Универсальный передаточный документ. Универсальный передаточный документ (УПД): правила заполнения, применение Кто может подписывать упд со стороны покупателя

В 2013 году по инициативе ФНС плательщикам налогов был предложен новый первичный документ – УПД . Благодаря его использованию, налогоплательщики без нарушения закона могут объединять информацию, хранящуюся в первичной документации, тем самым, исключая ее дублирование.

Новая форма первичного документа не обязательна к применению, и налогоплательщики должны сами решать, каким образом они будут вести бухгалтерский учет и рассчитываться с бюджетом. Для отражения факта проведения хозяйственных операций и расчетов по налогам на добавленную стоимость субъекты могут использовать или действовать как раньше, оформляя отдельно и накладные.

В чем преимущество универсального передаточного документа, какие особенности в его заполнении могут вызвать трудности у сторон сделок? Для ответа на этот и другие вопросы необходимо в первую очередь обратиться к форме документа и разобрать на примере, как его заполнять.

До появления УПД, сведения, содержащиеся в первичной документации, например накладных и счет-фактурах, часто повторялись, и нецелесообразность двойного заполнения одних и тех же реквизитов была налицо. Однако, действующее на тот момент законодательство не позволяло объединить эти документы.

Так, согласно утратившему на сегодняшний день силу №129-ФЗ, первичные документы должны были составляться согласно унифицированным формам. Несоблюдение этих требований влекло непринятие их к учету.

С первых чисел 2013 года начал действовать №402-ФЗ , который изменил эти требования. Теперь хозяйственная деятельность может отражаться не по унифицированным формам. Вместо этого обязательными стали сведения, которые должны быть обозначены в первичной документации. Примечательно, что эти обязательные реквизиты и реквизиты, заполняемые в счет-фактурах, во многом сходятся.

Это условие, а также тот факт, что в действующем законодательстве не содержится запретов на изменение формы счет-фактур, благоприятствовали созданию универсального передаточного документа и обеспечили правомерность его использования для налогового и бухгалтерского учета. Форма УПД составлена на основе счет-фактуры. Этот документ обведен в УПД жирной линией и, по сути, представляет стандартную свою форму.

Стоит отметить, что помимо того что УПД значительно упрощает документооборот и снижает риск допущения ошибок, он обладает и недостатками :

Поскольку форма УПД не унифицирована, необходbмо тщательно проверять документацию контрагентов.
Требуется заполнять больший объем реквизитов, чем в первичной документации.
Невозможно отправить электронную версию документа через онлайн-сервис.
Невозможно оформить УПД на авансовый платеж.
Сложности в корректировке формы.

Требования

Поскольку УПД может заполняться и как первичный, и как документ, на основании которого можно получить , требования к оформлению несколько разнятся. Рассмотрим требования к УПД, используемому в рамках первичной документации.

Приравнивает к обязательным реквизитам первичных документов:

Наименование. В отношении УПД это статус.
Дату оформления.
Наименование контрагента, составившего УПД. Поскольку он является двусторонним, необходимо обозначить обе стороны сделки.
Содержание факта хозяйственной деятельности, который характеризуется сведениями о контрагентах, данными о предмете соглашения, уточнениями о времени и обстоятельствах операции.
В чем измеряется предмет сделки, какую имеет цену.
Должности сотрудников, совершивших операцию, или тех, кто был ответственным за ее оформление.
Подписи сотрудников, с указанием данных, необходимых для их идентификации.

При составлении УПД, необходимого для вычета налога на добавленную стоимость, следует придерживаться требований НК РФ. обязывает при заполнении документации указывать следующие данные :

номер и дату составления;
реквизиты продавца и покупателя, отправителя и получателя (название, адрес, ИНН);
наименование предмета сделки, в чем измеряется;
количество отгруженной продукции;
денежные измерения продукции (за единицу, всего без НДС, всего с НДС);
страну происхождения.

Стоит отметить, что все требования, указанные выше, могут быть выполнены, поскольку соответствующие поля для заполнения информации в УПД имеются.

Как правильно оформлять документ

Приложения №1 и №3 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 описывают форму универсальной передаточной документации и правила по ее оформлению соответственно. Согласно этим приложениям, УПД заполняется следующим образом.

№ поля	Правила заполнения
(1)-(7), графы 1-11	Если статус 1, данные оформляются в соответствии с постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.11. При статусе 2 в документации могут не оформляться (7), графы 6, 7, 10-11
Граф А	Заполнение не обязательно и производится в целях удобства поиска
Граф Б	Не обязателен для заполнения, но в случае заполнения указываются артикул, вид деятельности
(8)	Уточнения о проведенной операции
(9)	Реквизиты сопроводительной документации заполняются не в обязательном порядке
(10)	Указывается сотрудник совершившее операцию. Если это то же самое лицо, что завизировало счет-фактуру, допускается не заполнять
(11)	Дата совершения сделки не обязательна к заполнению
(12)	Не обязательно к заполнению. В этом поле обычно указываются сведения о паспортах, сертификатах к товару
(13)	Указывается ответственный сотрудник поставщика. Можно не подписывать если он же указан в (10)
(14)	Если в документе предусмотрена печать – не обязательно к заполнению
(15)	Указывается лицо, принявшее товар или услуги/работы
(16)	Дата совершения соглашения не обязательна к заполнению
(17)	Не обязательно к заполнению. Покупатель может указать в поле претензии со своей стороны, а также данные о неотъемлемых приложениях
(18)	Заполняет сотрудник покупателя. При наличии печати не оформляется
(19)	При наличии печати не оформляется
М.П.	Не обязательно к заполнению, в случае проставления всех необходимых данных

Подпись

Универсальная передаточная документация содержит пять полей для подписи . В ряде случаев все поля необходимо оформить в обязательном порядке и все зависит от того, какой статус имеет УПД.

Поля для сотрудников (руководитель и главный бухгалтер) должны быть завизированы, если УПД имеет статус равный 1. Когда УПД используется как первичный, эти поля могут не подписываться.

Строка подписывается лицом со стороны поставщика, которое совершило процесс отгрузки, причем, если этот же сотрудник завизировал счет-фактуру, допускается не подписывать. В строке ставит подпись сотрудник, ответственный за оформление соглашения. Нередко этот сотрудник и сотрудник, указанный в , являются одним и тем же лицом. В этих условиях поле может не подписываться.

В строке ставит подпись сотрудник, приобретающий товар. Строка заполняется аналогично полям, предназначенным для поставщика, в некоторых случаях достаточно лишь указания реквизитов.

Что необходимо заполнять в обязательном порядке

По Приложению №4 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96 универсальная передаточная документация должна содержать следующие обязательные сведения.

Обязательный показатель	Законодательная норма (№402-ФЗ Статья 9, Пункт 2)	№ поля согласно Приложению №1 Письма ФНС России от 21.10.2013 ММВ-20-3/96
Наименование	Подпункт 1	Номер счета-фактуры
Дата оформления	Подпункт 2	(1)
Наименование контрагента, который составил документацию	Подпункт 3	,
Содержание факта хозяйственной жизни	Подпункт 4	(2); (2а); (2б); (6); (6а); (6б); ; ; ; ; ; ; граф 1; граф Б
Измерение факта хозяйственной деятельности в натуральном и денежном эквиваленте	Подпункт 5	Графы 3-9
Обозначение сотрудников организации, которые провели сделку, либо считаются ответственными за ее проведение	Подпункт 6	, , ,
Подпись сотрудников, ответственных за проведение сделки	Подпункт 7	Поле для подписи руководителя контрагента, либо сотрудника, который уполномочен действовать от имени организации

Поле статус может принимать два значения : либо передаточный, либо универсальный документ. В УПД обязательно указывается нумерация и дата оформления документации. Требования по указанию факта хозяйственной деятельности удовлетворяется с помощью заполнения реквизитов контрагентов, данных об обстоятельствах соглашения, предмете сделки, то есть работе или услуге.

При указании натурального измерения операции следует указывать количество и единицу измерения товара, а также цену за единицу, цену без налога и с учетом НДС. В качестве должностей, организовавших сделку, необходимо указывать сотрудников, отгружающих/принимающих товар, либо ответственных за оформление этой сделки лиц.

Если предающий или получающий сотрудник является одновременно субъектом, отвечающим за верность сведений при оформлении операции, то подпись ставится в полях, обозначающих факт передачи и приемки товара, услуги или работы (в зависимости от того, что является предметом сделки).

Если у контрагентов имеется сотрудник, ответственный за правильность проведения операции, то подпись необходимо поставить также и в соответствующих полях. Продавец, при отсутствии подписей в вышеуказанных полях, вправе поставить ее в поле для руководителя контрагента или иного уполномоченного лица (если это лицо уполномочено подписывать первичную документацию).

Особенности работы с УПД отражены в данном вебинаре.

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).

Кто и когда может применять

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
При передаче имущественных прав по активам.
При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Строка, показатель	Пояснение
	Указываем «1», если УПД составляется как счет-фактура и акт либо накладная. Если УПД формируется как исключительно акт выполненных работ, товарная накладная, — укажите «2».
Строки с 2 по 7	Заполняем регистрационные данные об исполнителе и заказчике. Прописываем наименование, ИНН, КПП, адреса. Дополняем информацию о грузоотправителе, при необходимости. Затем проставляем единицу измерения (обычно 643 — российский рубль).
Табличная часть	Прописываем информацию о товаре, работе, услуге, по которым оформляется передаточный документ.
Подписи ответственных лиц	Документ должны заверить руководитель и главный бухгалтер либо иные ответственные лица по доверенности.
Документ-основание	Укажите договор поставки или соглашение на оказание работ или услуг либо иной документ-основание, на основании которого осуществляется сделка.
Подписи исполнителя и заказчика	Указываются должность и Ф.И.О. ответственного лица за передачу, приемку товаров, работ, услуг. Затем ответственные лица ставят подписи, скрепляют их печатями организации (при наличии).

Дату составления универсального передаточного документа необходимо указать в строке 1 «Счет-фактура № ___ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи)„__“ ___________ 20__ г.».

При этом допускается незначительное расхождение между моментом составления универсального передаточного документа и датой отгрузки (передачи) ценностей в следующих случаях:

если отгрузка фактически состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки (передачи).

Такой вывод следует из части 3 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, приложения № 3 к письму № ММВ-20-3/96.

Нумерация УПД

Организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость и применяющие универсальные передаточные документы, в качестве счетов-фактуры и передаточных документов (статус «1»), нумеруют их (поле «Счет-фактура № «) в хронологическом порядке, для нумерации счетов-фактур. Это связано с тем, что для счетов-фактур номер является обязательным реквизитом.

Согласно приложениям 1 и 2 к постановлению Правительства РФ № 1137, порядковые номера счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры присваиваются в общем хронологическом порядке. Таким образом, нумерация счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, счетов-фактур на аванс, универсальных передаточных документов со статусом документа «1» должна быть единой.

Кстати, покупатель вправе заявить вычет по налогу на добавленную стоимость по счету-фактуре, даже если поставщик неправильно нумерует такие документы. Такие разъяснение приведены в письме от 11 октября 2013 г. № 03-07-09/42466.

Универсальный передаточный документ со статусом «2» нумеруется в порядке, установленном в организации, поскольку для первичных учетных документов законодательством о бухгалтерском учете такой реквизит, как «Номер документа», в качестве обязательного не установлен.

А вот если организация, являющаяся плательщиком налога на добавленную стоимость, оформляет универсальный передаточный документ как со статусом «1», так и со статусом «2», тогда эти документы подлежат раздельной нумерации.

Обязательные реквизиты УПД

Для вычета НДС. С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу, в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Для подтверждения расходов. Эти данные можно определить из таблиц, приведенных в приложении № 3 и 4к письму ФНС России № ММВ-20-3/96. Часть показателей уже содержится в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные, которые не связаны с НДС.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) - строка

В рекомендациях прямо не сказано, что эта строка является обязательной для заполнения. Тем не менее ее лучше не оставлять пустой. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы - строки , . А также собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя - строки , .

Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только должность.

Наименование компаний, которые составили документ, - строки и .

В данном случае налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента - покупателя или

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) - строка

Здесь должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа (строка 1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке 1 и будут отличаться-то есть компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал. В таком случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Хотя напомним, раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ). А вот по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке 1. Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке - строка

В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Бланк УПД предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички обязательным не является.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять универсальный документ печатью. К тому же, если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели

По разъяснениям ФНС России, налогоплательщик вправе добавлять в составляемый документ дополнительные сведения, необходимые сторонам оформляемой операции (п. 3 письма от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Ведь и в счет-фактуру, заменой которого, по сути, и является УПД, можно вводить дополнительные реквизиты (письма Минфина России от 4 сентября 2012 г. № 03-07-08/264 и от 9 февраля 2012 г. № 03-07-15/17).

В частности, ФНС России (письмо от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121) указала, что налогоплательщик вправе внести в УПД дополнительные столбцы по аналогии со столбцами «А» и «Б» или добавить новые строки по аналогии со строками 8-19.

Впрочем, непосредственно в УПД и так предусмотрены поля, в которых стороны могут отразить дополнительную информацию по сделке. В частности, в строке 12 продавец может указать иные важные сведения, касающиеся отгрузки товара или передачи иного актива покупателю. В свою очередь покупатель вправе отразить дополнительные сведения об их получении или приемке в строке 17. Хотя, конечно, при заполнении типовой формы УПД в этих строках может просто не хватить места для указания всей необходимой информации. Так что проще вводить в УПД дополнительные реквизиты или поля.

Кроме того, ФНС России не против добавления в УПД дополнительных подписей должностных лиц продавца или покупателя, если, согласно утвержденному у них документообороту, за правильность оформления конкретной операции отвечают одновременно несколько работников. Это указано в рекомендациях по заполнению строк 13 и 18 УПД (приведены в приложении № 3 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96).

Также в ФНС России указали, что применение УПД не ограничивает права компаний на использование иных форм первичных учетных документов (письма от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402 и от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96). Главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям, предъявляемым к первичке (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Например, чтобы факт оказания услуг контрагенту, российская организация может в дополнение к УПД составить акт об их оказании. Причем она вправе оформить его на двух языках (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402). Впрочем, в этом случае использование УПД вряд ли будет иметь смысл. Ведь главная цель перехода на использование данного документа заключается в упрощении документооборота. Если же организация станет дублировать УПД другими первичными документами, ей, наоборот, потребуется больше времени на оформление хозяйственных операций и сбор подписей всех ответственных лиц. Хотя в отдельных случаях, наверное, и это допустимо (например, по просьбе крупного или особо важного контрагента).

Таким образом, если форма универсального передаточного документа по определенным причинам не удовлетворяет требования сторон сделки, российская организация, использующая в отношениях с российскими деловыми универсальный передаточный документ, вправе применять документ иной формы (в том числе составленный на двух языках) для оформления аналогичных хозяйственных операций с иностранными контрагентами, не зарегистрированными на территории России. Таким иным документом может быть, например, самостоятельно разработанный двуязычный акт сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг, который должен содержать все семь обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете, и был утвержден в составе учетной организации или в отдельном приложении к договору.

Это значит, что применение универсального передаточного документа можно совмещать с применением иных форм первичных учетных документов. В этом случае часть сделок, например по оказанию услуг, у организации будет оформлена универсальным передаточным документом, а часть - двуязычным актом и счетом-фактурой. Никаких налоговых рисков здесь не возникнет.

Поэтому организация вправе оставить за собой свободу действий при выборе того или иного первичного документа, подтверждающего отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг как российским, так и иностранным контрагентам. Она может утвердить универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа, который может использоваться для отражения фактов хозяйственной жизни. Наравне с этим организация может оставить в перечне применяемых первичных документов и товарную накладную, акт выполненных работ/оказанных услуг или иной документ. Также в своей учетной политике организация может указать, что по выбору либо по согласованию с контрагентом, в том числе иностранным, она вправе использовать любую из форм первичных учетных документов, которые подтверждают передачу контрагенту товара, выполнение работ, оказание услуг, передачу имущественных прав.

Регистрация документа

Для регистрации УПД в книге продаж и книге покупок нужно разобраться с датой совершения операции.

По мнению налоговиков, регистрация УПД, так же как и счета-фактуры, производится в том налоговом периоде (квартале), в котором возникает налоговое обязательство у продавца (исполнителя).

Напомним, что моментом определения налоговой базы при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) является одна из следующих дат (п. 1 ст. 167 НК РФ):

день передачи товара (груза) покупателю или перевозчику для доставки покупателю;
день передачи имущественного права;
день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода, то есть квартала);
день сдачи заказчику результатов выполненных работ (и в тех случаях, если созданная (обработанная, переработанная) в ходе работ вещь передавалась для перевозки в более ранние сроки).

Если УПД составлен на одну из этих дат, то она и считается днем совершения операции в целях налогообложения.

Универсальный передаточный документ регистрируется в книге продаж за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, а это дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры (кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки).

Ситуация меняется, если дата оформления (выставления) универсального передаточного документа не совпадает с днем совершения хозяйственной операции. Тогда день составления УПД является просто показателем, позволяющим однозначно документ. В книге продаж УПД регистрируется не на дату его составления, а исходя из момента определения налоговой базы, то есть даты фактической отгрузки, кроме случаев сдачи работ, когда моментом определения налоговой базы является дата их приемки.

Регистрация счетов-фактур в книге покупок производится по мере возникновения права на налоговые вычеты и не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг.

Право на налоговые вычеты возникает у налогоплательщика в налоговом периоде, в котором приобретенные товары (работы, услуги), имущественные права приняты к учету на основании первичных учетных документов, и при наличии счетов-фактур (письмо Минфина России от 21 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7593).

В этой связи исправленный счет-фактура (УПД) регистрируется покупателем в книге покупок и, соответственно, суммы НДС предъявляются покупателем к вычету в том налоговом периоде, в котором получен исправленный счет-фактура (УПД), при одновременном соблюдении иных условий, предусмотренных главой 21 Налогового кодекса РФ.

А как быть, если покупатель товаров (работ, услуг), имущественных прав до внесения продавцом исправлений в счет-фактуру (УПД) зарегистрировал его в книге покупок и принял сумму НДС к вычету?

Тогда покупателю следует внести соответствующие изменения в книгу покупок в порядке, установленном пунктом 9 Правил ведения книги покупок, применяемом при по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

При регистрации исправленного УПД в книге продаж продавцу товаров (работ, услуг), имущественных прав необходимо руководствоваться порядком, установленным пунктом 11 Правил ведения книги продаж, применяемом при расчетах по НДС согласно постановлению Правительства № 1137.

Обратите внимание: начиная с I квартала 2015 года большинство компаний больше не должны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур (п. 3 ст. 169 НК РФ). Значит, и отражать в нем УПД больше не нужно.

Журнал учета обязателен только для посредников (п. 3.1 ст. 169 НК РФ). Не важно, работают они на общей системе или спецрежиме. Под посредниками в данном случае понимаются:

комиссионеры и агенты, которые реализуют или приобретают товары от своего имени;
застройщики;
компании, которые работают по договору транспортной экспедиции и учитывают в доходах только посредническое вознаграждение.

Порядок и срок хранения УПД

Обычно организация хранит первичные учетные документы и счета-фактуры отдельно друг от друга. Универсальный передаточный документ - это комплексный документ, объединивший счет-фактуру и передаточный (отгрузочный) документ. Если организация приняла решение применять универсальный передаточный документ, ей придется самой утвердить правила хранения таких документов. Ведь ни бухгалтерское законодательство, ни постановление Правительства РФ № 1137 не устанавливают специальных требований к хранению первичных учетных документов, в том числе являющихся основанием для получения налоговых вычетов по налогу на добавленную стоимость (п. 2 письма ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Возможны такие варианты хранения универсальных передаточных документов (см. также таблицу):

1) хранить универсальные передаточные документы отдельно от первичных учетных документов и счетов-фактур (первичных и корректировочных);

2) хранить универсальные передаточные документы вместе со счетами-фактурами.

Хранение универсального передаточного документа

Статус УПД Назначение УПД Какие традиционные документы нужны/не нужны Нумерация УПД Хранение УПД

Статус «1» Используется одновременно и как счет-фактура, и как передаточный документ (для получения вычетов по НДС и подтверждения расходов в бухгалтерских и налоговых целях) Обычный счет-фактура и обычный первичный учетный документ не нужны В хронологическом порядке, установленном для нумерации счетов-фактур По выбору организации, закрепленному в учетной политике:

или отдельное хранение УПД от первичных учетных документов и от счетов-фактур (первичных и корректировочных);
или хранение УПД вместе со счетами-фактурами. Срок хранения - не менее пяти лет после года составления

Статус «2» Используется только как передаточный документ, подтверждающий расходы в целях бухгалтерского учета, и в целях при упрощенке (с объектом «доходы минус расходы»), при уплате ЕСХН Необходим еще обычный счет-фактура В порядке, установленном в организации (в зависимости от действующей в организации системы идентификации документов)

По нашему мнению, последний вариант является наиболее предпочтительным, поскольку хронология нумерации универсальных передаточных документов и счетов-фактур едина. Используя такой способ хранения, организация сможет быстро найти необходимый документ. Выбранный вариант хранения надо отразить в учетной политике организации.

Конкретные сроки хранения универсального передаточного документа ФНС России в своих рекомендациях и разъяснениях не установила. Безопаснее универсальные передаточные документы хранить, как и обычные первичные учетные документы, - не менее пяти лет после года составления, то есть по правилам, которые действуют для хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и (ч. 1 ст. 29 Закона о бухучете).

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — по ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

графа 6 «В том числе сумма акциза»;
графа 7 «Налоговая ставка»;
графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

	Значение	Особенности заполнения
	Ф.И.О., должность и подпись человека, отгрузившего товар / передавшего услуги, результаты работ, имущественные права	Если Ф.И.О. и должность лица, совершившего отгрузку товара (передачу услуг, работ, имущественных прав), совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны продавца	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление, совпадает с Ф.И.О. и должностью лица: · которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.; · которое подписало счет-фактуру, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.
	Ф.И.О., должность и подпись человека, получившего товар/ услуги, результаты работ, имущественные права	Заполняется всегда, независимо от статуса документа
	Ф.И.О., должность и подпись человека, ответственного за оформление фактов хозяйственной жизни со стороны покупателя	Заполняется всегда, независимо от статуса документа. Если Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление совпадают с Ф.И.О. и должностью лица, которое поставило свою подпись в строке 15, то подпись можно не дублировать, а указать только должность и Ф.И.О.

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

строка 1 — дата составления документа;
строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Выберите рубрику 1. Предпринимательское право (237) 1.1. Инструкции по открытию бизнеса (26) 1.2. Открытие ИП (27) 1.3. Изменения в ЕГРИП (4) 1.4. Закрытие ИП (5) 1.5. ООО (39) 1.5.1. Открытие ООО (27) 1.5.2. Изменения в ООО (6) 1.5.3. Ликвидация ООО (5) 1.6. ОКВЭД (31) 1.7. Лицензирование предпринимательской деятельности (13) 1.8. Кассовая дисциплина и бухгалтерия (69) 1.8.1. Расчет зарплаты (3) 1.8.2. Декретные выплаты (7) 1.8.3. Пособие по временной нетрудоспособности (11) 1.8.4. Общие вопросы бухгалтерии (8) 1.8.5. Инвентаризация (13) 1.8.6. Кассовая дисциплина (13) 1.9. Проверки бизнеса (19) 10. Онлайн-кассы (14) 2. Предпринимательство и налоги (415) 2.1. Общие вопросы налогообложения (27) 2.10. Налог на профессиональный доход (9) 2.2. УСН (44) 2.3. ЕНВД (46) 2.3.1. Коэффициент К2 (2) 2.4. ОСНО (36) 2.4.1. НДС (17) 2.4.2. НДФЛ (8) 2.5. Патентная система (24) 2.6. Торговые сборы (8) 2.7. Страховые взносы (64) 2.7.1. Внебюджетные фонды (9) 2.8. Отчетность (86) 2.9. Налоговые льготы (71) 3. Полезные программы и сервисы (40) 3.1. Налогоплательщик ЮЛ (9) 3.2. Сервисы Налог Ру (12) 3.3. Сервисы пенсионной отчетности (4) 3.4. Бизнес Пак (1) 3.5. Калькуляторы онлайн (3) 3.6. Онлайнинспекция (1) 4. Государственная поддержка малого бизнеса (6) 5. КАДРЫ (104) 5.1. Отпуск (7) 5.10 Оплата труда (6) 5.2. Декретные пособия (2) 5.3. Больничный лист (7) 5.4. Увольнение (11) 5.5. Общее (22) 5.6. Локальные акты и кадровые документы (8) 5.7. Охрана труда (9) 5.8. Прием на работу (3) 5.9. Иностранные кадры (1) 6. Договорные отношения (34) 6.1. Банк договоров (15) 6.2. Заключение договора (9) 6.3. Дополнительные соглашения к договору (2) 6.4. Расторжение договора (5) 6.5. Претензии (3) 7. Законодательная база (37) 7.1. Разъяснения Минфина России и ФНС России (15) 7.1.1. Виды деятельности на ЕНВД (1) 7.2. Законы и подзаконные акты (12) 7.3. ГОСТы и техрегламенты (10) 8. Формы документов (82) 8.1. Первичные документы (35) 8.2. Декларации (25) 8.3. Доверенности (5) 8.4. Формы заявлений (12) 8.5. Решения и протоколы (2) 8.6. Уставы ООО (3) 9. Разное (25) 9.1. НОВОСТИ (5) 9.2. КРЫМ (5) 9.3. Кредитование (2) 9.4. Правовые споры (4)

Возможно, будет полезно почитать: