Титульный лист личного дела работника образец. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника

Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате. Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье. Далее рассмотрим, как осуществляется формирование личных дел сотрудников на предприятии.

Общие сведения

Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:

Приема на работу.
Процесса продвижения по службе.
Исполнения правил трудовой дисциплины.
Прекращения отношений с нанимателем и прочего.

Основные категории служащих

Следует отметить, что ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Примером является ФЗ № 79. В нем предусмотрено обязательное оформление личных дел сотрудников, находящихся на госслужбе. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:

Преимущества составления досье

Следует отметить, что личное дело сотрудника – это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.

Внутренние акты предприятия: личное дело сотрудника

Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.

Основные нюансы

Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:

Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие – в оригинале.
Порядок, по которому осуществляется составление досье.
Правила ознакомления работника с бумагами на него.
Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.

Необходимо ли досье на совместителя?

Это будет зависеть от того, занимает ли служащий такую должность, при которой необходимо личное дело сотрудника. При этом для внешних совместителей обычно заводится новое досье, а для внутренних в уже существующие папки подшиваются соответствующие документы. Если на предприятии предусмотрено нормативными актами обязательное ведение личных дел, то и на совместителей они заводятся тоже, согласно установленному порядку.

На совместителей досье составляется по общим правилам, определенным на каждом конкретном предприятии. Согласно ст. 283 ТК гражданин при назначении его на должность по совместительству предъявляет паспорт либо другой документ, который удостоверяет его личность. Если должность требует особых знаний, наниматель вправе попросить будущего специалиста предъявить диплом либо другой документ об образовании или профподготовке (или его копию, заверенную надлежащим образом). При приеме на предприятие с тяжелыми или опасными (вредными) трудовыми условиями работодатель может потребовать справку о характере и условиях деятельности на основном месте служащего. Копии предоставленных документов должны быть подшиты к личному делу.

Первоначальное составление

Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.

Основные требования

На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.

Сведения журнала (книги) учета

В этом документе могут присутствовать следующие данные:

Номер досье.
Ф.И.О. специалиста.
Число первоначального оформления досье.
Дата передачи бумаг в архив.
Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.

Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее – все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.

Перечень основных данных

В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана. Также в досье содержатся:

Внутренняя опись бумаг.
Личный листок учета или анкета.
Автобиография.
Копии:

документа, который удостоверяет личность;
страхового свидетельства;
ИНН (если его предоставил служащий);
свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
должностной инструкции;
договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).

5. Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).

6. Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).

Дополнительные бумаги

В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:

Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
Копии:

докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
трудовой книжки.

4. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.

5. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).

6. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.

Фотография специалиста

Она также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4х6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.

Изменение сведений

Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей. Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна. Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
Опись может составляться вручную или печататься.
Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

Порядковый номер.
Регистрационный номер.
Дата оформления.
Название документа.
Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
Количество страниц описи.
Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

Обязаны вести государственные учреждения на всех служащих и чиновников. На остальные организации (коммерческие и НКО) такая обязанность не распространяется. Поэтому все юрлица и ИП могут их не вести или же вести по своему желанию. Поскольку сформированные личные дела позволяют наилучшим образом систематизировать кадровые данные организации и дают кадровикам возможность быстро найти любую необходимую информацию, на практике их ведут практически все фирмы. Удобнее делать это в соответствии с существующими рекомендациями. Поэтому познакомимся с ними внимательнее.

Понятие ЛД

Законодательство гласит, что понятие «дело» означает особый способ оформления документа или их совокупности, относящихся к одному вопросу или участку деятельности. В соответствии с подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, это документы, помещенные в отдельную обложку (папку). Особого регламента по ведению ЛД нет (есть только для гос. и муниципальных служащих), однако если компания решила вести личные дела, придется утвердить соответствующее положение и регламентировать данный процесс на уровне предприятия. Именно в этом внутреннем нормативном акте можно определить:

какие бумаги будут храниться в личных делах (состав), а также с какой целью;
порядок ведения;
перечень работников, на которых будут оформляться ЛД;
порядок доступа к информации;
сроки и режим хранения;
особенности сдачи в архив или уничтожения после увольнения.

Кроме того, в компании должен быть назначен сотрудник, который будет отвечать за этот процесс.

Какие документы входят в состав ЛД

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

формируемые в момент устройства человека на работу;
возникающие в процессе работы в фирме;
документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу могут войти:

резюме, составленное для вакансии соискателем;
анкета работника для личного дела (используется произвольная форма бланка по желанию);
заявление о приеме на работу;
характеристика с предыдущего места работы или рекомендации (если они есть);
копии документов с персональными данными физлица (паспортов, ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);
справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
трудовой договор (оригинал работодателя);
приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
объяснительные записки,
служебные записки,
различные акты и уведомления.

Третья заключительная группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.

На что очень важно обратить внимание

Есть несколько ключевых моментов.

Первый и основной — это определить, какие документы будут в личном деле и с какой целью они туда включаются. Кадровых документов по персоналу образуется много. Если задаться целью формализировать всю жизнь человека в период его работы в организации, то личные дела могут стать многотомными в пересчете на одного сотрудника. Это усложняет работу, да и ни к чему в целом.

В работе с личным делом очень важно помнить, что обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора этой информации (пункт 2 статьи 5 (ред. от 29.07.2017) «О персональных данных»).

Если спросить кадровиков, зачем они хранят копии паспортов в личных делах, многие ответят, что так положено, но на норму сослаться не смогут (видимо, слышали или прочитали где-то, что в личном деле обязательно должна быть копия паспорта, а скорее всего, вшили, чтобы просто была на всякий случай). Между тем, прямо требует аргументировать необходимость сохранения работодателем копий паспортов сотрудников. Только в случае обоснованной необходимости это хранение может быть признано законным. Аналогично и с заявлениями о приеме на работу, которые обязательны для госслужбы, но для остальных организаций - уже давно элемент пережитого прошлого: сейчас этот документ при трудоустройстве не нужен.

Второй момент, на который следует обратить внимание, — хранение ЛД, личных карточек Т-2 и трудовых книжек.

Трудовые книжки содержатся как бланки строгой отчетности в сейфах и доступ к ним имеет ограниченный контингент лиц (пункты 42, 45 Правил, утвержденных (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»). Персональные дела некоторые организации тоже держат в металлических шкафах. Но в одном сейфе эти документы находиться не должны, что исключает возможность хранить трудовые книжки в личных делах.

Теперь о возможности хранить карточки Т-2 в личных делах. Прямого запрета на это нет, и теоретически можно в ЛНА прописать, что Т-2 хранятся в ЛД, поскольку каждое предприятие определяет порядок документооборота самостоятельно. Однако, как правило, кадровые специалисты предпочитают держать Т-2 под рукой.

Правила ведения и сроки хранения

В ЛД обычно помещают документы, которые имеют разный срок хранения. При этом кадровики должны ориентироваться на Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, которым и установлены все сроки хранения документов. Следует помнить, что многие кадровые документы нужно хранить длительное время (свыше 10 лет), и если они включены в ЛД, то срок хранения личных дел работников не может быть меньше этого срока. Обычно такие документы в составе ЛД приходится хранить не менее 50 лет (статья 22.1. (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Порядок ведения ЛД, как уже было сказано, определяется на уровне фирмы. Обычно все бумаги вкладывают в него в хронологическом порядке. А чтобы ничего не потерялось, вшивают опись, которую ведут все время, пока ЛД находится в работе. Бланк описи можно разработать самостоятельно, а можно использовать образец для государственных учреждений.

Титульный лист личного дела работника: образец

Первым в ЛД всегда заполняют титульный лист. Бланк титульного листа содержится в Приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Он является рекомендованным, поэтому при желании его можно разработать самостоятельно.

На титульном листе нужно написать название компании, а также Ф.И.О. сотрудника. После заполнения титульного листа в папку вкладывают все остальные документы.

Все заведенные личные дела необходимо регистрировать в специальном учетном журнале (это не дань графоманству, это удобно для поиска). Форма этого учетного документа никакими НПА не утверждена, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно. Журнал должен быть прошит и пронумерован, а в его графы нужно занести все номера ЛД, даты их заведения, заголовки, а также даты закрытия.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Как правило, личные дела работников заводятся в первую очередь на:

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.

Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:

1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

анкета при поступлении на работу;
конкурсная документация;
копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Представляемые работодателю при трудоустройстве	Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты)
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений	Заявление и копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; согласие на обработку персональных данных; анкета и автобиография; характеристики; рекомендательные письма; отзывы должностных лиц о работнике; личный листок по учету кадров и дополнения к нему
Сопровождающие трудовую деятельность работника	справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров; дополнительные соглашения к трудовым договорам; приказы о переводах и перемещениях; заявления и объяснительные записки работника; докладные записки; аттестационные листы и пр.

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

порядковый и регистрационный номер дела;
индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
дата документа;
наименование (заголовок);
номера листов дела;
примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

общее количество листов в деле;
лицо, ответственное за ведение дела;
дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

Возможно, будет полезно почитать: