Сколько надо хранить бухгалтерские документы. Хранение документов ип

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно. 5 лет или постоянно при отсутствии годовых. Постоянно. Год или постоянно при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Ключевые вопросы:

Как Федеральный закон изменил сроки хранения документов по личному составу?

Какие документы относятся к группе документов по личному составу?

Как теперь следует применять утвержденные Минкультуры России сроки хранения документов?

Президент России В.В. Путин 02.03.2016 подписал Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (далее - Федеральный закон № 43-ФЗ). Закон вступил в силу 13.03.2016.

Два важных изменения

1. Изменения, внесенные Федеральным законом № 43-ФЗ, в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), касаются ст. 22 «Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение»: подп. «б» п. 4 этой статьи больше не регламентирует сроки хранения документов по личному составу .

2. Федеральный закон № 125-ФЗ дополнен ст. 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу» , где определен новый срок хранения документов по личному составу - 50 лет. Он касается документов, созданных начиная с 2003 г., за исключением документов по личному составу государственных служащих (не гражданских и не муниципальных).

Теперь документы по личному составу условно делятся на три категории.

созданные до 2003 г.

Срок хранения - 75 лет; не изменился ;

созданные начиная с 2003 г.

Срок хранения — 50 лет; изменился ;

образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, начиная с 2003 г.

Срок хранения — 75 лет; не изменился .

Наша справка

Ранее срок временного хранения таких документов в архивах составлял 75 лет с даты закрытия дела (создания документа) для всех организаций.

Документы по личному составу , созданные до 2003 г. и начиная с 2003 г. , хранятся (части 1, 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ):

в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами;
в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций;
в иных организациях (АО, ООО и др.).

Вопрос в тему

военной службе. Им присваиваются воинские звания (например, сотрудник Министерства обороны РФ, ФСБ России, ФСО России);

правоохранительной службе. Гражданам, находящимся на правоохранительной службе (органы внутренних дел, Федеральная служба РФ по контролю за оборотом наркотиков) присваиваются специальные звания и классные чины (например, лейтенант полиции, капитан внутренней службы, майор юстиции);

федеральной государственной службе. Это, например, сотрудники прокуратуры (прокуроры, заместители и помощники прокуроров), Следственного комитета РФ (руководители следственных органов, заместители и следователи) и др.

Из истории вопроса

В 2014 г. Министерство культуры РФ совместно с Федеральным архивным агентством (Росархивом) подготовило и представило в Правительство РФ «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020 года» (далее - Концепция). Раздел 4 Концепции «Основные направления реализации» предполагает уменьшение сроков хранение документов по личному составу: «предлагается, в частности, подготовить проекты нормативных правовых актов по: сокращению сроков хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет».

У архивистов как ведомственных, так и государственных (муниципальных) архивов эта информация вызвала недоумение и опасение. Возник ряд закономерных вопросов: почему так радикально снижаются сроки хранения? Для каких именно документов по личному составу будет сокращен срок хранения? Не вызовет ли такое сокращение негативные последствия в социальной сфере?

Можно предположить, что в Концепции ставилась задача уменьшить количество документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы, при ликвидации, реорганизации, прекращении финансово-хозяйственной деятельности, банкротстве организаций, ведомств, управлений. С середины 90-х годов прошлого века процесс ликвидации организаций принял катастрофический характер. Архивы не справлялись с тем объемом документов по личному составу, который должен быть поступить к ним на хранение. Встал вопрос об оптимизации и сокращении физических объемов документов, находящихся на ведомственном хранении в архивах организаций. Предполагалось, что сокращение объемов хранящихся в архиве организации документов позволит уменьшить объем документов, поступающих на хранение в государственные и муниципальные архивы. Проблему архивной полки еще никто не отменял, ведь архивы не резиновые, многие не имеют свободных площадей.

Следует отметить, что примерно в это же время начали увеличиваться сроки хранения документов по личному составу.

Ранее, в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988; далее - Перечень 1988), срок хранения на основные категории документов составлял 75 лет ЭПК минус возраст. В указаниях по применению Перечня 1988 можно найти такую информацию: «Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - «В» ЭПК, исчисление срока хранения следует проводить с учетом возраста человека (обозначенного буквой «В») к моменту окончания дела. Продолжительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разности 75 лет - «В», где «В» - возраст лица к моменту окончания дела.». То есть когда человеку исполнялось 75 лет, его документы по личному составу можно было уничтожать. Например, в 2000 г. можно было уничтожать документы, работников 1925 г. рождения, в 2000 г. им исполнилось 75 лет. Предполагалось, что к этому возрасту человек уже оформил себе пенсию, ему не требуется подтверждение стажа работы, заработной платы и т.п.

В 2000 г. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден новый Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), и срок хранения документов по личному составу изменился. Новый срок - 75 лет с момента закрытия дела (создания документа).

Увеличение сроков хранения документов по личному составу в новом Перечне аргументировалось тем, что надо сохранять историю страны на примере истории жизни отдельных граждан, а также сохранить историю семьи отдельного человека.

В 2010 г. новый Перечень увеличивает сроки хранения личных невостребованных подлинников документов (например, трудовых книжек). Несомненно, данная инициатива носила бы положительный характер, если бы опиралась на реальную материально-техническую базу. Однако государство оказалось не готово к увеличению затрат на создание новых площадей для хранения документов по личному составу.

Проблему хранения, на наш взгляд, необходимо было решать путем оптимизации состава документов временного (свыше 10 лет) срока хранения. На данный момент есть предпосылки для оптимизации состава документов по личному составу. В соответствии с Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» создана и ведется информационная база индивидуального персонифицированного учета, ее сведения пополняются в отношении каждого застрахованного лица в период его трудовой деятельности.

Расчет пенсии производится самим Пенсионным фондом РФ по электронным базам данных и документам его ведомственных архивов. Информационная база индивидуального персонифицированного учета, заработала в полном объеме в 2003 г. По мнению Правительства РФ, сокращение сроков временного хранения документов по личному составу с 75 до 20 лет позволит сократить расходы на их содержание в государственных и муниципальных архивах, в архивах органов государственной власти и местного самоуправления, организациях независимо от формы собственности. Кроме того, в данных архивах появятся дополнительные площади для приема документов постоянного срока хранения.

При обсуждении законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» в первых чтениях для документов, созданных после 2003 г., предлагалось установить срок хранения 20 лет. Однако к третьему чтению законопроект увеличил этот срок до 50 лет. Полагаем, это можно рассматривать как победу здравого смысла над сиюминутным желанием сэкономить деньги на социальных расходах.

Итак, с момента вступления в силу Федерального закона № ФЗ-43 архивисты при формировании дел и передаче их в архив организации должны указывать на делах новый срок хранения. При составлении описей дел необходимо разделять массив документов на две части в соответствии с датой создания документа, а описи составлять отдельно на документы, имеющие 75-летний и 50-летний срок хранения.

Кроме того, по-видимому, следует ждать изменения в Перечень.

МНЕНИЕ ЭКСПЕРТА

И.В. Журавлева,

научный редактор журнала «Кадровые решения»

Обращаем ваше внимание на то, что сроки хранения документов теперь предписывается отсчитывать не с года увольнения работника, а «со дня создания». В случае ликвидации организации документы передаются в архив на хранение в течение указанного срока.

Те номенклатуры дел, которые были утверждены за период 2003-2015 гг. переделывать, разумеется, не нужно, а вот номенклатуру дел на 2016 г., как нам представляется, нужно подкорректировать и переутвердить.

Напомним, что срок хранения трудовых книжек в 2010 г., напротив, был увеличен с 50 до 75 лет (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Причем трудовые книжки не относятся к документам по личному составу, создаваемым работодателями, так как являются «подлинными личными документами» работников (см. Перечень). Следовательно, срок их хранения остается 75-летним.

В таблице перечислены основные виды документов по личному составу, а также документы по их учету (журналы, регистрационные книги и т. п.) в соответствии с Перечнем и указаны сроки их хранения после вступления в силу Федерального закона № 43-ФЗ.

Поскольку изменения в Перечень пока не внесены, старые сроки хранения документов по личному составу укажем в столбцах 3, 4, 5 таблицы, а в столбцах 6, 7, 8 - новые (измененные).

Обратите внимание

Определяя сроки хранения на документы по личному составу (графы 6, 7, 8), автор выражает только свое видение данного вопроса. Возможно, при внесении изменений в Перечень некоторые категории документов по личному составу получат срок хранения 75, а не 50 лет или будут понижены сроки хранения на документы, созданные после 2003 г. и имеющие срок хранения «Пост.» на 50 лет.

С.В. Тиханович,

Начальник отдела государственного архива

Купить этот номер в электронном виде

Узнать больше:

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов: судебная практика

Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций

Срок хранения документов в архиве организации напрямую зависит от вида документации. Одни документы хранятся временно и затем уничтожаются, для других предусмотрены длительные и даже постоянные сроки хранения. Подробнее в этом разберемся в данной статье.

Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

Свод сроков хранения также можно найти в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

О нюансах применения приказа № 558 читайте в статье .

Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

Сроки хранения документов в архиве организации: таблица

Вид документа	Срок хранения, лет (минимальный)

Документы по личному составу:
созданные до 2003 года
созданные с 01.01.2003
Эти сроки, в частности, касаются: личных дел работников; приказов по личному составу; трудовых договоров и др.
Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы).
*Подробнее об этом см. в статье* .
Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ)
Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых)
Акты о профзаболеваниях, материалы расследований
Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований)
Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ
Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания
*См. статью* .
Бухгалтерия и налоги
Годовая бухотчетность
Отчетность в ФСС:
годовая	Постоянно (пока фирма существует)
квартальная
Отчетность в ПФР:
сводная
сведения персучета
Сведения о доходах физлиц
Налоговые декларации и регистры
Учетная политика, включая приложения к ней
Бухгалтерская первичка и регистры
Кассовые документы
*Подробнее см. материал* .
Счета-фактуры
*По ним читайте публикацию* .

Нюансы исчисления сроков хранения

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале .

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье .

Итоги

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

При отчислении из школы, колледжа (техникума) или университета в архиве учебного заведения остаются документы студента / школьника, которые хранятся несколько лет. Срок хранения школьных документов в архиве учебного заведения зависит от типа документа. Хранение происходит в контексте личного дела учащегося, при отчислении личное дело помещают в архив заведения, где человек проходит обучение.

Среди хранимых документов могут быть финансовые отчеты, дипломные работы, результаты тестов, экзаменов, ЕГЭ, диктантов, дипломных работ или документы, удостоверяющие личность ученика (конфиденциальные личные данные) и согласно законодательству России, срок хранения может быть разный.

Тип документа и сроки хранения в учебном заведении

Говоря про бухгалтерские документы, связанные с финансовой составляющей (документы о финансовых переводах при поступлении и прочее), то срок их хранения составляет не менее пяти лет. По истечении этого периода документы могут извлекаться из архива с целью дальнейшего уничтожения. Хранение происходит на бесплатной, бюджетной основе и школьнику (студенту) техникума или другого учебного заведения эту «услугу» оплачивать не нужно. Срок хранения дипломных работ — не боле пяти лет. Если речь про курсовые и рефераты, такие документы могут не хранить (Разве что от особо одаренных учеников, что бы порадовать их родителей на классом часу. Слова одарённых можно взять в кавычки…не нравится? и успокаиваемся, это не про вас =)). Зависит от устава учебного заведения.

При отчисления из учебного заведения документы связанные с личным делом хранятся 15 лет (при отчислении в районе 1-3 курса). Хранение личного дела выпускников и аспирантов составляет 75 лет. В личное дело входят следующие документы:

Заявления студента / родителей школьника при поступлении и окончании учебы
Финансовые переводы (Даже если обучение бюджетное, взносы все равно имеются. Например, оплата питания)
Серьёзные перерывы в обучении — информация о переходе на домашнее (дистанционное) обучение
Документы о наградах и серьёзных проступках (копии аттестатов, социальные документы о наказаниях)
Документы об отчислении из учебного заведения

Согласно законодательству РФ, вы имеете право сделать запрос и попросить предоставить информацию относительно хранимых документов.

Завалились бумагами? Ищете, где их хранить? Может, пора уже пересмотреть их и безбоязненно уничтожить те, которые можно? А какие можно?

Из статьи вы узнаете:

Сроки хранения

Все документы также можно будет разделить на три категории: временного, долговременного и постоянного сроков хранения. К категории временного хранения относятся документы, срок сохранности которых не превышает десяти лет. Долговременная документация должна храниться в организации от 10 (включительно) и более лет (например, 75 лет). Соответственно, бумаги с постоянным сроком не имеют ограничений по длительности их хранения (а после ликвидации организации их следует сдавать на хранение в государственный или муниципальный архив).

Сроки хранения документов в организации мы обнаружим в нормативных актах, например, в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, а сроки хранения архивных документов – в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Причем, сроки устанавливаются для всех видов документов: они не зависят от того, в какой форме был создан документ: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значимостью имеющейся в них информации. Для документации, отобранной для временного сохранения, важно установить, в течение какого времени она может понадобиться. Именно поэтому определение сроков хранения отдельных документов является одной из самых важных задач экспертизы ценности документов, которая проводится в соответствии с Методическими рекомендациями.

Так, для документов по личному составу, которые созданы до 2003 года, предусмотрены следующие сроки хранения в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ:

в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, которые передают документы в гос. и муниципальные архивы - 75 лет со дня создания;

в архивах, куда поступают документы от ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания;

в иных организациях - 75 лет со дня создания (не менее).

Для созданных после 2003 года установлен срок хранения в 50 лет.

Порядок сдачи в архив

Документы длительного срока хранения теоретически можно хранить и на предприятии. Сроки хранения архивных документов в организации точно такие же, как и при хранении в специализированных архивах.

Что касается, например, документов по личному составу (кадровых), то здесь работодатель обязан обеспечить хранение документов. Поэтому следует позаботиться об ограничении доступа третьих лиц (запирающиеся шкафы, сейфы, помещения с ограниченным доступом, закрепление в локальных актах функционала об ответственности за сохранность и т.д.). Понятно, что для удобства и порядка необходимо сгруппировать документы по видам, по срокам их изготовления или по иным удобным организации критериям. Нормативно здесь правила группирования не установлены.

Порядок сохранности бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета. Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны сохраняться на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок сохранности документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела. Подробности

Ликвидируемые организации обязаны передать на сохранность в специализированный архив документацию, которая подлежит длительному или постоянному хранению. Для этого заключается договор, регулирующийся нормами ГК РФ об оказании услуг.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к

Возможно, будет полезно почитать: