Справка о заработной плате: виды и нюансы заполнения. Справка для расчета пособий В какой момент выдается справка

Новая форма справки 182н появилась в 2013-м году. Она утверждена соответствующим Приказом Минфина и . К ее заполнению предъявляется ряд требований. Скачать бесплатно бланк и ознакомиться с образцом заполнения справки 182н можно ниже.

Структура справки 182н

В бланке справки по форме 182н содержатся следующие блоки:

Информация о страхователе – компании или предпринимателе-работодателе, включая регистрационные номера и филиал ФСС, за которым закреплен страхователь. Здесь указываются все реквизиты, имеющие значение для соцстраха.
Данные о застрахованном лице, в том числе паспорт, номер СНИЛС, периоды страхования в течение двух последних лет (был ли он застрахован в течение всего периода или нет).
Суммы годовых зарплат, с которых делались отчисления в Соцстрах с разбивкой по годам.
Периоды временной нетрудоспособности по каждому году отдельно (эта информация должна подтверждаться соответствующими бюллетенями и справками).

Вся информация берется из документов бухгалтерского учета. Номер и дата проставляется в соответствии с регистрационной записью в журнале или компьютерном реестре.

Требования к оформлению справки по форме 182н

Заполнять бланк следует шариковой ручкой с черными или синими чернилами либо на компьютере. Разрешается добавлять строки для отражения достоверной информации. Корректировки и исправления на бланке недопустимы. Если они все же необходимы, то справка переделывается полностью. Все числовые значения сумм дублируются в скобках словами.

В случае, если застрахованный не работал в течение одного из указываемых годов, то отображается только реально отработанное время и вознаграждение за него.

Печать ни в коем случае не ставится на подпись руководителя. Все данные указываются разборчиво – разночтения недопустимы.

Правила заполнения бланка справки 182н

На бланке отражаются только суммы реально начисленной заработной платы — той, с которой произведены отчисления в ФСС. Указывая в третьем разделе зарплату не за полный год, в четвертом необходимо указать количество дней, в течение которых сотрудник был нетрудоспособен. Эти показатели должны соответствовать друг другу с точки зрения бухгалтерского учета.

Помните, что существуют лимиты по зарплате для правильного расчета и учета страховых отчислений. В справке не может отражаться сумма, их превышающая.

При указании периодов временной нетрудоспособности, подтвержденных больничными листами, но, в течение которых сотрудник исполнял свои трудовые обязанности, они считаются периодами нетрудоспособности и отражаются по разделу №4. Это такое же основание для получения компенсации, как больничный, по которому сотрудник полностью проболел. Зарплата за этот период отражается в разделе №3 в составе суммарного годового вознаграждения.

Справка по форме 182н: образец заполнения

Заполнять справку удобнее всего по представленному образцу.

Дата и номер. Проставляется в соответствии с записью в регистрационном журнале или электронном реестре.
Полное наименование страхователя (юридического лицо или предпринимателя), его /КПП, филиал ФСС, которому он подчиняется, регистрационный номер страхователя и код подчиненности, юридический адрес и телефон.
Информация о застрахованном лице: полное ФИО, паспортные данные, адрес по прописке, номер СНИЛС, периоды работы у страхователя (на каждый год по отдельности).
Суммы начисленной зарплаты по каждому году итоговой цифрой и в скобках прописью.
Дни нетрудоспособности за каждый год: сначала суммарно, а ниже каждый период по отдельности. Каждый из этих периодов должен подтверждаться больничным листом.
Подпись руководителя и лица, составившего справку плюс печать.

Ниже можно бесплатно скачать бланк (форму) и образец заполнения справки 182н в 2019 году.

Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) является приложением № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 г. за № 182н. Справка 182н бланк скачать бесплатно в формате “Word” без всяких регистраций и СМС, совершенно бесплатно, Вы сможете по ссылке, которая находиться в самом конце этой страницы.

Если сотрудник предприятия (компании, учреждения и т.п.) решил уволиться, то предприятие обязано выдать ему на руки три документа:

– его трудовую книжку со всеми необходимыми записями, подписями и печатями;
– справку о доходах для физических лиц по форме 2-НДФЛ
– справку о сумме зарплаты (иных выплат и вознаграждений) за последние два года его работы по форме 182н.

Также эта справка о заработной плате за последние 2 года работы, необходима будет Вашему сотруднику для вычисления всевозможных пособий.

Например:

для начисления больничного листа;
начисления “детских” пособий;
начисления пособий по беременности и родам (декретные)
начисления пособия по уходу за ребенком и др.
для выплат в ФСС.

Как можно вычислить справку 182н

Небольшой видео совет о том как сделать расчет пособия по нетрудоспособности. Для этого как раз и нужно вычислить размер заработной платы сотрудника за последние 2 года работы на предприятии:

Эту справку может попросить получить и бывший сотрудник предприятия. Для этого он должен написать соответствующее заявление. В соответствии со ст. 62 ТК РФ такую справку предприятие должно выдать бывшему сотруднику в течение 3-х рабочих дней с момента получения данного заявления.

Предприятие (или ИП) несет полную материальную ответственность за достоверность всех сведений, которые написаны в справке. Вносить в справку 182-н какие-либо дополнительные сведения компания не имеет права. Если предприятие (или ИП) было ликвидировано или закрыто, то за нужно будет обратиться в соответствующий архив.

Нормами российского права предусмотрено исчисление пособий, опираясь на средний заработок работника за предшествующие два года. Однако, как следует поступить работодателю, если сотрудник в компании трудится менее указанного срока. Где в этом случае получить информацию о среднедневном заработке персонала? Для этой цели Министерством труда была разработана и утверждена так называемая справка 182н. На данный момент действует редакция приказа №1н от 09.01.17 г. Рассмотрим, для расчета каких пособий может быть использована справка по форме 182н и кто ее предоставляет.

История появления документа 182н в новой редакции

В российскую практику документ о сумме зарплаты был введен в 2013 году, сменив действующую ранее форму – справка 4н. У указанного документа имелись существенные недостатки, которые препятствовали получению необходимой информации. В частности, данная справка не содержала сведений о причинах нетрудоспособности сотрудника.

Принятая в 2013 году форма документа, действовала на протяжении нескольких лет. Однако в связи с реформацией 2017 года и переводом социальных выплат под контроль налоговой инспекции, возникла необходимость в корректировке справки 182н (образец 2017 скачать можно в конце статьи).

Действующая ранее справка 4н теперь не нужна, поэтому образец приводить не будем.

Справка 182н: для чего она нужна

Данный документ предоставляет информацию о том, какой доход имел сотрудник на предыдущем месте работы в течение двух последних лет. Выдать справку по закону обязуется компания-работодатель в последний день увольнения или позднее, если от работника поступил соответствующий запрос.

Даже в том случае, если после увольнения прошел значительный промежуток времени, и у бывшего сотрудника возникла необходимость в получении данного документа, работодатель не имеет права в этой просьбе отказать. В том случае, если работнику в справке отказано, гражданин имеет право обратиться в трудовую инспекцию и сообщить о нарушении своих законных прав.

При поступлении на новое место работы справка о сумме заработной платы 182н (бланк и пример заполнения можно найти ниже) должна быть передана в отдел бухгалтерии и использована в следующих целях:

Для исчисления пособия по больничному листу ;
Для расчета пособий по беременности и родам и пособия по уходу за ребенком до полутора лет .

Особенности заполнения справки о зарплате

Бланк документа разработан Министерством труда, но работодателям предоставлена возможность способ заполнения выбрать самостоятельно. Составлять справку допускается, как в рукописном, так и в печатном формате. Ручку лучше использовать стандартных цветов: черного, синего или фиолетового. Многие компании предпочитают оформлять документ на фирменных бланках, что министерством не возбраняется. Что касается применения оттиска печати на справке, все зависит от того, применяет ли компания в своей деятельности печать. Ведь уже второй год не только предприниматели, но и компании имеют право не использовать штемпель. Подписать документ должен сотрудник, ответственный за подготовку кадровых документов, назначенный руководителем.

Какие сведения должны быть отражены в справке 182н? В самом общем виде эту информацию можно сгруппировать:

данные о компании-работодателе, которая является страхователем (регномер и код подчиненности, ИНН и КПП, адрес, телефон);
информация о застрахованном лице, то есть работнике (ФИО, паспортные данные, место регистрации);
период трудоустройства в организации;
сумма дохода с разбивкой по годам;
количество дней на больничном;
должность, подпись и расшифровка руководителя и главного бухгалтера.

В большинстве случаев, справка выдается непосредственно в день увольнения работника. Однако на практике могут возникнуть ситуации, когда сотрудник не может самостоятельно забрать документ в отделе кадров. В этом случае, работодатель может отправить документ, воспользовавшись услугами почты, но с определенным условием – следует получить разрешение на отправку у сотрудника. Без согласия справку отправлять запрещено.

Справка 182н - образец заполнения:

Таким образом, рассматриваемый документ является важным элементом кадрового документооборота, без которого расчет пособия будет производиться в минимальных размерах, исходя из МРОТ. Соответственно, в том случае, если страховой случай наступил – работник заболел – а трудового стажа в организации недостаточно, бухгалтер использует сведения из справки 182н с предыдущего места работы сотрудника.

Сотруднику, который увольняется, нужно выдать в 2019 году справку по форме 182н о сумме заработной платы для расчета социальных пособий. Эта справка нужна для назначения пособий у нового работодателя. В 2019 году используйте форму справку о зарплате, изменения внесены приказом Минтруда. Официальный бланк формы 182н скачайте по ссылке ниже.

Когда выдавать

Справку о доходах выдают в двух случаях. Это установлено подпунктом 3 пункта 2 статьи 4.1 Закона № 255-ФЗ.

Первый случай - непосредственно при увольнении в последний день работы сотрудника. При этом никакого заявления от него не требуется, поскольку выдача справки - это прямая обязанность работодателя. Если возможности выдать справку в день увольнения нет, необходимо уведомить увольняющегося о получении справки о зарплате позже либо получить от бывшего работника согласие на то, чтобы отправить документ по почте.

Второй случай - справка выдается на основании заявления сотрудника, уволившегося в прошлых годах. Пишется заявление в произвольной форме. И подать его бывший сотрудник может как лично, так и через представителя либо отправить по почте. А работодатель в свою очередь обязан выдать справку не позднее трех рабочих дней со дня получения (регистрации) данного заявления.

Как заполнить

В форме есть раздел 4. В нем указывают количество календарных дней, приходящихся на периоды, исключаемые из расчета пособий. Такими периодами являются время болезни, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком. А также другие периоды, когда за работником сохранялся средний заработок, но взносы в ФСС РФ не начислялись.

Бланк и образец новой справки 182н

Внимание! С 6 февраля действует обновленный бланк справки. Справку 182н в новой редакции вы можете скачать по ссылке ниже:

Образец заполнения

Зачем справка сотруднику

Справка о заработной плате с предыдущего места работы потребуется сотруднику для того, чтобы новый работодатель смог рассчитать ему пособие по болезни, декретные, пособие по уходу за ребенком до полутора лет. Поэтому при увольнении сотрудников работодатели обязаны выдавать им справки о выплатах за текущий и два предыдущих года. Такое правило установлено в подпункте 3 пункта 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее - Закон № 255-ФЗ). В справке указывают все выплаты и вознаграждения, на которые начисляются страховые взносы в ФСС РФ.

Если же справки у сотрудника нет, новому работодателю рассчитывать пособия придется на основании других имеющихся документов, которые могут подтвердить заработок, в крайнем случае - на основании МРОТ. Напомним, что в 2018 году минимальный размер оплаты труда равен 9489 руб. А это значит, что сотрудник получит гораздо меньшую сумму пособия, чем ту, на которую реально может рассчитывать (п. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). Собственно, чтобы этого избежать, каждый работодатель и обязан выдавать справки о сумме заработка.

Дни, которые не входят в расчет среднедневного заработка для начисления декретного и детского пособий

	Периоды, которые нужно исключить при расчете среднего заработка
	Период временной нетрудоспособности
	Отпуск по беременности и родам
	Отпуск по уходу за ребенком
	Дни, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты. Этот период не учитывается, если на сохраняемую зарплату не платились взносы в ФСС

Справка по форме 182н входит в пакет обязательных документов, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику. Данный унифицированный бланк был утвержден в 2013 году – он пришел на смену ранее действовавшему шаблону 4н, в разделах которого невозможно было указать причины нетрудоспособности работника (обновленный вариант справки сдержит более подробную информацию по этой части).

ФАЙЛЫ

ВНИМАНИЕ! Минтруд приказом от 9 января 2017 г. № 1н внёс изменения в справку 182н. Исправлены пункты 3 и 4 справки и сноска «3». Поставлено разграничение о внесении страховых взносов в период до 31 декабря 2016 года и с 1 января 2017 года. Изменения произведены в связи с переходом соц. выплат под контроль ФНС.

Документы при увольнении

Увольнение любого работника происходит только после подписания руководителем предприятия соответствующего приказа. На основании него специалист бухгалтерии высчитывает расчетные выплаты, а сотрудник отдела кадров готовит пакет необходимых документов. В число последних входит оригинал трудовой книжки (в том числе и вкладыш) и подготовленные бухгалтером справка 2-НДФЛ и справка по форме 182н.

Период выдачи справки

Работодатель может выдать работнику справку либо в последний день его работы на предприятии (без предварительного заявления со стороны подчиненного), либо, при наличии заявления, не позже, чем через три дня с того момента, как письменная просьба работника будет зарегистрирована во внутренних документах компании.

При этом то, когда именно человек ушел из организации, роли не играет – работодатель обязан выдать справку, даже если с момента увольнения прошел не один год.

Может ли работодатель отказать в выдаче справки

Работодатель не имеет права отказывать увольняющемуся работнику в получении справки 182н, если от него поступило соответствующее заявление. В случае нарушения этой нормы закона, бывший сотрудник предприятия вправе обратиться за установлением справедливости в трудовую инспекцию или суд.

Зачем нужна справка 182н

Справка дает информацию о том доходе, который получил работник за последние два года работы (или меньше, если он проработал на предприятии меньший период). Эти данные нужны для дальнейшего начисления человеку различных социальных льгот и пособий, гарантированных государством, таких как:

компенсация лицам, находящимся на больничном листе;
беременным и родившим женщинам;
тем гражданам, кто осуществляет уход за детьми до достижения ими полуторалетнего возраста.

Кто выписывает справку 182н

Данный документ обычно формирует специалист отдела бухгалтерии предприятия-работодателя, т.е. тот сотрудник, у которого имеется доступ к информации о заработной плате увольняющегося работника. Бланк формируется на основании бухгалтерских данных и отчетности страхователя.

После составления справку в обязательном порядке должны подписать директор организации и главный бухгалтер.

Их подписи будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ данные актуальны и достоверны.

Как делаются компенсационные выплаты на основе справки

Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).

Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:

СДЗ = ОЗ: КОД – ДИП

где: СДЗ – среднедневная зарплата,
ОЗ – общая зарплата (за два года);
КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года);
ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.

Небольшие пояснения к формуле:

ОЗ. Сюда включаются все денежные средства, которые были выданы работнику, при условии, что с них выплачивались взносы в Пенсионный фонд и ФСС. Период расчета: два года до увольнения или отпуска по беременности или родам.
КОД. Данный параметр учитывает все фактически отработанные дни за двухлетний период, но не исключено и заполнение дополнительных строк для других отрезков времени, если на них приходится, например, отпуск по беременности.
ДИП. По закону, на протяжении времени, которое работник проводит на больничном листе, в отпуске по беременности и родам или уходу за малолетними детьми за ним сохраняется среднемесячная оплата труда. Однако указанные дни не включаются в расчетный период, поскольку с этих выплат отчисления во внебюджетные фонды не делались.

Как оформлять документ

Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.

Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).

Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).

Справка обычно делается в одном экземпляре , но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.

Можно ли допускать исправления

Ошибки, неточности и помарки в документе недопустимы. При наличии таковых, не стоит заниматься их исправлением, лучше заполнить, завизировать и выдать работнику новый документ, в котором всё будет написано верно и без ошибок.

Структура документа

Бланк формы 182н состоит из нескольких разделов.

В первый включаются сведения об организации, выдавшей справку,
во второй – информация о работнике, для которого она предназначена,
в третьем разделе справки отражаются данные о заработной плате за два последних года, с которой в ПФР и ФСС шли страховые отчисления,
в четвертом — о тех периодах, за которые выплаты во внебюджетные фонды не производились (например, во время нахождения на больничном).

Образец оформления справки по форме 182н

Заполнение данных о страхователе

В самом начале документа указывается дата выдачи справки, а также ее номер по внутреннему документообороту работодателя. Далее пишется полное название предприятия (с расшифрованной организационно-правовой формой), а также наименование местного территориального фонда соцстраха, в котором оно обслуживается. Затем в бланке следует указать код подчиненности организации (его можно найти в уведомлении, присланном ФСС или на сайте данной структуры), ее ИНН и КПП, адрес и действующий телефон для связи.

Заполнение данных о застрахованном лице

После того, как вся необходимая информация о предприятии будет указана, в бланк нужно внести сведения о работнике: его ФИО, данные из паспорта (серия, номер, где и когда выдан), адрес регистрации по месту жительства (здесь в графе «субъект» нужно указать край, область или республику РФ) и номер пенсионного страхового свидетельства ().

Заполнение данных о заработной плате

В третью часть бланка по порядку (начиная с того года, когда работник устроился в организацию) вписываются периоды и суммы (цифрами и прописью) выданной заработной платы. Как уже говорилось выше, здесь учитывается только та величина дохода сотрудника предприятия, на которую производились начисления в ФСС и ПФР.

Следует отметить, что существует определенный лимит для каждого года.

К примеру,
за 2016 год сумма, сюда вписываемая, не должна превышать 796 тыс.руб. – отчисления в ПФР, 718 тыс.руб. – отчисления в ФСС.
За 2017 год : 876 тыс.руб. – отчисления в ПФР, 755 тыс.руб. – отчисления в ФСС.

Если работник отработал не полный календарный год, в справку нужно внести сведения только за те месяцы, которые он числился на предприятии.

Заполнение данных о днях временной нетрудоспособности

В четвертом разделе следует также по порядку указать временные отрезки, когда работник был нетрудоспособен (с указанием конкретных дат (цифрами и прописью) начала и конца каждого периода и их продолжительности). Здесь же надо вписать наименование периода (т.е. официально подтвержденную причину, по которой он отсутствовал на рабочем месте). В завершение на документе ставится подпись директора и главного бухгалтера фирмы.

Возможно, будет полезно почитать: