Типовые формы приказов по основной деятельности. Приказ по основной деятельности. Основы подготовки приказа

Приказ – документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности как текущих (оперативных), так и перспективных задач.

Разработка проекта приказа осуществляется по указанию руководителя организации. Проект готовит отдельное структурное подразделение, должностное лицо или компетентный специалист. Составление проекта приказа предполагает сбор и тщательное изучение необходимых по существу вопроса информационно-справочных материалов (отчетов, решений коллегиальных органов, докладных записок, служебной переписки), нормативно-правовых актов, правительственных постановлений, издававшихся ранее распорядительных документов организации. К составлению проекта приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа.

В классе стоимость калькуляции на основе действий выглядит как отличный способ управления ограниченными ресурсами компании. В пересмотренной модели менеджеры оценивают потребности в ресурсах, налагаемые каждой транзакцией, продуктом или клиентом, вместо того, чтобы полагаться на трудоемкие и дорогостоящие опросы сотрудников. Этот метод проще, поскольку для каждой группы ресурсов требуется оценка только двух параметров: сколько он стоит за единицу времени для предоставления ресурсов для деятельности предприятия и сколько времени требуется для выполнения одной единицы каждого вида деятельности, Этот подход также преодолевает серьезную техническую проблему, связанную с опросами сотрудников: тот факт, что, когда его просят оценить время, затрачиваемое на действия, сотрудники неизменно сообщают о процентах, которые составляют до Вооруженных данных, затем менеджеры создают уравнения времени, новую функцию, которая позволяет модель, отражающая сложность реальных операций, показывая, как различные характеристики заказа, клиента и активности приводят к изменению времени обработки.

Текст приказа пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально-техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.

Этот набор инструментов использует конкретные примеры, чтобы продемонстрировать, как менеджеры могут получать значимую информацию о стоимости и прибыльности, быстро и недорого. Он также предоставляет менеджерам гораздо более гибкую модель затрат, чтобы уловить сложность их операций. Предположим, вы анализируете отдел обслуживания клиентов, который выполняет три вида деятельности: обработку заказов, обработку запросов и выполнение кредитных проверок.

Предположим, что сотрудники сообщают, что они тратят около 70% своего времени на заказы клиентов, 10% на запросы или жалобы и 20% на кредитные чеки. Этот подход хорошо работает в ограниченных условиях, в которых он был первоначально применен, как правило, один отдел, завод или местоположение. Трудности возникают, однако, когда вы пытаетесь использовать этот подход в больших масштабах для использования на постоянной основе. Компания использовала 14 человек на полную ставку, чтобы управлять сбором, обработкой и отчетностью данных.

Текст проекта приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

Поскольку системы, внедренные на место, обновляются редко, оценки модели процесса, продукта и клиента вскоре становятся неточными. Более того, люди тратят свое время на споры о точности показателей затрат-драйверов, которые основаны на субъективных убеждениях людей, а не на устранении недостатков, выявленных моделью: неэффективных процессов, убыточных продуктов и клиентов и избыточных мощностей.

Рассмотрите действие «заказ судна заказчику». Вместо того, чтобы предполагать постоянную стоимость заказанного заказа, компания может пожелать признать разницу в стоимости, когда заказ отправляется в полном грузовике, при перевозке менее чем на грузовик, используя ночь экспресс или коммерческим перевозчиком. Кроме того, заказ может быть введен в систему вручную или в электронном виде, и это может быть либо стандартная, либо ускоренная транзакция. Чтобы обеспечить значительную разницу в ресурсах, необходимых для различных механизмов доставки, к модели необходимо добавить новые виды деятельности, тем самым расширяя ее сложность.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке - бланк приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатается с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставиться двоеточие.

По мере расширения словаря активности, чтобы отразить более подробную информацию о действиях или расширить сферу охвата модели для всего предприятия, требования к компьютерным программам, используемым для хранения и обработки данных, возрастают. Это потребует оценки данных, расчетов и хранения более чем на 2 миллиарда элементов.

Системе может потребоваться несколько дней для обработки данных за один месяц. Но тонкая и более серьезная проблема возникает из самого процесса интервью и опроса. Когда люди оценивают, сколько времени они тратят на список переданных им видов деятельности, они неизменно сообщают о процентах, которые составляют до нескольких человек, сообщают, что значительная часть их времени простаивает или не используется. Таким образом, тарифы с затратами рассчитываются исходя из того, что ресурсы работают на полную мощность.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания должностного лица в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Но, как мы все знаем, операции часто выполняются значительно меньше их возможностей. Это означает, что сметные расходы по затратам обычно слишком высоки. Его потенциал в более широком масштабе представляет огромную возможность для компаний. В пересмотренном подходе менеджеры непосредственно оценивают потребности в ресурсах, налагаемые каждой транзакцией, продуктом или клиентом, а не сначала назначают затраты ресурсов, а затем - продуктам или клиентам. Для каждой группы ресурсов требуются оценки только двух параметров: стоимость единицы времени поставки ресурсной емкости и единицы времени потребления ресурсной емкости продуктами, услугами и клиентами.

Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае делается выписка из него. По составу реквизитов и оформлению выписка практически не отличается от самого приказа. В выписке лишь уточняется название документа: вместо слова ПРИКАЗ печатается слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста печатается та часть приказа (пункт, подпункт), которая касается непосредственного конкретного исполнителя. Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.

Зачем все это нужно?

В то же время новый подход обеспечивает более точные показатели затрат-затрат, позволяя оценивать единицу времени даже для сложных специализированных транзакций. В пересмотренном подходе менеджеры непосредственно оценивают потребности в ресурсах, налагаемые каждой транзакцией, продуктом или клиентом.

Оценка стоимости за единицу времени

Вместо того, чтобы обследовать сотрудников о том, как они проводят свое время, менеджеры сначала непосредственно оценивают практическую емкость ресурсов, предоставляемых в процентах от теоретического потенциала. Существуют различные способы сделать это. Как правило, вы можете просто предположить, что практическая полная мощность составляет от 80% до 85% от теоретической полной мощности. Поэтому, если работник или машина работает 40 часов в неделю, ее практическая полная производительность составляет от 32 до 35 часов в неделю.

Распространенными вариантами констатирующей (вступительной) части приказа по организации могут быть следующие:

1. Когда основание для издания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления «В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2000 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных и черных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ:

Как правило, менеджеры выделяют более низкую ставку - например, 80% - людям, что позволяет 20% времени для перерывов, прибытия и выезда, общения и обучения. Для машин менеджеры могут выделять 15% -ный разброс теоретических и практических возможностей, позволяющих сократить время простоя из-за колебаний технического обслуживания, ремонта и планирования. Более систематический подход, возможно, состоит в том, чтобы проанализировать прошлые уровни активности и определить месяц с наибольшим количеством заказов, обрабатываемых без чрезмерных задержек, низкого качества, сверхурочных или напряженных сотрудников.

2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа «Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении, о бухгалтерском учете и ответственности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:

Образец оформления приказа по основной деятельности

Какой бы подход вы ни выбрали, важно не быть чрезмерно чувствительным к небольшим ошибкам. Цель должна быть приблизительно правильной, скажем, в пределах от 5% до 10% от фактического числа, а не точным. Например, емкость склада или транспортного средства будет измеряться предоставленным пространством, в то время как объем памяти будет измеряться в мегабайтах. В этих ситуациях менеджер будет вычислять стоимость ресурсов на единицу на основе соответствующей меры емкости, такой как стоимость за кубический метр или стоимость на мегабайт.

3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. «В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом Об областном бюджете на 2005 год», ПРИКАЗЫВАЮ:»; «В целях организации должного технического надзора и обеспечения безопасной и безаварийной работы грузоподъемных кранов ПРИКАЗЫВАЮ:»; «При проверке магазина № 51, акт № 002044 (директор магазина А.В.Попова), были выявлены нарушения правил торговли, выразившиеся в реализации товара с просроченным сроком. В целях недопущения в дальнейшем подобных фактов ПРИКАЗЫВАЮ:».

Оценка единицы времени деятельности

Вычислив стоимость единицы времени поставки ресурсов для деятельности предприятия, менеджеры следуют за временем, которое требуется для выполнения одной единицы каждого вида деятельности. Эти цифры можно получить путем собеседований с сотрудниками или путем непосредственного наблюдения. Нет необходимости проводить опросы, хотя в крупных организациях помощь может помочь обследователям. Важно подчеркнуть, однако, что вопрос заключается не в процентном отношении времени, затрачиваемого работником на деятельность, а на сколько времени требуется для завершения одной единицы этой деятельности.

Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения, являются очевидными.

Распорядительная часть приказа, кроме общих рекомендаций, высказанных выше, в том числе по оформлению, следует учесть также следующее:

1. Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.

Еще раз, точность не критична; достаточно грубой точности. В случае нашего примера предположим, что менеджеры определяют, что для обработки заказа требуется 8 минут, 44 минуты для обработки запроса и 50 минут для проверки кредита. Теперь ставки затрат-драйверов могут быть рассчитаны путем умножения двух входных переменных, которые мы только что оценили. После того, как вы рассчитали эти стандартные тарифы, вы можете применить их в режиме реального времени, чтобы назначать расходы отдельным клиентам по мере совершения транзакций.

Стандартные тарифы могут также использоваться при обсуждении с клиентами о ценообразовании нового бизнеса. Причина этого различия становится очевидной, когда мы пересчитываем ежеквартальную стоимость выполнения работ по обслуживанию клиентов. Влияние практического потенциала.

2. Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако, при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение документа.

3.Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются. Например: 2. Признать утратившим силу: Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 170 «О Положении, о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации; пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от3 февраля 1997 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».

Но в то время как это распределение отражало то, как рабочие проводили свое производственное время, тот факт, что их общее производственное время было значительно меньше, чем их практическая производительность 32 часа на одного рабочего в неделю, полностью игнорировалось.

Анализ и отчетность

Обратите внимание, что в отчете подчеркивается разница между производимой мощностью и используемой емкостью. Руководители могут проанализировать стоимость неиспользуемого потенциала и рассмотреть действия, чтобы определить, как и как снизить затраты на поставку неиспользуемых ресурсов в последующие периоды; они могут отслеживать эти действия с течением времени. В некоторых случаях информация может спасти компании, которые рассматривают возможность расширения от ненужных новых инвестиций. Вместо того, чтобы пытаться снизить численность завода, он решил сохранить способность к крупному контракту, который, как он ожидал, выиграл в этом году, для чего он иначе создал бы новые мощности.

4.Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнение, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта. Например: «Пункт 3 приказа от 06.04.2004 г. № 74 дополнить абзацем следующего содержания… »; «В пункт 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации»; «Пункт 9 приказа от 11 сентября 2004 г. № 66 изложить в следующей редакции…».

Чтобы добавить больше мероприятий для отдела, им не нужно пересматривать персонал; они могут просто оценить время единицы, необходимое для каждого нового вида деятельности. Менеджеры также могут легко обновлять тарифы с затратами. Два фактора могут привести к изменению этих ставок. Во-первых, изменения цен на поставляемые ресурсы влияют на стоимость единицы времени поставки. Если новые машины заменяются или добавляются в процесс, стоимость ресурсов изменяется, чтобы отражать изменение операционных расходов, связанных с внедрением нового оборудования.

Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

1). по основной деятельности приказы издаются:

при создании, реорганизации или ликвидации структурных подразделений,
при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций ,
при введении новых стандартов,
при изменении графика работы предприятия и т. д.

Второй фактор, который может привести к изменению показателя затрат затрат на деятельность, - это изменение эффективности деятельности. Программы качества, непрерывные усилия по улучшению, реинжиниринг или внедрение новых технологий могут позволить сделать одну и ту же деятельность за меньшее время или с меньшим количеством ресурсов. Например, если отдел обслуживания клиентов получает новую систему баз данных, участники могут выполнить стандартную проверку кредита за 20 минут, а не на 50 минут.

В любое время, когда аналитики узнают о значительном изменении затрат на предоставленные ресурсы или практическом потенциале этих ресурсов или об изменении ресурсов, необходимых для выполнения этой деятельности, они обновляют стоимость ресурсов за единицу времени или стоимость ресурсов, оценки, И в любое время, когда они узнают о значительном и постоянном изменении эффективности, с которой выполняется деятельность, они обновляют единицу времени.

2). по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

при назначении работников на должность,
при освобождении от должности
при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях ,
при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ)
дата (датой приказа является дата его подписания)
порядковый номер приказа
место издания приказа
индекс документа
заголовок к тексту
текст
подпись руководителя
отметка о согласовании
фамилия и телефон исполнителя

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ .

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

Образец оформления приказа по основной деятельности

Задания
Оформление приказа по основной деятельности

Оформите приказ по заводу "Маяк" по основной деятельности в соответствии с образцом оформления приказа по основной деятельности.

Министерство среднего машиностороения РФ. Завод "Маяк". ПРИКАЗ. 08.01.99 N 2 г. Ярославль. О введении Инструкции по делопроизводству. В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.99 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту совместно с заведующим копировально-множительной службой обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.02.Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова предприятия

Оформление приказа по личному составу

Оформите приказ по личному составу по школе N 49 в соответствии с бланком оформления приказа по личному составу.

Министерство просвещения РФ, средняя школа ?49. ПРИКАЗ. 27.03.96 N 7 г. Ярославль. По личному составу.

1. ПРИНЯТЬ: 1.1. Иванова Петра Филипповича на должность бухгалтера с 28.03.96. с окладом _______руб. в месяц согласно заключенному контакту. Основание: контракт N_____от_______. С приказом ознакомлен.

1.2. Соколову Ирину Вячеславовну на должность лаборанта с 01.04.96 с двухмесячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление С приказом ознакомлена.

1.3. Яковлеву Антонину Матвеевну уборщицей, временно с 17.01.94 по 25.01.94 с окладом согласно штатному расписанию. Основание: заявление С приказом ознакомлена.

2. ПЕРЕВЕСТИ: , учителя математики младших классов, с его согласия, на должность учителя информатики с 01.04.96 с окладом ____руб. в месяц. Основание: заявление С приказом ознакомлен.

3. УВОЛИТЬ: Антипову Ольгу Анатольевну, секретаря директора, 19.01.94 в связи с истечением срока контракта, п.2 ст.29 КЗОТ Российской Федерации. Основание: контакт N______от_______. С приказом ознакомлена.

Директор школы. Исполнитель



 

Возможно, будет полезно почитать: