Секретное делопроизводство организация и правила ведения. Порядок работы с секретными документами

Порядок работы с секретными документами

1. Порядок разработки, учета, хранения, размножения и уничтожения секретных (конфиденциальных) документов

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами:

-решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;

-объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;

-оптимизация объема засекречиваемых сведений;

-периодический просмотр степени секретности (СС) сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

Рассекречивание СД производится при:

-изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;

-окончании срока действия грифа;

-изменении международной обстановки;

-появлении новых достижений в науке и технике;

-продаже или передаче вооружения другим странам;

-снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

Говоря о технологии подготовки к документированию и документировании конфиденциальной информации, отметим наличие двух специфических особенностей (дополнительных этапов) , необходимых для обеспечения заблаговременного сохранения в тайне содержания создаваемого документа: присвоение будущему документу определенного уровня грифа конфиденциальности и предварительный учет того носителя, на котором этот документ будет составляться. Следующая, третья, специфическая особенность состоит в том, что ни один проект конфиденциального документа не может быть изготовлен с черновика и обрести статус правомерно документированной информации без санкции (письменного разрешения) полномочного должностного лица фирмы.

Причина появления этой особенности заключается в необходимости документирования такого правового события, как зарождение персональной ответственности данного должностного лица за издание конкретного документа, т.е. распространение конфиденциальных сведений и соответствующее увеличение состава источников, владеющих данной информацией. Исполнитель документа таким правом обладать не может в силу того, что он лишь потребитель информации, а не ее собственник или владелец. Если решение об издании открытого документа принимается руководителем при подписании готового беловика документа, то вопрос об издании конфиденциального документа решается этим руководителем еще до изготовления первого проекта документа на основании анализа сложившейся ситуации и ознакомления с черновиком будущего документа.

Разрешение фиксируется двумя способами: или утвержденным первым руководителем фирмы перечнем (табелем, списком) издаваемых в подразделениях конфиденциальных документов, или индивидуальным разрешением в виде соответствующей подписанной этим руководителем записи на черновике документа. На черновике документа, вошедшего в указанный перечень, исполнитель указывает: наименование подразделения (направления деятельности) фирмы, свою фамилию и номер телефона, количество необходимых экземпляров проекта документа, номер формы бланка или типовой формы. Отметка заверяется росписью исполнителя. Во втором случае эта отметка утверждается разрешающей визой соответствующего руководителя фирмы.

Четвертая и, пожалуй, наиболее существенная особенность документирования конфиденциальной информации, касающаяся уже непосредственно технологических процедур изготовления самого документа, состоит в централизованном учете - присвоении единого учетного номера черновику и проекту будущего документа. Одновременно на еще не изготовленный документ в службе КД заполняется комплект учетных карточек. Полученный черновиком документа учетный номер будет сопровождать проект документа, а затем и сам документ в течение его последующего «жизненного цикла». Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных электронных документов, телетайпограмм, факсов и телеграмм. Ответным документам присваивается новый учетный номер. Приложения к подготовленным конфиденциальным документам являются самостоятельными документами и имеют свои учетные номера по соответствующим видам учета, в том числе номер открытого документа, если приложение не содержит защищаемых сведений.

В случае, когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное изготовление конфиденциальных документов, перед выполнением этого этапа он обязан передать черновик в службу КД для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного документа. Учету подлежат черновики всех конфиденциальных документов независимо от места их составления и последующего изготовления проекта документа.

В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, имеющем графы: учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата; примечание.

Таким образом, подготовленный черновик и проект будущего документа постоянно находятся под контролем службы КД независимо от места и способа их изготовления. Этим в определенной мере обеспечивается сохранность информации, которую руководство фирмы решило зафиксировать на том или ином типе носителя. Если открытые документы регистрируются только после их подписания или утверждения руководителем, то конфиденциальные документы - до изготовления проекта документа с черновика. Процесс превентивного, предупредительного контроля за документированием конфиденциальной информации и технологическая реализация этого процесса входят обязательной составной частью в структуру системы защиты информации от несанкционированного доступа к информации постороннего лица и утраты носителя или конфиденциальности информации. Интересно, что еще не согласованный окончательно, не подписанный и не утвержденный проект конфиденциального документа на этапе окончания работы над черновиком обязательно зафиксирован по двум видам учета: во-первых, по учету носителей документированной информации и, во-вторых, по учету подготовленных документов, в учетной карточке которого последовательно отражается ход работ над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения.

В процессе изготовления конфиденциального документа должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации :

-предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального документа кем-либо из персонала фирмы, даже при наличии объективных предпосылок для такого действия; ссылки на последующее получение разрешения на издание не должны иметь силы;

-обеспечение контроля за сохранностью носителей, на которых последовательно изготовляются черновик, проект документа и его варианты; контроль за сохранностью и порядком уничтожения испорченных носителей посредством установления информационной связи различных форм учета: например, учета носителя, учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного учета и других;

-обеспечение тайны информации путем изготовления документа в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом технических средств защиты информации и исключающем нахождение в нем посторонних лиц;

-обеспечение оперативных и результативных проверок наличия, комплектности, целостности и подлинности документов путем нанесения на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап изготовления конфиденциальных документов включает следующие технологические процедуры (рисунок 1.3.):

-прием работником службы КД от исполнителя черновика документа;

-традиционный или автоматизированный учет черновика и проекта подготовленного документа;

-печатание и выдача черновика и проекта документа исполнителю;

-перепечатывание отдельных листов и документа в целом;

-снятие копий с документа, производство выписки и изготовление дополнительных экземпляров документа;

-ежедневная проверка наличия у работника службы КД черновиков и проектов документов, находящихся на этапе изготовления.

При полном перепечатывании документа его новый вариант регистрируется за новым учетным номером. Новый учетный номер присваивается также копиям и выпискам из документа. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются в карточке и за номером основного документа с проставлением соответствующей отметки на размноженном документе и учетной карточке. Ценные текстовые и табличные конфиденциальные документы с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются централизованно в помещении службы КД с использованием пишущих машин или персональных ЭВМ. Информационные показатели в черновиках этих документов не указываются, а вписываются от руки первым руководителем в уже изготовленный экземпляр документа.

Основная масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных документов может с разрешения первого руководителя фирмы изготавливаться децентрализовано самими исполнителями и руководителями непосредственно на рабочих местах при наличии специального защитного оборудования в их кабинетах, рабочих комнатах и с соблюдением общего прядка учета этих документов. Проект документа, изготовленный лично исполнителем или руководителем, немедленно передается им в службу КД вместе со всеми сопутствующими материалами для внесения необходимой записи в учетную карточку. После выполнения этой операции проект документа и все материалы возвращаются исполнителю под роспись в учетной карточке.

При этом следует помнить, что исполнителям не разрешается передавать черновики документов для печатания техническим сотрудникам подразделения, не имеющим допуска к выполнению подобной работы. Изготовление конфиденциальных документов осуществляется только на выделенных для этих целей пишущих машинках, компьютерах и принтерах. Эти средства должны находиться под контролем специалистов службы безопасности.

Чертежно-графическая документация изготавливается децентрализовано исполнителями с соблюдением установленных правил и под контролем руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и службы КД.

Конфиденциальные документы могут копироваться и размножаться с помощью соответствующей организационной техники с соблюдением действующих требований по защите информации и сохранности всех сопровождающих этот процесс промежуточных носителей (печатных форм). Копирование и размножение конфиденциальных документов всегда санкционируется полномочным должностным лицом с проставлением необходимых записей в учетной форме основного документа и на самом документе. Копировальная техника должна располагаться в помещении службы КД. Множительная техника обслуживается специалистами соответствующего структурного подразделения фирмы.

На принтере, как правило, изготавливается только один экземпляр конфиденциального документа. После окончательного согласования с него на копировальном аппарате снимается количество копий, указанное на обороте документа.

В ходе изготовления конфиденциальных документов не должны использоваться новая красящая лента и копировальная бумага. Под валик печатающего устройства нельзя подкладывать дополнительные уплотняющие листы бумаги. Документы не должны диктоваться или записываться на диктофон, так как это может образовать эффективный акустический канал утечки информации. Испорченные листы и материалы, сопутствовавшие составлению и изготовлению документа, не следует выбрасывать и мусорную корзину, их необходимо помещать в специальные сборники и затем уничтожать в установленном порядке.

На последнем листе всех экземпляров отпечатанного документа (на лицевой или оборотной стороне) проставляются учетный номер, гриф конфиденциальности документа, фамилия исполнителя и номер его телефона, фамилия лица, печатавшего документ, дата. Указывается количество изготовленных экземпляров и при необходимости - адресность каждого из них. Может указываться номер магнитного носителя, с которого печатался документ. Кроме того, учетный номер с указанием грифа конфиденциальности проставляется на нижнем поле каждого листа документа, что закрепляет каждый лист за документом определенного номера. Количество экземпляров документа определяет исполнитель, исходя из реальной потребности в них.

Особо ценные документы на бумажных носителях могут при необходимости снабжаться специальными защитными средствами, препятствующими попыткам копирования или фальсификации документов, например угасание текста при копировании документа, использование красящих лент, отпечаток которых не воспроизводится при копировании или фотографировании, проставление условно случайных знаков в установленных местах, не воспроизводимых в процессе копирования или фальсификации.

При изготовлении документов на машиночитаемых носителях могут производиться следующие действия, затрудняющие несанкционированный доступ к этим документам : шифрование всего или части текста документа, внесение программных дополнений, не позволяющих посторонним лицам прочитать или скопировать документ. После изготовления с помощью компьютера бумажного или (и) машиночитаемого конфиденциального документа информация с магнитного диска, который использовался при составлении текста документа, стирается. Дискеты подлежат многократному форматированию или физическому уничтожению. Факт уничтожения информации подтверждается росписями исполнителя и работника службы КД в учетной форме документа и аппаратном журнале компьютера.

Этап издания конфиденциальных документов технологически не отличается от процесса придания открытому документу юридической силы. Однако при издании конфиденциальных документов должны быть решены следующие задачи обеспечения защиты информации:

-предотвращение доступа к документу должностных лиц и сотрудников, не имеющих служебного отношения к данному документу;

-предупреждение утраты документа или его частей, элементов

-текста в процессе передачи документа при издании;

-перекрытие визуальных и акустических каналов в процессе обсуждения с должностными лицами содержания документа.

Издание документа включает в себя следующие последовательно выполняемые процедуры:

-заключительное корректирование текста и подготовка документа к изданию (подбор необходимых материалов, предыдущих документов, уточнение фамилий руководителей и исполнителей, сроков исполнения, указанных в тексте, исправление допущенных неточностей и др.);

-итоговое внутреннее согласование документа (предварительное согласование проводилось при работе над черновиком и проектом документа);

-внешнее согласование документа;

-подписание документа руководителем;

-утверждение, одобрение документа (при необходимости).

Процедуры этапа организует лично исполнитель документа. При направлении проекта документа должностному лицу на срок более одного дня передача осуществляется через службу КД с внесением необходимых отметок в учетную форму документа и внутреннюю опись документов, находящихся у должностного лица. Факт передачи документа на срок до одного дня фиксируется росписью должностного лица во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя.

Проекты конфиденциальных документов должны обязательно визироваться руководителем службы КД. При визировании ему предъявляются все экземпляры документа со всеми приложениями, а также их учетные формы. Если в процессе визирования или подписания проекта документа принимается решение об изменении уровня грифа конфиденциальности, то такое изменение должно быть срочно внесено во все экземпляры документа, черновик редакции документа, в учетные формы и описи. Изменение грифа во всех указанных материалах заверяется росписью работника службы КД и датируется.

Следовательно, этапы изготовления и издания конфиденциальных документов характеризуются наличием комплекса специфических ограничительных и учетных процедур, предназначенных для защиты носителя и конфиденциальности информации, Особое значение в этом комплексе имеет процедура учета подготовленного черновика и проекта документа, которая дает возможность организовать постоянный контроль за движением проекта документа и работой исполнителя с ним.

2. Составление номенклатур, формирование и оформление конфиденциальных дел

Для обеспечения быстрого поиска необходимых документов, создания условий для их сохранности и удобства использования исполненные конфиденциальные документы, зарегистрированные по журналам учета поступивших и изданных конфиденциальных документов, должны быть сгруппированы в дела. Дело представляет собой совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Распределение документов по делам производится в течение года по мере исполнения документов в соответствии с номенклатурой конфиденциальных дел.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индексов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено право пользования делами.

Таким образом, номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации. Вместе с тем номенклатура является и учетным документом для заведенных конфиденциальных дел. Кроме того, она используется для проверки наличия конфиденциальных дел, может быть использована в качестве схем построения справочной картотеки по документам и составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел должна быть самостоятельным документом, ее не следует объединять с номенклатурой открытых дел, т.к. состав граф этих номенклатур имеет существенные различия.

Номенклатура конфиденциальных дел разрабатывается для предприятия в целом (сводная номенклатура дел). Она составляется на каждый год подразделением конфиденциального делопроизводства на основе письменных предложений структурных подразделений. К разработке номенклатуры должны привлекаться квалифицированные специалисты, имеющие доступ к соответствующим конфиденциальным документам и хорошо знающие направления деятельности предприятия, характер его связей с другими предприятиями, состав конфиденциальных документов, планы работ на предстоящий год. Номенклатура подписывается руководителем подразделением конфиденциального делопроизводства, визируется руководителями заинтересованных структурных подразделений, согласовывается с архивом предприятия, рассматривается на заседании постоянно действующей экспертной комиссии предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Такой порядок должен быть при первоначальной разработке номенклатуры конфиденциальных дел и в случае ее значительной переработки. Если таких изменений нет, то на каждый последующий год (до 5 лет) номенклатура перепечатывается, подписывается руководителем подразделения КД, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие без вышеперечисленных согласований.

Номенклатура должна иметь соответствующий гриф конфиденциальности, издаваться в двух экземплярах и регистрироваться в журнале учета изданных документов. Первый экземпляр номенклатуры хранится в подразделении конфиденциального делопроизводства и по окончании года подшивается в специальное дело, второй передается в качестве рабочего в архив предприятия. Лица, допущенные к делам, должны быть ознакомлены с соответствующими разделами номенклатуры под подпись на первом экземпляре номенклатуры, что является основанием для привлечения их к ответственности в случаях неправильного адресования документов в дела.

После утверждения номенклатуры дел возможные в течение года изменения в нее вносятся руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства (с проставлением подписи) на основании докладных записок руководителей подразделений.

Предусматриваемые номенклатурой дела должны охватывать все управленческие конфиденциальные документы, которые предполагается издать или получить предприятием. В номенклатуру включаются также дело с номенклатурой дел, журналы (картотеки) всех видов учета конфиденциальных документов, дела с реестрами, квитанциями и расписками на отправленные документы независимо от того, имеют или не имеют они гриф конфиденциальности. Кроме того, в номенклатуру включаются конфиденциальные дела, поступившие из других предприятий: закрытые дела прошлых лет - в номенклатуру дел соответствующего года, незакрытые - в номенклатуру дел текущего года.

Дела, ведущиеся в течение нескольких лет (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года с момента их заведения до закрытия.

В номенклатуру не включаются документы, зарегистрированные по журналу учета документов выделенного хранения.

Планируемая группировка документов в дела закрепляется в номенклатуре в заголовках дел. Заголовки должны в обобщенном виде правильно и четко отражать состав и содержание документов, подлежащих группировке в дело. Не допускаются заголовки типа «Общая (разная) переписка», «Руководящие материалы» и им подобные, которые не раскрывают содержание дел и нередко являются причиной неправомерного ознакомления с документами дела.

Заголовок может включать в себя указание вида дела («дело», «документы», «переписка») или видов документов, название автора, корреспондента, содержание документа (вопрос), время и место события.

Вид дела или виды документов обязательно указываются в заголовке любого дела и помещаются в начале его.

Полнота и сочетание в заголовках других компонентов могут быть различными. Указывать их следует тогда, когда они несут в себе необходимую информацию и без их наличия теряются индивидуальные особенности заголовка или возникает его двоякое понимание. При этом:

-в заголовках дел с планово-отчетной документацией указывается периодичность этой документации, например: «Месячные планы…», «Отчет о выполнении плана… за - г.»;

-если в деле объединяется переписка с несколькими однородными предприятиями, то в заголовке указывается их обобщенное название, например: «Переписка с приборостроительными заводами…»;

-в конце заголовков дел с копийными распорядительными документами пишется слово «копии».

При составлении заголовков дел необходимо предусматривать:

-группировку документов в дело по одному вопросу (за исключением распорядительных документов и протоколов);

-раздельную группировку документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения;

-группировку документов с учетом распределения обязанностей между сотрудниками предприятия, что позволяет в значительной мере предотвращать ознакомление пользователей с документами, не имеющими к ним отношения по роду выполняемой работы;

-группировку распорядительных документов по видам документов (приказы, указания, постановления, распоряжения, решения);

-группировку приказов по предприятию по трем делам: по основной деятельности, личному составу (при наличии конфиденциальных приказов) и оперативным вопросам;

-группировку приказов по основной деятельности в два дела: с подлинниками и копиями;

-группировку документов коллегий и других коллегиальных органов в два дела: протоколы и решения; документы к заседаниям (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений и др.);

-группировку приложений к документам вместе с документами, к которым они относятся (исключение допускается для больших по объему приложений, для которых могут предусматриваться отдельные дела);

-группировку планов, отчетов, смет, лимитов, титульных списков и других планово-отчетных документов отдельно от их проектов;

-группировку документов по планированию текущего года отдельно от документов по планированию следующего года.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами). Дела с перепиской по одному вопросу, различающиеся между собой корреспондентским признаком, располагаются по алфавиту корреспондентов, а дела с документами, различающиеся географическим признаком, - по алфавиту населенных пунктов.

При значительном количестве дел целесообразно группировать их в номенклатуре по разделам, соответствующим наименованиям структурных подразделений или основным направлениям (вопросам) деятельности предприятия. Каждому разделу присваивается номер.

Дело с номенклатурой конфиденциальных дел, конфиденциальные и открытые журналы (картотеки) учета конфиденциальных документов, а также открытые дела с материалами на конфиденциальные документы (реестры, квитанции, расписки на отправленные документы, акты проверок наличия документов и др.) помещаются в конце номенклатуры, не имеющей деления по разделам, а при наличии разделов в разделе, соответствующему названию подразделения КД при структурной схеме построения номенклатуры дел, или в разделе «Конфиденциальное делопроизводство» при производственно-отраслевой схеме построения.

Каждому делу присваивается самостоятельный цифровой индекс, который состоит из номера структурного подразделения (при структурной схеме построения номенклатуры) или номера направления (при производственно-отраслевой схеме) и через тире порядкового номера дела в пределах каждого раздела, например: 01-01, 01-02, 02-01 и т.д. В номенклатуре, не имеющей деления на разделы, вместо индекса дела проставляется его порядковый номер по номенклатуре.

Формирование конфиденциальных дел включает группировку документов по делам в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел. Дела формируются в течение года по мере поступления в них документов.

Формирование конфиденциальных дел должно осуществляться в подразделении КД.

В дела помещаются исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в установленном порядке. Вторые экземпляры могут помещаться в дело лишь в случаях, когда на них имеются какие-либо резолюции, пометки, дополняющие содержание основного экземпляра. При производственной необходимости допускается помещать в дела временного хранения (до 10 лет) проекты документов. В исключительных случаях с разрешения руководителя подразделения КД допускается помещать в конфиденциальные дела отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию конфиденциальных документов дела. В дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату.

Ведение переходящих дел допускается в отдельных случаях, главным образом по планированию, проектированию, а также разработке научных тем и, как правило, для документов временного срока хранения.

В зависимости от вида и содержания документы систематизируются внутри дел в вопросно-логической, хронологической последовательности или их сочетании.

Изданные предприятием распорядительные документы, протоколы, акты систематизируются в делах хронологически в порядке возрастания номеров.

В делах с перепиской поступившие документы помещаются, как правило, вместе с копиями отправленных документов, которыми они исполнены. Копии изданных инициативных документов, направляемых в другие предприятия, в целях обеспечения их сохранности подшиваются, как правило, в дело сразу, до получения ответов на них.

Распорядительные документы вышестоящих предприятий, изданные в текущем году, но поступившие в начале следующего года, помещаются в дело текущего года.

Планы и отчеты помещаются в дела года, к которому они относятся, независимо от времени их составления. Перспективные планы помещаются в дела начального года действия планов, отчеты об их выполнении - в дела последнего года действия планов.

Формирование дел производится путем подшивки документов в обложки. Дела постоянного и долговременного сроков хранения должны иметь твердые обложки. Отдельные дела могут формироваться в папках-скорошивателях или в папках регистраторах, если это вызывается интересами обеспечения режима конфиденциальности. Такие дела пользователям не выдаются (при необходимости могут выдаваться отдельные документы дел), в них ведется опись документов, которая по окончании года или перед сдачей дел на архивное хранение подшивается в обложку вместе с документами дела.

Если в дела подшиваются документы, зарегистрированные по учетам предшествующего или следующего года (планы, отчеты и др.), то в журналах их учета рядом с индексом (номером) дела в скобках проставляется год дела, в которое они помещены.

Изъятие по каким-либо причинам документов из дела разрешается руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства, а при направлении их в другие предприятия - руководителем предприятия. Вместо изъятых документов в дело помещается справка-заместитель.

О документах, изъятых из дела безвозвратно, производится, кроме того, соответствующая отметка в описи документов дела. При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их копии, в этом случае справка-заместитель не требуется. Отметки о снятии копий и местонахождении подлинников производятся лишь в соответствующих учетных формах документов.

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Список литературы

секретный документ несанкционированный доступ

1.Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - «РГ» - Федеральный выпуск №4131 от 29 июля 2006 г.

2.Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - «РГ» - Федеральный выпуск №4937 от 24 июня 2009 г.

.Делопроизводство в системе государственного управления. (Учебно - практическое пособие). - М.; «Издательство РАГС», 2003. - 372 с.

.Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов - Журнал «Делопроизводство» №1, 2008 г.

.Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.; «Приор - издат», (издание 9-е переработанное и дополненное), 2010. - 160 с.

Секретное делопроизводство сопряжено с немалым риском. В большинстве своем он обуславливается незнанием специфики работы и нарушениями ключевых принципов ее исполнения.

Государственная тайна – что это такое?

Это понятие имеет несколько значений. В общем смысле тайна характеризует что-то непознанное и неразгаданное. Применительно к госструктурам под такими сведениями понимают данные, которые известны строго определенной категории лиц. Государственная тайна, таким образом, - это то, что не подлежит разглашению. Эти данные сохраняют свой статус обычно в течение определенного временного промежутка. Он устанавливается в зависимости от значимости сведений, их необходимости, вытекающих из интересов всей страны либо конкретного ведомства. По различным причинам информация со временем теряет свою секретность. Спустя определенный период она может быть обнародована или опубликована.

Грифы секретности: виды

В повседневной работе ведомств и министерств РФ составляется огромное число актов. Реализация управленческих функций невозможна без документооборота. Одной из характерных особенностей административной деятельности считается разнообразие материалов. Классификация секретной информации осуществляется в соответствии с ФЗ №5485-I. Значительная часть актов, издаваемых административными органами, содержит сведения, не подлежащие разглашению. Однако существуют степени секретности. Они отражаются специальными отметками на бумагах. Законодательством предусмотрены следующие грифы: "Секретно", "Особой важности" и "Совершенно секретно". Рассмотрим их подробнее.

Отличительные черты отметок

Грифы секретности документов устанавливаются в зависимости от содержания и важности сведений, в них присутствующих. Соответственно, за разглашение тех или иных данных предусматривается определенная ответственность. Отметка "Особой важности" предполагает самую высокую степень секретности. Такой статус присваивается ограниченной категории актов. Разглашение таких сведений создает опасность для страны. Обнародование этих данных может причинить существенный ущерб государственным интересам. В связи с этим акты, отнесенные к данной группе, должны защищаться особым образом.

Отметка "Совершенно секретно" ставится на документы, в большей степени относящиеся к безопасности и обороноспособности страны. Вред от их разглашения вполне очевиден. Порядок обращения с такими сведениями строго регламентируется.

Существует еще одна категория документов. На них ставится отметка "Для служебного использования". Если грифы секретности четко устанавливают статус актов, то в этом случае имеет место ограничение доступа к сведениям. Оно необходимо для предотвращения утечки служебных данных.

Общие правила

Грифы секретности и порядок обращения с ними устанавливаются в соответствии с перечнями, определенными указанным выше ФЗ. Внесение сведений и изменение списков таких данных возлагается на конкретных должностных лиц. При формировании перечня учитываются все сферы производства. Грифы секретности устанавливаются для сведений:

В военной области.
В сфере науки, хозяйства и техники.
В области внешней экономики и политики.
В сфере разведывательной, оперативно-розыскной, контрразведывательной деятельности.
В области борьбы с терроризмом.

В ходе мероприятий, когда устанавливаются грифы секретности, производятся выписки из соответствующих актов, определяются исполнителем. Контроль этой деятельности возлагается на лицо, подписавшее бумаги. Эти субъекты несут ответственность за правильное отнесение документов к той или другой категории секретности, определение соответствующего грифа.

Принципы

Для сохранения сведений, представляющих особую важность для страны, должно проходить непрерывное совершенствование действующего порядка засекречивания. Как показывает практика, для реализации этой задачи значение имеют научно обоснованные подходы и системный метод. Грифы секретности должны устанавливаться правильно в строго регламентированных случаях. Этим обеспечивается эффективность защиты важных сведений. Существуют следующие принципы определения секретности документов:

Системный подход.
Объективность.
Оптимизация объема данных.
Периодический пересмотр.

Системный подход

В качестве одной из ключевых характеристик этого принципа выступает рассмотрение процесса засекречивания в целом. В ходе него должны учитываться: взаимообусловленность и одновременно противоречивость двух направлений. В первую очередь имеет место стремление обеспечить надежную защиту государственной тайны. С другой же стороны, необходимо предотвратить необоснованное, массовое сокрытие данных со всеми негативными последствиями. При завышении грифа секретности значительно сужаются возможности осуществления обмена сведениями между ведомствами. Также это приводит к постоянному увеличению объема актов, содержащих недоступные широкому кругу пользователей данные. Это, в свою очередь, зачастую осложняет защиту действительно важной информации. Еще одной крайностью является занижение секретности. В этом случае опасность также очевидна, поскольку такая деятельность формирует предпосылки для утечки важных данных.

Объективность

Этот принцип базируется на безусловном следовании требованиям перечня секретных документов, определенного в законодательстве. Не допускается руководствоваться субъективным мнением, основываться на единоличных решениях исполнителей. В противном случае вероятны ошибки, которые могут привести к занижению либо завышению секретности того или иного документа.

Оптимизация объема

Этот принцип имеет особое значение в деятельности по засекречиванию и сохранению сведений. В любом акте должен присутствовать минимум данных, которые действительно нужны для решения конкретного вопроса или выполнения той или иной работы. Наличие лишней информации может привести к бесконтрольному разглашению всех сведений.

Периодический пересмотр

Регулярно документы, в которых содержатся секретные сведения, должны пересматриваться. Данные могут потерять свою актуальность или их важность может снизиться. При пересмотре происходит разгрузка системы документов. Тот или иной статус акта устанавливается в соответствии с объемом важности сведений, присутствующих в нем. Он, в свою очередь, должен согласовываться с фактической степенью секретности.

Изменение статуса

Оно производится в строгом соответствии с действующим законодательством. По ФЗ, при изменении объективных факторов, вследствие которых последующая защита данных, отнесенных к государственной тайне, является нецелесообразной, акты должны быть рассекречены. В соответствии с положениями закона, срок, в течение которого данные подлежат защите, составляет не больше 30 лет. В качестве исключений выступают документы, которые, согласно решению межведомственной комиссии, продлевают указанный период для таких сведений. Деятельность по рассекречиванию или снижению грифа производится уполномоченными органами. Ими являются специальные комиссии, включающие в состав компетентные лица.

Последние назначаются руководителями соответствующих ведомств. Комиссии должны составлять акты, в которых подробным образом обосновывают необходимость снижения грифа или рассекречивания. Изменить статус сведений могут и руководители уполномоченных ведомств, в которых были составлены или разработаны соответствующие бумаги. Эти должностные лица также вправе рассекретить или засекретить такие акты. Уничтожение бумаг осуществляется в строгом соответствии с нормативно-правовыми положениями, регламентирующими сферу такого делопроизводства.

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

Инструкция 0126;

Ведомственные инструкции по СДП;

ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

ВОПРОС N2. "ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

СД выдаются только под личную роспись;

Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

Запрещается держать СД вместе с несекретными;

Запрещается хранить СД в рабочих столах;

При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;

При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"Порядок разработки секретных документов"

СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

СС документа определяется в соответствии с перечнями;

Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

Запрещается снимать копии с СД без разрешения;

Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"Осуществление оформления секретного документа"

Порядок оформления СД:

N экземпляра;

Приложения;

Порядок оформления последнего листа:

Исполнители;

Количество листов и экземпляров;

адреса экземпляров;

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов - традиционных (бумажных), либо электронных (на флэшках, картах памяти, на дискетах, лазерных дисках и др.). Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в строжайшем учете и в защите от разглашения (см. раздел ЗАЩИТА КОММЕРЧЕСКОЙ ТАЙНЫ).

Все документы в фирме делятся на ТРИ КАТЕГОРИИ: ВХОДЯЩИЕ, ИСХОДЯЩИЕ, ВНУТРЕННИЕ.

Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы конфиденциальную информацию. Составляется ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ. Данный перечень составляется специальной комиссией. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Затем, комиссия, в зависимости от ценности информации, присваивает документам степень (гриф) конфиденциальности. В завершении, перечень документов согласовывается с начальниками отделов и утверждается руководителем организации. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе секретности. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок и, по его истечению, может быть продлен на новый срок, по решению комиссии.

Большая часть документации предприятия хранится и используется в офисе предприятия. Поэтому охрана офиса должна быть продумана тщательно и обеспечиваться на самом высоком уровне, начиная с защиты здания, помещений, и заканчивая рабочими местами работников. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется "Положением о коммерческой тайне" на предприятии» и специальной «Инструкцией по закрытому делопроизводству», которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну (закрытое делопроизводство ) осуществляется в соответствии с основными стадиями “ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА” документа, которыми являются:

Получение,

Хранение,

Использование,

Реализация (отправка),

Уничтожение.

ПОЛУЧЕНИЕ (ОТПРАВКА) ДОКУМЕНТА. Документ, поступающий в организацию из вне и содержащий гриф конфиденциальности, должен быть передан только уполномоченному на это лицу (руководителю, секретарю, инспектору закрытого делопроизводства) и обязательно зарегистрирован в специальном журнале. Далее, документ передается соответствующему руководителю отдела (подразделения) предприятия, а последний, в свою очередь, определяет непосредственного исполнителя по данному документу (также имеющему допуск к данной категории документов), и адресует документ ему. Аналогичный порядок существует при реализации (отправлении) документа внешним потребителям (партнерам): подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале и отправка.

ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Для хранения конфиденциальных документов используют специально отведенные помещения, имеющие ограниченный доступ, металлические шкафы и сейфы, запирающиеся на ключ и оборудованные охранной сигнализацией. Помещения должны дополнительно в нерабочее время опечатываться. Периодически соответствующими должностными лицами проводится инвентаризация архива документов и выборка материалов, срок действия грифа секретности которых истек. По истечении срока действия секретности документа возможны следующие действия: 1) гриф конфиденциальности может быть продлен; 2) гриф может быть снят и документ переходит в разряд общедоступных; 3) документ уничтожается.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТА. Система доступа работников к конфиденциальным документам, должна иметь разрешительный характер (в соответствии с должностью). Каждая выдача таких документов работникам регистрируется в специальном журнале, а соблюдение правил использования и обращения с документами на предприятии контролируется уполномоченными должностными лицами предприятия. Контролируется и непосредственная работа с документом и соблюдение общих правил защиты информации на предприятии. Например, нарушением считается оставление документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо ценности, а также те, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. После этого члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию (секретное делопроизводство ), осуществляется уполномоченными работниками (начальниками отделов, сотрудниками службы безопасности и лицами ответственными за ведение закрытого делопроизводства) с помощью проверок. Кстати, контролируется оборот не только секретных документов, но и сохранность фирменных бланков, квитанций, накладных, чистых листов с печатями, штампами, и т.п. Проверки могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт, и принимаются меры, предотвращающие в будущем нарушения такого рода. Виновные лица, нарушившие правила конфиденциального делопроизводства могут быть подвержены дисциплинарным наказаниям, вплоть до увольнения.

* Охранное агентство "ТАГГЕРД" уже более 20-И ЛЕТ (с 1993 года) оказывает многочисленные услуги безопасности и охраны, в том числе связанные с обеспечением сохранности коммерческой тайны предприятий, а также помогает предпринимателям организовать закрытое (конфиденциальное) делопроизводство. Для решения данных задач мы привлекаем специалистов в области информационных технологий, профессиональных охранников, инженеров и техников, способных обеспечить надежную защиту конфиденциальной информации от разглашения. Солидный опыт и знания сотрудников ЧОП - надежная гарантия безопасности наших Клиентов! Мы выполняем свою работу (см. раздел УСЛУГИ ЧОП) на высоком профессиональном и качественном уровне, по умеренным ценам!

Спецслужбы Российской Империи [Уникальная энциклопедия] Колпакиди Александр Иванович

Организация секретного делопроизводства

Вопросами организации секретного делопроизводства в Генеральном штабе занималось сразу несколько структур.

Вопросами ведения секретной переписки по всем вопросам занимался восьмой стол VII отделения (ведение военной статистики иностранных государств) Второго управления генерал-квартирмейстера:

ведение переписки по секретным вопросам;

ведение переписки по агентурной разведке;

обеспечение работы прикомандированных иностранных офицеров к русской армии.

Именно это отделение занималось и организацией разведки.

VIII отделение (архивно-историческое) Второго управления генерал-квартирмейстера. Распределение функций внутри отделения:

1-й стол – выдача документов;

2-й стол – выдача книг;

3-й стол – делопроизводство по допущению занятий в архивах и библиотеках.

Это отделение совмещало в себе функции обычной библиотеки и спецотдела, регламентирующего вопросы допуска работы с секретными документами.

Было еще одно подразделение в структуре Генерального штаба, связанное с организацией секретной переписки. «Канцелярия. Журнальная часть. Ведение переписки и журналов по входящим и исходящим секретным документам».

Все вопросы, связанные с организацией хранения, пересылки и обработки мобилизационных планов, регламентировались специальной инструкцией. В каждом военном округе инструкция была разработана с учетом мест дислокации войсковых частей и штаба округа. Каждый экземпляр инструкции имел гриф «секретно» и номер экземпляра. Тираж инструкции печатался только в военной типографии.

Рассмотрим теперь сам текст инструкции. В разделе 1 «Пункты хранения» детально расписывалось, где и в каких условиях должны храниться мобилизационные планы. Указывались город или железнодорожная станция, место хранение и способ хранения.

Местом хранения мобилизационных планов обычно являлись:

«Мобилизационный отдел штаба округа;

помещение караульного начальника гарнизонной гауптвахты;

денежная кладовая гарнизонной гауптвахты;

карцер при гауптвахте».

Способов хранения секретных документов было два: в железном ящике или в железном ящике, который вкладывался в деревянный сундук.

Во втором разделе инструкции подробно расписана процедура передачи документов в войсковые части на хранение.

Так, в первом параграфе второго раздела говорилось, что «документы должны храниться в опечатанных железных ящиках. А в отдельных пунктах ящики должны были быть дополнительно вложенные в деревянные сундуки (по два в каждый сундук). Сами сундуки должны быть прикрепленны к полу».

Во втором параграфе данного раздела говорилось, что «передача железных ящиков с документами на хранение в указанные в разделе 1 Учреждения и установка их в деревянные ящики производится уполномоченными от Заведующего передвижением войск и Начальника железной дороги. Эти лица должны иметь удостоверения личности утвержденного образца. При этом эти лица не могут производить передачу ящиков независимо друг от друга, а лишь при условии явки обоих представителей вместе.

Коменданты городов и Штаба военного округа должны быть заблаговременно извещены Заведующим передвижением войск о времени доставки ящиков и о том, кто из офицеров округа откомандирован с этой целью».

В третьем параграфе говорилось о месте укладки документов в ящик.

В следующем параграфе подробно описывался сам процесс опечатывания ящика. Так, согласно требованиям инструкции, железные ящики, предназначенные для хранения в деревянных сундуках, «опечатываются следующим образом:

1. В крышке каждого ящика, около переднего его края, и в передней стенке просверливаются отверстия, предназначенные для продевания двух бечевок, изготовленных с вплетенной в них тонкой проволокой.

2. После запора ящика одну из бечевок пропускают через ушко ключа, связывают узлом и концы припечатывают к особой маленькой дощечке печатями Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск.

3. После того как ящики будут доставлены в пункты хранения и размещены в общем деревянном сундуке, концы второй веревки (связанной с узлом одновременно с первой), запечатанные номерными печатями Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск к стенке деревянного сундука.

4. Слепки с печатей, вложенные в футляры, передаются коменданту города, который хранит их в особом железном ящике или прочно запираемом деревянном под свою личную ответственность.

5. Получив слепки и удостоверившись в целостности и подлинности печатей, комендант города либо Секретарь штаба округа опечатывают деревянные сундуки своими печатями и принимают на хранение вместе со слепками печатей ключ от деревянного сундука. После чего составляется акт установленной формы, в двух экземплярах, за подписями принявшего сундук на хранение и уполномоченного на передачу его.

6. Один экземпляр акта передается Начальнику железной дороги, другой, вместе с представленным удостоверением о личности, хранится у коменданта города либо в канцелярии Штаба округа.

7. Коменданты городов и секретарь Штаба округа несут полную ответственность за целостность печатей, которыми опечатаны железные ящики».

В пятом параграфе говорилось о том, что железные ящики, передаваемые на хранение без деревянных сундуков, опечатываются двумя сургучными печатями – Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск, но без прикрепленных к ним ключом, способами, указанными в четвертом параграфе.

Ключ от этих железных ящиков передается либо помощнику Начальника Мобилизационного отдела, либо уполномоченному от железной дороги агенту, либо другому должностному лицу для хранения в особом железном ящике или в прочном, хорошо запираемом, деревянном ящике.

В шестом параграфе говорилось, что копии всех актов передаются Заведующему передвижением войск.

В седьмом параграфе обычно описывались особые условия хранения в некоторых населенных пунктах. В частности, в Штабе военного округа сундук, в числе секретных дел мобилизационного отдела, охраняется во внеслужебное время часовым у дверей Мобилизационного отдела. В период работы отдела находится под наблюдением старшего адъютанта Мобилизационного отдела.

Третий раздел инструкции целиком посвящен описанию процедуры обмена документов.

В первом параграфе говорилось, что обмен железных ящиков или мобилизационных документов производится уполномоченными Начальника железной дороги и Заведующего передвижением войск, снабженными подлинными предписаниями: первый – Начальника железной дороги, второй – Заведующего передвижением войск.

Во втором параграфе говорилось, что предназначенные для вложения в ящики новые документы доставлялись в пункты хранения в тюках или железных ящиках, полученных в Управлении железной дороги.

В третьем и четвертом параграфах подробно описывалась сама процедура замены документов:

1. В присутствии коменданта города, либо секретаря штаба, либо Начальника Мобилизационного отдела или его помощника, открыв деревянный сундук, уполномоченный проверяет целостность печатей.

2. Сняв печати и совершив обмен железными ящиками или документов в железных ящиках, уполномоченные вновь накладывают установленные печати и составляют акт.

В пятом параграфе особо подчеркивалось, что уполномоченного необходимо немедленно допустить к железному ящику для обмена документов сразу же после прибытия, за исключением случаев, когда допуск во внеурочное время не допускается существующем законом (параграф 219 Гарнизонного устава).

В четвертом разделе инструкции подробно расписывалась процедура изъятия мобилизационных планов при объявлении частичной или полной мобилизации.

Попытки неуклонно следовать требованиям инструкции по организации хранения секретной переписки часто оканчивались неудачей.

В частности, еще до начала Русско-японской войны в «Записке о работах, необходимых для улучшения Сибирской Железной дороги со стратегической целью», датированной 10 октября 1901 г., говорилось, среди прочего, о необходимости приобретения несгораемых шкафов и ящиков.

В этом документе указывалось на то, что соблюдение требований этой инструкции в Сибири не гарантировало необходимого уровня сохранности мобилизационных документов.

Это было связано со сложной криминальной обстановкой в регионе. Большую часть населения составляли ссыльные, готовые пойти на любые преступления ради наживы. И огромное количество иностранных фирм, готовых помочь своим государствам в добыче этих документов. Как следует из текста документа, вся секретная переписка, в том числе и по мобилизационным вопросам, хранилась в обычных деревянных ящиках.

А вот как было организовано хранение секретных документов в одном из контрразведывательных отделений Юго-Западного фронта во время Первой мировой войны. В результате проверки, которая была проведена с 14 по 16 февраля 1916 г., комиссия установила:

«Все дела, за исключением тех, коими ведает непосредственно начальник отделения, хранятся в обычных шкафах за замками, ключи от которых на общей связке находились до последнего времени у старшего наблюдательного агента, второй же экземпляр у начальника отделения...

Текущие бумаги оказались запертыми в ящики письменных столов, которые их ведут.

В секретном несгораемом шкафу при проверке оказались:

а) военный

б) для сношения с губернатором и начальниками губернских жандармских управлений, с начальниками городской и уездной полиции

в) частный ключ прокурорского надзора

2. Постановление по контрразведке.

3. Австрийские и германские паспортные бланки, выписываемые по требованию контрразведывательного отделения армии.

4. Мобилизационный план и записка контрразведывательного отделения.

5. Личный входящий и выходящий журнал.

6. Дела № 1, 7, 9, 22 за текущий и предыдущие годы.

7. Инструкция для тайной и разведывательной службы в Австрии.

8. Различные инструкции, издаваемые разноименно по контрразведке.

9. Дневник тайных агентов и данные перлюстрации мирного времени.

10. Деньги.

Два верхних ящика несгораемой кассы оказались запертыми бывшим начальником контрразведывательного отделения, что хранится там, начальнику отделения неизвестно, т.к. ключа ему не было оставлено.

В запертом столе начальника отделения оказались секретные приказы, приказания и циркуляры, секретное расписание войск округа, печати, тетрадь с фотографическими карточками охранных агентов, денежная отчетность за текущей и прежние годы».

Не все секретные документы во время Первой мировой войны хранились так надежно. После окончания войны командир 1-го германского армейского корпуса генерал Герман фон Франсуа в своих мемуарах описал эпизод, когда в ходе Восточно-Прусской операции 1914 г. удалось захватить в городе Нейденбурге (там во время стремительного отступления непродолжительное время дислоцировался штаб 23-го корпуса русской армии) множество секретных документов.

Германский военачальник вспоминал: «Большое количество карт лежало среди захваченных документов, между ними находились копии наших секретных планов и карт всех восточных крепостей. Карты Кенигсберга были точны во всех мельчайших подробностях. Только шпионским путем русские могли получить эти ценные материалы». Сразу вспоминается эпизод из Русско-японской войны, когда в Мандариновой долине отечественная разведка потеряла обоз со своими секретными документами.

автора Колпакиди Александр Иванович

Организация Для организации разведочного отделения, по соглашению подлежащих ведомств, из состава Тифлисского охранного отделения были выделены три лица: начальник отделения, отдельного Корпуса жандармов ротмистр ЛАВРОВ и два наблюдательных агента, запасные

Из книги КГБ. Последний аргумент автора

Приложение 14 Доклад помощника генерал-квартирмейстера штаба главнокомандующего Юго-Западного фронта генерал-майора Н.Н. Духонина о результатах проверки делопроизводства и порядка несения службы в одном из контрразведывательных отделений, расположенных в районе

Из книги В сетях шпионажа автора Хартман Сверре

Утро секретного агента «КОНСТАНТИНОВ» брился, стоя перед зеркальным шкафом. Что может быть лучше ощущения горячего прилива жизни! Черт возьми, какая легкость во всем теле. Кровь так всего и омывает, пена для бритья так и кипит на щеках - вены готовы взорваться от

Из книги Британские парусные линейные корабли автора Иванов С. В.

«Организация» Бенеке После прихода к власти Гитлера в 1933 году абверу не разрешалось вести шпионаж в Великобритании. Только в 1936 году, то есть почти одновременно со вступлением Германии в демилитаризованную Рейнскую область, ограничения в этом вопросе подверглись

Из книги Галеры. Эпоха ренессанса, 1470–1590 автора Иванов С. В.

Организация экипажа В период 1793–1815 гг. экипаж линейного корабля насчитывал от 650 до 875 человек. Впрочем, эти цифры соответствовали штатному расписанию, которое на практике никогда не удавалось полностью заполнить. На кораблях 1 - го ранга экипаж насчитывал 875 человек, 2-го

Из книги Дредноуты Балтики. 1914-1922 гг. автора Цветков Игорь Федорович

Логистика и организация Галерная война была продуктом своего времени и места, она участвовала в формировании баланса сил на Средиземном море на протяжении XVI века. Ни одна из морских держав не могла успешно вести войну без мощного галерного флота. Но возможности флота

Из книги Броня на колесах. История советского бронеавтомобиля 1925-1945 гг. автора Коломиец Максим Викторович

§ 2. Организация досуга Повседневная жизнь личного состава бригады включала в себя не только исполнение служебных обязанностей, но и свободное время, т. е. то время, когда моряки были предоставлены сами себе.*246 Несомненно, от способов времяпрепровождения зависело

Из книги Военный спецназ России [Вежливые люди из ГРУ] автора Север Александр

Организация подразделений Советские бронеавтомобили постройки 1932–1941 годов активно участвовали во всех войнах и конфликтах Советского Союза 1930-х – начала 1940-х годов. Они входили в состав почти всех родов войск Красной Армии.ТАНКОВЫЕ ВОЙСКА. После окончания Гражданской

Из книги Лаврентий Берия [О чем молчало Совинформбюро] автора Север Александр

Организация наблюдения Наблюдение являлось наиболее доступным, распространенным эффективным способом получения сведений о движении караванов и групп мятежников. Наблюдение велось визуально с помощью биноклей или приборов ночного видения и технических средств

Из книги Разведчики и шпионы автора Зигуненко Станислав Николаевич

Организация налета Налет как способ ведения разведка и проведения специальных мероприятий не только не утратил своего значения, но за последние годы нашел широкое применение и дальнейшее совершенствование по борьбе с караванами мятежников, находящихся на дневках, с их

Из книги Сага о шпионской любви автора Атаманенко Игорь Григорьевич

Организация спецрадиосвязи в ор СпН Как правило, рота СпН выделяла на боевую операцию до 3-х РГСпН. Количественный состав группы зависел от выполняемых задач, но обычно в ее состав входил 16–20 человек:- командир группы, офицер - 1 чел.;- зам. командира группы, прапорщик-

Из книги Лицензия на вербовку автора Атаманенко Игорь Григорьевич

5. Организация работ 1941 год.1. Работа по использованию урана для военных целей ведется во Франции, Великобритании, США и Германии с 1939 года.2. В 1941 году Военный кабинет Великобритании сформировал Урановый комитет во главе с Дж. П. Томсоном для координации работ по

Из книги автора

Организация Гелена Долгожданная встреча состоялась 22 мая. А еще через несколько дней Гелен предстал перед генералом Сайбертом, начальником разведки 12-й армии США, и генералом Паттерсоном из военной контрразведки. Они внимательно выслушали Гелена и тут же сообщили о нем

Из книги автора

ИЗ ЛИЧНОГО ДЕЛА СЕКРЕТНОГО АГЕНТА КГБ «КОНСТАНТИНОВ» «…Глубокое проникновение в суть дела, трезвая расчетливость, дальновидность, основательность. Адаптация к новой обстановке высокая. Ответственность за свои обещания, обязательства выполняет аккуратно и в срок.

Из книги автора

УТРО СЕКРЕТНОГО АГЕНТА «Константинов» брился, стоя перед зеркальным шкафом. Что может быть лучше ощущения горячего прилива жизни! Черт возьми, какая легкость во всем теле! Кровь так всего и омывает, пена для бритья так и кипит на щеках - вены готовы взорваться от

Возможно, будет полезно почитать: