Выдается ли продление больничного листа после дубликата. Особенности повторного получения документа

Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить обоснованность своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Могут возникнуть проблемы с назначением пособия и в том случае, когда в выписанном листке нетрудоспособности содержатся ошибки. Поможет в таких ситуациях предоставление работодателю дубликата больничного листка. Напомним, что дубликат - это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, который имеет одинаковую с подлинником юридическую силу. Соответственно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в испорченном (утраченном) листке нетрудоспособности с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887 ). А как получить дубликат больничного листа взамен испорченного или утраченного бланка?

Когда выдается дубликат больничного листа?

Выдается дубликат больничного листа при исправлении мед организацией допущенных ею ошибок, а также при утере больничного листа работником. Обращаем внимание, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него всегда оформляется дубликат (п. 56 Порядка Это значит, что медучреждение не может просто перечеркнуть неверную запись, внести правильную и заверить исправления подписью и печатью.

В то же время, необходимо иметь в виду, что не любые ошибки в больничном листе - препятствие для назначения пособия. Например, неполное или неверное название организации-работодателя, которое записано со слов работника, не является ошибкой, если есть возможность идентифицировать организацию и установить, что работник там действительно трудится.

Также нужно учитывать, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», исправляются работодателем самостоятельно и дубликат в этом случае не выдается. Для исправления допущенных работодателем ошибок в оформлении ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка , утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).

Для дубликата больничного листа оформление в 2018 году не отличается от оформления первичного листа, кроме того, что в строке «дубликат» проставляется отметка «V».

Как получить дубликат больничного листа при утере или порче?

Потеряв, испортив или обнаружив в больничном листе ошибки, работник обращается в медицинскую организацию, выдавшую такой больничный лист, и подает заявление. Обязательной формы заявления нет, поэтому составляется оно в произвольной форме. В адресованном на имя руководителя медицинского учреждения (главного врача, заведующего филиалом), в таком заявлении необходимо указать:

дату и номер выдачи первоначального больничного (если имеется такая информация);
период нетрудоспособности;
Ф.И.О. и специальность лечащего врача, выдавшего больничный лист;
причина, по которой запрашивается дубликат больничного листа.

Чем полнее в заявлении будут указаны сведения, касающиеся первоначально выданного больничного листа, тем оперативнее медучреждение сможет восстановить больничный и выдать его дубликат.

Дубликат листка нетрудоспособности выдается застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии (п. 57 Порядка , утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).

Приведем пример заполнения заявления на выдачу дубликата больничного листа при утере его работником.

Последовательность действий, как получить дубликат больничного листа взамен испорченного, зависит от многих факторов. В частности, во внимание принимаются обстоятельства порчи и допущенные погрешности и ошибки. Значение имеет субъект, который допустил утерю или испортил бланк, а также стадия, на которой выявлена проблема.

До предъявления по месту работы

Лист нетрудоспособности – это официальный документ, которому при изготовлении бланка присваивается личный номер и который подлежит строгому учету. Предъявление и выдача бумаги осуществляется пациенту только при наличии паспорта гражданина РФ, а также под подпись в журнале выдачи. Это связано с тем, что больничный – единственный документ, на основании которого производятся выплаты из бюджетных средств в пользу физических лиц, которые пребывали на стационарном или амбулаторном лечении.

Законодатель определил ограниченный период, на протяжении которого пациент обязан представить документ по месту работы, чтобы получить положенную финансовую компенсацию. Этот срок составляет полгода и может быть продлен только в исключительных случаях.

Важно! Утеря или порча листа нетрудоспособности, допущенная по халатности пациента или любого другого лица, к разряду существенных обстоятельств не относится, а потому следует приложить максимум усилий, чтобы приобрести повторный формуляр, как минимум, за две недели до окончания срока в 6 месяцев.

Халатность медработника

Лечащий врач, составляющий документ, обязан безукоризненно выполнять все требования инструкции МОЗ. В частности:

допускается использование чернил исключительно черного цвета;
обязательно все слова пишутся печатными буквами;
нельзя выступать за пределы граф и ячеек;
лишние поля, которые после завершения заполнения остаются пустыми, подлежат зачеркиванию;
все имена собственные и названия учреждений указываются полностью.

Кроме того, недопустимы ошибки, зачеркивания, исправления и помарки. В случае порчи заполняемого бланка, доктор обязан составить соответствующий акт с дальнейшим уничтожением испорченного листа. Взамен пациенту выдается дубликат документа взамен утерянного или порченного. От пациента никаких дополнительных действий не требуется, документ обязан быть выдан в срок.

Читайте также Оформляние и оплата больничного во время отпуска

Выдача дубликата некорректно заполненного больничного листа также необходима, если ошибки были выявлены самим пациентом при получении документа в административном кабинете. Порядок восстановления подразумевает обращение лица с заявлением к заведующему медицинским учреждением. В такой ситуации по истечении трех рабочих дней заявитель сможет получить повторный документ.

Вина пациента

Нередки случаи, когда утерян больничный лист самим пациентом. Механизм получения дубликата формуляра несложен. Необходимо обратиться к лечащему врачу больницы, который производил лечение. Доктор, в свою очередь, ходатайствует перед Главврачом о сборе врачебной комиссии, которая на заседании должна принять решение в пользу пациента. 100 % случаев рассмотрения такого рода обращений заканчиваются согласием на выдачу дубликата листа нетрудоспособности. Поскольку законодатель предусматривает, что утеря или порча документа не является основанием для отказа в финансовой компенсации .

После направления для выплат

С момента предоставления листа нетрудоспособности работодателю сотрудник более не несет ответственности за его сохранность. Бухгалтерия предприятия в течение трех рабочих дней должна подготовить соответствующие документы и направить больничный лист в ФСС для возмещения денежных средств. В свою очередь, ФСС не позднее 5 дней принимает решение о произведении выплат. После чего больничный лист возвращается на предприятие, где хранится 5 лет.

Неконтролируемые обстоятельства

Иногда констатируются факты потери больничного листа работниками бухгалтерии, как до направления в ФСС, так и после. Если такое случилось, то, как восстановить больничный лист, должны думать бухгалтер и руководитель. Сотрудник более участия в данном процессе не принимает.

Прежде всего, проводится служебная проверка, по результатам которой устанавливаются виновные лица. Далее, в любом из случаев, готовится обращение в больницу с просьбой предоставить дубликат бланка. Медицинское учреждение вправе отказать в повторном предоставлении формуляра, но только в случае, когда пациенту все было уже оплачено. Если оплаты еще не производились, то выдается дубликат. Также отказано в просьбе не будет, если утеря или порча произошла в силу особых обстоятельств (пожар, наводнение, стихийное бедствие).

Для виновного сотрудника возможны два пути:

только дисциплинарное взыскание (в ситуации, когда утеря произошла после возмещения всех финансовых компенсаций по больничному);
взыскание совместно с денежными издержками. Если деньги оплачены еще не были, то учреждение должно самостоятельно выплатить всю сумму больничного, так как обратиться в ФСС возможности нет. Тогда фирма компенсирует полностью все, а с виновного сотрудника взимается возмещенная сумма.

Обязанность по выплате пособия во время действия больничного листа ложится на работодателя заболевшего гражданина. Организации, в свою очередь, данная сумма возвращается из фонда социального страхования.

Если сам больничный лист, по каким-либо причинам, пришел в негодность и его дальнейшее использование невозможно - действующие нормы предусматривают законное право на получение дубликата. Следует помнить о том, что при отсутствии действующего больничного листа гражданин не сможет получить компенсацию, более того, за частую или намеренную утрату государственного бланка предусмотрена и определенная административная ответственность.

Точка зрения законодательства

В соответствии с действующими нормами, пособие по болезни может быть выплачено только при наличии главного документа - листа нетрудоспособности. Выплата должна быть осуществлена в день выдачи заработной платы, который установлен в каждой отдельной организации.

Заполненный больничный лист можно представить в отдел бухгалтерии организации в течение полугода после выздоровления и выхода сотрудника на работу. Существующие нормы также предъявляют и достаточно жесткие требования в отношении оформления данного документа. В нем запрещается делать ошибки и исправления. В том случае, если какие-либо сведения в листе были написаны с ошибкой - этот факт является причиной для оформления дубликата и его последующей выдачи больному на руки.

Имеются ли какие-то отличия между оригиналом и дубликатом?

Как уже было сказано выше, инициатором выдачи дубликата может стать сам больной, обратившись в медицинское учреждение, которое ранее выдало оригинал. Дубликат предполагает заполнение на том же бланке, что и оригинал. Единственное отличие будет заключаться в проставлении специальной галочки на дубликате.

Подобных меток бывает три вида:

«первичный». Данная отметка ставится в том случае, если документ выдается в первый раз и представляет собой оригинал;
«дубликат» - при повторном изготовлении документа;
«продолжение больничного» - когда период нетрудоспособности продлевается.

Также некоторые отличия касаются и особенностей заполнения документа. В дубликате не описываются подробные сведения о количествах посещения врача. Здесь просто указывается период болезни в одной строке. Особое внимание также следует уделить и проставляемой дате. На дубликате должна быть указана текущая дата, а не прошлая, в которую выдавался оригинал. Иных отличий эти два документа не содержат.

Какая ответственность может быть установлена за потерю больничного листа?

Каждый гражданин не застрахован от возможной потери больничного листа либо его порчи. В таком случае медицинское учреждение, по его письменному запросу, будет обязано заполнить и выдать дубликат.

Следует помнить о том, что в отношении гражданина, потерявшего или испортившего больничный лист, не может быть установлено абсолютно никакой ответственности. Отрицательное влияние может оказать лишь та ситуация, при которой ранее болевший сотрудник не сдаст заполненный бланк больничного листа в бухгалтерию в установленные государством сроки. В таком случае он не только может потерять денежные средства за период отсутствия, но и получить куда более серьезные проблемы, связанные с тем, что теперь его отсутствие на работе в течение определенного периода времени будет признано беспричинным.

Следует также помнить и о том, что главным условием для получения дубликата бланка по причине порчи оригинала является обязательное предоставление этого оригинала назад в медицинское учреждение.

Будет ли нести ответственность организация?

Как только сотрудник выполнил свои обязательства по своевременной сдаче больничного листа работодателю, дальнейшую работу будет осуществлять организация. При этом с самого работника снимается вся ответственность в отношении обеспечения мер по сохранности документа. В таких случаях изготовление нового больничного листа может понадобиться только в исключительных обстоятельствах, например:

утеря документа вследствие неожиданных событий и форс-мажорных обстоятельств, включая различные стихийные бедствия или катастрофы;
утрата документа по причине проявления халатности и несерьезного отношения к нему;
совершение определенных ошибок в ходе заполнения документа. Всегда следует помнить о том, что не нужно даже пытаться пробовать исправить больничный лист - он все равно уже не будет принят фондом социального страхования.

Дальнейшая процедура изготовления и выдачи дубликата будет зависеть от конкретных причин утраты, а также от дополнительных обстоятельств произошедшего.

Случаи форс-мажора

В том случае, если утрата больничного листа стала результатом проявления определенных форс-мажорных обстоятельств, в организации должна быть создана специальная комиссия, которая займется выяснением причин происшествия. Помимо этого, члены комиссии будут ответственны и за составление подробной описи пострадавших или утерянных документов.

Работа комиссии должна сопровождаться составлением одного из следующих видов документов:

письменный акт, составленный службой пожарной безопасности, в том случае, если в организации произошло возгорание;
справка из МЧС - если имело место стихийное событие;
справка из МВД - если исчезновение и утеря документов была связана с их кражей.

После того, как работа комиссии будет полностью проведена, ее члены составляют и подписывают окончательный акт, на основании которого в будущем выдается дубликат.

Проявление халатности

Больничный лист относится к документам строгой отчетности, а это значит, что его хранение должно осуществляться в соответствии со всеми действующими правилами - в специальном сейфе, у ответственного лица.

Необоснованная пропажа больничного без видимых причин всегда будет признана серьезным нарушением внутренней дисциплины организации. Помимо этого, халатное отношение к такому документу не может быть признано основанием для выдачи дубликата. А это значит, что представитель медицинской организации имеет право дать официальный отказ в удовлетворении требований о повторном изготовлении документа.

В таком случае на виновное лицо может быть возложена ответственность, которая заключается в возмещение причиненных организации убытков. Чаще всего таким лицом является бухгалтер либо сотрудник отдела кадров.

Ошибки при заполнении

Совершение хотя бы одной ошибки или описки во время заполнения больничного листа сразу же влечет за собой автоматическое признание его недействительным.

В таком случае единственным выходом становится изготовление дубликата.

Особенности повторного получения документа

Дубликат может быть выдан только при наличии документальных на то оснований - письменного заявления от работника, а также его паспорта. Выдача документа осуществляется исключительно лично - на руки заявителю.

Если потеря документа произошла по вине организации, ее представители не могут принуждать сотрудника к получению дубликата. Он не обязан посещать медицинское учреждение и писать заявление, если в этом не имеется его вины. В таком случае все проблемы должны быть решены самим работодателем.

При этом руководитель организации должен помнить, что сроки получения дубликата могут затянуться, а пособие сотруднику все равно должно быть выплачено вовремя. В таком случае работодатель обязательно должен произвести компенсирование, а уже после этого вернуть денежные средства после получения дубликата документа.

Больничный лист обладает высокой ценностью, так как именно он является главным и единственным основанием для последующего перечисления работнику денежных средств за период нетрудоспособности. Именно поэтому к его оформлению и последующему хранению работодатель должен относиться с максимальной ответственностью.

Несмотря на то, что всегда можно получить дубликат, иногда утеря больничного листа влечет за собой лишние проблемы для работодателя, особенно если это происходит по вине одного из его сотрудников, например, специалиста по кадрам. В таком случае работодатель будет иметь полное право наказать данного работника соответствующим образом за проявленную халатность.

Получение дубликата требует предварительного заполнения заявления по форме медицинского учреждения. К обязательным условиям также относится наличие паспорта. Согласно Приказу 624н, копия больничного листа так же, как и первоначальный документ, выдается непосредственно застрахованному лицу. При этом гражданин не обязан предъявлять никаких специальных справок об утере или непригодности больничного листа (это строго регламентируется в статьях приказа). Юридически обоснованным основанием выдачи копии также является заявление директора организации с обязательным дополнительным приложением материалов об утрате.

Дубликат больничного листа оформление в 2018

Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного? Документ оформляется непосредственно лечащим врачом. В верхний правый угол бланка ставится отметка «Дубликат», а в строках «С какого числа» и «По какое число» в таблице «Освобождение от работы» необходимо указание всего периода нетрудоспособности, то есть дата начала и завершения лечения. Запись о промежуточном продлении не требуется, даже если оно осуществлялось.

Право на выплату пособия сохраняется за сотрудником в течение полугода после выздоровления или признания факта инвалидности. Аналогичный временной интервал установлен для сотрудниц, завершивших свой декретный отпуск. Если же обращение по выплате пособия превысило шестимесячный срок, то решение о его назначении будет принято областными органами ФСС РФ. Следует отметить, что положительное решение будет принято только при наличии уважительных причин.

Если в строке «Заполняется врачом медицинской организации» будут выявлены ошибки, то больничный лист автоматически считается испорченным. В данной ситуации медицинская организация обязана выдать новый бланк листка нетрудоспособности. Для того, чтобы соблюсти порядок при проведении регистрации листков нетрудоспособности, в выдаваемом взамен испорченного бланке обязательно должна присутствовать отметка «V», а в строчке «Дата выдачи» нужно указать непосредственную дату выдачи вновь оформленного листка нетрудоспособности.

Параллельно вносится отметка в журнал лечебного учреждения. Подобная система многоуровневой регистрации и строгой отчетности способствует предотвращению неправомерного использования бланков листков нетрудоспособности. Учтите: необходимо вернуть непригодный бланк в выдавшую его больницу. Если листок нетрудоспособности был утерян, его копию следует получить у лечащего врача, предварительно предъявив документ об отсутствии выплат организации по данному листку нетрудоспособности. В правом верхнем углу бланка обязательно вносится пометка “дубликат”, а в пункте “освобождение от работы” отмечается весь временной интервал периода нетрудоспособности в одной строке. Бланк считается заверенным при наличии подписей непосредственно лечащего врача, а также заместителя руководителя лечебного учреждения по КЭК работе. Одновременно с этим вносится запись в медицинский журнал, где фиксируются все номера выписанных листков нетрудоспособности.

Правила выдачи дубликата больничного листа

Согласно Приказу Минздрава 624н, копия документа выдается при оформлении оригинала со следующими дефектами:

При допущении ошибок;
Не по предписанной инструкции (Приказа №624н);
С исправлениями и орфографическим ошибками.

Необходимо учитывать, что получение копии осуществляется лично сотрудником. Также работник не несет ответственности при потере больничного листа. Единственный нюанс: если сотрудник не предъявил копию в срок до шести месяцев, то он автоматически утрачивает право на получение денежной компенсации.

Если же бланк листка нетрудоспособности был потерян или испорчен по вине другого сотрудника организации, события могут иметь три направления развития:

По запросу администрации дубликат выдается вылечившемуся сотруднику в больнице;
При утере бланка в силу форс-мажорных обстоятельств, выдача дубликата допустима непосредственно представителю организации;
Если причина — халатность, то выплата пособия работнику производится за счет фирмы, но данная сумма может быть взыскана из оклада с нарушителя должностных обязанностей (дубликат не выдается).

Оплата дубликата больничного листа проводится организацией согласно размеру начислений, установленному законодательством. Предъявление копии возможно в любое время, в течении полугодового интервала с момента ее получения.

Где заверить копию больничного листа?

Заверять копию больничного листа нужно у лечащего врача, а затем у заместителя руководителя лечебно-профилактического учреждения по клинико-экспертной работе.

Образец заявления на выдачу дубликата больничного листа

Производится по заявлению, с приложением требуемых документов. Заявление должно быть написано либо на бланке организации, либо должно иметь проставленный угловой штамп, где указаны реквизиты фирмы.

Ситуация знакомая многим бухгалтерам до боли: работник закрыл больничный и сдает его на оплату. После пристального изучения бухгалтер изрекает: «Ой, а вот здесь ошибка. У меня такой больничный ФСС не возьмет». «А что же делать»? – растерянно спрашивает работник. «Идите обратно в поликлинику (больницу) и пусть врачи выдают дубликат»: велит бухгалтер. Правильно ли так поступать?

Вдумайтесь: вы заставляете работника делать, то, что он, во-первых, делать не должен а, во-вторых, совершенно не хочет — отправляете его к врачам, которые тоже, мягко говоря, не горят желанием пойти навстречу. И, при этом, надеетесь достичь желаемого результата? Именно по этим причинам в девяти случаях из десяти злой на весь мир работник возвращается от медиков… с тем же самым больничным.

Отправлять сотрудника обратно к медикам неверно!

Для бухгалтеров и главных бухгалтеров на ОСНО и УСН. Учтены все требования профстандарта «Бухгалтер». Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы.

Ошибка в больничном листе: куда обращаться?

Правильный порядок действий в такой ситуации определен в Письме ФСС РФ от 30.09.2011 № 14-03-11/15-11575, где сказано, что самостоятельное направление работодателями работников в медицинские организации для переоформления больничных недопустимо. Далее ФСС разъясняет, что, если у работодателя возникли сомнения в правильности оформления врачами листка нетрудоспособности, то обращаться надо в… региональные отделения ФСС или его филиалы! И, если вдуматься, это единственно верное решение проблемы, ведь именно ФСС обладает полномочиями по экспертизе временной нетрудоспособности и контролирует правильность оформления листков нетрудоспособности.

Пропущенная ошибка чревата тем, что в дальнейшем ФСС откажется оплачивать этот больничный за счет государственных средств. Поэтому работодатель зачастую предпочитает перестраховаться.

Обнаружив сомнительный больничный, работодатель обращается в отделение (филиал) ФСС по месту регистрации с устным или письменным запросом в котором просит разъяснить: можно ли оплатить данный больничный за счет ФСС и не возникнет ли претензий при проверке? При этом следует учесть, что ответ, полученный устно, не дает 100% гарантий того, что при последующей проверке к работодателю не возникнет претензий.

Да, скажут мне опытные бухгалтеры, все это прекрасно, но, как при этом соблюсти сроки выплаты пособия, ведь в соответствии с законодательством работодатель обязан оплатить больничный в ближайший срок установленный для выплаты заработной платы? Конечно. Именно поэтому медлить с подобным запросом не следует, а в самом его тексте надо указать: «В связи с обязанностью оплатить указанный листок в срок до____ просим рассмотреть наш запрос в срок до____».

Если получили дубликат больничного листа…

Получив от работника дубликат, работодатели нередко пугаются снова — он имеет свои специфические особенности в оформлении. В строке «дубликат» ставится галочка, в графах «С какого числа» и «По какое число» таблицы «Освобождение от работы» одной строкой указывается весь период нетрудоспособности. Ну, а в строке «Дата выдачи» проставляется реальная дата оформления дубликата, а не испорченного больничного листа.

В разделе, заполняемом работодателем, исправления допускаются и их количество не регламентировано. Однако сам порядок внесения исправлений принципиально отличается от ранее существующего.

Допустим, вы совершили ошибку, указав в строке «Средний дневной заработок» сумму 1255 рублей вместо 1275 рублей. Как ее исправить?

Аккуратно зачеркните ошибочную запись горизонтальной линией используя исключительно гелевую, капиллярную или перьевую ручку черного цвета. Ни в коем случае не пытайтесь затереть или переправить неверную запись, зачеркнуть и написать что-то сверху и, разумеется, не используйте корректор.
Переверните листок на оборотную сторону, выберите любое удобное для записи место. Впишите правильную запись взамен ошибочной. В нашем примере это будет выглядеть так: на оборотной стороне больничного пишете цифру 1275, а под ней делаете запись «исправленному верить» , ставите подпись и печать.

«Скажите, — спрашивают бухгалтеры, а надо ли при внесении этой записи указывать наименование строки в которой допущена ошибка?». Может быть, следует написать так: «Средний дневной заработок» 1275 . Представляется, что это не будет ошибкой, однако необходимости в такой конкретизации нет — строку в которой допущена ошибка легко установить по зачеркнутой записи на лицевой стороне больничного листа.

Возможно, будет полезно почитать: