Архивное законодательство в российской федерации. Законодательное регулирование архивного дела в российской федерации Правовое регулирование деятельности архива организации кратко

Архивное право. Терминархивное право существовал еще в про­шлом веке, его определение включали в толковые словари. Так, в настольном словаре Ф.Толля (1863) было дано следующее опре­деление архивного права: «Относящиеся к архиву законы и пра­вила составляют архивное право». Однако данное определение, исходя из современной трактовки архивного права, более подхо­дит к пониманию архивного законодательства.

Архивное право можно рассматривать и как научную дисцип­лину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законода­тельных актов, связанных с архивной сферой. Поэтому понятие архивное право шире, чем понятиеархивное законодательство.

Широкое распространение термин архивное право получил в 20-е гг. XX в. в связи с постановкой вопроса о разработке Архив­ного кодекса РСФСР.

В существующих архивных словарях термин архивное право оп­ределяется как установленная законодательными и нормативны­ми актами совокупность норм и правил, регламентирующих дея­тельность государственной архивной службы. Однако в современ­ной России это определение не отражает в полной мере всех сфер приложения норм и правил архивного права, ибо здесь кроме государственного сектора присутствует и частный (негосударст­венный) архивный сектор, о чем ниже будет сказано более по­дробно.

Архивное законодательство. Прежде чем перейти к рассмотре­нию архивного законодательства, дадим определение законодатель­ства вообще.

Законодательство- это один из основных методов осу­ществления государством своих функций, заключающийся в изда­нии органами власти законов. Это одна трактовка термина.

Специалисты считают, что законодательство - это система не только законов, но и подзаконных актов.

Закон- нормативный правовой акт, принимаемый органом законодательной власти или непосредственно народом (путем ре­ферендума), обладающий высшей юридической силой и содер­жащий первичные правовые нормы по вопросам, регулирующим Наиболее важные общественные отношения.

Законы РФ подразделяются: на Конституцию РФ;

федеральные конституционные законы; федеральные законы (в том числе кодексы).

Высшую юридическую силу имеет Конституция РФ, принятая всенародным голосованием. Конституция РФ - основополагаю­щий закон и правовая основа законодательства РФ.

В соответствии с Конституцией и по вопросам, предусмотренным ею, принимаются федеральные конституционные законы, посвящен­ные правовым основам общественного и государственного строя.

Федеральные конституционные законы не могут противоре­чить Конституции РФ.

Федеральные законы - это акты текущего законодательства, которые регулируют отношения в различных сферах жизни обще­ства: в экономике, политике, культуре, финансах и т.п. В право­вой литературе такие законодательные акты также называют обык­новенными законами.

Среди законов важное место занимают кодифицированные акты - кодексы.

Кодекс - это единый, логически и юридически цельный за­кон, который обеспечивает обобщенное и системное регулирова­ние определенной группы общественных отношений. В России приняты и действуют кодексы практически по всем основным отраслям законодательства: Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Арбитражно-процессуальный кодекс РФ, Уголовно-процессуальный кодекс РФ и др. К сожале­нию, в России нет пока Архивного кодекса, хотя вопрос о его разработке поднимался и ранее (в 20-е гг. XX в.).

Средством реализации законодательных норм являются под­законные акты,которые конкретизируют нормы законов или устанавливают новые нормы, но при этом соответствуют законам и не противоречат им:

акты Президента РФ, принимаемые в форме указов и распо­ряжений и не противоречащие Конституции РФ и законам РФ;

акты Правительства РФ, принимаемые в форме постановле­ний и распоряжений и не противоречащие Конституции РФ, за­конам РФ, актам Президента РФ;

акты федеральных органов исполнительной власти (так назы­ваемые ведомственные акты), издаваемые на основе и во испол­нение Конституции РФ, законов РФ, указов Президента РФ, постановлений Правительства РФ.

В соответствии с изложенным правовой основой для разработ­ки архивного законодательства прежде всего является государст­венное конституционное право, затем условно выделяется «пласт» архивного законодательства, а затем - акты смежных отраслей, отдельные статьи которых реализуются в архивной среде.

Архивное законодательство практически появилось с 1918 г., с Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. «О реорганизации и цент­рализации архивного дела». Затем было много других декретов, по­становлений, был период, когда после декретов практически все нормы регулировались совместными постановлениями ЦК КПСС и Совета Министров СССР. Так, положения о Государственном архивном фонде СССР 1941, 1958 и 1980 гг. вводились в действие постановлениями Совета Министров СССР.

В мировом архивном сообществе роль законодательства в архив­ной сфере оценивается достаточно высоко. В 1995- 1996 гг. Меж­дународный совет архивов выпустил два тома журнала «Archivum» с обзором и публикациями архивных законов и нормативных ак­тов 98 государств и 9 международных организаций.

Появление нового архивного законодательства в России связы­вают с принятием 23 августа 1993 г. «Основ законодательства Рос­сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» - первого в отечественной истории архивного закона. Это основной закон по архивному делу, с появлением которого в об­щеправовом классификаторе отраслей законодательства от 16 де­кабря 1993 г. в разделе «Законодательство по общим вопросам на­родного хозяйства» была введена отдельная рубрика «Архивное дело. Делопроизводство» , что специалисты рассматривают как факт рож­дения нового специфического подотдела права.

Этот главный федеральный закон аккумулировал в себе мно­гое из предшествующего опыта архивного строительства дорево­люционной России и СССР, в то же время в нем учтено то новое, что произошло в политическом, экономическом, правовом раз­витии страны, а также ценный зарубежный опыт.

Позже появились подзаконные акты по архивному делу, среди которых следует назвать следующие:

акты президента (указы и распоряжения), например:

указы Президента Российской Федерации «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» (1991), «О партийных архивах» (1991); распоряжения Президента Рос­сийской Федерации «О сохранении исторических докумен­тов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Сове­та Российской Федерации, а также некоторых средств мас­совой информациии общественных организаций» (1993) и «О создании Комиссии по рассекречиванию документов, созданных КПСС» (1994); акты правительства (постановления и распоряжения), например:

См.: АртизовА. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перс­пективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы. -1996 . - № 4. - С.3 .

Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. - 1993.-№51.

постановление Правительства Российской Федерации «Об ут­верждении Положения о Федеральной архивной службе России» (1998); распоряжение Правительства Российской Федерации «О строительстве в 1997-2002 годах в Санкт-Петербурге здания Рос­сийского государственного исторического архива» (1996); акты федеральных органов исполнительной власти, например: приказ Госстандарта России «О выполнении требований Фе­дерального закона «Об обязательном экземпляре документов в части неопубликованных документов» (1996); приказ Росархи- ва «Об утверждении Регламента государственного учета доку­ментов Архивного фонда Российской Федерации» (1997). Законы и подзаконные акты носят названиенормативно-пра­вовых актов. Нормативно-правовые акты распространяют свое дей­ствие на территорию принявшего их субъекта, в данном случае субъекта Российской Федерации.

В архивной сфере в последние годы особенно ярко обозначи­лось стремление отдельных регионов иметь свой архивный закон. Это объясняется тем, что в федеральном законодательстве отсут­ствуют или недостаточно глубоко проработаны вопросы, непо­средственно касающиеся конкретных субъектов Федерации. По­этому субъектам предоставлено право самостоятельно решать все вопросы архивного дела, за исключением тех, которые отнесены к компетенции Российской Федерации.

При этом необходимо помнить, что законы и подзаконные акты субъектов Российской Федерации не должны входить в противо­речие с федеральным законодательством. Если же такое случает­ся, то должны действовать статьи и положения того или иного федерального закона.

Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обще­стве «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессио­нала, например архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом.

В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамб­леи Международного совета архивов был принят Международ­ный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере.

Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются:

защита целостности архивных материалов и гарантия их со­хранности;

осуществление экспертизы ценности, отбор архивных докумен­тов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, право­вом и административном пространстве;

защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования;

обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тай­ны частной жизни, которая может быть в архивных документах;

действие в рамках соответствующего законодательства, избе­гая использования своего положения для нечестного удовлетво­рения своих или чужих интересов;

обеспечение сохранности и использования мирового докумен­тального наследия в сотрудничестве друг с другом и представите­лями других профессий.

Эти этические нормы, содержащиеся в Международном эти­ческом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профес­сиональной ответственности и согласовывать свои профессиональ­ные действия с этическими нормами кодекса.

Основные законодательные акты в архивной сфере в 90-е гг. XX в.

Основные современные законодательные акты по архивному делу приходятся на период 90-х гг. XX в. Рассмотрим их в хроноло­гической последовательности.

1991 г. Принято считать, что начало всем реформам в архивной сфере было положено известными августовскими указами Прези­дента Российской Федерации «О национализации архивов КПСС» и «О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР». Указ ПрезидентаРСФСРоб архивах Комитета государственной без­опасности был подписан 24 августа 1991 г., Указ Президента РСФСР о партийных архивах был подписан в тот же день. Значение этих документов (и законодательных, и политических) трудно пере­оценить. Выделим главное: открылся доступ к ранее преимуще­ственно закрытым архивным материалам; перестал существовать в стране «партийный архивный фонд» в параллели с Государствен­ным архивным фондом страны.

Затем 12 октября 1991 г. было издано Постановление Совета Министров РСФСР«О Российском центре хранения и изучения документов новейшей истории (РЦХИДНИ) и Центре хранения современной документации (ЦХСД)». На основании этого поста­новления на базе привилегированного Центрального партийного архива был создан Российский центр хранения и изучения доку­ментов новейшей истории, который позже вместе с Центром хра­нения документов молодежных организаций был преобразован в Российский государственный архив социально-политической ис­тории (1999), а архивные комплексы ЦККПССбыли включены во вновь созданный Центр хранения современной документации, переименованный в 1999 г. в Российский государственный архив новейшей истории. Тогда же, 12 октября 1991 г., вышло поста­новление Совета Министров РСФСР «О развитии архивного дела в РСФСР». Таким образом, за один год были изданы два указа и два правительственных постановления по архивному делу.

г. За этот год были изданы два постановления: одно - Пра­вительства Российской Федерации «Об утверждении положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федера­ции и сети федеральных государственных архивов и центров хране­ния документации» от 24 июня 1992 г. и второе - Верховного Совета Российской Федерации «О временном порядке доступа к архивным документам и их использования» от 19 июня 1992 г.

На основании первого постановления ранее секретный Централь­ный государственный (особый) архив СССР, хранивший трофейные документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой вой­ны из Германии и других зарубежных стран, а также архивные доку­менты Главного управления по делам военнопленных и интерниро­ванных МВД СССР, был преобразован в Центр хранения историко­документальных коллекций (ЦХИДК) и стал публичным.

Был также определен срок (30 лет) ограничения доступа к ар­хивным документам или архивной информации, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, а также срок (75 лет) доступа к архивным документам, содержащим све­дения о личной жизни граждан (за исключением самих этих граж­дан или их наследников).

Такие четко ограниченные сроки доступа к отдельным катего­риям документов в нашей стране были введены впервые. Эти же сроки и порядок доступа к архивным документам отдельных кате­горий более четко даны в «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архи­вах» (1993).

На основании второго постановления пользователи архивных документов могут обжаловать решения и действия архивных уч­реждений в вышестоящий архивный орган и даже в суд.

г. Много законодательных актов было принято в 1993 г., самым важным из которых был «Основы законодательства Рос­сийской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» от 7 июля 1993 г., который и сегодня является главным действующим законодательным актом.

Впервые достаточно четко в архивной сфере была разграниче­на компетенция Российской Федерации и ее субъектов. В Основах законодательства выделены три блока полномочий по вопросам архивного дела, отнесенных:

исключительно к ведению Российской Федерации в лице ее органов государственной власти;

к совместному ведению Российской Федерации, республик в составе Российской Федерации, краев, областей, автономных обла­стей и округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга;

к самостоятельному решению вышеуказанными субъектами Российской Федерации.

В Основах законодательства впервые в архивной сфере законо­дательно были определены две части Архивного фонда Россий­ской Федерации (АФ РФ): государственная и негосударственная.

В рамках государственной части АФ РФ выделяют четыре ком­плекса архивных документов, фактически, а порой и юридически обособленных по следующим хранилищам: государственным ар­хивам, ведомственным архивам, библиотекам и музеям, отрасле­вым архивным фондам.

Относительно последних следует отметить, что фактически документы в них хранятся постоянно, но в законодательстве впер­вые предусмотрено временное или депозитарное хранение доку­ментов в этих хранилищах.

Итак, в настоящее время существуют три формы хранения до­кументов в государственной части АФ РФ:

постоянное (в государственных архивах, библиотеках, музеях, а также фактически в отраслевых архивных фондах);

депозитарное (в отраслевых архивных фондах);

временное (в ведомственных архивных и отраслевых архивных фондах).

Более подробно организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации будет рассмотрена в главе 3.

Основы законодательства в архивной сфере показывают, что страна действительно строит правовое государство. Сохраняя по ряду позиций централизованный порядок регулирования архивным делом, Основы законодательства демонстрируют и новые подхо­ды к реалиям сегодняшнего дня.

Но жизнь не стоит на месте. Некоторые позиции, отраженные в законодательстве, требуют более детальной, глубокой проработки.

П оэтому в 1998-1999 гг. была подготовлена целая серия до­полнений и изменений в Основы законодательства. В Государствен­ную Думу был внесен проект федерального закона об изменениях и дополнениях в Основы законодательства об архивном деле 1993 г. В настоящее время Федеральной архивной службе предложено раз­работать новый федеральный закон об архивном деле (вместо вне­сения изменений и дополнений в Основы законодательства 1993 г.).

В том же, 1993 году, было принято постановление Президента Рос­сийской Федерации «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве» от 3 марта 1993 г.

См.: Козлов В. П. Архивная реформа: Вопросы научного и методического обеспечения // Отечественные архивы. - 1994. - № 1.

Это постановление явилось одним из основных законодатель­ных актов, принятых в целях регулирования взаимоотношений между учреждениями Государственной архивной службы (в на­стоящее время - Федеральная архивная служба) и центральны­ми органами федеральной исполнительной власти, государствен­ными учреждениями, организациями и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и орга­низации их в делопроизводстве.

Позднее основные положения этого документа были подтверж­дены в таких законодательных актах, как Положение об Архив­ном фонде Российской Федерации (1994) и Положение о Феде­ральной архивной службе России (1998).

Далее был ряд постановлений и указов Совета Министров и Правительства РФ: постановление «О реализации государственной политики в архивном деле»; Указ Президента Российской Федера­ции «О включении отдельных объектов в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Феде­рации» (первый указ был подписан б ноября 1993 г., второй, с точно таким же названием, - 24 января 1995 г., третий - 2 апреля 1997 г.).

Для примера: весь документальный комплекс Российского го­сударственного архива древних актов включен в этот свод. Но речь идет не только об архивах. Достаточно просмотреть очень неболь­шой перечень. Возможен следующий такой указ - тогда государ­ственный свод особо ценных объектов будет пополняться.

1994 г. В этом году был издан Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Рос­сийской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России». Наряду с Основами законодательства данный Указ об Архивном фонде и Государственной архивной службе является основополагающим законодательным актом в архивной сфере.

В Положении об Архивном фонде Российской Федерации четко закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, осуществляющих постоянное хранение документов АФ РФ, указаны порядок и сроки временного, а также депозитарного хранения документов в учреждениях, организациях и предприятиях. Именно в Положении назван полный перечень отрас­левых фондов, о котором будет рассказано ниже.

Затем, в 1994 г., был принят Регламент доступа к материалам прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных дел в государственных и ведомственных архивах Российской Федера­ции. Этот очень важный документ был разработан в соответствии с Основами законодательства и законами Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессий» и «О государ­ственной тайне». Регламент был призван упорядочить доступ к архивным документам, содержащим сведения о лицах, подверг­шихся политическим репрессиям и реабилитированных, бывших в плену и угнанных в Германию и другие страны Западной Евро­пы в период Второй мировой войны. В 1996 г. действие Регламента было приостановлено.

В прекращенных уголовных и фильтрационно-проверочных делах содержится информация о судьбах миллионов людей; их изучение необходимо для раскрытия полной правды о масштабе и характере массовых политических репрессий в СССРв 30-50-е гг. XX в.

Однако в этих делах имеются документы, содержащие сведе­ния о тайне личной жизни, и иную информацию, способную на­нести моральный ущерб личности, а также материалы оператив­но-проверочного характера.

В Регламенте зафиксирован механизм, позволяющий репресси­рованному или его наследникам на определенный срок закрыть для исследователей доступ к той части документов прекращенного уго­ловного дела, которая непосредственно отражает поведение человека во время следствия (протоколы допросов, очных ставок, заявления). Определена также ответственность пользователя за точность переда­чи, обнародование сведений, затрагивающих честь и достоинство реа­билитированных, их родственников, свидетелей и третьих лиц.

г. Выходит постановление Правительства Российской Фе­дерации «Об утверждении Положения о лицензировании деятель­ности по обследованию состояния архивных фондов, экспертизе, описанию, консервации и реставрации архивных документов». Речь идет о том, что деятельность архивных учреждений должна ли­цензироваться, т.е. о предоставлении права заниматься, допус­тим, экспертизой ценности, консервацией документов, описа­нием документов и т.д.

г. В этот год издаются два Указа Президента Российской Федерации: «О внесении изменений в Положение об Архивном фонде Российской Федерации» от 17 марта 1994 г. и «О структуре федеральных органов исполнительной власти» от 1 августа 1996 г., где сказано о переименовании Государственной архивной службы Российской Федерации в Федеральную архивную службу Россий­ской Федерации.

1998 г. П остановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной ар­хивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современ­ной законодательной базы определены статус Федеральной архив­ной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует вы­делить, что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

Как известно, в России не существует федеральной делопро­изводственной службы: Росархив выступает один в двух лицах.

1999 г. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 марта 1999 г. «О федеральных государственных архивах» была утверждена структура сети федеральных государственных архивов (см. главу 3).

2002 г. Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2002 г. № 511 был введен в действие новый Классификатор право­вых актов, по которому вопросы делопроизводства и архивного дела внесены в законодательство в области информации и инфор­матизации.

2004 г. Пр инят Федеральный закон «Об архивном деле в Рос­сийской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преем­ственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и исполь­зования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и собственных архивных документов государственных и не­государственных учреждениий, организациий и предприятий.

Впервые в законе даны определения понятий «документ Архив­ного фонда Российской Федерации» и «документ по личному со­ставу», тем самым повысился статус документов по личному со­ставу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактов­ки двух понятий «временное хранение» - для архивных докумен­тов в целом и для документов АФ РФ. Введены новые понятия - «владелец архивных документов» и «пользователь архивных доку­ментов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены ста­рые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муници­пальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 - состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов.

Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных доку­ментов возможно только в соответствии с федеральным законо­дательством. Изъятые как вещественные доказательства, они под­лежат возврату собственнику или владельцу.

Сложным остается вопрос о создании архивов в организациях и на предприятиях. В Основах законодательства 1993 г. запрещалось создание тайных архивов, в том числе затрагивающих права и за­конные интересы граждан. Организации и предприятия руковод­ствуются в работе как законодательными и нормативными право­выми актами, так и правилами, установленными архивным орга­ном. Они обеспечивают соответствующие материальные и финан­совые условия.

В законе обобщенно и достаточно подробно прописаны нор­мы, касающиеся сохранности документов в случае ликвидации, банкротства или реорганизации организаций и предприятий. Ряд статей посвящен порядку доступа к архивным документам и их использования, государственного учета документов АФ РФ, от­несения организаций и предприятий к числу источников комп­лектования.

Законодательством Российской Федерации установлена граж­данско-правовая, административная и уголовная ответственность юридических лиц, должностных лиц и граждан.

Современная архивная правовая база не ограничивается лишь законодательными актами в области архивного дела. В стране дей­ствует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, - о культуре; информа­тизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторс­ком праве; о правовой охране программ для ЭВМ и др.

Так, в Уголовном кодексе Российской Федерации впервые прямо упомянуто о документах и правонарушениях, связанных с ними.

В ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации» прописано, что гражданин имеет право получить определенную информацию по любому законодательству (архивному и уголов­ному). Ст. 164 «Хищение предметов, имеющих особую ценность» содержит норму о том, что архивные документы имеют особую ценность, рассматриваемую в юриспруденции как вещь, пред­мет движимого имущества. Ст. 188 «Контрабанда» прописывает права граждан, вывозящих за границу документы, представляю­щие государственную и общественную ценность, и права таможни в этой ситуации. О противодействии преступному деянию гово­рится и в ст. 90 - «Невозвращение на территорию Российской Федерации предметов художественного, исторического и архео­логического достояния народов Российской Федерации и зару­бежных стран».

Ст. 243 «Уничтожение или повреждение памятников истории или культуры» - о противодействии преступлению, которое на­носит урон общественной нравственности: по Закону РСФСР «О памятниках истории и культуры» 1976 г. документы были отнесе­ны к памятникам истории и культуры. Ст. 284 - о ее содержании говорит само название: «Утрата документов, содержащих госу­дарственную тайну». Ст. 324 «Приобретение или сбыт официаль­ных документов и государственных наград» - за это преступление предусмотрено наказание штрафом в размере от 100 до 200 мини­мальных размеров оплаты труда. Ст. 325 «Похищение или повреж­дение документов, штампов, печатей» - амплитуда наказаний за данное преступление в совокупности может быть от 200 мини­мальных размеров оплаты труда до лишения свободы на срок от 7 до 12 лет с конфискацией имущества.

В своей деятельности архивы вступают в самые разнообразные отношения с другими сферами: бюджетной (действует бюджетное и налоговое законодательство), имущественной (гражданское за­конодательство), трудовой (законодательство о труде) и т. д.

Федеральные законы и другие нормативные правовые акты, принятые в 1991 - 1996 гг. и составленные научно-справочной биб­лиотекой федеральных архивов, в той или иной степени затраги­вают архивные учреждения. Таких законов свыше 150, из них по собственно архивному законодательству несколько десятков ак­тов, и все они условно разделяются на три группы:

фундаментальные - по всему комплексу вопросов архивной сферы;

по процессам комплектования, хранения, учета и вывода документов;

о доступе к архивным документам и их использовании.

Первую группу представляют главный архивный закон страны - Федеральный закон от 27 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации» - и Положение об Архивном фонде Рос­сийской Федерации (с дополнением, внесенным Указом Прези­дента от 1 апреля 1996 г.). К ним примыкают законы и положения об архивных фондах и архивах субъектов Российской Федерации.

Во второй группе основное место занимают акты о деятельнос­ти так называемых спецслужб и некоторых других министерств и ведомств - об условиях функционирования их собственных архи­вов и главное - об их праве на долговременное и депозитарное хранение архивных документов. Это - федеральные законы «О внешней разведке» 1996 г. (новая редакция), «О федеральных органах правительственной связи и информации» 1993 г., «Об органах федеральной службы безопасности в Российской Федера­ции» 1995 г., «Об обязательном экземпляре документов» 1994 г.; утвержденные Указом Президента от 14 марта 1995 г. и распоряже­нием от 25 марта 1994 г. Положение о Министерстве иностранных дел Российской Федерации и Положение о Президентском архи­ве; принятый Правительством Российской Федерации 13 декабря 1995 г. Устав Гостелерадиофонда. Эту группу дополняют закон «О вывозе и ввозе культурных ценностей» 1993 г. и постановление Государственной Думы Федерального Собрания Российской Фе­дерации от 21 апреля 1995 г. «О моратории на возвращение куль­турных ценностей, перемещенных в годы Великой Отечествен­ной войны».

См.: Артизов А. Н. Архивное законодательство России: система, проблемы и перспективы (к постановке вопроса) // Отечественные архивы - 1996 - КМ - С. 4-5. " " "

Особенностью третьей группы является то, что входящие в нее акты рассматривают более общие проблемы защиты прав и инте­ресов гражданина, обеспечения информационной открытости общества, соблюдения тайны личной жизни, а также коммерчес­кой и государственной тайны. Сложность объекта правового регу­лирования в этой сфере порождает своеобразное взаимопроник­новение норм законов, поэтому для принятия ответственного ре­шения приходится обращаться к нормам двух или более норма­тивных правовых актов.

Анализ нормативных правовых документов данной группы - тема специального разговора. Перечислим важнейшие акты: феде­ральные законы - «Об оперативно-розыскной деятельности» 1992 г., «О государственной тайне» 1993 г., «Об авторском праве и смежных правах» 1993 г., «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г.; указы Президента Российской Фе­дерации - «О снятии ограничительных грифов с законодатель­ных и иных актов, служивших основанием для массовых репрес­сий» 1992 г., «О Межведомственной комиссии по защите государ­ственной тайны» 1995 г., «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» 1995 г., «Вопросы Межве­домственной комиссии по защите государственной тайны» 1996 г.; постановления Правительства Российской Федерации - «О пе­речне сведений, которые не могут составлять коммерческую тай­ну» 1992 г., «Об установлении порядка рассекречивания и про­дления сроков засекречивания архивных документов Правитель­ства СССР» 1995 г. и «Об утверждении Правил отнесения сведе­ний, составляющих государственную тайну, к различным степе­ням секретности» 1995 г. и др.

Здесь достаточно неполно перечислены законодательные акты, регламентирующие действия с архивными документами и инфор­мацией из них. Но даже из указанного перечня видно, насколько сложно их применять в совокупности при решении конкретной проблемы. Поэтому необходим дальнейший комплексный анализ законодательных актов - архивных и смежных, совершенствова­ние самого архивного законодательства и детальная разработка мер по реализации отдельных законодательных статей.

ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ОТНОШЕНИЙ В СФЕРЕ БИБЛИОТЕЧНОГО АРХИВНОГО И ДЕЛА

2. Пользование информационными ресурсами

4. Правовое регулирование информационных отношений в области архивного дела

1. Понятие и виды информационных ресурсов

Институт информационных ресурсов занимает особое место в системе информационного законодательства. Этим институтом опосредуется ведущая форма организационного выражения документированной информации, которая используется при ее сборе, обработке, хранении и потреблении.

Информационные ресурсы определяются как организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах.

База данных – это совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях.

Информационная система – это совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств.

В основу понятия «информационный ресурс» положена категория документа, рассматриваемого законодателем в качестве информации, закрепленной на каком-либо материальном носителе. Указанное обстоятельство предопределяет правовой режим информационных ресурсов, который построен по модели документированной информации и базируется на использовании института вещных прав.

Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами, предусмотренными законодательством Республики Беларусь, в том числе имеет право:

Назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение информационными ресурсами или оперативное управление ими;

Устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним;

Определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Информационные ресурсы делятся на государственные и негосударственные. Состав государственных информационных ресурсов, порядок их формирования, а также пользования документированной информацией из государственных информационных ресурсов определяются Советом Министров Республики Беларусь. Порядок формирования негосударственных информационных ресурсов определяется собственниками информационных ресурсов. Государственная регистрация информационных ресурсов осуществляется в целях создания единой системы учета и сохранности информационных ресурсов, создания условий для их передачи на государственное архивное хранение, информирования государственных органов, физических и юридических лиц о составе и содержании информационных ресурсов в Республике Беларусь. Государственная регистрация информационных ресурсов осуществляется Министерством связи и информатизации Республики Беларусь путем внесения сведений об информационных ресурсах в Государственный регистр информационных ресурсов. Порядок государственной регистрации информационных ресурсов и порядок ведения Государственного регистра информационных ресурсов определяются Советом Министров Республики Беларусь. Порядок регистрации информационных ресурсов, формируемых органами государственной безопасности Республики Беларусь, определяется Комитетом государственной безопасности Республики Беларусь. Обязательной государственной регистрации подлежат государственные информационные ресурсы. Негосударственные информационные ресурсы регистрируются в Государственном регистре информационных ресурсов на добровольной основе.

2 Пользование информационными ресурсами

Право пользования информационными ресурсами является одним из правомочий, составляющих содержание этого права и означающее основанную на законе возможность хозяйственного использования информационного ресурса путем извлечения из него полезных свойств или его потребления. Правомочие пользования тесно связано с правомочием владения. Информационными ресурсами можно пользоваться только при условии фактического обладания ими. Легальной возможностью иметь информационный ресурс располагает только его собственник либо лицо, получившее у собственника соответствующее разрешение. Это разрешение, данное собственником по своей воле или по указанию закона, и следует понимать как юридически обеспеченную возможность доступа к информационным ресурсам или как право на доступ. У собственника или иного титульного владельца информационного ресурса такое право существует изначально и может быть реализовано в отношении принадлежащего ему ресурса. Для третьих лиц, выступающих в роли пользователей, закон устанавливает ряд правовых оснований для реализации права на доступ. Владельцы информационных ресурсов обеспечивают пользователей (потребителей) информацией из информационных ресурсов на основе:

1) законодательства;

2) уставов органов государственной власти, органов; местного управления и самоуправления, общественных, политических и иных организаций, положений о них;

3) договоров на услуги по информационному обеспечению.

При этом пользователи – граждане, органы государственной власти, органы местного управления и самоуправления, организации и общественные объединения обладают равными правами на доступ к государственным информационным ресурсам и не обязаны обосновывать перед владельцем этих ресурсов необходимость получения запрашиваемой ими информации, только если она не отнесена к разряду информации с ограниченным доступом.

Юридически обеспеченную возможность ознакомления с теми или иными документами следует рассматривать как право на ознакомление. Это право в отношении документов, содержащих сведения, затрагивающие права и свободы пользователя, непосредственно закреплено в Конституции Республики Беларусь Таким образом, право пользования информационными ресурсами не сводится к праву на доступ и праву на ознакомление с документами, хотя и тесно связано с ними. Эта связь проявляется в том, что без права на доступ право пользования и право на ознакомление не могут быть реализованы. С другой стороны, невозможно пользоваться информацией из информационных ресурсов без предварительного ознакомления с ней. Поэтому есть веские основания полагать, что стадии реализации права пользования информационными ресурсами должны предшествовать предварительные стадии доступа к информации и ознакомления с ней.

3. Правовое регулирование информационных отношений в области библиотечного дела

Библиотечное дело рассматривается как отрасль информационной, культурной, культурно-просветительской и образовательной деятельности, в задачи которой входят создание и развитие сети библиотек, формирование и обработка их фондов, организация библиотечного, информационного и справочно-библиографического обслуживания пользователей библиотек, подготовка кадров работников библиотек, научное и методическое обеспечение развития библиотек. Институт библиотечного дела – это одно из направлений правового регулирования отношений информационной сферы в области обеспечения реализации права каждого на поиск, получение и передачу библиотечной информации, которое является важнейшим правом человека и гражданина. Субъектами правоотношений этого института являются: библиотеки, государство, гражданин, предприятия, учреждения, организации, физические и юридические лица, поставляющие документы для комплектования библиотек и пользующиеся услугами библиотек. Библиотека - это организация или структурное подразделение организации, которая осуществляет сбор и обеспечивает охрану документов с целью удовлетворения информационных, культурных, научных и других потребностей пользователей библиотеки. Публичная библиотека - библиотека, которая предоставляет возможность пользования ее фондами и услугами гражданам независимо от их возраста, пола, национальности, языка, происхождения, должности, материального положения, вероисповедания, политических взглядов и других условий, а также юридическим лицам. Специальная библиотека - библиотека, которая удовлетворяет профессиональные и информационные потребности пользователей библиотеки. Центральная библиотека - библиотека, которая возглавляет сетку библиотек и может создаваться по территориальному, отраслевому и другим принципам. Библиотеки могут быть учреждены органами государственной власти всех уровней, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

Классификация библиотек:

1. По форме собственности и порядке учреждения выделяют:

Государственные;

Частные.

2. По назначению библиотеки делятся на:

Национальную;

Республиканскую;

Областные;

Городские;

Районные;

Поселковые городского типа;

Сельские.

Универсальные;

Отраслевые.

4. По предназначению:

Публичные;

Специальные.

Право на библиотечное обслуживание достигается:

1) созданием сетки публичных и специальных библиотек;

2) многообразием видов библиотек;

3) организацией доступа к национальным и мировым информационным ресурсам;

4) межбиблиотечным абонементом.

Любое физическое и юридическое лицо имеют право на создание библиотеки на территории Республики Беларусь и за ее территорией в соответствии с законодательством и международными договорами Республики Беларусь. Граждане имеют право участвовать в деятельности попечительских и читательских советов и других объединений пользователей библиотек. Права, предоставляемые пользователям государственных библиотек:

1) бесплатно получать полную информацию о складе фондов библиотеки;

2) бесплатно получать консультационную помощь в поиске источников информации;

Законодательство в области архивного дела включает в себя различные виды нормативных правовых актов и методических рекомендаций, которые в совокупности представляют собой сложный регулирующий механизм. Сориентироваться в законодательной базе с целью упорядочения работы архивной службы нашим читателям помогает к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ Е.М. Бурова.

Современная нормативная правовая система в области архивного дела построена достаточно сложно (для непосвященных), но с точки зрения формальной логики вполне состоятельно.

Источником регулирования отношений в архивной сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Он в свою очередь имеет базовое значение для законов, принятых на уровне субъектов РФ, правил работы с архивными документами, перечней документов со сроками хранения и другими нормативными документами, утвержденными или согласованными с архивными органами. Все вместе они выражают суть юридического регулирования в архивной сфере и обязательны к применению учреждениями и организациями всех форм собственности.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»

В первую очередь необходимо отметить, что данный закон распространяет свое действие на документы всех форм собственности: государственной (федеральной или субъекта РФ), муниципальной или частной.

Совет. Возникающий на практике вопрос о форме собственности документов акционерных обществ решается следующим образом: если основной пакет акций на руках у государства, то документы государственной формы собственности, если основной пакет акций на руках у акционеров, то документы частной формы собственности.

Закон устанавливает ряд терминов и определений, которые дополняет ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Но любой ГОСТ носит рекомендательный характер и используется как методическое пособие, поэтому все основные термины закрепляются законодательно.

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст взамен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», введен в действие с 1 марта 2014 г.

Законом определены основные категории документов, передаваемых на государственное хранение и включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации (далее АФ РФ), а также определен договорной порядок включения в состав АФ РФ документов, находящихся в частной собственности.

Законодательно установлены сроки передачи документов в государственные или муниципальные архивы, что в первую очередь касается государственных и муниципальных организаций, а во вторую очередь - негосударственных организаций, заключивших договор о передаче своих документов на постоянное хранение.

Определено, что государственные и муниципальные архивы со своей стороны составляют списки организаций, передающих им свои архивные документы на постоянное хранение и для включения в состав АФ РФ, т.е. списки источников комплектования . Включение в списки источников комплектования негосударственных организаций осуществляется по желанию последних и на основании договора. Государственный или муниципальный архив вправе вести список и возможных (потенциальных) источников комплектования, т.е. организаций, с которыми только еще планируются или ведутся переговоры.

Особого внимания заслуживает положение закона о судьбе архивных документов в случае реорганизации, ликвидации или банкротства организаций. Коротко и суммарно можно определить следующую линию: архивные документы передаются правопреемникам, при реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения определяются учредителем, а «последним в очереди» будет государственный или муниципальный архив. В случае приватизации государственных или муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в государственной или муниципальной собственности.

Законодательно урегулированы порядок доступа и ограничения на доступ к архивным документам. Ограничения касаются в первую очередь доступа к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также содержащим сведения о личной и семейной тайне (в последнем случае ограничение устанавливается сроком на 75 лет со дня создания указанных документов). Здесь следует отметить, что положения Федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ не распространяют свои действия на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов АФ РФ и других архивных документов (ст.2, п.2 указанного закона). Сложность заключается в том, что четко не прописана граница между собственно документом и архивным документом, а соответственно сферой влияния одного или другого закона.

Следует обратить внимание и на тот факт, что в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны бесплатно предоставлять оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций.

Данный закон содержит и указание на то, что архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов, т.е. в данном случае в организацию.

Юридические лица, должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» является законом прямого действия, и субъекты Российской Федерации могут не принимать своих законов в этой сфере. Но так как после принятия в 1993 году «Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» субъекты приняли свои законы, то после 2004 года большинство из них в эти законы внесли изменения и дополнения в соответствии с действующим федеральным законом.

Правила и инструкции для работы с архивными документами

Закон констатирует то или иное положение, а механизм его реализации раскрывается в правилах, перечнях, инструкциях и других нормативных документах.

Учитывая юридически определенную необходимость обеспечивать единообразие в отношении организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, организации в своей деятельности используют Основные правила работы архивов организаций , вышедшие в 2002 году. В связи с тем, что эти правила не проходили регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации,официально действующими считаются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 года, утвержденные приказом Главархива СССР.

Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется законом РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

Основные правила работы архивов организаций названы не очень удачно, так как адресованы именно архивам организаций, что сужает круг пользователей. Однако по сути своей правила содержат описание намного большего спектра работ с документами в организациях, нежели можно судить по названию нормативного документа.

Значительное внимание в правилах отведено делопроизводственному блоку, а именно разработке номенклатуры дел ; формированию дел в делопроизводстве; организации и проведению экспертизы ценности документов, порядку выделения их к уничтожению; подготовке дел к передаче в архив (архивохранилище) и другим вопросам.

Собственно «архивная» часть в правилах раскрывает следующие виды работ:

• создание архива в организации, его задачи и функции, права и ответственность архива;
• организация работы архива;
• организация хранения, комплектования, учета и использования документов архива;
• порядок передачи документов из архива организации на постоянное хранение.

Главное на что следует обратить внимание: к правилам прилагаются все формы, необходимые в работе с архивными документами в организации от номенклатуры дел до описей.

К сожалению, сегодня эти правила по ряду позиций уже устаревают, но разработку новых правил тормозят не решенные вопросы отбора на хранение электронных документов. Должна быть сформирована полноценная нормативная база по созданию и хранению электронных документов в делопроизводстве и архивах организаций; разработан порядок подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы электронных документов; разработаны единые технологии, форматы, стандарты и регламенты архивирования электронных документов, обеспечения их долговременной сохранности и организации доступа к ним в наиболее удобной для пользователей форме.

Организации, в деятельности которых образуется значительное количество научно-технической документации, упорядочение которой имеет свою специфику, используют Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях 1988 года.

Для разработки и переработки собственной инструкции по делопроизводству организациям необходимо воспользоваться Правилами постановки делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти , утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 года № 477. Описание видов работ по отдельным разделам указанных правил подходит для всех организаций, а не только для федеральных органов исполнительной власти.

Хорошим дополнением к правилам служат Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.

Кроме собственно делопроизводственных сюжетов эти нормативные документы раскрывают следующие виды архивные работ:

• текущее хранение документов;
• подготовка их к передаче на архивное хранение;
• уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• передача дел на архивное хранение.

Организации в своей работе могут руководствоваться инструкциями по отдельным направлениям деятельности и видам работ с архивными документами, в том числе документами по личному составу. Это могут быть инструкции разработанные Росархивом или органами государственной или исполнительной власти.

Перечни типовых архивных документов

Следующий вид нормативных актов, регламентирующих работу с архивными документами, - перечни со срокам хранения .

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения разрабатывает Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела в лице Росархива, утверждает их Минкультуры РФ. Применяется данный вид перечней государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и гражданами, занимающимися предпринимательской деятельностью без образования юридического лица в связи с обязанностью всех вышеперечисленных обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Разработчиками перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных органов государственной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения выступают заинтересованныеминистерства и ведомства. Росархив в лице Минкультуры РФ согласовывает эти перечни. Указанные нормативные документы содержат сроки хранения архивных документов, образующихся при осуществлении конкретных видов деятельности.

Бурова Е.М.

к.и.н., доцент, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ

В коммерческих компаниях вопросы хранения документов, в т. ч. кадровых, обсуждаются довольно часто. Причем руководители нередко занимают в этих дискуссиях довольно легкомысленную позицию, и в итоге процесс хранения документации оказывается не выстроен. В то же время законодательство определяет виды собственности на архивные документы, взаимоотношения государства и коммерческих организаций в области архивного дела, устанавливает сроки хранения документов Архивного фонда РФ, а также документов по личному составу. Отдельные нормативные акты содержат перечни документов, подлежащих обязательному хранению, порядок и сроки их хранения.

На архивные процессы в организации влияет множество правовых актов, чаще всего слабо связанных друг с другом. Для того чтобы статья не превратилась в их перечисление, сразу введем рамки. Полагаем, что, рассказывая о правовых основах деятельности архивов коммерческих организаций, имеет смысл отталкиваться от реального значения той или иной операции в процессе функционирования архива.

С этой точки зрения регулирование архивной деятельности в коммерческих компаниях распадается на несколько направлений. Прежде всего это собственно хранение документов, естественным образом включающее в себя создание архива организации. Вторая часть — это использование документов. И третья — судьба архивных документов в случае прекращения деятельности организации. Отдельно обсудим ответственность за несоблюдение правил хранения документов.

Документы — собственность частная?

Прежде чем решить вопрос, должна ли организация хранить свои документы, нужно понять, какие бумаги могут оказаться в ее хранилище и кому они могут принадлежать. Как ни странно, ответ на этот вопрос будет неоднозначным.

Основным законом, определяющим государственную политику в области архивного дела, является Федеральный закон от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле).

Согласно пункту 5 ст. 14 этого Закона при работе с архивными документами организации и граждане руководствуются законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами. А согласно пункту 1 ст. 17 организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения.

Законом вводится понятие собственности на архивные документы, которая может быть государственной, муниципальной и частной. К последней относятся документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными (ст. 9 Закона об архивном деле).

Могут ли документы, хранящиеся в коммерческой компании, быть государственной или муниципальной собственностью?

Документы, остающиеся федеральной собственностью, собственностью субъекта РФ или муниципальной, могут оказаться у организации в случае ее приватизации или если она присоединила к себе ранее приватизированную организацию (п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле).

Обращение с этими документами регулируется Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (далее — Положение), утв. приказом Росархива от 06.11.1996 № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22.10.1996 № 1131-р.

Согласно п. 6 Положения «указанные документы исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения», а организация-правопреемник становится их временным хранителем, обязанным обеспечить сохранность документов и возможность их использования в соответствии с действующим законодательством. В дальнейшем эти документы передаются на хранение в государственные и муниципальные архивы (п. 7 Положения).

Проиллюстрируем применение этих нормативных актов двумя случаями из судебной практики.

ПРИМЕР

Представители администрации г. Кемерово потребовали от ОАО «Сибирьтелеком» предоставить информацию о сетях телефонной канализации, опираясь на п. 4 ст. 10 Закона об архивном деле, т. к. общество было создано в порядке присоединения к ОАО «Электросвязь», образованному в результате приватизации государственного предприятия связи и информатики «Россвязьинформ». Представители администрации полагали, что, являясь законным собственником архивной документации, они должны иметь свободный доступ к документам, находящимся на временном хранении у правопреемника государственного предприятия.

В силу пп. 5 и 6 Положения перечень видов и объемы документов, не подлежащих приватизации, указываются в ее типовом плане, исключаются из состава имущества приватизируемой организации и остаются в государственной или муниципальной собственности независимо от места их будущего хранения.

По результатам исследования представленного плана приватизации ОАО «Электросвязь»(п. 8) суды установили отсутствие истребуемых истцом документов в перечне объектов, не подлежащих приватизации. Учитывая, что собственнику принадлежит право свободно распоряжаться своим имуществом, суды пришли к выводу, что предоставление какой-либо документации, сведения в которой содержит архивные данные о сетях телефонной канализации, в т. ч. для целей решения вопросов местного значения, находится в ведении самого держателя архива(см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 06.05.2010 по делу № А27-12605/2009).

ПРИМЕР

Общество «УралТИСИЗ» обратилось с иском об истребовании из владения ООО «Тагилизыскания» материалов инженерных изысканий. В рассмотрении дела участвовала администрация г. Нижний Тагил в лице отдела по делам архивов администрации г. Нижний Тагил. Суть дела состояла в том, что общество «Тагилизыскания» передало технические отчеты в муниципальный архив г. Нижний Тагил, а «УралТИСИЗ» утверждал, что он как правопреемник государственного предприятия «Трест „УралТИСИЗ“» является собственником данных документов.

Администрация же в отзыве на кассационную жалобу просила оставить обжалуемые судебные акты без изменения по причине того, что общество «УралТИСИЗ» не является собственником архивных документов: нижнетагильское отделение уральского треста инженерно-строительных изысканий до момента приватизации было государственной организацией, в связи с чем созданные в процессе его деятельности документы являются государственной собственностью и не подлежат приватизации.

Как выяснила комиссия по сохранности архивных документов администрации г. Нижний Тагил, 10.02.2001 «Тагилизыскания» обязали передать документы нижнетагильского отделения уральского треста инженерно-строительных изысканий в отдел по делам архивов администрации города. Данное решение было вызвано тем, что у обществ «УралТИСИЗ» и «Тагилизыскания» отсутствовали условия для хранения документов.

Суд постановил решения предыдущих инстанций оставить без изменений, кассационную жалобу «УралТИСИЗ» — без удовлетворения (постановление ФАС Уральского округа от 05.08.2008 № Ф09-5491/08-С6 по делу № А60-25549/2007).

Как мы видим, документы, созданные до приватизации, могут стать камнем преткновения в спорах организаций.

Кроме того, согласно ст. 11 Закона об архивном деле архивные документы, относящиеся к Архивному фонду РФ, могут быть объектом купли-продажи. Это не означает, что компания может продать свой архив, — речь идет об обороте культурных ценностей. Таким образом, фирма может приобрести подобные документы.

Документы, находящиеся в частной собственности, могут быть включены в состав Архивного фонда РФ на основе договора между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом и т. д. (п. 7 ст. 6 Закона об архивном деле).

Итак, государственные и муниципальные документы разнообразными способами могут просочиться в архивы частных организаций, и именно на последние в этом случае будут возложены обязательства по их сохранению в соответствии с правилами государственного архивного дела.

Какие обязанности есть у коммерческих компаний, владеющих документами, находящимися в государственной или муниципальной собственности?

Негосударственные организации обязаны отбирать и передавать в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы, находящиеся в их владении, архивные документы, отнесенные к государственной или муниципальной собственности (п. 3 ст. 23 Закона об архивном деле). Соответствующие расходы возмещает государство или муниципалитет.

ПРИМЕР

Постановление правительства Московской области от 04.07.2006 № 625/25 «Об утверждении Порядка возмещения за счет средств бюджета Московской области расходов негосударственных организаций по отбору и передаче в упорядоченном состоянии архивных документов, отнесенных к собственности Московской области, в государственные архивы Московской области».

Однако нормы о возмещении расходов неоднократно вызывали споры между архивами и компаниями — вплоть до судебных процессов.

ПРИМЕР

В октябре 2010 г. Национальный архив Республики Карелия отказал в приеме на государственное хранение документов по личному составу ОАО «Онежский тракторный завод» (определение ВАС РФ от 01.12.2010№ ВАС-12041/10 по делу № А26-12744/2009). Дело рассматривалось в Арбитражном суде Республики Карелия. Суд установил, что общество, не имея соответствующего договора с архивом, заявило о передаче на хранение только документов по личному составу, и признал отказ в приеме этих документов незаконным, нарушающим права граждан — работников общества, удовлетворив требования предприятия.

ПРИМЕР

В 2008 г. Высший Арбитражный Суд РФ рассмотрел спор Российской акционерной агростроительно-промышленной корпорации «Росагропромстрой» с Государственным архивом РФ. Компания заключила с архивом договор на подготовку хранилища для приема документов постоянного хранения по личному составу Министерства сельского строительства РСФСР за 1967—1985 гг. и Всероссийского объединения межколхозных строительных организаций «Росколхозстройобъединения» за 1967—1985 гг. и пыталась возместить расходы на основании ч. 3 ст. 23 Закона об архивном деле. Суд признал, что норма закона не предусматривает возмещения расходов, произведенных на указанные цели (определение ВАС РФ от 14.05.2008 № 4423/08 по делу № А40-11073 / 07-86-33).

Быть или не быть архиву?

До настоящего времени вопросы вызывает сама необходимость создания архива в коммерческой организации.

Право компаний на создание в своей структуре архивов в целях хранения и использования архивных документов закреплено в ст. 13 Закона об архивном деле. То есть в принципе данный вопрос оставлен на усмотрение самой организации. Нетрудно представить ответ представителей бизнеса.

Тем не менее помимо указанного Закона есть целый ряд нормативных актов, регламентирующих хранение документов коммерческих организаций и иногда прямо указывающих на необходимость создания архива. Их можно разделить на несколько групп, о каждой из которых мы поговорим отдельно.

Группа 1. Нормативные акты, регулирующие формы предпринимательской деятельности

Если речь заходит о государственном регулировании коммерческой деятельности, то прежде всего упоминаются следующие законы:

• Федеральный закон от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО);
• Федеральный закон от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью»(далее — Закон об ООО);
• Федеральный закон от 14.11.2002 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (далее — Закон № 161-ФЗ).

В каждом из них есть статьи, посвященные хранению документов.

ПРИМЕР

Так, в п. 1 ст. 89 Закона об АО приводится открытый перечень наиболее важных документов, подлежащих хранению. Согласно пункту 2 этой же статьи общество хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, установленных Банком России.

Архивное дело в Российской Федерации представляет собойдеятельность государственных органов, органов местного самоуправления,организаций и граждан в сфере организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивногофонда РФ и других архивных документов. Архивныйдокумент - это материальный носитель с зафиксированной нанем информацией, который имеет реквизиты, позволяющиеего идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимостиуказанного носителя информации для граждан, общества игосударства. Под архивом понимается учреждение или структурное подразделениеорганизации, осуществляющие хранение, комплектование,учет и использование архивных документов. Государственныйархив - это федеральное государственное учреждение,создаваемое Правительством РФ (федеральный государственныйархив), или государственное учреждение субъекта РФ,создаваемое органом государственной власти субъекта РФ (государственныйархив субъекта РФ), которые осуществляютхранение, комплектование, учет и использование документовАрхивного фонда РФ, а также других архивных документов.Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округили муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет ииспользование документов Архивного фонда РФ, а также другихархивных документов. Законодательство об архивном деле в Российской Федерациисостоит из Федерального закона от 22 октября 2004 г.№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1, другихфедеральных законов, а также из принимаемых в соответствиис ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации,законов и иных нормативных правовых актов субъектовРФ. К полномочиям Российской Федерации в области архивногодела относятся: 1) разработка и проведение единой государственнойполитики в области архивного дела; 2) установлениеединых правил организации хранения, комплектования, учетаи использования документов Архивного фонда РФ и другихархивных документов и контроль за соблюдением указанныхправил; 3) хранение, комплектование, учет и использованиеархивных документов и архивных фондов: а) федеральных государственныхархивов, федеральных музеев и библиотек;б) федеральных органов государственной власти, иных государственныхорганов Российской Федерации, в том числе органовпрокуратуры РФ, Центральной избирательной комиссииРФ, Счетной палаты РФ, Центрального банка РФ; Государственнойкорпорации по атомной энергии «Росатом»; в) государственныхвнебюджетных фондов; г) государственных академийнаук и их организаций; д) федеральных государственных унитарныхпредприятий, включая казенные предприятия, и федеральныхгосударственных учреждений, в том числе расположенныхза пределами Российской Федерации; 4) решение вопросово передаче архивных документов, находящихся вфедеральной собственности, в собственность субъектов РФ имуниципальных образований; 5) решение вопросов о временномвывозе документов Архивного фонда РФ за пределы РоссийскойФедерации. К полномочиям субъекта РФ в области архивного дела относятся:1) проведение государственной политики в области архивногодела на территории субъекта РФ; 2) хранение, комплектование,учет и использование архивных документов и архивныхфондов: а) государственных архивов субъекта РФ,музеев, библиотек субъекта РФ; б) органов государственнойвласти и иных государственных органов субъекта РФ; в) государственныхунитарных предприятий, включая казенные предприятия,и государственных учреждений субъекта РФ; 3) решениевопросов о передаче архивных документов, находящихся всобственности субъекта РФ, в собственность Российской Федерации,иных субъектов РФ и (или) муниципальных образований. К полномочиям муниципального образования в области архивногодела относятся: 1) хранение, комплектование (формирование),учет и использование архивных документов и архивныхфондов: а) органов местного самоуправления, муниципальныхархивов, музеев, библиотек; б) муниципальных унитарныхпредприятий, включая казенные предприятия, и муниципальныхучреждений; 2) решение вопросов о передаче архивных документов,находящихся в муниципальной собственности, всобственность Российской Федерации, субъектов РФ, иных муниципальныхобразований. Архивный фонд представляет собой совокупность архивныхдокументов, исторически или логически связанных между собой.В составАрхивного фонда РФ входят находящиеся на территории РоссийскойФедерации архивные документы независимо от источникаих происхождения, времени и способа создания, вида носителя,форм собственности и места хранения, в том числеюридические акты, управленческая документация, документы,содержащие результаты научно-исследовательских, опытноконструкторскихи технологических работ, градостроительнаядокументация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронныеи телеметрические документы, рукописи, рисунки,чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документовна правах подлинников, а также архивные документыгосударственных организаций, находящихся в иностранных государствах. Документ Архивного фонда РФ - это архивный документ,прошедший экспертизу ценности документов, поставленныйна государственный учет и подлежащий постоянному хранению.Архивные документы включаются в состав Архивногофонда РФ на основании экспертизы ценности документов, котораяпредставляет собой изучение документов и с точки зрениякритериев их ценности в целях определения сроков хранениядокументов и отбора их для включения в состав Архивногофонда РФ. К особо ценным документам относятся документы Архивногофонда РФ, которые имеют непреходящую культурно-историческуюи научную ценность, особую важность для общества и государстваи в отношении которых установлен особый режимучета, хранения и использования.Уникальными являются документы, обладающие выдающимисядуховными, эстетическими или документирующими достоинствами,представляющие как таковые особую историческуюценность и общекультурную значимость, единственные всвоем роде по содержанию и месту в истории российского государстваи общества и невосполнимые при утрате с точки зренияих юридического значения, автографичности и (или)внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственныйреестр осуществляется путем их выявления,описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственномреестре. Экспертизе ценности документов подлежат все документына носителях любого вида, находящиеся в собственности РоссийскойФедерации, субъекта РФ или муниципальной собственности.До проведения экспертизы ценности документовуничтожение документов запрещается.Решение вопросов о включении в состав Архивного фондаРФ конкретных документов осуществляется экспертно-проверочнымикомиссиями федеральных государственных архивов иуполномоченных органов исполнительной власти субъектов РФв области архивного дела. Включение документов, находящихсяв частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляетсяна основании экспертизы ценности документов иоформляется договором между собственником или владельцемархивных документов и государственным или муниципальнымархивом (органом местного самоуправления муниципальногорайона, городского округа), музеем, библиотекой либо организациейРоссийской академии наук. В данном договоре указываютсяобязанности собственника или владельца архивных документовпо хранению, учету и использованию документов Архивногофонда РФ. Хранение документов Архивного фонда может осуществлятьсяфедеральными органами исполнительной власти и организациями(в том числе государственными академиями наук, заисключением Российской академии наук) в течение сроков ина условиях, определенных соответствующими договорами междуними и специально уполномоченным Правительством РФфедеральным органом исполнительной власти. Такое хранениеименуется депозитарным хранением. Архивные документы являются государственной, муниципальнойили частной собственностью. К государственной собственностиотносятся документы, находящиеся в федеральнойсобственности и собственности субъекта РФ.Право собственности на архивные документы независимо отих форм собственности охраняется законом. Изъятие архивныхдокументов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. Если собственник особо ценных и охраняемых государствомдокументов не выполняет свои обязанности по хранению, учетуи использованию этих документов, что может привести к утратеими своего значения, такие документы по решению суда могутбыть изъяты у собственника в соответствии с Гражданскимкодексом РФ. К федеральной собственности относятся следующие архивныедокументы: 1) хранящиеся в федеральных государственныхархивах, федеральных музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук (за исключением архивных документов,переданных в эти архивы, музеи, библиотеки,организации Российской академии наук на основании договорахранения без передачи их в собственность); 2) федеральныхгосударственных органов и организаций; 3) бывших неприятельскихгосударств, перемещенные в СССР в результатеВторой мировой войны и находящиеся на территории РоссийскойФедерации, если иное не предусмотрено законодательствомРоссийской Федерации о перемещенных культурных ценностях;4) отнесенные к федеральной собственности федеральнымизаконами. Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 2006 г. № 808 утвержден Перечень федеральных органов исполнительнойвласти и организаций, осуществляющих депозитарное хранениедокументов Архивного фонда РФ, находящихся в федеральнойсобственности. К ним относятся: МВД, МИД, Минобороны,СВР, ФСБ, ФСКН, ФСИН, ФМС, Рос картография,Российская академия сельскохозяйственных наук, Российскаяакадемия медицинских наук, Российская академия образования,Российская академия художеств, Российская академия архитектурыи строительных наук, Государственное учреждение«Всероссийский научно-исследовательский институт гидрометеорологическойинформации - Мировой центр данных»,г. Обнинск, Федеральное государственное учреждение «Государственныйфонд телевизионных и радиопрограмм», г. Москва,Федеральное государственное унитарное научно-производственное предприятие «Российский федеральный геологическийфонд», г. Москва, Федеральное государственное унитарноепредприятие «Российский научно-технический центр информациипо стандартизации, метрологии и оценке соответствия», г. Москва, Служба специальных объектов при ПрезидентеРФ, Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом». К собственности субъекта РФ относятся архивные документы:1) хранящиеся в государственных архивах, музеях и библиотекахсубъекта РФ (за исключением архивных документов, переданныхв эти архивы, музеи и библиотеки на основании договорахранения без передачи их в собственность); 2) государственныхорганов и организаций субъекта РФ. К муниципальной собственности относятся архивные документы:1) органов местного самоуправления и муниципальныхорганизаций; 2) хранящиеся в муниципальных архивах, музеяхи библиотеках (за исключением архивных документов, переданныхв эти архивы, музеи и библиотеки на основании договорахранения без передачи их в собственность). К частной собственности относятся архивные документы:1) организаций, действующих на территории Российской Федерациии не являющихся государственными или муниципальными,в том числе общественных объединений со дня их регистрациив соответствии с законодательством Российской Федерацииоб общественных объединениях и религиозных объединенийпосле отделения церкви от государства; 2) созданные гражданамиили законно приобретенные ими. Архивные документы, находящиеся в государственной илимуниципальной собственности, не подлежат приватизации, немогут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иныхсделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотреномеждународным договором Российской Федерацииили федеральными законами. В случае приватизации государственных или муниципальныхпредприятий образовавшиеся в процессе их деятельностиархивные документы, в том числе документы по личномусоставу, остаются соответственно в федеральной собственности,собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частнособственности, могут отчуждаться или переходить от одноголица к другому в порядке универсального правопреемства либоиным способом. При этом правопреемник обязан уведомить опереходе к нему прав собственника соответствующий государственный,муниципальный архив, музей, библиотеку, организациюРоссийской академии наук, с которыми прежний собственникзаключил договор. При переходе прав собственника надокументы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности,к другому лицу к этому лицу переходят обязанности,указанные в договоре, связанные с хранением этого документа.В случае проведения торгов по продаже архивных документов,находящихся в частной собственности, организаторы торговобязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведенияпроинформировать в письменной форме о месте, времени иоб условиях продажи архивных документов специально уполномоченныйПравительством РФ федеральный орган исполнительнойвласти и соответствующий уполномоченный органисполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Организация архивного дела включает в себя создание архивов,комплектование их документами, хранение и учет архивныхдокументов, а также их вывоз и ввоз.Создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета ииспользования образовавшихся в процессе их деятельности архивныхдокументов обязаны государственные органы, органыместного самоуправления муниципального района и городскогоокруга. Организации и граждане вправе создавать архивы в целяххранения образовавшихся в процессе их деятельности архивныхдокументов, в том числе в целях хранения и использованияархивных документов, не относящихся к государственнойили муниципальной собственности. Источниками комплектования государственных и муниципальныхархивов архивными документами выступают государственныеорганы, органы местного самоуправления, организациии граждане, в процессе деятельности которых образуютсядокументы Архивного фонда РФ и другие архивные документы,подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальныеархивы. Государственные и муниципальные архивысоставляют списки источников комплектования, передающихдокументы Архивного фонда РФ и другие архивные документыв эти архивы. Включение в указанные списки негосударственныхорганизаций, а также граждан осуществляется на основаниидоговора. Передача на постоянное хранение в государственныеи муниципальные архивы обязательного бесплатногоэкземпляра документов осуществляется в порядке, установленномзаконодательством РФ об обязательном экземпляре документов. Государственным органам, органам местного самоуправления,государственным и муниципальным организациям запрещаетсяпередавать образовавшиеся в процессе их деятельностидокументы Архивного фонда РФ в музеи, библиотеки, организацииРоссийской академии наук и негосударственные организации.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственнойили муниципальной собственности, по истечении срокових временного хранения в государственных органах, органахместного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение всоответствующие государственные и муниципальные архивы.Законодательством Российской Федерации устанавливаютсяследующие сроки временного хранения документов Архивногофонда РФ до их поступления в государственные и муниципальныеархивы:1) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов федеральных органов государственнойвласти, иных государственных органов Российской Федерации(в том числе органов прокуратуры). Центральной избирательнойкомиссии, Счетной палаты, Центрального банкаРФ, а также для включенных в установленном порядке в составАрхивного фонда РФ документов государственных внебюджетныхфондов и федеральных организаций - 15 лет;2) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов органов государственной власти,иных государственных органов субъектов РФ и организацийсубъектов РФ - 10 лет;3) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ документов органов местного самоуправленияи муниципальных организаций - 5 лет;4) для включенных в установленном порядке в состав Архивногофонда РФ отдельных видов архивных документов:а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;б) документов по личному составу, записей нотариальных действий, хозяйственных книг и касающихся приватизациижилищного фонда документов - 75 лет;в) проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;г) технологической и конструкторской документации -20 лет;д) патентов на изобретение, полезную модель, промышленныйобразец - 20 лет;е) научной документации - 15 лет;ж) кино- и фотодокументов - 5 лет;з) видео- и фонодокументов - 3 года. Государственные органы, органы местного самоуправления,организации и граждане обязаны обеспечивать сохранность архивныхдокументов, в том числе документов по личному составу,в течение сроков их хранения. Уничтожение документовАрхивного фонда РФ запрещается.В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных,устанавливается особый режим учета, хранения и использования.Создаются страховые копии этих документов. Государственный реестр ведется федеральным органом исполнительнойвласти в области архивного дела - Федеральнымархивным агентством (Росархивом) в целях централизованногогосударственного учета уникальных документов Архивногофонда РФ, обеспечения контроля за их сохранностью, информированияпользователей. Включению в Государственный реестрподлежат уникальные документы независимо от места иххранения и формы собственности.Росархив и органы управления архивным делом субъектовРФ организуют работу по выявлению уникальных документов,рекомендуемых для включения в Государственный реестр. Непосредственноработу по выявлению уникальных документовведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственныеорганизации, в оперативном управлении илипользовании которых находятся документы Архивного фондаРФ, а также собственники документов в рамках соглашений(договоров), заключаемых ими с органами и учреждениямисистемы Росархива, либо по собственному желанию.Экспертиза ценности уникальных документов проводится вцелях обоснования их включения в Государственный реестр всоответствии с основными критериями определения уникальныхдокументов. Результаты экспертизы рассматриваются экспертно-проверочными, экспертными комиссиями архивныхорганов и учреждений, соответствующими комиссиями другихорганизаций и представляются на утверждение Центральнойэкспертно-проверочной комиссии Росархива.Поступившие предложения рассматривает Центральная экспертно-проверочная комиссия Росархива (ЦЭПК), котораяпринимает решение о включении документов в Государственныйреестр. Срок рассмотрения предложений - до трех месяцев.В случае отрицательного решения материалы возвращаютсяпо принадлежности. Решение ЦЭПК о включении документа вГосударственный реестр передается в Центр информационныхтехнологий Росархива.Центр информационных технологий Росархива включаетинформацию об уникальном документе в электронную базуданных «Государственный реестр уникальных документов Архивногофонда Российской Федерации» и присваивает уникальномудокументу регистрационный номер по Государственномуреестру. Регистрационный номер проставляется на двухэкземплярах листа учета и описания уникального документа.Информация об уникальных документах Архивного фондаРФ, включенных в Государственный реестр, является общедоступной,за исключением сведений о собственниках уникальныхдокументов негосударственной части Архивного фонда РФ,доступ к которой осуществляется с согласия собственников.Центр информационных технологий Росархива обеспечиваетисполнение соответствующих запросов физических и юридическихлиц на основе базы данных «Государственный реестр уникальныхдокументов Архивного фонда РФ».Государственные органы, органы местного самоуправления,государственные и муниципальные организации обеспечиваютотбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документовАрхивного фонда РФ на постоянное хранение в государственныеи муниципальные архивы. Все работы, связанные сотбором, подготовкой и передачей архивных документов напостоянное хранение, в том числе с их упорядочением итранспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций,передающих документы.Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачув упорядоченном состоянии в государственные и муниципальныеархивы находящихся в их владении архивных документов,отнесенных к федеральной собственности, собственностисубъекта РФ или муниципальной собственности, с правомвозмещения произведенных на эти цели расходов за счетсредств соответственно федерального бюджета в порядке, установленномПравительством РФ, бюджета субъекта РФ в порядке,установленном органом исполнительной власти субъектаРФ, и бюджета муниципального образования в порядке, установленноморганом местного самоуправления. Документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процесседеятельности территориальных органов федеральных органовгосударственной власти и федеральных организаций, иных государственныхорганов Российской Федерации, расположенныхна территории субъекта РФ, могут передаваться в государственныеархивы субъекта РФ на основании договора междуорганом или организацией, передающими указанные документы,и уполномоченным органом исполнительной власти субъектаРФ в области архивного дела.Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частнойсобственности, поступают в государственные и муниципальныеархивы, музеи, библиотеки, организации Российской академиинаук на основании договоров между этими организациями исобственниками указанных документов. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственнойсобственности, хранятся: 1) постоянно - в государственныхархивах, музеях, библиотеках и организациях Российскойакадемии наук; 2) временно - в государственных органах, государственныхорганизациях, создаваемых ими архивах в течениеустановленных сроков, а также в муниципальных архивах вслучае наделения органа местного самоуправления муниципальногорайона или городского округа отдельными государственнымиполномочиями по хранению, комплектованию, учетуи использованию архивных документов, относящихся к государственнойсобственности и находящихся на территории муниципального образования.Основной учетной единицей Архивного фонда РФ являетсядело, или единица хранения. Под единицей хранения архивныхдокументов понимается учетная и классификационная единица,представляющая собой физически обособленный документили совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.Дело - это папка, в которой может быть от 5 до 300 иболее листов. Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ,находящихся в федеральной собственности, осуществляют федеральныеорганы исполнительной власти и организации(в том числе государственные академии наук, за исключениемРоссийской академии наук), перечень которых устанавливаетсяПравительством РФ. Сроки и условия депозитарного хранениядокументов Архивного фонда РФ и использования указанныхдокументов устанавливаются в договорах, заключаемыхфедеральными органами исполнительной власти или организациями(в том числе государственными академиями наук, заисключением Российской академии наук) со специально уполномоченнымПравительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в муниципальнойсобственности, хранятся: 1) постоянно - в муниципальных архивах,музеях и библиотеках; 2) временно - в органах местногосамоуправления, муниципальных организациях и создаваемыхими архивах в течение установленных сроков. Документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности,могут храниться их собственниками или владельцамисамостоятельно или могут быть переданы по договору нахранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку,музей, а также в организацию Российской академиипаук. При этом условия хранения этих документов определяютсяих собственниками или владельцами с соблюдением нормзаконодательства. Документы Архивного фонда РФ независимо от места иххранения подлежат государственному учету. Под учетом архивныхдокументов понимается установление количества и составаархивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация)принадлежности каждой единицы учета к определенномукомплексу и общему их количеству в учетных документах. Уникальныедокументы подлежат также учету в Государственномреестре уникальных документов Архивного фонда РФ. Регламент государственного учета документов Архивного фондаРФ утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 111.Регламент устанавливает порядок государственного учета документовгосударственной и негосударственной частей Архивногофонда РФ в целях обеспечения государственного контроля заих сохранностью. Документы Архивного фонда РФ учитываются по архивнымфондам, коллекциям, единицам хранения. Основой учета документовАрхивного фонда РФ является единая система регистрацииархивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающаяорганизационную упорядоченность, идентификациюи возможность адресного поиска документов. Средством учетадокументов является присвоение архивных шифров единицамхранения. Порядок государственного учета документов Архивногофонда РФ основывается на следующих принципах: централизации,реализуемой на основе взаимодействия федерального органаисполнительной власти в области архивного дела, органови учреждений ее системы, государственных музеев и библиотек,научных и научно-отраслевых архивов Российской академиинаук, организаций - источников комплектования архивныхучреждений, а также юридических и физических лиц -собственников документов негосударственной части Архивногофонда РФ; унификации, основанной на соблюдении преемственностиучета архивных документов на всех стадиях работы сними, единства состава, методик составления и ведения учетныхдокументов; динамичности, обеспечиваемой своевременными оперативным внесением изменений в учетные документыили составлением новых учетных документов; полноты идостоверности государственного учета. Для учета архивных документов в государственных, районных,городских архивах, государственных музеях и библиотеках,научных и научно-отраслевых архивах Российской академиинаук, структурных подразделениях организаций, осуществляющихприем и хранение архивных документов в интересахпользователя, ведутся: книга учета поступлений документов;списки фондов; описи дел и документов или их разновидности;листы фондов или заменяющие их документы, а также другиеучетные документы, на основании которых составляются документыцентрализованного государственного учета. Централизованный государственный учет документов Архивногофонда РФ - система учета документов Архивного фондаРФ в масштабе субъекта РФ и федеральном масштабе, основаннаяна сосредоточении в органах управления архивным деломсведений о количестве, составе архивных фондов и количествеединиц хранения. При осуществлении централизованного государственногоучета архивных документов в автоматизированном режимеобобщенные показатели документов централизованного государственногоучета в части, отражающей количество, состав архивныхфондов и количество единиц хранения, в том числеимеющих страховые копии и копии пользования, а также исходныепоказатели, необходимые для получения обобщенныхпоказателей, входят в число обязательных реквизитов учетныхбаз данных. После отнесения документов к составу Архивного фондаРФ, осуществленного органами и учреждениями Росархива совместнос собственниками этих документов на основании соглашения(договора), организуется их государственный учет.Собственники документов негосударственной части Архивногофонда РФ представляют учетные сведения о своих архивныхдокументах по запросам органов и учреждений Росархива в государственные,районные, городские архивы. Пользователь архивными документами имеет право свободноискать и получать для изучения архивные документы. Доступ кархивным документам обеспечивается путем предоставленияпользователю архивными документами справочно-поисковыхсредств и информации об этих средствах, а также подлинникови (или) копий необходимых ему документов. Государственныеи муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организацииРоссийской академии наук обеспечивают пользователю архивнымидокументами условия, необходимые для поиска и изученияархивных документов. Условия доступа к архивным документам,находящимся в частной собственности, за исключениемархивных документов, доступ к которым регламентируетсязаконодательством Российской Федерации, устанавливаютсясобственником или владельцем архивных документов.Государственные органы, органы местного самоуправления,организации и граждане, занимающиеся предпринимательскойдеятельностью без образования юридического лица, при наличииу них соответствующих архивных документов обязаны бесплатнопредоставлять пользователю архивными документамиоформленные в установленном порядке архивные справки иликопии архивных документов, связанные с социальной защитойграждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, атакже получение льгот и компенсацийПользователь архивными документами имеет право использовать,передавать, распространять информацию, содержащуюсяв предоставленных ему архивных документах, а также копииархивных документов для любых законных целей и любым законнымспособом. Государственные и муниципальные (за исключениемструктурных подразделений органов местного самоуправления)архивы, музеи, библиотеки, организации Российскойакадемии наук, а также государственные и муниципальныеорганизации в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации могут на основе имеющихся у них архивных документови справочно-поисковых средств оказывать пользователюархивными документами платные информационные услуги, заключатьс ним договоры об использовании архивных документови справочно-поисковых средств.Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствиис международным договором Российской Федерации,законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивныхдокументов, находящихся в частной собственности.Ограничивается доступ к архивным документам независимоот их форм собственности, содержащим сведения, составляющиегосударственную и иную охраняемую законодательствомРоссийской Федерации тайну, а также к подлинникам особоценных документов, в том числе уникальных документов, идокументам Архивного фонда РФ, признанным в порядке, установленномспециально уполномоченным ПравительствомРФ федеральным органом исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отменаограничения на доступ к архивным документам, содержащимсведения, составляющие государственную и иную охраняемуюзаконодательством Российской Федерации тайну, осуществляетсяв соответствии с законодательством Российской Федерации. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащимсведения о личной и семейной тайне гражданина, его частнойжизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности,устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанныхдокументов. С письменного разрешения гражданина, апосле его смерти с письменного разрешения наследников данногогражданина ограничение на доступ к архивным документам,содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина,его частной жизни, а также сведения, создающие угрозудля его безопасности, может быть отменено ранее чем через75 лет со дня создания указанных документов.Порядок использования архивных документов в государственныхи муниципальных архивах определяется Росархивом. Порядокиспользования архивных документов в государственных органах,органах местного самоуправления, государственных имуниципальных организациях, государственных и муниципальныхмузеях, библиотеках, организациях Российской академиинаук определяется ими в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, в том числе в соответствии с правилами,установленными Росархивом. Использование архивных документов,на которые распространяется действие законодательстваРоссийской Федерации об интеллектуальной собственности,осуществляется с учетом требований данного законодательства.Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки,организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственныхи муниципальных организаций предоставляют государственныморганам и органам местного самоуправлениянеобходимые для осуществления ими своих полномочий архивнуюинформацию и копии архивных документов, публикуют иэкспонируют архивные документы, готовят справочно-информационныеиздания о составе и содержании хранящихся в нихдокументов.

 

Возможно, будет полезно почитать:

• Аббатство - это католический монастырь ;
• Самые распространенные расклады ;
• Быт и обычаи Обычаи и нравы 19 века ;
• К чему снятся жабы и лягушки: мужчине, девушке, женщине, беременной – толкования разных сонников ;
• Основные характеристики марса ;
• Должностная инструкция транспортного экспедитора ;
• Татаро-монгольское иго или история о том, как ложь стала правдой ;
• Журавль толкование сонника ;