Принципы, условия и цели и обработки персональных данных. Обработка персональных данных работника — порядок сбора и хранения

Работа с базой личных данных сотрудников начинается с получения работодателем от его наемного работника согласие на обработку персональных данных. Понятие обработки персональных данных включает в себя весь спектр действий с данной информацией с момента ее получении и до уничтожения.

Понятие «персональные данные» появилось в 1997 году в Указе Президента от 06 марта. А выражение «обработка персональных данных» вошло в обиход в связи с принятием в 2001 году Трудового Кодекса Российской Федерации.

До этого времени любые сведения о гражданах были в свободном доступе. Их можно было передать, запросить и даже купить. Это сильно ущемляло законные права и интересы наших соотечественников, иногда наносило моральный и материальный вред.

С момента вступления в законную силу указанных выше правовых документов началось медленное, но верное исправление сложившейся ситуации. В настоящее время личные сведения граждан надежно защищены законом.

Порядок сбора, принципы и цель обработки персональных данных

Процесс обработки персональных данных регулируется действующим российским законодательством. Все принципы обработки данных, условия, порядок отражены в Гражданском Кодексе Российской Федерации и Федеральном Законе №152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных». Принятые законы направлены на защиту конституционного права гражданина «на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени» (ст. 23, гл. 2 Конституции РФ).

Целью обработки персональных данных является соблюдение законов, достижение эффективного сотрудничества в рамках , помощь в достижении высокого профессионального уровня работника, обеспечение его безопасности и сохранности имущества.

Принципы работы с базой персональных данных:

процесс обработки персональных данных не должен выходить за рамки закона;
обрабатывать можно только те данные, которые нужны для достижения поставленной цели;
объем и характер сведений, подлежащих обработке, должен соответствовать заявленным целям;
совмещение персональных данных, собранных для разных целей, недопустимо;
данные, подвергаемые обработке, должны быть точными, правдивыми, актуальными.

Форма согласия на обработку персональных данных

Для того чтобы обрабатывать индивидуальные сведения работника, их вначале необходимо получить. Для этого существует форма согласия на обработку персональных данных. Получать персональную информацию руководитель предприятия может только у самого сотрудника. Если же имеющийся объем сведений недостаточен для достижения поставленной цели, либо работодатель желает подтвердить данные, то возможно запросить информацию у третьих лиц. Чтобы выполнить данное действие, не нарушая закон, руководитель предприятия должен заручиться письменным согласием наемного работника.

То же самое относится и к предоставлению информации третьим лицам. Без письменного заявления с согласием на данную операцию сведения передавать запрещено. Если же разрешение работника получено, то при передаче интересующей информации уполномоченный сотрудник обязан предупредить принимающую сторону, что данная информация должна использоваться только в тех целях, ради которых она предоставлялась.

Также запрещено получать из каких-либо источников сведения, не относящиеся к работе и затрагивающие частную жизнь гражданина : вероисповедание, принадлежность к политическим партиям, сексуальная ориентация, семейная жизнь, родственные связи, пристрастия и привычки, хобби и увлечения, и т.п.

Вся необходимая индивидуальная информация о сотруднике хранится у работодателя. Собирая и обрабатывая персональные данные работников, работодатель обязан позаботиться о ее защите.

Положение об обработке персональных данных работников

Порядок сбора информации, обязанности по ее обработке, хранению, защите, ответственные лица – все это должно быть отражено в Положении об обработке персональных данных на каждом предприятии. Данное Положение предоставляется работнику для ознакомления, после чего он подтверждает свою осведомленность подписью. Документ содержит следующие сведения:

основные понятия и положения;
способы работы с индивидуальной информацией;
формирование базы данных;
учет, передача и хранения имеющейся личной информации;
функции работника по защите своих личных сведений.

Согласие работника на обработку персональных данных

Собранная и обработанная информация хранится на предприятии в несгораемом шкафу, ключ от которого находится у ответственного лица. Доступ к данной базе могут иметь только уполномоченные на то специалисты.

Обработка персональных данных сотрудников - дело хлопотное и ответственное. С момента поступления конфиденциальной информации о сотруднике в базу данных предприятия ответственность за ее сохранность ложится на предприятие. Разглашение сведений, незаконная передача третьим лицам, злоупотребление имеющейся информацией строго караются законом. За данные нарушения предусмотрена административная, материальная и даже .

В соответствии с ч. 2 ст. 85 ТК РФ обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работнику в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения столичной безопасности, а также контроля количества и качества выполняемой им работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).

Согласно п. 3 ст. 3 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных — это действия (операции) с персонатьными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных. Следует иметь в виду, что независимо от количества перечисляемых в законодательстве функциональных операций правовое регулирование должно охватывать все стадии обработки персональных данных — от получения до уничтожения без каких-либо изъятий и исключений.

К принципам обработки персональных данных указанный Закон относит следующие:

законность целей и способов обработки и добросовестность;
соответствие целей обработки целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;
соответствие объема и характера обрабатываемых данных, способов обработки целям их обработки;
достоверность персональных данных, их достаточность для целей обработки, недопустимость обработки персональных данных, не имеющих отношения к целям, заявленным при сборе данных;
недопустимость объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.

Обработка персональных данных работника начинается с их получения. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. В исключительных случаях, когда персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель обязан сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Однако персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работодатель не имеет права получать и обрабатывать (п. 4 ст. 86 ТК РФ). Также работодатель не может запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, если это не относится к решению вопроса о возможности выполнения работником трудовой функции (ст. 88 ТК РФ).

Отдельные требования ТК РФ предъявляет к организации и технологии обработки персональных данных работодателем. Обязанность ознакомления работников и их представителей под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области, предполагает необходимость разработки и принятия соответствующего локального нормативного правового акта. Такой акт в зависимости от специфики деятельности и усмотрения работодателя может именоваться положением или инструкцией и, как правило, включает следующие разделы:

основные понятия и положения;
обработка персональных данных работника;
формирование персональных данных работника;
учет, хранение и передача персональных данных работника;
права и обязанности работника в области обработки и защиты его персональных данных.

Такой локальный нормативный правовой акт определяет режим конфиденциальности (ограниченного доступа) персональных данных работника у определенного работодателя. Сотрудники работодателя, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать этот режим, о чем необходимо указать не только в их должностных инструкциях, но и в заключаемых с ними трудовых договорах. Положение (инструкция) о защите персональных данных является основным документом, отражающим специфику обработки и передачи персональных данных работника в пределах конкретной организации, у определенного индивидуального предпринимателя. В случае наличия в рамках этой деятельности автоматизированной составляющей работодатель не имеет права принимать в отношении работника решения, основанные на персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения (п. 6 ст. 86 ТК РФ). Работодатель может не ограничиваться принятием положения о защите персональных данных работников в своей организации. Однако наличие этого локального акта является обязательным, а его отсутствие рассматривается государственной инспекцией труда как серьезное нарушение трудового законодательства.

За это и другие нарушения норм, регулирующих получение, обработку и работника, работодатель может привлекать виновных лиц к материальной, дисциплинарной ответственности, а соответствующие государственные органы — к гражданско-правовой, административной и уголовной.

Сейчас никакая деятельность не обходится без информации. В каждой организации хранятся сведения о работниках, партнерах, клиентах. Несанкционированный доступ к ним приводит к их потере или изменению, что отрицательно влияет на деятельность фирмы. Цели обработки персональных данных в организациях одинаковые, поскольку это закреплено законом. Об этом рассказано в статье.

Что означает обработка

Каждый человек может ознакомиться со сведениями о другом гражданине как при исполнении рабочих обязанностей, так и при нерабочем общении, при просмотре интернет-страниц, чтении газеты. Такой сбор информации не считается обработкой. Это просто ознакомление со сведениями.

Если же личная информация специально собирается для использования, хранения, то это будет обработка персональных данных. Этот процесс наблюдается в учебных заведениях, больницах. Сведения регистрируют, вносят в базы, классифицируют для использования в законных целях. Если информацию собирает писатель, журналист, то он может использовать ее для творческих целей.

Способы обработки

Личные сведения обрабатывают 2 способами:

Автоматизированно.
Неавтоматизированно.

Второй вариант предполагает обработку, выполняемую с участием гражданина. Если это происходит без средств автоматизации, то данные нужно отделять от остальных сведений. Это выполняется с помощью отметки, например, на полях бланков. Запрещено размещать на единый носитель личную информацию, если известно, что цели обработки персональных данных несовместимы.

Если личные сведения граждан относят к разным категориям, то нужно для каждого вида использовать индивидуальный носитель. Какие системы можно отнести к автоматизированным, а какие не являются ими? Это раскрывают следующие факты:

Личные сведения, находящиеся в системе персональных данных, могут быть обработанными благодаря неавтоматизированному процессу, если их использование выполняется с личным присутствием человека.
Нельзя утверждать, что данные обрабатываются автоматизированно, если учитывать, что они находятся в информационной системе персональной информации.

Автоматизированная обработка выполняется с использованием вычислительных средств. Обработкой называют все действия, которые выполняются с предоставленными данными. В этот процесс входит сбор, фиксирование, использование, уничтожение.

Цели

Цели обработки персональных данных в организации одинаковые. Сведения нужны для:

Заключения, исполнения, прекращения договоров в случаях, предусмотренных законом и Уставом организации. Такие сделки могут происходить с гражданами, ИП, юридическими лицами.
Кадрового учета предприятия, соблюдения норм закона, заключения и исполнения обязательств по соглашениям.
помощи сотрудникам в трудоустройстве, обучении, использовании льгот.
Исполнения норм налогового законодательства по поводу уплаты налогов и передачи в ПФР персональных данных.
Заполнения статистических документов на основе норм закона.

Каждая цель обработки персональных данных в организации обязательна для исполнения, поскольку это закреплено законом. Именно поэтому во всех учреждениях необходимы сведения о работниках, клиентах, партнерах. Цели обработки персональных данных позволяют вести деятельность законным способом.

Правила и порядок

О своих сотрудниках руководитель должен получить следующую информацию:

Образование.
Опыт работы, прежняя должность.
Данные о семье и их работе.
Сведения о здоровье.

При обработке информации работников специалисты кадрового отдела должны следовать нескольким правилам:

Обрабатывать сведения на основе норм закона, помогать в трудоустройстве, содействовать в обучении и повышении в карьере, контролировать качество выполняемых поручений.
Личные сведения предоставляются сотрудником. Если по какой-то причине их нельзя получить от работника, а только от третьего лица, необходимо получить письменное согласие на разглашение информации.
Кадровый сотрудник не может самостоятельно пользоваться сведениями о религиозной направленности или профсоюзной деятельности, если это не относится к работе. Если эта информация касается рабочих отношений, то нужно письменное разрешение.
Контролирует сотрудников кадрового отдела, а также исполнение ими данных правил руководитель.
Все работники должны расписаться, подтверждая, что ознакомлены с правилами регламента.

Цели обработки персональных данных по закону №152 обязательны для исполнения каждым работодателем. Исходя из ст. 22, руководитель может совершать действия с личными сведениями сотрудников без оповещения Роскомнадзора.

Принципы

Важно знать не только цели сбора и обработки персональных данных, но и принципы. Они указаны в ст. 5 гл. 2 ФЗ №152:

Важно соблюдение законности и добросовестности целей и методов обработки.
Соответствие целям, заявленным при сборе.
Соответствие объема и характера обрабатываемой информации, методов целям.
Достоверность сведений.
Недопустимость объединения баз для несовместимых целей.
Хранение в форме, которая позволяет определить субъекта данных, причем не дольше, чем этого требуют цели. Потом их уничтожают.

Цели обработки персональных данных работника достигаются с помощью условий, указанных в ст. 6 гл. 2:

Выполнение обработки с разрешения субъектов.
Если это поручено на основе договора другому лицу, то важно соблюдение конфиденциальности.
Обработка особой информации в специальном порядке.

Есть несколько исключений, когда разрешение субъекта не требуется. Это происходит тогда, когда:

Процедура осуществляется на основе ФЗ, который устанавливает ее цель, условия, круг субъектов, информация о которых подлежит обработке.
Все выполняется для исполнения договора.
Требуется выполнение статистических и других научных целей.
Необходима защита жизни, здоровья, жизненно необходимых интересов, если получить разрешение невозможно.
Выполняется доставка почтовых отправлений.
Осуществляется профессиональная деятельность журналиста.
Происходит обработка информации, подлежащей опубликованию на основе закона.

Согласие

Чтобы защитить человека от нежелательного использования сведений о нем, требуется его согласие на обработку персональных данных. Цель обработки должна быть законной, а в остальных случаях это делать запрещено. Согласие предоставляется с устройством на работу, оформлением банковского счета и при других важных сделках.

Единой формы разрешения нет. Его составляют в свободной форме на бланке, используемом предприятием. Срок, на протяжении которого разрешение действует, обозначается в самом документе. Там же указываются цели обработки персональных данных в организации.

Ответственность организации

Специалиста, ответственного за получение, обработку, хранение личных сведений, назначает директор учреждения. Также он определяет лиц, которым открыт доступ к информации. Документ нужно оформить приказом. Обычно за обработку сведений отвечают:

Руководители кадрового отдела.
Кадровые инспекторы.
Руководители по персоналу.
Заместители руководителей по персоналу.
Специалисты по работе с персоналом.

Основываясь на ФЗ №152, работник, выполняющий сбор и обработку личных данных, является оператором. Им и является руководитель. Цели обработки персональных данных в образовательном учреждении такие же, как и в организациях.

Передача и хранение

Хранение документации с личной информацией о работниках осуществляется в огнеупорных шкафах или сейфах. Ключи от них должны быть у директора кадрового отдела. Если он отсутствует, то этим заведует заместитель. При необходимости передачи личных сведений работника кадровый сотрудник должен помнить о следующих правилах:

Запрещено передавать третьим лицам личные сведения без письменного разрешения. Исключением считаются случаи, когда данные требуются для предотвращения вреда здоровью и в ситуациях, закрепленных законом. Также запрещено разглашать информацию в коммерческих целях без согласия.
Если нужно передавать данные работников, то необходимо оповестить тех, для кого применяется эта информация, что сведения можно использовать только для целей запроса.
Кадровый сотрудник может использовать только ту информацию, которая необходима для исполнения рабочих обязанностей.
У кадрового работника нет права выяснения сведений о состоянии здоровья сотрудника.

Исключением считаются обстоятельства, имеющие отношение к вопросу выполнения работниками своих обязанностей.

Ответственность

Если работниками нарушен порядок сбора, обработки, выдачи сведений, то они несут дисциплинарную и уголовную ответственность по закону. В ст. 5 ФЗ сказано, что личная информация, собираемая для обработки автоматизированными принципами или другими средствами, должна производиться в таком виде, чтобы можно было установить субъекта данных.

Определение субъекта не может быть длительнее, чем это требуется для обработки. Если она выполнена, то некоторое время персональные данные уничтожать нельзя. Персональные данные сотрудников хранятся в учреждении 75 лет. Таким образом, на каждом предприятии должны соблюдать правила хранения и обработки информации.

Комментарий к статье 5

1. Комментируемой статьей законодатель устанавливает основополагающие начала в работе с персональными данными, сбор и обработка которых осуществляется на законных основаниях. Последние гармонизированы с основными международно-правовыми актами в области персональных данных, что должно обеспечить соответствующий уровень их защиты, и представлены в полном соответствии с традициями европейского законодательства в этой области.

Принципы, закрепленные в комментируемой статье, не являются декларативными, лишенными нормативной силы положениями. Они, во-первых, определяют построение и структуру настоящего Федерального закона. Во-вторых, влияют на содержание институтов и норм, а также создают ориентиры для законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы сбора и обработки персональных данных. В-третьих, через систему норм и путем непосредственного действия влияют на практику их реализации. В-четвертых, обеспечивают, в силу объективных требований, единство правового регулирования правоотношений в области персональных данных на всей территории РФ.

Принципы обработки персональных данных позволяют:

уяснить смысл и сущность законодательства и его связи с экономикой и моралью;

определяют общую направленность и тенденции совершенствования работы с персональными данными;

помогают практически органам и субъектам правоотношений в правильном применении норм законодательства.

Сформулированные законодателем принципы имеют не только теоретическое, но и большое практическое значение. Они являются базовыми ориентирами при разрешении возникших юридических коллизий в случаях, когда обнаруживаются пробелы правовой регламентации. Включение в текст анализируемого документа основных принципов тем самым подчеркивает возможность существования аналогий права и закона в указанной области общественных отношений при условии, если последние не урегулированы законодательством и это не противоречит их существу. Применение закрепленных в комментируемой статье принципов обработки персональных данных определяется исходя из общих начал и смысла действующего законодательства и требований добросовестности, разумности и справедливости.

Принципы обработки персональных данных сформировались в процессе практической деятельности уполномоченных субъектов в процессе работы с конфиденциальной информацией, были обобщены и сформулированы теорией и получили нормативное закрепление в действующем законодательстве. Они предопределены требованиями социальных норм и экономических законов в нашем обществе, служат основой для направления дальнейшего развития уровня защиты прав и свобод личности и являются сущностной категорией обработки персональных данных, поскольку кратко отражают суть норм настоящего Закона.

Комментируемой статьей представлено пять основных принципов обработки персональных данных:

законность целей и способов обработки персональных данных и добросовестности;

соответствие целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора;

соответствие объема и характера обрабатываемых персональных данных, способов обработки персональных данных целям обработки персональных данных;

достоверности персональных данных, их достаточности для целей обработки, недопустимости обработки персональных данных, избыточных по отношению к целям, заявленным при сборе персональных данных;

недопустимость объединения созданных для несовместимых между собой целей баз данных информационных систем персональных данных.

Отступление от указанных принципов создает условия для необоснованного ограничения и прямого нарушения прав граждан.

Представленный перечень принципов обработки персональных данных является исчерпывающим и подлежит расширению в случае внесения изменений в настоящую статью. Установление исчерпывающего типового перечня в таких случаях диктуется необходимостью обеспечить эффективную защиту прав личности в отношении его персональных данных.

2. Традиционно систему принципов обработки персональных данных открывает принцип законности, представленный как "законность целей и способов обработки персональных данных и добросовестности". Законность способа сбора данных предполагает возможность сбора во всех случаях, специально не запрещенных законом. Действующая таким образом презумпция законности обработки персональных данных подразумевает возможность использования неограниченного круга технических средств и методов сбора, хранения, накопления, использования, анализа информации. В результате обработка данных может осуществляться самыми неожиданными для граждан способами и включать в себя самые неожиданные для них данные в любых сочетаниях. Таким образом, сбор персональных данных должен осуществляться только на основании закона и только в том объеме, в том порядке и теми способами, которые предусмотрены законом.

3. В качестве обязательной составляющей обработки персональных данных законодатель определяет цель деятельности оператора. Персональные данные должны собираться для законных, предварительно определенных, объявленных и заявленных целей и в дальнейшем не обрабатываться каким-либо образом, не совместимым с указанными целями. Цель обработки персональных данных должна соответствовать полномочиям и компетенции оператора.

Последовательно развивая принцип целевой направленности в процессе обработки персональных данных, законодатель обязывает оператора предварительно информировать субъекта персональных данных о заявленных целях деятельности.

Законность и добросовестность целей обработки персональных данных подразумевает соблюдение установленных законодательных ограничений. Последние определяются как настоящим Законом, так и иными законодательными актами, осуществляющими правовое регулирование различного рода общественных отношений, основанных на обработке персональных данных.

В свою очередь, соответствие целей обработки персональных данных заявленным и заранее определенным целям, с одной стороны, позволит обеспечить предварительную защиту конфиденциальной информации от несанкционированного доступа к ней третьих лиц, не имеющих на то соответствующих полномочий, с другой - позволит сформировать действенную систему контроля за деятельностью оператора, обеспечивающего соблюдение последним требований действующего законодательства на предмет соблюдения прав субъекта персональных данных и действий в его интересах.

4. Формально законодатель наделяет оператора персональных данных неограниченной свободой действий в части, касающейся сбора, накопления, хранения конфиденциальной информации, создавая возможность последним самостоятельно определять объем и характер обрабатываемых данных, выбирать способы работы с ними. Работа в отмеченном направлении строится во многом благодаря заявленной цели деятельности, которая по смыслу комментируемой статьи является определяющим элементом в выборе содержания деятельности, указывающим на наличие связи между характеристиками персональных данных и целями их обработки.

Статус цели деятельности как базисного элемента всего процесса обработки персональных данных объясняет то обстоятельство, что ее соответствие закону не должно и не может ставиться под сомнение. Цель является тем элементом, который всегда будет иметь соответствующее законодательное обоснование, в то время как практическое воплощение в рамках закона характера, способов, объема обработки персональных данных представляется весьма затруднительным. Определение содержания обработки персональных данных, используемых при этом средств, способов и методов законодатель оставляет на откуп органам исполнительной власти в соответствии с имеющей место системой ведомственной подчиненности.

5. Достоверность персональных данных определяет их содержание, указывая на соответствие полученных сведений фактам, имеющим место в действительности. Декларируя необходимость получения достоверных сведений для целей их обработки, законодатель допускает возможность проверки полученных персональных данных на предмет соответствия их содержания объективной действительности. Таким образом, получение в указанном случае данных от третьих лиц не требует согласия на их обработку со стороны обладателя.

Достаточность персональных данных целям обработки как признак последних требует наличия их совокупности, позволяющей решать оператору свои задачи, которые составляют основу декларируемой ими деятельности. С отмеченных позиций законодатель категорически ограничивает операторов в получении избыточных сведений, явно выходящих за пределы целей заявленной ими деятельности.

В процессе обработки персональных данных обеспечение сохранности, целостности и достоверности данных должно обеспечиваться на основе установления режима конфиденциальности соответствующих персональных данных и регламентации обязанностей, прав и ответственности держателей (обладателей) массивов персональных данных по работе с этими данными.

6. Человека можно идентифицировать на основе любых физиологических особенностей, однако такая идентификация возможна лишь после создания системы учета данных, содержащих достоверные результаты первичной идентификации. Избранная форма хранения и предоставления персональных данных должна, во-первых, соответствовать заявленной цели деятельности оператора, во-вторых, исключать возможность преждевременного уничтожения, модификации или обнародования персональных данных до решения задач, для которых они накапливались, и, в-третьих, при обеспечении надежной системы защиты персональных данных обеспечивать своевременность идентификации личности.

Собранные в подобных системах учета данные практически неуничтожимы до той поры, пока существуют сами системы, для которых собирались эти данные, в противном случае информационная система будет нестабильной и создающей предпосылки для нарушения прав граждан.

Возможно, будет полезно почитать: