Как прервать беседу с подчиненным, не обидев его. Как прервать разговор и не показаться грубым

Когда мы были детьми, нас учили не перебивать других (not to interrupt others ), когда они говорят. Но на совещаниях или во время делового общения вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда на середине монолога вашего собеседника хочется его остановить и высказать свою точку зрения (to express your standpoint / your point of view ), а он все говорит и говорит (they keep talking ). Возможно, вы хотите добавить важную информацию (an important piece of information ), но пока ваш оппонент дойдет до конца своей тирады, вы уже и забудете, что сказали или у вас появится еще больше вопросов для обсуждения. Что же делать? Слушать или перебивать собеседника?

Как нужно слушать?

Пассивно – это когда мы просто слушаем, что говорит собеседник. Бывает так, что наш собеседник волнуется, высказывает свои мысли быстро и иногда путано, порой, напротив, медленно, в смущении. Свое участие стоит демонстрировать фразами типа Sure, I understand (Конечно, я понимаю) или That’s rather interesting (Это очень/довольно интересно). Такие ситуации типичны, когда слушающий выше по положению, например, руководитель. Главное – уметь чувствовать оппонента и не перебивать. Если собеседнику сложно продолжить, можно стимулировать его фразой Please, continue! (Пожалуйста, продолжайте!).

Гораздо чаще в деловой практике необходимо слушать активно , чтобы раздобыть больше информации, ведь время, как всем известно – деньги (time is money ). Используя такую тактику, уместно даже на начальном этапе прервать говорящего, сказав Excuse me, what do you mean? (Извините, что Вы имеете в виду?) или Excuse me, it’s not really clear to me (Прошу прощения, мне это не совсем понятно).

Стимулировать собеседника можно и перефразировав сказанное, чтобы убедиться в точности понимания. Перефраз можно использовать, если ваш оппонент выражается туманно. В таком случае можно сказать In other words, you would like to say that (Другими словами, Вы хотите сказать, что) или As far as I understand you mean, that (Насколько я понимаю, Вы имеете в виду, что).

Помимо этого считается очень эффективным использовать резюмирование (summarizing ) основных аспектов сказанного. Например, So, as far as I could understand / as far as I’ve understood (Итак, насколько я понял). Когда все ясно, можно высказать свое мнение (to express your opinion ).

Вот основные фразы:

Would you mind if I just say something here? – Вы не против, если я что-то скажу сейчас?
May I add something here, please? – Можно я кое-что добавлю, пожалуйста?
I have a point to add... – Хочу добавить кое-что...
I’m sorry for interruption, but... – Прошу прощения за то, что перебиваю, но...
I’d like to come in here if I may. – Хотел бы вмешаться, если можно.
Apologies for jumping in just like this, but... – Извините, что так вот вмешиваюсь, но...
(Mike), can I ask you just a quick question here, please? – (Майк), можно быстро задать вопрос сейчас, пожалуйста?
I’d like to comment on that. – Хотел бы прокомментировать это.
Would you mind if I just jumped in here and said something about..? – Вы не против, если я здесь вмешаюсь и скажу кое-что о..?
Just a moment! What about..? – Минутку! А как насчет..?
Do you really think so? My impression is that... – Вы и правда так думаете? У меня такое впечатление, что...
Wait a minute! What about..? – Погодите минутку! А как насчет..?
I must say at this stage that... – На этом этапе должен сказать, что...
Can I just butt in at this point? – Могу я вмешаться на этой стадии (здесь)?

Голос и язык тела

Когда вы перебиваете, то говорите четко и ясно. Если ваш голос звучит осторожно и неуверенно (tentatively ), вас запросто могут проигнорировать. Поднимите руку (raise your hand ) или подайтесь вперед (lean forward ). Если на совещании есть председатель (chairperson ), посмотрите на него, а не на говорящего, и подайте знак, если хотите что-то сказать. Так ваши ценные замечания не останутся без внимания. Вы сможете невербально показать свою вовлеченность.

Даем себя перебить?

Конечно, нужно давать возможность перебить себя (а не только перебивать самому), ведь ситуации бывают разнообразными. Но не стоит давать слово другому оратору только из вежливости (out of politeness ). Иногда важно закончить свою мысль, чтобы совещание продолжалось по плану. Если хотите предупредить вмешательство в ваш монолог, можно использовать такие фразы:

Sorry, could I please continue what I intended to say? – Простите, могу я продолжить свою мысль? (букв. «то, что намеревался сказать»)
I would like to finish what I was saying first. – Я бы хотел закончить то, о чем говорил сначала.
I"ve just got a few more things to say. – Я хочу сказать кое-что еще.

Возвращаемся к предмету разговора

Во многих культурах перебивать – это не значит не иметь манер. Поэтому нужно быть готовым к тому, что на международных совещаниях вас вполне могут перебить. Вот пара клише, которые помогут в такой ситуации:

So, let me continue... – Итак, позвольте продолжить...
Anyway, let’s get back to the topic... – В любом случае, давайте вернемся к предмету разговора...
To return to what I was talking about... – Возвращаясь к тому, что я говорил...

Собираемся с мыслями

Когда вас перебили (when you’ve been interrupted ), и это было сделано неожиданно, возможно, вам нужно будет собраться с мыслями (to gather your thoughts ) прежде, чем продолжить. Если вы сделаете это молча, кто-то может взять инициативу в свои руки. Вот несколько полезных фраз, которые позволять вам выиграть пару секунд для того, чтобы определиться с тем, что и как сказать дальше:

Where was I? Oh, yes... – На чем я остановился? Ах, да...
Well, let’s see now... – Итак, посмотрим...
Let me think... – Дайте подумать...

На международном совещании очень легко быть прерванным собеседниками, которые говорят более бегло. Не дайте этому случиться. Только лишь потому, что кто-то говорит быстрее, их идеи не лучше ваших. Поэтому перебивайте вежливо, но настойчиво (politely, but firmly ) и останавливайте тех, кто перебивает вас, чтобы ваши мысли и идеи были высказаны в максимальном объеме. Удачи!

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

При любом общении - как личном, так и деловом, важно уметь не только правильно начать, но и вовремя и корректно завершить разговор.

Порой складывается впечатление, что у нашего собеседника масса свободного времени, и в нашей голове мелькает мысль, как прервать разговор и не обидеть собеседника ?

Прежде всего определите для себя, с какой целью вам необходимо завершить разговор:

Навсегда избавиться от собеседника;
показать собеседнику, что не нужно затягивать беседу;
объяснить собеседнику, что разговор должен быть только на заданную тему.

Будет очень сложно завершить разговор, если вы не определитесь со своими реальными целями - собеседник вас просто не поймет. Поэтому, когда у вас мысленно возникает вопрос: «как прервать разговор?», думайте исключительно о своих интересах.

Чтобы прервать разговор и не обидеть собеседника , потребуется время - это не сиюминутный процесс. Определяйте сами время, когда вам нужно остановить собеседника и переходите к завершению за 5-10 минут.

Стандартные фразы для завершения разговора:

За разговорами с тобой время просто мчится;
как интересно! прошел уже час, а я и не заметила;
я услышала больше, чем ожидала. Особенно интересно было узнать о …;
как не хочется прерывать разговор и прощаться с тобой, обязательно увидимся позже;
эту тему можно долго обсуждать, встретимся для этого еще раз;
вы сумели сделать мой день радостным, с вами так приятно общаться;
как я понимаю, сейчас мы не успеваем все обсудить, давайте перейдем к главному;
прежде, чем мы закончим разговор, ответьте, пожалуйста, на вопрос...;
перед тем, как мы попрощаемся, скажите, пожалуйста...;
не хочется казаться невежливым, однако, мне пора идти;
у меня есть еще 5 минут... (до выхода, до такси);
мне пора, спасибо!

Произносите эти фразы доброжелательно, спокойно, но уверенно, без извинительных интонаций.

Когда вам звонят по телефону и спрашивают, есть ли у вас время для разговора - чтобы не обидеть собеседника отказом, отвечайте следующее:

- «да, меня есть 5 минут»;
- «минутка есть»;
- «для тебя есть минута».

Постепенно сокращайте невербальные поддерживающие сигналы - кивание, поддакивание, открытое проявление интереса, а затем замолчите совсем.

Во время разговора смотрите в окно или на какой-либо предмет, не относящийся к теме беседы.

Увеличьте дистанцию между собой и собеседником - сделайте шаг назад, если вы сидите - отклонитесь, скрестите руки на груди.

Когда собеседник сделает очередной вздох, вздохните вместе с ним, а выдыхая, хлопните себя по коленям и затем протяните руку для рукопожатия.

Эти приемы будут полезны тем, кто думает, как не обидеть собеседника и в то же время закончить разговор вовремя.

Общение из-за чувства вежливости или долга вероятнее всего, не будет интересным ни одной стороне. Старайтесь искренне общаться с интересными людьми, и вам не придется задумываться о том, как прервать разговор .

Часто бывают такие ситуации, что мне нужно ненадолго отвлечься от телефонного разговора и уточнить информацию. Как это сделать максимально корректно, не обидев своим «исчезновением» собеседника? И еще, иногда во время телефонного разговора возникает необходимость включить громкую связь. Как это правильно сделать?

Ответ

Если возникает необходимость навести справ-ку и отойти от телефона, то предупредите о продол-жительности времени поиска. Если вы задержались больше двух минут, то вернитесь к телефону и попросите еще подождать или перезвонить через некоторое время.

Не забудьте на период ожидания нажать на кнопку «Hold» (включение музыки), которая обеспечивает конфиденциальность и исключает утечку информации из офиса.

Бывают и другие ситуации, требующие отвлечения от телефонного разговора. Автору приходилось общаться с секретарями, у которых на рабочем столе стояло до 5 телефонов. Поэтому секретарю иногда приходится срочно прерывать разговор по телефону, когда звонят по другой линии. В этом случае можно сказать абоненту:

«Простите, вы можете подождать, пока я отвечу на другой звонок?». Класть трубку следует только после ответа абонента «Да, конечно». Если второй звонок проходит по прямой линии вашего или вышестоящего руководителя, то абоненту нужно ответить примерно следующее: «Извините, я должна ответить руководителю. Вы можете перезвонить через 5 минут?».

Удобное изобретение конца ХХ века - громкая связь - может стать как другом, так и врагом. Большинство людей совершенно не воспринимают, когда их голос звучит по громкой связи. Им кажется, что они не получают индивидуального внимания со стороны человека, находящегося на другом конце провода. Их может также заинтересовать, кто еще слушает телефонный разговор. Опцию громкой связи удобно использовать, когда в телефонном разговоре с одной из сторон участвуют несколько человек, находящихся в комнате. В этом случае абонент по правилам этикета должен предупредить звонящего. Например:

«В моей комнате находится еще Сидоров Иван Иванович. Я думаю, что ему также будет полезен наш с вами разговор. Не будете ли вы против, если я переведу разговор на громкую связь?».

В некоторых организациях большинство работников пользуются функцией «громкая связь». Зная это, нужно быть осторожным в своих высказываниях, т. к. вы не знаете, кто еще присутствует в кабинете абонента.

В одной организации поменялся руководитель подразделения. Сотруднице этого подразделения позвонила ее коллега и спросила, что она думает о новом начальнике. Та, ни о чем не подозревая, стала откровенно выражать свое недовольство. Печально то, что вновь назначенный руководитель в тот момент находился в комнате позвонившей. Несдержанная на язык сотрудница, конечно же, пострадала, но по своей вине, т. к. нарушила правило этикета: никогда не говорить за глаза о человеке того, что нельзя сказать в глаза.

Что вы должны делать в том случае, если вас, не спрашивая об этом, переключили на громкую связь, а вам не нравится говорить на весь офис? Можно допустить маленькую хитрость, просто скажите: «Я не очень хорошо вас слышу». В большинстве случаев человек автоматически возьмет трубку в руку.

Если вам не повезло с собеседником, можно до последней капли терпения сидеть и мучиться, а можно красиво поставить точку и заняться своими делами. Как научиться правильно выходить из неловкой ситуации и не нажить себе врагов, рассказывает психолог и радиоведущая Анетта Орлова.

Ситуация: длительный и нудный разговор

Как действовать: «На самом деле вы рассказываете очень интересные вещи, так жаль, что я вынужден уйти. Спасибо за общение».

Чем хороша эта фраза: Вы используете эмоциональное поглаживание (комплимент), далее даете отказ-сожаление («мне так жаль»). А в конце подчеркиваете, что все происходит не потому, что вам очень скучно, а потому, что условия так сложились, плюс в финале благодарите! Таким образом, вы выходите из контакта на положительных эмоциях.

Ситуация: человек выступает с каким-то предложением или просьбой, но у вас нет желания идти навстречу

Как действовать: Допустим, диалог развивается по схеме, когда вы открыто заявляете, что вынуждены отказать, но вас не слышат:

— К сожалению, я вынужден отказаться от...

— Ну посмотри, очень надо.

— Я бы и рад помочь, но обстоятельства таковы.

— Ну, что тебе стоит. Понятно, я думал, к тебе можно обратиться.

— Я дважды уже тебе ответил, что нет возможности, а ты как будто не слышишь. Извини, это уже не просьба, я чувствую давление, и это мне неприятно. Давай на этом остановимся.

Чем хороша эта фраза: В этом случае манипулятор пытается оказать психологическое давление, ведь именно просьба — один из самых давящих речевых жанров.

Фразой «Ну что тебе стоит» человек старается уменьшить ваши затраты, связанные с исполнением просьбы. А слова «Понятно, я думал, к тебе можно обратиться» — должны вызвать чувство вины у адресата.

Однако вы своим ответом переносите внимание с предмета просьбы на процесс и вскрываете манипулятивное воздействие. Эта тактика хороша, когда вы понимаете, что перед вами человек, который хочет добиться своего любой ценой.

Ситуация: долгий, но нужный разговор

Как действовать: «Я с вами во многом согласна... очень жизненно, у меня была аналогичная ситуация, и, хотя мне надо идти, но попробую вкратце рассказать...» Далее вы действительно коротко рассказываете историю в очень сжатом варианте и добавляете: «Опять я за интересной беседой выбилась из графика. Я сейчас должна бежать, но мы обязательно продолжим, все-таки как затягивает приятное общение».

Чем хороша эта фраза: Последние слова переносят того, кто слишком увлечён беседой, во временной и рабочий контекст и его ограниченность — «выбилась из графика». Далее «Я должна идти» — глагол «должна» передаёт вынужденность, то есть вы бы с радостью остались, но обстоятельства сильнее. «Мы обязательно продолжим» — извинение за прерывание беседы. И заканчиваем опять эмоциональным поглаживанием: «все-таки как затягивает приятное общение».

Ситуация: речевой конфликт, когда звучит много обвинений, эмоции начинают преобладать. Надо взять время, потому что партнер на взводе и не хочется провоцировать его дальше, но согласиться с ним нет возможности.

Как действовать: Очень важно, когда эмоции оппонента пройдут, дать ему понять, что вы не готовы общаться в таком тоне. Используйте фразы: «Мне не нравится этот разговор», «Мы сейчас теряем конструктивность, предлагаю завершить беседу на этом, так будет лучше. Лично я сейчас не готова продолжать общение».

Чем хороша эта фраза: Ваше «Мне не нравится» подразумевает Я-сообщение, в котором вы выражаете своё недовольство поведением партнёра по диалогу. Далее — «Мы сейчас теряем конструктивность...» — объединяющая фраза, миролюбивая, а не воинственная. Далее в виде предложения даётся информации о завершении и снова личная позиция: «я не готова».

Конечно, если человек находится в сильном раздражении, он может продолжать дальше и повышать накал. Не стоит говорить «Успокойся» — это вызовет гнев и даже ярость. Лучше сказать: «Я понимаю тебя, твои чувства, но давай потом поговорим, на свежую голову». Это реплика понимания, помогает другому хоть немного успокоиться.

Ситуация: Партнер хочет заставить здесь и сейчас принять решение, а у вас недостаточно аргументов и информации. Он пытается манипулировать дефицитом времени, чтобы вы в спешке сделали ошибку или приняли его позицию полностью. Вам нужно время, так как цена вопроса достаточно высока.

Как действовать: «Эта тема вызывает у меня очень много дополнительных вопросов, я услышала твою позицию, сейчас не готова делать никаких выводов, потом все проанализирую и продолжим».

Чем хороша эта фраза: Таким образом вы получаете необходимое вам на размышление время.

Ситуация: Тема неинтересная, вы не готовы к обсуждениям, но партнёр настаивает

Как действовать: «Я сегодня себя не очень хорошо чувствую, давай поговорим в следующий раз», или «у меня, к сожалению, сейчас очень ограничено время, не имею возможности вникнуть в детали, давайте пока отложим этот вопрос».

Чем хороша эта фраза: Очень многое зависит от того, каким тоном вы это скажете. Если спокойным и неотчуждённым, человек, скорее всего, согласится. Плюс ссылка на здоровье хороша, так как объясняет отсутствие интереса. Но ее невозможно использовать регулярно!

Ситуация: Мама, коллега или подруга постоянно жалуются. От них невозможно избавиться, поскольку это их способ взаимодействия с людьми.

Как действовать: «Да, я понимаю тебя, действительно неприятная ситуация. Ой, у меня вторая линия, не могу сейчас говорить, созвонимся!» Еще один вариант: «Да, от этого настроения не прибавляется, слушай, у меня батарейка на исходе, а ещё конференц-колл, не могу долго говорить. Обнимаю».

Если вы разговариваете лично, можно попробовать использовать такой вариант: «Что-то от наших с тобой тем сейчас все настроение улетучится. Приставляешь, я недавно была на лекции, там очень подробно рассказывали, что мы должны следить за своей речью, поскольку она связана с мышлением, а мышление с эмоциями. Негативными фразами человек сам себя программирует на негатив. Мы на работе договорились друг друга тормозить, если кто-то жалуется или впадает в уныние. Предлагаю и нам с тобой включиться в эту эстафету. Так не хочется говорить о плохом».

Чем хороша эта фраза: Вы смягчаете непростую ситуацию тем, что ссылаетесь на авторитет какого- то эксперта, как будто бы не от себя говорите, а всего лишь делитесь тем, что сами осваиваете. Кто-то примет эти слова на заметку, но в большинстве своём люди продолжат ныть, однако в этот вечер вы, скорее всего, спаслись.

Ситуация: Близкие задают некорректные вопросы на самую больную тему и ждут подробностей: «когда выйдешь замуж», «почему тебя не ценят на работе», «как ты можешь жить с таким человеком, я бы не терпела» и т. д.

Как действовать:

— Мне неприятны эти вопросы. Как ты думаешь, что я испытываю, когда ты затрагиваешь эту больную тему?"

— Я о тебе думаю, я же мать и переживаю!

— Мамочка, прошу тебя, выбери другой способ выражения своей любви ко мне. Твоя тревога мешает мне и портит настроение. Очень прошу тебя избегать этих тем.

Если с такими вопросами пристает подруга, можно ответить жёстче: «Каких чувств ты от меня ожидаешь? Я очень надеюсь, что ты больше об этом со мной говорить не будешь. Я дорожу нашим общением, но эти темы мне неприятны».

Чем хороша эта фраза: Слова «Каких чувств ты от меня ожидаешь?» переносят человека в пространство собственной ответственности за сказанное. Мы переносим внимание с ответа на заданный некорректный вопрос. Важно сказать «нет» такому бестактному поведению и определить границы своей личности.

Потребность закончить беседу может возникнуть у собеседников не одновременно. Например, все вопросы уже решены, но одному из партнеров еще хочется высказаться. Не удовлетворить эту потребность - значит обидеть собеседника, испортить впечатление от разговора, снизить эффект беседы, а возможно, и перечеркнуть ее результат возникшим отрицательным отношением к партнеру по общению.

Итак, прервать беседу желательно тактично. Но как? Рассмотрим некоторые практические приемы для достижения этой цели.

Поблагодарите собеседника за приятную встречу, содержательную беседу, откровенность, за то, что нашел время зайти, и т. п. Большинство правильно понимает этот намек, поскольку умному достаточно и намека. Для остальных порекомендуем другие приемы.

Извинясь, корректно сообщите, что вас ждут неотложные дела. Принося свои извинения, важно не забывать, что формулировка извинения типа «я извиняюсь», неправильна, ибо в данном случае вы сами себя извиняете. Правильней будет сказать: «Прошу прощения», «Приношу свои извинения» и т. п. У собеседника, как показывает практика, обычно не возникает обиды или раздражения, если достаточно корректно объясняют объективную причину (надо куда-то пойти, кому-то позвонить и пр.), по которой необходимо прервать разговор.

Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним, проводив его до двери. При этом очень важно высказать свое искреннее удовлетворение от проведенной встречи.

Используйте прием «спасение от назойливого посетителя». Этот прием необходимо использовать лишь против тех, кому, к сожалению, недостаточно намека. Прием заключается в том, чтобы заранее договориться со своим помощником, секретарем, коллегой о том, что после особого сигнала он должен зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю или иному вышестоящему лицу. Если же у вас нет отдельного кабинета, то подобное соглашение можно заключить с кем-то из сотрудников-соседей, кому это можно доверить.

Вариации с телефоном. Разговоры по телефону также можно при необходимости как ускорять, так и успешно завершать, не вызывая при этом обиды со стороны оппонента. Первые два приема, описанные выше, могут успешно использоваться и для телефонных бесед. Однако есть и особый прием. Раскроем его суть.

Желая закончить разговор, можно сказать собеседнику: «У меня сейчас начинается срочное совещание, и люди уже собираются».

Если после «совещания» раздается звонок и тот же голос настаивает на ненужном для вас разговоре, мешая работать, то можно вполне воспользоваться приемом, о котором поведал известный специалист по технике личной работы А. Маккензи. Вы говорите, что плохо слышно и вообще у вас в последнее время что-то происходит с телефоном, после чего нажимаете рычаг аппарата. Через минуту абонент вновь перезванивает: «У вас телефон отключился?» - «Да, в последнее время у нас телефон бара…» и вновь нажимаете на рычаг. Больше, как правило, назойливый собеседник не звонит. Не исключено, что он проклинает качество телефонной сети, но ваши с ним отношения не пострадали.

Возможно, будет полезно почитать: