Какие документы нужны для оформления работника. Какие документы нужны для устройства на работу

Список документов, требуемых при приеме на работу, определен на законодательном уровне. Любые расширения могут трактоваться как нарушение, хотя зачастую работодатели не придают этому должного внимания.

Пакет документов, предъявляемых при официальном трудоустройстве

Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ . В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:

Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, паспорт моряка, военнослужащего);
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу);
Трудовая книжка (за исключением случаев, когда физлицо впервые трудоустраивается или при работе в качестве совместителя).

Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений. Также подобный документ необходимо предоставить претенденту на конкретную должность в связи со вступлением в силу закона о профессиональных стандартах, действующего с 01.07.2016.

Список документов, не являющихся обязательными при приеме на работу

При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.

Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.

Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. Важно, что этот список документов определяется не произвольно самим работодателем, а с учетом положений действующего законодательства. В ином случае любые модификации и дополнения обязательного по ТК набора документов для трудоустройства могут трактоваться как нарушение ФЗ «О персональных данных».

По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата. В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ , в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.

Каких документов может не быть при оформлении на работу

Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.

Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.

Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.

По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).

Изменения с 1 января 2017 года

С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ , определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ , согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

Как показывает практика, оформление трудоустройства представляет собой один из основных факторов кадрового учета. В данной статье разберем, какие документы понадобятся при приеме на работу в 2018 году. Кроме того, уделим внимание также вопросу о том, какую документацию работодателям запрещено требовать от трудоустраиваемых, и какими последние при этом обладают правами.

Первым делом необходимо четко обозначить, что совокупность документов, которые трудоустраиваемый должен предоставить работодателю, является персональными данными работника, и относительно их обработки существуют некоторые правила.

Гл. 14 Трудового кодекса РФ определено, что работодателем должен быть не только составлен документ, которым устанавливается порядок обработки личных данных трудоустраиваемых, их обязанности и права в рассматриваемой отрасли, но и проведено ознакомление каждого из них с данным актом под роспись. После того, как такой документ будет работником подписан, работодатель вправе, в соответствии со ст. 6 вышеуказанного Закона, обрабатывать личные сведения сотрудника без наличия на то разрешения от последнего.

Обязательные документы при приеме на работу в 2018 году

В настоящее время почти всеми организациями практикуется создание определенного перечня документов, обязательных для представления будущими сотрудниками при трудоустройстве. Это позволяет существенно упростить процедуру оформления будущих работников, которые на день подписания трудового контракта уже должны будут приходить со всеми необходимыми сведениями.

При составлении указанного в 2018 году следует учитывать то, что статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации определен исчерпывающий перечень документов, предъявлять которые обязан каждый гражданин при заключении контракта о трудоустройстве.

Сюда входит:

паспорт или любой другой удостоверяющий личность документ;
трудовая книжка. В качестве исключения выделяют случаи, когда контракт о сотрудничестве оформляется впервые или деятельность работника в компании будет осуществляться по совместительству;
справки воинского учета: для граждан, которые могут призвать к военной службе, или являющихся военнообязанными;
страховое свидетельство Фонда государственного пенсионного страхования;
свидетельство об образовании, наличии специальных навыков и знаний или о квалификации, если предстоит заместить должность, требующую специальной подготовки и знаний.

Для отдельных случаев, в зависимости от специфики деятельности, Трудовым кодексом РФ, отдельными ФЗ, постановлениями Правительства и указами Президента РФ предусматривается необходимость предъявления для заключения трудового договора некоторых дополнительных документов.

Кроме того, вышеуказанной статьей устанавливается запрет на требование от лица, которое поступает на работу, иных документов, помимо определенных вышеназванными законодательными актами и инстанциями.

Какие документы надо изучить при приеме на работу: Видео

Пример фактического списка документов для приема на работу

Однако, как показывает практика, документов, которые предусмотрены настоящей статьей, не достаточно для оформления приема претендента на работу, и наниматели требуют дополнительно предоставить некоторые другие сведения. Как быть в подобной ситуации?

Одним из способов решения такой проблемы может быть следующий: законодательством запрещается требовать от трудоустраиваемого какие-либо документы, помимо вышеуказанных, однако нигде при этом не установлен запрет на предложение кандидату представить дополнительные документы или сведения.

С учетом обязательных, в соответствии з Законом, документов, перечень необходимой при приеме на работу в 2018 году документации может иметь следующий вид:

«Для оформления на работу, просим предоставить следующие документы:

паспорт или другой документ, которым удостоверяется Ваша личность;
трудовую книжку;
страховое свидетельство фонда государственного пенсионного страхования;
справки воинского учета (теми, кто может быть призван на военную службу, или является военнообязанным);
свидетельство об образовании, наличии специальных навыков и знаний и о квалификационном уровне.

Также предлагаем Вам подать следующие документы:

После заключения трудового договора с гражданином, который ранее нигде не работал, трудовая книжка и свидетельство Фонда государственного пенсионного страхования оформляются нанимателем.

Кроме того, согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при отсутствии у трудоустраиваемого лица трудовой книжки из-за ее утраты, повреждения или по какой-либо иной причине работодатель должен по заявлению этого лица в письменной форме оформить другую трудовую книжку.

В каких случаях могут потребоваться дополнительные документы?

Дополнительная документация при оформлении на работу может потребоваться также, если будущий сотрудник принимается на работу на предприятие посредством перевода.

Для его оформления организацией, принимающей рабочего на работу, должно быть направлено письмо в организацию, где тот работает, с запросом об его увольнении в порядке перевода.

При согласии организация, получившая указанное обращение, направляет ответ, содержимым которого сообщает о том, что у нее нет возражений против увольнения рассматриваемого сотрудника посредством перевода в данную компанию. Копии этих обращений могут быть подкреплены к личному делу сотрудника, выступая при этом подтверждением оснований его оформления на работу в порядке перевода из другого предприятия.

Каждый человек хотя бы раз в жизни устраивался на работу. А некоторые люди меняют место работы практически каждый год. Прежде чем идти к будущему работодателю необходимо знать, какие документы нужны для оформления нового сотрудника официально. Список документов, которые необходимы для трудоустройства работника, утвержден трудовым кодексом РФ. В некоторых ситуациях работодателю требуются дополнительные документы. Для некоторых должностей обязательно наличие медицинского разрешения для того, чтобы приступить к выполнению своих обязанностей. А как быть в ситуации, когда у сотрудника при оформлении требуют бумаги, которые не входят в перечень, установленный законом? Отказаться от новой работы или доказывать свои права будущему работодателю?

Прежде чем вступить в полемику с предположительным руководством необходимо знать все нюансы официального трудоустройства, чтобы не показать себя неграмотным с первых дней знакомства с начальством. Для этого можно досконально изучить порядок поступления на работу в Трудовом Кодексе. А можно просто обратиться за советом к консультантам сайта.

Опишите свою ситуацию через форму обратной связи и получите быстрый и грамотный ответ от опытных юристов.

Итак, какие бумаги необходимо предоставить работодателю, чтобы соблюсти порядок трудоустройства? Для приема нового работника будут нужны:

документ, который сможет подтвердить личность будущего сотрудника;
зеленая пластиковая карточка из пенсионного фонда (СНИЛС) – при приеме работника на работу впервые эти карточки оформляются работодателем. В настоящее время СНИЛС необходимо получать родителям на ребенка при его рождении;
мужчинам, достигшим призывного возраста и годных к военной службе, а также уже отслужившим, необходимо принести военный билет;
для приема на работу необходимо иметь бумаги, подтверждающие образование работника, обычно это аттестат о школьном образовании и диплом. Для определенных профессий необходимо иметь права или свидетельства, подтверждающие квалификационные навыки работника;
документ о судимости, подтверждающий либо ее наличие, либо ее отсутствие;
справка из медицинского учреждения. В справке указываются ограничения, которые работник должен соблюдать в соответствии с состоянием работника, если они имеются.

Отдельно бы хотелось упомянуть порядок предоставления трудовой книжки. Хоть она и является одним из обязательных документов, ее наличие не требуется в следующих случаях:

первичное поступление на работу;
при трудоустройстве на совместительскую должность;
если трудовая была испорчена или потерялась.

В этом случае работнику оформляется новая трудовая книжка. После того как трудовой договор будет расторгнут, работодатель обязан вернуть работнику этот документ обратно.

Что еще нужно

Для того чтобы не нарушить порядок трудоустройства нового сотрудника работодателю необходимы следующие документы:

заявление на имя работодателя с целью трудоустройства на определенную должность. Это заявление будет храниться вместе с личным делом, так требует порядок работы отдела кадров;
три фотографии определенного размера – на пропуск, в личное дело работника, для оформления личной карточки работника;
свидетельство из налоговой, содержащее ИНН;
при смене места работы, ваш потенциальный руководитель при оформлении на выбранную должность может попросить справку, подтверждающую ваши предыдущие доходы;
при смене места работы, ваш потенциальный руководитель при оформлении на выбранную должность может попросить характеристику с предыдущего места работы. Положительный отзыв бывшего работодателя значительно повышает ваши шансы на замещение интересующей вас вакансии;
соискатели работы из другого города должны буду предоставить справку, подтверждающую временную регистрацию.

Если вы поступаете на муниципальную или государственную службу нужно будет предоставить работодателю сведения:

об имуществе;
о доходах;
о расходах.

Подобные справки подаются на всю семью соискателя подобной вакансии. Если вы только трудоустраиваетесь, перечисленные выше документы не являются обязательными, но их наличие может повлиять на принятие решения работодателем в положительную сторону.

Порядок трудоустройства отдельных граждан

несовершеннолетние;
пенсионеры;
инвалиды;
военные.

Гражданам, относящимся к вышеперечисленным категориям, гораздо сложнее найти официальную работу, чем простым лицам. Для них создаются специальные программы, устанавливаются квоты для оформления на работу.

Под квотой понимается определение количества рабочих мест для каждого работодателя, на которые в обязательном порядке должны быть приняты инвалиды или несовершеннолетние.

Для того чтобы у организаций был стимул принимать подобных сотрудников им снижают суммы налоговых выплат. Давайте разберем особенности оформления на рабочее место этих людей:

трудоустройство по контракту для тех, кто окончил учебные заведения;
предоставление рабочих мест людям с иностранным гражданством;
обеспечение профподготовки и переподготовки.

В случае последнего пункта имеется в виду обучение граждан, не имеющих никакой профессии или нуждающихся в переквалификации. Или когда в результате полученной травмы, человек не может работать по старой профессии. К великому сожалению, не всегда принятые государством меры имеют успех. Уровень безработицы с каждым годом растет и наиболее остро это ощущают граждане с ограниченными физическими возможностями. Если у вас возникли вопросы по теме трудоустройства, обращайтесь за советом к нашим консультантам. Для вас это совершенно бесплатно.

Правильное оформление трудоустройства – залог того, что между работодателем и работником создадутся отношения, регулируемые трудовым законодательством РФ – Трудовым Кодексом (ТК). Это значит, что у каждой из сторон после подписания трудового или гражданско-правового договора возникнут определенные права и обязанности по отношению друг к другу. Если же при документальном оформлении на работу будет допущена какая-либо ошибка, то трудоустройство может быть признано недействительным. Подобное положение дел может иметь нежелательные последствия: не засчитанный трудовой стаж и отсутствие формирования пенсионных накоплений, поэтому к оформлению трудоустройства нужно подходить ответственно. Рассмотрим, какие документы нужны для трудоустройства на работу.

Основной список документов для трудоустройства на работу

Перечень документов, необходимых для официального трудоустройства, регламентируется статьей 65 ТК РФ. Этот пакет является обязательным, независимо от сферы деятельности компании и индивидуальных требований работодателя.

Остановимся на каждом из документов немного подробней:

документ, удостоверяющий личность кандидата на рабочее место. Как правило, это паспорт гражданина ;
трудовая книжка подается при ее наличии. Предъявление трудовой не нужно в следующих случаях:
1. при приеме работника по совместительству, все записи вносятся в трудовую на основном месте работы,
2. если гражданин ранее нигде не работал,
3. если трудовая испорчена или утеряна.
При необходимости, а именно – в последних двух вариантах наниматель оформляет новую трудовую книжку;
страховое свидетельство пенсионного страхования подается также при наличии. Впервые трудоустраиваемому гражданину ее оформляет наниматель;
для военнообязанных необходимо предъявление военного билета или приписного свидетельства ;
документы о полученном образовании . Таковых может быть несколько, это дипломы, свидетельства и прочие документы, удостоверяющие получение определенных знаний и навыков;
водительские права , если должность соискателя предполагает вождение какого-либо автотранспорта.

Помимо пакета документов для трудоустройства на работу, гражданину необходимо написать заявление о приеме. Пишется оно в произвольной форме на имя руководителя организации, но обязательно должно содержать фамилию, имя, отчество (при наличии) заявителя, должность, на которую претендует кандидат, дату составления заявления и личную подпись гражданина.

Перечень дополнительных документов

Трудоустройство на определенные рабочие места требует предоставления некоторых дополнительных документов:

Обратите внимание

Бывают случаи, когда внесение записи в трудовую книжку не обязательно — это работа на физическое лицо (в качестве сиделки, няни и тд) либо совместительство. Однако закон все же требует оформление гражданско-трудового договора. Подробнее о том, как устроиться на работу без трудовой книжки — читайте

справки об отсутствии судимости. Существует ряд должностей, на которые, по российскому законодательству, не допускаются граждане, имеющие судимость;
медицинской справки. Некоторые профессии имеют определенные требования к состоянию здоровья;
фотографии формата 3х4 см для заведения личного дела работника;
свидетельства ИНН (идентификационного номера налогоплательщика);
характеристики с предыдущего места работы;
справки о доходах с последнего места трудоустройства по форме 2-НДФЛ, желательно – за предыдущие 2 года. Расчет пособия по больничному листу проводится, исходя из этих данных;
документов о семейном положении:
1. свидетельство о заключении брака,
2. свидетельства о рождении детей,
3. справка о наличии инвалидности у ближайших родственников;
справки о регистрации по месту проживания.

Трудоустройство на государственную службу предполагает наличия следующих документов:

справок об имуществе, принадлежащем кандидату и его семье (супругу и детям);
справки о годовом доходе.

Стоит еще раз подчеркнуть, что представление перечисленных документов не является обязательным с точки зрения трудового законодательства. Поэтому, если гражданин не желает обнародовать эти данные, то он может отказаться от трудоустройства.

Документы для трудоустройства иностранца

Юрист ответит на интересующие вас вопросы ниже в комментариях

В процессе трудоустройства работнику требуется представить будущему работодателю немалый перечень документов при приеме на работу , часть из которых носит обязательный характер, а другая может корректироваться с учетом специфики компании.

Перечень документов при приеме на работу

Действующим трудовым законодательством предусмотрены стандартные положения в отношении предоставления документов при приеме на работу. Статья 65 ТК РФ к числу обязательных документов при приеме на работу относит:

1. Паспорт либо другой документ, удостоверяющий личность гражданина.

2. Трудовую книжку. Она не предоставляется лишь в 3-х случаях: когда человек устраивается на работу первый раз, не имея перед этим никакого трудового стажа; когда книжка потеряна либо серьезно повреждена; если работа является совместительством. Возвращается трудовая книжка на руки человеку при его увольнении.

3. Страховое свидетельство из Пенсионного фонда (СНИЛС). В случае отсутствия такого документа, СНИЛС на работника оформляет работодатель.

4. Военный билет либо другой документ, содержащий данные об отношении к воинскому учету.

5. Документ, подтверждающий уровень образования (диплом). Такой документ необходим для подтверждения квалификационного уровня работника, его соответствия должности, занять которую он рассчитывает.

Следует отметить, что при выборе отдельных профессий перечень документов, необходимых при трудоустройстве на работу, помимо диплома о получении определенного уровня образования включает документы, подтверждающие получение дополнительного образования, а также повышение квалификации. К таким документам при приеме на работу относятся разного рода удостоверения и свидетельства (например, водительское удостоверение). Работники этих должностей каждый год проходят переаттестацию для подтверждения соответствия занимаемой должности, а в удостоверениях проставляется определенная отметка.

6. Справка о судимости либо ее отсутствии. Этот документ входит в обязательные документы при приеме на работу для конкретных должностей либо учреждений определенной ведомственной подчиненности.

7. Врачебное заключение по установленной форме - 086/у. В данном заключении содержится информация об отсутствии либо, наоборот, наличии противопоказаний к выполнению определенных трудовых обязанностей. Подобное заключение в обязательном порядке входит в документы, необходимые при приеме на работу несовершеннолетних граждан , а также на территориях Крайнего Севера. В первом случае медицинский работник может указать в справке ограничение на выполнение конкретных видов работы, например с компьютером, если существуют проблемы с глазами. Во втором - для нормального трудоустройства в справке должны отсутствовать противопоказания к работе в сложных климатических условиях.

Обратите внимания, из всего представленного перечня документов при приеме на работу, обязательный характер носит только документ удостоверяющий личность – паспорт, остальные же могут быть затребованы работодателем, а могут и не быть.

Список дополнительных документов при приеме на работу, которые могут быть затребованы работодателем

Хотя подобная норма в законе отсутствует, нередко работодатель требует с соискателя целый список дополнительных документов, к числу которых относятся:

1. Заявление о трудоустройстве по форме, установленной на конкретном предприятии. Такое заявление в последующем хранится в личном деле сотрудника, оформляемом в отделе кадров.
2. Фотографии 3х4 (несколько штук) для вклеивания в анкету работника, а также пропуск.
3. Свидетельство из налоговой инспекции о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.
4. Справка о размере заработной платы с предыдущего места работы по форме 2-НДФЛ. Ее предоставление вместе с прочими документами при приеме на работу позволяет учитывать ранее полученный средний заработок и стаж при расчете пособия по временной нетрудоспособности.
5. Характеристика с места работы, где ранее трудился гражданин. Этот документ при приеме на работу значительно повышает шанс договориться о выгодных для себя условиях трудоустройства.
6. Документы о наличии детей и зарегистрированного или расторгнутого брака для предоставления налоговых вычетов, а также ряда других льгот, например предоставления льготных путевок или оказания материальной помощи.
7. Документ, подтверждающий регистрацию по месту временного пребывания, для иногородних граждан.

Если вы трудоустраиваетесь в органы государственной или муниципальной власти, к числу обязательных документов при приеме на работу также относится справка о доходах и расходах работника, имуществе, а также имеющихся имущественных обязательствах за предыдущий год. Аналогичные сведения заполняются на супруга или супругу и каждого несовершеннолетнего ребенка.

Документы, необходимые при приеме на работу иностранного гражданина

Документы, необходимые при приеме на работу иностранных граждан, помимо вышеперечисленных, включают разрешение на работу и проживание, которое должно быть выдано миграционной службой. При этом следует иметь в виду, что иностранцу на законодательном уровне запрещено устраиваться на работу за пределами того региона, в котором ему выдано соответствующее разрешение.

Нужно ли готовить весь перечень документов при приеме на работу

Подведя итоги, стоит отметить, что наименьший пакет документов при приеме на работу придется собирать лицам, трудоустраивающимся в первый раз. При этом достаточно будет паспорта, диплома, медицинского заключения и документа о воинском учете, а все остальное оформит работодатель.

Всем остальным рекомендуется собрать максимально полный перечень документов при приеме на работу . Это и шансы на трудоустройство на хорошую должность повысит, и создаст почву для предложения более выгодных условий труда, например, более высокого должностного оклада, денежных надбавок, а также различных льгот и компенсаций, которые работодатель, стремящийся привлечь квалифицированные кадры, может предложить хорошему работнику.

Возможно, будет полезно почитать: