Передача учредительных документов при смене руководителя. Передача материальных ценностей

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

их количество;
их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
дату передачи (иногда и время);
передавшая сторона;
принявшая сторона.

Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

Между 2 частными гражданами.
Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

номера (в хронологическом порядке);
полные официальные названия документов;
дата их составления/подписания;
номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
первичная бухгалтерская отчетность;
лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
заключения налоговых и иных проверок;
ценные бумаги, векселя;
свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Акт приема-передачи дел – документ подтверждающий факт передачи документов. Смена директора организации, главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и прочих работников, чья деятельность плотно связана с документами влечет за собой передачу всех дел от увольняющегося работника новому. Передаются не только дела, но и документы, для кассира, например, передаче подлежат наличные средства в кассе.

Передача может быть осуществлена на основании акта приема-передачи. В данной статье предлагаем скачать образец акта приема-передачи документов (word). Бланк для скачивания находится внизу статьи.

Основное предназначение акта приема-передачи – это подтверждение факта перемещения документации или другого имущества от одного лица другому.

На нашем сайте вы можете скачать другие акты передачи: → , → , → .

Как составить акт приема-передачи дел другому лицу?

Акт является подтверждением того, что документы переданы и приняты получателем. Кроме того, акт приема-передачи может содержать подробный перечень передаваемых документов, что позволяет при необходимости выяснить, какие документы были переданы, в каком количестве и в каком виде. Бланк акта приема-передачи документов должен содержать следующие данные:

Дата оформления;
Место составления;
Название документа;
Сведения о том, кто является передающей стороной;
Сведения о том, кто является получателем документации;
Слова, указывающие на то, что документы получателю переданы согласно приложенного списка;
Слова, указывающие на то, что документы получателем получены и проверены;
Слова, подтверждающие, что стороны не имеют претензий друг к другу;
Перечень документов – можно оформить в виде таблицы, если список большой, то разумно оформить в виде приложения к акту приема-передачи. Для каждого документа желательно указать его наименование, номер и дату, количество листов и экземпляров, копия или оригинал и другие важные сведения;
Подписи обеих сторон.

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарног

МЕСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА НАЛЬЧИК КАБАРДИНО-БАЛКАРСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик

Во исполнение Федерального закона от 14 ноября 2002 года N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" , Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 марта 2011 года N 33н , Федеральным законом от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" , местная администрация городского округа Нальчик постановляет:

1. Утвердить Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных (казенных, автономных) учреждений муниципального образования городской округ.

2. Утвердить примерную форму акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик.

3. Начальнику Управления городского имущества местной администрации городского округа Нальчик и начальнику управления кадров местной администрации городского округа Нальчик учесть при увольнении руководителей муниципальных унитарных предприятий (учреждений) муниципального образования городского округа Нальчик обязательное наличие акта приема-передачи дел.

(п. 3 в ред. )

4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителя Департамента финансов А.А. Ликсутина.

(п. 4 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Глава местной администрации
городского округа Нальчик
М.М.КОДЗОКОВ

Порядок приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

1. При смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (автономных, казенных) прежний руководитель (или исполняющий обязанности) обязан осуществить передачу дел новому руководителю (или исполняющему обязанности руководителя) при участии представителей учредителя (собственника), направленных главой местной администрации городского округа Нальчик. Прием-передача дел оформляется в соответствии с утвержденной настоящим Постановлением примерной формой акта приема-передачи.

2. При приеме-передаче дел в отношении муниципальных автономных учреждений передача дел осуществляется с представителем Наблюдательного совета по согласованию с председателем Наблюдательного совета.

3. Акт приема-передачи дел должен содержать основные данные бухгалтерской годовой отчетности по состоянию на 1 января текущего года или квартальной, при ее наличии, учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, отчетности муниципальных унитарных предприятий или муниципальных учреждений в соответствии с нормативно-правовыми актами муниципального образования городской округ Нальчик, а также приложить акты проверок за 3 года и пояснительные записки к ним.

4. Акт приема-передачи подписывается прежним руководителем (или исполняющим обязанности) и новым (или исполняющим обязанности руководителя), принимающим дела, представителями.

5. При подписании акта приема-передачи дел при наличии возражений по пунктам акта прежний руководитель (или исполняющий обязанности) и новый (или исполняющий обязанности), принимающий дела, излагают их в письменной форме в присутствии представителей.

6. Акт приема-передачи дел, документов, печатей (штампов) оформляется в срок не позднее даты увольнения руководителя муниципального унитарного предприятия (учреждения) и представляется уполномоченным лицом муниципального унитарного предприятия (учреждения) заместителю главы местной администрации городского округа Нальчик - руководителю Департамента финансов не позднее трех рабочих дней с даты его подписания.

(п. 6 в ред. Постановления Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики от 09.11.2017 N 2041)

Акт приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Утвержден
Постановлением
Местной администрации
городского округа Нальчик
от 21 августа 2014 г. N 1701

приема-передачи дел при смене руководителя муниципального

унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного,

автономного) муниципального образования городской округ Нальчик

Дата составления "___" ____________ 20___ г.

Место составления:_____________________________________________________

Основание составления:_________________________________________________

1. Мы, нижеподписавшиеся,

Руководитель (который увольняется)_____________________________________

Руководитель (который назначается)_____________________________________

Представители: учредителя, собственника________________________________

Представитель Наблюдательного совета (для автономных)__________________

Составили настоящий Акт о том, что при увольнении _____________________

руководителя (который увольняется) ________________________________________

и назначении _________________________ руководителя (который назначается)

передаются следующие документы:

1) о выполнении основных показателей плана финансово-хозяйственной

деятельности;

2) о состоянии финансового хозяйства муниципальных унитарных

предприятий на основании данных по балансу на первое число января года,

следующего за отчетным;

3) о расходах муниципального предприятия (учреждения);

4) о задолженности муниципального предприятия (учреждения), в том

числе по кредитам и по уплате налогов;

5) о состоянии документации по бухгалтерскому учету;

6) о банковских счетах организации;

7) акт о состоянии кассы, составленный на основании ревизии кассы и

скрепленный подписью главного (старшего) бухгалтера;

8) об условиях хранения и учета наличных денежных средств, ценных

9) об использовании фонда оплаты труда и иных фондов муниципального

предприятия (учреждения);

10) о состоянии финансово-бюджетной, кассовой и штатной дисциплины

организации на основании данных по балансу на "___" ___________ 20___ г.;

11) о заключенных договорах (контрактах, соглашениях - виды,

количество);

12) о недвижимом имуществе, транспортных средствах муниципального

предприятия (учреждения);

13) о товарно-материальных ценностях;

14) о результатах проведения последней инвентаризации

товарно-материальных ценностей;

15) о результатах документальной ревизии;

16) о техническом состоянии средств (фондов), средств технического

контроля;

17) о кадровой документации;

18) о юридических лицах, учрежденных муниципальным предприятием;

19) о филиалах и представительствах муниципального предприятия

(учреждения);

20) учредительные документы муниципального предприятия (учреждения);

21) печати и штампы муниципального унитарного предприятия и

муниципального учреждения (казенного, автономного).

Перечень уставных и прочих документов, которые передаются, составлен в

виде реестров и прилагается к настоящему Акту. При проверке наличия

документов выявлено (не выявлено) отсутствие ряда документов, перечень

которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему Акту.

Бухгалтерская документация предприятия (учреждения) на момент передачи

дел находится в бухгалтерии и доступна для ознакомления.

2. Последняя проверка контролирующим органом проводилась в период с

______________ (дата) по ________________ (дата). Результаты проверки

оформлены актом __________________________________.

Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам

проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.

Деятельность муниципального предприятия (учреждения) за период

с________________ (дата) по______________ (дата) на момент передачи дел

контролирующими органами не проверялась. Выявлены следующие нарушения.

Лица, подписавшие настоящий Акт приема-передачи дел, свидетельствуют, что

на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов,

которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности

муниципального предприятия (учреждения), чем те, которые указаны в

бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

Подписи сторон:

Руководитель (который увольняется) ____________________________________

Руководитель (который назначается) ____________________________________

Представители: учредителя _____________________________________________

собственника __________________________________________________________

Представитель Наблюдательного Совета (для автономных)_______________

Приложение:

1. Реестр документов;

2. Реестр недостающих документов;

3. Реестр замечаний к бухгалтерской отчетности. Примерный список

реестра документов:

Учредительные документы; свидетельства (постановка на учет,

присвоение номеров, внесение записей в единый реестр, кодов и т.п.);

Договоры с кредитными организациями;

Приказы по основной деятельности, иная

организационно-распорядительная документация (распоряжения, справки и

Приказы по личному составу (прием, увольнение, переводы и проч.),

заявления работников, трудовые договора, договора о материальной

ответственности, карточки работников и проч.;

Договоры с поставщиками и подрядчиками, контрагентами, аренды и т.д.;

Договоры с клиентами;

Учетная и бухгалтерская документация (документы по учету основных

средств, документы реализации, учетные регистры, бухгалтерская отчетность,

ведомости, кассовые документы, документы по учету заработной платы,

приказы, иная документация);

Печати, бланки строгой отчетности, ценные бумаги;

Документы по охране труда и технике безопасности; переписка и иная

документация, свидетельствующая о деятельности муниципального унитарного

предприятия или муниципального учреждения (казенного, автономного).

Название документа:	Об утверждении Порядка приема-передачи дел при смене руководителей муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений (казенных, автономных) городского округа Нальчик и акта приема-передачи дел при смене руководителя муниципального унитарного предприятия и муниципального учреждения (казенного, автономного) городского округа Нальчик (с изменениями на 9 ноября 2017 года)
Номер документа:	1701
Вид документа:	Постановление Местной администрации городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики
Принявший орган:	Местная администрация городского округа Нальчик Кабардино-Балкарской Республики
Статус:	Действующий
Дата принятия:	21 августа 2014
Дата редакции:	09 ноября 2017

Директор, как и всякий иной сотрудник компании, вправе сменить место работы и уволиться. Прежде чем покинуть свой капитанский мостик, руководитель, без учета причины и статьи ТК РФ, обосновывающей увольнение, должен передать дела. Обязательность сдачи-приемки дел директором – вопрос неоднозначный, так как нормативно-правовая база по этому поводу недостаточно разработана: упоминание о процедуре сдачи дел присутствует в таких законодательных актах:

Законе «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 г. № 395-1-ФЗ .

Поскольку первый документ несколько утратил актуальность, а второй касается сугубо работы банковских структур, то остается полагаться на Методические указания по учету материально – производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001 г. № 119н , в случае, если директор является материально-ответственным лицом. Во всех остальных случаях передавать фирму руководителями из рук в руки следует, опираясь на соответствующие положения Устава предприятия.

Практика же доказывает необходимость сдачи компании и ее клейнодов, а также бумаг от прежнего руководства новому, по старинке – с оформлением акта. Срок этого процесса диктуется ТК РФ. Так, при уходе по своей инициативе руководитель должен известить свое начальство о намерении уволиться не позже, чем за 1 мес. (ст. 280 ТК РФ), а если расставание продиктовано работодателем – то в период, оговоренный в приказе.

Статья 280 ТК РФ. Досрочное расторжение трудового договора по инициативе руководителя организации

Руководитель организации имеет право досрочно расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя (собственника имущества организации, его представителя) в письменной форме не позднее чем за один месяц.

Что должен передать и кому?

Руководитель, покидая прежнее место работы, должен передать:

Лицо, принимающее дела от директора, должно быть указано в приказе по предприятию. Обычно это заместитель, исполняющий обязанности или же лицо, назначенное работодателем.

Если уже есть кандидатура наместника, то вполне принять дела может и он, ведь сама процедура протекает не с глазу на глаз, а в присутствии членов комиссии или лиц, упомянутых в приказе .

Как провести?

Директор, прежде всего, обязан известить о намерении уйти с поста свое руководство, которым является общее собрание членов ООО. Для этого созывается внеочередное общее собрание (ст. 35 Закона N 14-ФЗ), которому директор и подает свое заявление. Каждому, кто наделен правом присутствовать на вече, направляется уведомление, причем в конверт кладут не только приглашение с повесткой дня, но и ксерокопию заявления руководителя компании на расчет.

Приказ

На таком собрании решают, кто может принять дела, и издают приказ о сдаче-приемке, устанавливая состав комиссии и закрепляя за лицом, которому доверили выступать представителем ООО в процедуре приемки дел, право осуществить эту приемку и составить акт. Оговариваются сроки, когда акт должен быть готов, а увольняющийся директор может получить полный и окончательный расчет.

Обычно приказ готовится членами наблюдательного совета ООО, и один из них принимает от директора дела.

Завершение учетных процессов

Первое лицо не имеет права уйти, не закрыв полностью тот месяц или квартал, полугодие, который истек. Вместе с бухгалтером фирмы руководитель отчитывается в налоговую инспекцию, стат. управление, выполняет все необходимые платежи и отчисления в фонды, бюджет, подписывая всю документацию.

На первое число месяца, завершать который предприятие будет уже под руководством иного лица, пока еще работающий директор обязан завершить учетные процессы : отчеты, баланс, реестр дебиторской и кредиторской задолженностей, наличие свободных средств даю основание составить представление о том, каково финансовое состояние компании в текущем месяце.

Инвентаризация

Хотя ст. 277 ТК РФ и предусматривается материальная ответственность первого лица фирмы, но имеется в виду совершенно иное, чем прямая ответственность за материалы и изделий, числящиеся на подотчете сотрудников, использующих полученные материалы в своей производственной деятельности.

Статья 277 ТК РФ. Материальная ответственность руководителя организации

Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством.

В любом случае, даже если на подотчете директора нет материалов, конструкций и т.п., то все равно важно на момент увольнения руководителя наблюдательному совету ООО знать, как обстоят дела с ценностями, записанными на подотчет сотрудников – есть ли все они в наличии, или имеет место хищение. Поэтому инвентаризация должна быть проведена, если не в полном объеме, то хотя бы выборочно – по наиболее дорогостоящим или самым весомым по объему, количеству или стоимости материалам.

Для этого распечатываются ведомости остатков материалов по итогам списания за прошедший месяц. Указанное в остатках количество штук, кубометров, литров (в соответствии с номенклатурным учетным номером) должно быть в наличии и подлежит предъявлению комиссии. При нехватке количества должно последовать объяснение, причем отсутствие в наличии еще не обозначает недостачи. Дело в том, что материалы могут быть израсходованы в дело и пока что не могут быть списаны, так как текущий месяц не закончился.

При выявленной пересортице составляется объяснение, причем нехватка одного материала должна быть компенсирована экономией другого, числящегося в излишках. Все отклонения от учетных ведомостей отражаются в ведомости о проверке. Инвентаризация дает ответ на вопрос о недостачах, являющихся следствием хищений.

Проверка

Если среди членов наблюдательного совета ООО нет людей, обладающих достаточной компетентностью, или при необходимости ревизии работы крупного предприятия логично поручить проверку аудиторской компании. Аудиторы быстро и качественно проверят финансовую деятельность фирмы , глава которой покидает компанию, и представят наблюдательному совету отчет, в котором будет дана объективная оценка состояния предприятия на текущий момент времени.

Что за документ?

Это документ, в котором удостоверяется факт передачи сдающим дела директором тому лицу, на которое в приказе указано наблюдательным советом ООО. Такая бумага может иметь вольную форму письменного вида. Наименование так и звучит: «Акт приема-передачи дел», обязательно должно быть вписано полное название предприятия, дата, название пункта, где находится фирма и проводится процедура сдачи дел, а также ФИО присутствующих при совершаемом действе лиц.

Важно написать ФИО и должность руководителя предприятия, который передает документы, и то же в отношении принимающего лица. Далее указывают, какие именно документы или папки передаются, например:

«Передаются:

учредительные документы – устав ООО, …
правоустанавливающие документы на недвижимое имущество: свидетельство о праве собственности на офисное здание с земельным участком;
печать ООО гербовая – 1 шт.;
штамп угловой – 1 шт.»

Образец акта приема-передачи дел при смене директора можно скачать ниже.

Перечислить следует подробно все, что оставляет после себя бывший босс. После списка передаваемых дел и вещей необходимо четко указать: «Перечисленные предметы, дела сдал такой-то» – и ФИО с подписью и расшифровкой почти бывшего руководителя, принял такой-то – и те же данные в отношении принимающей стороны.

Подписать акт должны и присутствующие граждане.

Что делать, если срок предупреждения об увольнении завершен, а обязанности отдать не успели?

Если срок предупреждения об увольнении истек, а сдача дел так и не состоялась, то директор вправе созвать еще одно общее собрание, чтобы отсрочить на неделю-другую момент увольнения, но есть и иной вариант. Можно также пригласить нотариуса и передать ему по описи все то, что приготовлено для сдачи преемнику, в этом случае никто не упрекнет в том, что увольняющийся никому не передал свое наследие.

В ситуации, когда действующий руководитель решил сменить место работы, не стоит чинить ему препятствия, если решение твердое. Обе стороны только выиграют при оформлении факта сдачи-приемки дел актом.

Не должна сказаться на деятельности , и привести к падению основных коммерческих или производственных показателей. Поэтому в данном случае важна преемственность руководства, которую, в том числе, может обеспечить сохранность и передача всего комплекта документов, бывшими в работе при старом директоре. Это оформляется актом передачи дел от старого руководителя, к новому.

Что такое акт приема-передачи дел при смене директора

Являющийся наемным работником, в своем лице представляет интересы фирмы и ведет дела от ее имени. Следовательно, при увольнении, он должен их передать своему сменщику. Это в первую очередь касается рабочих документов организации, которые передаются по акту.

Нормативное регулирование

И хотя специальных нормативных документов, регулирующий данный процесс не существует, но есть законодательные требования, относящиеся к разным категориям дел:

402-ой ФЗ о бухучете касается бухгалтерской документации.
395-ый ФЗ о банках регулирует финансовый документооборот.
Правила работы архивов обязаны исполнять госучреждения.

Кроме того процедура передачи дел может быть закреплена на корпоративном уровне:

Положением о смене руководителя.

Кем и для чего составляется

Акт – это правовой документ, фиксирующий передачу документов компании, находящихся в распоряжении директора при его увольнении. Он составляется после того как подписан приказ об увольнении. Для этого создается специальная комиссия во главе с председателем. Оформляет его один из участников комиссии, а подписывают:

Лицо, передающее документы.
Лицо, их принимающее.
Глава комиссии.

Виды и особенности

Данный акт может составляться в двух вариантах, каждый из которых имеет свои особенности:

Смена директора. Это когда имеется кандидатура сменщика, который и принимает дела. В акте ставят подписи оба руководителя (бывший и будущий) и указывается дата, с которой новый директор начинает исполнять свои обязанности.
Увольнение директора. В случае, когда действующий директор уже уволен, с новой кандидатурой еще не определились, форма акта отличается. Принимает дела заместитель, либо другое лицо по . Если и они отсутствуют, то документы передаются компании под роспись председателя комиссии.

Как правильно составить

Обязательного формата акта нет, но для его правового признания он должен иметь определенную структуру:

Информационный блок с указанием , даты составления и инициалами участников передачи дел и контролирующий процесс комиссии.
Далее идет описание действия, то есть указывается, что передается по акту, и по какой причине.
Опись документов и другого передаваемого имущества.
Подписи, подтверждающие факт передачи дел. Подписываются: передающий, принимающий, члены комиссии.

Необходимые сведения

В акте передачи дел при смене руководителя, должна быть отражены сведения о сохранности следующих вещей:

Банковских документов.
Документов, подтверждающих имущественные права компании.
Договоров и контактов с партнерами.
, штампов, бланков.
Техники и ценных вещей, бывших в пользовании директора.

Пошаговая инструкция по заполнению и регистрации

При заполнении акта следует придерживаться следующей последовательности:

При заполнении информационной части акта указание причины обязательно. Это может быть приказ или протокол, но с номером и датой.
Следующий этап – перечисление состава комиссии с полными инициалами и указанием занимаемых должностей. Так как комиссия назначается приказом, то надо упомянуть и его.
Затем следует перечень передаваемой документации с названием, номером, датой регистрации и количеством. Для упрощения процесса проверки перед составлением акта можно провести ревизию.
Если стороны не имеют претензий к составленному перечню, то акт подписывают обе стороны и члены комиссии.
Один экземпляр документа остается у прежнего директора, а другой передается на утверждение учредителям или , после чего регистрируется по правилам внутреннего документооборота и сохраняется в архиве.

Возможно, будет полезно почитать: