Прием на работу как правильно оформить. Пошаговая процедура приема на работу

Прием на работу оформляется в течение 3 дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.

Порядок приема на работу

Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.

Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).

Прием работника на работу оформляется в 2 этапа:

Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
Работодатель составляет кадровую документацию.

В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:

паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
трудовая книжка;
документы воинского учета;
СНИЛС (пенсионное свидетельство);
документы об образовании;
справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.

Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ). У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).

Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку с 2016 года налоговики ужесточили правила проверки справок 2-НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733), в том числе правильности заполнения ИНН работника.

Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, начиная с 01.04.2016 должны будут ежемесячно отчитываться в ПФР. Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).

При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.

ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Оформление документов при приеме на работу

На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:

Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания. В статье вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.

Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
Кадровая служба в 3-дневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше 5 дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 КТ РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2.

Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой .

Итоги

Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.

Документальное оформление приема на работу осуществляется в соответствии с требованиями ТК РФ.

Подготовка форм и проведение процедуры пошагово обеспечивают работодателю и работнику правовую основу сотрудничества и соблюдение законных прав сторон.

Какими законодательными актами регулируется данная процедура

Процедура трудоустройства и требования к документам регулируется гл. 10 и 11 ТК РФ.

Положениями ТК РФ устанавливаются :

Форма и условия оформления работника.
Порядок .
Срок действия договора.
Требования к заключению .
Условия и иные требования.

Законодательные нормы учитывают сторон, различных категорий лиц и определяют порядок документооборота при трудоустройстве.

Шаги, предшествующие принятию на работу сотрудника

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Прохождение собеседования, конкурса

Прохождение собеседования – ответственный этап трудоустройства. В процессе беседы каждая из сторон определяет возможность сотрудничества.

При проведении собеседования представитель предприятия и соискатель обсуждают темы:

Условия труда, обязанности, компании.
Требования к образованию и опыту работника.
Порядок формирования вознаграждения и сроки выплат.

На предварительном этапе можно регулировать график, объем работ, дополнительные условия и периодичность повышения .

Прием на работу может осуществляться в порядке проведения конкурса (ст. 16 ТК РФ). В коммерческих организациях необходимость возникает при наличии кандидатов на трудоустройство с равными возможностями. Ряд работодателей устраивает конкурсный набор для поднятия престижа должности.

Условия устанавливает работодатель и являются одинаковыми для всех участников.

В государственных структурах проведение конкурса часто является условием назначения на должность. Работник, принятый на должность в порядке конкурсного набора, освобождается от прохождения испытательного срока.

Прохождение мед. осмотра

Организация медицинских осмотров при найме работника лежит на работодателе. Оплата первичных и периодических медосмотров осуществляется за счет средств предприятия (ст. 212 ТК РФ).

Имеется перечень профессий и должностей, к исполнению обязанностей по которым работники не допускаются без медосмотра и медкнижки.

В перечень сфер работнико в с обязательным медосмотром входят работники:

Перечень профессий определяется законодательными актами и приказами Минздравсоцразвития.

Обязательному медицинскому осмотру подлежат лица, не достигшие 18-ти лет (ст. 266 ТК РФ). Целью медосмотров несовершеннолетних служит определение возможностей подростка исполнять обязанности без ущерба для здоровья.

Прием работников перечней обязательного медосмотра без прохождения проверки здоровья запрещен.

Оповещение работодателя о всех необходимых сведениях

До заключения договора соискатель должен оповестить работодателя о сведениях, касающихся личных данных, состояния здоровья, не позволяющих исполнять определенные виды работ.

Работодатель должен иметь сведения:

О составе семьи лица. При наличии малолетних детей до 14-ти лет, детей-инвалидов, больных родственников, состояние которых подтверждено справкой, работники не могут привлекаться к выездам в командировки и проведению работ сверх норм установленного времени.
Наличии инвалидности. В отношении лиц должны быть выполнены особые условия труда, отдыха, режима рабочего времени. На предприятии для инвалидов должны быть разработаны процедуры реабилитации. При сокрытии данных работник с ограниченными возможностями может быть принят на должность, имеющую ограничения по использованию труда инвалидов. При выявлении истинного состояния здоровья работник переводится на соответствующий здоровью труд или должен быть я.
О беременности. Работницы в периоде ожидания ребенка не подлежат увольнению, назначению им испытательного срока и не оформляются на ряд должностей с ночными сменами или особыми условиями труда.
О прохождении работником обучения в ВУЗе с отвлечением от обязанностей на период сдачи сессии.

Особое оформление, документооборот и отчетность по отчисления приняты в отношении граждан иностранного подданства и апатридов (лиц без гражданства). Информация о гражданстве должна быть представлена работодателю в обязательном порядке.

Сбор требуемой документации

После достижения согласования о заключении договора определяется дата начала исполнения обязанностей.

К моменту поступления на работу лицо обязано собрать и предоставить :

Кадровый работник снимает копии с документов, оригиналы возвращаются лицу. Исключение составляет трудовая книжка, подлежащая хранению у работодателя весь период трудоустройства.

О том, как правильно заполнить кадровые документы, рассказано в следующем видео сюжете:

Поэтапная процедура оформления на работу

Принятие от работника заявления

Документ составляется в 2-х экземплярах и хранится у каждой из сторон. На экземпляре работодателя (внизу или на оборотной стороне последнего листа) работник делает пометку о получении. Текст произвольной формы заверяется подписью лица.

Факт трудоустройства работника оформляется формы Т-1, составленным на основании договора. Приказы предприятия ведутся в хронологическом порядке с ежегодным обновлением порядка нумерации. Нумерация присваивается после регистрации в журнале или с использованием обслуживающих программ. Обязанность по ведению журнала отсутствует, но может быть установлена локальными актами.

Приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением и прочими условиями труда, ведутся отдельно.

Для идентификации нумерации и удобства систематизации кадровым приказам часто присваивается индекс «К» (например, № 15/К). Необходимость обособленного ведения учета основана на необходимости хранения их в течение 75 лет после издания.

Приказ по кадрам содержит сведения :

Приказ подписывает руководитель и нанимаемое лицо. Подписи расшифровываются. Издание приказа (ознакомление под подпись) осуществляется в течение 3 дней со дня трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). По просьбе работника копия приказа выдается ему на руки.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку. При приеме по совместительству запись вносится только на основании письменного обращения работника. Право на заполнение трудовых книжек имеется у работодателя основного места трудоустройства.

Работник первого места трудоустройства не имеет трудовой книжки. Документ открывает работодатель.

Лицо получает книжку за плату, равную сумме приобретения предприятием. После внесения записи о приеме на работу данные о трудовой книжке вносятся в журнал учета. Передача книжки на хранение заверяется кадровым работником, подпись работника не требуется.

Оформление личной карточки

Личная карточка работника – документ, консолидирующий личные данные работника, процедура оформления трудовой деятельности.

Применяется документ . Работник может ознакомится с учетными данными и удостоверить сведения подписью. С записями о переводе, изменениях условий труда, увольнении лицо должно знакомиться в обязательном порядке.

Внесение данный в табель учета рабочего времени

Данные табеля являются основанием для начисления заработной платы. несет информацию об отработанных часах, отсутствии по болезни, в связи с отпуском и прочими причинами. Учет рабочего времени ведется по кодировке, принятой для документа.

Для каждого работника ведется отдельная строка данных с указанием табельного номера, ФИО, должности. Данные табеля закрывают 2 раза в месяц для расчета аванса и окончательной суммы заработной платы.

Дополнительные этапы при оформлении на работу

Оформление личного дела на работника коммерческой организации не является обязательным условием рабочего процесса. Сбор и ведение личной информации может быть установлен внутренним документооборотом с назначением лица, ответственного за учет информации. Состав учетных данных определяется работодателем.

Ведение личных дел работников обязательно для госструктур . Открытие дела осуществляется на этапе проверки лица на соответствие должности. В отличие от данных личной карточки Т-2 информация личного дела является закрытой для доступа и используется только в служебных целях.

Работодатель несет обязанность по уведомлению государственных органов:

Предыдущего места трудоустройства при приеме бывшего госслужащего в течение 2-х лет после увольнения (ст. 64.1 ТК РФ). Перечень должностей установлен законодательством. Уведомление производится в произвольной форме в десятидневный срок после трудоустройства.
Военкоматов при приеме на работу лиц, подлежащих воинскому учету. Оповещение производится в произвольной форме с указанием данных лица.

Ранее работодатели оформляли на работников медицинские полисы. В настоящее время обязанность снята с работодателей и переложена на самих работников.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудников представлена в следующем видео уроке:

Рано или поздно практически каждый бизнесмен сталкивается с наймом персонала в свою фирму. Подбор соискателей и их прием – процесс непростой, не зря же в крупных компаниях этим занимаются специальные службы. Когда подходящий человек найден, прежде чем он приступит к обязанностям, его нужно правильно оформить. Трудовое законодательство довольно строго регламентирует, как принять на работу сотрудника и какие документы необходимо для этого подготовить.

Документы, необходимые для приема на работу

Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

паспорт;
ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
документы об образовании;
трудовая книжка;
документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Для ряда должностей предусмотрено обязательное прохождение медкомисии: для работников, контактирующих с продуктами, медперсонала, силовиков, водителей и т.д. Сотрудникам, относящимся к таким категориям, необходимо предъявить справку о медицинском осмотре.

Если с бумагами все в порядке, поступающий должен написать заявление о приеме на работу. Заявление проходит согласование по маршруту, предусмотренному внутренними регламентами организации, и только после получения визы директора можно приступать к формированию пакета документов по сотруднику.

Оформление трудового договора

Физическое лицо можно принять на работу либо по трудовому контракту, либо по гражданско-правовому договору. Первый вариант предполагает включение сотрудника в штат предприятия и запись в трудовой книжке (кроме совместителей). Во втором случае подразумевается работа вне штата, без оплаты отпусков и больничных.

Большинство предприятий нанимает персонал «по трудовой» с заключением срочного или бессрочного договора:

По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.

Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

должность и подразделение;
физическое место работы;
режим работы;
размер и порядок оплаты;
дополнительные условия;
функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем. Если при поступлении предусмотрен испытательный срок, информация об этом должна быть зафиксирована в трудовом договоре с указанием срока испытания. Согласно ТК РФ он не может превышать 3 месяца, а принять на работу руководящего работника можно с полугодовой «проверкой».

Трудовое соглашение оформляется в письменной форме, в двух идентичных экземплярах - по одному для каждой стороны. Договор скрепляется подписями работника и руководителя организации и печатью. Экземпляр работодателя в дальнейшем хранится в личном деле сотрудника, вторая копия остается у него на руках.

Документы, подписываемые вместе с трудовым договором

Как принять человека на работу, если его должность предполагает взаимодействие с деньгами, товарами, материальными ценностями, конфиденциальными данными? Документы, регулирующие эти моменты, подписываются одновременно с трудовым соглашением.

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника. Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Если список функций принимаемого работника включает много пунктов, требует подробного раскрытия и предполагает внесение изменений, лучше его вынести из содержания трудового договора и оформить в виде приложения. Этот документ будет неотъемлемой частью контракта, но его отделение позволит дополнять обязанности без переделывания и переподписания основного договора.

Порядок, принятый в организации, может предусматривать ознакомление под подпись с внутренними нормативными актами: должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, регламентами и положениями. Эти бумаги новичку обычно вручают для прочтения и подписания в процессе приема на работу, а листы ознакомления с ними вкладывают в личное дело сотрудника. После того, как трудовой договор и все сопутствующие ему документы подписаны, их регистрируют в учетном журнале по персоналу.

Приказ о приеме на работу

В течение трех дней с момента заключения контракта должен быть подготовлен приказ о приеме на работу. Для этого кадрового документа предусмотрена унифицированная форма Т-1.

В приказе фиксируются:

дата поступления на работу;
условия приема (постоянно, временно – на какой срок, при замене отсутствующего работника - с указанием его ФИО, по совместительству);
должность и структурное подразделение;
оклад;
срок испытания.

Ознакомившись с приказом, сотрудник проставляет под ним подпись, а сам документ регистрируется в журнале приказов по личному составу. В случае, если оформившись на работу, работник на нее не явился, а такие ситуации - не редкость, приказ можно аннулировать, нигде не регистрируя и не внося запись в трудовую книжку.

Запись в трудовой книжке

Если поступающий на предприятие раньше нигде не работал, и трудовой книжки у него нет – нужно ее завести. Оформлением новых и заполнением старых книжек занимается назначенный кадровый работник, он же ведет их учет в специальном журнале и организует их хранение.

Запись о приеме на работу вносится только после того, как в службу персонала поступил приказ на сотрудника с подписью об ознакомлении, но не позднее 5 рабочих дней с даты договора. Чтобы принять на работу по совместительству, трудовую книжку заполнять не нужно. Если человек захочет зафиксировать факт совмещения, он это может сделать у основного работодателя.

Оформление личной карточки

Личная карточка – обязательный документ кадрового учета. Она заводится по форме Т-2 (Т-2ГС и Т-4 для госслужащих и научных сотрудников соответственно) в момент поступления и на протяжении всего срока нахождения в организации фиксирует все существенные факты, касающиеся работника: переводы, отпуска и другие события, оформленные приказами. Личные карточки существуют в бумажной форме, а вся внесенная в них информация доводится до персонала под подпись.

В инструкциях, как правильно принять на работу, обычно присутствует пункт «оформление личного дела». Это не обязательно, но для соблюдения порядка в кадровом документообороте рекомендуется на каждого человека заводить отдельную папку, где хранятся все необходимые бумаги: копии документов, приказы, персональные карточки и т.д.

Прием на работу несовершеннолетнего

возраст старше 14 лет;
согласие родителя;
легкие условия труда;
отсутствие медицинских ограничений.

Рабочий день такого сотрудника не может длиться более 7 часов (для детей с 16 лет), а предел для учащихся – 4 часа. К тому же работникам до 18 лет не устанавливают испытательный срок.

Чтобы принять на работу несовершеннолетнего, у него нужно запросить комплект документов:

свидетельство о рождении;
паспорт ребенка и копию паспорта родителя, давшего разрешение на трудоустройство;
само письменное разрешение от родителя;
школьный аттестат (при наличии);
для учащихся – справка из учебного заведения с расписанием уроков;
ИНН, СНИЛС (при наличии);
приписное свидетельство (для мальчиков, поставленных на воинский учет);
медсправка.

Оформление иностранных работников

Проблемы трудоустройства работников, приехавших из других стран, связаны с требованиями миграционного законодательства. С точки зрения оформления кадровых документов особых отличий между иностранцем и российским гражданином нет. Есть разница в самих правилах найма персонала.

Принять на работу иностранного гражданина организация может только в том случае, если получила на это разрешение. Предприятиям, нуждающимся в труде безвизовых мигрантов, ФМС выделяет квоты на привлечение иностранных работников. Исключение составляют лица, признанные беженцами или получившие временное убежище на территории РФ – их можно брать без ограничений. Та же норма действует в отношении иностранных студентов, проходящих очное обучение, и сотрудников организаций – иностранных юрлиц.

Приглашение на работу российскими фирмами высококвалифицированных «импортных» специалистов с годовым доходом от 2 млн. руб. требует получения спецразрешения.

При трудоустройстве иностранец обязан предъявить документы, легализующее его пребывание на территории РФ (миграционную карту, визу) и дающие право трудиться (разрешение на работу, патент).

После завершения всех формальностей, каждый вновь заключенный трудовой договор необходимо зарегистрировать в ПФР и фонде социального страхования. За нарушение этого порядка на работодателя может быть наложен штраф.

Оформлением приема новых сотрудников занимается, как правило, специально выделенный отдел, называемый кадровый. Кадровые работники проводят отбор соискателей, выбирают подходящих кандидатов, проводят собеседования, оформляют прием новых сотрудников в должность, оформляют их отпуск, переводы, увольнение и решают прочие моменты, связанные с кадрами. Как происходит прием новых работников в 2018 году?

Если кадровой службы на предприятии нет, то занимается приемом новых сотрудников любой уполномоченный на то работник.

Прием нового сотрудника на работу: основные моменты

Прохождение медосмотров новым сотрудником

Первичные медосмотры обязательны далеко не для всех должностей. Перечень категорий работников, для которых необходимо пройти медицинское обследование перед началом работы, приведен в ст.213 ТК РФ:

Работающие во вредных и опасных условиях труда;
Работа которых связана с движением транспорта;
Работники пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
Работники водопроводных сооружений;
Медицинский персонал;
Работающие в детских учреждениях;
В возрасте до 18 лет.

Указанных выше работников нужно предварительно отправить проходить медкомиссию перед оформлением в штат предприятия. Подробнее о прохождении медосмотров, налоговом и бухгалтерском учете расходов на медосмотры можно почитать .

Должностные обязанности нового сотрудника

Должностные обязанности прописываются в должностной инструкции, которую человек должен внимательно изучить. Для каждой должности разрабатывается своя должностная инструкция.

Помимо данного документа работника также нужно познакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, образец которых можно найти .

Кроме того, в организации может иметься коллективный договор и другие внутренние локальные акты, регулирующие вопросы, связанные с персоналом. Работник также должен ознакомиться с этими документами, чтобы знать свои права и обязанности.

Трудовой договор с работником

Следующий шаг, который необходимо выполнить при приеме нового человека на работу – это заключить с ним трудовой договор. Он может быть срочный или бессрочный. Первый заключается на определенный срок, что актуально при разовых работах, при замещении другого сотрудника, например, на время его нахождения в отпуске по уходу за ребенком, а также в других случаях. не имеет срока окончания его действия, то есть заключается на неопределенный срок.

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, содержащее права и обязанности сторон. Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами.

С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье.

Договор о материальной ответственности

Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности.

Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

Договор коммерческой тайны

При необходимости при приеме нового сотрудника с ним заключается договор, гарантирующий неразглашение коммерческой тайны, скачать образец такого договора можно по .

После того как необходимые договора оформлены и подписаны, они регистрируются в специальной регистрационной книге, в которой работник ставит свою подпись. Данная запись поможет в дальнейшем работодателю доказать, что договора с работником были заключены (трудовой, о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой тайны).

Заявление на прием на работу

После выполнения действий, указанных выше, работник пишет заявление о приеме на работу. Данный документ не является обязательным, но, тем не менее, большинство работодателей его все же требуют.

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации.

Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать .

Приказ о приеме на работу

На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной . Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников.

Порядок оформления приказа можно посмотреть , где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки

На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию. Данные для заполнения берутся из приказа.

Иногда этот шаг можно выполнить позже, но трудовую книжку все равно нужно получить от работника.

Сведения о внесенной записи в трудовой книжке подлежат отражению в книге учета движения трудовых книжек.

После этого работник может приступить к своим обязанностям, а кадровый работник оформляет на него , при необходимости заводит и лицевой счет.

Для оформления этих документов от работника требуется получить паспорт, документы об образовании, военный билет, заявление о приеме на работу, анкету с биографическими данными.

Далее трудовая деятельность нового работника подлежит отражению в табеле учета рабочего времени, оформленного по форме Т-12 или . В табеле фиксируются все явки и неявки работника с указанием причины отсутствия.

На нового сотрудника также нужно оформить медицинский полис на обязательное медицинское страхование, а также пластиковую зарплатную карту (если зарплата на предприятии выдается безналичными средствами).

Прием на работу нового сотрудника сегодня сопряжен с необходимостью проверки личных данных, оформлением большого количества документов, а часто и прохождением медицинского осмотра. А еще нужно удостовериться в его компетенции и опыте работы. Как принять на работу сотрудника в соответствии со всеми требованиями действующего законодательства?

Предварительный этап

Перед тем, как начать оформление документов, следует убедиться, что претендент на должность ей соответствует: имеет необходимое образование, опыт работы и нормальное состояние здоровья.

Что касается компетенции и соответствия требованиям по должности, то это выясняется во время собеседования или конкурса на должность (если он предусмотрен). А вот состояние здоровья оценивает специальная медицинская комиссия. Правда, не все организации требуют от соискателей пройти медосмотр. Но есть категории людей, которые обязаны это сделать по закону. К ним относятся работники торговли, пищевой промышленности, сотрудники силовых структур и те, кто претендует на работу в условиях повышенной опасности. Кроме того, принять на работу несовершеннолетнего тоже можно только после того, как он пройдет медосмотр.

Подготовка документов

Если предварительный этап пройден, а человек по уровню образования, опыту и состоянию здоровья подходит работодателю, начинается ознакомление с должностными инструкциями и договором. Тут стоит отметить, что физическое лицо можно трудоустроить только по трудовому или гражданско-правовому договору. В первом случае подразумевается включение сотрудника в штат предприятия и внесение записи в трудовую книжку (для совместителей это делается по желанию работника). А сотрудничество по гражданско-правовому договору не предполагает подобных действий и, соответственно, не выплачиваются ни больничные, ни отпускные.

Трудовой договор

Если сотрудника берут в штат, с ним заключается трудовой договор, в котором подробно прописаны все условия сотрудничества: рабочее время, отдых, рабочий график, размер оклада, надбавки (если они есть), а также права и обязанности сторон – работника и работодателя. Все, что указывается в этом документе не должно противоречить существующему законодательству. В противном случае он может быть признан недействительным.

Особого внимания заслуживают функциональные обязанности, которые должны быть подробно указаны в договоре. Правда, они могут быть оформлены и в виде приложения к нему. И, конечно, должен быть указан испытательный срок (если он предусмотрен). Его размер по закону не может превышать трех месяцев.

Трудовой кодекс четко формулирует, как принять человека на работу, указывая в ст. 67, что трудовой договор может быть только в письменной форме, в двух экземплярах, с подписями обеих сторон и печатью организации. При этом в него должны быть включены как обязательные положения, так и дополнительные условия, о которых говориться в ст.57 Трудового кодекса. Один экземпляр документа остается в личном деле сотрудника, а второй выдается ему на руки.

Трудовой договор может быть двух видов

срочный (контракт) – он заключается на определенный срок, который может выражаться как в четкой дате, так и в формулировке «на время отпуска основного работника»; во втором случае работа является временной, а дату окончания работы нужно искать в приказе на отпуск основного работника
бессрочный – такой предусматривает постоянную работу без конечной даты

Материальная ответственность

Как правильно трудоустроить сотрудника, который будет отвечать за материальные ценности? Оформить договор о полной материальной ответственности!

Сегодня работодатели предпочитают сразу заключать с ним договор о полной материальной ответственности. Конечно, его можно заключить и позже, но ввиду того, что довольно часто сотрудники впоследствии отказываются от подписания такого договора, работодатели предпочитают оформить все при приеме.

Особенно важен этот документ для работников торговли, логистической сферы, транспорта, складских комплексов. Но сегодня работодатели предпочитают заключать договор о материальной ответственности со всеми работниками, так как практически каждый сотрудник имеет в своем распоряжении материальные средства, например, рабочий стол, оргтехнику и прочее имущество, за которое он несет материальную ответственность.

Договор о полной МО также заключается в двух экземплярах, один из которых выдается работнику, а другой подшивается в личное дело.

Коммерческая тайна – вещь ценная

Некоторые коммерческие организации заключают со своими работниками еще и договор о коммерческой тайне и ее неразглашении. Такая практика существует у всех западных компаний, а сегодня активно применяется и у нас.

Заявление о приеме

Принять на работу работника можно только после того, как он напишет заявление о приеме, а руководитель организации его завизирует.

Сначала заявление должен согласовать руководитель структурного подразделения, в которое устраивается соискатель. И только после этого его будет рассматривать руководитель предприятия.

Заявление должно содержать резолюцию руководителя и отметку об исполнении документа (входящий номер и дату). Если результат положительный – прием документов и трудоустройство продолжается.

Регистрация трудового договора

Многие работники отделов кадров часто путают очередность действий при приеме сотрудника. По закону сначала заключается трудовой договор с работником, а только потом издается приказ о приеме. Подписанные договоры (трудовой, о материальной ответственности и коммерческой тайне) регистрируются в книге регистрации, а вторые экземпляры выдаются работнику на руки под роспись.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу и трудовой договор должны совпадать по смыслу. Приказ (форма №Т-1) подписывается после того, как с работником уже заключен трудовой договор. В нем указывается должность работника, испытательный срок, структурное подразделение, где будет работать сотрудник, характер работы, условия приема на работу (постоянно, по совместительству, в порядке перевода, временно). Сотрудник должен ознакомиться с приказом и подтвердить этот факт личной подписью в течение трех дней с момента начала работы.

Бывают ситуации, когда сотрудник, заключивший договор, не выходит на работу. В этом случае договор аннулируется, а запись в трудовую книжку не делается.

Трудовая книжка

После того, как сотрудник ознакомился с приказом о приеме на работу, отдел кадров может заполнить трудовую книжку. Запись делается по истечении пяти первых рабочих дней при условии, что работа является основной.

Если у сотрудника нет трудовой книжки, работодатель должен ее оформить. А если работник трудится еще и в другой организации в качестве совместителя, то по его желанию и на основании подтверждающих документов в книжку может быть внесена запись о работе по совместительству.

Саму трудовую книжку регистрируют в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка и личное дело

Большинство предприятий сегодня оформляют на каждого сотрудника личное дело, в которое подшиваются вторые экземпляры договоров, анкеты, автобиографии, копии документов об образовании. Но личное дело можно и не оформлять, а вот личные карточки работников на предприятии должны быть обязательно. Их бланки являются унифицированными формами – Т-2, Т-2ГС (для государственных служащих) и Т-4 (для научных работников).

Личные карточки ведутся только на бумажном носителе, а вся информация о переводах работника, его отпусках и прочем доводится сотруднику под роспись.

Постановка на учет в различных Фондах и налоговых органах

После заключения трудового договора, его необходимо зарегистрировать в Пенсионном фонде и Фонде социального страхования. Если этого не сделать, то на работодателя будут наложены штрафные санкции.

Особенности приема на работу некоторых категорий соискателей

Несовершеннолетние могут работать только с 14 лет, с согласия одного из родителей и после прохождения медосмотра. При этом они могут выполнять только легкую работу. Те, кто совмещает работу и учебу не могут работать больше 4 часов день, а максимальная продолжительность рабочего дня – 7 часов (для лиц 16-18 лет). Чтобы заключить трудовой договор, несовершеннолетний должен предоставить в отдел кадров предприятия паспорт, свидетельство о рождении, копию паспорта одного из родителей, разрешение одного из родителей, составленное в произвольной форме, аттестат или справку из учебного заведения с расписанием занятий. Кроме того, при наличии у несовершеннолетнего ИНН, СНИЛС и приписного свидетельства, они тоже должны быть предоставлены работодателю.

Сегодня трудоустроить иностранного гражданина могут только те организации, которые получили на это разрешение, а если иностранные граждане прибыли в РФ в условиях визового режима, то они могут сами получить такое разрешение. В этом случае их может принять на работу практически любая организация. Но есть категории иностранцев, которым не требуется разрешение на работу. К ним относятся иностранные граждане временно или постоянно проживающие на территории РФ, переселенцы, аккредитованные иностранные журналисты, иностранные студенты и работники иностранных юридических лиц, работающие в России. А если речь идет о высококвалифицированном специалисте (его заработная плата должна быть не меньше 2 000 000 за календарный год), то ходатайство о разрешении на работу подает потенциальный наниматель.

Совместителями считаются работники, которых предприятие решило принять на работу по совместительству.

С такими сотрудниками тоже заключается трудовой договор, но в нем указывается, что работник выполняет работу по совместительству, в свободное от основной работы время. При этом человек может быть совместителем в нескольких организациях.

Работать по совместительству можно как в своем учреждении, так и в другом. У тех, кто и по основной работе, и по совместительству работает на одном предприятии, не требуют предоставления дополнительных документов. А вот внешние совместители должны предоставить работодателю паспорт, документ об образовании и справку с основного места работы о характере и условиях труда.

При этом совместителями нельзя оформлять несовершеннолетних, судей, прокурорских работников, военных, представителей МВД (все, кроме несовершеннолетних могут заниматься научной или преподавательской деятельностью в порядке совместительства), а также работников транспортной сферы или вредных производств на аналогичные должности в других компаниях.

Возможно, будет полезно почитать: