Правила заполнения журнала учета путевых листов. Что будет за нарушения

Журнал учета путевых листов должны вести все организации, использующие в работе транспортные средства. Является ли обязательной унифицированная форма журнала учета путевых листов? Какой срок установлен для его хранения и каков порядок его заполнения? Ответы на вышеуказанные вопросы, а также образец журнала движения путевых листов вы найдете в нашей статье.

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя .

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?» .

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте .

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Журнал учета движения, регистрации и выдачи путевых листов состоит из двух частей:

Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
Табличная часть, в которой указываются:

номер путевого листа и дата его выдачи;
данные водителя и его табельный номер;
гаражный номер автомобиля;
подписи лиц, ответственных за ведение журнала:

водителя — о получении путевого листа;
диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 \”Путевой лист легкового автомобиля\”.

Пример

Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль \”Форд Фокус Си Макс\” с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).

Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).

По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.

Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.

Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа. Заполненный бланк см. на стр. 20.

Кто и какую форму путевого листа

должен использовать

Форма путевого листа, утвержденная Госкомстатом (Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 №78), является унифицированным первичным документом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.

При этом и налоговики, и Минфин, и суды считают, что для автотранспортных предприятий она обязательна (Письма Минфина России от 07.04.2006 г. №03-03-04/1/327, от 16.03.2006 г. №03-03-04/2/77, от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 г. №20-12/064123.2, от 14.11.2006 г. №20-12/100253; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 г. №А56-20450/2008; ФАС МО от 13.11.2008 г. №КА-А41/10639-08; ФАС ВВО от 23.04.2007 г. №А28-7048/2006-250/21; ФАС УО от 06.07.2009 г. №Ф09-4565/09-С3). Остальные организации, по их мнению, вправе утвердить свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на горюче-смазочные материалы. Главное – соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ \”О бухгалтерском учете\”.

Контролирующие органы считают, что транспортные фирмы не могут выбирать форму путевого листа, они должны применять только официальную, \”госкомстатовскую\”.

Что касается формы путевого листа, содержащей обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом (Приказ Минтранса России от 18.09.2008 г. №152), то ее также должны применять все юридические лица и предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили (п. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 г. №152, далее – Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов).

После вступления в силу Приказа Минтранса контролирующие органы заявили, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, тоже может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (Письмо Минфина России от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 г. №16-15/139308, от 13.10.2009 г. №16-15/107268).

Таким образом, если у вас транспортная компания и вы используете автомобили для оказания услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа, то вы должны применять унифицированную \”госкомстатовскую\” форму и при этом соблюдать требования Минтранса. Самый безопасный вариант – просто дополнить \”госкомстатовский\” путевой лист обязательными \”минтрансовскими\” реквизитами. А это:

– модель транспортного средства;

– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, которые проставляются и заверяются медработником, проводившим осмотр (пункт 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете:

– применять \”госкомстатовские\” формы путевых листов;

– разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона №402-ФЗ и Приказа Минтранса России №152;

– использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документы (ч. 1, 2 ст. 1, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 г. №259-ФЗ \”Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта\”; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 г. №КА-А40/11123-10).

Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации.

Штамп медработника на путевом

листе не обязателен

Налоговики вполне могут предъявить

вам претензии, если штампа медработника на путевом листе нет, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансом (подп. 2 п. 7, п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

Но эти претензии легко оспорить. Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документом (Постановление ФАС МО от 10.08.2009 № КА-А40/7253-09).

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ \”О безопасности дорожного движения\”. Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ – за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией).

Лицевая сторона

Переходим к заполнению путевого листа. Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.

Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2014 г.)

По строке \”Организация\” заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.

марка автомобиля (в примере – \”Форд Фокус Си Макс\”). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:

1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, \”по договору аренды №___ от \”_\” _______ 20___ г. с ООО \”Профинфо\”);

2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);

3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);

4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);

5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке \”Водитель\”);

6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.

В подразделе \”Задание водителю\” указывается:

1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.

Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе \”Подпись лица, пользовавшегося автомобилем\”;

2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский пр-т, д. 18;

3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2014 г., 9.00);

4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер-нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.

Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке \”Выезд разрешен\”. В примере функции механика также выполняет предприниматель.

Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62 346 километров).

Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.

В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):

1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2014 г. 18.00;

2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;

3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);

4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.

В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:

1. марка топлива (в примере – АИ-95);

2. по строке \”Выдано по заправочному листу\” вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;

3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);

4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);

5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);

6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций \”Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте\” (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).

Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль \”Форд Фокус Си Макс\” отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль \”Форд Фокус\” с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).

Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):

198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.

Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам \”Экономия\” или \”Перерасход\”. При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);

7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку)
(в примере: 62 346 км + 198 км = 62 544 км);

8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет начальник транспортного участка Сидоров А.В.

В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).

Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Оборотная сторона путевого листа

Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют \”маршрутным листом\”, так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.

Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.

Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 17.05.14, 18.05.14, 19.05.14, 20.05.14).

1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);

2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.

Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;

в графе \”Пройдено, км\” приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);

3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.

В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).

Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).

Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.

Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом России (п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов; Письмо Минфина России от 25.08.2009 г. №03-03-06/2/161; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 г. №16-15/139308, от 13.10.2009 г. №16-15/107268). В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя. Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Вы можете составлять маршрут на каждый день, а можете выписывать путевые листы на неделю, на месяц. Но тогда вам необходимо ставить в графах место отправления и место назначения – по г. Рязань, по г. Москва и т.д. Но налоговики относятся к подобному указанию маршрута очень подозрительно. Если вы не автотранспортное предприятие, то подобное указание маршрутов допустимо.

И хотя среди обязательных реквизитов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 г. №152, нет сведений о маршруте движения транспортного средства, контролирующие органы считают, что при отсутствии такой информации расходы на топливо не подтверждены, так как не доказано использование автомобиля в служебных целях (п. 1 ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 г. №03-03-04/1/129; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 г. №20-12/064123.2). Мнения же судов по этому вопросу расходятся. Одни суды разделяют позицию контролирующих органов (Постановления ФАС ВСО от 16.07.2010 № А33-10451/2009; ФАС ЗСО от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26); ФАС ВВО от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37). Другие считают этот реквизит необязательным (Постановления ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10; ФАС ПО от 19.11.2010 № А55-38009/2009; ФАС СЗО от 23.11.2009 № А56-4991/2009; ФАС УО от 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2).

Проще всего вписывать

полный маршрут

Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.

Если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут №1 – улицы такие-то, маршрут №2 – улицы такие-то. В путевом листе напишите: \”Доставка товара клиентам по маршруту №…\” и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Или, как вариант, если на доставку у вас есть заявки, можно указывать в путевом листе: \”По маршруту в соответствии с заявками\” – и прикладывать заявки.

Журнал учета путевых листов

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года. Она применяется, если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы. Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю. Кроме того, в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части. На обложке указывается наименование организации и период, за который заполнен журнал (например, апрель 2014).

Табличная часть состоит из следующих колонок:

– номер путевого листа;

– дата выдачи путевого листа;

– фамилия, имя, отчество водителя;

– табельный номер водителя;

– гаражный номер автомобиля;

– подпись водителя в получении путевого листа;

– подпись диспетчера и дата приемки путевого листа и документов от водителя;

– подпись бухгалтера и дата приемки путевого листа;

– примечание.

Заполнение

Журнал учета движения путевых листов возлагается на уполномоченного сотрудника организации. В случаях, если путевые листы выдаются по договору сторонней организацией (например, заключен договор со сторонней организацией на предоставление услуг по стоянке и предрейсовому техническому обслуживанию транспортных средств перед выездом на линию), заполнение журнала может быть возложено на сотрудника сторонней организации. Естественно, такие нюансы следует прописывать в договоре с этой организацией, чтобы у контролирующих органов потом не было вопросов.

В. Семенихин,
руководитель "Экспертбюро Семенихина", консультант-эксперт по финансовым, экономическим, налоговым, правовым и бухгалтерским вопросам

В. Семенихин

Специализированные автотранспортные организации, а также организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность в других отраслях экономики, эксплуатирующие автотранспортные средства, их работу должны подтверждать оправдательными документами. В статье рассмотрены первичные документы, которыми оформляется работа транспортных средств, а также документооборот в автомобильном транспорте. Ответы на вопросы, связанные с исчислением и уплатой транспортного налога, вы найдете в книге В. Семенихина "Транспортный налог".

Все организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству РФ, обязаны выполнять требования Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ). Как установлено ст. 9 этого Закона, проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же альбомы не содержат форм для оформления каких-либо хозяйственных операций, организациям дано право самостоятельно их разрабатывать, соблюдая обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - постановление N 78) утв. следующие формы документов по учету работ в автомобильном транспорте:

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3);

Путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.);

Путевой лист легкового такси (форма N 4);

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С);

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-П);

Путевой лист автобуса (форма N 6);

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма N 6 спец.);

Журнал учета движения путевых листов (форма N 8).

***

Обратите внимание!

Нетранспортные организации вправе самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, которая должна удовлетворять требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов" (далее - приказ N 152) (письма Минфина России от 25.08.2009 N 0303-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 N 16-15/139308).

Однако вышесказанное не означает, что нетранспортная организация не вправе применять путевые листы по унифицированным формам.

Помимо обязательных реквизитов, указанных в приказе N 152, самостоятельно разработанная форма путевого листа должна содержать обязательные реквизиты, содержащиеся в ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

***

Путевые листы

Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, утв. Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее - Закон N 259-ФЗ), в частности, регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом. Согласно ст. 2 Устава путевой лист является документом, служащим для учета и контроля работы транспортного средства.

Кроме того, путевые листы являются основанием для начисления заработной платы водителю, контроля над его работой, а также осуществления расчетов за перевозку грузов.

Осуществление перевозок пассажиров и багажа без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещается (п. 2 ст. 6 Устава).

Приказом N 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

Указанный документ должны применять юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

***

Обратите внимание!

Соблюдать положения, установленные приказом N 152, обязаны все организации, эксплуатирующие вышеназванные транспортные средства независимо от того, являются они автотранспортными предприятиями, или осуществляет деятельность в других отраслях экономики.

***

Путевой лист с реквизитами, заполненными согласно приказу N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) оформляется на каждый легковой автомобиль, используемый юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем для перевозок пассажиров и багажа.

В заголовочной части путевого листа должна быть проставлена печать (штамп) юридического лица (индивидуального предпринимателя), владеющего легковым автомобилем на праве собственности или ином законном основании.

На лицевой стороне путевого листа записывается дата путевого листа (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

Если в течение срока действия путевого листа легковой автомобиль используется посменно несколькими водителями, на основании п. 11 приказа N 152 допускается оформление на один легковой автомобиль нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

В этом случае дата, время и показания одометра (прибора для определения пройденного расстояния) при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает со стоянки. Дата, время и показания одометра при заезде автомобиля на постоянную стоянку указываются в путевом листе водителя, последним заезжающего на стоянку.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля содержит раздел, отражающий информацию о маршруте следования автомобиля.

В письме Госкомстата России от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 "О путевых листах" сказано: заполнение раздела "Движение горючего" производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Путевой лист специального автомобиля (форма N 3 спец.) рассчитан на выполнение задания у двух заказчиков.

К специальным относятся автомобили, предназначенные для выполнения определенных функций и оснащенные специальным оборудованием для выполнения этих функций (пожарные автомобили, автокраны, автобетоносмесители, автомобили с компрессорными установками и т.д.).

Раздел "Результат работы автомобиля" заполняют лица, ответственные за эту работу, раздел "Особые отметки" должен содержать сведения об изменении задания, указанного в разделе "Задание водителю", о сопровождающих лицах и т.п.

Путевой лист формы N 3 спец. содержит отрывные талоны, заполняемые организацией, которой принадлежит специальный автомобиль. Отрывные талоны служат основанием для предъявления счета заказчику.

В указаниях по заполнению и применению форм, содержащихся в постановлении N 78, указано: путевой лист специального автомобиля действителен только на один день (смену). Поскольку он содержит отрывные талоны, которые заказчики подписывают и удостоверяют печатью, по мнению автора, его следует выписывать на один день или смену.

Путевой лист легкового такси (форма N 4) является первичным учетным документом по учету работы легкового такси, выписывается в одном экземпляре диспетчером организации и выдается водителю. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист у диспетчера, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.

Путевой лист разрешено оформлять на срок до одного месяца. Тем не менее, на наш взгляд, путевой лист легкового такси целесообразно выписывать на один день или смену.

В настоящее время разработаны специальные программные продукты, предназначенные для автоматизации заполнения путевых листов, а также программы учета работы легкового автотранспорта, которые организации и индивидуальные предприниматели могут использовать при осуществлении деятельности по оказанию услуг такси.

Путевой лист строительной машины (форма N ЭСМ-2) используется в специализированных организациях для учета работы строительных машин на автомобильном ходу, если применяется почасовая оплата работы строительных машин. Выписывается путевой лист диспетчером организации или иным уполномоченным лицом в одном экземпляре.

На оборотной стороне путевого листа отражаются результаты работы и простоев строительной машины, ежедневно подтверждаемые подписью и штампом заказчика (гр. 1-12). Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Путевой лист грузового автомобиля (форма N 4-С, форма N 4-П). Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы грузового автомобиля по сдельным расценкам, а форма N 4-П (повременная) - при оплате работы автомобиля по повременному тарифу.

Форма N 4-П (повременная) рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя. Форма содержит два отрывных талона. Лицевая сторона талона заполняется в организации - владельце грузового автомобиля, а оборотная заполняется заказчиком. Отрывные талоны служат основанием для предъявления организацией - владельцем грузового автомобиля счета заказчику и предоставляются ему вместе со счетом.

Прежде чем предъявить заказчику счет и отрывной талон, данные из него переносятся в путевой лист, остающийся в организации - владельце грузового автомобиля. Выше линии отреза талонов оборотная сторона унифицированной формы N 4-П содержит таблицы, где повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, служащие основанием для учета работы автомобиля в течение дня.

При использовании грузового автомобиля для перевозки товарно-материальных ценностей в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов, один экземпляр каждого из которых прилагается к путевому листу.

Лицевая сторона формы N 4-П содержит таблицу, где отражается движение горючего (гр. 9-15), а также время работы спецоборудования, если оно установлено на грузовом автомобиле, и двигателя (гр. 16 и 17). В графы 18-22 таблицы записывается задание водителю.

На оборотной стороне формы N 4-П расположена таблица, предназначенная для отражения сведений о простое автомобиля на линии с указанием причины, времени простоя и подписи ответственного лица. В таблице, расположенной рядом, отражается нормируемый и фактический расход топлива с указанием его марки.

При расчете нормируемого расхода топлива следует руководствоваться методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Лицевая сторона формы N 4-С также содержит таблицы, в которых отражаются:

Работа водителя и автомобиля (гр. 1-8);

Движение горючего (гр. 9-17);

Задание водителю (гр. 18-25).

На обороте путевого листа в гр. 26-40 указывается последовательность выполнения задания, причины и длительность простоев на линии (гр. 41-45), а также результаты работы грузового автомобиля и прицепов (гр. 46-66).

В случае перевозки товарно-материальных ценностей к путевому листу формы N 4-С также должны быть приложены товарно-транспортные документы (по одному экземпляру) с указанием их общего количества в путевом листе (итоговая строка гр. 38).

Все путевые листы, о которых шла речь выше, оформляются в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдаются на руки водителю при условии сдачи предыдущего полученного им путевого листа. Заполнение путевого листа до выдачи его водителю осуществляется диспетчером организации или уполномоченным на это лицом. Остальные данные заполняются механиком и водителем организации, после чего водитель приступает к работе. Если автотранспортное средство используется для перевозки пассажиров и грузов по заказу, заказчик также заполняет путевой лист, вписывая в него сведения о выполнении заказа.

Каждая из форм путевых листов содержит раздел "Движение горючего". По окончании работы водитель указывает в путевом листе сведения о расходе горючего.

У организаций очень часто возникает вопрос: следует учитывать нормы, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, для целей налогового учета, или же организация может утвердить собственные нормы расхода?

Расходы на ГСМ в целях формирования налоговой базы по налогу на прибыль могут быть учтены в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом в НК РФ данный вид расходов не является нормируемым. К нормируемым расходам в данном случае будут относиться только суммы компенсации, выплачиваемой организацией своим сотрудникам, если они используют свой личный транспорт в целях организации.

Казалось бы, при отсутствии норм расходы на ГСМ можно учесть в фактическом объеме. Однако следует иметь в виду: каждый автомобиль имеет определенные технические характеристики, позволяющие определить, сколько топлива расходует то или иное транспортное средство при его эксплуатации. Поэтому при осуществлении выездной налоговой проверки инспекторы проверят соответствие списанных расходов на ГСМ пройденному автомобилем расстоянию. Применение норм в данном случае является объективной необходимостью с целью избежать не только претензий со стороны проверяющих, но и контроля расходования ГСМ в вашей организации. Однако организация вовсе не обязательно должна руководствоваться утвержденными нормами. Лучше всего произвести замеры расходуемого топлива и утвердить самостоятельные нормы расходы ГСМ. Тем не менее помните: при значительном расхождении ваших норм с нормами Минтранса интерес инспекторов только повысится.

Минфин России не обязывает налогоплательщиков применять утвержденные нормы, но указывает: при определении обоснованности произведенных затрат они должны их учитывать (письмо от 03.09.2010 N 03-03-06/2/57).

Однако вышесказанное не мешает некоторым отчаянным налогоплательщикам признавать расходы на ГСМ в фактическом объеме. Неудивительно, что подобные действия приводят к судебным разбирательствам. И что самое интересное, некоторым удается доказать свою точку зрения!

Так, например, произошло в постановлении ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29 (определением ВАС РФ от 14.08.2008 N 9586/08 по делу N А09-3658/07-29 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ). И все же такая судебная практика является, скорее всего, исключением из общего правила.

Оформленный надлежащим образом путевой лист сдается диспетчеру, который проверяет правильность его заполнения.

Как правило, путевые листы передаются в бухгалтерию организации по реестру, составляемому диспетчером. Унифицированной формы реестра нет, поэтому организация может разработать его самостоятельно, соблюдая требования об обязательных реквизитах, предусмотренные Законом N 129-ФЗ. В реестре указываются номера путевых листов, дата их получения и сдачи водителем, а также иные сведения. Использование форм документов, разработанных самостоятельно, должно быть предусмотрено приказом по учетной политике организации, образцы форм помещаются в приложении к приказу.

Помимо используемых форм документов приказом по учетной политике утверждается и график документооборота. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105, документооборот - движение документа внутри организации от момента его создания или получения от других организаций до момента сдачи на хранение в архив.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля

К обязательным реквизитам путевого листа легкового автомобиля относятся:

1) наименование и номер путевого листа.

В наименовании следует указать "Путевой лист легкового автомобиля".

Унифицированные формы путевых листов, как правило, изготавливаются типографским способом, поэтому уже содержат наименование документа.

Номер путевого листа указывается в его заголовочной части и проставляется при его заполнении диспетчером организации или уполномоченным на это лицом. Нумерация документов производится в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой.

Как правило, нумерация каждого вида первичных документов, в т.ч. путевых листов, начинается каждый год заново и ведется организацией в хронологическом порядке;

2) сведения о сроке действия путевого листа, включающие дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован.

В соответствии с п. 10 приказа N 152 путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий месяц. Если путевой лист оформляется более чем на один день, в нем следует указать даты начала и окончания срока его действия.

Ранее возникало немало споров между организациями и сотрудниками налоговых органов по поводу того, с какой периодичностью следует составлять путевые листы. Разрешать такие споры приходилось в судебном порядке. С момента введения в действие приказа N 152 оснований для возникновения подобных споров нет, т.к. путевой лист разрешено составлять на срок не более месяца;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если собственником (владельцем) легкового автомобиля является юридическое лицо, в сведениях следует указать его наименование, организационно-правовую форму, место нахождения и номер телефона. Если же собственником (владельцем) легкового автомобиля является индивидуальный предприниматель, указываются его фамилия, имя, отчество, почтовый адрес и номер телефона.

Данные сведения вписываются в строку "Организация" заголовочной части путевого листа.

Владельцем транспортного средства является его собственник, а также лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на ином законном основании (право аренды, доверенность на право управления транспортным средством, распоряжение соответствующего органа о передаче этому лицу транспортного средства и т.п.).

Не является таковым лицо, управляющее транспортным средством в силу исполнения своих служебных или трудовых обязанностей, в т.ч. на основании трудового или гражданско-правового договора с собственником или иным владельцем транспортного средства (Методические рекомендации по проведению независимой технической экспертизы транспортного средства при ОСАГО (N 001МР/СЭ));

4) сведения о транспортном средстве.

Здесь следует указать:

Тип транспортного средства;

Модель автомобиля;

Государственный регистрационный знак;

Показания одометра (полные километры пробега) при выезде автомобиля из гаража и его заезде в гараж;

Дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда автомобиля с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Тип и модель автомобиля следует указать в строке "Марка автомобиля", а государственный регистрационный знак - в строке "Государственный номерной знак" на лицевой стороне путевого листа. Показания одометра, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) при выезде автомобиля из гаража и его возвращении обратно, отражаются в таблице "Работа водителя и автомобиля" в гр. 1-8.

***

Обратите внимание!

Графа 7 предусмотрена для отражения показаний спидометра при выезде из гаража и возвращении в гараж, в то время как обязательным реквизитом являются показания одометра. Спидометр - это прибор для измерения движения транспортного средства, и его очень часто совмещают в одном корпусе с одометром.

***

Даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Эти данные должны быть заверены штампами или подписями уполномоченных лиц с указанием инициалов и фамилий.

Если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде легкового автомобиля с постоянной стоянки и возврате его на стоянку проставляются непосредственно им;

5) о водителе.

Эти сведения включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра.

В соответствии с положениями Закона N 196-ФЗ организация медицинского осмотра водителей транспорта является обязанностью работодателя. Распространяется ли действие этого закона на все организации или только на организации автомобильного транспорта? Единой точки зрения на этот счет нет.

Предрейсовый медицинский осмотр водителей должен проводиться во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств. Предрейсовые осмотры проводятся как на базе организации, так и в условиях медицинского учреждения перед началом рабочей смены водителей. Водители должны явиться на медосмотр с путевым листом. Если водитель допущен к рейсу, в путевом листе ставится штамп "Прошел рейсовый медицинский осмотр".

В штампе должны быть указаны дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Порядок проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей приведен в письме Минздрава России от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 "О предрейсовых медицинских осмотрах водителей транспортных средств".

Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) не содержит специальную строку, в которой можно было бы отразить сведения о проведении предрейсового медосмотра и места для штампа медицинского работника. В таком случае штамп можно поставить в любом месте путевого листа, удобном для этого.

Путевые листы грузовых автомобилей унифицированных форм N 4-С и N 4-П содержат строку "Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен", а в форме N 4-С, кроме того, предусмотрено место для штампа.

На практике очень часто возникает вопрос о необходимости наличия в путевом листе нетранспортной организации отметки о прохождении предрейсового и после-рейсового медицинского осмотра. Позиция Минфина России в отношении данного вопроса такова. Обязательные реквизиты путевого листа, форму которого организация может разработать самостоятельно, утв. приказом N 152. В качестве обязательного реквизита выступают сведения о водителе, в состав которых входят и информация о прохождении медицинского осмотра. Если в путевом листе данные сведения отсутствуют, такой документ нельзя учесть для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль.

Однако существует и противоположная точка зрения, согласно которой отсутствие в путевом листе отметки о прохождении медицинского осмотра еще не означает отсутствие факта осуществления расходов организацией. Аргументация данной точки зрения следующая: приказ N 152 издан во исполнение требований Закона N 259-ФЗ. Это означает, что он не распространяется на нетранспортные организации. Более того, для целей налогообложения расходы на ГСМ можно подтвердить и любыми другими документами в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ (см. постановление ФАС Московского округа от 10.08.2009 по делу N КА-А40/7253-09).

По мнению некоторых судов, отметка о прохождении медицинского осмотра в нетранспортных организациях необязательна (см. постановления ФАС Центрального округа от 23.11.2009 по делу N А36-706/2009, от 28.07.2009 по делу N А36-3582/2008). Поскольку данный вопрос и по сей день остается неурегулированным, чтобы избежать претензий со стороны налоговой службы, налогоплательщику следует оценить существующий налоговый риск по данной тематике в его регионе и принять соответствующее решение.

Маршрут следования автомобиля согласно приказу N 152 не является обязательным реквизитом путевого листа. Означает ли это, что организация, разрабатывая этот документ самостоятельно, может не предусматривать данный реквизит (ведь именно он является наиболее трудоемким по заполнению)?

По мнению Минфина России, выраженному в письме от 20.02.2006 N 03-0304/1/129, отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля не позволяет судить о факте его использования сотрудниками организации в служебных целях. Поэтому данный реквизит является обязательным для целей подтверждения расходов на ГСМ в налоговом учете.

Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Однако позднее, уже в 2009 году, Минфин России изменил свою точку зрения и указал, что неспециализированные организации, применяющие самостоятельно разработанную форму путевого листа, по сути, могут маршрут следования не указывать (см. письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).

Главное, чтобы применяемая форма документа соответствовала требованиям Закона N 129-ФЗ. Аналогичную позицию заняли судьи ФАС Московского округа в постановлении от 08.12.2009 по делу N КА-А40/13500-09. Организации следует иметь в виду: если она решила применять унифицированную форму путевого листа и не утверждать свою форму, заполнять маршрут следования придется в любом случае, поскольку в соответствии с постановлением N 78 данный реквизит является обязательным. Его незаполнение приведет к тому, что компания скорее всего не сможет учесть расходы на ГСМ в целях налога на прибыль. Именно к такому выводу пришли судьи в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.10.2009 по делу N А33-13602/08, Западно-Сибирского округа от 29.07.2009 по делу N Ф04-4540/2009(11903-А27-26).

Исходя из унифицированной формы путевого листа легкового автомобиля, в нем также отражаются следующие данные:

Марка, количество выданного топлива;

Остаток топлива при выезде и по возвращении;

Расход топлива по норме и фактический;

Экономия либо перерасход топлива.

Помимо перечисленного на основании п. 8 приказа N 152 на путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа легковым автомобилем.

Возможность внесения в указанный документ дополнительных реквизитов установлена также постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации". Названным постановлением, в частности, определено, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация может при необходимости вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты, содержащиеся в форме документа изначально, должны оставаться без изменения, удаление каких-либо из них не допускается.

Если организация принимает решение о внесении изменений в унифицированную форму путевого листа, его следует оформить приказом или распоряжением руководителя организации и закрепить приказом по учетной политике организации.

Хранить оформленные путевые листы следует не менее пяти лет.

Ответственность за правильность заполнения путевого листа грузового автомобиля несут руководители организации и лица, ответственные за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении путевого листа.

Первичные документы бухгалтерского учета могут использоваться организацией и для подтверждения данных налогового учета, что установлено ст. 313 НК РФ. Отсутствие документов бухгалтерского учета либо несоблюдение требований по их заполнению могут привести к серьезным последствиям. Так, неприменение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика к ответственности по ст. 120 НК РФ. Штраф для организации составит не менее 10 000 руб.

Таблица

Журнал учета движения путевых листов

		Водитель		Гаражный	Подпись
путевого листа	выдачи путевого листа	фамилия, имя, отчество	табе- льный номер	номер автомобиля	водителя в получении путевого листа	диспетчера, дата приемки путевого листа и документов от водителя	бухгалтера, дата приемки путевого листа

		Иванов Сергей Петрович			Иванов	Орлова 11.11.2010	Сидорова 12.11.2010
		Сергеев Игорь Борисович			Сергеев	Орлова 11.11.2010	Сидорова 12.11.2010

В качестве примера можно привести следующее судебное решение. Налоговая инспекция, проводя выездную налоговую проверку налогоплательщика, установила грубое нарушение правил учета доходов и расходов, выразившееся в отсутствии путевых листов, подтверждающих расходы по списанию горюче-смазочных материалов, за один налоговый период и в несоответствии путевых листов требованиям постановления N 78 за другой налоговый период.

Организация, не согласившись с решением налоговой инспекции, обратилась в суд с требованием о признании недействительным его решения о привлечении организации к налоговой ответственности. Суд отказал организации в ее требовании.

В соответствии с постановлением N 78 в путевом листе легкового автомобиля (форма N 3) обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Судом установлено: в представленных организацией путевых листах не проставлены их номера, время выезда из гаража и возвращения в гараж, маршрут следования автомобиля. Следовательно, вывод, что представленные путевые листы не подтверждают использование автомобиля в производственных целях, является правильным (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.01.2005 по делу N А13-5025/04-14).

Кроме того, в постановлении суда отмечено: согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные документы могут быть приняты к учету, если они составлены по унифицированной форме. Это правило не распространяется на документы, для которых унифицированные бланки не предусмотрены. Поскольку формы путевых листов утверждены постановлением N 78, довод организации, что применение данных форм необоснованно, не может быть принят во внимание. Кроме того, как усматривается из представленных в материалы дела путевых листов, организация применяла именно данную форму путевых листов, однако не отражала в них обязательные сведения согласно постановлению N 78.

Журнал регистрации путевых листов

Пунктом 17 приказа N 152 установлено, что собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в соответствующем журнале.

Унифицированной формы журнала регистрации путевых листов нет.

Организация может разработать ее самостоятельно, не забывая об обязательных реквизитах, установленных ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Вместе с тем постановлением N 78 утвержден журнал учета движения путевых листов (форма N 8), предназначенный для контроля движения путевых листов, выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Дата выдачи путевого листа должна соответствовать дате регистрации выданного путевого листа в журнале. Независимо от того, на какой срок оформляется путевой лист, он должен быть зарегистрирован в журнале учета движения путевых листов. Если путевой лист оформлен более чем на один день, даты начала и даты окончания срока действия путевого листа можно указывать в гр. 9 "Примечание".

На обложке журнала указывается наименование организации или индивидуального предпринимателя, код формы по ОКУД (0345008), код организации по ОКПО, наименование самого журнала "Журнал учета движения путевых листов", а также период, в течение которого в журнале проводится регистрация путевых листов.

Листы журнала печатаются по единому образцу. Как правило, журналы учета движения путевых листов изготавливаются типографским способом и состоят из 50 и более листов.

В таблице приведен образец заполнения "Журнала учета движения путевых листов".

Возможно, будет полезно почитать: