Приказ о выдачи денег подотчет. Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Работники, которые получают денежные средства на административно-хозяйственные и иные нужды и которые должны предоставлять отчет по расходованию денег в интересах работодателя, именуются подотчетными лицами или подотчетниками. Типичные примеры подотчетников - это командируемые работники, а также работники, которые приобретают для работодателя ТМЦ. В принципе, подотчетником может быть не только работник организации, но и, например, лицо, выполняющее работы по ГПД.

О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей . О том, как составить приказ о назначении подотчетных лиц, расскажем в этом материале.

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (

Зачастую в организациях возникает такая ситуация, когда одному сотруднику нужно выдать крупную сумму денег для покрытия предстоящих затрат. Сотрудники, которым доверяют денежные средства, являются подотчетными лицами.

Подотчетные суммы денег могут выдаваться компаниями на следующие затраты:

На командировки;
Операционно-хозяйственные;
Представительские;
Экспедиционные и геолого-разведочные;
Филиалов и отдельных подразделений организации;
Уполномоченных компаний.

Назначение приказа

Приказ о подотчетных лицах оформляется для того, чтобы четко знать круг сотрудников, которые имеют право на получение денег под отчет.

В данном приказе должно быть прописано:

Список работников, которым выдаются под отчет денежные средства;
Период, на который были выданы деньги;
Цель, на которую выдавались наличные;
Сумма выданных денег.

Деньги, выданные под отчет, нельзя передавать третьим лицам. Также, обязательным условием выдачи является то, что работнику будет необходимо отчитаться по расходованию полученной наличности. Он должен сделать это не позднее, чем через три рабочих дня с момента получения денег. Если подотчетное лицо получило деньги на поездку в командировку, оно должно отчитаться о затратах в трехдневный срок с момента возвращения из командировки.

Приказ также предусматривает, что новая партия подотчетных средств может быть выдана сотруднику только после того, как он полностью отчитается за полученные ранее деньги. Сделать это он должен с помощью авансовой отчетности.

Подробнее о выдаче денег в подотчет из кассы читайте в .

Авансовый отчет

На оборотной стороне отчетности подотчетный работник должен указать реквизиты документов, которые могут подтвердить совершенные им расходы. Вторая, третья и четвертая графа нужны для указания реквизитов, пятая – для сумм, а шестая – для указания валюты.

К отчетности должны быть приложены и сами документы, реквизиты которых указаны на обороте отчета. Такими могут являться ордера, квитанции, билеты, накладные и прочие.

Образец приказа

Приказ о подотчетных лицах не имеет законодательно установленной формы. Поэтому, он может быть составлен в произвольном виде. Главное, чтобы в нем содержались все необходимые сведения.

Специалисты организации, владеющие денежными средствами для оплаты расходов компании, являются подотчетными лицами. Определение ответственного лица, сроки использования денег, способы отчета потраченных сумм и порядок выдачи обозначается в приказе о подотчетных лицах, образец которого можно скачать в статье ниже.

Кто такие подотчетные лица

секретарь руководителя, приобретающий канцелярские принадлежности;
завхоз, осуществляющий покупки моющих средств, бытовых товаров;
специалисты, направляющиеся в командировку и экспедиции, деньги выдаются для оплаты билетов до места назначения и обратно, проживания в гостинице, суточных;
водители служебного транспорта, оплачивающие на заправке бензин и другие виды топлива «наличкой», а также запчасти для автомобиля;
кассир и бухгалтер фирмы.

Работники филиалов предприятия, находящегося на полном финансовом обеспечении головной компании, также определяются как подотчетные лица. Все расходы на хозяйственную и иную деятельность подразделения выдаются из кассы главного офиса.

Порядок выдачи денежных сумм под отчет

Для начала следует определить перечень специалистов, которые в связи с производственными нуждами регулярно могут пользоваться наличными средствами из кассы предприятия и будут являться подотчетными лицами.

Затем оформляется приказ руководителя юридического лица с перечислением данных работников из выбранного списка и иные условия использования подотчетных средств.

После утверждения приказа, обозначенные в нем лица, вправе получать требуемые суммы без составления каких-либо дополнительных бумаг.

Содержание приказа о подотчетных лицах в 2017 году

Оформлять распоряжение следует согласно требованиям к данного рода документации, образец формы приказа закрепляется в учетной политике компании.

«Шапка» приказа содержит стандартные данные:

полное название фирмы;
порядковый номер документа и дату в соответствии с журналом регистрации;
заголовок приказа и местонахождение компании.

Текстовая часть бланка приказа содержит сведения:

перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, личных данных и цели расходования для каждого сотрудника в отдельности;
обозначение главного бухгалтера ответственным для выдачи наличных средств специалистам компании, указанным в качестве подотчетных лиц;
предельно допустимый размер суммы;
сроки выдачи денег под отчет;
подпись директора компании.

Также приказ можно дополнить информацией, что остальные сотрудники или ситуации, не упомянутые в документе, для получения денег под отчет требуют издание нового распоряжения.

Существуют нормативы для отчетности по расходованию выданных средств:

3 дня - после их получения и по окончанию сроков командировки;
10 дней - после прибытия из служебной заграничной командировки.

Подотчетное лицо не может отдать полученные деньги другим людям и обязано предоставить отчет в бухгалтерию компании в обозначенные сроки.

При образовании остатка денежных средств после совершения необходимых расходов, он возвращается кассиру. Также возникают ситуации, когда выделенных лимитов не хватает на покрытие всех затрат. В таком случае при наличии документального подтверждения дополнительно истраченной суммы, бухгалтер возмещает недостающие денежные средства.

Новую подотчетную сумму работник не получит, пока не предоставит отчет по предыдущей выплате.

Ошибкой будет считаться действия сотрудника бухгалтерии, совершающего расчеты со специалистом после реализации поручения. При таком исходе, лицо и суммы не рассматриваются как подотчетные. Налоговые органы при проверке могут расценить данные затраты, как займ специалисту или уход от уплаты от налогов через процедуру купли-продажи, увеличивающие внутренние траты компании.

Приказ достаточно оформить один раз, если не происходит изменений в составе подотчетных лиц.

Теперь выдавать подотчетные можно не по заявлению, а по распорядительному документу. Но многие коллеги неверно трактуют новый порядок. Смотрите образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2017, чтобы не допустить опасных ошибок, которые часто допускают коллеги.

Организации вправе выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно самостоятельно разработать и оформлять распорядительный документ. Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага. Изменения в порядок ведения кассовых операций внес Банк России Указанием от 19.06.2017 № 4416-У. Поправки вступили в силу 19 августа.

После поправок в порядок работы с подотчетными коллеги отказались от заявлений. Некоторые теперь не оформляют никаких документов. За это инспекторы выпишут штраф 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Такой же штраф возможен за ошибки в приказе. Поэтому необходимо учесть, какие реквизиты в приказе обязательны, а какие нет. Чтобы было проще разобраться, смотрите образец.

Приказ о выдаче денег в подотчет образец 2017

Компания вправе выдавать деньги под отчет по распорядительному документу. В поправках не уточняется, что это за документ. В качестве распорядительного документа можно использовать приказ, распоряжение и другие бумаги.

Упрощение в том, что распорядительный документ оформляет бухгалтерия. Не нужно брать заявления у сотрудников, проверять их и возвращать, чтобы исправить ошибки. Кроме того, если под отчет нужно выдать сразу нескольким работникам, можно оформить всего один документ. Порядок это не запрещает.

Чтобы, например, выдать деньги на хозяйственные расходы, можно составить такой приказ (смотрите образец ниже).

Образец приказа о выдаче денег в подотчет 2017 на хозяйственные расходы

В распоряжении напишите, каким работникам кассир должен выдать деньги. Также отразите, на какие цели сотрудники получают наличные. Это подтвердит, что деньги сотрудники получили на траты для компании, а не для собственных нужд.

Обязательные реквизиты распорядительного документа - сумма, дата, подпись руководителя, а также срок, на который компания выдает деньги. Раз документ не заявление, формально подпись сотрудника на нем не нужна. С этим согласны и в налоговой. Но в документе записан срок, на который работники получают деньги. Поэтому безопаснее знакомить сотрудников с документом под подпись, чтобы избежать конфликтов.

Уточните в документе, в каких днях измеряется срок - рабочих или календарных. Отчитаться о тратах сотрудники должны в течение трех рабочих дней после окончания срока из приказа (п. 6.3 указания № 3210-У). Если сотрудник в срок не отчитается, то в течение месяца компания вправе удержать эти деньги из зарплаты (ст. 137 ТК РФ, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Образец приказа 2017 на выдачу подотчных сумм для командировки

Деньги под отчет сотрудники получают на служебные поездки. В этом случае можно еще больше упростить документооборот.

Не нужно издавать отдельное распоряжение на выдачу денег, можно записать о выплате аванса прямо в приказе на командировку. Конечно, если компания использует собственную, а не унифицированную форму. Налоговики, которых мы опросили, подтвердили, что такой документ подойдет.

Компания вправе не издавать два приказа: о направлении в командировку и выдаче подотчетных. Все можно объединить в одно распоряжение руководителя.

В приказе напомните сотруднику, что он должен отчитаться о тратах в течение трех дней после возвращения из командировки. Установить другой срок для командировочных компания не вправе.

С приказом надо ознакомить под подпись сотрудников, которые получают деньги, а также работника, ответственного за исполнение распоряжения.

Приказ о выдаче денег в подотчет на карту: образец 2017

Компания вправе перечислять деньги под отчет на карточку сотрудника (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). На такие расчеты не распространяется Указание № 3210-У. Но при этом чиновники все равно требовали брать у сотрудников заявление (письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Мы опросили налоговиков на местах. Они считают, что после 19 августа заявление на безналичные расчеты тоже можно заменить распоряжением. Это удобно, если компания перечисляет деньги на зарплатную карту, реквизиты которой уже есть в бухгалтерии.

Если работник хочет получить деньги на другую карту, стоит, как и прежде, брать с него заявление с реквизитами счета.

Чиновники требовали, чтобы сотрудник писал в заявлении реквизиты карты, на которую он просит перевести подотчетные (письмо № 03-11-11/42288). Но если компании известны реквизиты, их можно не писать в распоряжении. Это подтвердили инспекторы, которых мы опросили.

Частые ошибки в приказе на выдачу подотчетных сумм: образец

Приказ оформлен на подрядчика . Компания вправе выдавать под отчет работникам. То есть лицам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).

Приказы компании действуют только на штатных сотрудников. Безопаснее выдавать под отчет подрядчику по его письменному заявлению.

Инспекторы, которых мы опросили, не станут снимать расходы, если подрядчику выдали деньги по приказу. Главное, чтобы "физик" сдал авансовый отчет. Кассовый порядок организация не нарушит, но у нее могут возникнуть другие проблемы.

ТК РФ запрещает заменять трудовые отношения гражданско-правовыми (ст. 15 ТК РФ). Подчинение внутренним правилам и распоряжениям - аргумент, чтобы признать гражданский договор трудовым. Трудинспекторы за нарушение могут выписать штраф до 100 тыс. рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). А налоговики доначислят взносы.

В распорядительном документе нет номера . В приказе на выдачу денег под отчет должны быть те же реквизиты, что и в заявлении. А именно: Ф.И.О. подотчетника, сумма и срок, на который выдает деньги компания, подпись руководителя и дата. В Центробанке считают, что распорядительный документ нужно дополнить еще одним реквизитом - регистрационным номером (письмо от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642).

Не все компании нумеруют приказы и другие распорядительные бумаги. Мы опросили инспекторов. Они не станут предъявлять претензии к приказам без номера. Это не нарушение, так как Указание № 3210-У не требует ставить регистрационный номер документа.

Издан один приказ на несколько авансов . С 19 августа компания вправе выдать деньги работнику, который не отчитался за прошлый аванс. Поэтому коллеги решили, что можно один раз составить распоряжение на крупную сумму. А сотрудник постепенно будет выбирать подотчетные деньги. Так оформлять под отчет рискованно.

Налоговики могут решить, что компания нарушает кассовый порядок. Документ должен быть на каждую выплату (письмо № 29-1-1-ОЭ/20642). На его основании кассир составит расходный ордер (п. 6.3 Указания № 3210-У). Вы вправе в одном приказе отразить несколько авансов на разные цели, но каждую выплату нужно расписать отдельно.

Если нужна крупная сумма на несколько покупок, запишите общую цель. Например, хозяйственные нужды. И выдайте сразу весь аванс.

В приказе нет срока, на который выдан аванс . В распорядительном документе надо записать срок, на который работник получает деньги. Затем в течение трех рабочих дней сотрудник должен отчитаться об авансе (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Теперь не нужно ждать отчета, чтобы выдать очередной аванс. И в компаниях вообще перестали прописывать срок, на который выдают деньги. Это нарушение порядка кассовых операций. Кроме того, налоговики могут решить, что компания выдала не подотчетные, а займы, и начислить НДФЛ с материальной выгоды.

Директор берет под отчет без приказа и заявлени я. Деньги под отчет выдают по распоряжению либо заявлению. В порядке нет исключений для руководителя. На подотчетные самому себе он должен выпустить приказ.

Одинаковая подпись за руководителя и работника налоговиков не смутит. А вот если выдать деньги без документа, инспекторы оштрафуют компанию на 50 тыс. рублей, а руководителя на 5 тыс. рублей. Но только если обнаружат нарушение в течение двух месяцев (решение Московского городского суда от 16.05.2017 № 7–5254/2017).

К подотчетным лицам относятся сотрудники предприятия, которым выданы денежные наличные средства организации для оплаты предстоящих служебных расходов.

Они выдаются в строгом соответствии с в РФ, который Банк России утвердил Решением совета директоров в сентябре 1993 года. Эта процедура входит в обязанности бухгалтера. Он руководствуется при выполнении этой функции приказом о подотчетных лицах, изданным руководителем предприятия.

Зачем он нужен?

Издается такой приказ в организациях в начале каждого года с тем, чтобы четко установить:

круг лиц, которым планируется выдавать денежные наличные средства под отчет;
конкретный период времени, на который наличность будет выдана;
конкретные статьи расходования денег.

Наличность может выдаваться сотрудникам на совершено определенные цели, как, например, на хозяйственные (включая траты на рекламу, на канцелярские товары), представительские и операционные расходы, а также на расходы, которые возникают в ходе геологических, археологических и других работ и могут появиться у уполномоченных организаций. В их число входят и командировочные. Весь этот перечень установлен законодательством Российской Федерации.

Как должен быть составлен?

Оформить документ нужно правильно, с учетом требований законодательства РФ. В нем должны быть:

сведения о предприятии (его полное название, порядковый номер из журнала регистрации, дата выпуска приказа и его утверждения, подпись руководителя, а также бухгалтера, которому вменено в обязанность выдавать денежные наличные средства, с расшифровками подписей);
полный список сотрудников с указанием фамилий и должностей, которым будут выданы наличные;
срок, не позже которого должен быть представлен авансовый отчет о расходовании наличных в бухгалтерию;
точные размеры средств, выдаваемых под отчет.

В изданном на предприятии приказе особо оговаривается, что сотрудник получает право расходовать средства исключительно на цели, соответствующие строго определенным расходным статьям, для которых эти средства ему были выданы.

После получения работником наличности у него, как у материально-ответственного лица, нет права передавать имеющиеся ценности третьим лицам.

Работник, которому выдаются наличные под отчет, имеет всего три дня на предоставление исчерпывающего отчета в бухгалтерию предприятия об их использовании.

Когда средства выделяются на командировочные расходы, отсчет трех дней начинается со дня, когда сотрудник возвращается на рабочее место. Этот период может быть увеличен до 10 дней при зарубежной командировке.

О том, как правильно производится расчет с подотчетными лицами, смотрите на следующем видео:

Оформление расходования средств

Сведения о том, как израсходованы выданные работнику наличные, предоставляются в форме авансового отчета , к которому в качестве подтверждения прикладываются все соответствующие документы: квитанции, кассовые и товарные чеки.

Работник, который вернулся из командировки, обязан приложить к своему отчету: для оплаты проживания – счет из гостиницы, для отплаты проезда – авиа- или железнодорожные билеты, другие проездные документы, заверенное необходимыми подписями с печатями, чтобы оплатить суточные.

Нерастраченные деньги подотчетное лицо обязано немедленно вернуть в кассу.

После сдачи отчета за расход наличности сотрудник снова имеет возможность получить из бухгалтерии средства на покрытие очередных расходов.

Возможно, будет полезно почитать: