Счет на оплату услуг. Как выставить счет физическому лицу от ооо

Любая организация-поставщик, исполняя свою часть сделки по продаже товаров, оказанию услуг или проведению работ, стремится получать предусмотренную договором оплату в оптимально короткие сроки. Устоявшейся деловой практикой со стороны поставщика для того, чтобы проинформировать контрагента об ожидании от него платежа, является оформление счета на оплату.

Когда выставляется счет на оплату

Счета на оплату выставляются контрагентам организации по факту оказания услуг, реализации товаров, проведения работ, предусмотренных соглашением сторон.

Для достижения цели убыстрить расчеты счет должен быть составлен так, чтобы клиент акцептовал и оплатил его без дальнейших уточнений и сверок. Поэтому выставляемый счет должен содержать все необходимые данные, по которым покупатель (как организация, так и физическое лицо) может однозначно идентифицировать поставщика и товары, работы и услуги, по которым необходимо произвести оплату, а также сверить сумму, предполагаемую к оплате.

Счет на оплату выставляется на основании первичных учетных документов, удостоверяющих факт выполнения договора организацией-поставщиком:

счетов-фактур;
товарных накладных;
транспортных накладных;
актов выполненных работ.

Как правильно оформить счет на оплату

Унифицированной формы для счета на оплату не существует, и каждая организация сама разрабатывает приемлемую для ее нужд форму документа, которая зависит, в том числе, от специфики предмета договора. Чтобы сделать счет на оплату, не вызывая нареканий к его форме от контрагентов, в него нужно включить исчерпывающие данные для оплаты по счету.

Информация о самом счете должна упрощать контроль взаимных расчетов, поэтому следует предусмотреть обязательную нумерацию счетов на оплату, включив порядок нумерации счетов во внутренние правила оформления счета. Кроме номера счет как документ должен иметь дату выставления и подписи ответственных лиц, а также печать в случае ее применения организацией.

Данные поставщика

В счете на оплату указываются регистрационные данные организации, выставляющей счет, и ее платежные реквизиты, по которым клиент должен будет произвести оплату по счету. Создать счет на оплату можно с использованием достаточных для однозначной идентификации и оплаты по счету данных поставщика:

полное юридическое наименование;
адрес поставщика;
ИНН поставщика;
КПП поставщика;
банковские реквизиты:
корреспондентский счет, наименование банка;
номер расчетного счета.

На бланке счета необходимо предусмотреть места для подписей и расшифровки данных уполномоченных сотрудников управленческого аппарата и бухгалтерии, заверяющих правильность выставления счета на оплату.

Данные покупателя

От того, как оформить счет на оплату в части данных клиента, зависит, сможет ли клиент однозначно определить, что счет адресован от поставщика именно ему. Поэтому счет на оплату должен включать данные клиента, позволяющие точно его идентифицировать:

для юридических лиц: наименование, адрес регистрации, ИНН, могут быть включены КПП и банковские реквизиты;
для индивидуальных предпринимателей: фамилия, имя, отчество, ИНН, адрес регистрации, могут быть включены банковские реквизиты ИП;
для клиентов физических лиц: фамилия, имя, отчество, адрес регистрации.

Предмет составления счета

В счете на оплату необходимо указать перечень наименований товаров, работ, услуг, за которые поставщик предполагает получить оплату, с указанием их количества и стоимости, что позволит клиенту сверить выставленный счет с первичными документами по сделке: договором, актами, накладными, счетами-фактурами. Оформление счета без детализации задерживает процесс оплаты и может потребовать от поставщика оформления дополнительных документов — актов сверки.

Итоговая сумма счета

Целью выставления счета является получение полной оплаты по нему, сумма к оплате должна быть указана отдельно как итог суммирования цены всех указанных в счете товаров или работ и услуг. Отдельно указывается сумма НДС при ее наличии.

Включать ли указание суммы прописью во внутренние правила оформления счета на оплату, организация решает самостоятельно. Указание суммы прописью дополнительно сумму, подлежащую уплате, не удостоверяет, но зачастую применяется в деловой практике по аналогии с официальными формами платежных документов.

Для перечисления денежных средств за товары или услуги на расчетный счет индивидуального предпринимателя или юридического лица нередко используется счет – документ, в т.ч. предназначенный для информирования покупателя о банковских реквизитах продавца. Счет не является обязательным документом при расчетах, но активно применяется для уведомления покупателя или заказчика о необходимости оплатить товар (услугу), а также для передачи правильных платежных реквизитов продавца (исполнителя), по которым следует произвести оплату.

Когда следует выставить счет на оплату от ИП

Как продавец, так и покупатель заинтересованы в быстром завершении сделки, документ помогает верно заполнить покупателю реквизиты в платежном поручении и правильно отправить платеж по назначению.

Если сторонами не заключен договор, то счет выступает в качестве оферты - то есть предложения ИП о продаже чего-либо по определенным ценам и условиям (в счете можно указать, в течение какого периода он действителен), а его своевременная оплата – это акцепт (согласие) покупателя заключить сделку на этих условиях. Подробнее о том, когда счет может служить договором, мы рассказывали .

Если в договоре прямо указана обязанность исполнителя по выставлению счета, или сумма оплаты договором не определена, выставление счета обязательно.

Счет может предъявляться как на уже отгруженную продукцию, так и на аванс (предоплату).

Счет не является «первичкой», основанием для его составления служат иные первичные документы – счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные и т.д.

В чем различие счета от ИП и счета организации

Юрлица, заполняя документ, указывают в качестве получателя название организации, а подписывают его, как правило, руководитель и главный бухгалтер. Предприниматель же выставляет документ от своего имени и визирует его тоже сам (либо это делает уполномоченный представитель ИП). Подпись главного бухгалтера на счете от ИП не требуется, но может проставляться, если такая должность предусмотрена.

Кроме того, хотя унифицированной формы счета не существует, в счете обязательно указывается ИНН и КПП получателя денежных средств, но так как КПП у ИП нет, то в счете на оплату от ИП поле «КПП» может не заполняться, либо в нем ставится «0».

Как сделать счет на оплату от ИП

Единой формы документа не существует, бланк счета для ИП можно разработать самостоятельно. Сведения, которые требуется указывать, включают:

фамилию, имя, отчество предпринимателя;

наименование банка, в котором открыт расчетный счет ИП;

корреспондентский счет и БИК банка;

номер расчетного счета;

адрес и телефон ИП, e-mail (если есть);

номер и дата договора (если он заключен), в рамках которого выставляется счет;

номер и дата составления счета;

наименование покупателя (заказчика), его адрес, ИНН, КПП и контакты;

наименование товаров, работ, услуг и их количество, единицы их измерения (шт, кв.м, л. и прочее), цена за единицу и общая сумма; при этом каждая позиция (товара или услуг) указывается в отдельной строке;

общая сумма к оплате по счету;

ставка НДС и сумма налога (выделяются отдельной строкой);

подпись и расшифровка Ф.И.О. лица, подписывающего счет.

Важно: так как указывать НДС в платежном поручении при оплате за товары, работы, услуги нужно обязательно, то сумму налога в счете необходимо прописывать отдельно. Если ИП работает, не начисляя НДС (освобожден от уплаты), то в строке указывается «Без НДС».

Дополнительно можно указать срок действия счета, либо другие, имеющие ценность для сторон условия. Печать на счете не обязательна, но при наличии печати у предпринимателя, лучше поставить ее оттиск.

Документ заполняется и распечатывается в 2-х экземплярах. Выставить счет от ИП можно как электронно, так и лично, передав покупателю или заказчику бумажный бланк документа, либо отправить его почтой. Нередко скан счета высылается по эл.почте, а затем вместе с документами на отгрузку покупателю передается его оригинал. Второй экземпляр счета остается у продавца (исполнителя).

Авансовый счет от ИП – образец

Счет на предоплату выставляется в размере суммы аванса, указанной в договоре, либо установленной соглашением сторон. Образец счета на аванс.

– это документ, на основании которого клиент компании оплачивает ее услуги или приобретенные товары. Он содержит реквизиты подрядчика или продавца, по которым плательщик производит перевод, а также перечень оказанных услуг или поставляемых товаров.

Также может служить офертой, если отсутствует договор между поставщиком и покупателем. В этом случае оплата по нему означает согласие с офертой со стороны покупателя.

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.

Многие путают эти документы. На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.

Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него. Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациями

Для международных поставок также используется инвойс. Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Как выписать счет на оплату?

ng>Унифицированная форма на оплату не разработана, поэтому компания вправе разработать собственный шаблон. Законодательно не предусмотрен перечень обязательных полей, но обычно организации включают в счет следующие разделы:

наименование продавца (подрядчика);
его реквизиты: ИНН и КПП (только для компаний), юридический и фактический адрес;
контактные данные поставщика: телефон, факт и электронная почта;
порядковый номер и дата выставления – это облегчит понимание, за что именно поступили деньги на р/с (обычно покупатель пишет в разделе назначение в платежном поручении примерно такую фразу «Оплата счета №… от …2016 года за стройматериалы»);банковские реквизиты поставщика:наименование банка и его БИК, адрес банка, корсчет и расчетный счет;
наименование оказываемых услуг или отгружаемых товаров, их количество, цена за единицу и общая стоимость.

Вместо указания на наименование продукции можно сослаться на Договор (например, «Аванс по договору подряда №245 от 28.09.2016») или просто указать основание его выставления («За услуги связи», «За электроэнергию» и пр.).

Чтобы создать счет на оплату как оферту, он должен содержать указания на важные условия сделки.

Например, товар будет отгружен в течение 3 рабочих дней после оплаты или поступления денег на р/с продавца. Указание срок оплаты счета позволяет в этом случае зафиксировать условия соглашения на определенный период. Таким образом, соблюдать правила оформления счетов на оплату, становиться очень важным элементом работы предприятия, так как несет определенную юридическую ответственность.

По желанию компании можно прописать и иные сведения в документе:

разместить логотип компании;
указать реквизиты плательщика;
валюту оплаты – он может быть выставлен в рублях или другой валюте;
другие важные условия - например, указать сколько действует документ (например, «Данный документ действителен в течение 30 дней») , что особенно актуально для товаров и услуг, на которые быстро меняются цены.

Отличия при выставлении с НДС и без НДС

Все компании или организации, которые работают на ОСНО, должны начислять НДС на стоимость оказываемых услуг или отгружаемых товаров. Поэтому они обязаны указывать отдельной строкой размер выделенного НДС «в том числе НДС».

Некоторые налогоплательщики освобождены от уплаты НДС. Это индивидуальные предприниматели и организации, которые перешли на упрощенку. Поэтому они должны указать в графе «в том числе НДС» прочерк или прописать «без НДС». Некоторые покупатели могут потребовать официальное письмо от ФНС, которое подтверждает правомерность работы без НДС. В данном письме содержится указание на применяемую систему налогообложения (УСН с объектом «доходы» или «доходы минус расходы»).

В некоторых случаях крупные компании требуют от поставщика выставить им счет-фактуру с нулевым НДС. Упрощенцы вправе выставлять нулевые счета-фактуры и это не служит основанием для подачи отчетности по НДС или перечисления налога в бюджет.

Регистрация выставленного счета

Организации не обязаны вести учет выставленных и оплаченных счетов на оплату. Расходы на оплату товаров и услуг они учитывают по накладным и актам, доходы – по факту поступления денег на р/с.

Более того организации на УСН не должны платить НДС и не могут рассчитывать на компенсацию этого налога из бюджета. Но они могут по собственному желанию учитывать выставленные и оплаченные документы в удобной форме. На основании этой информации компания может проводить дополнительную работу с покупателями: уточнять почему не было оплаты и предлагать различные стимулы для решения вопроса (скидки, сопутствующий сервис).

Организации должны регистрировать только счета-фактуры в «Книге продаж» (на основании выставленных счетов) или «Книге покупок» (на основании полученных счетов). Это обязанность возлагается только на организации на ОСНО. Здесь указывается такая информация как дата и номер выставления счета-фактуры, его номер, сумма с учетом налога, размер налога и пр.

Нужна ли печать?

Печать и подпись ответственного лица (главного бухгалтера, самого руководителя или ИП) не является обязательными реквизитами счета на оплату. Но многие компании отказываются оплачивать по документам без подписи и печати.

Счет-фактуру обязано подписать уполномоченное лицо (директор, главбух или ИП с указанием ОГРНИП).

Нужен ли оригинал счета плательщику?

В современных условиях большая часть счетов выставляется и оплачивается дистанционно. Таким образом, сделать счет на оплату, можно и в электронном виде. Отсканированные счета направляются по почте или с помощью факса. Но в некоторых случаях можно направить оригинал документа по почте или через курьера.

Плательщику НДС требуется оригинал счета-фактуры, чтобы он смог принять НДС к вычету. Поэтому он оформляется в двух экземплярах, один из них остается у продавца, другой – у покупателя.

Сегодня допускается электронный обмен документами, но они должны быть подписаны с помощью ЭЦП. Факсимильная подпись и печать недопустимы, такие счета-фактуры могут быть не приняты к учету.

Как выставить счет на оплату по безналу?

Приведем инструкцию по выставлению счета на оплату:

В шапке документа укажите полное наименование организации, юридический адрес и контактные данные.
Заполните таблицу со своими регистрационными данными (ИНН и КПП) и банковскими реквизитами. В графе получатель укажите наименование получателя и рядом номер расчетного счета. В нижней части таблицы прописываются сведения о банке: наименование, адрес, БИК (этот номер можно найти в документах на открытие расчетного счета или официальном сайте банка) и укажите его корсчет (это счет, с которого деньги распределяются между расчетными счетами получателей). Корсчет начинается с 3010, расчетный – с 4070 или 4080.
Укажите номер счета (система нумерации может быть любой) и дату его выставления.
Заполните данные о плательщике и грузополучателе (если они отличаются). Здесь можно ограничится только названием компании или ИП, либо прописать реквизиты более детально (включая ИНН, КПП, юр адрес, банковские реквизиты).
Общую сумму к оплате без НДС и укажите в графе «Итого».
Заполните наименование товаров или работ, на которые выставляется счет, их цену и стоимость без НДС.
Рассчитайте НДС и укажите его ставку (стандартная – 18%, но на некоторые категории товаров действует ставка 10%). Например, для товаров, стоимостью 100000 руб. НДС составит 18000 руб.
Укажите сумму к оплате с учетом НДС. Например, Без НДС – 200000 руб., НДС – 36000 руб. Общая сумма к оплате – 236000 руб. Пропишите количество наименований в счете и сумму прописью.

Распечатайте документ и скрепите его подписью и печатью. Остается отправить его поставщику и дождаться поступления денег на указанные реквизиты.

Таким образом, счет на оплату существенно упрощает расчеты между продавцом и покупателем. Поэтому он широко применяется в организациях и у индивидуальных предпринимателей , хотя и не является обязательным документом.

Полезное видео

Как выставить счет на оплату:

Этот вопрос рано или поздно возникает у любого предпринимателя в ходе хозяйственной деятельности. Ведь несмотря на то, что законодательно не установлены правила подготовки этого документа, существуют выработанные на практике требования. Рассмотрим подробнее, какие реквизиты должны быть включены в счет от ИП.

Индивидуальный предприниматель не всегда имеет достаточный багаж знаний для составления сложных финансовых документов. Особенно это касается новоиспеченных бизнесменов. Поэтому законодатели предоставили ИП некоторую свободу в составлении счетов. Тем не менее некоторых правил все же стоит придерживаться.

Как выставить счет от ИП

Счет на оплату — это документ, являющийся основанием для уплаты определенной суммы за конкретные товары или услуги, предоставляемые продавцом. ИП может выставить требование на перечисление средств лицам, с которыми у него заключены договоры купли-продажи, оказания услуг, а также тем лицам, с которыми подобные соглашения не заключались. При этом между продавцом и покупателем достигается соглашение о составе заказа.

Традиционно в него включаются следующие реквизиты:

номер;
дата выставления;
наименование продавца и покупателя;
реквизиты и адреса обеих сторон;
перечень товаров и услуг с указанием их количества и единиц измерения;
цена товаров и услуг;
общая сумма.

Стоит сказать, что в настоящее время при подготовке этого документа ИП и организации в основном прибегают к использованию офисных программ, а также специализированных бухгалтерских сервисов. Кроме этого, некоторые платежные системы и онлайн-сервисы банков позволяют выставить счет в электронном виде. В таком случае клиент может перечислить средства, воспользовавшись возможностями интернет-банка.

Как выставить счет физическому лицу от ИП

Весьма часто покупателями товаров и услуг выступают физические лица. В таком случае у ИП возникает необходимость выставить счет физическому лицу. Законодательство не запрещает это делать. Поэтому, если покупатель является физическим лицом, в документе на оплату указывается его фамилия, имя и отчество, а также адрес.

Как выставить счет организации от ИП

В этом случае в поле «Покупатель» указывается наименование организации, ИНН, КПП, адрес и другие реквизиты.

Образец выставления счета на оплату от ИП представлен ниже.

Может ли ИП выставить счет с НДС

При формировании документа на перечисление средств предприниматель должен указывать, включается ли НДС в общую сумму. Такая обязанность закреплена в статье 21 НК РФ . Для этого в документе должна быть специальная графа, куда вносятся отметки «Включая НДС» или «Без НДС». При этом стоит учитывать, что предприниматели, использующие УСН и ЕНВД, не включают налог в сумму оплаты товаров и услуг. Ведь эти системы налогообложения подразумевают замену всех обязательных платежей единым налогом. Таким образом, включать его должны только ИП, применяющие общую систему налогообложения. Такие бизнесмены могут включать НДС в стоимость товара или услуги или же начислять его сверху. Например, если стоимость покупки составляет 100 рублей и налог уже включен в эту сумму, то в документе может быть применена следующая формулировка.

Чтобы правильно выставить счет на оплату от ИП, не нужно обладать особыми знаниями или привлекать специалистов. В крупных компаниях этими вопросами занимаются работники бухгалтерии. У индивидуальных предпринимателей нет возможности нанимать дополнительных сотрудников, поэтому они сами делают эту работу. Вот почему ИП часто задают вопрос, по каким правилам выставить счет на оплату, и какую информацию вносить в документ.

Теоретическая часть

Счет на оплату — специальный документ, выставляемый продавцом для оплаты покупателем (клиентом) полученных товаров или услуг. При этом платеж производится по безналу. В действующих программах по бухучету предусмотрена опция создания счетов с включением в них следующих данных:

Информации продавца и покупателя (телефонные номера, ФИО и другие сведения).
Реквизиты кредитного учреждения, с помощью которого производится платеж.
ИНН и КПП продавца.
Данные по счету (номер и дата выписки).
Число и название купленных товаров.

Надо ли выставлять счет?

Начинающие предприниматели интересуется, доступна ли ИП опция выставления счета. Если субъект хозяйственной деятельности прошел регистрацию, сложности не возникают. В ином случае сделать это не получится, ведь частные лица не платят НДС. Организации не будут оплачивать счет, который выставило физическое лицо, ведь в этом случае платить налоги придется именно компании.

В таком случае варианты следующие:

Оформить ООО или ИП , чтобы получить право выставлять счета.
Составить соглашение, в котором оговаривается факт оказания услуг или передачи товаров за оплату.

Счет не является официальным бухгалтерским документом, поэтому четкой формы для его составления не существует. Выставление счета может производиться в бумажном или электронном виде, но в нем обязательно стоит прописать:

Реквизиты кредитной организации (расчетный счет, адрес, название, БИК).
Данные ИП (компании) — идентификационный код, юрадрес, название, форму деятельности.
ОКОНХ (если имеется), ОКПО.

После указания реквизитов отправителя и получателя передается номер, который присвоен счету, а также указывается дата оформления бумаги. В конце прописывается ФИО, ставится подпись и инициалы субъекта. Наличие печати обязательно.

Бланк для выставления счета — документ, который имеет свободную форму. Его можно сделать своими руками, с помощью Word или Excel. Далее готовый бланк можно использовать в качестве основы. Как вариант, можно воспользоваться бесплатными программами, которые автоматически создают формы для заполнения.

Главное условие, чтобы счет имел персональный номер. С 1 января каждого следующего года нумерация обнуляется.

Как выставить счет — тонкости процедуры

Во избежание проблем в процессе ведения бизнеса ИП должен четко знать, как выставить счет. Алгоритм действий такой:

Клиент планирует купить товар или получить услугу.
Он звонит или приходит продавцу.
Реализатор с учетом пожеланий покупателя выставляет счет к оплате, после чего направляет бланк клиенту.
Проводится оплата требуемой суммы на счет исполнителя.
Продавец проверяет оплату, после чего производит оговоренное действие.

Отдельное внимание уделяется такому нюансу, как выделение НДС. Здесь имеются следующие варианты:

Если счет выписан без НДС, это говорит о том, что ИП использует УСН. В документе указывается сумма и делается отметка «Без НДС».
Если счет выставляется ИП, который работает на общем режим или компанией, в форме указывается ставка НДС с указанием его размера.

Вот и все. Зная, как выставить счет на оплату, индивидуальному предпринимателю проще оформить документ и наладить работу с контрагентами.

Возможно, будет полезно почитать: