Последовательность операций с исходящими документами. Особенности организации работы с кадровыми документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

1. составление проекта документа, его распечатка;

2. согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

3. подписание (утверждение) документа;

4. регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

В экспедиции (в канцелярии, секретарем) отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

Канцелярией, секретарем или экспедицией документы должны быть отправлены в день их поступления.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т. п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.

Работа с исходящими документами, отправляемыми за пределы предприятия, предполагает:

а) проверку правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей;

б) регистрацию документов;

в) подготовку документов к отправке;

г) передачу подготовленных к отправке документов в экспедиционную группу;

д) помещение контрольных экземпляров документов в дела;

е) последующее хранение и работу с контрольными экземплярами
документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим особенности работы с исходящими документами в соответствии с перечисленными этапами.

Подготовка к отправке и отправка исходящих документов осуществляются в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ. Документы, поступающие в службу ДОУ-для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.

Указанная работа начинается с проверки правильности оформления и приема документов от ответственных исполнителей уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).

Это означает, что исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложении или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинное носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист для помещения последнего в дело;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового от правления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производите;

путем простановки штампа «Исходящий № » и внесения справочных)

данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лис: (письмо). Зарегистрированные документы проходят процедуру сортировки документов по адресам назначения и видам почтовых отправлений, после чего передаются для подготовки к отправке.

Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке. Подготовка документов к отправке

включает:

проставление на конвертах (наклейках на упаковке) адресных данных;

фальцовку (сложение путем перегиба) документов;

вложение документов в конверты (упаковки);

заклеивание и маркировку (снабжение знаками почтовой оплаты) конвертов.

Для передачи подготовленных к отправке документов в экспедицию уполномоченными сотрудниками службы ДОУ предварительно составляются описи (реестры) на подлежащую отправке обычную и заказную деловую корреспонденцию. Принятая по описи деловая корреспонденция упаковывается сотрудниками экспедиции в транспортировочную тару (ящики, короба, портфели и пр.), после чего доставляется в почтовое отделение установленным порядком (пешком или на автомашине). После отправки деловой корреспонденции сотрудники отдела делопроизводства помещают контрольные экземпляры исходящих документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи их в архив или на уничтожение производятся исходя из практической потребности в документах и с учетом их исторической (научной и иной) ценности.

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими , схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

¨ составление проекта документа;

¨ согласование проекта документа;

¨ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

¨ подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;

¨ регистрация документа (в журнале или на карточке);

¨ отправка документа адресату;

¨ подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Секретарь проверяет:

· правильность оформления,

· наличие необходимых реквизитов.

· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

· наличие адреса;

· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

После регистрации иприсвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:

· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

· наличие подписи, печати (при необходимости).

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.

Исходящие документы печатают , как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ , направленный в другую организацию, должен быть возвращен , на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.

8.1. Организация документооборота

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документы организаций можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние. Работа с документами каждой группы имеет свои особенности.

Порядок прохождения входящих документов

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

Прием и первичная обработка;

Предварительное рассмотрение;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководителем организации;

Доставка документов исполнителям;

Контроль за исполнением;

Подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с пометкой «Лично».

После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда по конверту устанавливаются адрес отправителя, дата отправки и получения документа, когда на конверте имеются служебные отметки и др.) их подшивают к документу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы распределяются на следующие категории:

Документы, подлежащие регистрации;

Нерегистрируемые документы;

Документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;

Документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости от их назначения и содержания. Обязательно передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы передаются руководителям структурных подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Такой предварительный отбор документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей корреспонденции, что особенно важно в современных условиях роста информационного потока.

Следующий этап обработки входящей корреспонденции - регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные подразделения исполнителям. Обработка документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления в организацию. В некоторых случаях исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться несколькими структурными подразделениями или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или одновременно в копиях. Подлинник документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.

Действие по документу должно быть исполнено в срок, указанный в резолюции руководителя или определенный видом документа. Исполненные документы подшиваются в дела. Сроки исполнения некоторых видов документов определяются «Перечнем типовых сроков исполнения некоторых видов служебных документов» (приведен в Приложении 9).

Порядок прохождения исходящих документов

Исходящие документы, отправляемые организацией по другим адресам, имеют следующий порядок прохождения:

Составление проекта документа;

Изготовление документа;

Визирование проекта документа, его согласование (при необходимости);

Подписание (утверждение) документа;

Регистрация;

Отправка документа адресату.

Проект документа составляется специалистом или группой специалистов, способных по своей квалификации и компетенции разбираться в необходимых вопросах. Все данные, входящие в проект документа, должны быть тщательно проверены.

Рукопись проекта документа передается в машинописное бюро или секретарю для ее оформления по установленной форме. Изготовляют документ в необходимом количестве экземпляров.

После оформления проект документа доводят до сведения всех заинтересованных лиц, которые его визируют. В крупных организациях на некоторых видах документов обязательной является виза юриста. На основании замечаний специалистов в проект документа могут быть внесены дополнения и изменения.

Тщательно подготовленный проект документа передают на подпись руководителю организации, после чего документ регистрируют по установленной форме и отправляют адресату.

В организациях с большим документооборотом централизованной обработкой и отправкой корреспонденции занимается экспедиция, в небольших организациях - сотрудник службы документационного обеспечения или секретарь.

Документы, предназначенные для отправки, должны иметь отметку о виде почтового отправления. Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Порядок прохождения внутренних документов

Каждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.

Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:

1) составление проекта документа;

2) его изготовление;

3) визирование проекта документа;

4) подписание;

5) регистрация;

6) размножение и доставка приказа исполнителям;

7) контроль за исполнением;

8) подшивка исполненного документа в дело.

Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.

Проект приказа составляется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. С проектом приказа знакомят юриста организации и всех, заинтересованных в нем лиц, а затем отдают на подпись руководителю организации.

После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:

Номер приказа;

Дата приказа;

Наименование приказа (краткое содержание);

Кто подписал приказ;

Исполнители.

После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.

Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.

Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения:

1) составление и оформление документа;

2) рассмотрение документа руководством;

3) исполнение документа;

4) подшивка исполненного документа в дело.

Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих.

8.2. Регистрация документов в организации

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.

В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ

1. Письма, присланные для сведения (копии).

2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.

3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.

4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

6. Сводки и информация, присланные для сведения.

9. Прейскуранты.

10. Технические условия.

11. Претензии.

12. Нормы и нормативы расходов материалов.

13. Поздравительные письма

14. Пригласительные билеты.

15. Документы по заключению коллективных договоров.

16. Бухгалтерские документы.

17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

19. Формы статистической отчетности.

20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».

21. Объяснительные записки.

22. Арбитражные и исковые документы.

Индексация документов

Индексация - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений).

Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, 87 - индивидуальный регистрационный номер документа.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.

Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.

8.3. Регистрационные формы и их заполнение

В зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, вводить данные о документах в ЭВМ.

В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов. Журналы включают следующие графы:

Номер документа;

Дата документа;

Адресат (корреспондент-получатель) - для исходящих документов;

Количество листов документа;

Резолюция;

Исполнитель;

Подпись исполнителя;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении;

Номер дела (папки);

Имя файла;

Примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению могут выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние. Примерные формы заполнения журналов регистрации представлены на рис. 8.1, 8.2 и 8.3.

Рис. 8.1. Форма заполнения журнала регистрации входящих документов

Рис. 8. 2. Форма заполнения журнала регистрации исходящих документов

Рис. 8. 3. Форма заполнения журнала регистрации договоров

Поиск информации при журнальной форме регистрации достаточно сложен, т. к. сам документ может быть зарегистрирован в одном журнале, а ответные действия на него - в других.

Наиболее распространенный способ регистрации - заполнение регистрационно-контрольных карточек (РКК), которые используют для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. РКК можно группировать в картотеки по различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при большом объеме документов; РКК можно использовать для организации контроля за исполнением документов; РКК подвергаются механизированной обработке. Форма РКК приведена в Приложении 10.

Количество экземпляров РКК определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 светлых тонов.

Устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

Название вида документа;

Дата документа;

Индекс документа (дата поступления документа и его номер);

Заголовок документа или его краткое содержание;

Резолюция;

Срок исполнения;

Отметка об исполнении.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, из которой поступил документ (при регистрации входящих документов), или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

На РКК заносится дата и регистрационный номер документа, присвоенный ему автором, а на входящих документах - входящий регистрационный номер и дата поступления документа в организацию. Эти же данные заносятся в регистрационный штамп, проставляемый на входящих документах в правом нижнем углу.

В графе «Краткое содержание» могут быть указаны вид документа и заголовок к тексту, который отражает содержание документа. Иногда в этой графе указывают и должностное лицо, подписавшее документ.

В графу «Резолюция» заносят содержание поручения, данные об исполнителе, авторе резолюции и дату. Эта графа в РКК заполняется после просмотра документа руководителем организации. Если документ не просматривался руководителем, то в графе указывают структурное подразделение и должностное лицо, которому документ был передан для исполнения. Иногда в этой графе исполнитель расписывается в получении документа.

В графе «Отметка об исполнении» делается запись о решении вопроса по существу, указываются дата и индекс ответного документа или контрольная отметка о том, когда, кем и как был решен вопрос. Здесь же пишут номер дела, в которое исполненный документ будет подшит для хранения.

На оборотной стороне РКК делаются отметки о ходе контроля за сроками исполнения документа.

После сдачи РКК в архив заполняется последняя графа, в которой указываются данные о месте хранения документа в архиве.

Состав обязательных реквизитов РКК в случае необходимости может быть дополнен; в карточке могут быть указаны:

Исполнители (их расписки в получении документа);

Ход исполнения;

Приложения и др.

Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны РКК определяются самой организацией.

Для регистрации документов в организации в настоящее время используется электронно-вычислительная техника и копировальные аппараты.

В автоматизированной информационно-поисковой системе регистрация документов осуществляется с использованием машино-ориентированной РКК, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

На базе информации о документах, зафиксированных на электронных носителях, формируются информационно-поисковые массивы автоматизированных информационно-поисковых систем.

Из РКК формируются различные картотеки: справочные, контрольно-справочные, картотеки к приказам и др. Их можно использовать и для контроля за сроками исполнения документов.

Контрольные вопросы и задания

1. Что такое документооборот?

2. Каков порядок обработки входящих документов?

3. Каков порядок работы с исходящими документами?

4. Каков порядок работы с внутренними документами?

5. Для чего необходима регистрация документов в организации?

6. Как образуется регистрационный номер документа?

7. Какие существуют формы регистрации документов?

8. Зарегистрируйте полученное письмо:

АО «Домострой» ООО «Тема»

ул. Кирова, 53 Начальнику отдела

тел. 91-35-76 Н. А. Васильеву

от 12.04.04 № 03-04/53 454000, г. Челябинск,

На №_______от________ ул. Российская, 13

О заключении договора

9. Что такое регистрационно-контрольные карточки? Когда их применение наиболее удобно?

Узнайте, как отличить исходящие документы от входящих и внутренних, в каком порядке осуществляется регистрация исходящих документов в 2016 году, с помощью каких реквизитов обозначаются исходящие документы организации в регистрационной форме, какие этапы включает обработка исходящих документов, а также в каких случаях уместно вести журнал исходящих документов.

Из этой статьи вы узнаете:

чем исходящие документы отличаются от входящих и внутренних;
как происходит регистрация исходящих документов в 2016 году;
какие виды исходящих документов существуют;
как осуществляется оформление и учет исходящих документов;
нужно ли вести журнал исходящих документов в 2016 году.

Весь документооборот организации можно разделить на три основных потока: исходящий, входящий и внутренний. Входящими называют документы, поступающие извне, внутренними - разработанные для внутреннего использования и не покидающие пределы организации. Документооборот исходящих документов предполагает их отправку за пределы учреждения. Перед отправкой все исходящие документы проходят обработку в соответствии с принятым в организации порядком.

Обработка исходящих документов

Стандартная обработка исходящих документов в 2016 году проходит в несколько этапов:

составление чернового проекта;
согласование (визирование);
регистрация;
отправка.

Подготовкой документа занимается исполнитель, который в дальнейшем передает готовый проект на согласование. Если проект соответствует всем требованиям, на нем проставляются необходимые реквизиты (подпись, дата, печать, при необходимости - гриф утверждения и т. д.). Если должностное лицо, с которым согласовывался проект, выразило какие-либо пожелания или замечания, их в письменном виде прикладывают к проекту и возвращают на доработку. Только после окончательного утверждения документ со всеми визами передается для регистрации и отправки в канцелярию.

Узнайте, какие каналы доставки корреспонденции получателям считаются самыми надежными

Оформление исходящих документов

Дальнейшее оформление исходящих документов происходит силами делопроизводителей или секретарей. Получив напечатанный на соответствующем бланке и завизированный проект документа, делопроизводитель проверяет наличие всех необходимых реквизитов. Убедившись, что оформление документа не противоречит установленным в организации правилам и стандартам, он регистрирует его, занося регистрационные данные в используемую канцелярским отделом форму.

Основных форм регистрации существует три - журнальная, карточная и автоматизированная. Последняя считается наиболее удобной и рациональной, поскольку позволяет вести регистрацию на разных рабочих местах, моментально добавляя все регистрационные данные в общую базу, что облегчает информационно-справочную работу и существенно улучшает возможности контроля за исполнением документов. Карточная форма предполагает создание бумажной картотеки, причем форма регистрационной карточки разрабатывается самой организацией. Также на практике может применяться журнальная система, чаще всего не для всех документов, а только для наиболее важных.

Анализируем правила регистрации документов вместе с экспертом

Журнал исходящих документов

Как выглядит регистрационный журнал исходящих документов? Для удобства работы с бумагами организации обычно утверждают отдельную форму журнала для каждого типа регистрируемых документов, особенно если приходится иметь дело с отправкой особо важных или конфиденциальных сведений. Данные о документах вносятся в журнал в порядке их обработки и отправки, следовательно, в отличие от автоматизированных систем учета и регистрации, его не смогут заполнять одновременно двое и больше работников. Это одна из причин, по которым применение журнальной системы регистрации целесообразно только в организациях с незначительным документооборотом. Также можно завести отдельный журнал для самых значимых документов.

Регистрация исходящих документов

Регистрация исходящих документов в 2016 году предполагает обязательное заполнение регистрационной формы (бумажной или электронной). Реквизиты, которые обычно указываются в форме, содержат:

наименование подразделения, занимавшегося подготовкой документа, и данные исполнителя;
исходящий номер документа и дату его утверждения;
данные адресата и краткое содержание документа, а также контрольную дату ожидаемого ответа;
ссылку на входящий документ, если отправляемое сообщение является ответом на него;
индекс дела, в которое подшивается копия отправленного документа.

Утвержден единый формат обмена электронными сообщениями между системами управления документами

По мере необходимости в регистрационную форму добавляются и другие сведения о документе - указывается количество листов и приложений, порядок отправки, отметки об исполнении. Рекомендуется регистрировать документы-ответы на карточках входящих документов-запросов - для оперативного поиска информации в дальнейшем.

Учет исходящих документов

Учет исходящих документов в 2016 году ведется с использованием уникальных номеров, которые присваиваются в два этапа. Первый индекс проставляется на проекте документа исполнителем, который нумерует его в соответствии с принятой в организации номенклатурой (обычно указывается номер раздела и дела, в котором будет храниться его копия в дальнейшем). Второй индекс проставляется сотрудником канцелярии или секретарем, осуществляющим регистрацию, и представляет собой порядковый номер исходящего документа, перенесенный из регистрационной формы.

О том, какими должны быть первые этапы делопроизводства в организации, читайте в журнале «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Виды исходящих документов

Исходящие документы организации могут быть инициативными или ответными, отправляемыми в качестве реакции на поступившие ранее устные или письменные запросы. Также можно классифицировать исходящую документацию по типу адресата, в роли которого может выступать частное лицо или другое учреждение. Выделяют и разные виды исходящих документов по содержанию (информационно-справочные, организационно-распорядительные) или форме (приказы, отчеты, запросы, договоры, докладные записки, постановления, счета и т. д.).

Если речь идет об отправителе с большим количеством филиалов или подчиненных нижестоящих учреждений, исходящие документы организации преимущественно носят организационно-распорядительный характер с преобладанием приказов (распоряжений), постановлений, инструкций. Компании-партнеры в основном обмениваются счетами, договорами, запросами и информационными письмами, а нижестоящие организации и филиалы регулярно отправляют вышестоящим адресатам докладные записки и отчеты.

Вложенные файлы

Журнал учета исходящей корреспонденции (бланк).doc
Журнал учета входящей корреспонденции (бланк).doc
Должностная инструкция секретаря (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Журнал учета исходящей корреспонденции (образец).doc
Журнал учета входящей корреспонденции (образец).doc
Должностная инструкция секретаря (образец).doc

Возможно, будет полезно почитать: