Как оформляется служебное письмо образец. Правила оформления служебных писем

Образец гарантийного письма

Образец телефонограммы

Правила оформления служебных писем.

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем , на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

3. Письмо составляется только по одному вопросу , например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:

АО "Глория" Отдел сбыта

АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

АО "Глория" Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитовАдресат . Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты:Дата ,Индекс иСсылка на номер и дату документа-запроса , если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении...", "О создании...", "О проведении..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформляеть.

В вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; - в основной части формулируется основная цель письма.

Например:

вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия.... была установлена недостача..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.

основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, осовоив которые можно составить тексты различных писем. Здесь можно познакомиься с некоторыми из этих оборотов.

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.

11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

Служебное письмо – это обобщенное название различных документов, которые служат средством обмена информацией между организациями. Служебные письма выделяются по способу передачи – почтовой пересылкой, в том числе и по электронной почте.

Из статьи вы узнаете:

  • как составлять служебные письма
  • как оформлять служебные письма
  • несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :

Служебные письма составляют наибольший объем – до 80% – входящих и исходящих документов организации. Таким образом, правильность оформления служебных писем напрямую влияет на формирование делового имиджа, и правильности их оформления нужно уделять особе внимание.

Служебные письма составляются по различным поводам, возникающим в деятельности организации. Отсюда возникает их содержательное разнообразие. Виды писем:

Каждая из этих разновидностей имеет свои особенности, но все они имеют общие черты и требования к оформлению.

Как составлять служебные письма

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. Введение – мотивировочная часть, здесь указываются причины составления письма: это может быть ссылка на предыдущие события или решение госорганов или вышестоящей организации. В зависимости от контекста, используйте следующие стандартные выражения:

Исходя из результатов переговоров по вопросу о... и т. п.

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...

В связи с неполучением...

Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...

В целях скорейшего решения вопроса...

Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...

В целях выполнения распоряжения... / обеспечения безопасности прохождения груза...

Для согласования вопросов...

Ввиду задержки получения груза...

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…

На основании нашего телефонного разговора... / устной договоренности...

Согласно протоколу о взаимных поставках... / постановлению правительства... и т. п.

В связи с обращением в наш адрес...

2. Доказательства – в этой части обосновывается содержание письма.

3. Заключение – здесь излагаются требования, просьбы, предложения, выводы и т.д. Также возможны служебные письма, состоящие из одной заключительной части, без предварительных объяснений.

Служебное письмо должно содержать информацию только по одному вопросу. В деловой переписке принято составлять несколько писем даже для одного адресата, если необходимо решить несколько различных вопросов. Это позволяет адресату вести работу над вашими вопросами более эффективно. Ведь по каждому из них могут быть установлены разные исполнители и сроки. Допускается объединение нескольких вопросов в том случае, если они взаимосвязаны, и вы уверены, что письмо будет направлено для исполнения в одно подразделение.

Обратите внимание! При работе с входящими служебными письмами помните, что некоторые документы требуют ответа в установленный срок. Особенно это касается писем из учреждений государственной власти.

За редким исключением, объем текста в письме не должен превышать одну страницу.

Как оформлять служебные письма

Служебные письма оформляются на фирменном бланке организации, на листе формата А4. Допустимо использовать формат А5, если объем текста не превышает семи строк (в этом случае можно не указывать заголовок письма).

Реквизиты заголовочной части служебного письма:

  • номер
  • ссылка на входящий номер (для писем-ответов)
  • заголовок письма (одной фразой)

В реквизите «Адресат» должны быть указаны:

  • название организации
  • структурное подразделение
  • должность получателя
  • фамилия и инициалы получателя
  • почтовый адрес получателя

В случае рассылки письма нескольким получателям, сначала нужно указать основного адресата. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится Для большого количества получателей – более 4-х – составляются листы рассылки.

Полезный совет! Если в вашей организации регулярно составляются однотипные служебные письма, составьте бланк-трафарет (так называемую «рыбу»). Так и вы, и другие сотрудники сэкономите время на подготовку документов.

Если в письме-ответе вы указали в заголовке входящий номера письма, то в тексте повторяться не нужно.

Для обращения к адресату используйте определение «Уважаемый «Имя_Отчество» либо «Господа». В этом случае используйте заключительную формула вежливости: «С уважением», она ставится над подписью руководителя.

С уважением,

Генеральный директор ООО «Альфа» Петров

В тексте служебных писем используются несколько форм обращения:

  • от первого лица множественного числа (направляем, просим )
  • от первого лица единственного числа (считаю, прошу )
  • от третьего лица единственного числа (компания предлагает, банк возражает )

Форма обращения от первого лица множественного числа является предпочтительной, так как письмо обычно выражает мнение организации, несмотря на то, что подписывается одним лицом – руководителем. Хотя вы можете использовать обращения от первого лица единственного числа в письмах-приглашениях, рекомендательных письмах. Местоимения «я», «он» в деловой переписке не используются, вместо них следует писать местоимения «мы», «Вы»

Подписывает служебное письмо руководитель организации, либо уполномоченный доверенностью заместитель или руководитель подразделения-автора письма. Дата подписания является датой письма.

Служебное письмо должно иметь отметку об исполнителе, она располагается в нижнем левом угла, под подписью руководителя.

Для составления некоторых служебных писем требуется согласование с руководителем заинтересованного отдела. В таком случае виза ставится на копии (или втором экземпляре) письма, идущего в подшивку, либо – при факсимильном или электронном способе отправки – на оборотной стороне документа.

Несколько рекомендаций к стилистическому оформлению текста служебного письма :

1. Письмо должно быть написано в ровном, спокойном тоне. Чрезмерная любезность не допустима равно как и пренебрежительность.

2.Избегайте по возможности пометок «Срочно», «В кратчайшие сроки», побуждая тем самым адресата к спешке. Лучше указывать конкретный срок исполнения или принятия решения.

3. Не навязывайте адресату решение такими фразами как: «Прошу решить вопрос положительно».

4. Формулировки типа «Прошу внимательно изучить» могут быть негативно восприняты адресатом как намек на его невнимательность.

5. Письма-отказы обязательно должны содержать мотивировочную часть – почему отказано, а также сообщайте, есть ли вероятность иного решения в будущем.

6. Пишите кратко. Используйте шаблонные фразы для упрощения текста, но не перегружайте письмо лишней информацией громоздкими словесными конструкциями.

Образец служебного письма




Основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Образец бумаги можно скачать бесплатно по ссылке.



Локальное общение на предприятии между структурными подразделениями происходит с помощью согласованных письменных форм. Служебное письмо включает в себя массу информации. Но основным предназначением служебного письма является все донесение определенных сведений до адресата. Несмотря на внутреннее общение предприятия, документ должен обладать правильными реквизитами, и иметь юридическую силу. По специальной прямой ссылке можно бесплатно скачать образец служебного письма, и применить его в собственной практике делопроизводства.

Государственные учреждения не испытывают потребности разработки бланков, поскольку имеют в штате лиц, занимающихся подобной деятельностью. Сотруднику предприятия всего лишь требуется внести текст, и вывести готовый документ на печать. Все реквизиты, печати, штампы и расстановка границ уже установлены. При оформлении служебного сообщения стоит придерживаться главного принципа: текст должен затрагивать только один вопрос или проблему. Содержание должно быть сжатым, конкретным, без дополнительных литературных оборотов и эмоциональных составляющих автора.

Обязательные пункты служебного письма

:
  • По-середине титульного листа должны быть обозначены фирменные данные;
  • Справа, вверху указываются реквизиты адресата;
  • Посередине листа уважительное обращение к автору, возможно по имени и отчеству;
  • Краткое пояснение предшествующих обстоятельств;
  • Доклад обстановки и события, породившего потребность написания данного сообщения;
  • Выводы, предложения;
  • Подпись, расшифровка.
Смысл написанного должен быть понятен читателю, все факты должны быть достоверными и мотивированными. В служебном сообщении формируются не вымышленные правила поведения, а реальные события. В подтверждение к данному обстоятельству автор, обычно, приобщает доказательства и сопровождающие листы. Количество экземпляров может быть разным, в зависимости от необходимого требования. В конце должна стоять подпись и расшифровка составителя или вышестоящего руководителя. Печать в подобных обращениях на ставится.

Написание служебных писем

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством обмена информацией и оперативного управления самыми разными процессами. Служебное письмо является не только носителем определенной информации и правовым документом.

Оформляется служебное письмо на специальном для писем бланке формата А4 (210 х 297 миллиметров). Если текст письма не превышает семи строк, то используют бланк формата А5 (210 х 148 миллиметров).

Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту (должен отвечать на вопрос "что?"), текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе. Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование подготовки письма или приводятся ссылки на документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п., которые размещаются с абзаца.

Как правило, в письме затрагивается один вопрос.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить..." "разъясняем, что..." или от третьего лица единственного числа - "министерство информирует...", "управление считает целесообразным".

Служебное письмо должно быть оформлено безупречно. Даже небольшое несоблюдение требований к нему может превратить письмо на дефектный с юридической точки зрения. Все данные и факты, о которых говорится в письме, должны быть проверены.

подписанного письма не разрешается вносить никаких исправлений или дополнений. При составлении служебных писем следует помнить следующие правила этикета:

1. Четко придерживаться требований оформления.

2. При обращении использовать слова: господин, сударь, уважаемый, высокочтимый. Обращение пишется отдельной строкой, после него ставится восклицательный знак.

Нужно помнить, что при непосредственном обращении нормой украинского языка является кличний падеж. Например:

господин генерал,

уважаемый Петр Юрьевич, глубокоуважаемый Ярослав Анатольевич.

3. Местоимения Вы, Ваш, Вас пишутся с большой буквы.

4. Изложение содержания должен быть аргументированным, поэтому обязательными являются ссылки на другие документы.

Например:

в Соответствии с Законом Украины "Об образовании" проанализируйте... Согласно постановлению КМУ от 03.04.2008 № 21 проинформируйте...

5.Требования в тексте письма не должны выражаться в категорической форме. Для избежания категоричности не употребляются личные формы глаголов, а безличные.

Например, вместо:

Мы передаем Ваше дело в суд....

следует писать:

Ваше дело будет передано в суд.....

6. Подписывая письмо, можно использовать словосочетания: С уважением, С глубоким уважением.

Служебная переписка ведется от имени учреждения, а не от имени должностного лица, подписавшего документ. Личный момент в таких письмах должен быть сведен к минимуму. Если письмо составлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа - "прошу...", "предлагаю...".

Служебное письмо визирует работник, который создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в котором он создан, в случае необходимости (если в письме поднимаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений учреждения, а также заместитель руководителя учреждения согласно функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).

Классификация служебных писем.

В основу общей классификации служебных писем возложена блоки признаков, которые строятся по разным характеристикам документа.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которой происходит разделение служебных писем на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.

Так, с целью составления служебные письма подразделяются на.



 

Возможно, будет полезно почитать: