Если запись в трудовой книжке сделана неправильно. Недействительная запись в трудовой книжке

Исправить запись в трудовой книжке об увольнении реально, даже если сотрудник уже успел устроиться в другую компанию. Таким образом, если новый работодатель указывает принимаемому сотруднику на выявленные ошибки в оформлении его записи об увольнении с прошлого места работы, это не такая уж большая проблема.

Неверная запись в трудовой книжке об увольнении (неправильно указана дата или иные сведения)

Порядок, по которому необходимо вносить изменения в трудовую, установлен правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках…» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила). Пункт 30 Правил содержит требование о том, что в разделах книжки, содержащих требования о работе, переводе и последующем увольнении, не допускается зачеркивания внесенных ошибочно записей. По требованиям, содержащимся в данном пункте, внесение любых изменений производится только путем признания записи недействительной.

Пункт 1.2 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69, содержит подробный порядок внесения любых изменений в трудовую книжку. В частности, если сотруднику кадрового отдела необходимо внести какие-либо изменения в причину, по которой был уволен сотрудник, он должен сделать в трудовой книжке отметку о том, что запись за определенным номером необходимо считать недействительной, и уточнить, по какой причине на самом деле уволен работник.

Данный пункт содержит определенный порядок, по которому запись признается недействительной:

В первой графе необходимо проставить точный порядковый номер, который следует за номером последней внесенной в трудовую книжку записи.
Во второй графе сотрудником кадровой службы указывается текущая дата.
В третьей графе необходимо сделать отметку вида «Запись № __ недействительна».
В последней графе обязательно указывается номер приказа о внесении изменений.
Далее вносится исправленная запись с указанием оснований, по которым она проставлена (графы 3, 4).

В пункте 38 Правил описывается, как поступить сотруднику кадрового отдела, если необходимо внести изменения в трудовую книжку, в которой уже нет места для записей. В книжку в таком случае должен быть вшит специальный вкладыш, оформление которого происходит по правилам, установленным разделом 5 постановления № 225.

Исправление даты увольнения в трудовой книжке, образец исправления

Пункт 27 Правил содержит норму, согласно которой исправление даты увольнения может быть произведено не только старым работодателем, но и руководителем новой компании. Чтобы новый руководитель имел право вносить изменения в прошлые записи со старой работы, сотрудник должен написать об этом соответствующее заявление. Оно должно содержать просьбу внести все необходимые исправления в дату увольнения с прошлого места работы в книжку.

Исправленная запись проставляется на основе сведений из официального документа, на основании которого сотрудника уволили, т. е. приказа. Копию данного приказа, заверенную надлежащим образом, можно запросить у предыдущего работодателя. Порядок внесения изменений в дату увольнения аналогичен порядку, изложенному в предыдущем разделе.

Для наглядности предлагаем вам посмотреть, как правильно исправить дату увольнения в трудовой книжке (образец корректирующей записи):


				Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 06.12.2016 № 211т
				Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
				Принят на должность юрисконсульта	Приказ от 09.12.2016 № 23-д
				Запись за № 14 недействительна
				Трудовой договор прекращен 07.12.2016 по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации	Приказ от 06.12.2016 № 211т

Совет в заключение статьи: чтобы избежать внесения исправлений новым начальством, нужно удостовериться в правильности записи у предыдущего руководителя еще при увольнении. Это позволит избавиться от необходимости объяснения новому руководству нестыковки сведений, указанных в анкете и трудовой.

Не знаете свои права?

Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Изменение анкетных данных работника

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы — основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

При получении образования

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

Инструкция и образец

При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
вписывается дата внесения новой записи;
делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
вносится правильная запись;
повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Особенности внесения

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Многие специалисты отдела кадров, канцелярии и бухгалтерии, даже имеющие солидный стаж работы, не знают, как внести исправление в трудовую книжку.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ошибки в этом важном документе встречаются крайне редко, но если неправильная запись внесена, то исправить ее не только можно, но и необходимо в соответствии с законодательством.

Правовые основы

Российским Министерством труда и социального развития в 2003 году была разработана специальная инструкция (№69), регулирующая порядок заполнения трудовых книжек.

Исправления в документ должны вноситься в соответствии с этими требованиями.

При работе с трудовыми книжками следует учитывать и положения 225 Постановления Правительства РФ, регулирующего ведение и хранение этих документов (2003 г.).

В каких случаях и как вносятся исправления в трудовой книжке?

Неверные сведения могут быть обнаружены как на титульном листе трудовой книжке, так и в ее разделах и на вкладыше к ней.

Схема исправления данных практически одинакова, однако в каждом случае будут иметься свои особенности.

Общие правила

К самому оформлению трудовой книжки следует отнестись с особым вниманием, дабы избежать в будущем проблем с расчетом пенсии работника.

Если в новый документ были внесены неверные сведения, он подлежит уничтожению.

Если ошибка выявлена в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается. Она исправляется новой записью ниже.

Запись неверна

Текст внесен другой организацией

Даже если ошибка в документе допущена кадровиками другой фирмы, специалисты новой организации производят исправления в трудовой книжке работника.

Для этого он должен представить работодателю документы, подтверждающие факт наличия ошибки и содержащие правильную информацию.

Исправление организацией, вносившей запись, после увольнения

Если работник после увольнения еще официально не числится на новом рабочем месте, исправление выявленной неверной информации может произвести прежний работодатель.

Для этого он:

Вписывает в графу «Сведения о работе» название своей организации, тем самым открывая блок записей от лица бывшего работодателя (ведь ранее была поставлена запись об увольнении, и непонятно кто и на каком основании вносит данные).
Указывается текущая дата внесения исправлений арабскими цифрами.
Запись признается недействительной, указываются верные сведения.
Ставятся реквизиты Приказа, подтверждающие истинность новых данных.
Свою подпись ставит специалист кадрового отдела и хозяин трудовой книжки, ставится печать организации – блок исправительных записей закрывается.

Пример:

Указаны не те даты

Невнимательность кадровика при написании дат в трудовой книжке может привести к дальнейшим проблемам с Пенсионным фондом, поэтому сам работник должен несколько раз перепроверить написанное в документе.

Ошибка в дате приема в организацию или в иных датах должны быть обязательно исправлены в кратчайшие сроки.

При ее обнаружении работник:

Пишет заявление на имя директора с просьбой исправить ошибку.
Издается приказ о необходимости внесения исправлений, ему присваивается номер.
Работник кадровой службы письменно подтверждает недействительность ранее указанных данных.
Вписывается правильная дата, ставится номер приказа – основания для внесения изменений.
Специалист пишет свою должность, фамилию, инициалы и подпись, ставится печать.

При наличии ошибки в дате рождения сотрудника эта дата полностью зачеркивается сплошной линией, а сверху пишется верная информация.

Сбоку информация конкретизируется, указывается серия и номер Паспорта РФ с верными сведениями.

Пример:

Неправильно внесены реквизиты приказа

Важно знать, как исправить ошибку в одной из самых важных граф трудовой книги – сведениях о документе, на основании которого вносятся данные.

В большинстве случаев данные вносятся на основании приказа.

Порядок внесения данных о приказе таков: документ, его дата и номер. Ошибочно менять порядок этих реквизитов. При необходимости изменить запись из-за неверно внесенной информации о приказе запись дублируется, но последняя графа пишется уже без ошибки.

Если в самом приказе была допущена ошибка, в 4 графе должны быть записаны серия и номер отменяющего ее приказа.

Исправление сведений о награждении

В трудовой книжке предусмотрен отдельный раздел для внесения данных о награждении сотрудника за особые заслуги перед предприятием.

Часто заполнение этого раздела не производится. Но иногда информация о награждениях не только своевременно вносится в документ, но и содержит в себе ошибку.

В данном разделе, как и в других частях трудовой книги, сведения нельзя зачеркивать или заштриховывать.

Необходимо на текущую дату сделать пометку, что предыдущая запись действительной не является, далее указав правильные сведения.

Пример:

Замена сведений на титульном листе

Основные сведения о работнике содержатся на титульном листе трудовой книжки.

Незамеченная ошибка в основных реквизитах этой страницы должна быть устранена сразу после обнаружения. Запрещается замазывать штрихом.

Под неверной информацией следует сделать пометку о том, что вышеуказанные данные недействительны, а далее написать правильные сведения.

Зачеркивать слова в исключительных случаях на титульном листе разрешается.

После зачеркивания пишется правильное слово, затем исправление заверяется работодателем и ставится печать.

Пример:

Данные и исправления в трудовую книжку вносятся черной, фиолетовой или темно-синей пастой, обладающей светостойкостью и водостойкостью.

Примеры со сменой фамилии в трудовой книжке на практике встречаются наиболее часто.

Конкретных правил по исправлению на законодательном уровне не прописано, однако принято использовать следующую схему исправления:

Сплошной линией зачеркивается устаревшая или ошибочная информация.
Ниже (рядом) пишется действительная фамилия.
Изнутри (слева) исправленная информация уточняется и подтверждается вписанием названия, серии и номера документа – основания для исправления.
Исправление заверяется работодателем, ставится подпись и печать.

Исправление неточностей во вкладыше

Если работник часто меняет должности и места работы, некоторые разделы трудовой книжки могут закончиться.

Для дальнейшего внесения сведений о работе к трудовой книжке прикладывается специальный вкладыш.

В нем:

Если запись сделана неправильно при самом оформлении нового вкладыша, он подлежит уничтожению, о котором и составляется соответствующий акт.
Если на первой странице трудовой книжки уже проставлены серия и номер испорченного вкладыша, то серия и номер нового бланка также проставляются.
При наличии ошибки в какой-либо из записей, сделанных во вкладыше, порядок исправления стандартен. Сначала ставится порядковый номер новой записи, затем дата внесения исправления и правильный текст.
Указанная информация должна быть подтверждена Приказом, его серия и номер должны совпадать с данными Приказа в предыдущей записи.

Аннулирование, если запись внесена ошибочно

Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка

Работа кадровика связана с оформлением большого количества бумаг, в том числе таких важных, как трудовая книжка. Степень ее значимости сложно переоценить: несмотря на разговоры о переходе на электронный учет, в настоящее время стаж работника все еще подтверждается бумажной трудовой книжкой. Поэтому даже незначительная на первый взгляд ошибка, допущенная при заполнении документа, нередко приводит к печальным последствиям: некорректному расчету стажа, проблемам с назначением пенсионного или больничного пособия, необходимости собирать дополнительные справки для ПФР.

Найдите все ошибки в трудовой книжке с помощью тренажера от журнала «Кадровое дело»

Конечно, в идеале никаких неточностей в трудовой книжке быть не должно. Но следует принимать во внимание человеческий фактор: как сказано выше, кадровику приходится изо дня в день заполнять множество документов, а от ошибок в рутинных процедурах никто не застрахован.

Допустим, вы завели трудовую книжку новому работнику и неправильно указали фамилию или имя. Или правильно заполнили титульный лист, но забыли свериться со штатным расписанием, оформляя запись о приеме на работу, и вписали не ту должность. Более того, вы могли все сделать правильно, но в процессе оформления столкнуться с погрешностями, допущенными предыдущими работодателями. Как быть, если выявлена ошибка в трудовой книжке, как исправить неверную запись?

Кто обязан внести изменения в трудовую книжку при ошибке или изменении данных

Понять, как исправить запись в трудовой книжке и кто конкретно должен этим заниматься, помогут нормативные документы:

Правила, утвержденные постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
Инструкция, утвержденная постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Если неправильные данные внес кадровик по новому месту работы, он должен исправить свою ошибку сразу же, как только ее обнаружит. Для исправления неточных или неверных записей, внесенных по одному из прежних мест работы, можно обратиться как к работодателю, допустившему ошибку, так и по новому месту работы (п. 27,28 Правил №225).

Шпаргалка: ошибки в трудовой книжке

Скачать шпаргалку вы можете >>

Практика показывает, что лучше вносить все коррективы в трудовую книжку по месту актуального трудоустройства. Так экономится время, и права работника не ущемляются. Тем более что прежний работодатель, неправильно оформивший запись, к этому моменту уже может быть ликвидирован или реорганизован. А нового работодателя закон наделяет полным правом вносить необходимые данные и признавать прежние недействительными, если в его распоряжении есть необходимые подтверждающие документы: приказы, договоры, выписки.

Внесение исправлений в трудовую книжку: образец и инструкция по каждому типичному случаю

Каждый кадровик должен знать, как внести исправления в трудовую книжку при обнаружении ошибки. Но есть один случай, когда неверная запись не корректируется. При первичном оформлении трудовой новому работнику исправления на титульном листе не допускаются (п. 42 Правил №225).

Это значит, что в случае ошибки бланк придется признать недействительным и заменить новым, не взимая с работника плату за испорченный экземпляр. В остальных ситуациях требуется исправление ошибки в трудовой книжке (образец корректирующей записи с подробной инструкцией даны отдельно по каждой распространенной ошибке).

Если неправильно указано название организации:

Сделайте запись без порядкового номера в разделе «Сведения о работе». Напишите, что в названии допущена ошибка, и укажите корректный вариант.
Не заполняйте 1,2 и 4 графу. Поскольку речь идет об исправлении неточности, не связанной с профессиональной деятельностью работника, и никакой подтверждающий документ в данном случае не требуется. Так будет выглядеть исправление в трудовой книжке (образец):

Исправление грамматической ошибки