Образец обложки. Готовим документы к оформлению

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

  • полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
  • частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

  • Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
  • Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
  • Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее - Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

  1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце - лист-заверитель дела.
  2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).
  3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
    При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения.
  4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
  5. Осуществляются проколы пачки-дела:
    • нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
    • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
  6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
    • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
    • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела.

В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения;

– индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

– заголовок дела;

– дата дела;

– количество листов в деле;

– срок хранения дела;

– архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование.

Если упорядочение документов проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.

То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

· название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т. п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т. п.);

· название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);

· даты (период), к которым относятся документы дела.

Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом: «Приказы с № 1 по № 223 генерального директора Общества о приеме, перемещении и увольнении работников»; Формулировка «Приказы о приеме, перемещении и увольнении» не может служить заголовком, т. к. не является полной.

Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).



При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 10 сентября 2011 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 10.09.2011

Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя.

Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.00, или номенклатурой дел организации, после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя: номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).

Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то его номер будет “1”.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда.

Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов, согласованию и утверждению описей на документы.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка – запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. к. она

более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Глава 2 Анализ работ по оформлению дел в ОАО БПО«Сибприбормаш»

Заключение

В процессе написания письменной экзаменационной работы была достигнута цель - анализ оформления дел в ОАО «БПО»Сибприбормаш». В течение прохождения практики были рассмотрены этапы оформления дел для написания данной работы.

При решении поставленных задач, на практике закрепила процесс оформления дел на примере приказов генерального директора по основной деятельности.

В результате изучения данной темы на практике можно сделать вывод, что дела в ОАО «БПО»Сибприбормаш» не совсем оформляются по основным требованиями.

(Приказы подписывает ген.директор, а распоряжения Лохов, зам.ген.директора)

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации листов. Требования к оформлению обложки закреплены ГОСТ 17914 - 72.

Для изготовления обложек применяется только картон. Корешок обложки должен быть гибким, шириной 40 мм. После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела.

При заведении дела на его обложку уже выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

полное наименование организации с указанием ее подведомственности (именительный падеж);

наименование структурного подразделения;

делопроизводительный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

заголовок дела;

срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или передаче в ведомственный архив эти данные уточняются и дополняются. Дополнительно проставляются:

даты дела (тома, части);

номер тома (части), если дело имеет несколько томов (частей);

количество листов в деле;

архивный шифр дела (номер фонда, описи и дела по описи).

На обложке дел, подлежащих постоянному хранению, предусмотрено место для наименования государственного архива, в который они будут переданы, кодов государственного архива и организации.

Если в течение года в наименовании учреждения или структурного подразделения произошли изменения или дело передано в другое структурное подразделение, при оформлении к хранению на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки.

На обложке дела обязательно указывается дата дела, т.е. год заведения и окончания деля в делопроизводстве. Дата дела не указывается на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их дата отражается в заголовках дел. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела и срока хранения дела (переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел организации).

Составление описей

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);

служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. Например:

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

планы, сметы;

отчеты, балансы;

доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. Примерный вид описи приведен на рис. 9.6.

Рисунок 9.6. Образец описи

При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи.

В описание каждого дела входит:

порядковый номер;

индекс дела;

заголовок дела;

количество листов;

примечания.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Обложку дела, как и всю остальную документацию, лучше сразу оформлять согласно всем требованиям и правилам. Так вы сэкономите время в дальнейшем, когда будете подготавливать либо, когда понадобится . Оформление обложки необходимо осуществлять согласно нормативно-методическим документам, для нее характерна установленная форма, которая изображена на картинке.

Вы, наверное, обратили внимание на элементы, которые выделены красным цветом. Так вот, в текущем делопроизводстве они не используются при оформлении обложки.

Их необходимо заполнять только в том случае, если организация сдает дела для последующего их хранения в муниципальном или государственном архиве. Под этими обозначениями понимается шифр дела, кодификация данной организации и того архива, куда направляются ваши документы. Иногда делопроизводители при оформлении обложки просто оставляют пустое место, а уже затем оно заполняется при помощи специальных штампов, когда дело передается на госхранение.

Перейдем от теории к практике, она более понятна и наглядна. Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными.

Обложка дела - образец оформления переписки

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА»

(ОАО «Горка»)

На 57 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения. При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки.

Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения . В качестве временных рамок будут выступать две даты - самого раннего документа и соответственно самого позднего. Если речь идет о личном деле сотрудника, то ситуация обстоит несколько иначе, даже при наличии более ранних документов, верхней крайней датой будет та, когда зарегистрирован приказ о приеме на работу, а нижней - когда зарегистрирован приказ об увольнении.

Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки. Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).

Все зависит от самого дела, его толщины, размера корешка, а также информации, которой вам будет достаточно для поиска и т.д. Используйте для оформления примерную форму, приведенную ниже:

Приказы о приеме на работу

Надеемся, что данного объема информации достаточно для того, чтобы вы на практике смогли оформить обложку дела правильно, в соответствии с имеющимися требованиями.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Формируется кадровой службой организации после издания .

Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона "Об основах государственной службы Российской Федерации" (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих.

Более того в нормативных актах, к примеру "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", упоминаются документы, "не вошедшие в состав личных дел", а также " , не имеющего личного дела". Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:
1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  • личное ;
  • копии документов об образовании;
  • рекомендации и характеристики;
  • медицинские справки;
  • выписка из приказа о приеме на работу;
  • выписки из протоколов об избрании на должность;
  • выписка из протокола об итогах конкурса на вакантную должность;
2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:
  • выписки (копии) из , и , переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.
3. Документы о прекращении трудового договора.

Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности.

Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы.

Документы личного дела подшиваются в папку - "дело". В соответствии с определением, закрепленном ГОСТ Р 51141-98: "ДЕЛО" - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Обложка "дела" оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования".

На заведенное на работника "дело" оформляется внутренняя опись документов.

Работники должны периодически быть ознакомлены с ведущимся на них личным делом (обычно один раз в год).



 

Возможно, будет полезно почитать: