У сотрудника родился ребенок. У работника родился ребенок, он сообщил об этом работодателю, какие выплаты работодатель должен ему заплатить и какие документы при этом работник должен предоставить, какие заявления написать? Нельзя уволить отца, являющегося

У сотрудника родился ребенок, и он хочет получить пособие при рождении ребенка. Надо ли прилагать к заявлению копию свидетельства о рождении ребенка? Или просто достаточно показать оригинал свидетельства о рождении, и в заявлении сослаться на его серию и номер? Копия свидетельства и справка о рождении прикладываются к заявлению. На основании этих документов издается приказ. Как потом хранить копию свидетельства в приказе?

Ответ

Ответ на вопрос:

Если ребенок родился на территории РФ, то свидетельство о рождении для назначения указанного в вопросе пособия не требуется; достаточно справки ЗАГС о рождении.

Хранить копии личных документов работников в любом случае рискованно. Об этом свидетельствует актуальная судебная практика.

Если Вы все же храните копии личных документов в личных делах работников, следует получить согласия на обработку персональных данных и хранение копий их документов. В согласии укажите цель хранения указанный копий: «В целях предоставления налогового вычета на детей, а так же последующего предоставления указанных документов при проверках ФНС даю согласие на хранение и передачу в ФНС: копий свидетельство о рождении несовершеннолетних детей, справки с места учебы детей, копий свидетельства о браке и справки с места работы супруга об отказе от получения налогового вычета» или «В целях назначения и выплаты мне пособия по уходу за ребенком, а также для передачи ФСС при проверках правильности назначения пособия даю согласие на хранение следующих документов….»

В части документов при назначении пособия при рождении ребенка:

Документы, необходимые для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка:

а) заявление о назначении пособия;

б) справка о рождении ребенка, выданная органами записи актов гражданского состояния (ЗАГСа);

в) справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что пособие не назначалось, - в случае, если оба родителя работают (служат, учатся);

г) выписка из трудовой книжки, военного билета или другого документа о последнем месте работы (службы, учебы), заверенные в установленном порядке, - в случае, если назначение и выплата пособия осуществляются органом социальной защиты населения;

д) выписка из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении, для лица, заменяющего родителей (опекуна, усыновителя).

Данные документы вместе с расходным ордером на выплату пособия должны быть подшиты в кассовые документы и храниться в бухгалтерии страхователя.

Постановление ФСС России от 07.04.2008 № 81

Перечень документов для возмещения расходов на выплату пособия см. http://r77.fss.ru/112412/103292/115948/index.shtml

Таким образом, свидетельство о рождении ребенка, если он родился на территории РФ, для оформления этого пособия не нужно. В связи с чем у Вас нет и правовых оснований для хранения данного документа в этих целях.

Если ребенок родился за пределами РФ то вы вправе хранить копию свидетельства о рождении ребенка, выданного консульским учреждением Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, - при рождении ребенка на территории иностранного государства, а в случаях, когда регистрация рождения ребенка произведена компетентным органом иностранного государства: документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей, другое компетентное ведомство).

В этом случае нормативно хранение документов можно обосновать ссылкой на Порядка, утвержденного .

А работник в согласии может указать: В целях назначения и выплаты мне единовременного пособия при рождении ребенка даю согласие на хранение и предоставление при проверках в ФСС копий документов, предоставленных мною согласно п. 28 Порядка, утвержденного , а именно: ____________________, ________________________,…

ИНН даже запрашивать при приеме на работу не нужно, хранение его копии вовсе исключено. Бухгалтерия может сверить ИНН работника на сайте ФНС – этого достаточно, работник может (не обязан) указать данные ИНН в реквизитах сторон трудового договора.

Обосновать необходимость хранения копии паспорта, военного билета, СНИЛС практически невозможно, достаточно отразить паспортные данные в трудовом договоре, также можно указать и номер СНИЛС. При приеме на работу работник отдела кадров должен сверить эти данные с оригиналом паспорта.

Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить. Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Размеры штрафов зависят от вида совершенного правонарушения. Так, должностных лиц могут оштрафовать на сумму от 3000 до 20 000 руб., ИП – на сумму от 5000 до 20 000 руб., организацию – на сумму от 15 000 до 75 000 руб. Подробнее о том, каковы штрафы за нарушения в работе с персональными данными, см. в .

Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством	Для граждан – штраф от 1000 до 3000 руб. Для должностных лиц – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Гражданин, должностное лицо или организация обрабатывают персональные данные без письменного согласия лица, когда такое согласие требует закон	Для граждан – штраф от 3000 до 5000 руб. Для должностных лиц – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 75 000 руб.
Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не опубликовали или не предоставили неограниченный доступ к документу с политикой по обработке персональных данных или сведениями по их защите	Для граждан – штраф от 700 до 1500 руб. Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 5000 до 10 000 руб. Для организаций – штраф от 15 000 до 30 000 руб.
Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не предоставили субъекту персональных данных информацию, которая касается обработки его персональных данных	Для должностных лиц – штраф от 4000 до 6000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 15 000 руб. Для организаций – штраф от 20 000 до 40 000 руб.
Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация нарушили требования субъекта персональных данных или его представителя об уточнении, блокировке, уничтожении данных. В случае если данные неполные, устаревшие, неточные, незаконно получены или не являются необходимыми для заявленной цели обработки	Для граждан – штраф от 1000 до 2000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 45 000 руб.
Гражданин, должностное лицо, предприниматель или организация не обеспечили условия, которые необходимы, чтобы сохранить персональные данные при хранении материальных носителей и исключить несанкционированный доступ к ним. А это, в свою очередь, послужило причиной их уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения либо иного неправомерного действия	Для граждан – штраф от 700 до 2000 руб. Для должностных лиц – штраф от 4000 до 10 000 руб. Для предпринимателей – штраф от 10 000 до 20 000 руб. Для организаций – штраф от 25 000 до 50 000 руб.
Должностное лицо государственного или муниципального органа – оператора персональных данных, не выполнило требования по обезличиванию персональных данных либо нарушило этот процесс	Для должностных лиц – штраф от 3000 до 6000 руб.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его ( ).

При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом ( ).

Таким образом, принцип конфиденциальности распространяется на любые персональные данные работников, за исключением общедоступных ( ). Т.е. тех, которые субъект персональных данных сделал таковыми (данные из открытых справочников, адресных книг и т.д.).

Для этих целей работодатель утверждает локальный акт, которым регламентируется порядок хранения и использования персональных данных работников. Конкретное наименование такого документа законодательно не предусмотрено, поэтому может быть любым, например, Положение о работе с персональными данными работников.

При этом работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Такие требования установлены , статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Из чего можно сделать вывод, что такой локальный акт должен быть у каждого работодателя, и с ним должны быть ознакомлены все работники при приеме на работу ( ст. 68 ТК РФ).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено только в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих ( , , ).

Порядок хранения документов в кадровой службе определяется номенклатурой дел организации ГСДОУ, утвержденной . В которой и следует отразить в каких делах (папках) какие документы у Вас хранятся.

Конкретный порядок осуществления кадровых процедур можно отразить в .

Если обработка персональных данных осуществляется в рамках исполнения оператором обязательств, установленных законом, не требуется согласие на обработку персональных данных ( Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Также не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Согласие понадобится только для обработки персональных данных для иных целей, не предусмотренных части 1 статьи 6, статьи 10 и статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При этом если Вы храните копии документов в личных делах сотрудников, рекомендуется получить согласие как на обработку, так и на хранение копий документов, при том в согласии надо указать цель хранения тех или иных документов (в соответствии с законом) . Поскольку судебная практика показывает, что работодатель не вправе хранить копии личных документов работников, не имея на то достаточных оснований.

Так, Арбитражный суд Ростовской области в ноябре 2013 года рассмотрел дело № А53-12557/2013 в котором Управление Роскомнадзора по Ростовской области предъявило претензии филиалу ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», в кадровых делах которого оно обнаружило копии паспортов и военных билетов, а также фотографии.

Суть спора

В апреле 2013 года Управлением Роскомнадзора по Ростовской области была проведена плановая выездная проверка филиала общества ООО «МЕТРО Кэш энд Керри» в г. Ростове-на-Дону. При проведении проверки было выявлено, что общество нарушает обязательные требования в сфере обработки персональных данных: проводит обработку персональных данных, избыточных по отношению к заявленным целям их обработки.

В личных делах работников общества хранились документы, содержащие персональные данные, превышающие объем персональных данных работников, установленный пунктом 2 статьи 86 Трудового кодекса РФ. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, копии страниц военного билета.

Обществу было выдано предписание с указанием срока устранения выявленного нарушения. Не согласившись с предписанием, общество, обратилось в Арбитражный суд Ростовской области.

Позиция Арбитражного суда Ростовской области

Суд отметил, что в действующем законодательстве РФ объем и содержание обрабатываемых персональных данных работника определен в ряде нормативно-правовых документов. При этом основным документом является Трудовой кодекс РФ.

В установленном законодательством порядке воинского учета четко установлен объем и содержание обрабатываемых персональных данных, и не предусмотрено получение и хранение в организации копий документов, например, копий военных билетов.

По мнению суда, перечень документов по кадровому учету является фиксированным, а не произвольным, что подтверждается статьей 656 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, в которой отмечено, что «виды документов, входящих в состав личных дел определенных категорий работников, указаны в соответствующем законодательстве».

Суд пришел к выводу о том, что для идентификации личности при приеме на работу достаточно фамилии, имени и отчества, при условии предъявления лицом документа, удостоверяющего личность. Сбор информации о серии и номере паспорта, годе и месте рождения, о поле и т.д. является избыточным. Копирование страниц паспорта также порождает дополнительные риски для общества. При этом суд отметил, что общество не указало целей, для которых необходима обработка персональных данных работников, принимаемых на работу, а указанные основания были признаны судом недостаточными для истребования у работников спорной документации.

По мнению суда, собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника.

Позиция Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда

Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в марте 2014 года отклонил довод общества о том, что оно использует фотографии, прикреплённые скрепками к карточкам Т-2, поскольку, по мнению суда, такая идентификация должна производиться по документам, удостоверяющим личность.

По мнению суда, использование фотоизображения работника для его идентификации является обработкой биометрических персональных данных. Такая обработка допускается только с письменного согласия субъекта персональных данных. Письменное согласие на обработку биометрических персональных данных общество у работников проверяемого филиала не получало.

Собирая и храня в документах по кадровому учету копии страниц паспортов работника, общество превысило объем обрабатываемых персональных данных работника. Общество не предоставило судам первой и апелляционной инстанциям правовых оснований для сбора и дальнейшей обработки копий страниц паспорта работников и фотографий работников.

Арбитражный суд оставил без изменения решение Арбитражного суда Ростовской области, а апелляционную жалобу без удовлетворения.

ИНН не является обязательным документом при приеме на работу ( ст. 65 ТК РФ). При этом работодатель не вправе требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации ( ст. 65 ТК РФ).

Более того, отсутствие ИНН у сотрудника не может служить препятствием для исполнения обязанностей работодателем – налоговым агентом, следовательно, у работодателя нет необходимости требовать от сотрудника получения свидетельства ИНН ( ).

Таким образом, если у Вас нет согласия на обработку и хранение персональных данных работников, рекомендуем их получить или уничтожить копии документов, содержащие персональные данные таких работников в установленном порядке. Подробнее об этом:

Подробности в материалах Системы Кадры:

Исправьте ошибку

Не храните в отделе кадров копии паспортов и дипломов. За это компанию оштрафуют

Александр ЮЖАЛИН, старший юрист по корпоративному и трудовому праву ГК «Митрофанова и партнеры» (Москва)

В статье читайте:

Роскомнадзор решит, что работодатель собирает лишние персональные данные, если кадровая служба хранит копии паспортов сотрудников, свидетельств о браке, рождении детей и т. д. Теперь штраф за одно такое нарушение достигает 50 000 рублей . В статье мы разобрали, как обезопасить себя, если получаете у сотрудников копии личных документов.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации

Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих (схема ниже). Используйте данные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках, при необходимости попросите сотрудника предъявить необходимый документ и перепишите из него нужную информацию.

Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Кроме того, копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя ( , постановления ФАС Северо-Кавказского округа , и др.).

Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. ( , далее – ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику ( ТК РФ, ).

Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом ( ).

Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка ( ). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (

На вопросы отвечала Е.А. Шаронова, экономист

Детские НДФЛ-вычеты: когда предоставлять и сколько

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

С этого года стандартный вычет на самого работника отменен, вычеты на детей увеличены, и теперь их размер зависит от очередности рождения. Также немного изменился и порядок предоставления вычетов на детей-инвалидов. О новшествах мы уже писали на страницах . Но, поскольку к нам в редакцию пришло много вопросов от читателей, мы еще раз возвращаемся к этой теме. Так что ищите свою ситуацию и рекомендацию, как надо действовать.

Если отец платит алименты, он имеет право на детские вычеты

Е.С. Болдина, г. Самара

Наш сотрудник - отец четверых детей. Причем двое детей - от первого брака (им по исполнительному листу он платит алименты, мы их удерживаем из зарплаты), а двое - от второго брака. Всем детям еще не исполнилось 18 лет. В каких размерах надо предоставить ему вычеты? Нужны ли еще какие-нибудь документы, кроме свидетельств о рождении детей? Заявление о предоставлении вычетов он, конечно, написал.

: Вычет дается родителям, на обеспечении которых находятся дети. Поскольку работник платит алименты на детей от первого брака, он участвует в их содержании. Следовательно, имеет право на вычет. И, естественно, ему положен вычет на детей, родившихся во втором браке.

Таким образом, вы должны предоставить работнику вычеты на всех четырех детей в общей сумме 8800 руб.: на первого и второго - по 1400 руб., а на третьего и четвертого - по 3000 руб. Очередность рождения детей определяется по датам, указанным в свидетельствах о рождении. Помимо копий свидетельств о рождении всех детей и исполнительного листа об уплате алиментов, вам ничего не нужно для предоставления вычетов.

Отчиму тоже положен вычет

Т.К. Максимова, г. Вологда

К нам устроился работник, который женился на женщине с ребенком. Также у них есть общий ребенок. Они живут все вместе, дети находятся на их обеспечении. Можно ли нашему работнику дать вычеты на двоих детей? Какими документами он может подтвердить, что содержит не своего ребенка?

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если работник содержит ребенка своей супруги от предыдущего брака, он сможет получить вычет на этого ребенка, только если принесет справку об их совместном проживании.

: Вычет можно предоставить на обоих детей. Минфин не раз разъяснял, что совместное проживание отчима (мачехи) с детьми супруга от первого брака уже свидетельствует о том, что этот ребенок находится на его (ее) обеспечени иПисьма Минфина от 03.04.2012 № 03-04-06/8-96 , от 13.02.2012 № 03-04-05/8-169 . При этом факт совместного проживания отчима (мачехи) и ребенка можно подтвердить, например, выпиской из домовой книги, которую выдают ТСЖ, ЖСК, паспортный стол в ЕИРЦПисьмо Минфина от 02.04.2012 № 03-04-05/8-402 . Попросите, чтобы работник принес справку о совместном проживании, копии свидетельств о рождении детей, копию свидетельства о браке. Разумеется, он должен написать заявление о предоставлении вычета. Тогда вы предоставите работнику вычет на двоих детей - 2800 руб. (по 1400 руб. на каждого ребенка).

Если один родитель лишен родительских прав, другой все равно двойной вычет не получит

Л.А. Романова, г. Липецк

У нас есть работница, которая одна воспитывает и содержит ребенка. С отцом ребенка она разошлась, он даже лишен родительских прав за неуплату алиментов. Можно ли считать, что наша сотрудница - единственный родитель, ведь она одна содержит ребенка. Можно ей дать двойной вычет?

: К сожалению, нет. Вычет в двойном размере по НК положен только единственному родител юподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . При этом единственным родитель признается только в том случае, когда другой родитель умер или признан судом безвестно отсутствующим. Кстати, Минфин и ФНС неоднократно разъясняли, что, если один из родителей лишен родительских прав, второй родитель не признается единственным и не имеет права на удвоенный выче тПисьма Минфина от 12.04.2012 № 03-04-05/8-501 , от 19.04.2011 № 03-04-05/5-272 ; ФНС от 04.03.2011 № КЕ-3-3/619 .

Мы согласны, что по отношению к вашей сотруднице это несправедливо. Но, поскольку в данной ситуации биологический отец жив, признать мать ребенка единственным родителем не получится.

Для ребенка-инвалида группа не устанавливается

А.Н. Киреева, г. Пенза

Сотрудница написала заявление на детский вычет и приложила копию справки МСЭ, где написано, что ребенок - инвалид, а по строке «группа инвалидности» написано «не опр.». В правовой базе я вычитала, что на инвалида вычет 3000 руб. предоставляется, только если он I или II группы. Как быть? Какую сумму вычета давать? И еще: годится ли копия такой справки для предоставления вычета или нужен именно оригинал?

: Ребенку-инвалиду группа инвалидности вообще не устанавливаетс яст. 1 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ .

Вычет в размере 3000 руб. положе нподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ :

<или> на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
<или> на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Так что из нормы вовсе не следует, что вычет в размере 3000 руб. предоставляется ребенку-инвалиду, если он I или II группы.

Для детского вычета вам нужны только копии документов. Оригиналы всех документов находятся у работника. Если копия справки об инвалидности плохая, можете попросить у сотрудницы оригинал и сделать ксерокопию сами. Но забрать оригинал у нее вы не можете.

Кто из близнецов третий ребенок, родитель может выбрать сам

Г.М. Ганеева, г. Казань

У нашей сотрудницы трое детей. Одному ребенку 19 лет, он учится в колледже на дневном отделении. Двое других детей - двойняшки в возрасте 11 лет, один из них - инвалид.
Какие работнику положены вычеты? Какими документами подтвердить, кто из близнецов родился первым, а кто вторым? Если окажется, что третий ребенок - инвалид, то на него вычет будет 6000 руб. (то есть 3000 руб. как на инвалида + 3000 руб., потому что он третий)?

: В вашей ситуации вычет положен на всех детей. Для предоставления вычета вам нужно, чтобы сотрудница принесла копии трех свидетельств о рождении, копию справки МСЭ, подтверждающую инвалидность ребенк априложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития от 24.11.2010 № 1031н , и справку из колледжа об обучении на дневном отделении. Никаких специальных документов, подтверждающих, кто из близнецов родился первым, а кто - вторым, не существует.

Как разъяснил Минфин, родитель решает этот вопрос сам и он вправе в заявлении о предоставлении вычетов указать, что ребенок-инвалид является вторым ребенком, а другой близнец - третьи мПисьмо Минфина от 21.12.2011 № 03-04-05/8-1075 . В таком случае ваша сотрудница получит максимальную сумму вычета - 7400 руб.: 1400 руб. - на первого ребенка, 3000 руб. - на ребенка-инвалида и 3000 руб. - на третьего ребенка. Ведь на ребенка-инвалида вычет в размере 3000 руб. дается независимо от того, какой он по счету (первый, второй или третий).

Если же посчитать, что ребенок-инвалид является третьим, тогда вычет будет меньше и составит 5800 руб.: 1400 руб. - на первого ребенка, 1400 руб. - на второго ребенка и 3000 руб. - на третьего ребенка - инвалида. Аналогичной позиции придерживается и Минфин, отмечая, что если третий ребенок - инвалид, то вычеты на третьего ребенка и ребенка-инвалида не суммируютс яПисьма Минфина от 03.04.2012 № 03-04-06/5-94 , от 02.04.2012 № 03-04-05/8-400 .

На ребенка-инвалида единственному опекуну положен двойной вычет

Н.С. Папенова, г. Омск

К нам пришел новый работник, который является единственным опекуном ребенка-инвалида. Раньше предоставлялся четырехкратный вычет по НДФЛ - 4000 руб. (1000 руб. х 2 (так как ребенок инвалид) х 2 (так как единственный опекун))подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ (ред., действ. до 01.01.2011) . А сейчас какая сумма вычета должна быть?

: Прошлогодними поправками с 01.01.2011 формулировки о порядке предоставления вычетов на детей подкорректировал иподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . Но в результате сумма вычета только увеличилась. На ребенка-инвалида теперь положен вычет в сумме 3000 руб. А единственному опекуну вычет предоставляется в двойном размере - 6000 руб. (3000 руб. х 2). Но для этого нужно, чтобы работник принес документ из органов опеки и попечительства, подтверждающий назначение его единственным опекуном. Причем даже если потом он вступит в брак, размер вычета все равно останется двойны мПисьмо УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 20-15/3/068891 .

Бабушке-опекуну на внука можно предоставить вычет как на третьего ребенка

А.В. Фролова, г. Брянск

У нас работает женщина, которая стала опекуном своего несовершеннолетнего внука (ее дочь лишена родительских прав, отец ребенка неизвестен). Своих детей у женщины двое, обоим по 25 лет.
В каком размере надо дать ей вычет на внука: как на первого ребенка или как на третьего?

: В целях предоставления вычета для женщины опекаемый внук будет третьим ребенком. И на него положен вычет в размере 3000 руб.подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ Ведь при определении очередности детей для установления размера вычета учитывается общее количество детей (включая подопечных) в хронологическом порядке по дате рождения независимо от их возраст ап. 4 Письма Минфина от 03.04.2012 № 03-04-06/8-96 .

А если бабушка - единственный опекун, ей полагается двойной вычет - 6000 руб. Для вычета женщина должна вам принести: копии свидетельств о рождении своих детей и внука, копию акта об установлении над ребенком опек ист. 145 Семейного кодекса РФ ; п. 6 ст. 11 Закона от 24.04.2008 № 48-ФЗ .

Супругу опекуна вычет на ребенка не положен

Н.М. Васильева, г. Тверь

В нашем учреждении работает пенсионер. Его жена тоже пенсионерка, но она не работает. Она - опекун двух внучек школьного возраста (родители умерли). Удостоверение и свидетельство на опекунство оформлены только на жену. Проживают они вместе. Фактически всех содержит дед - работающий пенсионер.
Можно ли ему предоставить вычет на внучек?

: К сожалению, нельзя. По НК право на детский вычет имеют только сами опекун ыподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ . А их супруги такого права не имеют даже в том случае, если они содержат подопечных дете йПисьма Минфина от 12.04.2012 № 03-04-06/8-109 ; УФНС по г. Москве от 01.07.2010 № 20-15/3/068891 . Законодатель компенсировал это тем, что предусмотрел двойной размер вычета для единственных опекунов.

Однако в вашей ситуации это не спасает. Ведь жена вообще не может получить этот вычет, потому что не работает (у нее нет доходов, облагаемых НДФЛ)п. 3 ст. 210 , п. 2 ст. 217 НК РФ . Так что заложенный в гл. 23 НК РФ принцип «вычет получает тот, кто содержит детей» работает не всегда.

Вычет можно предоставить с начала года, даже если документы представлены позже

А.Н. Чибирева, г. Касимов, Рязанская обл.

У нашего сотрудника ребенок родился в январе. Но свидетельство о рождении было получено в ЗАГСе только в конце марта. А нам он его принес в апреле и в этом же месяце написал заявление о предоставлении вычета.
Правильно ли я понимаю, что могу предоставить ему вычет на ребенка с января и пересчитать НДФЛ?

: Да, правильно. Ведь вычет предоставляется за каждый месяц календарного года с месяца рождения ребенка и до месяца, в котором доход превысил 280 000 руб. Основание для вычета - заявление работника и подтверждающие документ ыпп. 3, 4 ст. 210 НК РФ . Причем гл. 23 НК РФ не ставит право на вычет в зависимость от того, в каком месяце работник написал заявление и принес документы. Как раз недавно Минфин разъяснил, что организация может предоставить вычет с начала года независимо от месяца, в котором работник подал заявление с приложенными к нему документам иПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 .

Так что вы может еп. 3 ст. 226 НК РФ :

предоставить вычеты на ребенка с января по апрель включительно;
пересчитать НДФЛ за январь - март;
на сумму излишне удержанного налога уменьшить сумму НДФЛ, подлежащего удержанию с доходов работника за апрель.

Справку 2-НДФЛ с прежнего места работы ничем заменить нельзя

О.Н. Степанова, г. Екатеринбург

В феврале 2012 г. к нам пришла новая сотрудница, у которой двое детей. По трудовой книжке дата увольнения с предыдущего места работы - 31.01.2012. Но весь январь она была в отпуске за свой счет. Справку 2-НДФЛ за 2012 г. с прежней работы она не принесла, там ей сказали, что нулевые справки 2-НДФЛ бухгалтерская программа не формирует. Но она представила справку о зарплате для расчета больничны хутв. Приказом Минздравсоцразвития от 17.01.2011 № 4н . В ней есть данные о зарплате за 2010, 2011 гг., а за 2012 г. стоит прочерк.
Достаточно этой справки для предоставления вычетов по НДФЛ? Или надо, чтобы сотрудница принесла произвольную справку с предыдущего места работы, в которой будет сказано, что налогооблагаемых доходов у нее не было и вычеты ей не предоставлялись?

: В НК РФ четко сказано, что если сотрудник устраивается на работу не с начала года, то для предоставления детских вычетов по новому месту он должен представить именно справку 2-НДФЛ от предыдущего работодател яп. 3 ст. 218 , п. 3 ст. 230 НК РФ .

Никакой другой документ не годится (ни справка в произвольной форме, ни тем более справка для больничных, она вообще предназначена для других целей). Если у вас не будет справки 2-НДФЛ с прежнего места работы сотрудницы, вы не сможете предоставлять ей вычеты на детей.

То, что какая-то бухгалтерская программа не формирует нулевые справки 2-НДФЛ, не оправдание. Если хотите облегчить жизнь своей новой сотруднице, можете сами позвонить своей коллеге и сказать, что она может:

<или> распечатать справку 2-НДФЛ из справочно-правовой базы (например, из КонсультантПлюс), заполнить от руки данные на организацию и работника, поставить подпись и печать;
<или> выгрузить справку 2-НДФЛ из справочно-правовой базы в Excel, заполнить ее и распечатать.

Понятно, что это может быть не очень удобно для бухгалтера, зато требования НК будут соблюдены. К тому же вам не придется отправлять сотрудницу за вычетами по окончании года в инспекци юп. 4 ст. 218 НК РФ .

У работника родился ребенок, он сообщил об этом работодателю, какие выплаты работодатель должен ему заплатить и какие документы при этом работник должен предоставить, какие заявления написать?

Ответ

Ответ на вопрос:

Из текста вопроса можно предположить, что работник - отец ребенка.

В данной ситуации сотруднику должно быть выплачено единовременное пособие при рождении ребенка, при условии, что это пособие не получила супруга работника (ст.12 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющим детей»).

Размер пособия с учетом индексации составляет 16 350,33 руб. (Федеральный закон от 06.04.2015 N 68-ФЗ; Постановление Правительства РФ от 26.01.2017 N 88).

Порядок выплаты пособия установлен Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н «Об утверждении Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей».

Пособие выплачивается по месту работы одного из родителей. В ситуации, когда один из родителей работает, а другой родитель не работает, единовременное пособие при рождении ребенка назначается и выплачивается по месту работы родителя (п.27 Порядка). Для получения пособия работник должен представить:

Отпуск по уходу за ребенком .

Это следует из положений статей 8, 256 Трудового кодекса РФ.

Отпуск по уходу за ребенком предоставьте сотруднику по , подтверждающих рождение ребенка или установление опеки. На основе полученных документов издайте приказ на отпуск по или по . В приказе дополнительно укажите решение о по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как выплатить пособие при рождении ребенка

Галина Орлова , внештатный консультант ФСС России

Размер пособия

Базовый размер пособия при рождении ребенка составляет 8000 руб.

Однако при фактической выплате эта сумма увеличивается:

 на коэффициент индексации (ежегодно устанавливается Законом о федеральном бюджете исходя из прогнозного уровня инфляции);

 на районный коэффициент. Его применяйте для пособий сотрудникам, которые работают в , а также в . Право на районный коэффициент имеют все, кто трудится в таких местностях, в том числе совместители и надомники (ст. 316, 285 ТК РФ, письмо Минфина России от 13 ноября 2010 г. № 03-03-07/39).

Такой порядок предусмотрен статьями 4.2, 5, 12 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пунктами 26, 79 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Сумма пособия рассчитывается по формуле:

Единовременное пособие при рождении ребенка

8000 руб.

Районный коэффициент

Размер единовременного пособия определяйте на дату рождения ребенка (письмо ФСС России от 17 января 2006 г. № 02-18/07-337). Ведь право на пособие возникает при наступлении такого страхового случая. Это прямо следует из положений пункта 1.1 статьи 7 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ и статьи 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. Подтверждено это и в письме ФСС России от 17 января 2006 г. № 02-18/07-337.

Действующий размер пособия (без учета районных коэффициентов) см. в . Например, в отношении детей, родившихся 1 февраля 2016 года или позднее, размер единовременного пособия с учетом индексации составляет 15 512,65 руб. В таком же размере платите пособие в январе 2017 года. C 1 февраля 2017 года пособие проиндексировали на 5,4 процента. Теперь оно составляет 16 350,33 руб. (ст. 1 и 4.2 Закона от 6 апреля 2015 г. № 68-ФЗ, постановление Правительства РФ от 26 января 2017 г. № 88).

В некоторых регионах установлены дополнительные пособия, выплачиваемые в связи с рождением ребенка. К примеру, в Москве такая помощь оказывается молодым семьям (постановление правительства Москвы от 6 апреля 2004 г. № 199-ПП). Но выдается эта сумма не по месту работы, а в Управлении социальной защиты населения.

Рождение нескольких детей

Если у сотрудника родились двое и более детей, то пособие выдайте на каждого из них. Например, если у сотрудника в феврале 2017 года или позже родилась двойня, выплатите ему 32 700,66 руб. (16 350,33 руб. × 2). Данное правило применяется и в отношении сотрудников, заменяющих родителей, например, усыновителей. Об этом сказано в статье 11 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ и пункте 25 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Документальное оформление

Чтобы получить пособие по месту работы, сотрудник должен представить следующие документы:

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Могут ли выплаты по договору подряда увеличивать декретное пособие? И вправе ли отец получить единовременную выплату при рождении ребенка?

Выплаты по договору подряда не увеличивают декретные пособия

В прошлом году сотрудница периодически выполняла заказы по договору подряда. Надо ли учесть при расчете декретного пособия эти выплаты?

Пособие надо рассчитать исходя из среднего заработка. А при его определении учитывают только те выплаты, которые облагаются взносами на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). С вознаграждений по договорам подряда эти взносы не платят (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Поэтому считать пособие надо только из доходов по трудовому договору.

Кто имеет право на пособие при рождении ребенка

У сотрудника родился ребенок. Он написал заявление на единовременное пособие при рождении ребенка. Имеет ли работник право на такое пособие или его вправе получить только мама?

Сотрудник вправе получить единовременное пособие. Он должен написать заявление и принести документы, подтверждающие право на единовременное пособие.

Один из родителей вправе получить единовременное пособие. Для этого сотрудник обращается к работодателю (ст. 11 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ). У сотрудника надо взять следующие документы:

Заявление на пособие в свободной форме;

Справку из загса о рождении малыша;

Справку с работы мамы о том, что она не получала единовременное пособие при рождении ребенка.

Полный перечень документов, необходимых для получения пособия, установлен в пункте 28 Порядка (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н).

Пособие нужно назначить и выплатить в течение 10 рабочих дней с даты, когда сотрудник представит все документы (п. 30 Порядка, утв. приказом № 1012н). Размер выплаты в 2015 году - 14 497,8 рубля (ст. 4.2 , 12 закона № 81-ФЗ, п. 2 ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 01.12.2014 № 384-ФЗ). На выданное пособие компания вправе уменьшить страховые взносы в ФСС.

Тонкости предоставления стандартных налоговых вычетов: как правильно предоставить сотруднику организации вычет в месяце рождения ребенка - читайте в статье.

Вопрос: Сотрудник принес в бухгалтерию свидетельство о рождении ребенка (дата рождения 13.08.13). При расчете зарплаты за август, вычет по НДФЛ (1400 рублей за 1-го ребенка) нужно предоставить за весь месяц или сделать перерасчет начиная с даты рождения?

Ответ: Вам следует предоставить сотруднику налоговый вычет на ребенка за август в полном размере (1400руб.) Так как вычет предоставляется с месяца, в котором родился ребенок. Пересчет налогового вычета на ребенка НК РФ не предусмотрен.

Отвечает Александр Сорокин,

рекомендации ».

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».

Как предоставить стандартный налоговый вычет на ребенка

Если у сотрудника (налогового резидента) есть дети, то он вправе получать стандартные налоговые вычеты.

Размеры вычетов

Вычеты предоставляйте в размере:*

1400 руб. в месяц - на первого ребенка в возрасте до 18 лет (до 24 лет, если он является учащимся очной формы обучения);
1400 руб. в месяц - на второго ребенка в возрасте до 18 лет (до 24 лет, если он является учащимся очной формы обучения);
3000 руб. в месяц - на третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет (до 24 лет, если он является учащимся очной формы обучения);
3000 руб. в месяц - на каждого ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.

Период предоставления вычета

Вычет начинайте предоставлять с того месяца, в котором ребенок родился* (был усыновлен или взят под опеку).

Такой порядок предусмотрен абзацами 11 и 12 подпункта 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ.

Налоговый вычет на ребенка

У преподавателя в середине месяца родился ребенок. С какого числа применяется налоговый вычет?*

Вычет применяется с первого числа того месяца, в котором родился ребенок. Ведь в соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ уменьшение налоговой базы производится с месяца рождения ребенка.*

Данный налоговый вычет предоставляется на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на него.

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

«ККТ нужно применять только в случаях, если продавец предоставляет покупателю, в том числе своим сотрудникам, отсрочку или рассрочку по оплате своих товаров, работ, услуг. Именно эти случаи, по мнению ФНС, относятся к предоставлению и погашению займа для оплаты товаров, работ, услуг. Если организация выдает денежный заем, получает возврат такого займа или сама получает и возвращает заем, кассу не применяйте. Когда именно нужно пробивать чек, смотрите в рекомендации ».

Скачайте формы

Возможно, будет полезно почитать: