Регистрация и учет документов. Регистрационные формы и документы службы делопроизводства Каковы основные цели регистрации документов

Регистрация документов - одна из базовых процедур в делопроизводстве. Однако не все документы подлежат обязательной регистрации. Разбираемся, какие документы регистрировать и в какой форме, а также составляем список документов, которые в регистрации не нуждаются.

Регистрация необходима на этапе создания документа и в процессе его перемещения из одной организации в другую (или органы власти). Без регистрации многие документы не имели бы юридической силы и не смогли бы попасть к конечному адресату. Приказ вступает в силу только после того, как он был подписан и зарегистрирован. Исходящая корреспонденция имеет официальный статус при наличии регистрационного номера. Аналогичным образом входящему документу присваивается регистрационный индекс - и с этого момента организация берет ответственность за его исполнение или использование.

Суть регистрации проста: документ должен быть идентифицирован, то есть получить регистрационный номер. При этом в учетные документы (журналы, карточки) необходимо внести запись о регистрации. Эта процедура важна не только для учета документов и контроля за их исполнением. Документ с уникальным номером гораздо легче найти в электронной системе, файле или в бумажном архиве.

Основные принципы регистрации

Нормативными актами в сфере делопроизводства закреплены общие правила регистрации документов. Главное «пособие» делопроизводителей – Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 2016 года, которыми в том числе установлены основные принципы регистрации документов.

Зарегистрировать документ можно только один раз

Принцип однократности означает, что в пределах одной организации документ может быть зарегистрирован единожды. Об этом принципе особо следует помнить при смешанной форме делопроизводства, когда наряду с регистрацией бумажных документов в организации ведется электронный документооборот. Дублей быть не должно и в том случае, если документ, зарегистрированный в службе делопроизводства, направлен на исполнение в структурное подразделение, где обновить сведения о документе могут, используя уже созданный регистрационный номер.

Регистрация осуществляется в пределах отдельных групп

Принадлежность к группе определяется в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, распорядительные документы, договоры, служебные документы, исходящая корреспонденция

Соблюдать сроки

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Телеграммы и факсы должны быть зарегистрированы в момент получения, после чего их незамедлительно передают адресату.

Правило календарного года

Документы регистрируют в пределах календарного года. За это время ни один номер не может повториться. С наступлением нового года «счетчик» обнуляется, и документы начинают регистрировать с первого номера, но с учетом изменившейся даты календарного года. Исключение – описи дел постоянного хранения, которые имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов.

Регистрировать ОБЯЗАТЕЛЬНО

Служба делопроизводства должна регистрировать все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа создания и получения документа.

В самом общем виде это документы, которые:

поступили из других организаций и от физических лиц;
внутренние и отправляемые документы;
требующие ответа;
из органов власти, вышестоящих организаций и т.п.

В кадровом делопроизводстве регистрации подлежат:

приказы по личному составу;
личные дела работников;
уведомления работников;
командировочные удостоверения;
справки, выдаваемые кадровой службой (о стаже работы, о занимаемых должностях и др.);
протоколы заседаний конкурсных комиссий, по замещению вакантных должностей, избранию на должность.

Также рекомендуется вести , представляющим интересы организации. Это позволит проконтролировать срок действия доверенностей, а в случае увольнения работника поможет выяснить, есть ли у него на руках действующий документ.

Единого перечня нерегистрируемых документов не существует

По общему правилу не регистрируются документы, полученные для сведения и не требующие исполнения или ответа. Обычно перечень таких документов содержится в приложении к инструкции по делопроизводству. Если инструкции по делопроизводству в организации нет, список нерегистрируемых документов может быть утвержден приказом руководителя организации.

Как правило, к нерегистрируемым относятся:

сводки и информация, присланные для сведения;
копии приказов руководителя по основной деятельности;
копии распорядительных документов вышестоящей организации;
формы статистической отчетности;
графики, наряды, заявки;
прейскуранты, прайс-листы,
технические условия;
поздравительные письма и телеграммы;
пригласительные билеты;
рекламные извещения, плакаты, программы мероприятий;
учебные планы, программы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги);
корреспонденция работников с пометкой «лично» и многие др.

В случае если нарушены правила оформления документов, служба делопроизводства вправе их не регистрировать.

Регистрационные журналы, книги, карточки

Для регистрации документов используются журналы (книги) и карточки. Это две исторически сложившиеся формы фиксации регистрационных данных. С появлением компьютеров из бумажных они постепенно трансформировались в электронные журналы, базы данных и, наряду с другими делопроизводственными процедурами, перекочевали в системы электронного документооборота.

Журналы (книги) регистрации

Если в организации не внедрена система электронного документооборота, функцию регистрации на себя могут взять электронные журналы, которые удобно составлять и вести в виде таблицы Excel. Первая строка такого журнала содержит заголовок информационного поля, каждая последующая – учетную запись.

В большинстве случаев формы регистрационных журналов четко не регламентированы. При необходимости содержание строк и столбцов можно менять, придерживаясь принципа полноты отображения информации о регистрируемом документе.

В произвольной форме ведутся:

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам;
Журнал учета личных дел;
Журнал регистрации приказов по основной деятельности;
Журнал регистрации приказов на отпуск;
Журнал регистрации должностных инструкций;
Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации и многие др.

Формы журналов и книг, ведение которых обязательно, нормативно определены.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве;
Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности;
Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей.

Формы журналов, рекомендованные ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 года № 2797»:

Журнал регистрации вводного инструктажа;
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.

С полным списком журналов, ведение которых обязательно, рекомендовано или не предусмотрено законодательством РФ , можно ознакомиться в сводной таблице.

ВАЖНО! Обязательное ведение учетных форм в виде журналов установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, 2010 года (статьи 258, 259,260, 261 и др.). Журналы (книги) регистрации подлежат особому хранению.

Бумажные журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, заголовок, дата заведения журнала (книги), а после внесения последней возможной записи – дата окончания. Любые изменения в названии организации или ее организационно-правовой собственности также должны быть отражены на обложке.

Регистрировать документы в бумажных журналах нужно только в том случае, если такое требование закреплено в правовых актах или когда в этом есть объективная необходимость, например, во избежание разногласий при выдаче документов об образовании и пропусков. В остальных случаях более удобной формой регистрации являются электронные журналы.

Регистрационные карточки

К регистрации на бумажных карточках прибегают в том случае, если в организации нет ни СЭД, ни возможности вести электронные журналы. Карточная система регистрации позволяет регистрировать один и тот же документ в нескольких картотеках в зависимости от классифицирующего признака: по автору, исполнителю и пр. Такой вид картотеки называется справочным, или информационным. Также возможно заведение тематической картотеки, в которой карточки организуются согласно классификатору вопросов деятельности организации. Для осуществления контроля за исполнением документов и поручений используется сроковая картотека.

Поскольку вся работа в картотеке ведется вручную – во время регистрации и в ходе поиска нужной информации, она крайне не продуктивна для работы с большим объемом документооборота, например, с входящими документами.

Организация самостоятельно определяет формы регистрационных карт и закрепляет их в инструкции по делопроизводству.

Кто должен вести регистрацию документов

В случае если в организации делопроизводство ведется централизованно, то вся документация регистрируется в службе ДОУ. При смешанной форме необходимо четко определить, какое подразделение, какой сотрудник ответственны за регистрацию, а также установить перечень документов, подлежащих регистрации.

Часть внутренних документов (приказы по основной деятельности, служебные записки, докладные и пр.) регистрируется службой делопроизводства. Протоколы заседаний – по месту создания лицом, ответственным за организацию мероприятия. Внутренняя документация структурных подразделений проходит регистрацию в структурных подразделениях.

Т. В. Войцехович

Регистрация документов означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
обеспечивать сохранность документов.

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные регистрация документы , но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?

Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную карточку с информацией о документе и передать копию в структурное подразделение.

Документы для регистрации

Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:

на входящих (кроме приложений к ним);
на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

Однако регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях. Как правило, не регистрируют:

поздравительные письма и телеграммы;
документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
документы, не требующие исполнения и ответа;
малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
письма с пометкой ллично».

Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по регистрации документов.

Как присваивать документам номера

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу присваивается определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в регистрационный индекс включается:

порядковый номер документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
условное обозначение структурного подразделения (кадровые документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного подразделения может быть и цифровой индекс).

Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-ок, где 134 - порядковый номер документа, а лок» - обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144. Необходимо разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить ее в инструкции по делопроизводству.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?

В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов - лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, лп» -прием на работу, лот» - отпуск, лк» - командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, лпр» - прием на работу рабочего, лпс» - прием на работу специалиста.

Работа с документами

Документы можно регистрировать:

в специальных регистрационных журналах. Регистрационный журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой заносится определенная информация о документе;
На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку.

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и недостатки. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля - письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров?

Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»). Кроме того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:

учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);
приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
учета отпусков;
учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
выдачи командировочных удостоверений.

Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.).

Можно ли вести учетные формы в электронном виде?

Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно в фирме параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы
	Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;	26 Мб

Все сотрудники, занимающиеся делопроизводством, прекрасно знают, что каждый документ – входящий, исходящий или внутренний, нуждается в регистрации, которая позволяет вести учет, осуществлять быстрый поиск документов и контроль исполнения. Регистрация – это самое первое действие, которому должен подвергаться каждый документ. Чтобы помочь вам разобраться во всех тонкостях, мы расскажем, для чего нужна регистрация, какие данные необходимо вносить в регистрационную карточку, и какие виды регистрации существуют.

Кто владеет регистрацией, тот владеет всем

Регистрация документов не просто полезна, она необходима. Большой документооборот без регистрации существенно увеличивает шанс того, что что-то важное будет утеряно или выполнено не вовремя. Искать незарегистрированный документ по кабинетам - это как пытаться найти иголку в стоге сена: дело увлекательное, но не всегда продуктивное. Именно поэтому, как только документ поступил в руки делопроизводителя, он обязан его зарегистрировать.

Также регистрация позволяет:

обеспечить доказательство того, что документы были созданы или получены, включены в систему исполнения или управления документами,
получить информацию о поступлении или отправке документов,
иметь представление о количественных данных для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени,
провести анализ причин роста или снижения количества документов,
изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям организации.

Если каждый документ будет проходить обязательную регистрацию, то можно будет создать понятную базу данных и достаточно простую информационно-поисковую систему. Кроме того, некоторые документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Так, например, исходящим документам регистрация придает официальный характер, фиксирует факт их создания и отправки. Регистрацией входящих документов организация подтверждает не только факт их получения, но и дату, с которой наступает ответственность за использование или исполнение заключенной в документах информации. Получается, что регистрация документов носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.

При этом важно отметить, что документы подлежат регистрации не зависимо от способа их получения или отправки. Простая или электронная почта, факсимильная связь или курьерская доставка – в любом случае документ должен быть зарегистрирован.

Что включает в себя регистрация

Что же такое регистрация? Вроде бы ответ очевиден: определенный набор данных, который позволяет идентифицировать документ. Но какие данные необходимо вносить, чтобы упорядочить документы и упростить их поиск?

В первую очередь, это регистрационный индекс. Он служит основным учетным и поисковым признаком каждого документа, а также означает принадлежность документа к конкретной группе и его порядковому номеру внутри нее. Как правило, регистрационный индекс является уникальным внутри определенной системы управления документами.

Регистрационный индекс может состоять из:

порядкового номера (каждый календарный год порядковые номера начинаются сначала и длятся до его окончания),
дополнительных условных буквенных обозначений,
номенклатурного индекса (он используется в организациях, где разработана номенклатура дел).

Для упрощения поиска документов, регистрацию можно разделить на тематические группы. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. В свою очередь каждая большая группа может иметь свой подраздел. Если вы принимаете решение делить документы на подобные массивы, то это необходимо отражать в регистрационной карточке, введя для этого определенные литеры или символы.

Еще один важный момент: в каждой организации необходимо строго соблюдать единообразие регистрации документов. Обычно правила регистрации устанавливаются службой делопроизводства, не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или в структурных подразделениях).

Чтобы облегчить как сам процесс регистрации, так и дальнейшую работу с документами, в инструкции по делопроизводству рекомендуется прописать структуру регистрационных индексов. Это позволит не только соблюдать принятые формы и правила, но и значительно ускорит вхождение в рабочий процесс новых сотрудников.

Отметим, что основными регистрационными формами в настоящее время являются журналы и регистрационные карточки. Регистрационные формы можно посмотреть в разделе «Образцы документов»

Виды регистрации

Регистрацию можно разделить на несколько типов: по методу и по форме организации регистрации документов.

Существует два метода системы регистрации: традиционная (ручная) и автоматизированная. Что касается формы организации регистрации документов, то здесь выделяют централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма, при которой все документы регистрируются в одном месте, характерна для небольших компаний, где регистрацией занимается один человек – секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате. В крупных учреждениях, имеющих представительства в разных городах, регистрация ведется децентрализовано, что предполагает наличие нескольких пунктов регистрации, например, канцелярия организации и секретари структурных подразделений. Централизованная регистрация также доступна для крупных компаний, но в таком случае необходимо применять автоматизированную систему документационного обеспечения, которая сократит время движения документов и снизит сложность их обработки.

Важно понимать, что при любом варианте организации регистрации документов необходимо соблюдать основной принцип – однократность!

Какие документы подлежат обязательной регистрации

На самом деле, не лишним будет регистрировать все документы, которые имеют даже минимальное значение. Неважная, на первый взгляд, справка может понадобиться при служебном расследовании, а одно из заявлений станет основанием для поощрения или увольнения сотрудника.

Но существует определенный перечень документов, которые регистрировать обязательно. К ним относятся:

документы, поступающие из органов государственной власти и управления, вышестоящих организаций или документы, направляемые в их адрес;
важные внутренние документы: приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;
входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие документы;
обращения граждан или сотрудников (регистрируются отдельно).

Таким образом, если вы цените порядок во всем и не хотите тратить долгие часы на поиск нужного документа, введите правило: регистрировать каждый документ, который имеет, пусть даже самое несущественное, но значение. Поверьте, потратив несколько минут на регистрацию, вы сэкономите несколько часов на поиск и идентификацию.

Т.В. Войцехович

Регистрация документов - важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации - придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация документов необходима для решения следующих задач: учет количества документов; обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов; обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов; обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел. В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д. Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года. В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации, но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках. Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации.

РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов. При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих документов); индекс поступления документа (для входящих документов); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); номер дела. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др. Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления - как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Составляя перечень нерегистрируемых документов, нужно знать, что некоторые из них вообще не регистрируются (это, как правило, поздравительные письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.). Однако часть входящих документов регистрируют не в службе ДОУ, а в структурных подразделениях, куда они передаются для исполнения. Например, расчетно-денежная и бухгалтерская документация регистрируется в бухгалтерии, плановая - в плановом отделе и т.д.

Иными словами, в перечень нерегистрируемых документов включают те, которые не регистрирует служба ДОУ или секретарь. Хотя в практике работы ряда организаций регистрируют и те документы, которые передают в бухгалтерию, плановый отдел, отдел снабжения и т.д. Этот факт необходимо зафиксировать в инструкции по делопроизводству. Такая регистрация позволяет создать службе ДОУ единый банк данных о документах организации, но в этом случае увеличивается нагрузка на работников службы ДОУ.

Особенности регистрации документов в организации

Основной принцип регистрации - однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие - в день поступления, внутренние и исходящие - в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализованно - в местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в управлении (отделе) снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них - в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет - все документы регистрирует секретарь.

Регистрация осуществляется в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора, содержания. Например, следует отдельно регистрировать приказы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, создаваемые в организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам каждой группы в течение календарного года.

Секретарь должен знать особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел, совместных документов.

К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа.

Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно.

Если организация получает и отправляет факсограммы, их рекомендуется регистрировать в журналах входящих и исходящих факсограмм независимо от наименования вида документа.

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

порядковый регистрационный номер;

индекс по номенклатуре дел;

индекс по используемому классификатору.

При формировании индекса его составные части отделяются друг от друга косой чертой, например: №12/03-21/18.

Косой чертой разделяются также регистрационные номера разных организаций в регистрационном номере документа, составленного совместно двумя и более организациями.

Обращения граждан регистрируются с включением первой буквы фамилии заявителя в регистрационный номер.

Формы регистрации документов

В настоящее время используют существует три формы регистрации:

журнальная;

карточная;

электронная.

Журнальная регистрация. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500-600 документов в год или 15-20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности.

Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

Карточная регистрация. Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) - для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Количество экземпляров карточек, заполняемых для регистрации одного документа, определяется организацией. Обычно их число определяется количеством справочных и контрольных картотек. В некоторых организациях документ передается с одним экземпляром карточки. В этом случае количество карточек увеличивается на одну. Например, в организации ведут две картотеки: контрольную и справочную. Тогда на один документ заполняют три карточки. Справочных картотек может быть три, тогда количество карточек будет равно пяти: одна - для контрольной картотеки, три - для справочных, одна - для исполнителя.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

Возможно, будет полезно почитать: