Что должен содержать счет на оплату. Счет на оплату — как оформить

Очень часто отношения между ИП и организациями оформляются счетом на оплату. Одна из сторон выставляет счет клиенту, тот оплачивает его, а затем получает оплаченные товары или услуги. Сегодня статья для тех, кто не знает, что представляет собой счет на оплату и как его выставить.

Сразу хочется отметить, что выставлять счета и вести отчетность очень удобно в специальном сервисе .

Начнем с того, что счет на оплату представляет собой документ, который продавец выставляет на покупателя. В счете содержится следующая основная информация:

Сведения о продавце – кто выставил счет;
Сведения о покупателе – кому этот счет выставлен;
Список товаров или услуг, их количество – за что платит покупатель;
Цены на товары или услуги, общая сумма – сколько должен заплатить покупатель;
Реквизиты расчетного счета продавца – куда должен заплатить покупатель.

По сути, процесс выставления счета происходит следующим образом:

Потенциальный клиент связывается с продавцом, так как желает приобрести его товары/услуги;
Продавец на основании запроса клиента составляет счет на оплату и отправляет его покупателю;
Покупатель оплачивает указанную сумму на расчетный счет в банке продавца;
Продавец проверяет получение оплаты и поставляет товар/оказывает услуги покупателю.

Когда надо выставлять счет?

Приведем несколько ситуаций:

Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;
Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.

Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги. Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке.

У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно. Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
Перечень товаров/услуг;
Итоговую сумму по счету с выделением НДС.

И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже.

На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».

Пример оформления счета без НДС:

Пример оформления счета с НДС:

Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно. Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.

Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер. Их новая нумерация начинается с начала каждого года. Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …).

В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения.

На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер. Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП. Желательно ставить печать.

Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

данные продавца;
данные покупателя;
перечень товаров или услуг;
их количество;
цена за единицу товара/услуги;
итоговая сумма заказа;
реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Обязательный реквизит	Пример формулировки
Порядковый номер счета и дата его выставления	Счет на оплату №666 от 13.12.2017 г.
Название фирмы продавца и покупателя с уточнением правовой формы	Поставщик: ИП Козликов Михаил Иванович Покупатель: ООО «Красный восток»
Полный юридический адрес покупателя и продавца (для ИП тот адрес, по которому осуществляется деятельность)	г. Москва, ул. Селезнева, дом №188 г. Москва, ул. Шевелева, дом №13
ИНН ИП и ИНН, КПП организации	ИНН 6575849475657 ИНН 757564748575757, КПП 5674775757
Банковские реквизиты	Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6575767, счет №4547738378, р/с №57585998686
Предмет сделки (полное наименование товара, услуги, актива)	Товар: Шпик свиной хребтовой
Количество (для объектов, которые можно посчитать)	Кол-во: 40 кг
Цена за единицу и сумма	Цена: 200 рублей Сумма: 8000 рублей
Общая сумма прописью	Всего наименований 1, на сумму восемь тысяч рублей 00 копеек
Подписи	ИП подписывает бумагу лично, от организации требуется 2 подписи: руководителя, главного бухгалтера

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2017».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2017 году:

В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
Затем переходят к банковским реквизитам.
После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

В некоторых договорах на покупку материальных ценностей, оказания услуг и других операций, в качестве обязательного условия может присутствовать пункт о предоплате. Фирма-плательщик в силу данного соглашения должна произвести платеж при отсутствии необходимого пакета документов. В этом случае бухгалтер может запросить у контрагента предприятия договор и счет на оплату без выписки накладных и различных актов. Выставление счета производится также и при последующей оплате.

Счет - это бухгалтерский документ, который содержит предложение поставщика по определенным видам ТМЦ, услугам, работам с указанием их объема и цены за единицу.

Он важен как для плательщика, так и для получателя денег.

Банки, контролирующие безналичные расчеты своих клиентов-компаний, при проверке требуют приложить к платежному поручению основание перевода денежных средств - счет.

Получатель после поступления данных средств на свой расчетный счет, должен зарезервировать в течение определенного периода материальные ценности, указанные в счете. Особенно это актуально для дефицитных товаров. Кроме этого, в основном действует правило, что если организация оплатила товар, работы, услуги по ценам, указанным в счете, то в случае их повышения - действуют цены, зафиксированные в данном документе.

Существует практика между контрагентами, заключающими между собой длительные договоры, указывать в них, что оплата производится на основании счета в начале месяца, а акт, накладная выписываются ежемесячно последним рабочим днем периода. Если плательщик не производит этой оплаты, он тем самым нарушает условия договора, что может вызвать его приостановление или расторжение.

Унифицированной формы счета нет, но предприятия имеют право самостоятельно разрабатывать его бланк с указанием всех необходимых реквизитов, которые должны содержать бухгалтерские документы.

В настоящее время счета выписывают с помощью специализированных программ, но встречаются случаи его ручного заполнения. Нужно помнить, что составление счета с неточными реквизитами ведет к ошибкам в платежных документах, а следовательно, к отказам банка при осуществлении платежа.

Законодательством не определен срок действия этого документа, его можно установить в условиях заключаемых договоров, так же как и время, в течение которого нужно выставить счет на оплату.

Образец заполнения счета на оплату

В верхней части документа указывается наименование поставщика в соответствии с регистрационными данными, полный адрес, ИНН и КПП. Далее заполняются банковские реквизиты получателя средств, которые должны включать номера расчетного счета, название банка, его корреспондирующий счет и БИК, а также город местонахождения кредитного учреждения.

В строке «Грузоотправитель» заполняются полные сведения об организации, которая будет осуществлять отгрузку товара. Если грузоотправитель совпадает с поставщиком, допускается здесь записывать «Он же». Когда осуществляется оказание услуг или выполнение работ, в данной строке нужно поставить прочерк.

Счет должен содержать порядковый номер и дату составления.

Ниже заполняются данные плательщика и грузополучателя: название, адрес. При оказании услуги или выполнении работ в строке «Грузополучатель» указывается прочерк.

В счете желательно в качестве дополнения или основания заполнять данные о договоре (наименование, номер, дата), по которому производятся перечисления денежных средств.

В табличной части указываются порядковый номер записи, сведения о наименовании товара, работ, услуг, их измерение, цена за единицу, ставка и сумма НДС, общая стоимость выраженная в рублях с копейками.

Организации и предприниматели, в основном, осуществляют расчеты между собой в безналичном порядке, который предполагает отправление денежных средств с одного расчетного счета на другой. Чтобы узнать банковские реквизиты, необходимо попросить получателя выставить счет на оплату, по которому в будущем будут осуществляться расчеты за товары, работы услуги и т.д.

Счет представляет собой первичный документ бухучета, выставляемый поставщиком, в котором указаны поименно составляющие его предложения с расшифровкой единицы измерения, цены и общей суммы.

Он оформляется как ИП, так и предприятиями.

Его значение сводится к тому, что при проведении операций по расчетному счету операционисты банка всегда проверяют назначение платежа, которое обязательно должно содержать ссылку к реквизитам счета, иногда договора. То есть выставление счета плательщику является основанием для заполнения последним платежных поручений.

Для получателя значение этого документа сводится не только как указание, куда должны перечисляться деньги, но и как обязанность держать в резерве в течение определенного времени определенные в документе наименования материальных ценностей и их количество.

Кроме этого, оплата счета, если это предусмотрено в договоре, может защитить от подорожания товаров, услуг, работ некоторое время.

Счет не является обязательным документом, ведь наименование и реквизиты могут содержаться и в других документах.

Однако, его роль выходит на первый план, когда договором предусмотрена либо предварительная оплата согласно выставленному счету, или последующая по этому же документу. Если осуществляется перечисление со ссылкой на реквизиты данного бланка, считается что свою часть сделки контрагент выполнил. Так как счет для ип или компании определяет объем их обязательства по оплате.

В настоящее время при договорах длительного действия существует такая практика, согласно которой в начале месяца осуществляется выставление счета и его оплата, в течение месяца происходит выполнение своих обязательств другой стороной, а в конце этого периода оформляются накладные или акты.

Порядок применения счета

После заключения договора бухгалтер или другое ответственное лицо с помощью специализированных программ выписывает счет, который должен содержать либо полное соответствие наименования, количества, цены договору, либо предусматривать авансовый платеж. При выписке ему присваивается номер в соответствии с действующей номенклатурой дел, что при поступлении платежа по этому документу их легко было идентифицировать.

Далее документ передается представителю стороны, которая будет осуществлять перечисление. Отправка счета возможна почтой, курьером, через электронку, или с использованием электронного документооборота с ЭЦП.

Способ доставки этого документа должен быть оговорен в заключенном договоре.

После получения счета вторая сторона сверяет его с заключенным договором, и передает руководителю для утверждения оплаты.

Получив согласие администрации, бухгалтер, кассир или другое ответственное лицо формирует на его основе платежное поручение для оплаты.

При поступлении платежа по платежному поручению, то к нему нужно подложить, как завершающий этап, счет, по которому осуществлялось перечисление.

Образец заполнения счета на оплату

Действующим законодательством не устанавливается какой-либо конкретный бланк для выписки счета на оплату. Фактически, фирма может разработать свою форму, главное чтобы она имела все необходимые реквизиты, а особенно банковские данные получателя и сумму денежных средств.

В верхней части бланка обычно указываются полные реквизиты поставщика - сначала регистрационные (название, ИНН, КПП, ), а затем банковские (название банка, БИК, номера расчетного и корреспондентского счетов). В случае, если поставщик и грузоотправитель не совпадают, то ниже можно добавить строку с реквизитами отправителя груза. В противном случае можно этот пункт опустить или написать «он же».

Затем указываются название и реквизиты плательщика - название, адрес, ИНН и КПП. Если плательщик и получатель груза не совпадают, то ниже дополнительно нужно ввести строку «Грузополучатель» и занести в нее соответствующие данные.

Желательно заполнять поле «Основание» , в которое стоит заносить причину выставления счета - реквизиты заключенного договора, полученной заявки на поставку и т. д.

После этого в табличном виде записывается информация о поставляемом товаре или выполняемых работах. Здесь нужно указать название товара (работы), единицу измерения, количество, цену за единицу, ставку и сумму НДС (если есть), общую сумму. Завершается таблица строкой «Итого» , в которой подводится итоговая сумма за все позиции.

Затем нужно расписать прописью сумму к оплате, а также сумму НДС (если он есть). Если выставлен счет без НДС, то в последнем случае пишется «Налогом не облагается» или «Без НДС».

Документ подписывают руководитель фирмы и главный бухгалтер, после чего он заверяется печатью (если в компании она есть).

Нюансы

При выполнении работ или оказании услуг в строках «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» проставляется прочерк.

Строки «Плательщик» и «Грузополучатель» приобретают важную роль в случае, когда поставку товара или оказание услуг оплачивает головная компания, а их потребителем и получателем фактически является филиал. В таких случаях нужно правильно и без ошибок заполнить эти поля.

В случае, если у фирмы меняются банковские реквизиты, можно прямо на счете написать предупреждение об этом событии и приложить фирму-образец заполнения платежного поручения с новыми данными.

Скачать счет на оплату

Счет — это важный документ, который позволяет проинформировать клиента о ценах на товары, услуги, работы, согласовать эти цены с клиентом. Также этот бланк позволяет произвести оплату суммы, в нем указанной.

Таким образом, счета на оплату носит важные функции и, как правило, его оформление сопровождает любую сделку по оказанию услуг, выполнению работ, поставке товара.

Счет не носит унифицированной формы, в зависимости от требований конкретной организации составляется его содержимое. Примерный бланк оформления счета на оплату товара представлен для бесплатного скачивания внизу статьи.

Счет имеет ограниченный срок действия, в течение которого он действителен и может выступать основанием для оплаты. Если срок действия, указанный на бланке, истек, то прежде, чем осуществлять оплату, следует убедиться, что указанные в нем условия соответствуют реальным данным.

Образец заполнения

Счет содержит основные сведения о лице, оформившем данный документ, а также об ассортименте и ценах на предлагаемые услуги, товары.

Выписка счета на оплату осуществляется обычно бухгалтером или работником, ответственным за оформление подобных документов. Далее счет может быть передан лично в руки, через факс, интернет или иным доступным способом. Покупатель, получив документ, может произвести оплату, указав в платежном поручении его номер и дату оформления в назначении платежа.

Счет может быть выписан заранее для произведения предоплаты, а может быть передан вместе с отгрузочными документами клиенту ( , ).

Бланк счета на оплату может включать следующие данные:

место его выписки;
дата выписки;
номер индивидуальный;
платежные реквизиты, по которым покупатель должен совершать платеж для оплаты суммы;
сведения о плательщике и грузополучателе товара;
список наименование товаров (услуг, работ) с указанием необходимых характеристик, количества, цены, стоимости, НДС;
общая сумма с учетом налогов к оплате;
количество позиций;
срок действия;
подпись руководителя, главного бухгалтера или лица, имеющего право на подпись подобных документов;
печать при наличии подписи руководителя.

Пример оформления можно скачать ниже бесплатно.

Возможно, будет полезно почитать: