Схема очередности внешнего согласования проекта. Подготовка документов на согласование

Тема сложная и интересная. Я и сама не так давно в ней разобралась. Раньше, например, думала, что гриф «Для служебного пользования» может применяться во всех организациях. Оказалось, нет.

Правила применения грифа ограничения доступа есть и они меняются, в связи с введением новых нормативных актов. Например, статья 139 ГК РФ «О служебной и коммерческой тайне» утратила силу. Теперь действуют ФЗ «О коммерческой тайне» и «Положение о порядке обращения со служебной информацией» (ссылки ниже). А методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97 -2016 наконец разъяснили правила оформления грифа. И это порадовало.

Давайте разберемся какие бывают грифы ограничения доступа и в каких случаях их нужно применять.

Гриф ограничения доступа — это реквизит документа, который ограничивает распространение информации. Его применяют при оформлении конфиденциального документа. Именно это и отличает конфиденциальный документ от обычного.

Конфиденциальный документ — носитель документированной информации, оформленный определенным образом и содержащий сведения, которые относятся к коммерческой, служебной или иной тайне, доступ к которому охраняется законодательством и его обладателем.

Конфиденциальная информация отличается от конфиденциального документа тем, что может быть и устной. А устную информацию контролировать довольно трудно. С материальными носителями все проще. Поэтому для документов, флешек, дисков существует гриф ограничения доступа.

Работодатель сам решает (кроме гостайны) какую информацию следует отнести к конфиденциальной, но это не должно противоречить законодательству. Поэтому нужно сначала изучить нормативные акты по этому вопросу.

После изучения нормативных документов работодатель должен решить какой гриф(ы) ограничения доступа будет использоваться в организации и будет ли. Затем правила работы с конфиденциальной информацией и использования грифа следует закрепить в нормативных документах организации. Тогда сотрудники будут знать какая информация относится к конфиденциальной и как с ней работать.

Виды грифов ограничения доступа:

«Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности» .
Использование этих грифов допускается только для засекречивания информации, составляющей государственную тайну. Применяется в основном в государственных организациях или организациях, осуществляющих государственное управление. Правила отнесения сведений к гостайне определяет Правительство Российской Федерации.

Совершенно секретно
Экз.№ 1

Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

«Для служебного пользования» .
Используется для работы со служебной информации ограниченного распространения (служебная тайна). Этот гриф используется только в федеральных органах исполнительной власти для работы с информацией, которую можно отнести к несекретной.

Какую информацию отнести к несекретной определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее документ. Они несут ответственность за обоснованность этого решения и за соблюдение ограничений в отношении этой информации.

Для служебного пользования
Экз.№ 1

«Коммерческая тайна»
Используется для информации, которая позволяет организации увеличить доходы, сократить расходы, сохранить положение на рынке и получить коммерческие выгоды.

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«ИнтелИнвест»
Норвежская ул., д. 24,
г. Казань, 657533

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

«Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация»
Если в организации есть конфиденциальные документы, которые не отвечают признакам какой-либо тайны, то организация вправе сама определить форму грифа. Например, ввести гриф «Конфиденциально» или «Конфиденциальная информация».

Конфиденциально
Экз.№ 2

Это самые распространенные грифы ограничения доступа. Организация также может установить грифы, связанные с профессиональной деятельностью — «Банковская тайна», «Налоговая тайна», «Врачебная тайна» и другие. На практике встречается и гриф «Персональные данные», но в 80% случаях для ограничения доступа к этой информации организации используют гриф «Конфиденциально».

Согласование
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.
Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
В "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации" указывается: "С главным бухгалтером (бухгалтером) целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и других)".
В "Положении о главных бухгалтерах" документы, подлежащие согласованию с бухгалтером, перечислены более подробно. Это, кроме приказов по личному составу, договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д.* Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

* Положение о главных бухгалтерах. / /Настольная книга бухгалтера, т. 1. -М.: ИНФГА, 1996, с. 66.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа (реквизит 23), состоящей из личной подписи визирующего, её расшифровки и даты. Но виза может быть оформлена и более полно:
указание должности визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия) и дата. Например:
Главный бухгалтер
(подпись) Л. И. Иванова
23.11.98

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Место визы - ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения - второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа (реквизит 22) .

Гриф согласования оформляется в строгом соответствии с требованиями ГОСТа и имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.. Например:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Протокол заседания профкома

(подпись) В.В.Соколова 09.08.97 №25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.97 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка, указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек. Место грифа согласования ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне документа.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

В Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется лист согласования оформлять по форме:

Лист согласования

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Начальник государственного Председатель Комитета по

правового управления законодательству

подпись Г.С.Остроумов подпись В.С.Гусенков

Согласованный документ направляется для подписания.

Подписание и утверждение документов

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона "О бухгалтерском учёте" посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: "Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами".*

* Федеральный закон "О бухгалтерском учёте", ст. 9, n .3.

В "Инструкции Министерства финансов РФ по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете", подписание документов расписано более подробно: "В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет расходов по бюджету, специальным и другим внебюджетным средствам, подписываются руководителем учреждения или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем". Далее указан порядок подписания расходных, кассовых ордеров, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей, мемориальных ордеров и т.д. В соответствии с Инструкцией "приходные кассовые ордера действительны при наличии подписи главного бухгалтера или его заместителя и кассира".*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете. Утверждена приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 ноября 1993 года № 122. - М.:ИПО "Полигран", 1993, с. 9-10.

Таким образом, все законодательно-нормативные акты о ведении документации бухгалтерской отчётности касаются вопросов их подписания.

Подписи на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения. Например:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского

института документоведения

и архивного дела подпись М.В.Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание. Например:

Зав. кафедрой зоологии

профессор, д-р биолог, наук подпись И.Ф.Милютин

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор школы № 585 Директор бассейна "Заря" подпись О.О.Никитина подпись Е.Л.Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается "зам." или "И.О.") и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога "За" является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки "Зам".

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации":

2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации".

Печать(реквизит 24).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ описаны в п.6 ст. 2 Федерального закона "Об акционерных обществах": "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).*

*Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платёжные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии (реквизит 25).

Секретарю часто приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита "подпись документа". На основании требований ГОСТа Р 6.30-97 она включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, её расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения. Например:

Верно

Секретарь Личная подпись Т.В.Романова

14.07.98

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдаётся на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов, выполненных на гербовом бланке и предназначенных для рассылки, ГОСТ Р 6.30-97 допускает только при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Гриф утверждения документа (реквизит 15).

После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного общества Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов здравоохранения России

15.05.98 15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к методическим рекомендациям "Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р6.30-97.

Согласование документа - это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. При этом большая часть вопросов о порядке согласования документов отдана на усмотрение самой организации.

Данная статья поможет вам при описании порядка визирования документов в инструкции по делопроизводству вашей организации.

Законодательство четко не говорит о том, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации и, в частности, лица, ответственные за работу с документами, должны дорабатывать эти вопросы самостоятельно.

Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Конечно, не все документы до подписания подлежат согласованию. Оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.

Виды согласования документов

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа, например профессиональными союзами и т.п. Например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.

Обращаем внимание, что в зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее - грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Виза документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе оформляйте визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Количество виз на документе. Порядок визирования

Сколько виз может быть на одном документе? Законодательством не установлены ограничения относительно количества виз на одном документе.

При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание.

Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами.

Согласование может проводиться как внутри организации – со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее – с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

В процессе согласования документа его текст корректируется и изменяется по замечаниям, уточнениям и дополнениям, вносимым специалистами в первоначальный вариант проекта документа.

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

ü Например:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Директор Государственного

ü учреждения «Национальный

архив Республики Беларусь»

Подпись В.Д.Селеменев

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по форме:

ü СОГЛАСОВАНО

ü Протокол заседания

экспертного совета

18.10.2008 № 13

ü СОГЛАСОВАНО

Письмо Государственного комитета

по стандартизации, метрологии и

сертификации Республики Беларусь

03.10.2008 № 11-10/1186

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в следующем порядке:

Например:

Более трех грифов согласования оформляются двумя вертикальными рядами.

При отсутствии места на документе оформляют лист согласования. На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка:

Лист согласования

прилагается

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Виза официального документа – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.В.Смирницкий

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся. При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Возможно, будет полезно почитать: