Материальная помощь свыше 4000. Облагается ли материальная помощь ндфл

Заработная плата, которую выплачивает работодатель, не является единственным поощрением за труд. Довольно часто в связи с различными жизненными обстоятельствами работники получают безвозмездную материальную помощь .

В зависимости от размера и назначения выплаты такой доход может быть полностью или частично исключён из налогооблагаемой базы.

Необходимость в материальной помощи может возникнуть у сотрудника в момент трудной жизненной ситуации. Компания, которая дорожит своими работниками, старается удовлетворять их просьбы по мере финансовой возможности .

Причиной обращения может стать смерть члена семьи, рождение ребёнка, проблемы со здоровьем, свадьба или непредвиденное стихийное бедствие. Такая выплата не связана с профессиональными навыками и характером выполняемой работы.

Помощь никогда не выплачивается в виде поощрения за проведённую работу. Кроме того, такое начисление носит единовременный характер.

Законодательством не установлен размер помощи , выдаваемой в том или ином случае, поэтому сумма выплаты определяется руководством исходя из эмоциональной необходимости. Нередко такая выплата прописывается в трудовом договоре и является дополнительной гарантией, защищающей сотрудника от неожиданных трат.

Очень важно, чтобы формулировка оказания дополнительной помощи была предельно ясной, так как размытые определения могут вызвать подозрения у налоговой инспекции, и руководство фирмы будет заподозрено в занижении налогооблагаемой базы.

Начисление помощи происходит на основании заявления работника и документов, подтверждающих ситуацию.

Облагается ли подоходным налогом?

В связи с тем, что большинство видов материальной помощи освобождается от НДФЛ, бухгалтер должен предельно правильно оформить такой вид выплаты. Во избежание уклонения от уплаты налогов законодательством установлен исчерпывающий список ситуаций , когда компания может предоставить работнику такую помощь.

Материальная выплата, не облагаемая подоходным налогом, должна соответствовать ряду требований :

Необлагаемый лимит выплаты, рассчитываемый нарастающим итогом за год, не должен превышать 4000 руб. Суммы сверх установленной нормы облагаются НДФЛ на общих основаниях. Льготный минимум регламентирован ст. 217 НК РФ .
Полное освобождение получает помощь, которая оказывается в связи со смертью близкого родственника (родителя, ребёнка, супруга). Такая ситуация должна быть обязательно подтверждена соответствующими документами (доказательство родства, свидетельство о смерти).
В случае причинения ущерба по причине стихийного бедствия для подтверждения налогового освобождения нужно представить справки государственных служб о том, что такое явление имело место быть.
Если помощь требуется сотруднику в результате террористического причинения ущерба, то потребуется документальное подтверждение МВД.
Рождение ребёнка также является поводом для предоставления выплаты в размере до 50 000 руб. Такая сумма законодательно освобождена от подоходного налога (ст. 217 НК РФ).
Компания может оказать помощь, которая будет направлена на оплату лечения сотрудника или членов его семьи. Такая выплата проводится из чистой прибыли предприятия.

Выплаты, которые не соответствуют вышеперечисленным параметрам, облагаются НДФЛ в полной мере. Также неподтверждённые документально события автоматически теряют статус льготных.

Порядок учёта помощи до 4000 рублей

Когда материальная помощь не превышает 4000 руб., причина её назначения не играет особой роли. Такая выплата может быть оформлена в виде подарка к празднику или как простая стимулирующая доплата.

Важно только то, чтобы она не превышала установленный лимит денежных средств, рассчитываемый с начала года .

Если сотрудник в течение года меняет место работы, то он обязан представить новому работодателю справку по форме 2-НДФЛ для того, чтобы исключить ошибку при налогообложении. Возможно, что он уже получал матпомощь в начале года, соответственно, повторная выплата сверх лимита будет облагаться налогом по общим правилам.

Срок уплаты налога

По действующему законодательству налоговые агенты обязаны рассчитывать подоходный налог со всех доходов сотрудника нарастающим итогом с начала года. Моментом его начисления считается дата фактического получения денежных средств.

При расчёте налога важным параметром является дата фактического получения помощи. Для доходов в денежной форме такой датой является день наличной выплаты или перечисления суммы на счёт сотрудника. Перечислить НДФЛ с полученного дохода нужно не позднее следующего за выплатой дня . Такая норма регламентирована Налоговым кодексом РФ, ст. 226 .

Порядок получения помощи

Чтобы получить материальную помощь, сотруднику нужно поставить в известность руководство компании о сложившихся обстоятельствах. Для этого в бухгалтерию предоставляется заявление, написанное в произвольной форме .

В тексте должна быть наиболее точно описана необходимость получения материальной помощи. Для каждого отдельного случая к заявлению прилагаются соответствующие официальные документы, которые подтверждают произошедшее событие.

В некоторых случаях получить помощь может супруг/супруга сотрудницы/сотрудника или его представитель. Для этого также потребуется пакет подтверждающих документов.

Налогообложение материальной помощи зависит от размера и цели выплаты. А как быть со страховыми взносами? И можно ли учесть матпомощь при расчете налога на прибыль?

Работодатели не обязаны предоставлять работникам льготы и компенсации сверх тех, что установлены законодательством. Но нередко они предусматривают возможность оказать своим сотрудникам материальную помощь. В последнее время чиновники и судьи неоднократно затрагивали тему таких выплат. Правда, не всегда их мнения совпадали. Поговорим о том, как влияет выплата материальной помощи на обязательства организации по страховым взносам и НДФЛ.

Налогообложение материальной помощи в 2016 году

Если размер материальной помощи не превышает 4000 руб. в год на одного работника (в том числе бывшего), выплата не облагается НДФЛ. Так прописано в пункте 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ. С выплаты сверх лимита налог придется удержать. Хотя есть исключения. Налог не удерживают с выплат при стихийных бедствиях, при рождении ребенка (если выплата не превышает 50 000 руб.) и пр.

Страховые взносы с материальной помощи

Судебная практика

В судебной практике имеются совершенно противоположные решения. Так, Президиум ВАС РФ в постановлении от 14.05.2013 № 17744/12 пришел к выводу, что, даже если материальная помощь превышает 4000 руб. в год на одного сотрудника, она не облагается страховыми взносами. Данное сенсационное решение Президиум ВАС РФ принял по результатам рассмотрения спора между компанией и ПФР.

Компания оказывала материальную помощь одиноким и многодетным матерям (отцам), а также сотрудникам, имеющим на иждивении ребенка-инвалида. Эти суммы не были включены в облагаемую базу по страховым взносам. Фонды привлекли компанию к ответственности.

Три судебные инстанции поддержали это решение! Ведь выплата материальной помощи произведена в связи с трудовыми отношениями и не входят в установленный статьей 9 Закона № 212-ФЗ перечень выплат, не облагаемых взносами. В связи с чем они включаются в облагаемую базу.

В то же время ВАС РФ отметил, что сам по себе факт наличия трудовых отношений не говорит о том, что все выплаты сотрудникам представляют собой оплату их труда. Если выплата не является стимулирующей, не зависит от квалификации сотрудников, сложности, качества, количества и условий выполнения самой работы, она не признается платой за труд и не облагается страховыми взносами (постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.10.2012 № А66-10586/2011 , от 05.07.2012 № А44-4736/2011 и от 23.07.2012 № А44-4618/2011). Поэтому выплата материальной помощи не влечет за собой обязанности платить взносы с нее.

Риски решения Верховного суда

Материальная помощь может признаваться оплатой труда. На ее сумму доначислят страховые взносы. Это возможно в том случае, если:

размер материальной помощи пропорционален отработанному времени или определяется в процентном отношении к должностному окладу;
зависит от непрерывного стажа работы отпускника;
материальная помощь не выплачивается нарушителям трудовой дисциплины или выплачивается им частично.

В данном случае материальная помощь не является таковой по сути (постановления Президиума ВАС РФ от 10.05.2011 № 17950/10 , ФАС Московского округа от 17.07.2012 № А40-106722/11-47-902 , ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.02.2012 № А19-8178/2011).

Учет матпомощи в налоговых расходах

Если материальная помощь будет признана элементом системы оплаты труда, эту выплату можно будет учесть при расчете налога на прибыль. Ведь по общему правилу базу по налогу на прибыль нельзя уменьшать на материальную помощь. Это прямо следует из пункта 23 статьи 270 и пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса. Причем налоговый учет материальной помощи не зависит от ее источника и от того, предусмотрена ли ее выплата трудовым (коллективным) договором или локальным нормативным актом.

Однако при соблюдении ряда условий контролирующие ведомства признают возможность учесть материальную помощь в расходах на оплату труда. В письме от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912 Минфин России подтвердил такой подход на примере материальной помощи, выплачиваемой к отпуску. Как указали представители финансового ведомства, выплата является элементом системы оплаты труда, если она:

предусмотрена трудовым или коллективным договором;
зависит от размера заработной платы;
соблюдения трудовой дисциплины.

Такую выплату можно учесть в составе расходов на оплату труда на основании статьи 255 Налогового кодекса. Подтверждает такую позицию и арбитражная практика (например,

Материальная помощь - страховые взносы в 2018-2019 годах начисляются на нее не во всех случаях. Когда на матпомощь можно не начислять страхвзносы? А когда это нужно сделать обязательно? Нужно ли начислять взносы, если матпомощь выплачивается уволившемуся сотруднику? Как оформить такие выплаты документально? Как правильно учесть материальную помощь в бухгалтерском и налоговом учете? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

При каких обстоятельствах материальная помощь освобождается от обложения страховыми взносами

Материальная помощь освобождается от обложения страховыми взносами в следующих случаях:

Если одному работнику предоставлена материальная помощь в сумме до 4 000 рублей в пределах расчетного периода (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Если материальная помощь выдана единовременно в качестве возмещения материального ущерба, образовавшегося вследствие чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий, а также если физические лица пострадали от террористических актов (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Если материальная помощь выделена единовременно по причине смерти члена семьи работника (подп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Если материальная помощь выделена сотруднику организации по причине рождения или усыновления ребенка (подп. 3 п. 1 ст. 422). Суммы такой помощи должны быть выделены в первый год после рождения или усыновления, а необлагаемый предел установлен на уровне 50 000 руб. Право на получение приведенной суммы имеет каждый родитель (письма Минфина от 16.05.2017 № 03-15-06/29546, от 16.11.2016 № 03-04-12/67082, Минтруда от 27.10.2015 № 17-3/В-521, от 21.01.2015 № 17-3/В-18 (п. 1), от 20.11.2013 № 17-3/1926).

Как оформляется выделение материальной помощи в организации

Для выделения материальной помощи руководитель должен издать специальный приказ. От работника, которому потребовалась помощь, требуется заявление, написанное в произвольной форме. К нему следует приложить подтверждающие документы, в качестве которых могут выступать свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, свидетельство о смерти члена семьи и пр.

В платежном документе, в графе «Основание платежа», бухгалтерия должна указывать номер и дату приказа руководителя о выделении материальной помощи. Если выплаты производятся траншами, а не единовременно, такую ссылку следует проставлять в каждом платежном документе.

Когда материальная помощь облагается страховыми взносами

Во всех остальных случаях, не указанных в предыдущем пункте, материальная помощь, если она выделена работникам, становится объектом обложения страховыми взносами. Данная норма содержится в подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Пример

В коллективном договоре ООО «Омега» содержится положение, согласно которому сотрудники организации имеют право на получение материальной помощи. Решение о ее выделении — прерогатива руководителя, в приказе которого указываются соответствующие суммы.

В феврале 2018 года работнику предприятия Чижикову А. С. в соответствии с его заявлением была выделена материальная помощь в размере 29 000 руб. на платное лечение супруги в период беременности.

В мае 2018 года ему же, но уже в связи с рождением ребенка была выделена еще одна материальная помощь — в размере 30 000 руб.

В результате взносы на обязательное социальное страхование будут начислены только с 25 000 руб. (29 000 - 4 000), поскольку необлагаемая сумма в первом случае составляет 4 000 руб. А материальная помощь, выданная при рождении ребенка, вообще не подлежит обложению взносами, если она не превышает 50 000 руб. В данном случае она равна 30 000 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ВС РФ разрешает не облагать взносами матпомощь на лечение.

Сроки для внесения вносов следующие: согласно п. 3 ст. 431 НК РФ плательщик страховых взносов обязан перевести их в бюджет не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления.

Начисляются ли страховые взносы, если материальная помощь носит разовый характер

На практике встречаются обстоятельства, при которых материальную помощь выделяют разово, и она не предусмотрена ни коллективным, ни трудовым договором. Основанием для выдачи таких сумм служит лишь приказ руководителя.

В этом случае материальная помощь работникам (в сумме, превышающей 4 000 руб. в год) также облагается страховыми взносами (подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Надо ли облагать страховыми взносами выплаты, произведенные уже уволившимся сотрудникам

В некоторых случаях у организации возникает необходимость выплатить материальную помощь бывшим работникам, например, в связи со сложными жизненными обстоятельствами. В этом случае страховые взносы начислять не нужно, ведь в базу для начисления страховых взносов включаются вознаграждения, выплачиваемые в пользу физических лиц, подлежащих обязательному страхованию в рамках трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера (п. 1 ст. 420 НК РФ). Поскольку между бывшими сотрудниками и организацией никаких из вышеприведенных договоров нет, то и оснований для исчисления взносов также не имеется.

При каких условиях начисляются страховые взносы от производственного травматизма

Объектами для обложения взносами на травматизм являются выплаты, если они согласно п. 1 ст. 20.1 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ произведены:

при осуществлении трудовых отношений;
исполнении гражданско-правовых договоров, если в них содержится пункт об уплате таких взносов.

В подп. 3, 12 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ определен характер материальной помощи, которая освобождена от обложения взносами на травматизм. Взносы не начисляются:

если материальная помощь выдана единовременно в качестве возмещения материального ущерба, образовавшегося вследствие чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий, а также если физические лица пострадали от террористических актов (абз. 2 подп. 3 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ);
если материальная помощь выделена единовременно по причине смерти члена семьи работника (абз. 3 подп. 3 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ);
если материальная помощь выделена сотруднику организации по причине рождения ребенка или его усыновления (абз. 4 подп. 3 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ); суммы такой помощи должны быть выделены в первый год после рождения или усыновления и не должны превышать 50 000 руб.;
если материальная помощь выдавалась на иные нужды и ее размер не превысил 4 000 руб. на одного сотрудника за расчетный период (подп. 12 п. 1 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ).

Таким образом, страховыми взносами на травматизм матпомощь работникам не будет облагаться в тех же ситуациях, в которых на нее не начисляются иные страховые взносы.

Начисляются ли страховые взносы от производственного травматизма на материальную помощь уволившимся сотрудникам

В некоторых случаях у организации возникает необходимость выплатить материальную помощь бывшим работникам. Если такая помощь выделена не работающему на предприятии сотруднику, то страховые взносы на травматизм начислять не надо. Причина проста: такие лица уже не состоят в трудовых отношениях с бывшим работодателем, и материальная помощь согласно п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ в число объектов обложения такими взносами не входит.

Пример

Руководство ООО «Сигма» решило выдать материальную помощь своему бывшему работнику Лиховцеву Г. И. в связи со смертью его супруги. Выплата в размере 32 000 руб. была произведена спустя два месяца после увольнения Лиховцева. Такая материальная помощь не облагается страховыми взносами, поэтому начислять их не надо.

Материальная помощь в связи со смертью близкого родственника в 2018-2019 годах

Отдельно нужно сказать о материальной помощи в связи со смертью близкого родственника в 2018-2019 годах.

Дело в том, что работодатель может перечислить в положении об оплате труда ближайших родственников работников, в случае смерти которых сотруднику выплачивается материальная помощь. Например, это могут быть супруг (-а), дети, родители, дедушки, бабушки, родители супруга (-и), братья/сестры. Однако порядок обложения материальной помощи страховыми взносами зависит от того, являлся умерший родственник членом семьи или нет.

Материальная помощь в связи со смертью близкого родственника в 2018-2019 годах не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если эти близкие родственники являются членами семьи в трактовке ст. 2 Семейного кодекса РФ (см. письмо Минтруда России от 09.11.2015 № 17-3/В-538). В этой статье Семейного кодекса к членам семью отнесены только супруг (-а), родители (в т. ч. усыновители) и дети (в т. ч. усыновленные). Так что если работодатель выплачивает материальную помощь в связи со смертью, например, бабушки или родителей супруга или брата/сестры, то эта материальная помощь будет облагаться страховыми взносами в общем порядке.

Материальная помощь 4000 руб.: налогообложение 2018-2019

И еще несколько слов о налогообложении материальной помощи в пределах 4 000 руб. Материальная помощь 4000 руб. — налогообложение в 2018-2019 годах не предусматривает ее учет в составе доходов, учитываемых при определении налоговой базы по НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Для целей исчисления налога на прибыль материальная помощь работникам не уменьшает налогооблагаемую базу (п. 23 ст. 270 НК РФ). В то же время Минфин России допускает учет материальной помощи, выплачиваемой к отпуску, в составе расходов по оплате труда. Для целей налога на прибыль и при УСН:

матпомощь, выплачиваемая к отпуску, учитывается в расходах на оплату труда, если ее выплата предусмотрена трудовым (коллективным) договором или локальным нормативным актом и связана с выполнением работником его трудовых обязанностей (п. 25 ст. 255 НК РФ, подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43912, от 22.10.2013 № 03-03-06/4/44144, от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129);
матпомощь, выплачиваемая по другим основаниям, в налоговых расходах не учитывается (п. 23 ст. 270, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Итоги

И НК РФ, и закон № 125-ФЗ в перечни выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, включают ряд видов матпомощи. Среди необлагаемой взносами матпомощи работникам выделяются 2 группы:

не облагаемые в полной величине - к ним отнесены выплаты, осуществляемые в связи с возникновением чрезвычайных ситуаций (таких как стихийное бедствие, теракт, смерть члена семьи);
не облагаемые до достижения определенной суммы - это матпомощь при рождении ребенка (до 50 000 руб.) и выданная по иным основаниям (до 4 000 руб.).

Не будет облагаться взносами также матпомощь, выплачиваемая людям, не состоящим в трудовых отношениях с лицом, осуществляющим выплату.

А обязанность по начислению взносов на травматизм на доходы работников, оформленных по договору ГПХ (облагаемые взносами на пенсионное и медицинское страхование), возникнет у работодателя только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором.

В 2019 году порядок налогообложения и уплаты страховых взносов с материальной помощи зависит от того, превышает сумма выплат 4000 рублей или нет. В статье вы узнаете правила уплаты налогов и страховых взносов с материальной помощи.

Сравнивайте матпомощь с двумя лимитами, когда считаете взносы и НДФЛ :

Материальная помощь и НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ ). Матпомощь, выданная сотруднику, также является его доходом. Однако налогообложение материальной помощи сотруднику обычно зависит от того, о какой сумме идет речь.

Начисление налога с матпомощи

По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, материальная помощь сотруднику входит в налоговую базу по НДФЛ. Однако к выплате можно применить вычет в размере 4000 рублей (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ). В результате НДФЛ с матпомощи, которая не превышает 4000 рублей, не удерживается и в бюджет не перечисляется.

Лимит необлагаемой суммы в размере 4000 рублей распространяется на одного сотрудника в год. Если помощь на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то удержать НДФЛ нужно с суммы, превышающей лимит.

В исключительных случаях НДФЛ не начисляют, даже если финансовая поддержка больше лимита:

у работника родился ребенок. В такой ситуации налог не платят с единовременной материальной помощи в пределах 50 000 рублей на малыша. При этом важно, чтобы деньги были выплачены в течение первого года;
деньги выплачены в связи со стихийным бедствием, другим чрезвычайным обстоятельством на территории России. Не важно единовременно или нет;
единовременная матпомощь выплачена членам семьи умершего сотрудника. Также не облагается помощь сотруднику в связи со смертью члена его семьи.

Обратите внимание, единовременной материальной помощью считается выплата на определенные цели, начисленная не более одного раза в год по одному основанию, то есть по одному приказу (письмо ФНС России от 18 августа 2011 № АС-4-3/13508). Как человек получит деньги — сразу всей суммой или частями в течение года — значения не имеет (письмо Минфина России от 27 августа 2012 № 03-04-05/6-1006).

Пример удержания НДФЛ при выплате сотруднику материальной помощи свыше 4000 рублей за год

9 января секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова написала заявление на имя руководителя организации с просьбой оказать ей материальную помощь к отпуску.

10 января руководитель «Альфы» издал приказ о выдаче Ивановой 6000 руб. материальной помощи за счет прибыли текущего года. В этот же день кассир организации выдал Ивановой эту сумму из кассы.

Материальная помощь в размере 4000 рублей в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

В расчете 6-НДФЛ материальную помощь запишите по строке 020 укажите, а сумму вычета в размере 4000 рублей запишите по строке 030. Аналогичным способом заполните данные в справке 2-НДФЛ:

в поле «Сумма дохода» запишите сумму выплаты с кодом дохода 2710;
в поле «Сумма вычета» укажите сумму вычета с кодом 503.

В случае, если вы не укажете материальную помощь в размере 4000 рублей отчетах, то штрафов не будет. Ведь компания не удерживает налог с суммы в пределах лимита. Однако, безопаснее записать материальную помощь в документах, чтобы избежать споров с налоговиками.

Материальная помощь и страховые взносы

В отношении страховых взносов действует схожий с НДФЛ порядок. Страховые взносы с материальной помощи нужно начислить (подп. 11 п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ). Но только в пределах лимита в размере 4000 руб. Этот лимит считают по каждому сотруднику с начала года.

При рождении ребенка взносами не облагается единовременная матпомощь в пределах 50 000 рублей, выплаченная в течение первого года. А в случае ЧП - единовременная матпомощь любого размера. Основание — подпункт 3 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса РФ и часть 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.

Материальная помощь в налоговом учете

В налоговом учете матпомощь не отражают (п. 1 ст. 252, п. 23 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Минфин сделал только одно исключение. Матпомощь можно учесть в расходах на оплату труда, если она предусмотрена внутренними кадровыми документами компании и связана с выполнением трудовых обязанностей (письмо от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43912). Пример — матпомощь к отпуску.

Учет материальной помощи до 4000 рублей: проводки

В бухучете матпомощь относят к прочим расходам. Начисляют проводкой:
ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 73 (76)
— начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника).

В тех случаях, когда с помощи удерживается НДФЛ, формируют запись:
ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- удержан НДФЛ с суммы материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника).

Выплаты фиксируют так:
ДЕБЕТ 73 (76) КРЕДИТ 50 (51)
- выдана материальная помощь сотруднику.

Как оформить материальную помощь

Сотрудник может обратиться к организации с письменной просьбой в форме заявления о выплате ему материальной помощи. Разумеется, организация вправе отказать сотруднику в выдаче материальной помощи или выплатить меньше, чем просит работник.

Материальную помощь выплачивайте на основании приказа. Решения о выплатах сотрудникам директор принимает сам. При этом любые доплаты в свою пользу нужно согласовывать с владельцами бизнеса. Уведомлять учредителей не понадобится только, если согласно уставу директор вправе выплатить себе материальную помощь.

Выплата материальной помощи работнику не связана с исполнением служебных функций, но производится в рамках трудовых отношений, оформленных договором. Предоставление помощи носит разовый социальный характер либо осуществляется в обычной форме по инициативе руководителя.

Выплата матпомощи по инициативе работодателя

Наиболее распространенными случаями выплат материальной помощи являются назначение материальной помощи на усмотрение работодателя. Предоставление суммы носит адресный характер, предусматривающий оформление в каждом конкретном случае. Перечень оснований оговаривается в колдоговоре, положении об оплате труда либо ином внутреннем акте. Во избежание споров с ИФНС в положениях о предоставлении помощи необходимо закрепить порядок обращения, основания, суммы, перечень оправдательных документов.

Условия предоставления помощи:

Сумма материальной помощи, выплачиваемая по распоряжению руководителя в пределах 4 000 рублей, не облагается взносами. Величина суммы свыше лимита облагается в обычном порядке.
При назначении материальной помощи, не облагаемой взносами в пределах лимита, не имеет значение количество траншей в рамках одного приказа или число выплат по нескольким распоряжением работодателя. Размер денежной суммы и стоимостной оценки неденежной формы помощи определяется нарастающим итогом в течение календарного года.
Предельная необлагаемая величина в 4 000 рублей не зависит от количества отработанных лицом месяцев в расчетном периоде.

Единовременные выплаты работникам в связи с особыми причинами

Отдельно законодательством оговорен перечень оснований предоставления единовременной матпомощи, при которых освобождение возникает вне зависимости от размера суммы (пп. 3 п. 1 ст. 422 НК РФ ). Возникновение особых социальных причин требуется подтверждать документально.

Основания выплаты матпомощи	Дополнительные условия
Ущерб в результате стихийного бедствия, террористического акта и других чрезвычайных обстоятельств	Выплата производится с целью компенсации финансового ущерба или нанесения вреда здоровью. К видам помощи относится выдача предметов в натуральной форме, оговоренные приказом
Смерть близкого родственника	Рассматриваются родственники, считающиеся близкими в соответствии с СК РФ – супруги, родители, дети и приравненные к ним. При определенных условиях (совместном проживании) к членам семьи причисляются братья и сестры
Рождение ребенка, усыновление, назначение опеки	Выплата производится каждому родителю или приравненному к нему лицу. Помощь предоставляется в пределах 50 000 рублей на каждого ребенка при обращении в течение года после возникновения события

Пример определения базы для начисления страховых взносов ⇓

Работница К. ООО «Вымпел» получила от предприятия в феврале текущего года матпомощь к отпуску в размере 7 500 рублей. В мае т.г. работнице была предоставлена единовременная выплата 35 000 рублей в связи с рождением ребенка. При определении базы для обложения взносами помощь при рождении ребенка не учитывается в связи с выплатой по иному основанию. Обложению подлежит 3 500 рублей – часть суммы помощи к отпуску, превышающая 4 000 рублей.

Единовременный характер помощи, предоставляемой по социальным причинам

При издании приказа и выплатах по причинам, оговоренным в пп. 3. п. 1 ст. 422 НК РФ, требуется уделить внимание единовременному характеру предоставления помощи. Под единовременной выплатой понимают расчетные операции, совершенные по одному приказу. В случае осуществления выплат частями по разным приказам освобождение при последующей выдаче или перечислении средств будет распространяться на сумму, не превышающую 4 000 рублей.

Пример обложения взносов сумм, выплаченных разными частями ⇓

Предприятие ООО «Новость» по состоянию на начало года имело положение колдоговора о выплате помощи при рождении ребенка в размере 25 000 рублей. В марте возникло основание для выплаты работнице М., что было произведено в указанной сумме согласно распоряжения руководителя. В июне коллектив пересмотрел условия договора, увеличив сумму помощи в связи с рождением ребенка до 35 000 рублей. Работнице М. была произведена доплата в сумме 10 000 рублей. Поскольку сумма была перечислена частями на основании разных приказов, на выплату в размере 6 000 рублей было произведено начисление взносов, несмотря на то, что указанная сумма не превышает лимита в 50 000 рублей в соответствии с пп. 3. п. 1 ст. 422 НК РФ.

Документальное оформление предоставления матпомощи

Во избежание недоразумений с органами контроля предприятию необходимо выполнить основное условие документального оформления – подтвердить основание выплаты. При оформлении потребуется:

Наличие заявления, представленного работником с указанием причин потребности в материальной помощи. Заявление составляется в свободной форме типового делового письма. Назначение помощи по инициативе работодателя не требует наличия заявления.
Приложение справок, свидетельств, подтверждающих причину обращения работника. В качестве документов прилагаются копии свидетельства о рождении, смерти, решения суда, справки МЧС и прочие формы.
Издание приказа руководителя с указанием основания предоставления помощи. Форма приказа произвольная с обязательным упоминанием сторон, назначения расчетной операции, предоставляемой суммы.

Приказ издается кадровым органом, подписывается руководителем, заявителем и передается в бухгалтерию для проведения расчетов. Хранение документа осуществляется в течение длительного срока одновременно с другими кадровыми приказами, касающимися расчетов с работниками.

Кроме личного обращения работника за матпомощью практикуются случаи составления служебной записки непосредственным руководителем лица. Альтернативный вариант возможен при отсутствии работника по уважительной причине.

При обращении за помощью к руководителю не требуется предоставления справок с места работы супруга о получении им сумм. Осуществление выплат производится независимо от помощи семье, получаемой из другого источника.

Выплаты, произведенные уволенным сотрудникам

Возможность получения материальной помощи возникает не только у числящихся в штате работников, но и у лиц, прекративших трудовые отношения. Ряд предприятий поддерживает сотрудников, уволенных по выходу на пенсию или в связи с инвалидностью. Необходимость начисления взносов возникает в зависимости от срока издания приказа:

При назначении помощи в момент действия трудового договора начисленные суммы подлежат обложению, кроме установленных случаев освобождения.
Предоставление помощи уволенному лицу не является основанием для начисления взносов в связи с отсутствием необходимости страхования работника.

В аналогичном порядке производятся отчисления на предупреждение несчастных случаев на производстве. Если лицо не состоит в трудовых отношениях, предприятие не должно осуществлять страхование по программам ФСС.

Учетные записи при оформлении начисления и выплаты матпомощи

В учете предприятия начисление сумм помощи производятся за счет разных источников. Использование прибыли предшествующих периодов допускается с одобрения учредителей, при принятии решения которых соблюдается кворум. Выплата сумм осуществляется безналичным расчетом либо наличными средствами через кассу. Реже встречаются случаи предоставления помощи в натуральной форме.

Вопрос № 1. За счет каких источников осуществляется предоставление матпомощи в организациях бюджетного финансирования?

Предоставление матпомощи работникам бюджетной сферы осуществляется при наличии финансирования по статье расходов либо за счет внебюджетных источников.

Вопрос № 2. Предоставляется ли матпомощь при отсутствии внесения положения в колдоговор или иной внутренний документ предприятия об основаниях выдачи?

При отсутствии утвержденных положений о предоставлении матпомощи работодатель должен ориентироваться на условия НК РФ.

Возможно, будет полезно почитать: