Применять упд или старую счет фактуру. Единый документ счет-фактура и накладная: образец

Сегодня универсальными передаточными документами (УПД) пользуются уже многие налогоплательщики. Однако есть бухгалтеры, которые не доверяют новым формам и предпочитают действовать «по старинке». Что такое УПД? Когда его следует использовать? На эти и на некоторые другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ – это детище реформы налогового администрирования.

Так, чиновники ФНС России разработали документ налогового учета, который одновременно подтверждает:

· вычеты по НДС;

· расходы в целях исчисления налога на прибыль (единого налога при использовании УСН, ЕСХН).

Налоговой службой было выпущено специальное письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 . Этим документом опубликованы:

· форма универсального передаточного документа;

· разъяснения о сфере применения УПД;

Обратите внимание: форма универсального передаточного документа (УПД) имеет рекомендательный характер. Налогоплательщик не несет ответственности за ее неприменение в хозяйственной деятельности. Таким образом, организации могут использовать другие формы документов и счетов-фактур, в том числе и параллельно с УПД (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Введение УПД связано, в частности, со вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , который позволил объединить в одной форме первичный документ и счет-фактуру. Причем создавался УПД на «базе» именно счета-фактуры.

Когда можно использовать УПД

Так, например, письмо содержит, в том числе, перечень хозяйственных операций, при которых может использоваться указанная форма:

· отгрузка любого имущества (за исключением объектов недвижимости) без транспортировки и с передачей покупателю или его доверенному лицу;

· отгрузка товаров с транспортировкой и последующей передачей (в т.ч. другому перевозчику);

· передача имущественных прав и результатов выполненных работ;

· оказание услуг;

· передача товаров между участниками договоров комиссии и агентских договоров.

УПД может использоваться по различным основаниям. Так, компания должна присвоить передаточному документу определенный статус:

· «1» — УПД является счетом-фактурой и передаточным документом (актом);

· «2» — УПД – только передаточный документ (акт).

Имейте в виду: если УПД используется организацией исключительно в качестве «первички», то в нем можно не заполнять те реквизиты, которые обязательны исключительно для счетов-фактур.

Интересно также, что налогоплательщики при необходимости имеют право добавлять в форму УПД дополнительные реквизиты (см., например, письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Исправляем ошибки

В практике бухгалтерии ошибки в документах – к сожалению, не редкость.

Возникает вопрос – как исправить «технические» ошибки в УПД (например, опечатки в наименованиях, ИНН, адресах и реквизитах)?

Здесь следует руководствоваться следующими нормами:

В частности, указанные положения предписывают зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и надписать над зачеркнутыми значениями исправленный вариант. Устранение ошибки обозначается надписью «Исправлено» с указанием даты исправления и заверением подписями соответствующих лиц. Альтернативный вариант: составление нового, правильного экземпляра УПД. Документ должен иметь тот же номер, но содержать корректную информацию. Второй подход следует применять в том случае, когда ошибки были допущены в «фактурной» части УПД.

Обратите внимание: при получении покупателем некорректного УПД типа «первичка + счет-фактура», расходы можно признать на фактическую дату осуществления сделки. А вот вычетом по НДС получится воспользоваться только в том периоде, когда был получен исправленный документ.

Электронные УПД

Документы в электронном виде могут выступать полноценной альтернативой своим бумажным аналогам. Однако для этого должно быть достигнуто взаимное согласие между сторонами хозяйственных отношений, а также обеспечено соответствующее техническое обеспечение электронного документооборота.

Возможность использования электронного УПД для подтверждения налоговых расходов подтверждает и ФНС России в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 .

При этом универсальный передаточный документ должен, в частности, отвечать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» .

Интересно, что налоговые расходы можно подтвердить электронным УПД свободного формата (т.е. такого, который не утвержден специальными нормативно-правовыми актами) – письмо ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380 .

Если УПД используется и в качестве замены счета-фактуры, то при обмене электронными документами налогоплательщики следует пользоваться установленными ФНС форматами и порядком, утвержденным Минфином России (п. 1 ст. 169 НК РФ).

А так как электронный формат УПД до сих пор не разработан, те налогоплательщики, которые наладили между собой электронный документооборот, при запросах от налоговиков должны направлять в инспекции УПД на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Данный порядок Минфин России приводит, например, в своем письме от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 .

Резюме:

1. Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, подтверждающий данные налогового учета сразу по двум платежам: налогу на прибыль (единый налог по УСН, ЕСХН) и по НДС.
2. Применение универсального передаточного документа носит добровольный характер.
3. УПД может использоваться одновременно как первичный документ и счет-фактура. Или просто как первичный документ.
4. Порядок внесения исправлений в УПД аналогичен корректировкам в «первичку» и счета-фактуры.
5. В хозяйственной практике допускается применение электронных УПД. При этом следует иметь в виду ряд нюансов.

Для того, чтобы покупатель смог принять к вычету НДС, предъявленный продавцом, ему необходимо иметь счет-фактуру (п. 1 ст. 169 НК РФ). Форма счета-фактуры и правила его заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). Перечень обязательных реквизитов счета-фактуры предусмотрен ст.169 НК РФ . При этом ни НК РФ, ни Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не запрещают вводить в форму счета-фактуры дополнительные реквизиты (Письмо Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17). Учитывая, что с 01.01.2013 применение унифицированных форм первичной учетной документации (к примеру, накладной по форме ТОРГ-12) не является обязательным, ФНС разработала на основе формы счета-фактуры форму универсального передаточного документа (УПД), которая может одновременно выполнять функцию счета-фактуры и первичного учетного документа, заменяющего собой унифицированный бланк (Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Эта форма носит лишь рекомендательный характер и может использоваться организациями и ИП либо как документ, объединяющий в себе и счет-фактуру, и передаточный документ, либо только как передаточный документ. О форме УПД и некоторых вопросах его применения мы расскажем в нашей консультации, а также приведем пример заполнения этой формы.

Форма УПД: скачать

Форма УПД приведена в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ (Приложение № 1).

Скачать бланк универсального передаточного документа по форме, приведенной в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ , в формате Word можно .

А с 01.10.2017 применяется уже обновленная форма счета-фактуры (Постановление Правительства от 19.08.2017 № 981). В новой форме не только откорректированы наименования строки 8 и графы 11 счета-фактуры, но и добавлена новая графа 1а. Подробнее об этом мы рассказывали в отдельном .

Несмотря на то, что в форму УПД подобные изменения не вносились, во избежание налоговых рисков налогоплательщику необходимо самостоятельно дополнить форму УПД с учетом внесенных поправок (Письмо ФНС от14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).

Кто может применять УПД

Перечень операций, для оформления которых может использоваться УПД, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так, организации и ИП могут применять УПД для оформления, в частности, следующих фактов хозяйственной жизни:

отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю (его доверенному лицу);
отгрузка товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю (его доверенному лицу) либо иному лицу, привлеченному для транспортировки товаров;
передача имущественных прав;
передача результатов выполненных работ;
оказание услуг;
отгрузка (передача) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

При этом приведенный перечень операций, которые можно оформлять УПД, не является исчерпывающим (Письмо ФНС от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10623).

Образец заполнения УПД

Рекомендации по заполнению УПД приведены в Письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Покажем на условном примере универсального передаточного документа, используемого одновременно как счет-фактура и передаточный документ (статус УПД «1»). При этом в форму УПД был включен реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы оформить факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
день передачи имущественного права;
день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
застройщики;
компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях исчисления при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

Универсальный передаточный документ (акт) представляет собой особый бухгалтерский документ, который можно использовать для различных целей. В этом и заключается его универсальность.

Универсальный передаточный документ начал активно использоваться участниками экономических правоотношений с 2014 года, когда его использование было утверждено Федеральной налоговой службой в качестве одного из универсальных отчетных документов для правильного расчета суммы , подлежащего уплате в госбюджет.

Так как использование универсального передаточного документа возможно взамен других финансовых и платежных документов, начать использовать такой документ участники налоговых отношений могут в любой момент времени, как только у них появилась техническая возможность правильно заполнять его в зависимости от того, кем является их контрагент.

Правила заполнения

Ключевое правило заполнения УПД заключается в необходимости отобразить информацию о том, в качестве какого документа будет использоваться форма универсального передаточного документа.

Если УПД планируется использовать в качестве счета-фактуры, в статусе документа указывается цифра «1», если в качестве иного первичного платежного документа, статус УПД обозначается цифрой «2».

Исходя из того, в качестве какого документа будет использован , будут варьироваться и требования к его заполнению, однако некоторые из них являются универсальными:

наименование участников сделки (указываются данные как на продавца, так и на покупателя);
описание переданного товара (наименование или указание артикулов);
количество единиц товара, переданного от продавца к покупателю (указание в штуках, упаковках или, если речь идет о выполненных работах, квадратные метры таких работ или задействованные человекочасы);
сведения о стоимости товара (указываются в отдельных графах общая стоимость, размер НДС, подлежащий уплате, стоимость без учета НДС);
данные о лицах, отпустивших и принявших передаваемый товар.

Считаете, что вы достойны более высокой оплаты? Тогда быстрее пишите служебную записку своему начальнику. Образец вы найдете в .

Преимущества УПД

Ключевым преимуществом в использовании универсального передаточного документа является возможность использовать его в качестве различных документов, применяемых при осуществлении товарооборота.

Кроме того, универсальный передаточный документ может использоваться в качестве подтверждающего документа при подаче отчетности о доходах и уплаченных налогах в налоговые органы.

Универсальный передаточный документ также может быть использован с различными участниками экономических правоотношений ввиду того, что он включает в себя сведения, используемые в различных подтверждающих совершение сделок документах, а его форма включена практически во все электронные бухгалтерские системы.

Универсальный передаточный документ был разработан Федеральной налоговой службой в качестве документа, который может быть использован участниками налоговых правоотношений и товарооборота для замены большого количества используемых передаточных и платежных документов.

Для того, чтобы УПД отвечал целям своего создания, он должен быть оформлен в соответствии с рекомендациями Федеральной налоговой службы.

УПД (универсальный передаточный документ), образец заполнения которого приведен ниже, заменяет собой счет-фактуру, акт приемки-передачи и еще ряд первичных форм.

Хотя его применение не считается обязательным, бланк упрощает ведение учета.

Для фиксации хозяйственных операций, допускается использование бланка под названием УПД – универсальный передаточный документ, образец заполнения которого приведен далее.

Эта форма заменяет собой целый ряд первичных документов. Использовать ее необязательно, допускается внесение коррективов.

Основание для применения УПД

УПД – универсальный передаточный документ – не был утвержден распоряжением Правительства. Он был предложен налоговой службой.

Через отделения поступили разъяснения, касающиеся заполнения нового бланка.

В них, среди прочего, содержались пояснения для лиц, которые занимаются проверкой документов, основанных на этой новой форме.

С разработкой новой формы, у предприятий есть выбор – оформлять целый пакет бумаг или воспользоваться единым бланком.

УПД (универсальный передаточный документ) заменяет собой следующие формы:

счет-фактуру;
товарную накладную;
товарно-транспортную накладную.

Бланк УПД не имеет унифицированной формы. Вместе с тем он считается официальным и принимается налоговой службой.

Важно: так как применение универсального передаточного документа не является обязательным, в бланк можно вносить новые строки или корректировать параметры ячеек. Однако данные из строк удалять не следует.

Какие правила действуют при заполнении УПД

Бланк УПД можно использовать в качестве обычного передаточного документа. Он подойдет для ведения учета в компаниях, которые не выплачивают .

Чтобы указать на этот статус, в одноименном столбце отмечают цифру 2.
Если в документе нужно отразить вычет по НДС, в той же графе «Статус» отмечают цифру 1.

При постановке статуса под номером 1, образец заполнения будет выглядеть по-другому.

Обязательно внести данные в строки 1-7, которые свойственны бланку счета-фактуры.

Для статуса 2 заполнение этих полей не требуется. Там можно просто ставить прочерк.

В левой части бланка отображены 2 графы, обозначенные А и Б.

В графе А указывается порядковый номер отметки. Этот реквизит указывать необязательно. Однако, при его наличии, упрощается поиск нужной информации, а отметки ясно обозначены.
В графе Б указывается: для товаров – артикул, для услуг или работ указывается код видов деятельности ( , ОКУН). Указание этого реквизита необязательно. Но код позволяет определить вид работ с целью обозначить возможность применения налоговых льгот или специальных режимов.

Хотя заполнение вышеуказанных граф и не требуется по закону, оно полезно для удобства поиска и идентификации работ или товаров.

Инструкция по заполнению: продолжение

Строка 8 озаглавлена «Основание передачи/получения». Здесь указывается информация, характеризующая отношения между сторонами. Включается номер договора, соглашения или другого документа.
В строке 9 содержатся сведения касательно транспортировки и груза. В эти сведения включаются разные подробности перевозки: номера транспортных документов, реквизиты организации, берущей на себя затраты на перевозку. Здесь указывается информация, определяющая груз, например, масса нетто и масса брутто. Этот пункт не является обязательным для заполнения.
Строка 10 содержит сведения о лице, проводящем погрузку товара или передачу итогов работы. Вписывается ФИО, должность, в конце приводится подпись. Данные из этой строки раскрывают обстоятельства, в которых была совершена сделка. Если данный сотрудник уполномочен подписывать счета-фактуры и поставил свою подпись выше, дублировать ее не требуется. Достаточно указать только ФИО и должность.
В строке 11 указывается дата совершенной сделки или другого хозяйственного факта. Для заполнения согласно требованиям закона не обязательна. В поле вносится дата, когда это событие произошло фактически. Даже если документ оформляется 29 ноября, а погрузка товара должна состояться 30, в бланке ставится 30 ноября.
Строка 12 содержит прочую информацию о хозяйственном факте. Законом ее заполнение не требуется. Сюда вписывают реквизиты паспортов, сертификатов и тому подобных документов. Поле оформляют, когда присутствуют имеющие значение подробности, которые не вошли в УПД (универсальный платежный документ).

Важно: даты проведения сделки указываются в строках 1, 11, 16. При этом для учета продавцом ставится дата погрузки (под номером 11), а покупателем вводится дата приемки (номер 16).

К заполнению полей с датами следует подойти ответственно. Это позволит избежать споров касательно даты хозяйственного факта.

Сведения о должностных лицах, принявших участие в сделке

В следующих строках универсального платежного документа указываются данные сотрудников, уполномоченных на оформление проведенных операций.

Строка 13 указывает на должностное лицо, ответственное за проведение сделки. Вписываются его фамилия с инициалами. Также обозначается его должность, в конце ставится подпись. Если тот же самый сотрудник отвечает за погрузку товаров или занимается подготовкой счета-фактуры, повторно подпись его не ставится. Заполняются только поля для ФИО и должности. Когда за сделку по условиям организации отвечают сразу несколько сотрудников, для обозначения данных каждого из них вводится дополнительная строка, обозначить которую можно 13а, 13б и так далее.
Строка 14 содержит сведения о составителе документа, представляющего продавца. Среди прочего, можно вписать наименование субъекта и реквизиты. Помимо данных лица, ответственного за со стороны фирмы-продавца, сюда относятся данные агента или комиссионера, который от своего имени получает товар, а затем перепоручает принципалу или комитенту. Если в сделке принимает участие посредник, реквизиты договора с ним вносятся в строку 8.
В строке 15 содержатся сведения об ответственном за получение груза лице со стороны покупателя. Сведения вводятся для уточнения подробностей сделки. Вписывают должность этого лица, его фамилию и инициалы, рядом есть место для подписи.

Требования к лицам, ответственным за сделку, приводятся в Гражданском кодексе . Стоит заметить, что при наличии печати организации, строка 14 может оставаться пустой.

Указание дат со стороны покупателя

В следующих строках отражаются даты получения товаров и прочие подробности сделки.

В строку 16 вносится дата приемки. Она не может быть раньше даты составления УПД или даты отгрузки, указанной продавцом в строке 11. Фиксирует фактический момент принятия товаров или результатов работы покупателем. Хотя по законодательству заполнять данный раздел необязательно, все же внесение этих сведений рекомендовано. Наличие информации о принятии позволит избежать споров и исключит произвольную постановку даты.
Строка 17 содержит прочие подробности сделки со стороны покупателя, законом заполнение этого раздела не требуется. Сюда вносится информация о возникших претензиях или их отсутствии, а также реквизиты договоров и иных бланков, подготовленных ответственным лицом при получении товаров.

Строки 16 и 17 содержат дополнительные уточнения с позиции покупателя. Наличие полной информации позволит впоследствии избежать споров.

Заключительные строки документа

В последних строках содержатся сведения о должностных лицах, ответственных за сделку и подготовку бумаг.

В конце можно проставить печати экономических субъектов ( или ), хотя закон этого и не требует.

В строке 18 отражены сведения о лице, ответственном за оформление сделки с позиции покупателя. Вписывают ФИО и должность, затем ставится подпись. В случаях, когда тот же самый работник действует как представитель экономического субъекта (к примеру, по ) и его подпись уже стоит в пункте 15, дублировать ее не нужно. Указывают только ФИО и должность. Если же в оформлении операции участвует несколько человек, добавляют дополнительные строчки (18а, 18б и так далее), куда вносят сведения о каждом из них в отдельности.
Строка 19 содержит данные лица или экономического субъекта, ответственного за составление бланка со стороны покупателя. Это может быть сотрудник, который занимается бухгалтерским учетом. Если в документе уже проставлена печать с полным названием субъекта, ответственного за составление бланка, повторное введение данных не требуется.

В конце остается место для печати. Не является обязательным для заполнения разделом.

Важно: как показывает , если все обязательные реквизиты внесены в бланк, отсутствие печати не может стать основанием для отказа принятия документа в налоговой службе.

Отличительные особенности заполнения УПД

Некоторые строки содержатся в УПД, но их нет в счете-фактуре. Здесь нужно руководствоваться правилами по заполнению именно универсального передаточного документа и образцом заполнения.

Например, строка 14 оформляется лицом, передающим товары или результаты выполненной работы.

А в строке 19 указываются данные работника, осуществляющего приемку.

Чтобы обозначить сотрудника, ответственного за погрузку товара, продавец заполняет поля под номерами 10 и 13.

При этом в десятой строке может быть указано лицо, которое не отвечает непосредственно за оформление сделки. В частности, это может быть кладовщик.

То же самое относится к заполнению строк под номерами 15 и 18, отведенных для покупателя.

Важно: в универсальном передаточном документе должны быть отражены данные директора и главного бухгалтера, а также стоять их подписи.

Как уже отмечалось, в строках 10 и 13 для продавца и 15 и 18 для покупателя могут быть указаны одни и те же лица.

В таком случае, подписи их ставятся только в первой строке, а во второй раз указывается только фамилия с инициалами и должность.

К УПД стоит прикладывать ряд документов. Среди них – отчет, содержащий детальное описание выполненных работ, сертификаты и технические паспорта.

Их перечень просто содержится под номерами 12 и 17. Если в бланке проставлена печать с необходимыми реквизитами, строки 14 и 19 можно оставлять незаполненными.

Наглядно увидеть эти поля можно на приведенных образцах заполнения.

Как УПД отражается у продавца

Согласно пункту 1 статьи 167 Налогового кодекса , счета-фактуры вносятся в книгу продаж по порядку в отчетном периоде, когда определяется налоговая база, и возникают платежные обязательства.

Как предписано постановлением Правительства № 1137 от 26.12.2011, счета-фактуры фиксируются в журнале учета.

При заполнении бланков может возникнуть две ситуации.

День подготовки универсального передаточного документа совпадает с днем отгрузки. Тогда в книге продаж графа 1, а в журнале учета графы 2 и 6 совпадают со строкой 1 в УПД. Имеет значение день, когда определяется налоговая база, этим днем ставится дата отгрузки. Исключение составляют ситуации, когда налоговая база учитывается при приемке – это происходит при передаче результатов работ. Тогда в графе 2 журнала учета ставится дата, указанная в строке 16 УПД. Остальные соответствия не меняются.
День подготовки УПД не совпадает с днем отгрузки. В таком случае при передаче товаров или прав на имущество, оказании услуг в книге продаж графа 1 заполняется по сведениям строки 1 УПД, графа 2 в журнале учета – по данным строки 11, а графа 6 – по данным строки 1 УПД. Когда передаются результаты работ, в книге продаж графа 1 совпадает со строкой 1, в журнале учета – графа 2 заполняется на основании строки 16, а графа 2 – по дате строки 1.

Универсальный передаточный документ не имеет унифицированной формы, заполнение его не считается обязательным.

Кроме того, каждая организация вправе внести в форму собственные коррективы.

Пояснения по поводу нового документа представлялись налоговой службой.

Однако этот бланк, образец заполнения которого можно увидеть выше, заменяет собой целый пакет первичных документов и упрощает ведение учета.

Поэтому стоит задуматься о его применении на предприятии.

1С Шаг за шагом. Универсальный передаточный документ

Возможно, будет полезно почитать: