С чего начинать восстановление трудовой книжки. Трудовая книжка утеряна: что делать и как восстановить, если есть ксерокопия? Делаем предварительные копии

2018-09-06T10:05:50+03:00

https://сайт/kak-vosstanovit-trudovuyu-knizhku/

Потеря трудовой книжки- неприятная новость, особенно для тех, кто за годы работы накопил существенный трудовой стаж. Как восстановить трудовую книжку при утере, порче. Что делать, если работодателя уже не существует. К кому обратиться, и в какой срок? Как восстановить трудовую книжку при содействии государственных органов?

Как восстановить трудовую книжку? Потеря некоторых вещей нас огорчает, расстраивает и приводит в уныние. Но вот потеря трудовой книжки способна любого ввергнуть в панику. Ведь это не просто документ, в нем отражена вся трудовая деятельность, продвижение по службе, производственные награды и так далее.

И ничего особенно страшного, если человек всю жизнь проработал на одном месте, но что делать, если таких мест были десятки. Как восстановить трудовую книжку при утере, и в каких случаях это возможно.
Ответы на эти и другие вопросы представлены ниже.

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Нач­нем с того, что по­ня­тие «вос­ста­нов­ле­ние» в от­но­ше­нии тру­до­вой книж­ки закон не упо­треб­ля­ет, оно ис­поль­зу­ет­ся толь­ко на прак­ти­ке. Закон при­ме­ня­ет тер­мин «дуб­ли­кат», и по­ря­док его вы­да­чи де­таль­но ре­гла­мен­ти­ро­ван.

Слу­ча­ям и по­ряд­ку вы­да­чи дуб­ли­ка­та по­свя­ще­ны пунк­ты 31 - 32 Пра­вил ве­де­ния и хра­не­ния тру­до­вых кни­жек, из­го­тов­ле­ния блан­ков и обес­пе­че­ния ими ра­бо­то­да­те­лей, утвер­жден­ных По­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Пра­ви­ла), а также пунк­ты 7.1. – 7.2. Ин­струк­ции по за­пол­не­нию тру­до­вых кни­жек, утвер­жден­ной По­ста­нов­ле­ни­ем Мин­тр­у­да РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тек­сту – Ин­струк­ция).

Рас­смот­рим, как можно вос­ста­но­вить утра­чен­ную тру­до­вую книж­ку.

Значение книжки

Этот документ представляет собой строго установленную форму книжки. В настоящее время действительными признаются несколько ее образцов, так как раньше они выпускались Советским союзом, а теперь Российской Федерацией. Последнее изменение было произведено в 2003 году. Книжка отражает следующие сведения о человеке:

  • Его образование, оно указывается на первой странице документа.
  • Количество отработанных лет. Каждый рабочий период записан в книжке. Согласно этим сведениям работодатель производит подсчет общего стажа человека. От этой суммы зависит расчет отпускных и больничных дней.
  • Должности, занимаемые человеком. При оформлении человека на работу, в книжке обязательно прописывается назначенная должность. Если впоследствии она изменяется, об этом также делается соответствующая запись.
  • Причины увольнения. Сотрудника нельзя уволить просто так, потому что его права защищены Трудовым законодательством. По этому причине существует несколько основных причин, которыми могут стать основаниями для увольнения. Они обязательно указываются в этом документе.
  • Название работодателя. Обязательно указывается полное наименование организации, в которой был устроен на работу ее владелец.
  • Поощрения и взыскания. В случае присуждения каких-либо наград, делается запись в этом документе. Все выговоры также обязательно записываются, так как при нарушении дисциплины и прочих нарушениях работодатель имеет право расторгнуть трудовой контракт с сотрудником.

Все эти сведения могут потребоваться в различных жизненных ситуациях. Трудовую книжку запрашивают при обращении в банк за кредитом, при оформлении различных пособий, льгот, пенсий. А также она обязательно пригодится при новом трудоустройстве. Зачастую на собеседованиях руководители принимают решение по поводу выбора кандидата, исходя из его опыта. А его подтверждает в большинстве случаев этот документ.

Что предпринять при утере трудовой книжки в первую очередь

Если вы не собираетесь в ближайшее время менять место работы, то и торопиться с оформлением нового документа не стоит.

К тому же, если у вас было всего одна-две отметки, которые не существенны для построения дальнейшей карьеры, то и восстанавливать их не обязательно. В данном случае стоит купить пустой бланк трудовой книжки, когда пойдете к новому работодателю.

Прежде, чем обращаться в госорганы за восстановлением книжки, нужно заранее собрать необходимые документы, которые существенно ускорят процесс изготовления дубликата:

  • Документ удостоверяющий личность (паспорт);
  • Пустая трудовая книжка;
  • Ксерокопия утерянного документа (при наличии);
  • Контракты с организациями, которые вы подписывали при устройстве на должность;
  • Сведения о переводах и новых назначениях;
  • Данные от ПФР о трудовом стаже.

Как восстановить трудовую книжку самостоятельно

Восстановление утерянной трудовой книжки зависит от многих факторов. Важно кто утерял документ, если это был работодатель, то не стоит волноваться, все заботы по ее восстановлению и выдаче дубликата, лягут на него. Но если утеря произошла по вине работника, то придется побегать для восстановления данных.

Большое значение имеет также возраст работника, утерявшего документ. Если это человек молодой, а работа была не слишком важной для него в плане нарабатывания стажа, то можно просто заводить новую книжку. При этом в общем трудовом стаже данные будут все равно присутствовать, так как информация об отчислениях занесена в персонифицированный учет. Более взрослым людям все равно придется восстанавливать трудовую книжку, путем получения дубликата.

При утере документа следует обращаться с заявлением о выдаче дубликата по последнему месту трудоустройства. В 15-дневный срок предприятие обязано выдать дубликат трудовой книжки. Кстати это возможно и при замене книжки, которая подлежала порче или стала слишком старой.

Следует понимать, что работодатель не сможет обеспечить заполнение данных о работе на других предприятиях самостоятельно просто по памяти. Для этого нужно представить справки о времени и месте работы в других местах.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий

  1. Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
  2. Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
  3. Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С тру­до­вы­ми книж­ка­ми могут про­изой­ти такие непри­ят­но­сти, как:

  • по­те­ря ее самим ра­бот­ни­ком;
  • утра­та ее ра­бо­то­да­те­лем, у ко­то­ро­го она хра­ни­лась;
  • ее негод­ность вслед­ствие ме­ха­ни­че­ско­го и тому по­доб­но­го по­вре­жде­ния (по­рва­лась, об­го­ре­ла пол­но­стью или ча­стич­но, за­ли­та жид­ко­стью и пр.);
  • мас­со­вая утра­та из-за чрез­вы­чай­ных про­ис­ше­ствий (закон от­дель­но вы­де­ля­ет такой слу­чай).

Во всех этих слу­ча­ях Пра­ви­ла пред­пи­сы­ва­ют оформ­лять дуб­ли­кат (фак­ти­че­ски они ре­гла­мен­ти­ру­ют, как пра­виль­но вос­ста­но­вить тру­до­вую книж­ку).

От­ме­тим, что если тру­до­устра­и­ва­ет­ся ра­бот­ник, не име­ю­щий тру­до­вой книж­ки и утвер­жда­ю­щий о ее утра­те, ему раз­ре­ша­ет­ся за­ве­сти новую, а не вы­пи­сы­вать дуб­ли­кат.

Ана­ло­гич­но и в си­ту­а­ции при­е­ма на ра­бо­ту граж­да­ни­на с по­вре­жден­ной тру­до­вой книж­кой можно офор­мить дуб­ли­кат, а можно и за­ве­сти новую.

В осталь­ных си­ту­а­ци­ях по­ря­док дей­ствия ра­бо­то­да­те­ля имеет неко­то­рые от­ли­чия.

Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?

Если работник потерял трудовую книжку, основанием для восстановления книжки являются следующие документы:

  • заявление работника;
  • документы, которые могут быть подтверждением работы у предыдущих работодателей (приказы, справки и т.д.).

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, по ксерокопии? Несмотря на то, что ксерокопия, казалось бы, является документом, который может значительно облегчить восстановление книжки, необходимо знать, что ксерокопии не признаются законодательством документами, подтверждающими трудовые отношения. Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия? В данной ситуации ксерокопия может использоваться только как источник информации: она содержит полный список компаний в хронологической последовательности, его должности.

Какие документы потребуются

Еще до обращения в госорганы вы можете начать собирать пакет требуемых документов для восстановления трудовой книжки.

  • Паспорт – нужен для идентификации вашей личности.
  • Пустая трудовая книжка – ее заполнят в месте обращения. Купить ее можно в канцелярском магазине. Проверьте наличие водяных знаков, чтобы не приобрести подделку.
  • Копия старой трудовой – если имеется. Возможно, ксерокопия была нужна для получения каких-либо услуг государства, и вы сделали лишнюю копию.
  • Контракты с работодателями –если не найдете документы, постарайтесь вспомнить названия юридических лиц, на которых вы работали. Попробуйте связаться с ними в интернете или по телефону и попросите выслать копии документов.
  • Сведения о переводах и назначениях – эти документы подтверждают ваше движение по карьерной лестнице в пределах одной фирмы.
  • Сведения о трудовом стаже – можно получить в ПФР.

Если в старой трудовой книжке было всего пара записей, не имеющих особого значения для вашей будущей карьеры, можно трудовую книжку и не восстанавливать. Просто при устройстве на новое место работы попросите оформить новую трудовую книжку.

Есть еще один вариант, при котором необязательно собирать документы. Обратитесь с просьбой восстановить трудовую книжку к последнему работодателю. При этом в новой трудовой будет указан общий стаж работы и только последняя занимаемая должность. Для этого напишите заявление об оформлении дубликата документа взамен утерянного. В обращении укажите основание обращения (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек), проставьте дату и подпись с расшифровкой. В течение двух недель вам выдадут новый документ без пометок о прошлых трудовых заслугах. Если эти сведения вам необходимы, придется лично посетить прошлые места работы.

Порча трудовой книжки

Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.

Восстановление через многофункциональный центр

В случае обращения в МФЦ вам необходимо посетить учреждение лично, можно предварительно записаться на прием. Обязательно возьмите с собой документ, удостоверяющий вашу личность - паспорт.

Обратитесь к специалисту центра с просьбой предоставить бланк заполнения заявления о восстановлении трудовой книжки. Запишите всю необходимую информацию разборчивым почерком и отдайте заявление специалисту центра.

Преимущества такого метода в том, что вам не придется самому обращаться ко всем прежним работодателям.

Однако сотрудники центра будут направлять запрос в государственный архив. Если там нет сведений о вашем трудовом стаже, то и в книжке они не будут отображены.

Восстановление через Пенсионный фонд России

Для выдачи дубликата трудовой книжки в ПФР вам потребуется подготовить паспорт и СНИЛС. Лично посетите филиал данного учреждения, к которому вы относитесь по прописке или же по месту фактического проживания.

Там вам выдадут бланк заявления, в котором нужно будет указать ваши контактные данные и причину обращения. После его заполнения вы отдаете его сотруднику пенсионного фонда. Если все заполнено правильно, то специалист сообщит вам, когда документ будет готов.

Данная процедура бесплатна, вам не потребуется дополнительно оплачивать государственную пошлину. Следует учесть, что если ваш общий трудовой стаж превышает 15 лет, то данные о местах работы могли не сохраниться в архиве, что значительно затруднит выдачу нового документа.

Восстановление через портал Госуслуг

Портал государственных услуг в данном случае может помочь только как консультант. При введении соответствующего запроса ресурс предоставит полную информацию о способах восстановления потерянного документа. В любом случае, потребуется обращение в ПФР или же к предыдущему нанимателю.

Восстановление через суд

Это один из наиболее надежных вариантов получения дубликата. Для инициации разбирательства требуется предоставить заполненное заявление в суд.

Там вы отмечаете причины потери документа и указываете все имеющиеся у вас сведения касаемо общего трудового стажа.

Судебная инстанция сама проводит разбирательство и связывается со всеми заинтересованными лицами. Если компания, в которой вы ранее трудились, была обанкрочена или ликвидирована, то для восстановления документа применяются показания свидетелей, в качестве которых могут выступать бывшие коллеги или начальство.

При всей своей надежности у такого метода существуют и недостатки. За судебные разбирательства вам придется заплатить. Сумма определяется в судебной инстанции в зависимости от всех нюансов дела. Еще одним минусом будет считаться негативное впечатление у заинтересованных лиц от повестки в суд.

Как восстановить трудовую через архив

Та часть данных, которая отсутствует в пенсионном фонде, может оказаться доступной в государственном архиве по месту регистрации организаций, в который вы раньше работали. Это более трудоемкий процесс, однако на ваш письменный запрос, который подается по таким же правилам, как и обращения во все государственные инстанции, вам также выдадут справку с искомой информацией о месте и сроке работы заявителя.

Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №223 «О трудовых книжках», в ситуации, когда трудовая книжка была утеряна работодателем (к примеру, при переезде компании или пожаре) , восстановлением документа будет заниматься организация.

Для того чтобы процесс был официальным, работнику необходимо составить заявление об утере документа (находится в открытых источниках) и передать его в отдел кадров по последнему месту работылично или по почте с уведомлением о вручении.

Если у сотрудника имеется копия трудовой книжки (или сам документ, в случае если он испорчен) , ее также необходимо приложить к заявлению.

Время получения дубликата составляет 15 дней с момента обращения (31 статья постановления «О трудовых книжках») , поэтому рекомендуется составить 2 экземпляра заявления, на одном из которых впоследствии ставится отметка о вручении (при отправке почтой первым будет считаться день получения письма) .

Важно : финансовые затраты при восстановлении трудовой книжки ложатся на плечи работодателя.

В случае отказа, сотрудник может подать на предприятие в суд.

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд.

Восстановление трудовой книжки при утере, порче, если сотрудник ранее работал в нескольких организациях

Нередко сотрудники приносят испорченный документ и спрашивают, как восстановить трудовую книжку. Если из-за разрыва отсутствуют части страниц, записи неполные, их трудно прочесть, книжка недействительна. В нее нельзя вносить новые записи. Если продолжите вести такую трудовую книжку, инспектор ГИТ может вас оштрафовать. А у работника возможны трудности при назначении пенсии.

В этом случае дубликат оформляет последний работодатель. Раздел «Сведения о работе» заполняйте следующим образом. Сначала вносите информацию об общем стаже за период, предшествующий поступлению в вашу организацию, если имеются подтверждающие бумаги. Наименование компании не вносите.

После сделайте записи о работе в компании. Вносите и информацию о переводах, увольнении на основании имеющихся документов: трудового договора, соглашений, личной карточки и прочих. Сведения о награждениях вписывайте в соответствующий раздел.

Обратите внимание! Просите сотрудника принести документы, на основании которых внесете сведения в дубликат.

Учитывайте, что они должны быть заверены, так как восстановить трудовую книжку иначе не получится. Учитывайте особенности восстановления трудовой книжки при утере, если работник трудился в другой фирме, которую ликвидировали. Процесс не сильно отличается, но могут возникнуть сложности с поиском архивов, в которых хранятся документы. Вы должны оказать содействие, что следует из пункта 32 Правил №225, пункта 11 Правил № 1015, пункта 7.2 Инструкции № 69.

Инструкция

Профилактика всегда дешевле и выгоднее, чем ликвидация последствий, поэтому если вы не потеряли свою книжку, сделайте ее нотариально заверенную копию. Если же неприятность уже случилась, то вам придется ее самостоятельно восстанавливать.

Процесс восстановления трудовой книжки – это не сложное, но трудоемкое мероприятие, требующее огромного терпения. Чтобы восстановить трудовую книжку вы должны посетить все места своей бывшей и желательно в хронологическом порядке. В отделе кадров этих учреждений вам в новую трудовую книжку должны внести данные, что вы в указанный период являлись сотрудником этой .

Идя на бывшее место работы, возьмите с собой паспорт, ваш трудовой договор и все имеющиеся у вас (справки, ведомости о выплате зарплаты и т.д.). Дело в том, что сотрудники отдела кадров могут попытаться вам отказать или отложить этот вопрос под различными предлогами. Самые распространенные причины – отсутствие на месте уполномоченного лица и отсутствие у вас всех нужных документов. Твердо стойте на своем, отказать вам они не имеют права.

Придя на бывшее место работы, вы обнаружили совершенно другую . Не спешите уходить. Возможно фирма, в которой вы работали, просто сменила название. Возможен вариант, что она была поглощена более крупной компанией. В таком случае восстанавливать данные в вашей трудовой книжке должен их отдел кадров. Потому что перед слиянием документы перемещаются в общие архивы.

Но как поступить, когда фирма, в которой вы отработали несколько лет, перестала существовать? При ликвидации компании ее руководство обязано передать всю свою документацию в городской архив. Вам остается только узнать адрес архива, и запросить у них справку о том, что в указанный период вы были сотрудником закрывшейся фирмы.

Если же документов данной фирмы в архиве не оказалось, то постарайтесь узнать, не была ли фирма перед закрытием переименована. В этом случае нужно запрашивать документацию компании по ее последнему названию.

Но многие обанкротившиеся компании не спешат передавать свои документы в государственные архивы. В этом случае свои законные права вы можете отстоять через суд. Соберите все имеющиеся у вас документы, напрямую или косвенно подтверждающие, что вы работали на данном предприятии. Найдите двух бывших сослуживцев, готовых подтвердить, что вы работали вместе с ними в указанной компании. Руководствуясь главой 28 Гражданского Процессуального Кодекса РФ, обращайтесь в суд.

В жизни человека случаются такие ситуации, когда приходится восстанавливать трудовую книжку – утраченную либо испорченную. Первый вопрос, что возникает – кто должен это делать. Сам процесс оформления, т.е. выписывания дубликата, лежит на предыдущем или нынешнем работодателе, а собирает документы тот, кто виноват.

Порядок действий зависит от того, по чьей вине :

    1. Работодатель. Когда утеря или порча случилась по вине организации, восстановлением занимается она. Этот факт мог иметь и частный характер либо массовый - утеря всех документов или большей части вследствие стихийного бедствия (пожар, затопление) либо нарушения .

      В первом случае работодатель, восстанавливая книжку, делает необходимые запросы в соответствующие организации, во втором – создается комиссия по восстановлению документов. В обоих случаях восстанавливает формуляр сотрудника сам, а не перекладывать на него часть обязанностей.

    2. Владелец. Утеря, порча по вине собственника – сбор документов для восстановления информации проводит он.

Как восстановить трудовую при утере

Когда книжка испорчена (обгорела, промокла, порвалась), восстанавливать придется ту информацию, что уничтожена. Читаемая (полная) переносится в новую.

Чтобы восстановить книжку при утере, надо собрать всю подтверждающую деятельность информацию с обозначением предприятий и периодов работы. Нужно:
      • Вспомните предыдущие места работы, что отражались в трудовой, с названиями организаций и расположением. Зафиксируйте на бумаге.
      • Когда таковая находится недалеко от места нынешнего проживания, съездите и напишите заявления о предоставлении документа о времени и характере работы в этой организации, а также обо всех поощрениях, что отражались в утерянной трудовой книжке. В ответ на запрос специалист по кадрам предоставит полную информацию, заверенную печатью и подписью руководителя.
      • Когда организация, где работали, находится в другом города, области, республике, запрос посылают почтой с уведомлением о вручении. Ответная информация передается таким же способом.

Где восстанавливают трудовую книжку, когда организация прекратила существование

      • В Пенсионном фонде . Обращаетесь в таковой по месту вашего проживания с запросом о предоставлении справки о стаже. В течение десяти дней с момента получения его сотрудники структуры выдают необходимый документ с указанием мест и периодов работы. Есть один нюанс: в Пенсионном фонде такая информация за последнее период. Когда стаж большой, предоставленная информация окажется неполной.
      • Следующая способная помочь организация – государственная архивная служба . Эта контора хранит больше сведений о труде граждан, нежели ПФРФ. Но и хлопот с запросами в эту инстанцию хватает. Чтобы получить необходимые сведения, обратитесь в архивную службу по месту регистрации ликвидированной организации.
      • Суд . Когда с восстановлением не помогли предыдущие госорганы, составляют иск по месту жительства. К заявлению прилагают документы, что хоть косвенно подтверждают трудовую деятельность в том или ином учреждении. Нелишние и свидетельские показания бывших сослуживцев и коллег. Суд сам сделает часть запросов. Вынесенное решение – подтверждающая информация для восстановления книжки.
      • По копии . Когда сохранилась копия утерянной трудовой, все описанные выше похождения не грозят. Работодатель при оформлении дубликата перенесет информацию в новый документ. Но есть важный момент – она должна быть заверенной, и правильно. На каждом листе – наличие печати (синяя) заверяющей организации, надпись «копия верна», должность, фамилия, имя, отчество, подпись руководителя предприятия, дата. В конце к пометкам добавляется фраза «работает по настоящее время». Либо копия прошивается, пронумеровывается и также заверяется с указанием количества листов.

Завершающий этап

По завершении сбора информации остается последний этап – заявление на восстановление трудовой книжки, что пишется в свободной форме и вместе с собранными документами вручается работодателю. Он займется оформлением дубликата. И обязан в течение 15 дней выдать новую трудовую.

В следующий раз делайте с документов заверенные копии. Это когда-нибудь облегчит жизнь.

Утрата или порча документов всегда доставляет неприятности. Некоторые из них восстанавливаются сравнительно просто и быстро, а другие напротив. Многие из нас даже не имеют понятия что делать, если потерял трудовую книжку. Как быть в этой ситуации? Каким образом восстанавливается трудовая книжка: самостоятельно либо через работодателя?

Причины утраты

Гласит о том, что во время приеме на работу новоиспеченный соискатель должен предоставить трудовую книжку. Этот документ содержит как биографические данные физического лица, так и информацию о предыдущих работодателях, период трудоустройства и причины увольнения. Довольно часто возникают ситуации, когда новый сотрудник не может предоставить трудовую книжку по причине ее утраты. Если потерял трудовую книжку, что делать?

Прежде всего, трудовая книжка - документ, имеющий юридическую силу. Причины утраты могут быть следующими:

  1. Работник потерял документ.
  2. Работодатель потерял документ.
  3. Документ был украден.
  4. Книжка была утеряна из-за стихийного бедствия, природных катаклизмов и прочих форс-мажорных обстоятельств.

Вина работника

В ситуациях, когда трудовая книжка выдается работникам на руки, он несет непосредственную ответственность за ее сохранность. При этом утрата книжки может быть случайной, так и преднамеренной (к примеру, при увольнении по статье). Если работник потерял трудовую книжку, что делать? В любом случае необходимо ее восстанавливать либо заводить новую.

Большинство трудоустроенных граждан наивно полагают, что при утрате книжки можно купить новую и передать ее в отдел кадров. Однако такие действия могут привести к потере стажа, что может оказать влияние на принятие решения работодателем о приеме нового сотрудника в штат. Вопрос о восстановлении документа важен и для лиц с минимальным стажем.

Вина работодателя

Даже работодатели не застрахованы от утери трудовых книжек своих сотрудников. Если работодатель потерял трудовую книжку, что делать работнику? Однозначно книжку необходимо восстанавливать, но заниматься этим вопросом будет уже непосредственно работодатель. При этом организация берет на себя ответственность только в случаях, когда работник числился в штате на момент утраты документа. Также по требованию сотрудников может быть выдана копия или оригинал книжки под расписку.

Иные причины

Довольно часто утрата этого документа вызвана причинами, не зависящими от сотрудника и работодателя. К примеру, это может быть кража, пожар, природные катаклизмы, правонарушения со стороны третьего лица. При этом восстановить книжку должна та сторона трудовых отношений, у которой документ находился в момент утраты.

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Алгоритм если она была утрачена по вине работника, следующий:

  1. Работник обращается в организацию, где он был трудоустроен последний раз или состоит в штате на сегодняшний день, и пишет заявление о выдаче дубликата книжки.
  2. В течение 2 недель работодатель рассматривает заявление, а после выдает дубликат. Именно за этот период просьба бывшего сотрудника должна быть удовлетворена.

В новый документ работодатель не обязан заносить данные о прошлых местах работы бывшего сотрудника. В трудовой книжке он указывает общий стаж работы в других фирмах без уточнения их названий и контактных данных на основании ранее предоставленных работником приказов, трудовых соглашений и прочих бумаг. Владелец же книжки не может самостоятельно заполнять книжку. Отметки делаются сотрудником отдела кадров. Помимо этого, если работник ранее получал награды и поощрения за свой труд, эти сведения также должны быть внесены.

К заявлению необходимо приложить следующую документацию:

  • приказы о зачислении в штат или об увольнении,
  • старые трудовые соглашения либо их нотариально заверенные ксерокопии,
  • копии ведомостей о начислении зарплаты,
  • выписку со счета системы пенсионного страхования.

Заявление должно быть адресовано непосредственному руководителю отдела кадров. В нем должна быть указана просьба о восстановлении документа, а также причины его утраты.

Если организация ликвидирована

Если потерял трудовую книжку, что делать, когда фактически организации уже не существует? В этом случае работнику следует обратиться в отделение Пенсионного фонда или в государственный архив. Помимо этого, восстановить документ можно через суд.

Однако сам процесс восстановления информации о стаже у ликвидированного работодателя довольно сложный. Для того чтобы получить справку о стаже, необходимо для начала направить письменный запрос либо лично явиться в отделение государственного архива, где осуществляется хранение документов ранее существовавшего предприятия. Если же архив отказывает в предоставлении информации, работник может подать судебный иск.

Если имеется копия

Если потерял трудовую книжку, что делать при наличии ее копии? Во-первых, следует помнить, что юридическую силу имеют только заверенные копии. Поэтому восстановить книжку можно, когда имеется заверенная копия. Существенно упрощается процедура получения новой трудовой книжки, когда у работника имеется копия старого документа, заверенная организацией. Чтобы получить новую книжку, необходимо представить работодателю заявление о выдаче дубликата и копии. Однако при наличии у работодателя сомнений в достоверности документа он может запросить дополнительную информацию у организаций, в которых сотрудник ранее трудился.

Что делать, если книжку невозможно восстановить через работодателя

Если потерял трудовую книжку, что делать при невозможности ее восстановления через работодателя? Для этого можно обратиться в те же инстанции, что и при ликвидации организации, а именно:

  • в отделение пенсионного фонда,
  • в государственных архив,
  • в суд.

В отделении ПФРФ необходимо написать лично заявление на восстановление трудовой книжки. Также можно отправить его заказным письмом по почте с уведомлением. Процедура занимает около 2 недель.

Процесс через госархив происходит дольше. Для этого нужно направить письменный запрос в местное отделение государственного архива.

Самым долгим способом восстановления трудовой книжки является обращение в суд. В процессе рассмотрения дела бывшим работодателям направляются запросы. Когда предприятие ликвидировано или проверить подлинность информации не удается, используются показания свидетелей.

Работодатель потерял трудовую книжку: что делать?

Потерять трудовую книжку организация может по многим причинам.

Что же делать, если утрата документа произошла по независящим от работодателя обстоятельствам, к примеру, во время природного катаклизма. В данной ситуации организация создает специальную комиссию для расследования факта утраты трудовой книжки. В ее состав должны войти непосредственный руководитель предприятия либо его законный представитель, а также работник одного из органов исполнительной власти. После того как расследование причин будет проведено, составляется акт, на основании которого выдается дубликат документа.

А если по причине неуважения или халатности к сотруднику организация потеряла трудовую книжку, что делать? В этом случае работодателю грозит административная ответственность в виде штрафа. При этом ответственными за утрату будут те сотрудники, по вине которых она произошла. Для восстановления трудовой книжки необходимо в письменной форме запросить у организации:

  • приказы о зачислении в штат,
  • копию трудового соглашения,
  • номер лицевого счета, куда направляется заработная плата либо справку 2-НДФЛ.

Помимо этого, нужно направить запрос в пенсионный фонд для получения выписки по произведенным отчислениям.

Если же организация виновна в утрате этого документа, но при этом отказывается его восстанавливать, работник может обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру. Но если эти действия не имели результата, необходимо подать исковое заявление в суд.

Материальная ответственность организации

Как уже было сказано выше, работодатель при преднамеренной утрате книжки несет административную ответственность. Размер штрафных санкций составляет от 1000 до 5000 рублей для ИП и от 30000 до 50000 для юрлиц. Также деятельность организации может быть приостановлена на срок до 3 месяцев. Административный штраф может быть наложен только при судебном разбирательстве. Работник вправе взыскать за дни просрочки выдачи трудовой книжки часть среднего заработка, о чем гласит 234 статья ТК РФ. Также может быть взыскан и моральный ущерб.

Ситуации с потерей документов возникают довольно часто. Если вы потеряли трудовую книжку на работе, что делать? Однозначно ее необходимо восстанавливать. Бремя ответственности за восстановление книжки ложится на ту сторону трудовых отношений, по вине которой произошла ее утрата.

Трудовая книжка – это документ, в котором содержится вся информация об официальной трудовой деятельности с первого места работы до последнего.

А именно: название организации, даты зачисления в штат и увольнения, должность, переводы на другую постоянную работу, награды.

Она часто требуется при смене места работы и для подтверждения общего, непрерывного и специального трудового стажа при выходе на пенсию. Согласно статье 66 ТК РФ она «является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника».

Сейчас начинающие работники, часто пренебрежительно относятся к данному документу.

Ими не учитывается тот факт, что при трудоустройстве трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.

Бывают ситуации, когда трудовая книжка потеряна, и дальнейшие действия будут зависеть непосредственно от того, по чьей вине это произошло – самого работника или работодателя.

Документ потерял сам владелец

Если документ был потерян по вине владельца, то поступить он может одним из следующих способов:

  • Смириться с потерей и никак на нее не реагировать, так как в настоящее время закон не принуждает работника оформлять дубликат трудовой книжки (ч. 5, ст. 65 ТК РФ). Либо обратиться к работодателю с письменным заявлением об оформлении новой трудовой книжки.
  • Обратиться ко всем предыдущим работодателям, которые ставили отметку о трудоустройстве с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей.

Такое заявление подается лично либо заказным письмом с уведомлением о получении. По нему работодатель должен оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней (п. 31 Правил).

После восстановления в дубликате будет запись о восстановлении непрерывного трудового стажа, подтвержденного необходимыми документами. В записи будет указано общее количество лет без уточнения мест работы и должностей.

В случае ликвидации прошлого работодателя, дубликат можно сделать у нового работодателя, однако следует учитывать, что он не обязан это делать.

Документ потерял работодатель

Что делать, если трудовая книжка утеряна работодателем?

Случается так, что по каким-то причинам работодатель может потерять трудовую книжку своего сотрудника.

В такой ситуации работник должен действовать в зависимости от сложившейся ситуации:

  • Если вас уволили, а трудовую книжку не выдали, то можно пойти в суд и просить взыскать средний заработок за каждый день задержки трудовой книжки, что предусмотрено Трудовым кодексом РФ.
  • Если вы хотите восстановить записи, свидетельствующие о трудовом стаже, то в этом случае необходимо написать работодателю заявление об оформлении дубликата трудовой книжки».

Заявление необходимо адресовать работодателю по последнему месту работы, а на вашу просьбу должны отреагировать в течение 15 дней с момента подачи заявления. Также вы можете письменно попросить работодателя завести вам новую трудовую книжку.

Для восстановления трудовой книжки работник должен представить документы, подтверждающие периоды работы в предыдущих организациях. Если у работника таких документов не окажется, организация обязана оказать ему помощь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Если подтверждающие документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Куда обращаться?

Кто занимается восстановлением документа? Восстановление трудовой книжки возможно через Пенсионный фонд и другие инстанции, если есть такая необходимость.

Для оформления дубликата у нового работодателя можно обратиться в следующие структуры:

  • Ко всем предыдущим работодателям и получить письменные подтверждения стажа.
  • В Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если фирмы были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных фирмах.
  • В суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.
  • В Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя.

Порядок восстановления трудовой книжки при утере

Восстановление трудовой книжки при утере работником или работодателем происходит примерно по одной и той же схеме.

Независимо по чьей вине была утеряна трудовая книжка, обращаться в любом случае вам придется именно к последнему работодателю.

Если вы хотите именно восстановить документ, то здесь необходимо написать заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы.

Заявление лучше направить ценным письмом с описью вложения, чтобы у вас на руках остались доказательства того, что вы просили оформить дубликат. В ходе оформления дубликата от вас могут потребоваться дополнительные документы, подтверждающие стаж работы до поступления к работодателю, который оформляет дубликат.

Для того, чтобы вы могли подтвердить свой общий стаж работы, могут потребоваться трудовые договоры, приказы о назначении на должность, а также, по словам нашего эксперта, иные трудовые книжки, решения суда, справки от прежних работодателей.

Если работник сам утратил свою трудовую книжку, то писать запросы и обходить предыдущие места работы придется именно ему.

Если утрата произошла по вине работодателя, то сбор всех необходимых документов должен производиться непосредственно представителями организации.

Как правильно составить заявление на восстановление

Заявление на дубликат подается от имени работника на имя работодателя или непосредственно организации.

В заявлении в первую очередь указывается основание, по которому была утрачена трудовая, а потом излагается просьба.

Ставится непосредственная дата написания заявления и подпись работника. Можно печатать на компьютере или написать от руки понятным почерком.

Заявление пишется на имя работодателя или на имя самой организации. Но в написании заявления нельзя обращаться к сотрудникам отдела кадров. Как правило, в шапке пишется информация о работодателе, а именно его фамилия имя и отчество, а также название организации и ее непосредственные контакты.

Правильно написанное заявление о выдаче новой трудовой книжки содержит в себе контактную информацию, причину утери, подпись и просьбу о выдаче дубликата. Если в организации есть специальный бланк для этого – воспользуйтесь им.

Заявление должно быть написано максимально грамотно. Практически недопустимо оставление ошибок в заявлении. Также нежелательно наличие в заявлении зачеркиваний.

Написано заявление, как и любой другой документ, может быть от руки или же напечатано на компьютере, однако печать и подпись должны быть проставлены индивидуально на каждом заявлении самим работодателем.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой?

Как происходит восстановление записей в случае утери трудовой книжки?

В дубликат вносятся сведения об общем и/или непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами, а также сведения о работе и награждениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При этом стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Далее в обычном порядке вносятся записи о работе у работодателя, который оформляет дубликат.

Вывод

Итак, восстановление трудовой книжки - дело довольно непростое.

Однако по чьей бы вине ни случилась «потеря», не стоит переживать - утраченный документ, оформляющий профессиональную биографию, всегда можно восстановить.

pechatik.ru

 

Возможно, будет полезно почитать: