: