Главный бухгалтер акт передачи дел. Как должен быть правильно составлен акт и что нужно в нем указать

В любой организации выполнение и документальное сопровождение финансовых операций – это важнейшая составляющая всех бизнес-процессов. Функции главного бухгалтера являются во многом ключевыми. Это лицо, имеющее отношение к «святая святых» финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому, несмотря на то, что с точки зрения трудового законодательства это такой же сотрудник, как и все остальные, расставание с ним может быть сопряжено со множеством проблем и трудностей для владельца бизнеса.

ФАЙЛЫ

В чем состоят особенности освобождения главбуха от должности, какие существуют для этого специальные основания, как минимизировать риски смены ключевой фигуры для организации, расскажем в этой статье.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.

Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).

На чем построить увольнение?

Окончание сотрудничества с главбухом по версии ТК точно такое же, как и с другим сотрудником. Однако, в дополнение к статьям ТК, федеральные законы предусматривают некоторые основания, специфичные для ключевых постов, таких, как директор и главный бухгалтер. Рассмотрим все законодательные поводы для увольнения главбуха.

Главный бухгалтер хочет уйти сам

Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.

ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.

Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».

ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.

Инициатива руководителя в увольнении главного бухгалтера

Закон предусматривает много оснований, по которым руководитель вправе указать главбуху на двери. Среди них есть те, что применимы как к ключевому, так и к рядовому сотруднику.

Подложные документы при оформлении трудового договора.
Истечение срочного договора. Предупреждение о нежелании продлять договор нужно предоставить сотруднику за 3 дня. Если после истечения срока этого не произошло, договор автоматически превращается в бессрочный.
Невыполнение своих обязанностей или выполнение с нарушениями (несколько раз, подтвержденных взысканиями, или один раз, но грубо).
Прогул.
Появление сотрудника нетрезвым либо под действием наркотических или других токсических препаратов.
Нежелание работать в изменившихся условиях, подчиненности или территориального расположения.
Нарушение положений трудового договора (если они не противоречат ТК РФ).
Несоответствие должности, выявленное в результате проведенной аттестации.
Ликвидация организации.
Сокращение штата или численности.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Сокращение – достаточно редкий повод для увольнения бухгалтера, ведь в любой организации необходим человек, ведущий финансовый учет. Только если предприятие очень маленькое, директор сам может выполнять функции бухгалтера, тогда эту должность допустимо сократить.

Основания, связанные с материальной ответственностью

Главбух вправе быть уволенным, если установлено, что он:

совершил хищение, растрату, уничтожил либо повредил что-либо, принадлежащее фирме или другим сотрудникам (факт должен быть подтвержден судом или другим уполномоченным органом);
своими действиями или бездействием, связанным с обслуживанием ценностей, утратил доверие руководства;
участвовал в принятии решения, повлекшего ущерб имуществу организации.

Основания, связанные с уникальностью бухгалтерских обязанностей

В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:

у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.

Как передать дела в новые руки

Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.

В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:

основание передачи (статью увольнения);
сроки проверки и передачи дел;
состав комиссии, осуществляющей проверку;
личные данные принимающего лица;
подписи сторон, печать организации.

Кому передавать?

Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.

Проверка дел

Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.

Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:

учет финансов, кассы;
госплатежи;
итог инвентаризации;
обязательства перед контрагентами.

Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.

Что передавать?

Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:

балансовые и кассовые отчеты;
документы структурных подразделений;
банковские бумаги;
архивные документы со сроком до 5 лет;
ключ от сейфа, печать.

По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.

Образец акта приема-передачи дел

Представляем вниманию скриншот акта приёма-передачи дел. Этот же документ, но в формате .doc доступен для скачивания по ссылке вверху данной страницы.

Акт передачи дел при увольнении главного бухгалтера — это документ, позволяющий преемнику и руководству увольняющегося главного бухгалтера, в каком финансовом состоянии передается предприятие.

Такой документ нужен, чтобы прекращающий сотрудничество главбух не только передал по описи все папки с документацией, но и провел инвентаризацию всех материальных ресурсов, в том числе и основных фондов.

Отчеты квартальные и годовые, состояние расчетов с работниками, поставщиками, смежниками, подрядчиками, налоговые расчеты, баланс предприятия – эти и иные вопросы должны быть освещены и подтверждены документально. Поэтому необходимо передать новому распорядителю финансов акты сверок, реестры дебиторской и кредиторской задолженностей, налоговые бумаги и пр.

После того, как главбух получит расчет и уйдет, сложно будет наводить справки и выяснять, как и почему образовалась недостача средств. Акт передачи дел даст преемнику понятие о том, как велся бухучет, какова была финансовая политика, не было ли злоупотреблений.

Какие сведения указываются в документе?

Передача дел при расторжении трудового договора главбухом осуществляется на основании по предприятию. В этом приказе указывается состав комиссии, которая будет заниматься приемом, и сроки, когда процесс должен быть закончен с оформленным и подписанным актом передачи дел.

Пошаговая инструкция: как правильно заполняется?

Акт строго регламентированной формы не имеет и составляется произвольно, но такая бумага должна быть наглядной и содержать все, что нужно. Вверху документа по центру располагают название предприятия (полное), его ИНН, почтовый адрес. Ниже слева размещается утверждающая акт подпись руководителя – «Утверждаю» , полное наименование должности, подпись руководителя и в скобках ФИО, под подписью – дата утверждения.

Далее по центру указывают название документа, ниже слева – пункт расположения фирмы, справа – дата составления. С абзаца вписывают: «Согласно приказу такому-то с такого по такое-то число (месяц, год) главный бухгалтер такой-то передал, а заместитель главного бухгалтера такой-то принял такие документы» – и ниже располагают таблицу. Обычно это таблица не более чем на 4 столбца:

Список документов обычно включает (по каждому вопросу указывают период времени проверки):

учетную политику;
бух. отчетность;
налоговую отчетность;
фондовые отчисления;
акты выполненных работ и услуг;
акты сверок взаиморасчетов с поставщиками, подрядчиками и пр.;
инвентаризационные описи;
первичные учетные бумаги;
договора с поставщиками, подрядчиками и пр.

Под таблицей перечисляют, что еще передано – наличные средства, печати, коды и ключи от сейфов, чековая книжка, пароли от входа в систему «клиент-банк» и пр. При выявлении допущенных ранее в отчетах, учете ошибок здесь их перечисляют , с указанием периода и документа, когда ошибки были допущены. Далее приводят перечень приложений к акту.

Состояние учета денежных средств выясняют, проведя ревизию наличности в кассе компании и проверив сверки дебиторской и кредиторской задолженностей на дату начала проверки, о чем составляют отдельные акты.

Расчетные операции проводятся при соблюдении законности в основном по безналичному расчету, о чем свидетельствуют платежки и подтверждение их проведения банком, а также налоговые накладные. Сверив распечатки на бумажных носителях со сводами в отчетах и в программе 1С, делают выводы о состоянии учета расчетных операций.

Справка! Если закупки производились по наличному расчету через подотчетных лиц, то должны быть чеки, квитанции, приходные и расходные ордера, а движение денег отражаться в кассовой книге и в балансе по счету №71.

Теперь вы знаете, как оформить акт при смене одного специалиста другим.

Как оформить передачу дел главным бухгалтером:

Состояние амортизируемого имущества

Амортизация должна насчитываться на основные средства – здания, сооружения, оборудование и пр. необоротные активы. При проверке производится правильность отнесения имущества к амортизируемому (на основании действующего законодательства) и наличие правильного учета, для чего сверяют остатки по счетам учета на начало проверяемого отрезка времени с отчетами на конец предыдущего периода. Важно проверить, происходила ли переоценка балансовых стоимостей, насколько грамотно и обоснованно это было сделано.

Сведения об учете материалов

Все материалы, приобретенные организацией, должны быть оприходованы сначала на склад, а потом распределены по материально-ответственным лицам . Ежемесячно проводится списание материалов по актам выполненных работ или услуг, и выводятся остатки. Именно эти остатки материалов, висящие на подотчете работников и на складе, любой проверяющий может увидеть в натуре и сличить с документальными данными.

Если предприятие крупное, то анализ материального учета можно провести выборочно, чтобы сложить представление об общей картине по фирме. Остатки материалов на конец отчетного периода являются отправной точкой на начало следующего отрезка времени.

Важно! Наличие отчетов о движении материальных средств поможет проследить состояние материального учета.

Информация о расчете работников

Состояние расчетов с работниками фактически обозначает наличие задолженности по зарплате или ее отсутствие. Этот важнейший показатель состояния платежеспособности предприятия отражается в специальном отчете, составляемом ежемесячно. Есть вариант взять несколько фамилий сотрудников и отследить по документам начислением им зарплаты, проведение удержаний и отчислений, а также вывод положенных к выплате средств.

Автоматизированная система начисления зарплаты минимизирует злоупотребления, но для передачи дел главбухом больше интересует наличие задолженности. За каждый месяц должен быть отчет, что и должен предъявить проверяемый главный счетовод за весь период проверки.

Важно, чтобы не было кип валяющихся документов – своевременная их раскладка по порядку хронологии, по подписанным папкам говорит об упорядоченном хранении бумаг. Если места в комнате бухгалтерии недостаточно, то допускается хранение в закрываемом на замок отдельном помещении папок с делами за период не более 5-ти лет, остальное должно быть заактировано и сдано в архив, о чем свидетельствует 2-й экземпляр. В передаточном акте все обнаруженное важно отразить.

Перечень папок по описи

Бухгалтерские и первичные документы следует передать по описи , составив перечень, который будет приложен к акту. Если документооборот насчитывает тысячи первичных бумаг, то составить опись, внося каждую из них, просто нереально, и в таких случаях в описи перечисляют папки с определенными документами за месяц – например, приходные накладные, или счет-фактуры.

Внимание! Когда учет ведется по подразделениям- к примеру, по участкам, то таких папок с одноименными документами будут несколько, и их число указывают в списке.

Остатки по проверенным счетам

Счета можно проверить выборочно, по ним выводят остатки и сверяют их с теми, которые показаны в отчетности на конец предыдущего отчетного периода. Это нужно для того, чтобы преемник дел начинал свою работу, привязываясь к этим остаткам как к отправной точке.

Список отсутствующих бумаг

Проверяя папки месяц за месяцем, сверяют наличие документов в теми, которые включены в сводные перечни. При выявлении недостающих бумаг составляют их список. По возможности увольняющийся бухгалтер может попытаться отыскать копию отсутствующей бумаги и восполнить нехватку хотя бы копией.

Те же бумаги, которые не удалось восстановить, вносятся в перечень – так принимающий дела работник подстрахует себя на случай проверки аудитором, и в своей работе будет иметь представление о том, чего нет в наличии. Список прилагают к акту передачи.

Ещё один весьма важный нюанс

Такие важные атрибуты, как печати, ключи от сейфов, коды, шифры и пароли также мало отдать из рук в руки: следует зафиксировать факт их передачи в акте, внизу таблицы. Это нужно и для увольняющегося работника, и для принимающего дела.

Завершение акта – подписи сдавшего дела и принявшего их сотрудников , с расшифровкой должностей и ФИО. Подписи удостоверяют, что один бухгалтер документы и атрибуты передал, а другой их принял.

Акт передачи позволит прежнему главбуху спокойно уйти и избежать постоянных вопросов, а предприятию – продолжать деятельность с вновь принятым работником на эту должность. Большинство ответов на возникающие в процессе работы можно будет найти в акте.

Нередко в бюджетных и коммерческих компаниях складывается ситуация, когда главбух уходит на пенсию, в декрет или просто увольняется по собственному желанию или путем перевода. При этом ему необходимо передать дела своему заместителю или человеку, который планирует занять его место. Процедура передачи оговорена законодательством, при этом производится передача соответствующих дел и составляется В нашей статье мы разберем, как проводится эта процедура и что необходимо заполнять при смене бухгалтера.

Введение

Сотрудники компании, решившие уволиться, сообщают об этом руководителя заранее, согласовывая имеющиеся вопросы и решая их. В случае если увольнение проводится срочно и без согласования, то работодатель имеет право потребовать отработать 2 недели. Также если сотрудница уходит в декрет, то все это согласовывается и ей подбирают временную замену, то есть по сути у руководителя есть время на то, чтобы найти замену и оформить необходимые распоряжения.

Главный бухгалтер должен заранее предупредить начальство об уходе

В случае если уходят ключевые фигуры, такие как главный бухгалтер или финансовый директор, то готовиться необходимо тщательнее, чем при увольнении рядового сотрудника. Нужно не просто найти нового сотрудника, но и передать ему все дела для того, чтобы работа компании не остановилась и перестановка не принесла серьезных потрясений. Как правило, в подобных ситуациях оформляется акт приема-передачи документов или дел. Отметим, что законодательно подобная процедура не описывается и в трудовом кодексе нет упоминания о ней, но во многих предприятиях подобная практика существует. Более того, перед подписанием акта обычно проводят аудиторскую проверку (для этого необходимо распоряжение руководства).

Итак, схема передачи следующая:

Проводится аудит или инвентаризацию при необходимости.
Если кандидат на должность имеется, то составляется акт приема-передачи на него (он должен быть официально оформлен как сотрудник).
Если кандидата нет или он пока не оформлен, то дела передаются главе компании, поскольку бухгалтерский учет согласно ТК относится к компетенции главы организации.
Когда соискатель на должность главбуха будет отобран и утвержден, составляется второй акт, по которому дела переходят от главы фирмы конечному исполнителю.

Внимание: профессиональные юристы и бухгалтеры рекомендуют проводить процесс инвентаризации в обязательном порядке, чтобы избежать неприятных последствий и ситуаций в будущем.

Как проходит инвентаризация

Инвентаризацию по закону проводят при любой смене материально ответственного лица, а уж тем более главбуха. Чтобы провести ее, глава компании составляет приказ, назначая инвентаризационную комиссию. Далее действия протекают по следующему алгоритму:

Комиссия изучает документы и обрабатывает их, а также выполняет другие положенные ей действия.
Проводится подсчет остатков (их рассчитывают на дату проведения инвентаризации).
Необходимая информация вносится в реестры, движение активов фиксируется в документах.
Проводится аудит, подтверждающий наличие активов, их состояния и целостности.
Комиссия делает выводы о состоянии и целостности активов и составляет соответствующий протокол, который подписывается всеми членами комиссии.

Инвентаризация позволит навести порядок в делах компании

Рассмотрим, как правильно составить приказ. Он выглядит следующим образом:

В связи с выходом в декретный отпуск главного бухгалтера ООО “Ромашка” Никитиной Светланы Борисовны с 20.05.2018, а также с целью получения достоверных данных по финансовым отчетностям и бухгалтерскому учету на предприятии

ПРИКАЗЫВАЮ:

В срок до 17.05.2018 провести внеочередную инвентаризацию активов, товарно-материальных ценностей и нематериальных активов, денежных средств, бланков строгой отчетности.
В состав комиссии включить следующих сотрудников:

Глава комиссии: финансовый директор ООО “Ромашка” Синицын Игорь Павлович /подпись/

Члены комиссии:

Бухгалтер Семенова Ю.А. /подпись/

Экономист Юрчишин А.Я. /подпись/

Юрист Марченко Ю.К. /подпись/

Инвентаризация проводится при личном присутствии материально ответственного лица.

Контроль за выполнением данного приказа оставляю за собой.

Руководитель ООО “Ромашка”

Приходько А.Ю.

Подготовительный этап

Итак, после того как глава компании издал и подписал приказ о проведении аудита и положения дел, а также назначил членов комиссии, проводится процедура передачи дел главного бухгалтера при увольнении (образец акта мы приведем немного ниже). Ответственным лицам необходимо будет подготовить бумаги для передачи кандидату на должность или руководителю компании. Уходящий главбух должен привести отчетность в порядок, внести всю необходимую информацию, пронумеровать регистры и пр. Это необходимо сделать в обязательном порядке, несмотря на то, что объем работы весьма велик, иначе уволившегося (или вышедшего в декрет) сотрудника будут всячески беспокоить и отвлекать.

Приказ о назначении комиссии

Если в первом пункте руководитель составлял приказ о назначении комиссии для проведения инвентаризации, то после подготовительного этапа составляеся приказ о создании комиссии, контролирующей процесс передачи дел. В нем необходимо указать сроки, до которых их необходимо передать новому сотруднику или руководителю. В состав комиссии должно входить три сотрудника:

Тот, кто передает.
Тот, кто принимает.
Глава компании или ответственное лицо.

Внимание: в комиссию могут попасть и другие работники. К примеру, в нее часто включают юриста, экономиста, аудиторов и пр.

При инвентаризации создается комиссия из материально ответственных лиц

Цель данной комиссии — проверить бумаги, которые передаются от старого главбуха к новому, достоверность указанных в них данных, наличие необходимых бумаг по налоговому и бухгалтерскому учету и пр. По сути, приказ о назначении данной комиссии идентичен с вышеприведенным приказом, единственное что в нем меняются формулировки и цели. Оформляется он руководителем, имеет соответствующий номер и вписывается в книгу учета приказов.

Ответ на вопрос:

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел состоит из следующих этапов:

Издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;

Проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;

Ознакомление с внутренними документами компании;

Непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

Проверка состояния учета и отчетности;

Оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

До увольнения главного бухгалтера и на момент передачи дел двух бухгалтеров в организации быть не может.

При передаче дел имеет значение, приглашен на должность главного бухгалтера другой работник или нет, ведь у работодателя в случае увольнения бухгалтера по собственному желанию есть только две недели и на поиск нового работника (ст. 80 ТК РФ), и на саму передачу. Продлить данный срок и задержать прежнего работника для передачи дел работодатель не имеет права.

Если подходящая кандидатура до истечения срока уведомления не найдена, дела нужно будет передать другому сотруднику, назначенному приказом руководителя, например заместителю главного бухгалтера или иному работнику. Принять дела может и непосредственно руководитель, поскольку в силу ст. 7 Закона N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ именно он организует ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета.

В случае если новый главный бухгалтер найден, возникает вопрос, каким образом и когда передавать дела, поскольку кандидат на должность может не найти времени появиться на будущей работе до своего трудоустройства. Кроме этого, не являясь работником организации, он не имеет права расписываться в акте приема-передачи, тем более что после принятия дел он может вообще передумать и отказаться от должности.

Оптимальный вариант - когда оба бухгалтера работают одновременно. Некоторые специалисты рекомендуют принять кандидата изначально на другую должность, например заместителя главного бухгалтера, а после освобождения должности главного бухгалтера осуществить перевод. Либо перевести главного бухгалтера на должность заместителя, а кандидата принять на должность главного бухгалтера. Но и в первом, и во втором случае, прежде всего, нужно, чтобы имелась должность заместителя главного бухгалтера, причем вакантная. Поэтому данные варианты не только не всегда могут быть применены, но и достаточно проблематичны.

Поскольку порядок передачи дел законодательством не установлен, в каждой организации он свой в зависимости от фактических обстоятельств. Считаем, что будущий главный бухгалтер все же должен принять участие в передаче дел (тем более что это в его интересах), но акт приема-передачи при этом подписывается или руководителем, или другим уполномоченным работником. Тогда уже при оформлении нового бухгалтера придется составить еще один акт приема-передачи.

В приказе о передаче дел следует указать :

Лиц, ответственных за прием и передачу дел, если на момент увольнения главного бухгалтера замена ему еще не найдена, в приказе указывается лицо, которое будет принимать дела;

Сроки приема-передачи дел;

Дату, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Порядок проведения и документального оформления процедуры приема-передачи дел.

Образец приказа смотрите ниже.

По необходимости можно провести инвентаризацию всего имущества и обязательств организации . Рекомендуем провести хотя бы выборочную инвентаризацию имущества и обязательств организации.

Случаи обязательного проведения инвентаризации :

Смена материально ответственных лиц;

Выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

Реорганизация или ликвидация организации.

Инвентаризацию денежных средств в кассе (на расчетных счетах) целесообразно проводить всегда, когда происходит смена главного бухгалтера, независимо от того, выполняет ли главный бухгалтер обязанности кассира и является ли он материально ответственным лицом.

Учредительные документы организации,

Наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации,

Наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

Утвержденного плана счетов организации;

Налоговых регистров;

Налоговой и бухгалтерской отчетности;

Оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;

Книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

Отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

Актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

Бухгалтерских справок;

Актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

Инвентаризационных описей;

Кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

Договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;

Кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

Порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);

Должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;

Списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя.

Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Факт передачи дел от увольняющегося бухгалтера необходимо оформить актом приема-передачи. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации

В акте приема-передачи отражаются :

Ф.И.О. лиц, сдающих и принимающих дела;

Дата передачи дел;

Реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;

Опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: "Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 г.", "Акты оказанных услуг за 2011 г." и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);

Серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

Ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;

Список отсутствующих документов;

Пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

Образец акта смотрите ниже.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Может ли в организации быть два главных бухгалтера, например на время передачи дел увольняющегося главбуха новому сотруднику

Н.З. Ковязина

Нет, не может.

Закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Трудовой кодекс РФ не предполагают существования в одной и той же организации нескольких (более одной) должностей главного бухгалтера. В указанных нормативных актах должность «главный бухгалтер» упомянута в единственном числе. Вторым лицом после главного бухгалтера может выступать его заместитель или другой назначенный сотрудник, но не еще один главный бухгалтер (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, два главных бухгалтера в одной организации одновременно работать не могут, в том числе временно.

Совет: на время передачи дел с новым сотрудником можно заключить или принять его на должность заместителя главного бухгалтера с последующим .

Формы:

Образец приказа о приеме-сдаче дел

Общество с ограниченной ответственностью "Роза"

ПРИКАЗ N 85

г. Москва

О порядке приема-передачи дел

В связи с увольнением 05.04.2010 Ивановой Надежды Михайловны с должности главного бухгалтера ООО "Роза" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить заместителя главного бухгалтера Петрову Людмилу Васильевну ответственной за прием бухгалтерской и налоговой документации от главного бухгалтера Ивановой Надежды Михайловны.

Акт приема-передачи составить на основе описи передаваемых документов.

2. Представить 02.04.2010 мне на утверждение акт приема-передачи дел в 2 экземплярах.

Генеральный директор

ООО "Роза" ________________ В.П. Васильков

Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

Образец акта приема-передачи дел при смене

главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания"

ИНН 77034500296

117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО "Компания"

------- (В.В. Ефремов)

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

Согласно приказу от 17.04.2012 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 г. главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

Наименование папки	Количество
Учетная политика организации за 2009 - 2012 гг.	1
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Налоговые регистры за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Отчетность в фонды за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	4
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения)	1
Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009 - 2011 гг.	1
Инвентаризационные описи за 2009 - 2011 гг.	3
Книги покупок и продаж за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009 - 2011 гг. и I квартал 2012 г.	13
Товарные накладные, полученные за 2009 - 2011 гг. и I квартал	10
Договоры с поставщиками и покупателями	4

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ 15812 по N АЕ 15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент - банк", наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

Не представлена отчетность по НДС за I квартал 2011 г.;

Неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 г.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 г.

2. Копия аудиторского заключения за 2011 г.

4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал: Сидорова главный бухгалтер И.А. Сидорова

Документы принял: Петрова зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Возможно, будет полезно почитать: