Как подписать заказное письмо образец. Как отправить простое письмо.

Договорные отношения подразумевают исполнение сторонами своих обязательств в полном объеме. Если же одна из сторон, назовём её обидчиком, допустила нарушение условий договора, то потерпевший начинает принимать меры по устранению противоречий. В большинстве случаев спор можно разрешить и до суда, тем более в большинстве гражданско-правовых споров важно соблюсти претензионный (досудебный) порядок их урегулирования, без чего арбитражный суд вернёт исковое заявление назад.

Вы можете посмотреть на другой эпизод эпизодов. . Это письмо, но в цифровом формате. Однако, по сравнению с этим, он имеет некоторые преимущества: он приходит быстро, он ничего не стоит и не способствует обезлесению планеты! Чтобы отправить электронное письмо кому-то, у отправителя и получателя должен быть адрес электронной почты.

В дополнение к тексту сообщение электронной почты позволяет отправлять фотографии, адреса веб-страниц, которые вы хотите предоставить, видео и файлы песен. Одним из удобств, предоставляемых этим типом услуг, является то, что вы можете отправлять свою почту с любого компьютера, а не только с вашего.

Обычно «разбор полётов» начинается с вручения претензии (жалобы) обидчику, которую передать лично зачастую невозможно или очень сложно. Причины могут быть разные: стороны географически далеко друг от друга; состояние здоровья потерпевшего не позволяет ему посетить лично обидчика; последний отказывается принимать претензию и так далее. На помощь приходит почта, отделение которой есть практически в каждом населённом пункте. В статье мы рассмотрим, как правильно отправить претензию по почте, какие виды почтовых отправлений используются для этих целей, и какой из них будет наиболее предпочтительным?

Кто дает мне лучший сервис?

Но приступим к порядку, и мы начнем создавать ваш собственный адрес электронной почты. Первый шаг - выбрать поставщика почты, то есть установить, кто мы хотим предоставить нам отправку и получение электронной почты. Все услуги предоставляются бесплатно. Независимо от того, что вы решите использовать, процедура создания вашего почтового адреса будет более или менее одинаковой.

После того как вы выбрали поставщика услуг, просто введите данные, которые вы запрашиваете. В поле «Введите имя входа» вам нужно выбрать, какая должна быть первая часть вашего нового адреса электронной почты. Помните, что вы не можете вводить пробелы здесь.

Заказное письмо с уведомлением о вручении

Любое заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление (РПО). Это значит, все этапы его прохождения от места приема до места вручения адресату фиксируются документально (каждому РПО присваивается трек-номер для отслеживания), а сам факт вручения можно доказать, запросив соответствующие сведения у Почты России (письма вручаются адресату с распиской о получении). Но если вдруг дело дойдет до судебного разбирательства, то такой запрос может отнять время и затянуть рассмотрение дела. Поэтому рекомендуется любое претензионное письмо отправлять с уведомлением о вручении.

Как только процесс регистрации будет завершен, ваш адрес электронной почты будет полностью работоспособен. Наконец Великий Момент: напишите свое первое электронное письмо. Процедура аналогична процедуре, которую вы выбрали. Во-первых, Да, вы найдете свой адрес электронной почты, который уже написан, и вы можете оставить его как есть. В поле А вам нужно будет написать точный адрес электронной почты получателя вашего письма. В поле «Тема» вы можете написать тему, которую вы будете обрабатывать в письме, чтобы получатель узнал, прежде чем читать содержимое.

Уведомление представляет собой специальный почтовый бланк (для отправлений по России – форма 119), на котором в момент вручения ставится подпись получателя. Оно отправляется вместе с письмом, а затем возвращается отправителю с распиской в получении, пометкой почты и подписью сотрудника, осуществившего вручение.

Уведомления, как и письма, могут быть простыми и заказными. Простая карточка проследует обратный путь к отправителю аналогично простому письму – ее нигде не учитывают и не регистрируют, просто опустят в почтовый ящик. Заказное же уведомление нужно получать на почте, но при этом будет устранен риск его утраты за счет приписки к документам по всем этапам следования.

Ограничений по длине нет, поэтому вы можете писать столько, сколько хотите. Когда вы закончите составлять текст сообщения, нажмите кнопку «Отправить». Сообщение будет немедленно доставлено в почтовый ящик получателя, который сможет прочитать его при его доступе.

Все входящие сообщения в вашем поле находятся в папке «Входящие» или «Входящие». Нажмите на него, и появится список всех сообщений в поле. В частности, вы увидите отправителя каждого человека, объект и дату его прибытия. Нажмите на сообщение, чтобы открыть его, и вы можете прочитать его.

При поступлении заказной корреспонденции в почтовое отделение по месту нахождения адресата, письмо доставляется в адрес юридического лица (порядок доставки определяется договором между ним и оператором почтовой связи) или в почтовый абонентский ящик организации опускается извещение. Извещение представляет из себя специальный бланк (форма 22), который призван информировать получателя о том, что на его имя (или адрес компании) имеется регистрируемое почтовое отправление. В этом случае заказные письма вручаются в отделениях почтовой связи при предъявлении извещения, а также паспорта и доверенности (если получатель представляет юр. лицо).

Особенно важным является тот, который называется Спам. Не опасно ли открывать сообщение от неизвестного отправителя? Конечно, вы или будете получать электронные письма от таинственных отправителей. Вероятно, они рекламировали электронные письма, которые хотели что-то продать, или объявили выигрышный приз. В большинстве случаев эти сообщения просто раздражают, но не опасны. Однако осторожность в Интернете никогда не бывает слишком большой, поэтому мы рекомендуем вам не открывать почту, которую вы подозреваете.

Электронная почта, электронная почта, почтовый клиент, электронная почта, почта, почтовый ящик, проверка почты, список рассылки. Общие причины, по которым сообщения могут быть получены, но не могут быть отправлены. По умолчанию большинство почтовых клиентов настроены на работу через 25-й порт. Часто, однако, интернет-провайдер или системный администратор в локальной сети закрывает 25-й порт, чтобы предотвратить отправку спама. Таким образом, ваш почтовый клиент не может подключиться к серверу и отображает сообщение типа «Соединение с сервером» или «Не удается подключиться к серверу».

Отправляя заказное письмо с уведомлением, вы обеспечите неоспоримое доказательство, что ваше заявление (или претензия) было доставлено в адрес получателя. Однако здесь нельзя исключать возможность, что в ходе судебного разбирательства получатель заявит о получении от потерпевшего конверта с чистым листом или с совершенно иной информацией, в общем, скажет, что в глаза не видел претензии.

Для этой цели в настройках почтового клиента порт должен измениться со стандартного 25-го на 26-й порт. Чтобы отправлять сообщения электронной почты через почтовый клиент, параметр «Использовать проверку подлинности» должен быть включен в настройки клиента.

Поиск по ключевому слову: 1 Простой поиск. При вводе последовательности ключевых слов программа поиска найдет все выпуски, в заголовке, описании или содержании которых по крайней мере один из них существует. 2 Фразы. Если вы знаете точную фразу, которую хотите найти, вам необходимо окружить ее двойными кавычками в поле ввода.

Действительно, сам факт вручения заказного письма с уведомлением о вручении еще не говорит о том, что там действительно была претензия, а не объяснение в любви или пожелание долгой и счастливой жизни. И если гарантия вручения является несомненным преимуществом заказных отправлений, то отсутствие доказательной базы относительно вложения – неоспоримый минус. Поэтому для грамотного решения спорных вопросов лучше отправить заявление письмом с объявленной ценностью.

Заказ После того, как вы нашли издание, которое ищете и хотите купить его через интернет-магазин, вам нужно нажать кнопку «корзина». Каждая выбранная редакция входит в корзину, которая дает информацию о заказе и стоимости до сих пор. Все книги в интернет-магазине имеют скидку 10% на себестоимость, которая рассчитывается автоматически. Эта скидка не распространяется на журналы. Чтобы заказ был принят, необходимые данные должны быть заполнены правильно.

Оплата Возможные способы оплаты: С курьером. Сумма, которую вы платите в соответствии с выбранным способом оплаты - банковским переводом или через систему электронных платежей, равна цене заказанного товара. Выражение согласия на внесение авансового платежа при заполнении электронного заявления является подтверждением в смысле ст. 49, пункт. 2 Закона о защите прав потребителей о том, что порядок связан с обязательством платежа. Доставка Возможные варианты доставки: два: по почте. Доставка бесплатна для клиентов со всей страны, которые решили отправить по почте.

Ценное письмо с описью вложения и уведомлением

Ценное письмо (с объявленной ценностью) также относится к РПО и защищено от рисков утраты в пути по вине работников почты. При отправке такого письма обязательно указывается его «объявленная ценность» – это та сумма, которую выплатят отправителю в случае повреждения корреспонденции или ее утраты в результате форс-мажорных обстоятельств.

Отправка в течение 2 рабочих дней с момента получения платежа. Через курьера Эта возможность доступна для территории страны, которая обслуживается курьерской компанией «Скорей». Оплата заказа производится только наличными на предъявителя. Когда доставка не может быть произведена, потому что у нас нет заказанных изданий, вы будете уведомлены и вернете сумму, уплаченную в течение 30 дней с даты, когда мы должны были выполнить наши договорные обязательства. Возврат приобретенной книги. Вы имеете право отказаться от книги, купленной на расстоянии, без объяснения причин, в течение 14 дней.

Ценные письма вручаются исключительно в почтовых отделениях по предъявлении извещения. Доставка и вручение по месту нахождения организации или по месту проживания физического лица невозможны.

Уведомление о вручении, как и в случае с заказной корреспонденцией, будет свидетельствовать о факте получения адресатом письма. Но проблема с доказыванием содержания этого письма останется открытой. Поэтому лучше будет отправить ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Информация о праве на вывод средств. Возмещение расходов В течение 14 дней с даты, когда вы вернете книгу или сообщите нам о своем решении отменить заказ, мы вернем вам все полученные платежи, но не расходы, связанные с выбранным вами методом Доставка курьером. Мы имеем право отложить возмещение платежей до тех пор, пока книга не будет возвращена или пока вы не предоставите доказательство того, что вы отправили ее обратно, в зависимости от того, что наступит раньше. Вы должны нести прямые затраты на возврат книги, и вы несете ответственность за снижение ее стоимости в результате тестирования, кроме того, что необходимо для установления его характера, характеристик и хорошего функционирования.

Опись вложения – специальный почтовый бланк (форма 107), который заполняется перед отправкой письма (такая «опция» возможна только для ценных писем и не применяется для заказных). В описи указываются наименования содержащихся в конверте документов и их количество.

Для отправки подобного письма необходимо подготовить конверт с вложенной в него претензией. Конверт НЕ НАДО запечатывать. Заполните на конверте все необходимые поля (адрес свой и получателя). Заполните два экземпляра бланка описи ф.107. Это можно сделать на сайте почты, после чего их можно распечатать. Или возьмите пустые отпечатанные бланки непосредственно в отделении, где их и заполните.

Замена неисправной книги Замена неисправной книги возвращается по порядку возврата купленной книги, а затраты на замену - за счет издателя. ВАЖНО: По техническим причинам платные услуги приостанавливаются, а именно. Бумажные ламинированные открытки. Письма, напечатанные на обычной или специальной бумаге.

По этой причине все цены платных услуг на сайте являются излишними. Если вы решите отправить открытку или письмо, платформа сайта проведет вас через платежную систему, но цена будет равна 00 лева, и заказ не будет выполнен. Бесплатные электронные открытки смогут отправлять по-прежнему.

В столбце «Наименование предметов» вписываем наименование вашей претензии, например, «Претензия на отказ возврата части страховой премии после досрочного погашения». В столбце «Кол-во предметов» пишем 1 (единицу). А в столбце «Объявленная ценность, руб.» вписываем небольшую сумму в рублях (не более 10 рублей).

Что делает работник почты:

Приносим извинения за причиненные неудобства. Это наша привилегия представить вам следующие продукты и цены. Разумеется, цены на доставку также должны быть добавлены к ценам, которые. Зона 1 - Соседние страны - Македония, Греция, Турция, Румыния и Сербия.

Зона 2 - Все европейские страны, не включенные в зону. Зона 3 - Все остальные страны мира. Важно: при указании данных и адреса в Болгарии для «Получателя» или «Отправителя», необходимо ввести данные и адрес кириллицы. Введение кириллических данных и адреса облегчает работу офицеров болгарской почты. В противном случае существует риск того, что карта или письмо не будут доставлены из-за неправильных данных и чтения адреса.

сверяет опись с содержимым письма;
на описи ставит заверительную подпись и печать с датой и индексом отделения;
один экземпляр описи возвращает отправителю;
претензию со вторым экземпляром описи запечатывает в конверт и оформляет прием почтового отправления.

Таким образом, будет подтверждено, что вы отправляли именно претензию, а не что-то другое или вовсе пустой лист. При этом всю ответственность за соответствие описи фактическому вложению несет работник почты, заверивший опись. Квитанция об оплате, опись и полученное уведомление о вручении будет неоспоримым доказательством отправки вами претензии обидчику. А компенсировать свои расходы можно будет за счёт получателя письма (если, конечно, отправитель выиграет суд).

Корреспондентская отгрузка представляет собой почтовый элемент, содержащий письменное сообщение на любом физическом носителе, которое должно быть доставлено и доставлено по адресу, указанному отправителем по отгрузке. Печатная работа - это почтовый элемент, содержащий газеты, периодические издания, книги, каталоги, репродукции на бумаге, используемые при печати, с адресом отправителя и получателя, указанным на отгрузке.

Небольшой пакет представляет собой почтовый элемент, который содержит предметы с коммерческой стоимостью или без нее с максимальным весом до 2 кг. Почтовые предметы являются внутренними и международными. Можно пересылать элементы корреспонденции, печатные материалы, небольшие пакеты и сегограммы.

Обратите внимание! Для того чтобы в дальнейшем вторая сторона не могла оспорить содержание претензионного письма, желательно при составлении описи указывать наиболее подробное наименование вложенных документов. Например, «Претензия по с требованием ».

Даже несмотря на наличие описи, адресат может открыть спор по поводу содержания полученного требования. Как можно бороться с оппонентом в этой ситуации? Очень просто – скачать с сайта Почты России бланк описи и заполнить его на компьютере. При этом в текст описи мелким шрифтом вносится содержание всей претензии. Тогда наименование вложенного документа будет выглядеть следующим образом: «Претензия следующего содержания: ».

Рекомендация - предоставление страховки от рисков потери, кражи и ущерба, с возможностью отслеживания номера штрихового кода отгрузки. «Нет приоритета» или «Приоритет» - доставляются и доставляются как можно быстрее. Международные зарегистрированные перевозки принимаются только «с приоритетом».

80% неприоритетных внутренних нерезидентов поставляются в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки на почтовое отделение. Внутренние незарегистрированные поставки поступают быстрее, а 80% из них поступают к получателю на следующий рабочий день после подачи заявки.

Основным минусом ценных регистрируемых почтовых отправлений с описью является отсутствие гарантии их вручения. Вполне возможно, что послание вернется отправителю с пометкой об истекшем сроке хранения. Здесь главное – не распечатывать письмо, а сохранить его до суда. В процессе заседания можно предъявить судье конверт на обозрение и вскрыть в его присутствии. Это будет гарантированным доказательством отправки «того, что нужно» и ваших благих намерений.

80% неприоритетных международных неприоритетных поставок из Европы отправляются в течение 6 рабочих дней с даты подачи. Международные незарегистрированные приоритетные грузы из Европы прибывают быстрее, и 85% из них прибывают к получателю в течение 4 рабочих дней с момента подачи.

«Уведомление о доставке» - при оплате дополнительной стоимости отправитель получает письменное уведомление, подписанное получателем. «По запросу». В адресе отправитель указывает только почтовое отделение, почтовый индекс и три имени получателя. Консигнация предоставляется по запросу получателя в почтовом отделении.

Если же получатель будет утверждать, что ничего не получал, или получал, но не то, что вы ему отправляли, то бремя доказывания этих обстоятельств полностью лежит на нём. Судья в этом случае наверняка встанет на сторону отправителя.

Вышеописанными способами можно отправлять любые претензионные письма:

заявление в суд;
жалобы в Роспотребнадзор, прокуратуру, ФАС;
претензии в банк;
требования заемщикам и т.п.

Как правильно отправить претензию по почте? Дополнительные меры

Допустим, что все меры, направленные на доставку претензии по почте, выполнены. Но адресат упорно не желает получать письмо. Может, потому, что подозревает о его содержимом, а, может, всё гораздо банальнее. Работникам организации просто лень сходить на почту, или, как пишут в отзывах знающие люди, юр. лица оформляют доверенности на своих работников только на получение заказных писем (согласно типовому почтовому бланку доверенности), а вот про ценные, к сожалению, забывают или ленятся их составить. Как все-таки заставить вторую сторону получить отправление?

«Объявленная стоимость» - ответственность почтового оператора до заявленной стоимости содержимого груза в случае потери, кражи или повреждения. Международные перевозки с заявленной стоимостью могут быть отправлены только в страны, предоставляющие эту услугу.

Объявленная стоимость и стоимость; - услуга доступна только для внутренних перевозок - доставка доставляется получателю после оплаты суммы, определенной отправителем. Стоимость дополнительной услуги добавляется к стоимости доставки. Обычный, без предпочтений - цена на вес - 0, 65 лв.

Первое, что на форумах рекомендуют сделать, – отправить вслед жалобе телеграмму. В тексте послания нужно указать, что вы отправили письмо по почте и просите ее получить (только укажите номер письма). Телеграмму вручают непосредственно адресату, без предварительных извещений о ее поступлении. Поэтому шансов, что ее не получат практически нет. Таким образом, вы надлежаще оповестите ответчика о поступлении претензии. А в случае его отказа получать заказное (или ценное) письмо это будет расценено как намеренное уклонение от исполнения обязательств.

Второй вариант – использовать ту же телеграмму как основное средство оповещения. В этом случае весь текст претензии прописывается в пересылаемом телеграфном сообщении. Но этот способ полноценно работает лишь в тех случаях, когда размер текста небольшой, т.е. занимает не более 1 листа. Правда, такой способ «влетит в копеечку». Как вариант, можно отправить только основную мысль претензии, выдержку из неё в нескольких слова, например: «Прошу сделать перерасчёт страховой премии и вернуть её часть в связи с полным досрочным погашением кредита».

Так как правильно отправить претензию по почте? Какой способ будет наиболее предпочтительным. Обсуждающие эту тему на различных форумах сходятся во мнении, что лучше ценного письма с описью и уведомлением пока не придумано. Можно попробовать все доступные варианты с дополнительными мерами, но самым надежным способом передачи претензий всё-таки остается их личное вручение обидчику (только не забываем получить копию с отметкой о вручении, как вариант, можно подготовить второй экземпляр претензии для этих целей). Здесь и сам факт вручения нельзя оспорить, и суть переданного послания не подвергается сомнениям.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

обратный адрес отправителя;
фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Операция	Дата	Место проведения операции		Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Адресовано
Операция	Дата	Индекс	Название ОПС	Атрибут операции	Вес (кг)	Объявл. ценность (руб.)	Налож. платеж (руб.)	Индекс	Адрес
				Единичный
Обработка				Покинуло сортировочный центр
Обработка				Прибыло в место вручения
Вручение				Вручение адресату

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Номер для отслеживания

Уведомление

Примечание

Иванов К.И.

ул. Пушкина, д. 56, кв. 43, Москва

Приглашение на выставку

Чайная плантация, ООО

ул. Кораблестроителей, д. 454, оф. 34, г. Волгоград

Исх. № 3324-3 от 14.06.2014

Производственный отдел

Зеркало, ООО

ул. 7-я Садовая, д. 33, г. Тольятти, Самарская обл.

Исх. № 3354-2 от 15.06.2014

Технический отдел

Промрегионгаз, ОАО

ул. Школьная, д. 3, оф. 353-В, г. Иркутск

Исх. № 3465-6 от 17.06.2014

Юридическая служба

Возврат - получатель не явился за письмом

Заполняем графы таблицы

Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Возможно, будет полезно почитать: