Как заверяется копия трудовой книжки образец. Образец заверенной записи

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее .

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки - это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 ., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия заверенной ксерокопии бланка

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка - месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

С 1 июля 2018 года в действие вступает ГОСТ Р 7.0.97-2016, который содержит новые правила по трудовым книжкам. Изменится порядок заверения копий трудовых книжек. Как работодателю заверить такую копию в соответствии с новыми требованиями.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте для юристов по трудовому праву и специалистов по кадрам. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

С 1 июля 2018 года законодатель вводит новые правила заверения копий трудовых книжек. Если работодатель ошибется в оформлении, копия трудовой не будет действительна. Рассмотрим, какие правила действовали и какие требования будут предъявлять к копиям трудовой с 1 июля.

Изменения должны были ввести с 1 июля 2017 года, но затем Росстандарт перенес дату релизации проекта на год.

До введения новых требований заверить копию трудовой книжки было проще

Чтобы заверить копию трудовой книжки по прежнему ГОСТ Р 6.30-2003, нужно было сделать следующее. Работодатель должен был на первом листе копии документа указать запись «Копия». Все листы следовало прошить ниткой и пронумеровать. Кадровик выводил концы нити на оборот крайнего листа копии. Там все опломбировали и делали единую запись: «Верно. Прошито, пронумеровано и скреплено печатью n листов». В реквизите «Подпись» указывали:

  • должность лица, которое подписывало документ;
  • его личную подпись;
  • расшифровку подписи с инициалами и фамилией;
  • дату заверения документа.

Печать в копии трудовой ставили в «Место печати»

Все страницы копии обычно заверяли печатью организации. Работодатель должен был проставить печать в копии трудовой в том же самом месте, где стоял реквизит «Место печати». Если реквизит отсутствовал на документе, то печать проставляли так, чтобы оттиск захватывал часть наименования должности лица.

С 1 июля 2018 года кадровик должен заверять копии трудовых книжек по новым правилам

  1. Отметку для копий внутреннего пользования. Здесь работодатель должен проставить слово «Верно», указать должность лица, который заверяет копию, поставить его подпись, расшифровку подписи, дату заверения (п. 5.26). По сути, работают те же положения, что и в прежнем ГОСТ 2003 г.
  2. Отметку для остальных копий. Это касается копий для внешних субъектов. В копии трудовой с 1 июля работодатель обязан проставлять место хранения оригинала документа, с которого он изготовил копию. Например, «Подлинник трудовой книжки хранится по адресу: г. Москва, ул. Академика Королева, дом 3, офис __». Также отметку о заверении копии нужно подтвердить печатью или штампом организации.

Штамп организации изготавливают специально для заверения копий. Текст штампа подтверждает информацию, которая размещена в копии трудовой: на штампе присутствует полный адрес хранения оригинала трудовой книжки.

Как правильно заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года с помощью печати

Согласно новому ГОСТ появляются ввел дополнительные требования к размещению печати в копии трудовой:

  1. В копии трудовой печать не должна захватывать подпись сотрудника.
  2. Печать лучше всего располагать таким образом, чтобы она захватила часть должности подписавшего (не менее 80%). При этом печать в копии трудовой нельзя ставить между должностью и ФИО подписавшего. Если кадровик так поставит печать, это будет считаться нарушением требований ГОСТ.
Ну все, весна!
Подпишитесь на журнал «Трудовые споры» и получите три номера в подарок.

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье - о правилах заверения трудовой книжки, которые начали действовать с 1 июля 2018 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.

Основные правила заверения трудовых книжек

1. Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров - его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

2. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Процедура заверения копии трудовой книжки следующая:

  1. Снимите ксерокопию всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
  2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу впишите фразу «Копия верна» или просто «Верно», рядом укажите должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дату заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
  1. Если учреждение или организация, куда предоставляют копию трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
  2. Заверить документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента обязательным для всех.

Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть:

  • личное дело, находящее в отделе кадров;
  • дело, хранящееся в кабинете руководителя;
  • папка с личными делами у бухгалтера и т.д.

Важно! Запись о хранении оригинала трудовой книжки вы делаете только тогда, когда копия требуется для сторонней организации (например, для банка, УФМС и прочее).

Таким образом, решающую роль в оформлении документа будет иметь его назначение. Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна.

Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании, поступайте следующим образом:

  1. На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
  2. Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
  3. Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
  4. Впишите дату заверения трудовой книжки.
  5. Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
  6. Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.

Образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года по ГОСТу Р 7.0.97-2016

Срок действия копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца. Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

Обновленный стандарт касается всех кадровых бумаг.

По-новому надо заверять копии трудовых и ставить в документах отметки об электронной подписи.

Копия трудовой может понадобиться, если её попросил работник либо организация может оформить её для личного пользования. Например, чтобы остались сведения на случай потери оригинала.

С 1 июля 2018 года нужно по-разному оформлять копии для внутреннего пользования и документы, которые организация передает работникам или в какие-либо сторонние организации.

Каждый разворот трудовой книжки копируется на отдельном листе бумаги А4. На первом листе ставится отметка «Копия», на последнем вносится отметка о том, что копия заверена.

Если оформляется копия для внутреннего пользования, вносится запись «Верно», а строчкой ниже вписывается должность работника, который подготовил документ, а также его подпись и расшифровка Ф.И.О.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ:

Копия для работника оформляется в течение трёх рабочих дней с момента, как он обратился с заявлением (ст. 62 ТК РФ).

Если книжка нужна работнику для внешнего пользования, отметка о заверении оформляется следующим образом:

Под записью «Верно» и подписью ответственного работника делается отметка о том, где хранится копия документа (например, «Подлинник находится в отделе кадров»).

В копиях ставится печать организации, если она имеется.

Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал должность, но не подпись работника, который подготовил копию.

После того как копия книжки будет готова, нумеруются все листы и сшиваются.

Для скрепления листов наносится наклейка с надписью: «Верно. Прошито и пронумеровано _ листов». Затем проставляется дата и подпись с расшифровкой Ф.И.О., кто заверил документ.

По новому ГОСТу оформлять кадровые документы можно любым из шрифтов: Times New Roman, Arial, Verdana либо Calibri.

В бланках должны быть обязательные реквизиты. Их число не изменилось - всего 30. Но некоторые теперь отличаются по составу либо оформлению. Поэтому понадобится обновить регламент по кадровому делопроизводству.

Гриф ограниченного доступа.

Это реквизит новый. Он указывается на документе, если информацию в нём разглашать нельзя и использовать нужно только по назначению. Например, штатное расписание. Гриф ставится в правом верхнем углу документа. Он может звучать так: «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и пр. Гриф можно дополнить номером экземпляра документа или иными сведениями, но только в том варианте, который прописан в регламенте по делопроизводству.

Адресат.

В бланк вносится адрес электронной почты, если письмо отправляется через Интернет. Причём если адресат занимает руководящую должность, то перед фамилией допустимо записать «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения.

Реквизит отражается следом за наименованием организации в бланках писем и документов подразделений (например, филиалов, представительств и т. д.). По стандарту реквизит записывается прописными буквами (например, «СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ - ДЕТСКИЙ САД СЕЛА ИВАНОВКА»).

Реквизит ставится после наименования организации в бланках руководителей организаций Ульяновской области либо муниципальных образований. Например, «ДИРЕКТОР».

Отметка об электронной подписи.

Документы на бумаге и электронные - равнозначные. Но только если на последнем есть отметка, что документ подписан электронной подписью (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ). Отметка не произвольная, её надо проставлять на месте, где стояла бы живая подпись в бумажном документе. Причем она должна быть видима и читаема. В ней должны быть обязательные данные.

Например,

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Иногда работники просят специалистов кадровой службы . Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.

Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.

Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.

Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019

С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст .

Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.

Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
  • указывается дата заверения;
  • с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.

Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.

Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время (2019).

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.

Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:

  • указывается запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
  • дата заверения.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Где можно заверить документ

Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения , а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть . Отказать в этом ему не имеют права.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.



 

Возможно, будет полезно почитать: