Работа с документами и корреспонденцией. Работа с деловой корреспонденцией

2.1. Антропометрические показатели (имеется ввиду рост, длина корпуса, длина рук и др.);

2.2. Обеспечение удобного положения тела человека, что создает условия для меньшей утомляемости, хорошего зрительного восприятия, свободы движения и другого;

2.3. Рациональная планировка и компоновка мебели;

2.4. Мебель должна выглядеть эстетично.

3. Оборудование. Для нормальной работы менеджера необходимо иметь:

3.1. Канцелярские принадлежности.

3.2. Два телефона. Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. Причем второй телефон (для выхода за пределы организации) по возможности должен быть таким, что на звонок по нему должен отвечать сначала секретарь, а если необходимо переключать звонок на менеджера. Это позволит меньше отвлекать менеджера.

3.3. Компьютер. В настоящее время без компьютера нельзя представить нормальной работы менеджера. Во-первых, компьютер позволяет сделать работу практически безбумажной, во-вторых, с помощью компьютера можно быстро получать информацию о положении дел на рынке, в-третьих, он позволяет быть в курсе дел на предприятии и многое другое. Но здесь необходимо учитывать, что полностью воспользоваться возможностью компьютера можно только при наличии: хорошего программного обеспечения, выхода на компьютерные сети и что самое главное наличие компьютерной сети внутри организации.

3.4. Ежедневник. Необходимая вещь, позволяющая менеджеру не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию.

4. Цветовое оформление кабинета. Цветовые тона должны быть не резкими, мягкими. Цвета лучше выбирать из светлых тонов (нежно-зеленый, желтый, бежевый), светлые тона не только способствуют снижению утомляемости, но и увеличивают объем кабинета. Важно также, чтобы все поверхности были матовыми, т.к. блестящие поверхности вредны для здоровья.

5. Санитарно-гигиенические условия работы.

6.На рисунке № 1 показан один из возможных вариантов организации рабочего места менеджера.

Отметим некоторые особенности. Весь кабинет делится (условно) на три зоны. Первая зона - непосредственно рабочее место менеджера. Вторая зона - зона проведения совещаний, планерок, презентаций товаров. Третья зона - зона отдыха, где стоят журнальный столик, диван и одно, два комфортабельных кресла.

Рабочий стол должен быть больше обычных столов. Рабочая поверхность стола должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Не следует покрывать стол стеклом, так как его блестящая поверхность вредно действует на зрение. На приставке (слева) можно разместить компьютер, телефоны и другие предметы, которые могут занимать много место на рабочем столе. Приставка спереди рабочего стола нужна для официального приема 1 - 3 посетителей.

Стол для совещаний должен быть рассчитан на определенное количество человек (как правило, количество участников конференций, планерок (5 -7 человек) + 2 свободных места). Стулья вокруг стола для конференций не должны быть слишком комфортабельными или неудобными. Оптимально - обыкновенные стулья с мягким сиденьем.

Зона отдыха предназначена для неофициальных приемов и отдыха менеджера.

Рабочий кабинет можно также дополнить стендом, где будут располагаться образцы производимой продукции. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета. Живые цветы, шторы, продуманное цветовое оформление, все это создает комфорт и уют, а значит, помогает в работе.

Работа с документами и корреспонденцией

Документы и корреспонденция, в зависимости от источника делится на: входящие и исходящие.

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача менеджера составить документ (менеджер должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим). В процессе составления документа, делового письма и другого большую помощь может оказать компьютер. Для этого достаточно вложить в память компьютера образцы деловых писем, документов и только вносить небольшие исправления.

Сложнее дело обстоит с входящими документами. В зависимости от размера предприятия растет количество корреспонденции, и самому менеджеру просто немыслимо просматривать всю корреспонденцию. На помощь должен прийти секретарь или специальное подразделение, в обязанности которых входит:

1. Регистрация поступающей корреспонденции.

2. Сортировка в зависимости от предназначения.

3. Отбор документов, которые адресованы менеджеру или находятся в его прямой компетенции.

4. Сортировка корреспонденции по степени важности. Наиболее рациональным и приемлемым является сортировка, позволяющая менеджеру сразу оценить степень важности. Для этого можно, например, раскладывать корреспонденцию в специальные цветные папки. На столе у менеджера должен стоять специальный лоток для бумаг с несколькими отделениями, в которые он сможет класть корреспонденцию в зависимости от важности, исполнителей и другого.

Менеджер, просматривая корреспонденцию в порядке важности, должен поставить резолюцию.

Хранить документы в кабинете менеджера нет никакой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

Ведение телефонных разговоров

Телефон - важное средство эффективности управленческого работы, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4% до 27% рабочего времени.

Искусство в пользовании телефоном состоит в максимальной экономии времени на телефонные беседы при максимальной реализации предоставленных телефоном возможностей.

Большую помощь при телефонном обслуживании оказывает менеджеру правильно организованный справочный аппарат. Удобно для этих целей использовать компьютер. Кроме этого менеджеру удобно иметь при себе личный справочник с адресами и телефонами, который регулярно должен проверяться, обновляться и дополняться. В личном справочнике кроме фамилии, имени и отчества абонента (по алфавиту) целесообразно указать его должность или дело, с которым он связан.

Длительность деловых телефонных переговоров должна быть предельно минимальной при максимальной информативности.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минималь­ное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необ­ходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Удельный вес затрат рабочего времени менеджеров на обработку деловой корреспонденции, как показали неко­торые исследования, составляет от 5 до 10%.

Служащий должен ознакомиться с каждым поступив­шим документом, оценить возникшую ситуацию, принять решение, оформить решение в виде резолюции.

Резолюция - это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность испол­нителей. Резолюция, как правило, устанавливает приори­теты в работе. Важно, чтобы она вписывалась в существу­ющую систему управления и не вносила в нее дезоргани­зующие элементы.

Первым и необходимым условием работы с деловой корреспонденцией является отбор и распределение кор­респонденции по срокам ее поступления в подразделение или организацию. Эти функции, как правило, выполняет секретарь менеджера. Необходимо добиваться такой орга­низации делопроизводства, чтобы на стол менеджера по­падали действительно важные, с его точки зрения, доку­менты. Документы же, касающиеся стандартных вопросов, должны направляться непосредственно исполнителю без резолюции его руководителя.

Обязательными требованиями к управленческой резо­люции являются: адресность, четкость формулировки со­держания управленческих действий, указание возможных путей решения, согласованность с другими ранее приня­тыми управленческими решениями в данной области.

Перечислим основные правила подготовки резолюции:

1) в резолюции должно быть указано, кому направляет­ся для исполнения документ, безадресная резолюция счи­тается неверно оформленной;

2) документ следует направить одному исполнителю. Если письмо адресуется нескольким исполнителям, сле­дует ставить персональные задачи каждому исполнителю;

3) форма обращения к исполнителю в резолюции долж­на быть корректной и соответствовать служебной этике;

4) способ решения задачи выбирается в зависимости от должностного положения и квалификации исполнителя. Если исполнителю можно доверить самостоятельный вы­бор способа решения, то в резолюции можно его не ука­зывать. Если самостоятельный выбор способа решения задачи самим исполнителем нежелателен, следует конкре­тизировать, что и как он должен делать.

5) сроки исполнения задания не обязательно указывать в резолюции, если в самом документе они указаны. Если в самом документе сроки не указаны, то резолюция без ука­зания срока исполнения считается неверно оформленной;

6) контроль за исполнением решения может быть ука­зан менеджером либо предусмотрен действующей систе­мой исполнения решений. Следует указывать методы, фор­мы контроля за исполнением решения, возлагать персо­нальную ответственность за контроль;

7) резолюция должна исключать возможность разно­чтений, а следовательно, нечеткого исполнения решения;

8) резолюция должна иметь реквизиты - дату и под­пись.

Получение и обработка деловой корреспонденции пред­полагают в свою очередь подготовку и отправку писем, ответов. Эти два вида работ взаимно связаны.

Основные требования к деловому письму:

четкость и краткость изложения;

полнота информации;

конкретность предложений;

убедительность и вежливость;

грамотное оформление.

В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предус­матривает следующее:

письмо должно быть посвящено одной теме;

изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;

между абзацами необходимо делать пробелы;

в письме должны быть указаны все вложения.

Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:

а) название и адрес фирмы-отправителя;

б) название и адрес фирмы-получателя;

в) дата и номер письма;

г) предмет письма (не является обязательным);

д) приветствие (не является обязательным);

е) текст письма;

ж) концовка письма (не является обязательным);

з) роспись (не является обязательным);

и) подпись;

к) имя и должность отправителя;

л) вложения.

Пункты г, д, ж, з не являются обязательными главным образом в странах СНГ. В настоящее время, в условиях налаживания деловых связей с фирмами других стран, ру­ководители отечественных предприятий так или иначе ста­раются придерживаться общепринятых норм и правил де­ловой этики, в том числе и в оформлении деловых пи­сем. Поэтому все чаще в деловых письмах встречаются приветствия (например, уважаемый г-н), роспись (искрен­не Ваш).

С целью упрощения процедуры подготовки писем в международной практике широко используются клише.

Приводим некоторые из них:

2.3 Порядок работы с исходящей корреспонденцией

Исходящий документ – документ, отправляемый из организации.

Подготовка и оформление исходящих документов производятся в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани, Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета должна быть отпечатана на гербовых бланках, изготовленных типографским способом. Запрещается использование бланков, изготовленных посредством компьютерной и копировально-множительной техники.

Гербовые бланки Мэра г. Казани хранятся в общем отделе Казанской городской Думы, подлежат учету и выдаются под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором.

Гербовые бланки Исполнительного комитета (приложение №1), утвержденные распоряжением Руководителя Исполнительного комитета, хранятся в отделе документооборота, подлежат учету и выдаются сотрудниками отдела помощникам (референтам) Руководителя Исполнительного комитета, первых заместителей, заместителей Руководителя и руководителя аппарата Исполнительного комитета под роспись в специальном журнале с указанием порядкового номера, проставленного нумератором. Уничтожение бланков осуществляется по акту.

Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Руководители комитетов, управлений, отделов Исполнительного комитета осуществляют ведение делопроизводства на бланках установленного образца.

Право подписи на служебных бланках структурных подразделений Исполнительного комитета имеют руководители (их заместители), а также иные должностные лица структурных подразделений, наделенные правом соответствующей подписи.

При приеме исходящих документов для регистрации или для передачи на подпись Руководителю Исполнительного комитета отделом документооборота проверяется наличие визы руководителя структурного подразделения на обратной стороне бланка, правильность оформления документа, наличие правок корректора, а также наличие на втором экземпляре следующих реквизитов: наименования адресата, подразделения, должность, Ф.И.О. исполнителя, контактный телефон, визы руководителя подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета, исходящий номер и дата документа, на который дается ответ (например, на № ___ от ____). В случае, когда исходящий документ излагается на иностранном языке виза корректора не требуется.

Исходящий документ печатается исполнителем в 3-х экземплярах. Первый экземпляр печатается на гербовом бланке с указанием адресата, номера и даты документа, на который дается ответ. Второй – печатается на бумаге формата А4 с указанием адресата, его адреса, наименования подразделения, виз руководителя структурного подразделения, курирующего заместителя Руководителя Исполнительного комитета, информации об исполнителе и т.д. Третий – готовится в соответствии со вторым экземпляром. Подготовленный пакет документов передается в отдел документооборота через помощников (секретарей) для регистрации (присвоения исходящего номера и даты), после чего отправляется адресатам.

Исходящий документ, подготовленный для отправления за подписью Руководителя Исполнительного комитета, готовится в том же порядке и передается на подпись через отдел документооборота. Исходящий документ после подписания его Руководителем Исполнительного комитета регистрируется в отделе документооборота и отправляется адресату.

Исходящим номером документа является порядковый номер в пределах календарного года, датой исходящего документа является дата его подписания.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

При направлении исходящего документа в дополнение к ранее посланному указываются номер и дата ранее отправленного документа.

Документ, требующий пояснений, отправляется с сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем, на котором проставляются соответствующий исходящий номер основного документа и дата.

Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце его текста делается запись: «Приложение: на ____ л. в _____экз.» Если в документе много приложений, то делается их сквозная нумерация.

В случае подписания документа лицом, замещающим руководителя, в реквизите «подпись» указываются точное название должности, например, «исполняющий обязанности – первый заместитель», и далее фамилия лица, подписавшего документ.

Использование в таких случаях предлога «за» или иного знака перед наименованием должности не допускается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Ответственность за правильность оформления документа, его грамотное изложение лежит на исполнителе.

Документы с грифом «Подлежат возврату» копируются исполнителем и вместе с оригиналом возвращаются в отдел документооборота.

При подготовке ответов по поручениям, поступившим из Кабинета Министров Республики Татарстан, исполнитель снимает копии с входящих документов и прикладывает их для отправки в Кабинет Министров Республики Татарстан (требование Кабинета Министров Республики Татарстан).

Внутренние документы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования гербовых бланков с указанием должности подписавшего (заместители Руководителя Исполнительного комитета или руководитель аппарата Исполнительного комитета) и расшифровкой подписи. Указание руководителя структурного подразделения и исполнителя на 1-м экземпляре внутреннего документа не допускается. Второй и третий экземпляры внутреннего документа готовятся, так же как и исходящие документы.

Исходящая корреспонденция за подписью Мэра г. Казани регистрируется в Казанской городской Думе и отправляется отделом документооборота. Второй экземпляр исходящего документа архивируется в Казанской городской Думе. Весь пакет документов с контрольными карточками и заверенной копией второго экземпляра исходящего документа передается исполнителю для передачи в Контрольное управление для снятия с контроля.

Законченные делопроизводством документы из Контрольного управления возвращаются в отдел документооборота для архивирования.

Документы, включенные в перечень обязательного рассмотрения и направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем муниципального органа или, по его поручению, руководителем исполнительного органа, первым заместителем руководителя исполнительного органа.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, подписываются руководителем исполнительного органа, его заместителями, руководителем аппарата или руководителями структурных подразделений в соответствии с их полномочиями.

После подписания второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета с печатью Управления делопроизводства, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета с контрольными карточками передается отделом документооборота в Контрольное управление для снятия с контроля.

Второй экземпляр исходящих документов за подписью Руководителя Исполнительного комитета, заместителей Руководителя Исполнительного комитета или руководителя аппарата Исполнительного комитета без контрольных карточек архивируется в отделе документооборота согласно номенклатуре дел.

Третий экземпляр отделом документооборота возвращается исполнителям через помощников (референтов).

Комплекты документов, законченных делопроизводством, хранятся в отделе документооборота 2 года, после чего документы сдаются в Управление муниципального архива.

Исходящая корреспонденция отправляется адресатам централизованно отделом документооборота в день ее поступления от исполнителей. Документы отправляются через почтовые отделения, фельдсвязь, курьеров, а также через средства электронной и факсимильной связи с соблюдением всех требований к оформлению исходящих документов.

Для своевременного и срочного решения вопросов составляются телеграммы.

Текст телеграммы должен быть написан буквами русского или латинского алфавита, адрес телеграммы – на русском языке (буквами русского алфавита) согласно ГОСТ Р 6.30–2003.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В телеграмме должны быть указаны должность и фамилия автора. Подлинник телеграммы должен быть заверен личной подписью автора и оттиском гербовой печати Исполнительного комитета.

При оформлении международных телеграмм адрес и текст печатаются латинскими буквами. При составлении телеграмм на русском языке необходимо использовать транслитерацию (написание слов латинскими буквами). Международная телеграмма должна быть подписана автором и иметь оттиск гербовой печати. Также должны быть указаны должность и личная подпись отправителя.

Международная телеграмма отправляется при наличии перевода, подписанного отправителем.

Гербовые и другие печати и штампы используются для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документа подлинникам.

Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, часть его личной подписи.

И социальной информации; 11. Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); 12. нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; 13. нормативные документы по организации архивного хранения документов. К нормативным документам по стандартизации, действующим на...

Ценностей, непроизводительными потерями, нарушениями хозяйственного, трудового, жилищного и другого законодательства. Основными задачами в связи с этим являются: Укрепление законности в деятельности предприятия. Обеспечение правовыми средствами сохранности государственной собственности, контроль за заключением договоров и выполнением договорных обязательств по поставкам, по договорам на...

Заведениям. Положение достаточно полно описывает процедуры лицензирования: кем осуществляется, что указывается в лицензии, кем подписывается, сколько экземпляров, сроки рассмотрения и т.д. 2. Документирование процесса лицензирования вуза Лицензионные требования подразделяются на два вида: требования, которые разрешают вузам начать работу, и лицензионные требования к образовательным программам...



 

Возможно, будет полезно почитать: