Приказ о штатном расписании на год. Приказ об утверждении штатного расписания: как правильно его составить

В статье - образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год и правила его заполнения

Штатное расписание является одним из основных кадровых документов для организации или ИП, в штате которых есть или предполагаются быть сотрудники.

Этот документ не имеет определенного срока действия. Он может пересматриваться при введении в структуру работодателя новых должностей или при сокращении старых. Также штатное расписание может изменяться при проведении индексации окладов.

В статье рассмотрим, каким документом утверждается штатное расписание, а также приведем образец приказа об утверждении для организации и для предпринимателя.

Когда нужен приказ на штатное расписание?

Само штатное расписание разрабатывается работодателем исходя из специфики деятельности, необходимости в привлечении определенного персонала, действующих в регионе средних зарплат, а также установленной в регионе величины минимальной оплаты труда.

Пересматриваться штатное расписание может по мере необходимости. Такая необходимость возникает:

при расширении деятельности и, как следствие, открытии новых вакансий;
при сокращении производства и, как следствие, сокращении количества штатных единиц или ставок;
при проведении индексации заработных плат;
при реорганизации предприятия;
при ликвидации предприятия;
в иных случаях.

Надо отметить, что если работодатель утвердил Положение об оплате труда, в котором предусмотрена определенная периодичность пересмотра величины заработных плат, то издание нового штатного расписания должно осуществляться в установленные для этого Положением сроки.

Каждое изменение штатного расписания должно сопровождаться приказом (письменным распоряжением) руководителя.

Следует помнить о том, что о существенных изменениях условий труда сотрудников необходимо извещать не позднее, чем за 2 месяца до начала таких изменений. Поэтому, если изменение штатного расписание не является плановым в рамках действующих внутренних нормативных документов и улучшающим условия для сотрудников, то издать приказ об утверждении штатного расписания необходимо за 2 месяца до начала действия такого штатного расписания.

Приказ об утверждении штатного расписания на 2019 год - образец структуры документа

Четко установленной формы приказа об утверждении штатного расписания не существует. Но есть минимум 2 варианта, каким образом его можно оформить:

с формулировкой «утвердить новую редакцию штатного расписания», а все изменения перечислить уже в самом штатном расписании;
с перечислением всех изменений по пунктам.

Например, приказ может содержать такую информацию:

1. Ввести с 16 ноября 2019 г. в штатное расписание от 27 апреля 2016 г. № 29-шт следующие изменения:

1.1. Создать проектный отдел штатной численностью 3 единицы:

1.2. В структурном подразделении «Производственная группа» должность «начальник бюро» переименовать в должность «старший менеджер».

Но может в приказе быть приведена и сокращенная информация:

1. Ввести с 16 ноября 2019 г. в действие новое штатное расписание № 30-шт общей численностью 45 штатных единиц и фондом оплаты труда 785 450 руб. (семьсот восемьдесят пять тысяч четыреста пятьдесят рублей).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Кудрявцеву Г.П. и начальника отдела кадров Самойлову И.А.

Где скачать приказ о штатном расписании?

Образец приказа о введении в действие нового штатного расписания вы можете скачать у нас на сайте . Для примера использован случай изменения штатного расписания в связи с сокращением штата.

Хозяйствующий субъект должен создавать собственные нормативные акты, которые распространяют свое действие только в пределах данного предприятия. Они оформляются на основании законодательных актов и конкретизируют их в рамках действия конкретной организации. К одному из таких актов относится штатное расписание. Для ввести его в действие необходимо оформлять приказ об утверждении штатного расписания.

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Для такого приказа не разработана какая-либо специальная форма. Удобнее всего его создавать на фирменном бланке организации, где уже присутствуют некоторые обязательные реквизиты - название, коды регистрации ИНН и ОГРН, адрес где находится субъект, банковские данные.

Ниже на новой строке нужно указать наименование этого документа – «Приказ», а после него проставить порядковый номер распоряжения. Под ним необходимо произвести его регистрацию в книге учета приказов по организации.

На следующей строке указывается место и дата составления документа.

Затем следует вводная часть. В ней необходимо записать, по какой причине в компании производится ввод в действие нового штатного расписания.

  • Утвердить новое штатное расписание. Здесь же требуется проставить – какое количество штатных единиц оно содержит, а также общий фонд оплаты труда за месяц;
  • Ввести в действие новое расписание с указанием даты, с какой это необходимо сделать. В случае, если дата не была указана, то новый документ начнет использоваться с момента подписания данного распоряжения;
  • Если новое расписание введено в действие вместо старого, то его требуется признать как утратившее силу;
  • Записать ответственное лицо, которое будет следить за исполнением распоряжения. Обычно в качестве них выступают главный бухгалтер и специалист по кадрам;
  • Записать ответственное лицо, кто будет производить ознакомление всего действующего персонала с новым штатным расписанием.

Оформленный приказ о штатном расписании должен подписать руководитель субъекта бизнеса.

Внимание: после этого ниже должны проставить подписи лица, которые были указаны в распоряжении как ответственные за исполнение документа. Они указывают свои фамилии, а также дату, когда произошло ознакомление с приказом.

В каком случае вносятся изменения в ШР

В процессе хозяйственной деятельности может измениться обстановка, в которой существует бизнес, открываться новые направления работы либо закрываться не актуальные. В результате, будет возникать необходимость оформить изменения в существующем штатном расписании.

В случае, когда исправлений достаточно большое количество, проще и оптимальнее оформить полностью новый документ. При малом количестве исправлений изменения в действующее расписание вносятся при помощи издания приказа руководителя фирмы.

Обычно необходимость внести изменения в штатное расписание возникает в следующих ситуациях:

  1. Создается новая должность;
  2. У существующей должности изменяется наименование;
  3. Производится сокращение штата сотрудников;
  4. У сотрудников изменяется оклад либо тарифная ставка;
  5. Исключаются должности, на которых нет принятых сотрудников.

Подготовкой приказа на внесение изменений как правило занимается кадровик. В малых компаниях эта обязанность может перекладываться на бухгалтера, секретаря и т. д.

Внимание: случае, когда производится ввод в действие нового расписания, то эта процедура выполняется аналогично первоначальному документу.

Штатное расписание не является одной из обязательных бумаг при управлении персоналом. Вместе с тем, плюсов от его наличия больше, чем проблем с составлением и периодическим обновлением. Помимо разработки этого документа, для его вступления в силу необходим приказ об утверждении штатного расписания.

Штатное расписание — что это за документ

Всю информацию о должностях и наемного персонала в обобщенном виде можно найти в таком документе, как . Оно является одним из первых документов, которые разрабатывают и утверждают при создании фирмы. Его наличие не является обязательным, но в компаниях с численностью наемного персонала от 25 -30 человек, этот документ:

  • помогает лучше представлять структуру фирмы;
  • делать прогнозы о необходимости изменения численности персонала;
  • планировать фонды для оплаты труда и поощрительных выплат;
  • сокращать или увеличивать количество сотрудников по отдельным направлениям деятельности;
  • эффективно управлять персоналом.

Штатное расписание не является статичным документом, принятым единожды за все время существования компании.

Периодически его необходимо пересматривать и заменять новым штатным расписанием. Вместе с тем законодательство не устанавливает сроки использования этого документа. Как правило, большие предприятия меняют его ежегодно.

Например, при изменении в структуре персонала, касающейся одной или двух должностей, утверждать новое расписание для штата сотрудников нет необходимости. Но, в случае масштабного , изменяющего структуру нескольких подразделений — составление нового документа является необходимостью.

Большинство организаций разрабатывают и вводят в действие новое расписание по состоянию на начало каждого года. В учреждениях образования такой документ, как правило, действует с другой даты, например, в школах или ДОУ штатное расписание вводят в действие с 1 сентября соответствующим приказом. Такая особенность связана со спецификой образовательного процесса, так как новый учебный год начинается не с января, а с сентября каждого года.

Процедура составления штатного расписания

После того, как принято решение о создании документа под названием «штатное расписание», руководитель фирмы дает распоряжение соответствующим компетентным лицам на его составление. Как правило, в создании штатного расписания участвуют кадровая, бухгалтерская или финансовая служба. Если необходимо составить документ в точном соответствии с квалификационными справочниками (в госучреждениях) дополнительно могут привлечь к этому процессу и юристов.

Составляется документ в табличном виде, куда вносят общие сведения о структуре персонала, количестве одинаковых должностей в каждом подразделении, а также о заработной плате и надбавкам по каждой группе.

Помимо действующих сотрудников, необходимо также включить в штатное расписание вакансии и неполные ставки работников.

Когда штатное расписание составлено и предварительно одобрено руководителем компании, кадровое подразделение готовит приказ об утверждении этого документа. Само расписание идет приложением к приказу.

По мере необходимости вместо , его заменяют новым, повторяя процедуру разработки и утверждения штатного расписания.

Форма и содержание приказа на утверждение штатного расписания

Форма такого приказа аналогична другим распорядительным документам в кадровом делопроизводстве.

В текст документа включают:

Если штатное расписание заменяет ранее существовавший документ, то отмену действия предыдущего расписания также можно включить в текст приказа.

Помимо ознакомления со штатным расписанием сотрудников кадров и финансовых служб, которые будут использовать его в работе, можно ознакомить с новой структурой и весь персонал организации. Для этого приказ дополняют листом ознакомления.

Приказ об утверждении штатного расписания является документом постоянного хранения.

Хранится он, как правило, у работника ответственного за ведение кадрового делопроизводства в сейфе, совместно со штатным расписанием.

Образец составления приказа на утверждение штатного расписания

ДОУ № 75, Нижнереченского района г. Мирный

г. Мирный 25.08.2018

ПРИКАЗ № 745

Об утверждении штатного расписания на 2018 — 2019 учебный год

В целях осуществления воспитательного процесса в полном объеме

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить прилагаемое штатное расписание № 17к.

Ввести в действие утверждаемый документ с 01.09.2018 г.

Контроль за приведением в соответствие утверждаемому штатному расписанию должностей работников, а также выплату заработной платы возложить на бухгалтера Минакову П. С. и делопроизводителя по кадровым вопросам Асинскую П. Г.

До 29.08.2018 г. ознакомить всех сотрудников ДОУ № 75 с настоящим приказом и новым штатным расписанием.

Приложения:

  • Штатное расписание № 17к
  • Лист ознакомления

Директор ДОУ № 75 Трепакова М. С.

Штатное расписание — разновидность локального нормативного акта в организации, распорядительный документ, устанавливающий структуру организации, а также отражающий разделение труда между работниками. В настоящее время, в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), не предусмотрено обязательное наличие штатного расписания в каждой организации. Приятия локальных нормативных актов — это право, а не обязанность администрации работодателя. Однако на больших предприятиях, где штат составляет более 20-30 работников, его введение представляется рациональным и целесообразным.

Чтобы понять роль приказа об утверждении штатного расписания в делопроизводстве организации, необходимо в общих чертах осветить значение этого документа. Штатное расписание, образец на 2018 год, скачать можно ниже по ссылке.

Функции штатного расписания на 2018 год

В штатном расписании указываются следующие данные:

  • общая численность работников предприятия;
  • перечень структурных подразделений, отделов;
  • должности и количество штатных единиц (работников), их занимающих;
  • размер заработной платы работников.

Таким образом, штатное расписание отражает структуру и направления деятельности организации, рабочего коллектива, дает информацию для сравнительного анализа степени загруженности различных отделов и уровня заработной платы работников.

Исходя из содержания документа, необходимо сделать уточнение относительно тезиса о необязательности введения штатного расписания. Если работодатель принимает сотрудника в штат для исполнения обязанностей по определенной должности (а не для выполнения конкретной работы, например), логично, что данная должность должна быть утверждена штатным расписанием и соответствовать ему. Также такое толкование норм права согласуется со ст. 15 ТК РФ, где упоминается в аналогичном контексте штатное расписание. В таком случае отсутствие штатного расписания может быть расценено как нарушение трудового законодательства и привести к административному наказанию согласно п. 5.27 КоАП РФ.

Применение, форма и хранение

Штатное расписание — универсальный документ, применение которого оправдано в организациях различных видов собственности: в коммерческих организациях: обществах с ограниченной ответственностью (ООО), акционерных обществах, а также и в некоммерческих: учреждениях культуры и образования, в том числе в ДОУ и в школе. Работодатель обязан обеспечить постоянное хранение штатного расписания и приказа о его утверждении (обычно они хранятся в отделе кадров вместе с такими документами, как Устав, Правила трудового распорядка и т.д.).

Пример штатного расписания, актуальный на 2018 год, найти достаточно просто. На практике применяется типовая форма, которая носит наименование Т-3, и утверждена Постановлением Госкомстата №1 еще в 2004 году. Доступ к ней возможен на совершенно бесплатной основе. По этому бланку можно сделать вывод, что штатное расписание утверждается на определенный срок, однако, законодателем период его действия не урегулирован.

В случае изменений в структуре организации бланк штатного расписания подлежит уточнению, принимается новая его редакция. Таким образом, можно сделать вывод, что штатное расписание — это основополагающий локальный нормативный акт, и для его обеспечения его легитимности требуется соответствующий приказ.

Функции приказа об утверждении штатного расписания на 2018 год

Этот документ обязателен для введения нового штатного расписания или изменения старого, принятия новой редакции. Ведь только после подписания приказа об утверждении уполномоченным лицом документ начинает действовать. В каких случаях необходимо составление приказа:

  • утверждение нового штатного расписания;
  • внесение изменений в действующий документ.

Внесение изменений может потребоваться в связи с реорганизацией, расширением штата и т.д.

Содержание, как написать приказ об утверждении штатного расписания

Если изменений слишком много, гораздо проще и рациональнее принять новое штатное расписание, а не вносить многочисленные правки. Штатное расписание можно не менять ежегодно, если в этом нет необходимости (например, установить срок действия на 2017-2018 годы). Обязательных требований к реквизитам приказа не установлено, следовательно, стоит включить все типичные для распорядительной документации реквизиты. Главное, чтобы из текста приказа можно было четко понять, что вводится с конкретной даты новое штатное расписание или изменяется старое. Примерный образец приказа об утверждении штатного расписания на 2018 года приведен ниже.

Что необходимо указать, отразить в приказе, оформляем по всем правилам:

  • наименование организации;
  • ИНН, КПП, ОКПО (можно использовать фирменный бланк);
  • номер документа;
  • дата;
  • преамбула: в связи с какими событиями и на основании чего издается документ (трудовое законодательство, ТК РФ, упомянутое постановление Госкомстата №1);
  • содержание: в обязательном порядке должна присутствовать дата вступления в силу штатного расписания, дата и номер штатного расписания, также при внесении изменений можно отразить их суть, а при введении нового штатного расписания — общее количество штатных единиц, суммы, выделяемую на заработную плату и т.д.;
  • ответственного за исполнение приказа;перечень приложений, если они имеются;инициалы директора, уполномоченного на подписание лица, место для подписи;
  • инициалы и должности лиц, которых необходимо ознакомить со штатным расписанием, место для их подписи.

В организации обычно существует шаблон приказа, однако при его заполнении необходимо учесть указанные выше особенности.

Кто подписывает?

Необходимо не только правильно оформить приказ об утверждении штатного расписания, но и подписать его. Подписывает все распорядительные документы в организации уполномоченное лицо, которое в соответствии с уставом осуществляет руководство текущей деятельностью. Это директор, генеральный директор, председатель, то есть, постоянно действующий единоличный исполнительный орган. Также в уставе может быть предусмотрен особый порядок утверждения штатного расписания (с согласия Общего собрания, коллегиального исполнительного органа: Совета директоров и т.д.), порядок передачи полномочий директора.

В обязательном порядке с приказом знакомят под роспись тех лиц, ответственных за его исполнение, а также тех работников, которых коснулись вносимые в документ изменения. Согласно Постановления Госкомстата №1 штатное расписание на последней странице визируют главный бухгалтер и начальник отдела кадров.

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.



 

Возможно, будет полезно почитать: