Сдается форма сзв м. Какая расшифровка аббревиатуры СЗВ-М? Штраф за непредставление Сведений о застрахованных лицах

Форма СЗВ-СТАЖ - представляется из себя отчет о стаже, который нужно сдавать ежегодно в Пенсионный фонд (за 2018 год отчет нужно предоставить до 1 марта 2019 года).

Форма СЗВ-СТАЖ утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 06 декабря 2018 № 507П «Об утверждении формы СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ порядка их заполнения и формата сведений и о признании утратившим силу Постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 №3П» .

Предлагаем вашему вниманию основную информацию по форме, которую специалисты ПФР дают на семинарах.

Существует несколько разновидностей форм, в которых подаются сведения персонифицированного учета. Названия и случаи, в которых их следует подавать, представлены в таблице:

Таблица «Виды форм персучета»

Название формы	Описание формы отчетности	Тип формы
СЗВ-СТАЖ	Ежегодная отчетность о стаже работников	Исходная Дополняющая Назначение пенсии
	При необходимости корректировки данных, учтенных на ИЛС застрахованных лиц за периоды, начиная с 1996 года	Корректирующая Отменяющая Особая
	Впервые предоставляемые сведения в целом по плательщику за отчетные периоды до 01.01.2017
	Сопровождающий документ, подается вместе с формами СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-ИСХ	Исходная Корректирующая Отменяющая
	Ежемесячная отчетность о факте работы	Исходная Дополняющая Отменяющая

Что такое форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется страхователями в Пенсионный Фонд на всех застрахованных лиц, находящихся со страхователем:

в трудовых отношениях (в том числе с которым заключены трудовые договоры)
или заключивших с ним гражданско-правовые договоры , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, по договорам авторского заказа , в пользу авторов произведений по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе вознаграждения, начисляемые организациями по управлению правами на коллективной основе в пользу авторов произведений по договорам, заключенным с пользователями, или с которым заключены трудовые договоры и (или) гражданско-правовые договоры.

то есть форму СЗВ-СТАЖ сдают все юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Изменения в СЗВ-СТАЖ с 2019 года

Изменения по сравнению с отчетность за 2017 год в формах внесенные Постановлением Правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507П минимальны.

В форме СЗВ-СТАЖ в разделе 3 в графе 14 к прежнему названию добавилось «сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным» и исчезло дублирование информации по страхователю.

В графе 1 раздела 3 формы нумерация сквозная, в порядке возрастания, без пропусков и повторений .

Номер присваивается записи по конкретному застрахованному лицу. В случае если данные о периоде работы застрахованного лица содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по застрахованному лицу (в этом случае «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» заполняются один раз).

Фамилия и (или) Имя обязательны для заполнения. Отчество может отсутствовать, но обязательно для указания если оно есть.

При необходимости отражения нескольких периодов работы по одному лицу, каждый из периодов указывается отдельной строкой.

Период работы — даты должны находиться в пределах отчетного периода, указанного в разделе 2 формы.

Для форм с типом «Назначение пенсии» графа «Период работы» заполняется по дату предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в графе 11 кодов:

«ДОГОВОР» — если оплата по договору произведена в отчетном периоде;
«НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если оплата за работу по договору отсутствует.

Территориальные условия (код), Особые условия труда (код), Исчисление страхового стажа, Условия для досрочного назначения трудовой пенсии - Заполняется в соответствии с .

Одновременное указание в графах 9 и 12 по одной строке таблицы раздела 3 кода «ВРНЕТРУД», «ДЕКРЕТ», «ДЛОТПУСК», «ВАХТА», или сочетание кодов «27-1» и «27-11» или «27-14», «27-2» в сочетании с позицией списка 23307000-17541 допускается.

Не допускается по одной строке одновременного указания значений в графе 8 таблицы раздела 3 и значений в графе 11 «ДЕТИ», «НЕОПЛ», «КВАЛИФ», "ОБЩЕСТВ", «СДКРОВ», «ОТСТРАН», «ПРОСТОЙ», «УЧОТПУСК», «ДЛДЕТИ», «ЧАЭС», «ДОПВЫХ».

Одновременное сочетание по строке кодов «РКС», «МКС» в графе 8 и кодов «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ», «ДОГОВОР» в графе 11 допускается.

Сведения об увольнении застрахованного лица заполняется символом «X» только по застрахованным лицам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря календарного года, за который представляется форма.

Раздел 4 и 5 - заполняется только для форм СЗВ-СТАЖ с типом сведений «назначение пенсии ».

Если страхователь в течение 2017 года представлял форму СЗВ-СТАЖ с типом сведений «Назначение пенсии » на работников, выходящих на пенсию, то на работающего, как и прекратившего трудовую деятельность пенсионера, потребуется сдать ещё обычную форму СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная » по итогам 2017 года.

Раздел 5 заполняется после принятия федерального законодательства о профессиональных пенсионных системах.

Если указан тип сведений «Назначение пенсии» обязательно заполнение абзаца первого раздела 4. Допускается одновременное заполнение абзаца второго раздела 4 и раздела 5 формы

Форма СЗВ-СТАЖ с типом «назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» или «Дополняющая».

Как представить форму в ПФР

СЗВ-СТАЖ можно направить по ТКС либо представить на бумаге - лично, почтой или с представителем.

Страхователи, которые подают сведения на 25 человек и более , обязаны отчитываться только по ТКС. При этом считаются не только работники, но и лица, заключившее со страхователем гражданско-правовые договоры, выплаты по которым облагаются страховыми взносами.

Правила подачи по ТКС :

Документ подписывается усиленной КЭП.
Датой подачи сведений считается день, когда они были направлены по ТКС в Пенсионный фонд. Это должно быть подтверждено документом от оператора ЭДО или территориального органа ПФР.

Если форма подается на бумаге :

ИП ставят только подпись, организации - подпись и печать (при наличии).
К бумажной форме можно приложить сведения на магнитном носителе.
Если форма направляется почтой, то день сдачи - дата, указанная на почтовом штемпеле.

Санкции за непредставление

Если страхователь (организация или ИП) не представит форму СЗВ-СТАЖ в срок, либо в ней будут содержаться недостоверные сведения, на него будет наложен штраф в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо .

Если форма должна направляться по ТКС, но этот порядок нарушен (27-ФЗ), штраф составит 1000 рублей .

На должностных лиц накладывается административный штраф в размере от 300 до 500 рублей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений.

Вместе с формой СЗВ-СТАЖ необходимо подать форму . При подаче отчетности в электронном виде — формы СЗВ-СТАЖ И ОДВ-1 формируются в одном файле.

Исправление ошибок СЗВ-СТАЖ

При необходимости , внести коррективы в отчетность представляются формы:

Уточнение сведений в форме СЗВ-СТАЖ	Форма / Тип формы
В форме СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу и сведения не учтены на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (ИЛС ЗЛ)	Форма СЗВ-СТАЖ с типом «*Дополняющая* »
В форме СЗВ-СТАЖ выявлены ошибки в сведениях по застрахованному лицу (например, в дате приема на работу) и сведения учтены на ИЛС ЗЛ	Форма с типом «*КОРР* »
Необходимо отменить сведения по застрахованному лицу, ранее представленные в форме СЗВ-СТАЖ	Форма с типом «*ОТМН* »
Необходимо представить сведения на застрахованное лицо, информация о котором отсутствовала в форме СЗВ-СТАЖ с типом «Исходная» (т.е. застрахованное лицо было «забыто»)	Форма с типом «*ОСОБ* »

01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.

Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.

Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.

Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.

Кто и куда должен предоставлять форму СЗВ-М

В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.

Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.

Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.

Состав формы СЗВ-М

Бланк включает 4 раздела:

реквизиты страхователя;
отчетный период;
тип формы (код);
сведения о застрахованных лицах.

В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.

В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.

В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».

Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.

Образец заполненной формы СЗВ-М

Способы сдачи СЗВ-М: на бумаге или через специальные программы

Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.

Как сдать СЗВ-М через сайт ПФР онлайн

Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.

Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.

Все работодатели обязаны ежемесячно подавать в Пенсионный фонд отчет о застрахованных лицах. Но некоторые организации имеют лишь единственного сотрудника – директора либо приостановили своё функционирование. А иногда у компании вообще нет штата. Подают ли нулевой СЗВ-М в 2018 году в подобных ситуациях? Наша консультация поможет разобраться в этих вопросах.

Что означает «нулевая» СЗВ-М в ПФР

СЗВ-М – это форма персонифицированного учета. Она предназначена для отражения данных о застрахованных сотрудниках организации или ИП. Примерно, это обозначение расшифровывается так: Сведения о Застрахованных Входящие за Месяц. Оформлением этого отчёта занимается ответственное лицо, назначенное руководителем.

По общему правилу, если на предприятии отсутствуют работники и при этом не подписано трудовое соглашение между руководителем и самой организацией, то речь идёт про нулевые формы СЗВ-М. Во всяком случае, именно так эти ежемесячные отчёты называют бухгалтеры.

При каких условиях и кто сдает

Представлять в ПФР рассматриваемый отчёт обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили трудовой или гражданско-правовой договор с физическими лицами. При этом важно соблюдать 2 условия:

Срок действия договора/контракта не истек.
Есть обязанность по страховым взносам (даже если начислять взносы не на что, и сотрудники гуляют за свой счёт).

СЗВ-М сдают ежемесячно в территориальный ПФР по месту регистрации предприятия как страхователя.

Что такое нулевой отчет СЗВ-М в 2018 году

Взять пустой образец нулевой СЗВ-М и сдать его в Пенсионный фонд невозможно, да и не имеет смысла. Дело в том, что на законодательном уровне понятие «нулевая отчетность СЗВ-М» в 2018 году не прописано, как и ранее.

Если ознакомиться с содержанием этой формы, среди обязательных реквизитов можно увидеть:

регистрационный номер в Пенсионном фонде;
название организации/ИП;
идентификационный налоговый номер;
период, за который сдан отчет;
тип формы.

Читайте также Форма СЗВ-СТАЖ: как заполнить и сдать новую форму для годовой отчетности в ПФР

Разумеется, первые 3 раздела невозможно оставить пустыми:

В 4-м разделе формы СЗВ-М приводят список застрахованных физических лиц, с которыми заключен и действует трудовой либо гражданско-правовой договор. А также – персональную информацию по каждому: СНИЛС и ИНН. Пример показан далее:

Логично полагать, что фактически организация не может существовать без работников. Поэтому должна отражать информацию минимум о своём генеральном директоре.

Нулевая форма и приостановление деятельности

Сразу скажем, что вопрос, нужно ли сдавать нулевые СЗВ-М в 2018 году, на практике пока не находит однозначного ответа. А суть в следующем.

Экономические субъекты могут сталкиваться с ситуацией, когда нужно приостановить деятельность. В этом случае:

персонал есть;
трудовых функций он не выполняет;
бухгалтерия не начисляет страховые взносы.

В итоге не ясно, надо ли сдавать нулевую СЗВ-М в 2018 году, в которой блок «Сведения о застрахованных лицах» оставить пустым.

Однозначный ответ на вопрос, сдаются ли нулевые СЗВ-М, долго отсутствовал, поскольку мнение Пенсионного фонда и его территориальных органов зачастую противоречило друг другу. Так, первоначально в 2016 году была допустима отправка в фонд отчёта без блока сведений о застрахованных лицах. То есть, по сути, сдача нулевого СЗВ-М:

Однако согласно другому, более распространённому мнению, представлять отчет нужно при наличии застрахованных лиц. А именно:

1. Работающих по трудовому или гражданско-правовому договору.

2. Получающих доходы от предприятия.

Если деятельность компании на 2018 год временно приостановлена, работники всё равно продолжают быть застрахованными. Подача формы СЗВ-М с их перечислением в этом случае обязательна.

Сдают ли ИП нулевую форму

Отдельный вопрос, сдавать или нет нулевой СЗВ-М предпринимателям. Так вот: бизнесмены подают рассматриваемый отчёт в Пенсионный фонд только тогда, когда выступают страхователями. Такое требование вытекает из п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ <О персучёте в системе ОПС˃. А это возможно только при использовании наемного труда.

Когда все сотрудники уволены либо вообще отсутствуют, и предприниматель самостоятельно ведет свою деятельность, рассматриваемый отчёт не подают. В этом случае заполнение нулевого СЗВ-М не имеет смысла.

Нулевой отчет на единственного учредителя – гендира

Для организации, учредителем которой выступает генеральный директор в единственном лице, не имеет значения наличие/отсутствие с ним договора. Согласно разъяснениям № 08-22/6356, представление СЗВ-М с ним в Пенсионный фонд обязательно.

Но всё равно имеет место спорная ситуация: ведь при указании директора-учредителя в СЗВ-М одновременно нужно отражать в расчёте по страховым взносам сведения о его стаже.

В июле 2016 года появились дополнительные разъяснения ПФР о том, сдается ли нулевая отчетность СЗВ-М на гендира. Согласно им, если компания по определенным обстоятельствам не ведет финансово-хозяйственную деятельность, подавать нулевую СЗВ-М на генерального директора без договора не нужно.

Как было сказано, вопрос о том, можно ли оставлять пустым раздел «Сведения о застрахованных лицах», долгое время не имел однозначного ответа. Компании всё же подавали нулевую СЗВ-М, где отражали информацию только о генеральном директоре.

Вопрос 1. На кого конкретно страхователи должны представлять ежемесячную отчетность?

Ответ.

В соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователи представляют ежемесячную отчетность о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг).

В соответствии с разделом 4 Сведений по форме СЗВ-М в названной форме указываются данные о застрахованных лицах - работниках страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены следующие договоры:

- трудовые договоры;

- гражданско-правовые договоры, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;

- договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

- издательские лицензионные договоры;

- лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Таким образом, для решения вопроса о представлении либо непредставлении на конкретное застрахованное лицо ежемесячной отчетности необходимо исходить из следующего:

1) какой договор заключен между работодателем и застрахованным лицом (вид договора);

2) действовал ли данный договор в отчетном периоде - месяце (Сведения по форме СЗВ-М подлежат представлению, если в отчетном периоде соответствующий договор действовал как минимум 1 день);

3) не имеет значения, производились ли в отчетном периоде начисление и выплата заработной платы (вознаграждения) по данному договору и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Рассмотрим данную ситуацию на примерах.

Застрахованное лицо, работавшее по трудовому договору, было уволено (трудовой договор расторгнут) 1 февраля 2019 года (т.е. в феврале 2019 года у данного застрахованного лица был только один рабочий день).

В данном случае имеет место ситуация, когда договор прекращен в отчетном периоде - феврале 2019 года. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за февраль 2019 года.

Между страхователем и застрахованным лицом 31 января 2019 года (последний рабочий день января 2019 года) заключен гражданско-правовой договор, предметом которого является выполнение определенных видов работ. Поскольку работы по данному договору еще не выполнены, то, соответственно, на момент представления ежемесячной отчетности Акт приемки выполненных работ не оформлен, а также не произведена оплата по этому договору.

Договор заключен в отчетном периоде - январе 2019 года. Соответственно, страхователь обязан представить на такое застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за январь 2019 года.

Застрахованное лицо работает у страхователя с 2012 года по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. С декабря 2017 года по настоящее время данный работник находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет.

В отчетном периоде - феврале 2019 года договор продолжает действовать. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за февраль 2019 года.

Застрахованное лицо работает у страхователя с 2010 года по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок. С 1 по 31 января 2019 года указанный работник находился в отпуске без сохранения заработной платы.

В отчетном периоде - январе 2019 года договор продолжает действовать. Соответственно, страхователь обязан представить на данное застрахованное лицо Сведения по форме СЗВ-М за январь 2019 года.

Аналогичным образом решается вопрос с представлением ежемесячной отчетности и в случаях, когда работник, фактически состоящий со страхователем в трудовых отношениях (т.е. имеет место ситуация, когда в отчетном периоде договор действовал хотя бы один день), не работал (т.е. по каким-либо причинам не соблюдал правила внутреннего трудового распорядка). Например, в период временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, а также в период прогула, простоя (как по вине администрации, так и по вине работника) и в других подобных ситуациях.

Одновременно обращаем внимание, что если организация производила какую-либо выплату застрахованному лицу вне рамок трудового договора или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг (например, выплата вознаграждения к праздничной дате бывшим работникам организации, выплата стипендии учащимся и т.п.), на таких застрахованных лиц Сведения по форме СЗВ-М представлению не подлежат.

Вопрос 2. Должна ли организация, не ведущая финансово-хозяйственную деятельность, у которой отсутствуют наемные работники, представлять Сведения по форме СЗВ-М и Сведения по форме СЗВ-СТАЖ на учредителя, исполняющего функции руководителя, если с ним не заключен трудовой договор?

Ответ. С апреля 2018 года изменился порядок представления сведений о застрахованных лицах по форме СЗВ-М страхователями, не ведущими финансово-хозяйственную деятельность, у которых отсутствуют наемные работники (с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры), а функции руководителя выполняет единственный учредитель или один из учредителей организации.

Начиная с отчетного периода - апрель 2018 года указанные страхователи должны представлять сведения по форме СЗВ-М на следующие категории застрахованных лиц:

На единственного участника (учредителя), члена организации, собственника ее имущества, который исполняет функции руководителя без заключения трудового или гражданско-правового договора;

На одного из участников (учредителей) организации, на которого возложены функции руководителя без заключения трудового или гражданско-правового договора.

Кроме того, начиная с отчетного периода - календарный 2018 год, на указанные категории застрахованных лиц страхователи обязаны сдавать Сведения по форме СЗВ-СТАЖ.

Данные сведения следует заполнять с апреля 2018 года, то есть с месяца, начиная с которого страхователем должны были представляться сведения по форме СЗВ-М.

В случае если страхователь начал представлять сведения по форме СЗВ-М за календарные месяцы ранее апреля 2018 года, то данные о периодах работы застрахованного лица в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ следует указывать, начиная с соответствующего месяца, за который на него были впервые представлены сведения по форме СЗВ-М.

Информация о периодах работы застрахованного лица в разделе 3 сведений по форме СЗВ-СТАЖ заполняется следующим образом:

Вопрос 3. Должна ли организация представлять отчетные документы на лиц, занимающих выборные должности в некоммерческих кооперативах и товариществах?

Ответ. В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации лица, занимающие выборные должности в некоммерческих кооперативах (товариществах), считаются осуществляющими трудовую деятельность независимо от факта заключения с ними трудового или гражданско-правового договора.

Исходя из изложенного выше, начиная с отчетного периода - май 2018 года, страхователи, являющиеся некоммерческими кооперативами и товариществами, обязаны представлять сведения по форме СЗВ-М на лиц, занимающих выборные должности в названных кооперативах (товариществах), независимо от факта наличия заключенного с ними трудового или гражданско-правового договора, а также периодичности выплаты им денежного вознаграждения.

Также на указанных лиц должны быть представлены Сведения по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный период - 2018 год.

Исключением является ситуация, когда Устав содержит положения о том, что лицо, занимающее выборную должность, осуществляет деятельность на общественных началах, за ведение которой выплата денежного вознаграждения не предусмотрена. Такому страхователю для освобождения от обязанности представления сведений по форме СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ необходимо предоставить в Управление ПФР названный Устав.

Сведения по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный период - календарный 2018 год следует заполнять с учетом календарного месяца 2018 года, за который на лиц, занимающих выборные должности в некоммерческих кооперативах (товариществах), были впервые представлены сведения по форме СЗВ-М.

При этом информация о периодах работы застрахованного лица в разделе 3 сведений по форме СЗВ-СТАЖ заполняется следующим образом:

- календарные месяцы, в которых выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованного лица не производились (и, соответственно, страховые взносы не начислялись), необходимо отразить в графе 11 «Исчисление страхового стажа. Дополнительные сведения» с кодом «НЕОПЛ»;
- календарные месяцы, в которых были начислены выплаты и иные вознаграждения в пользу застрахованного лица и, соответственно, произведены начисления страховых взносов, отражаются как периоды работы, включаемые в страховой стаж (без указания какого-либо кода).

Вопрос 4 . Каким образом должны представлять Сведения по форме СЗВ-М общественные объединения (в том числе, политические партии и профсоюзные организации)?

Ответ. Вопрос о необходимости представления Сведений по форме СЗВ-М общественными объединениями (включая политические партии и профсоюзные организации) также зависит от факта наличия или отсутствия трудовых или гражданско-правовых отношений между общественным объединением и его участниками, основанных на трудовых или гражданско-правовых договорах, на выплаты по которым начисляются и уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

В случае отсутствия соответствующих договоров представление Сведений по форме СЗВ-М на таких лиц общественными объединениями не осуществляется.

Вопрос 5 . Должны ли представлять Сведения по форме СЗВ-М организации, осуществляющие благотворительную деятельность?

Ответ. Исходя из положений Федерального закона от 11.08.1995 № 135-ФЗ «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волонтерстве)» бескорыстное выполнение работ, предоставление услуг, оказание иной поддержки возможно в рамках благотворительной деятельности, условия осуществления которой согласно статье 17.1 названного закона могут быть закреплены в гражданско-правовом договоре, который заключается между добровольцем (волонтером) и благополучателем, и предметом которого являются безвозмездное выполнение добровольцем (волонтером) работ и (или) оказание им услуг в целях, указанных в пункте 1 статьи 2 названного закона, или в иных общественно полезных целях.

При этом в соответствии с частью 6 статьи 420 Налогового кодекса Российской Федерации выплаты добровольцам (волонтерам) в рамках исполнения заключаемых гражданско-правовых договоров, на возмещение расходов добровольцев (волонтеров), за исключением расходов на питание в размере, превышающем размеры суточных, предусмотренные пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, к объекту обложения страховыми взносами не относятся.

В связи с этим в случае, если в рамках заключаемых с добровольцами (волонтерами) гражданско-правовых договоров добровольческие (волонтерские) организации производят выплаты, направленные на возмещение их расходов на питание в размере, превышающем размеры суточных, на таких застрахованных лиц Сведения по форме СЗВ-М представляются.

Вопрос 6 . Может ли организация представить «нулевые» Сведения по форме СЗВ-М (без заполнения информации о застрахованных лицах).

Ответ. Правовые основания для приема от страхователей «нулевых» Сведений по форме СЗВ-М (без заполнения информации о застрахованных лицах) у органов ПФР отсутствуют. Данные сведения в обязательном порядке должны содержать информацию о конкретных застрахованных лицах.

Вопрос 7. Должны ли представлять Сведения по форме СЗВ-М страхователи, самостоятельно уплачивающие страховые взносы (индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, занимающиеся частной практикой, арбитражные управляющие)?

Ответ. Указанные в вопросе категории страхователей ежемесячную отчетность НА СЕБЯ не представляют.

Однако если самостоятельные плательщики страховых взносов имеют наемных работников (т.е. лиц, с которыми у них заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера), то, соответственно, названные страхователи должны представлять Сведения по форме СЗВ-М на своих работников.

При этом необходимо иметь в виду, что с 01.01.2017 в связи с передачей функций по администрированию страховых взносов из Пенсионного фонда РФ налоговым органам изменился порядок регистрации в органах ПФР физических лиц, заключивших договоры с работниками (индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов, занимающихся частной практикой, арбитражных управляющих), а также порядок представления ими отчетных документов.

В связи с этим самостоятельные плательщики страховых взносов, являющиеся работодателями, должны представлять сведения индивидуального (персонифицированного) учета на работающих у них застрахованных лиц в органы ПФР с указанием регистрационного номера, присвоенного им как физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы за себя. Регистрационный номер в ПФР, присвоенный самостоятельным плательщикам страховых взносов, имеющим наемных работников, до 01.01.2017, при представлении отчетности в органы ПФР использовать не следует.

Вопрос 8. Следует ли представлять ежемесячную отчетность на сотрудников правоохранительных органов и иных силовых ведомств?

Ответ. Сведения по форме СЗВ-М следует представлять на застрахованных лиц, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование (см. статью 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»).

На военнослужащих, сотрудников органов Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации и других силовых и правоохранительных органов обязательное пенсионное страхование не распространяется. Соответственно, ежемесячную отчетность на них представлять не следует.

Однако данное правило не распространяется на лиц, работающих в названных органах по вольному найму. Если между соответствующим органом и работником заключен трудовой или гражданско-правовой договор, то на таких сотрудников должны быть представлены Сведения по форме СЗВ-М.

Вопрос 9. Следует ли представлять Сведения по форме СЗВ-М на безработных граждан?

Ответ. На граждан, состоящих на учете в органах занятости населения в качестве безработных, Сведения по форме СЗВ-М не представляются.

Вопрос 10. Следует ли представлять ежемесячную отчетность на иностранных граждан и лиц без гражданства?

Ответ. Сведения по форме СЗВ-М следует представлять на застрахованных лиц, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование.

Согласно статье 7 Закона № 167-ФЗ застрахованными лицами являются:

1) постоянно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства;

2) временно проживающие на территории Российской Федерации иностранные граждане и лица без гражданства;

3) иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации при условии, что такой гражданин не относится к категории высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации».

Соответственно, на указанных иностранных граждан и лиц без гражданства, с которыми у работодателя заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, должны быть представлены Сведения по форме СЗВ-М.

Иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории Российской Федерации, относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов в соответствии с Законом № 115-ФЗ, не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Соответственно, на таких лиц Сведения по форме СЗВ-М представлению не подлежат.

Вопрос 11. Должны ли самостоятельные плательщики страховых взносов заполнять такой реквизит Сведений по форме СЗВ-М, как код причины постановки на учет налогоплательщика?

Ответ. Заполнение всех реквизитов о страхователе, указанных в разделе 1 Сведений по форме СЗВ-М, в том числе и идентификационный номер налогоплательщика и КПП страхователя, является обязательным.

Однако у самостоятельных плательщиков страховых взносов КПП отсутствует. Соответственно, названная категория страхователей при представлении Сведений по форме СЗВ-М на лиц, состоящих с ними в трудовых или гражданско-правовых отношениях, данный реквизит не заполняет.

Вопрос 12. Сведения по форме СЗВ-М представляет обособленное подразделение. Как в этом случае следует заполнять реквизиты ИНН и КПП?

Ответ. Обособленные подразделения юридических лиц заполняют данные реквизиты следующим образом:

- ИНН головной организации, поскольку у обособленного подразделения свой ИНН отсутствует;

- КПП обособленного подразделения (не головной организации).

Вопрос 13. В разделе 4 Сведений по форме СЗВ-М предусмотрено заполнение такой информации о застрахованном лице, как ИНН застрахованного лица. Является ли заполнение такого реквизита обязательным? Не последует ли применение финансовых санкций за предоставление недостоверных сведений, если в Сведениях по форме СЗВ-М указанный реквизит будет отсутствовать?

Ответ. Пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», а также формой СЗВ-М, утвержденной постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п, предусмотрено, что ИНН застрахованного лица заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН работника.

Таким образом, в случае, если страхователь не располагает информацией об ИНН работника, то данный реквизит в форме СЗВ-М не заполняется. При этом у органов ПФР отсутствуют правовые основания для отказа в приеме от страхователей Сведений по форме СЗВ-М, в которых не заполнены данные об ИНН застрахованного лица.

Вопрос 14. Следует ли представлять ежемесячную отчетность крестьянским (фермерским) хозяйствам?

Ответ. КФХ, зарегистрированные в органах ПФР после 01.01.2017, состоят на учете в органах ПФР как:

1) КФХ, в которых помимо главы хозяйства есть и члены КФХ (89 категория - на учете в органах ПФР зарегистрирован глава КФХ, уплачивающий страховые взносы за себя и за членов КФХ).

В данном случае глава КФХ не должен представлять Сведения по форме СЗВ-М (как на себя, так и на членов).

2) Глава КФХ, у которого нет членов (96 категория - на учете в органах ПФР зарегистрирован глава КФХ, уплачивающий страховые взносы только за себя).

В данном случае глава КФХ на себя представлять Сведения по форме СЗВ-М не должен .

КФХ (как 89, так и 96 категории) могут иметь наемных работников, т.е. лиц, с которыми у КФХ заключены трудовые или гражданско-правовые договоры (НЕ ПУТАТЬ с членами КФХ).

В данном случае КФХ представляет Сведения по форме СЗВ-М на наемных работников.

Следует учитывать, что КФХ, зарегистрированным в органах ПФР до 01.01.2017 и использующим труд наемных работников, был присвоен код категории страхователя 24. Указанная категория КФХ должна сдавать Сведения по форме СЗВ-М на наемных работников по 89 или 96 категории.

Пример.

КФХ зарегистрировано в территориальных органах ПФР 01.02.2018.

КФХ состоит из трех членов хозяйства, один из которых выбран главой данного хозяйства. Кроме того, глава КФХ заключил трудовые договоры на неопределенный срок с двумя работниками.

Данное хозяйство зарегистрировано в органах ПФР по 89 категории (глава КФХ, имеющего членов).

Соответственно, глава КФХ должен представить Сведения по форме СЗВ-М только на наемных работников - на двух застрахованных лиц (с указанием регистрационного номера по 89 категории).

На себя и на трех членов хозяйства Сведения по форме СЗВ-М глава КФХ представлять не должен.

Вопрос № 15. Какую отчетность о страховом стаже своих работников должен ежегодно представлять в органы ПФР страхователь?

Ответ. Страхователь ежегодно должен представлять в органы ПФР «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ, утвержденной постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п.

Сведения по данной форме представляются страхователями за отчетные периоды, начиная с календарного 2017 года.

Вопрос № 16. На кого страхователи должны представлять Сведения по форме СЗВ-СТАЖ?

Ответ. Указанные сведения должны быть представлены страхователем на каждое работающее у него застрахованное лицо (включая лиц, заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах начисляются страховые взносы).

Вопрос № 17. В какие сроки страхователь должен представлять в органы ПФР Сведения по форме СЗВ-СТАЖ?

Ответ. В соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» страхователи, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (работодатели), должны представлять «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» по форме СЗВ-СТАЖ ежегодно, не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Вопрос № 18. Какая информация отражается в сведениях по форме СЗВ-СТАЖ?

Ответ. В Сведениях по форме СЗВ-СТАЖ отражается информация о периоде работы застрахованного лица в течение календарного года, в том числе о периодах деятельности, включаемых в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда.

Вопрос № 19. Какие меры ответственности предусмотрены в отношении страхователей за представление сведений индивидуального (персонифицированного) учета (в том числе, Сведений по форме СЗВ-М и Сведений по форме СЗВ-СТАЖ) с нарушением установленных сроков, а также в случае представления неполных и (или) недостоверных сведений?

Ответ. За непредставление в установленный срок, а также представление неполных и (или) недостоверных сведений индивидуального (персонифицированного) учета к страхователям применяются следующие меры ответственности:

Финансовые санкции в виде штрафа в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (часть третья статьи 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). Данная мера ответственности применяется к страхователю (работодателю);

Наложение административного штрафа на должностное лицо страхователя в размере от 300 до 500 рублей (статья 15.33.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Кто сдает СЗВ-М 2016 — вопрос, который стал часто возникать в крупных организациях, имеющих и полноценный отдел кадров, и бухгалтера, начисляющего взносы в ПФР и сдающего отчеты во все инстанции. Попробуем разобраться, кому же удобнее сформировать единый отчет по сотрудникам предприятия.

Отчет СЗВ-М кто должен сдавать — отдел кадров или бухгалтерия?

Если в штате предприятия есть только бухгалтер в единственном лице, занимающий позиции и финансового работника, и кадрового, то вопрос «Кто сдает СЗВ-М ?», конечно, не возникнет. Этот бухгалтер и будет формировать данную отчетность.

Причем если на фирме менее 25 человек, то отчетность могут принять и в бумажном варианте. Если же численность составляет 25 человек и более, СЗВ-М должна быть сформирована только в электронном виде. Это прописано в п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе ОПС» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

В крупных компаниях на момент внедрения этого отчета у многих появился вопрос: а кто сдает СЗВ-М — отдел кадров или бухгалтерия? В каком подразделении собирается вся необходимая для отчета информация?

Как правило, большинство компаний используют программу 1С для учета данных своих сотрудников. Доступ к этой программе есть и у финансового отдела, и у кадрового персонала. У каждого сотрудника есть права на просмотр той информации, которая нужна ему для работы. То есть увидеть реквизиты работников может и бухгалтер-расчетчик, и сотрудник отдела кадров.

Законодательно этот момент не прописан, и стоит полагать, данный вопрос должен решить руководитель предприятия, назначив ответственное за сдачу лицо.

ВАЖНО! Штраф за несвоевременную подачу данных или за подачу недостоверной информации составляет 500 руб. за каждого сотрудника. Так что руководитель должен быть уверен в профессионализме назначенного человека, чтобы избежать получения штрафов на фирму.

Существует один нюанс, говорящий, на наш взгляд, в пользу отдела кадров как специалистов, более подходящих для формирования этого отчета.

Например, сотрудник был принят на работу 29 апреля 2016 года. СНИЛС у данного сотрудника еще не оформлен. Соответственно, для регистрации этого работника в системе персонифицированного учета из отдела кадров будет сформирован запрос в ПФР на предоставление номера СНИЛС. В среднем ответ на этот запрос приходит только через 3 недели. И срок представления информации будет пропущен, ведь отчет мы должны были сдать до 10-го числа.

На данный момент ПФР вроде обещает, что этот процесс будет ускорен, но пока никаких официальных поправок не принято. И по всей видимости, именно сотрудник отдела кадров будет первым на предприятии, обладающим информацией о наличии или отсутствии СНИЛС и, соответственно, о возможности включения нового работника в отчет СЗВ-М. И сможет при получении заветной зеленой карточки сразу подать форму СЗВ-М с признаком «доп», то есть дополняющую.

Чтобы понять, кто сдает СЗВ-М и какие еще признаки необходимо в ней указывать, давайте разберемся в этой форме.

Что такое форма СЗВ-М и кто сдает ее в ПФР?

Форма СЗВ-М — это сведения о застрахованных лицах компании-работодателя. Она утверждена постановлением ПФР от 01.02.2016 № 83п.

Сдается эта форма в территориальное отделение ПФР до 10-го числа каждого месяца. С 2017 года срок подачи отчета сдвинется на 5 дней, и в следующем году сдавать мы будем этот отчет до 15-го числа каждого месяца.

Подробнее о сроках сдачи отчетности в нашей статье «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .

Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны сдавать все организации и ИП, которые имеют трудовой договор либо договор ГПХ хотя бы с одним сотрудником, вознаграждения по которому облагаются страховыми взносами.

Даже если в ООО числится только директор, с которым заключался трудовой договор, заработная плата которому не начисляется, или директор сам себя отправил в бессрочный отпуск — все равно сдать форму на самого себя необходимо. Такие пояснения приведены в письме от 06.05.2016 № 08-22/6356. Сотрудники, начислений зарплаты по которым не было, также должны быть отражены в данной отчетности.

ВАЖНО! Если у ИП нет работников, то сдавать данный отчет он не обязан!

Для чего это надо? Таким образом ПФР будет контролировать работающих пенсионеров для корректировки ежегодной индексации пенсии.

При формировании данной отчетности есть некоторые нюансы, на которые хотелось бы обратить внимание:

Если в отчетном периоде уже уволенному в прошлом месяце сотруднику вдруг перечислили премию, то в отчет все равно этого человека добавлять не надо, так как договора с ним уже нет.
Подача СЗВ-М не связана с наличием либо отсутствием выплат или начислений. Необходимо только наличие договора с работником. Так что не забудьте указать в форме и сотрудниц, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком.

ВАЖНО! При отсутствии деятельности (все сотрудники отправлены в неоплачиваемый отпуск, например), но при наличии оформленных трудовых отношений СЗВ-М все равно необходимо подавать!

Если в организации работников нет (не заключены договоры) и не ведется деятельность, то отчет можно сдать и без списка застрахованных лиц, это следует из информации на сайте ПФР — там приведены данные о новом модуле проверки, который пропустит четвертый раздел без указанных данных.
Если в компании существуют договоры гражданско-правового характера, выплаты по которым начисляются не каждый месяц, то данные сотрудники все равно должны быть включены в отчет на постоянной основе, пока длится действие договора в соответствии со сроками.

Итак, из чего же состоит отчет и как правильно его сформировать?

Отдельного утвержденного порядка по заполнению и представлению формы не утвердили. Форма достаточно проста, и некоторые указания по заполнению приведены в ней самой.

Во-первых, указываются реквизиты страхователя — регистрационный номер страхователя в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП. Все поля формы этого раздела являются обязательными к заполнению.

Во-вторых, это отчетный период. Период для представления отчета — месяц, данные можно подать и раньше, запрета на это не установлено. Но необходимо помнить, что если в последние дни месяца после сдачи отчета вы примете на работу нового сотрудника, отчет будет считаться неверным и его придется дополнить.

В-третьих, важно указать тип формы — исходная, отменяющая или дополняющая. Определить тип формы поможет бланк, там прописаны все возможные варианты.

Ну и непосредственно сам раздел сведений о застрахованных лицах. В данном разделе необходимо указать следующие данные:

Фамилия, имя, отчество сотрудника;
СНИЛС (указывается обязательно);
ИНН (указывается в том случае, если страхователю известен этот номер).

Сразу заметим, что закон от 01.05.2016 №136-ФЗ четко определил, что ИНН заполняется только в том случае, если он известен.

В соответствии с пояснениями к разделу 4 формы СЗВ-М, здесь указываются сведения о работниках, с которыми в указанном периоде существуют трудовые или ГП-договоры (на разовое выполнение работ или оказание услуг) либо другие виды контрактов, с выплат по которым перечисляются страховые взносы.

Итоги

Кто именно будет формировать данные для проверяющих органов, должен решить непосредственно руководитель предприятия. Форма достаточно ясна, и заполнить ее не составит труда сотруднику, имеющему доступ к необходимой информации.

Возможно, будет полезно почитать: