Как сделать бланк организации. Как должен выглядеть фирменный бланк организации

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
код формы документа (ОКУД);
отметка для регистрационного номера и даты документа;
отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
наименование организации (автор документа);
отметка для проставления даты и номера документа;
место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Фирменный бланк представляет собой лист бумаги, как правило, формата А4 (210х297мм), на котором напечатаны реквизиты компании, включающие:

1. наименование компании,

2. логотип (при наличии),

3. контактная информация (адрес, телефон, e - mail , сайт (при наличии),

4. банковские реквизиты (по желанию).

Фирменный бланк является очень важным атрибутом любой организации. По сути, это один из рекламных носителей. Ведь порой именно с него начинается знакомство потенциального клиента или партнера с Вашей компанией. Поэтому считается, что каждая компания, независимо от ее величины, должна иметь собственный фирменный бланк.

Создание фирменного бланка является первым шагом по формированию корпоративного стиля. Это желательно сделать, даже если компания насчитывает только одного сотрудника и слово «корпоративный», в данном случае, кажется Вам неуместным.

Текст на фирменном бланке говорит о серьезности письма. Качественно изготовленные бланки говорят о внимательном отношении компании к собственному имиджу.

В настоящее время есть огромное множество типографий, где в короткие сроки Вам смогут разработать макет фирменного бланка, подобрав дизайн с учетом специфики Вашего бизнеса. Минимальная стоимость разработки дизайна составляет от 1000-2500 руб. Здесь же полученный макет можно будет изготовить.

Стоимость изготовления фирменного бланка зависит от способа печати. Практически везде Вам предложат минимум 2 варианта: цифровую либо офсетную печать.

Себестоимость изготовления бланков цифровым способом будет выше в расчете на 1 копию, но это более выгодно при небольших заказах (до 3000 экземпляров). В таком случае и срок изготовления бланков существенно меньше, чем при офсетной печати – от 1 часа до 1 дня в зависимости от загруженности типографии.

Офсетный способ печати экономически оправдывает себя только при больших тиражах бланков. По сроку изготовления бланков он также существенно уступает цифровой печати – от 6-10 дней.

Фирменные бланки печатают как на обычной офисной бумаге, так и на оригинальной дизайнерской, которая может иметь большую плотность, различные варианты цветовых решений, водяные знаки, фактурное тиснение и проч. Здесь полет фантазии, как правило, ограничивается только ценой.

Но не стоит отчаиваться, если у Вас нет денег на профессиональное изготовление фирменных бланков. В этом случае мы предлагаем Вам несколько элементарных образцов фирменных бланков, по которым Вы самостоятельно сможете разработать свой бланк за 10-20 минут, а распечатать его всегда можно на обычном принтере. Помните: краткость – сестра таланта.

На фирменном бланке печатаются практически все документы компаний, и это придает им уникальный фирменный стиль. В верхней части листа, выше первой строки, находится отдельная область - верхний колонтитул. На фирменном бланке здесь обычно размещают логотип компании или ее название. В нижнем колонтитуле, который находится после нижней строки текста, чаще всего указывают контактную информацию - телефон, адрес и веб-сайт компании. Иногда при создании фирменных бланков также используются подложки - фоновые изображения.
Для создания фирменного бланка в программе Microsoft Office Word 2007 необходимо выполнить следующие действия.

1. Перейдите на вкладку «Вставка», в группу «Колонтитулы», и нажмите кнопку «Верхний колонтитул». На экране появятся готовые варианты дизайна колонтитулов. Вы можете подобрать колонтитул под стиль титульной страницы - в Microsoft Office 2007 все дизайны пересекаются между собой. Щелкните на любом дизайне, и вы увидите, как основной текст вашего документа станет светлым, а выше первой строки появится область, в которую нужно что-то ввести.

2. После того как вы выберете дизайн, на ленте появится новая вкладка - «Конструктор». С помощью инструментов этой вкладки настройте колонтитулы. Например, в группе «Положение» можно задать расстояние от полей до колонтитулов.

3. Чтобы вставить в колонтитул логотип, нажмите в группе «Вставить» кнопку «Рисунок» . На экране появится диалоговое окно открытия файлов. Укажите, где на компьютере хранится изображение логотипа, и нажмите кнопку «Вставить». Логотип вставится в колонтитул.

4. Кроме логотипа, в верхний колонтитул можно вставить дату и время создания документа. Для этого в группе «Вставить» нажмите соответствующую кнопку, например «Дата и время» . На экране появится диалоговое окно, в котором вы можете выбрать формат даты.

Обычно дату вставляют в договоры, чтобы она автоматически менялась.

5. Отредактировав верхний колонтитул, нажмите кнопку «Перейти к нижнему колонтитулу» . Вы автоматически перейдете в нижнюю часть страницы, чтобы оформить нижний колонтитул. Здесь введите контактные данные компании: телефон, веб-сайт, адрес электронной почты.

6. После того как вы введете в колонтитулы нужную информацию, щелкните на кнопке «Закрыть окно колонтитулов» на дополнительной вкладке «Конструктор», и весь текст снова станет доступным для редактирования. Колонтитулы появятся на каждой странице документа в виде автоматически встроенных блоков. Фирменный бланк готов!

Кроме колонтитулов, для создания фирменных бланков часто используются подложки- это рисунки, которые вставляются в документ в качестве фона страниц. Возможно, это будет логотип (конечно, если вы вставили логотип в верхний колонтитул, нет необходимости дублировать это изображение, устанавливая его в качестве фона). Чтобы задать подложку, перейдите на вкладку «Разметка страницы» и щелкните на кнопке «Подложка» в группе «Фон страницы». Выберите в меню пункт «Настраиваемая подложка». В появившемся диалоговом окне установите переключатель в положение «Рисунок». После этого нажмите кнопку «Выбрать», в открывшемся окне укажите место хранения нужного рисунка на компьютере» и нажмите кнопку «Вставить».

Сделайте набросок шапки фирменного бланка. Набросать примерный вид шапки на бумаге – отличный способ увидеть, как элементы сочетаются друг с другом. Просто нарисуйте (в общих чертах) ваш будущий фирменный бланк на белом листе бумаги.

Убедитесь, что вы оставили достаточно места для логотипа компании, ее названия, адреса и прочей контактной информации.
Не хотите ли вы добавить в бланк слоган своей компании? Это отличная идея в том случае, когда основной продукт или услуга, предоставляемая вашей компанией, не указана на бланке.

Запустите Microsoft Word. У Microsoft Word есть все необходимые инструменты для создания отличного образца. Вам будет достаточно просто воссоздать нарисованное на бумаге.

Откройте новый документ и сохраните его как образец. Назовите его «Пустой образец 1» или что-то вроде этого. В будущем это поможет вам быстро его найти и сохранить в папке с образцами. Таким образом, вы сможете быстро поднять документ и распечатать фирменный бланк в нужный момент.

Вставьте колонтитул. Если вы работаете в Word 2007, нажмите меню «Вставка» и «Колонтитулы». Создайте такой колонтитул, который будет хорошим фоном для шапки бланка.

Если вы работаете в Word 2003, вы увидите колонтитул, выбрав команду «Колонтитул» в меню «Вид». По умолчанию сразу откроется поле, ограниченное пунктиром, для создания колонтитула.

Введите текст шапки бланка. В текстовом окне укажите название компании, адрес, номера телефона и факса, сайт и адрес электронной почты для общих вопросов.

Каждый раз, вводя следующую строку данных, нажимайте клавишу Enter. Таким образом, все элементы разместятся красивыми рядами в столбик.
Можно опустить адрес сайта, если он включен в ваш логотип.
Для каждого элемента выверите шрифты, размеры и цвета. Шрифт для названия компании лучше сделать на две единицы больше, чем адрес, а также выделить другим цветом. Очень желательно, чтобы шрифт, размер и цвет названия компании гармонировали с логотипом на бланке. Номера телефона и факса, а также адрес электронной почты должны быть набраны тем же шрифтом, что и адрес, но на две единицы меньше.

Добавьте логотип в колонтитул. Для этого выберите «Рисунок» во вкладке «Вставка». Просмотрите цифровую копию логотипа, выберите файл с расширением.jpg, .bmp или.png, и нажмите кнопку «Вставить».

Выберите размер и расположение логотипа. Он должен быть хорошо заметен и смотреться гармонично с текстом шапки бланка.

Наведите курсор на один из углов логотипа. Он трансформируется в маркер изменения размера. Кликните на одном из углов и одновременно потяните его в сторону, чтобы уменьшить или увеличить изображение.
Подберите такой размер логотипа в верхнем левом углу колонтитула, чтобы сбалансировать текстовую информацию.
Переместить логотип можно таким образом: кликните на изображении, чтобы его выбрать, затем кликните и одновременно потяните в нужное место.

Подумайте над добавлением других визуальных элементов. К примеру, можно визуально отделить информацию о компании от остальной страницы, добавив сплошную линию от левого до правого края страницы по низу колонтитула.

Для этого кликните по стрелке внизу кнопки «Фигуры» во вкладке «Вставить» и выберите самую первую линию в меню «Линии». Чтобы нарисовать линию, кликните и потяните.
Кликните правой кнопкой мыши на линии и выберите такой цвет и ширину линии, чтобы подчеркнуть логотип. Используйте диалоговое окно «Формат автофигуры». Выберите кнопку «Центр» на вкладке «Вид».
Еще раз кликните правой кнопкой мыши на линии и создайте ее копию. Вставьте копию линии в документ.

Для составления разнообразных документов в системе делопроизводства организации может быть предусмотрено наличие фирменных бланков. В основном они изготавливаются типографским способом (на листах А4). Бланки являются рекламными носителями и отвечают за имидж организации.

Фирменный бланк организации — это один из видов полиграфической продукции формата А4. Бланк содержит неизменное текстовое содержание на постоянной основе и место для внесения сведений.

В нашем сегодняшнем материале мы ответим на актуальные вопросы, связанные с этой темой, а в нижней части страницы читатель найдет образцы фирменных бланков организаций ООО.

На сегодняшний день основной документ, предъявляемый требования к содержанию фирменных бланков ИП и организаций - ГОСТ Р 7.0.97-2016.СТРУ.

Структура фирменного бланка

Фирменный бланк содержит:

1. Логотип (если есть).
2. Наименование организации.
3. Контакты:

адрес;
телефон/факс;
электронная почта;
сайт (если есть).

4. ИНН /КПП.
5. Платежные реквизиты (опционально).

Информация об ИП или ООО может быть размещена в правом или в левом верхнем углу, либо по центру или вдоль всей правой стороны. В угловых фирменных бланках площадь листа используется наиболее экономно.

Для чего нужен фирменный бланк организации?

Фирменный бланк также как и визитные карточки работников играет роль инструмента, необходимого организации с самого начала ее существования. На бланках оформляют внутренние документы, исходящие письма, соглашения и отчеты.

Кроме того, наличие у организации фирменного бланка способствует формированию положительного представления о предприятии. Именно поэтому следует уделить особое внимание дизайну этого инструмента.

Дизайн бланка

Оформление фирменного бланка должно соответствовать фирменному стилю и бренд-буку организации. Бренд-бук — это официальный документ организации (предприятия), в котором содержится описание концепции и атрибутов бренда, а также целевая аудитория и другие сведения, которые используются руководителями бизнеса для общения с потребителями и для развития бизнеса в целом.

Бренд-бук регламентирует фирменный стиль организации. Он включает в себя очень подробное описание каждого фирменного элемента на корпоративных (рекламных) носителях.

Фирменный бланк организации относится к деловой документации и поэтому он должен выглядеть строго и без каких-либо декоративных элементов.

Правила типографики и стиля в дизайне фирменного бланка

В связи с тем, что фирменный бланк применяется организациями довольно часто и имеет рекламные функции, в его дизайне важно соблюдать правила стиля и типографики:

1. В оформлении бланка не стоит использовать множество разных шрифтов (в том числе подчеркивания и курсивы).
2. Выбранный для бланка шрифт должен быть хорошо читаемым и четким.
3. Для подшивания бланка в папку следует сделать отступ от левого края документа.
4. Неизменяемые сведения в документе должны отражаться в колонтитулах (чтобы избежать их ошибочного изменения).
5. В связи с тем, что бланк может быть отправлен по факсу, не стоит использовать в документе фотографии (или фоновые картинки).

Изготовление фирменных бланков и их стоимость

Глянцевую и мелованную бумагу в изготовлении фирменных бланков организации использовать не стоит: поверхность такой бумаги будет плохо справляться с впитыванием чернил, а оттиски и печати могут смазываться (расплываться).

В типографской компании, которая занимается изготовлением фирменных бланков можно заказать макет. Бумагу для печати бланков можно выбрать как обычную, так и дизайнерскую (с водяными знаками и фактурными решениями).

Способы печати фирменных бланков организации следующие:

1. Цифровая.
2. Офсетная.

При выборе способа печати следует учитывать тираж полиграфической продукции и сроков изготовления.

Стоимость одного экземпляра бланка, изготовленного методом цифровой печати, составляет в среднем 3 рубля. Время изготовления занимает не более одного часа.
Для печати больших тиражей фирменных бланков более подходящим будет офсетный способ. Стоимость одного бланка будет варьироваться от 60 до 80 копеек. Срок изготовления составит от одного до трех дней.

Кроме того, вы можете самостоятельно распечатать бланк на обычном принтере.

Возможно также использование нескольких вариантов фирменных бланков, применяемых для разных целей. Например, в одном случае необходимо указать банковские реквизиты ИП, а в другом достаточно прописать адрес местонахождения ИП. Поэтому можно подготовить несколько вариантов фирменных бланков и использовать тот или иной бланк по мере необходимости.

В заключение хочется добавить, что наличие фирменного бланка организации способствует формированию положительного мнения о вашей компании и подтверждает серьезность намерений в отношении партнеров и клиентов вашей организации.

Возможно, будет полезно почитать: