Форма выписки из приказа. Как заверить трудовую книжку

Большинство действий работников регулируют приказы. В некоторых случаях нужны выписки из соответствующих приказов. Они отражают суть распоряжений руководства.

Но как составить выписку из приказа верно? Выписка из приказа это краткая выдержка из наиболее важной части основного документа.

В нем отображаются самые существенные распоряжения, касающиеся деяний ответственных работников. Выписка может потребоваться для предоставления в пенсионный фонд либо другие инстанции.

Необходимые сведения

На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.

Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.

Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:

Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.

Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.

Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.

Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.

Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.

Что это такое

Выписка из приказа является официальным документом, который выдается по поступлении запроса. Он содержит информационный фрагмент из функционирующего приказа.

Например, субъекту может понадобиться выписка для доказательства стажа в процессе исчисления органами соцзащиты положенной трудовой .

Также потребоваться выписка может для предъявления оной в вышестоящие структуры либо при информировании государственных органов.

Документ дозволяет частично передать сведения из приказа, сохранив недоступность прочей части распоряжения. Выписка это акт, который содержит лишь те тезы приказа, каковые непосредственно требуются адресату.

В основном такой документ состоит из единственного пункта. Например, о назначении лица на должность, предоставлении отпускного периода или об увольнении.

Выписка является полноценным подтверждающим документом. Независимо от того как пишется текст документа, выписка обладает такой же юридической силой как и сам приказ.

С какой целью делается

Важнейшим предназначением выписки из приказа является сохранность служебной конфиденциальной информации.

Документ должен отражать только те пункты основного документа, какие прямо относятся к решению конкретных вопросов. Выписка содержит сведения о конкретном сотруднике.

Таковые могут потребоваться для предоставления в государственные или муниципальные органы. Выписки могут потребоваться для разных служб организации, которые связаны процессами деятельности.

К примеру, для начисления сотруднику зарплаты бухгалтерскому отделу требуется .

Отделу кадровой службы, для оформления личного дела, надобна выписка из . Может в кадровый отдел обратиться работник, утерявший трудовую книжку.

В доказательство своей трудовой деятельности ему могут понадобиться выписки из приказов о приеме на работу и .

Выписка из приказа должна быть представлена в трехдневный срок после запроса. Довольно часто выписки требуются для предоставления в контролирующие или вышестоящие организации.

При потере документов могут потребоваться выписки для представления в органы МВД или в . Выписки из приказов позволяют получить надобную информацию, подходящую по случаю.

Для чего бы ни понадобилась выписка из приказа, главной целью документа становится предоставление необходимых сведений относительно конкретного работника.

Из приказа берется определенная цитата и оформляется надлежащим образом. Новый документ получает название «выписка из приказа».

Правовая база

Но поскольку такой документ может включать сведения о других работниках, то сотрудник может получить только выписку.

Работодатель должен выдавать документы по требованию работника, если таковые хранят его индивидуальные данные.

В зависимости от предназначения различается оформление основной части документа. Для бухгалтерского учета потребуется указание таких данных как:

фактической себестоимости поступивших средств и материальных ценностей;
затрат на ремонт и обслуживание производственного оборудование;
общепроизводственных и общехозяйственных расходов организации;
объем незавершенного производства;
количество готовой продукции.

Для целей налогового учета потребуются такие сведения как:

распоряжение руководства об утверждении учетной политики;
указание методов и способов начисления;
учетные цены материально-производственных запасов;
оценка сырья и материалов;
порядок оценки незавершенного производства;
расходы на ремонт основных средств, страхование имущества;
начисленные по долговым обязательствам проценты.

О командировке

В выписке из указывается констатирующая часть основного документа. То есть излагается пункт, который непосредственно начинается со слова «Приказываю».

Например, «Приказываю направить в командировку Ф.И.О. (название должности) в г. ______ сроком на __ календарных дней, с 00.00.00 г. по 00.00.00 г. для исполнения служебного поручения». Оформляется выписка в обычном порядке.

Следует изложить и ту часть приказа, которая содержит основания для предоставления и перечень сопутствующих документов.

Например, «приказываю, предоставить Ф.И.О. (должность) отпуск с 00.00.00 г. по 00.00.00. г. Отпуск предоставляется в соответствии с утвержденным графиком отпусков».

По основной деятельности

Приказ организации по основной деятельности издается в целях совершенствования работы на предприятии.

В нем содержится информация о том, каким образом следует осуществлять трудовую деятельность и чем при этом руководствоваться.

Выписка из приказа может потребоваться как для сторонних организаций в качестве подтверждения основной деятельности предприятия, так и для структурных подразделений как изложение основных принципов работы.

В выписке из приказа по основной деятельности должна быть указана цель составления основного документа, а затем констатирующая часть.

Например, «в целях усовершенствования работ с документацией в организации и обеспечения ее сохранения, приказываю всем работникам с 00.00.00 г. следовать Правилам работы с документацией, зафиксированными в Инструкции по делопроизводству».

Пример документа (образец)

В качестве наглядного образца может быть рассмотрена по личному составу.

Образец из приказа о приеме на работу выглядит следующим образом:

Оформить выписку из любого приказа вовсе не так сложно, как может показаться. Главное соблюсти все требования к документу и использовать только актуальные сведения.

Важно помнить, что выписка из приказа это официальный документ и подходить к его составлению нужно со всей ответственностью.

В деятельности организаций часто возникают ситуации, когда по запросу другой организации или гражданина (например, для подтверждения стажа) организация должна предоставить копии документов или выписки из них.

Эта обязанность регламентирована, в частности, Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003) и Трудовым кодексом Российской Федерации. Одной из должностных обязанностей секретаря является изготовление копий с документов и их заверение. Однако иногда вместо копии целесообразнее выдать выписку из документа. Юридически выписка из документа будет иметь права копии, но только при условии ее правильного оформления.

В каких случаях выдается выписка из документа вместо его копии? Во-первых, в случае если документ содержит конфиденциальную информацию о других лицах, во-вторых, когда объем документа достаточно большой, но не вся информация, содержащаяся в нем, относится к существу запроса.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает определение выписки из документа: «копия части документа, заверенная в установленном порядке». Поскольку других официальных определений не существует, воспользуемся этим.

В соответствии с требованиями Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-x выписки из документов должны быть оформлены на бланках предприятий, учреждений и организаций, заверены подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. В выписке указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Организации, с учетом этих требований, регламентируют оформление выписки из документа локальным нормативным актом, как правило, инструкцией по делопроизводству.

Для оформления выписки из документа используется общий бланк организации, т.е. такой бланк, в котором указаны только наименование организации, место составления или издания документа и определены места для проставления даты и регистрационного номера документа. В этот бланк в зону, отведенную для размещения реквизита «Наименование вида документа», впечатывается информация о том, из какого документа делается выписка.

В управленческой практике наиболее часто делаются выписки из приказов и протоколов. Выписка из приказа оформляется следующим образом: в определенных бланком зонах указываются дата и регистрационный номер копируемого документа. Обязательно копируется заголовок к тексту. Если приказ имеет вводную (констатирующую) часть, она копируется полностью, включая слово ПРИКАЗЫВАЮ. Затем копируется нужный фрагмент документа и реквизит «Подпись», т.е. наименование должности лица, подписавшего приказ, и расшифровка его подписи. Личная подпись не копируется.

Если вводной части в документе нет, то копируется слово ПРИКАЗЫВАЮ и нужный фрагмент документа.

Обратите внимание! Часто можно встретить такие рекомендации: в копии или выписке писать слово «подпись» вместо личной подписи руководителя, подтверждая таким образом, что подлинник документа подписан. Следует отметить, что такая рекомендация не закреплена в каких-либо нормативных документах по делопроизводству и, по сути, является избыточной, т.к. только подписанный документ имеет дату и регистрационный номер.

Оформление выписки из кадрового приказа

Часто возникает необходимость сделать выписки из кадровых приказов, большинство из которых было оформлено по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» .

ВАЖНО!

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

В этом случае выписку можно оформить двумя способами.

Первый способ – оформляем выписку в виде связного текста, используя общий

Второй способ – копируем фрагмент текста в виде таблицы, как в приказе.

Как и копия, выписка заверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Требование проставления оттиска печати, закрепленное в Указе Президиума ВС СССР, обязательно в отношении копий и выписок из документов, предоставляемых в сторонние организации. Если копия или выписка остается в организации, печатью ее можно не заверять. Этим же Указом предусмотрено право организации выдавать копии и выписки из имеющихся у нее документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В этих случаях при изготовлении выписок воспроизводятся реквизиты бланков.

Более подробно о том, как правильно оформить выписку из протокола, а также как правильно заверить выписки вы узнаете в №9 2014 .

Солнцева О. Н., бизнес-тренер в области ДОУ и кадрового делопроизводства

На практике часто возникают моменты, требующие для работы предоставления приказа специалисту компании, физическому лицу или контрагентам.

Оригинальный экземпляр первоисточника не предоставляется по причине возможности присутствия в нем коммерческой тайны или конфиденциальной информации. А также из-за больших объемов документа в предоставлении оригинала просто нет необходимости.

Тогда из приказа извлекается определенная его часть и носит название «выписка».

Назначение

Отделы и структурные подразделения компании в процессе трудовой деятельности тесно взаимодействуют друг с другом. Документы одного отдела могут потребоваться другой службе. Так начисление заработной платы специалистам не может обойтись без выписки из распоряжения по основной деятельности компании, кадровой службе необходима выдержка из приказа о приеме на должность для составления личного дела работника.

Данная форма предъявляется также в государственные, судебные органы, контролирующие ведомства (оформление пенсии, потеря личных документов).

Главными отличиями видов выписок обозначены моменты:

по личному составу - содержит целиком распорядительный фрагмент основного документа;
по основной деятельности - охватывает констатирующую часть приказа.

Где и как получить?

Выписка выдается только по письменному заявлению сотрудника или надзорного органа с указанием конкретного приказа и обозначением целей получения документа. Во избежание разногласий по поводу выдачи бланка, заявление регистрируется у секретаря компании.

Юридические лица не могут отказать в выдаче выписки, данное право и сроки оформления (не больше 3 дней) регламентировано законом РФ.

Как правильно оформить — примеры

Регламент создания:

Оформляется на фирменном бланке аналогично приказу с указанием названия организации, реквизитов, местоположения, телефонов и заголовка.
Указывается место и дата издания, данные оригинала (номер и наименование).
Дублируется вводная строка первоисточника и фраза «приказываю» в обязательном порядке.
Отбираются нужные пункты распорядительной части из запроса и переписываются в выписку. Выбранный текст должен быть в точности скопирован из приказа, поправки и дополнения абсолютно недопустимы.
Заносятся личные сведения сотрудника, чья виза стояла на исходном документе. Роспись его не нужна, на этом месте пишется слово «подпись».

В завершении процедуры сотрудник сверяет оба документа, пишет «с оригиналом сверено», указав дату, подпись, должность, ФИО. Печать предприятия дублируется, как правило, визой руководителя организации.

Процесс изготовления копий могут возложить на сотрудника кадровой службы (по доверенности), в таком случае рядом с подписью кадровик проставляет печать своего отдела.

Копия или выписка

Копия приказа и выписка из него - это не совсем одно и то же. Первая содержит полностью реквизиты документа и его текст и пропускается через ксерокс, а вторая — затрагивает отдельную, необходимую часть бланка.

Ответственный работник обязательно заверяет своей подписью выписку, копии могут быть и без визы специалистов. Простой откопированный текст не имеет юридической силы, не принимается как доказательная база. Копия, заверенная по всем правилам (слово «верно», дата, подпись, должность заверяющего лица, печать), может служить подтверждением требуемых фактов.

Запросы на совершение выписки допускается оформлять не только на действующие документы, но и на бланки, находящиеся в архиве.

Скачать образец

Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?

Могут принимать документы различного характера для регулирования процесса своей деятельности. Одним из видов документов поручительного характера юридических лиц является приказ.

Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих – все это регулируется приказами организации. Однако документы могут быть достаточно объемными по содержанию, поэтому существует возможность оформить выписку из приказа.

Что такое выписка из приказа

Приказ — это документ распорядительного характера, который оформляется руководителем предприятия или иными уполномоченными лицами. Он содержит поручения подчиненным подразделениям и сотрудникам, обязательные для выполнения. Как оформляется выписка из этого документа, и для каких целей ее составляют?

Как сделать выписку из приказа о приеме на работу

Понятие и суть

Выписка из приказа — это заверенный в надлежащем порядке документ, который содержит отдельные положения или разделы приказа, требуемые запрашивающей стороной. Выписка имеет юридическую силу и с ее помощью можно официально подтвердить изложенные в приказе пункты.

Форма и содержание

Оформление выписки происходит в соответствии с теми же правилами, что и для приказа. Документ должен быть выдан на фирменном бланке, содержать реквизиты организации и следующие сведения:

название документа;
дата и место выдачи;
регистрационный номер;
заголовок к тексту;
основное содержание;
подпись и элементы удостоверения (печать, штамп и т.п.).

Выписка отличается от самого приказа названием, в ней указываются только конкретные пункты основного документа, и ставится подпись заверяющего лица. Кроме того, в выписке допускается сокращение преамбулы приказа.

Функции

Выписка позволяет предоставить адресату только требуемые сведения без необходимости оформления полностью заверенной копии приказа. Подтверждения сведений с помощью выписки удобно в том случае, если приказ имеет большой объем.

В некоторых случаях приказы хранятся в одном экземпляре с запретом копирования, например, если его отдельные положения содержат конфиденциальные данные. Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись.

Кроме того, оформление выписки может потребоваться в таких ситуациях:

подтверждение увольнения или принятия на работу, если в по каким-то причинам эти записи отсутствуют, она утеряна или повреждена;
подтверждение стажа для пенсионных начислений;
премирование сотрудников;
предоставление информации для государственных органов.

Выписка из приказа об увольнении

Нормативное регулирование

Вопрос предоставления выписки из приказа следует рассматривать в привязке к положениям Трудового кодекса РФ. Так, статья 62 данного нормативного акта регламентирует, что работодатель при поступлении запроса от сотрудника организации на предоставление документа, связанного с рабочими моментами, должен выполнить эту просьбу.

Список обязательных к выдаче документов по запросу содержит копии приказов, но не включает в себя выписки из них. Однако перечень является открытым: если приказ имеет отношение к трудовой деятельности лица в организации, то он имеет полное право его запросить.

Порядок получения документа

Для получения выписки необходимо обращаться непосредственно в организации, компании или учреждения, которые выдали приказ. Работнику нужно подать заявление о выдаче выписки в письменной форме, после чего в течение 3 дней получить от работодателя документ.

Законы не содержат требований к порядку оформления выписки, однако в соответствии с правилами делопроизводства и общими нормами права выписка должна сохранять основные реквизиты приказа.
Для формирования выписки берется лист, на котором отображаются реквизиты образца приказа, а вид документа меняется на «Выписку из приказа» с сохранением оригинального номера и даты документа. Далее следует преамбула и слово «Приказываю».
Из распорядительной части документа в выписку включают необходимые положения, после чего указывается должность и ФИО выдавшего приказ лица без его подписи (на ее месте просто ставится слово «Подпись»).
Далее выписка заверяется: указывается запись «Верно», подпись оформившего ее сотрудника, его ФИО и должность, дата и печать организации.

Отличием выписки из документа по личному составу является отсутствие указаний причин выдачи приказа – в преамбуле сразу пишется «Приказываю», после чего следует пункт о принятии сотрудника, его переводе и т.п.

О принятии на работу

Выписка из приказа о приеме на работу составляется в соответствии с общими правилами, ее основной текст зачастую состоит из одного пункта, содержащего положение о назначении сотрудника на должность. При оформлении выписки из приказа о назначении руководителя заверителем бумаг является само руководящее лицо компании.

О премировании

Документы о премировании зачастую принимаются относительно списка нескольких сотрудников. Компания или работники иногда заинтересованы в неразглашении сведений из такого приказа. В соответствии с этим каждому сотруднику при запросе может быть выдана на руки выписка, содержащая данные только о его поощрении.

Выписки из приказа по основной деятельности

Об увольнении

Выписку из данного приказа зачастую запрашивают бывшие сотрудники организации. Обращаться для ее получения нужно в кадровую службу компании – именно специалисты кадрового делопроизводства и будут заниматься ее оформлением.

Такая выписка содержит следующие данные:

реквизиты компании;
ФИО и должность увольняемого сотрудника;
преамбула приказа;
пункт Трудового кодекса, на основании которого сотрудник уволен;
ФИО лица, подписавшего приказ;
подпись кадрового работника.

Для получения выписки с прошлого места работы гражданин не обязан иметь причину для затребования документа и указывать ее в заявлении.

Другие случаи

Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

по основной деятельности;
об учетной политике;
о командировках;
об отпуске.

Нюансы оформления

Работник имеет право направить заявление на оформление выписки в электронной форме на основании ст.312.1 Трудового Кодекса РФ. Выписку из приказа также можно отправить сотруднику на электронный адрес либо почтовым отправлением в соответствии с просьбой служащего в своем заявлении. Это удобно в тех случаях, когда человек работает удаленно, однако для заверения может потребоваться специальная электронная подпись.

При необоснованном отказе должностных лиц в предоставлении выписки из приказа следует требовать от них официального ответа в письменном виде с указанием причины отказа.

Пример выписки из приказа о назначении на должность директора школы

Ситуации, когда сторонней организации или какому-либо должностному лицу требуется предъявить внутренний приказ предприятия, встречаются не так уж и редко. Но поскольку сам приказ изъять для таких целей невозможно, то в подобных случаях используются специальные выписки, дословно его цитирующие.

То есть, по сути дела, выписка – это документ, в который вносится выдержка или фрагмент какой-либо части приказа, содержащий только разрешенную к разглашению информацию.

Также выписки используются тогда, когда оригинал приказа слишком объемен и его полное использование невозможно или неуместно.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Право за запрос выписки закреплено законодательством РФ – предприятия и организации не могут отказать в ее выдаче.

Закон регламентирует и сроки выдачи данного документа: не более трех дней.

Назначение выписки

Структурные подразделения и разные отделы компаний всегда так или иначе связаны между друг другом. Поэтому документация одной службы часто может быть востребована и в другой. В качестве иллюстрации может служить пример того, что для начисления зарплаты сотрудникам бухгалтерии требуется выписка из приказа по основной деятельности предприятия, ровно как и инспектору кадрового отдела нужна выписка из приказа о приеме на работу для оформления личного дела сотрудника.

Также довольно часто выписки приказов используются для предъявления в надзорные и контролирующие органы, судебные инстанции, государственные и социальные службы.

Чем отличается выписка от копии

Кому-то может показаться, что выписка и копия приказа – это одно и то же. Это не совсем так. В копии отражается полное содержание документа. Выписка же обычно касается только какой-то конкретной его части. Кроме того, копии не всегда заверяются, а вот выписки всегда должны быть удостоверены подписью ответственного сотрудника . С юридической же точки зрения копия и выписка абсолютно равнозначны.

Как получить выписку из приказа

Просто так выписку, конечно, никто никому не даст. Прежде чем ее получить, требуется составить письменное заявление, в котором необходимо указать, из какого именно приказа нужна выписка и для каких целей. Затем заявление желательно завизировать у секретаря организации (на тот случай, если возникнут какие-либо разногласия по части выдачи документа).

Следует отметить, что выписки могут запрашиваться как из действующих приказов, так и из тех, которые уже ушли в архив компании.

Правила составления выписки из приказа

Выписка из приказа, ровно как и сам приказ не имеет стандартного унифицированного образца, обязательного к применению, поэтому оформлять его можно в свободном виде. Довольно часто предприятия используют специальные шаблоны, разработанные внутри компании (они обязательно должны быть учтены в учетной политике организации). Но, вне зависимости от того, какой вариант будет выбран, важное условие: в документе всегда должно быть указано

название фирмы,
дата и место составления выписки,
подпись ответственных сотрудников, которые таким образом заверяют то, что сведения, внесенные в выписку верны.

Удостоверять документ печатью необязательно, поскольку, с 2016 года юридические лица могут не использовать в своей работе печати и штампы (единственный нюанс — государственные и банковские организации довольно часто по инерции продолжают требовать наличие оттиска на документе, поэтому если печать есть, воспользоваться ею лишним не будет).

Сам текст выписки должен в точности копировать содержание приказа, никакие изменения и корректировки в нем совершенно недопустимы.

Выписка может быть оформлена как от руки, так и напечатана на компьютере, ее можно также отсканировать и распечатать или отксерокопировать, главное – наличие «живого» автографа. В качестве формы может быть использован фирменный бланк компании или же простой лист А4 формата – это значения не имеет, однако первый вариант удобнее, поскольку он изначально содержит в себе все необходимые реквизиты.

Фиксировать факт выдачи выписки во внутреннем журнале учета документов не обязательно, но желательно.

Пример составления выписки

Вверху документа пишется полное наименование компании, выпустившей приказ, из которого делается выписка.
Затем посередине строки указывается название документа и номер по внутреннему документообороту предприятия.
После этого нужно указать населенный пункт, в котором работает организация и дату составления документа.
Далее идет собственно сам текст, который должен в точности цитировать ту часть приказа, которой касается выписка.
В завершение документ необходимо подписать у директора, а также заверить автографом ответственного лица.

Возможно, будет полезно почитать: