Составление описи дел постоянного хранения. Описание дел

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

  • на дела постоянного хранения;
  • дела временного (свыше 10 лет) хранения;
  • дела по личному составу;
  • дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве. Форма описи дел структурных подразделений приводится в приложении 12 , одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

  • порядковый номер дела (тома, части) по описи;
  • индекс дела (тома, части);
  • заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
  • даты дела (тома, части);
  • количество листов в деле (томе, части);
  • срок хранения дела.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения. Порядок составления и оформления годового раздела сводной описи описан в разделе 3.7. .

Дополнительная информация:

  • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;
  • форма итоговой записи и заверительной надписи к описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ;

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел:

· в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел);

· в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку). При этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.

Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила ). Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе. Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия.

Ø Организация работ по передаче документов в архив.

Архив организации комплектуется документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В последнем случае, прежде всего, имеют виду дела по личному составу, кроме того, в архиве могут быть составлены описи дел специфических видов документов.

§ Дела, которые хранятся менее 10 лет , обычно в архив не попадают. Они остаются в структурных подразделениях (где были заведены и завершены делопроизводством) до момента истечения сроков их хранения и утраты практического значения (в дальнейшем их уничтожают по акту установленной формы). Тем не менее, в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив (например, по причине отсутствия места для хранения в структурных подразделениях).

§ На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в архиве, ни в структурных подразделениях. В этом случае в качестве учетного документа выступает номенклатура дел. Но для этого необходимо, чтобы в номенклатуре была заполнена графа «Количество дел», которая заполняется после завершения делопроизводственного года. При этом допускается использовать графу «Примечание» в номенклатуре дел для отметок о передаче дел, выделении их к уничтожению и т.д.

Согласно нормативным требованиям документы подлежат передаче в архив не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Например, в 2017 г. необходимо передать документы, образовавшиеся в 2014 г. и в более поздний период. Документы за 2013 г. и предыдущие годы будут считаться задолженностью.

Ø Оформление сдаточной описи документов в архив.

Сдаточная опись документов составляется сотрудником структурного подразделения по установленной Основными правилами форме в 2 экземплярах (первый экземпляр передается в архив, второй – в отдел).

§ Опись дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы :

ü порядковый номер дела по отдельной описи каждого структурного подразделения;

ü индекс дела по номенклатуре;

ü заголовок дела, отражающий фактическое содержание документов в деле;

ü крайние даты дела (самая ранняя и самая поздняя даты);

ü количество листов в деле;

ü срок хранения дела (если в опись входят документы постоянного хранения, то графу «Срок хранения» не включают в опись).

§ Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях формирования и физического состояния дел, о передаче дел и т.п.

§ Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную опись под самостоятельным порядковым номером. В случае наличия нескольких томов или частей они все вносятся под самостоятельными номерами с указанием фактического количества листов и крайних дат каждого тома или части.

§ В описи дел не принято повторять одинаковые заголовки . Заголовок первого дела пишется полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на слова «То же». Однако в начале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

§ В конце документа необходимо указать цифрами и прописью количество дел, включенных в сдаточную опись, указать первый и последний номера дел, литерные и пропущенные номера при их наличии.

§ Сдаточную опись дел в архив подписывает ее составитель , ставят подписи передающий дела (часто совпадает с составителем) и принимающий дела с указанием должностей. Затем документ утверждает начальник структурного подразделения.

§ Описям структурных подразделений принято присваивать номера в определенной последовательности .

Например, номер описи 02сп-10 : где 02 – принятый номер отдела в организации; сп – префикс, обозначает «структурное подразделение»; 10 – количество документов за определенный год, включенных в опись.

На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляются сводные описи дел отдельно по категориям в зависимости от срока хранения и вида образующихся документов. Рассмотрим наиболее типичные для всех организаций описи дел.

Ø Опись на дела постоянного хранения.

§ В опись постоянного хранения включают дела постоянного срока хранения . Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение. Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

§ Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет . По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год. В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (например: № 86 а).

Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

§ Обычно первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1 , все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер. В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел.

§ К описи постоянного хранения принято составлять предисловие , в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п. Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

§ Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

ü опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;

ü рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;

ü представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций - источников комплектования государственных или муниципальных архивов);

ü утверждает руководитель организации.

§ Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы , не подшивают, хранят в папке с завязками.

§ К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

§ Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист , на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Ø Опись на дела временного (свыше 10 лет) хранения.

Если в деятельности организации образовываются документы временного (свыше 10 лет) хранения, то необходимо их выделить в отдельную группу и составить самостоятельную опись. Форма этой описи весьма близка к описи для документов постоянного хранения: добавляется графа «Срок хранения». Правила составления и утверждения аналогичны.

Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Форма описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Ø Опись на дела по личному составу.

§ Для описи дел по личному составу существует установленная форма. Порядок ее составления и утверждения аналогичен (за некоторым исключением) порядку для описи дел постоянного хранения. Отличие лишь в том, что опись дел по личному составу подписывает составитель и визирует начальник службы кадров, организации - источники комплектования распечатывают 3 экземпляра описи.

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу.

§ Приведем наиболее типичные документы, относящиеся к личному составу и образующиеся в деятельности организаций :

ü приказы и распоряжения по личному составу;

ü списки личного состава;

ü протоколы заседания комиссий по кадровым вопросам (о проведении аттестации, присвоении ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет и т.п.);

ü документы о награждении;

ü документы о проведении служебных проверок;

ü личные дела и личные карточки;

ü лицевые счета работников по заработной плате;

ü акты о несчастных случаях.

§ При образовании в организации большого объема какого-либо вида из указанных документов допускается выделять их в самостоятельную опись , например опись личных дел. При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

§ Документы по личному составу имеют особое социальное значение - они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

Ø Опись электронных документов постоянного срока хранения.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Форма описи электронных документов постоянного срока хранения.

Ø Количество экземпляров описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел.

§ Опись на дела постоянного хранения составляется в 4 экземплярах:

ü Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении,

ü второй экземпляр описи передается в службу ДОУ,

ü третий в архив организации.

ü Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

§ Организации, не сдающие документы в государственные архивы , составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в 3 экземплярах.

§ На дела временного срока хранения описи не составляются , их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

– систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

Наименование организации
- индекс дела
- заголовок дела
- дата дела
- число листов в деле
- примечание

Правила заполнения описи дел постоянного хранения

1. Наименование организации

Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.

3. Заголовок дела

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

4. Дата дела

данной графе указываются крайние даты дел.

5. Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

6. Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Дела постоянного хранения формируются из тех документов, которые должны храниться весь тот период пока существует организация. Чтобы облегчить поиск и идентификацию, оформление дела постоянного хранения производится в строго установленном порядке.

Из статьи вы узнаете:

Как формируются дела постоянного хранения

Все документы, сопровождающие деятельность компании, должны какое-то время храниться, поскольку могут потребоваться в практической работе. Конечно, все они имеют разные сроки хранения, определяющиеся в зависимости от практической значимости того или иного документа. Поэтому одним из основных классификационных признаков является срок хранения. В соответствии с ним все документы подразделяются на те, что хранятся временно и те, что хранятся постоянно.

Основным регламентом, в соответствии с которым устанавливаются сроки хранения документов, является Перечень типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (далее - Перечень). Данный Перечень был утвержден приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 №558.

Согласно Основным правилам работы архивов и Типовой инструкции по делопроизводству, в начале каждого нового календарного года все документы за прошлый год формируются в дела в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. При этом в дела постоянного срока хранения, как правило, подшивают только те документы, которые должны храниться постоянно . Некоторые из таких документов, для которых Перечнем установлен постоянный срок хранения, приведены в таблице.

Наименование документа

Вид документа

Положения о структурных подразделениях и подразделениях в составе структурных подразделений

Доверенности

Выданные руководителем, подтверждающие полномочия представлять интересы организации, генеральные доверенности на право управления имуществом

Структурные схемы организации управления и пояснительные записки к ним

Разработанные и утвержденные в организации

Штатные расписания

Разработанные и утвержденные в организации

Номенклатуры дел (типовые и примерные) и должностей, классификаторы дел и документов

Разработанные и утвержденные в организации

Акты приема-передачи с приложениями

Составленные в случае смены руководителя

Справки, сводки, информационные и докладные записки

Касающиеся основной (профильной) деятельности организации

Положения о лицензировании отдельных видов деятельности и перечни видов лицензируемой деятельности

Разработанные и утвержденные в организации

Реестры акционеров, выписки из реестров акционеров, реестры владельцев ценных бумаг

Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

Докладные записки, справки, акты отчеты по проверкам организации

По профильным направлениям деятельности компании

Обращения граждан

Жалобы на серьезные недостатки и случаи коррупции, предложения творческого характера

Описи дел

Постоянного хранения, утвержденные

Кроме этих документов в отдельные дела постоянного срока хранения также подшиваются, например:

учредительные, уставные и регистрационные документы организации;

распорядительные документы предприятия;

годовые программы и отчеты, в том числе сводные, отчеты в ФНС и внебюджетные фонды, а также бухгалтерские балансы.

Для чего составляется опись дел постоянного хранения

До того, как они будут переданы в общий архив организации, сформированные в папки дела могут оставаться на хранении в структурных подразделениях. После того, как практическая надобность в документах отпадет, дела передаются в архив по сдаточным описям структурных подразделений. Образец сдаточной описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу структурного подразделения предприятия приведен ниже.

На основе этих описей, после того, как дела систематизированы и подшиты в твердые обложки, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.

Дела в архиве располагаются на специальных стеллажах и полках вертикально, так, чтобы на корешке каждой папки был виден индекс дела, присваиваемый ему в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Естественно, искать нужное в работе дело только по индексу - затруднительно, для оперативного поиска как раз и используется опись дел постоянного хранения, содержащая перечень единиц хранения, которыми являются дела.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения можно .

Следует учитывать, что многие документы, имеющие электронный формат, также имеют постоянный срок хранения . В архиве они учитываются также по отдельной описи электронных документов постоянного хранения. Ее образец представлен ниже.

Составление описей дел постоянного хранения производится по определенным правилам. Дела постоянного хранения включаются в них в порядке валовой нумерации, при этом для контроля правильности внесения используется и Перечень и номенклатура дел,используемая на предприятии. Опись ведется несколько лет и, при необходимости внесения очередного закрытого дела в один из прошлых годов, это дело нумеруется с использованием литеры.

Обратите внимание: Все дела постоянного хранения имеют уникальные номера. Если дело состоит из нескольких томов, каждому из них присваивается свой номер с добавлением индекса «т.1», «т.2» и т.д..

Графы описи дел постоянного хранения заполняются на основании той информации, которая указана на его обложке. Ответственное лицо - составитель описи также должен написать к ней предисловие, в котором должны быть:

представлены основные сведения о сфере деятельности предприятия;

  • Документы систематизируются по дате подписания, при этом самый ранний из них должен быть первым в стопке.
  • Простым карандашом производится сквозная нумерация листов дела, на листе-заверителе и внутренней описи номера не ставятся. Номер проставляется в правом верхнем углу лицевой стороны листа, если на нем уже стоял номер, его необходимо зачеркнуть и проставить новый.
  • Оформление листа-заверителя и составление внутренней описи дела постоянного хранения.
  • Оформление обложки дела постоянного хранения.
  • Документы дела переплетаются или прошиваются в твердую обложку, обычно, картонную.

    • После полного оформления дело считается подготовленным к архивному хранению и к последующей передаче в государственный или муниципальный архив, если предприятие является источником формирования государственного архива.

    Обложка дела постоянного хранения

    Каждое дело должно иметь установленным образом оформленную обложку. Обложка дела постоянного хранения выглядит так, как показано ниже.

    Верхняя часть обложки до наименования организации заполняется только в том случае, когда дело подлежит передаче в государственный или муниципальный архив. Индекс и заголовок дела постоянного хранения заполняются в соответствии с номенклатурой. Крайние даты - это даты подписания первого и последнего документа, подшитых в данном деле.

    В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к . Передача в архив должна проводиться . По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).

    Пример 1

    Свернуть Показать

    В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013-2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

    График передачи дел из подразделений в архив организации см. в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года »

    Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.

    Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:

    • описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
    • акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

    «Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения , поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.

    В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:

    Таблица 1

    Свернуть Показать

    В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел () и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.

    См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации », где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива

    В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.

    На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:

    • годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
    • сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).

    Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:

    • не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
    • но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).

    В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы , созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов , на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:

    • электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
    • электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение №18).

    Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения .

    Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

    Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации . Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).

    Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.

    Статья «Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации » объясняет:
    какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать;
    как отличаются обложки дел у разных видов НТД;
    как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись;
    как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД;
    что выдавать пользователям

    Типы и виды, функции описей

    Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

    • опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
    • опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.

    Существуют следующие типы описей , которые составляются в организациях:

    • описи дел структурных подразделений , которые используются как учетно-сдаточные;
    • описи документов, дел организации , т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
    • описи архивных коллекций , в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
    • описи фонда пользования , закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).

    Виды описей , которые входят в состав обязательных учетных документов организации , имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.

    Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).

    Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:

    • совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
    • один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).

    Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.

    Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:

    • самостоятельно нумеруемых листов дела,
    • самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
    • листа-заверителя.

    Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).

    Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись .

    Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:

    • являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
    • представляют собой классификационные справочники , с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку ; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
    • отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
    • являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию ;
    • в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве .

    Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.

    Описи дел структурных подразделений и сводные описи

    Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно . Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о...», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел , которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:

    Пример 2

    Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):

    Свернуть Показать

    Пример 3

    Свернуть Показать

    Пример 4

    Свернуть Показать

    Пример 5

    Свернуть Показать

    Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.

    Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении , то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:

    Пример 6

    Свернуть Показать

    Пример 7

    Свернуть Показать

    Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

    Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах . Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).

    Фрагмент документа

    Свернуть Показать

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?­указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

    Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:

    • опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
    • опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
    • опись дел по личному составу , если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
    • опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
    • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения ;
    • опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
    • опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.

    Таблица 2

    Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации

    Свернуть Показать

    Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям , установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):

    • каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
      • только одного календарного года или
      • в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
    • заголовки дел в описи располагаются в той последовательности , в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
    • в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.

    Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).

    Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):

    • в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
    • с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).

    Пример 8

    Свернуть Показать

    Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:

    • постоянного хранения,
    • по личному составу и
    • электронных документов, дел постоянного хранения.

    В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.

    А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.

    Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».

    На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения , образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:

    • если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
    • если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).

    Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.

    Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.

    Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел . Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.

    В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

    При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела , которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.

    Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.

    В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов Бесплатно 1 номер журнала



     

    Возможно, будет полезно почитать: