Правильная и эффективная организация работы организация работы в офисе. Как руководителю успешно организовать работу сотрудников по должностным инструкциям

Инструкция

Изучите работу вверенного вам подразделения, ознакомьтесь с методами и технологиями, используемыми в работе, продумайте, как их можно . Разбейте весь процесс на технологические блоки, которые можно поручить выполнять разным группам людей. Определитесь с тем, что вы имеете на входе и что должны получить на выходе.

Познакомьтесь с сотрудниками своего подразделения поближе. Определите действительную степень и опыта каждого. Присмотритесь к их характеру и поведению, изучите психотипы. Зная это, вы сможете как поведет себя в разных ситуациях тот или иной сотрудник, какую работу можно ему поручить с тем, чтобы она была для него наиболее подходящей и соответствовала его психотипу. Составьте с учетом этого рабочие группы, в которых каждый будет дополнять своих коллег психологически, чтобы оптимизировать рабочие процессы.

Поговорите с каждым из своих сотрудников, объясните, как важен его труд и творческий подход в технологической цепочке, которую выполняет ваше подразделение. Расскажите о тех надеждах, которые вы возлагаете на него, обрисуйте перспективы. Ваши работники должны ощущать, что от них многое зависит, что они могут участвовать в обсуждениях, в которых принимаются окончательные решения. Это один из мощнейших стимулов для каждого сотрудника.

Ваша задача – объединить всех своих подчиненных в единый коллектив, чтобы у всех была зона своей ответственности, и любой ощущал важность выполняемой им задачи. Проводите регулярные планерки в подразделении, чтобы рабочий процесс обсуждался и труд каждого был на виду. В этом случае, сами коллеги не позволят кому-то из сотрудников работать плохо или некачественно.

Мотивируйте своих сотрудников и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда напрямую зависит от качества работы. Не тешьте самолюбие, поощряя льстецов, не заводите фаворитов. Это будет способствовать спокойной, рабочей обстановке в вашем отделе и самым положительным образом отразится на производительности труда.

Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.

Вам понадобится

  • - должностные инструкции.

Инструкция

Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.

Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.

Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.

Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.

Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.

Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.

Видео по теме

Руководитель является важной составной частью коллектива, он особый работник организации и выполняет несколько основных функций. Это планирование, организация, выработка мотивации и контроль. Коллектив только тогда достигнет свой цели, когда руководитель сможет правильно организовать свою работу.

Инструкция

Планирование заключается в нескольких вариантах. Планируйте свой рабочий график с учетом специфики организации. Как правило, рабочий не лимитирован. В течение дня проводятся встречи и заседания, разговоры по телефону и проверка документации, поездки на объекты и т.д. Временные затраты на каждый пункт рабочего дня должны соблюдаться согласно производственной необходимости.

Основу работы любой организации составляет планирование ее рабочего процесса. Для этого руководитель должен четко представлять миссию и функции предприятия, а также видеть конечный результат. Составьте план развития, распишите предполагаемые результаты по , кварталам и месяцам. План распределите между отделами или конкретными сотрудниками, в зависимости от величины организации.

Организуйте слаженное взаимодействие структурных подразделений. Для этого каждому отделу или цеху пропишите задачи, которые в совокупности приведут к желаемому результату. Донесите эти задачи до руководителей структурных отделений, распределите их по срокам и объемам.

Для того чтобы определенные вами задачи выполнялись точно по объемам и срокам, распишите мотивацию для сотрудников. Помимо оговоренной в трудовом контракте заработной платы, просчитайте систему дополнительных вознаграждений. Это могут быть ежемесячные или квартальные премии, льготные путевки в санатории и т.д. Систему мотивации держите под контролем, периодически она может меняться у каждого работника. Для этого поручите кадровой службе вести пометки в личных делах; если предприятие небольшое и отдельного отдела кадров нет, ведите учет мотивации самостоятельно.

Контроль над процессом выполнения выработанной вами стратегией осуществляйте совместно руководителями подразделений. Для этого введите систему , ежемесячных, еженедельных или ежеквартальных, в зависимости от специфики организации. На этих собраниях починенные отчитываются в выполнении плана, который вы составили. Озвучиваются причины невыполнения, перевыполнения, а также обсуждаются мероприятия, направленные на улучшения показателей эффективности предприятия. Учитывается не только рост прибыли, но и сокращение расходов.

Постоянно проводите анализ текущего состояния организации. Сравнивайте его с эталоном, который вы выработали в начале своей деятельности. Выявляйте сильные и слабые стороны, своевременно принимайте меры по увеличению эффективности деятельности своего предприятия. В настоящее время окружающий мир подвержен быстрым и радикальным переменам, и успешному руководителю нужно всегда быть в курсе событий.

Как правильно организовать бизнес и работу своих подчиненных, задача не из легких. Но, естественно, она решаема.

Грамотная организация работы подчиненных

Есть два основных направления для организации своего бизнеса. Один из них европейский, а другой японский. В первом случае начальным этапом будет создание должностей, ставок, определение размеров заработных плат и подбор работников. И только после этого, непосредственно, организация самого бизнеса. При японском подходе вначале необходимо вникнуть в сам процесс производства товара, а уже потом делать из этого выводы. Можно сравнить эти два подхода на примере отечественного и японского автопрома, вывод очевиден.

Есть несколько полезных правил, касающихся организации работы подчиненных в бизнесе. Нужно помнить, что человек, впервые пришедший работать на предприятие, толком не знает, как правильно выполнять поставленную перед ним задачу. Поэтому его необходимо снабдить четким планом действий и оговорить его возможности на рабочем месте.

Людей, пришедшие устраиваться на работу могут быть условно распределены на три основные категории. В первой категории находятся те, кто свои обязанности выполняют четко и в срок. Таким можно доверить самые ответственные поручения. К сожалению, таких обычно около 3 процентов. Во второй категории встречаются люди, которые всегда постараются делать все по-своему, нарушая, при этом все правила. К ним можно отнести человека, который заходит в магазин с «кучей» денег и при этом крадет с полки шоколадку за 20 рублей. Число таких составляет около 5 процентов.

Как известно, большинство людей посещают работу, только чтобы получить зарплату. Ответственный и хороший сотрудник, мыслящий не только сегодняшним днем, обычно мотивируется не в денежном эквиваленте, а посредством более высоких должностей, то есть карьерным ростом. Такие люди готовы полностью потратиться сегодня, но при этом выиграть вдвое больше завтра.

Человека можно удержать на одном месте или подтолкнуть к работе мотивируя его нематериальными способами. Так можно поступить, если в бизнесе дела идут не очень, а работник требует повышения зарплаты. Например, можно попросту изменить название его должности

Внедряя различные новшества, их нужно отдать тем сотрудникам, которым они точно понадобятся.

Делая выводы можно сказать, что грамотный сотрудник, получивший правильную инструкцию, и выполняющий свою работу правильно подобранными инструментами будет выполнять ее хорошо и в намеченный срок.

Что легче : тихо и прилежно выполнять порученную тебе работу, или руководить коллективом, организовывая процесс работы? Люди, которым не довелось побывать на руководящих должностях, уверены, что начальники ничего не делают, только командуют. На самом деле, копать "от забора и до обеда" сможет каждый, а вот организовать десять человек, чтобы они "копали" в правильном направлении, с заданной скоростью, и получили нужный конечный результат, способны далеко не все.

Лидерские качества даются человеку от природы, и таких лидеров в обществе много. Но важно уметь эффективно использовать свой потенциал, направляя энергию и способности в нужное русло. Чтобы стать успешным руководителем, нужно очень много: быть гибким и жестким одновременно, слушать и заставлять слушаться, доверять и проверять. Давайте остановимся на некоторых принципах успешного руководства коллективом.

Тирания или демократия?

Какой должен быть руководитель? Жестким, чтобы его все боялись, или "своим", чтобы подчиненные без стеснения опаздывали на и не торопились выполнять задания? Согласитесь, оба варианта - крайности, из которых нужно составить оптимальную "золотую середину". Лучше всего с самого начала поставить себя, как начальника строгого, разбаловать хорошим отношением всегда успеете.

Если Вы пришли в новый коллектив, которым собираетесь руководить, сразу доведите до сведения сотрудников, что главное Ваше требование - это качественное и своевременное выполнение порученной работы. Не бойтесь показаться недружелюбным на первых порах, Вы не дружить сюда пришли, и Вам отвечать за результаты работы коллектива. Когда сотрудники поймут, что ими руководит серьезный и амбициозный человек, они будут более добросовестно относится к своим обязанностям. К примеру, в организации по оказанию различных бухгалтерских услуг будет достаточно дать какую-либо слабину и вы сорвете выполнение заказов или будете сами их доделывать в торопях, естественно, в таких условиях ни о каком успешном предприятии говорить не приходится.

Только не забывайте , что человеческие качества никто не отменял. Повышать безосновательно голос, или не отпустить пораньше домой молодую маму к больному ребенку - такие поступки как раз не засчитаются Вам в "плюс", а скорее, создадут имидж тирана, которого просто перестанут уважать. Важно соблюдать баланс между строгим требованием результатов работы и мягким отношением к людям.

Поощрения и наказания

Моя хорошая знакомая - финансовый директор предприятия - при приеме на работу новых сотрудников ставит всего одно условие: "Если хочешь работать - я всегда помогу. Если не хочешь - уволю без объяснения причин." Действительно, люди приходят разные. Кто-то готов трудиться с желанием, и зарабатывать себе репутацию лучшего работника, а кто-то решил, что своим приходом он уже осчастливил предприятие. Если Вам доверили ответственный пост руководителя, научитесь отбрасывать сентиментальность, и увольнять недобросовестных работников.

А вот на похвалу и поощрения хороших специалистов не скупитесь! Если в Вашем распоряжении премирование работников, необходимо правильно распределить премии, чтобы работники почувствовали, что их труд оценен, и стремились удержать планку хорошего выполнения обязанностей. Не менее важно вовремя похвалить человека, отметив высокие результаты его стараний. Чувство собственной значимости в людях развито не менее сильно, чем любовь к материальным благам. Поэтому, не пренебрегайте этим простым способом повышения эффективности работы в коллективе - хвалите людей за их прилежный труд.

Процесс принятия решений

Как только человек становится начальником, он автоматически становится центром решения вопросов и проблем. Логично, если Вас назначили главным, значит, Вы знаете и умеете больше других. На самом деле, знать и уметь не обязательно, главное - принимать решения. Мне посчастливилось работать с одним руководителем, который блестяще управлял любым процессом: производственным, финансовым, техническим.

Он собирал специалистов на совещание, выслушивал их мнения, задавал вопросы, а потом принимал решение: "Делаем так, идем туда." И специалисты довольны, что их мнением дорожат, к ним прислушиваются, и решение принимается всегда взвешенное, обдуманное и профессиональное. А если Вы как руководитель боитесь доверять своим специалистам, то за что Вы им деньги платите? А если Вы не принимаете никакого решения, потому что сомневаетесь: "А вдруг ошибусь?", то какой Вы руководитель? Принимайте решения. Собственно, этого от Вас и ждут.

Доверяй, но проверяй

Хороший руководитель - не тот, кто все сделает сам, а тот, кто сможет правильно распределить обязанности, научить и проверить выполненную . Бывает, что задание поручается работнику, тот его выполняет по своему усмотрению, а потом руководитель кричит, что выполнено не так, и сам переделывает все заново. Не совершайте таких ошибок. Хотите конкретные параметры выполнения работы - объясните, покажите, и только потом проверяйте и предъявляйте претензии по поводу выполнения задания.

Если задача требует творческого подхода и проявления фантазии, то не бойтесь доверить ее сразу нескольким людям, пусть творят независимо друг от друга. Потом можно рассмотреть все варианты, и выбрать наиболее подходящий, или сделать "микс" идей и получить выдающийся результат. И еще важный момент поручения работы: всегда ставьте сроки выполнения. Причем, не забывайте, что реально работа будет делаться немножко дольше в силу обычного человеческого фактора. Но учитывайте тот же самый фактор при попытке поставить нереальные сроки. Самый популярный пример из жизни: "Когда надо сделать? Вчера. Но можно сегодня до конца дня - крайний срок." Будьте уверены, что как раз на следующий день работу сделают.

Командный дух

Хороший руководитель должен уметь не только организовать выполнение работы, но и создать так называемый "командный дух". Зачем он нужен? В коллективе людей всегда был, есть, и будет элемент соперничества. И хорошо, если человек пытается выделиться на общем фоне с помощью своих достижений и профессионализма. Но ни для кого не секрет, что мощным оружием против соперников являются сплетни, скандалы, "подсиживания". Пресекайте сразу и жестко подобные действия. Каждый человек в коллективе должен работать как необходимая часть одного большого организма. И Ваша задача - довести до сведения подчиненных, что цель у нас одна, и достигнув ее вместе, все от этого только выиграют. Не сторонитесь конфликтов в коллективе, решайте их, ведь они мешают эффективной работе.

Руководителем быть сложно. Но если все-таки Вам доверили такое ответственное дело, постарайтесь быть его достойным. Ведь при правильной организации процесса можно будет смело "снимать сливки" - пусть другие работают!

В бизнесе, где задействованы наемные работники, необходима грамотная , без которой невозможны нормальное .

Любая организация работы подчиненных включает обязательные составные элементы.

Толковому руководителю необходимо выработать навыки постановки задач, для чего, в свою очередь, нужно:

  • разработка последовательных объективных требований к деятельности компании в целом и выполнению должностных функций, обязанностей каждым сотрудником в отдельности;
  • правильное, рациональное распределение задач. Здесь должно соблюдаться требование соразмерности объема задачи реальных возможностей работника, а также степени сложности заданий и уровня профессионализма, знаний,
    квалификации сотрудника;
  • должны разрабатываться правила, форматы постановки целей, задач. Ведь от правильности постановки целей, задач, их понятности работнику напрямую зависит и скорость, качество их исполнения.
  • составление персональных планов действий (мероприятий) для сотрудников. Внутренние должностные инструкции, персональные трудовые обязанности тоже соотносятся с подобной деятельностью;
  • разработка форматов планирования. Общие планы для предприятий должны иметь определенную оптимальную форму, подходящую для эффективного руководства, функционирования компании;
  • согласование разработанных планов с подчиненными. Планы должны быть не только донесены до всех работников, но и согласованы с ними, потому ч то на практике бывают ситуации, когда руководитель не учел при их составлении определенных фактов, а работник может указать на них. Ведь именно ему в конечном итоге предстоит выполнять предусмотренные этим планом задачи.

Безусловно, одним из основных пунктов является подчиненных, который включает:

  • предметы (объекты) контроля, определяющие, что и когда в деятельности фирмы, подчиненных нужно контролировать;
  • форматы возможного контроля: текущий, итоговый;
  • способы доступной реализации контроля, помогающие реализовать методичность, последовательность в контроле;
  • проводимое периодически оценочное собеседование также является методом регулярной оценки деятельности, продвижения работников в его профессиональном развитии.

Еще один пункт, который содержит организация работы подчиненных , — обсуждение полученных результатов, среди них:

  • , по результатам контроля. Руководитель должен идти на прямой контакт с подчиненными, обсуждать с ними их достижения (как минусы, так и плюсы).

Положительные результаты должны обязательно поощряться. Отрицательные, если в них явно присутствует халатность, недобросовестность работника – должны наказываться;

  • руководитель должен уметь грамотно обсуждать со своими сотрудниками результаты их труда, деятельности компании в целом.

При этом недопустимы переход на личности, эмоциональное общение, повышение голоса, оскорбление, унижение достоинства подчиненных.

Все должно быть объяснено в вежливой, лаконичной, доступной форме. Если вы планируете наказать сотрудников за их нерадивость, то сделайте это с помощью материальных взысканий (штрафов).

Кроме того, организация работы подчиненных может включать делегирование полномочий сотрудникам (передачу части своих полномочий работникам). Так, например, промежуточная оценка деятельности, результативности работы может быть возложена на одного из подчиненных.

1. Поддерживайте хорошие отношения с подчиненными

Необходимо поддерживать хорошие отношения с подчиненными. Это не означает, что нужно идти на уступки или снижать требования, это означает регулярное общение с сотрудниками и создания взаимопонимания в действиях. Этому способствуют хорошие манеры и проявление уважения к подчинённым. Руководитель должен интересоваться, что беспокоит людей, с какими проблемами они сталкиваются, какова их точка зрения.

2. Грамотно отдавайте распоряжения в компании

Все распоряжения отдаваемые руководителем должны быть письменно зафиксированы и содержать достаточно полную информацию о том, что, когда и кем должно быть выполнено. Если распоряжение уже не актуально, то руководитель обязан быстро отменить его. Необходимо стремится к тому, чтобы распоряжения вовремя выполнялись и тогда легче будет добиться их исполнения в будущем.

3. Делегируйте работу подчиненным

Не нужно выполнять за подчинённых их работу. Необходимо следить за тем, чтобы сотрудники сами производили свои продукты и оказывали сами свои услуги. Каждый должен выполнять свои обязанности.

4. Повышайте ответственность сотрудников

Добивайтесь, чтобы подчиненные сами находили решения поставленных им задач. Если подчиненный приходит к руководителю с вопросом в отношении своей области деятельности, то руководителю необходимо требовать от него сначала собственных предложений, а потом уже самому, еслу нужно подключаться в работу. Никогда не берите на себя решения вопросов, которые были возложены на сотрудников. Добивайтесь того, чтобы он предлагал своё решение вопроса, которое вы можете вместе обсудить.
Если руководитель действует таким образом, то очень быстро растёт уровень ответственности подчиненых ему людей. Со временем подчиненные поймут, что вам на стол можно приносить, только предложения, а не проблемы.

5. Наличие должностной инструкции

Обратите внимание на наличие инструкций в вашей компании. Наличие инструкции позволяет снизить потери времени на выяснение вопросов возникающих у сотрудников. Правильно составленная инструкция выполняет часть работы руководителя.

6. Спланируйте работу и определите обязанности сотрудников

В данном случае “организовать” - это определить, какие функции должны быть выполнены, поручить кому-то эти функции и добиться их выполнения и хорошего взаимодействия с остальными сотрудниками. Для этого необходимо постоянно наблюдать, анализировать и разбираться в происходящем. Также важно, чтобы руководитель следил за тем какие сотрудники у него работают и как они справляются со своими задачами. Возможно, стоит внести изменения: поменять местами сотрудников или повысить кого-то, что вообщем тоже сказывается на организации процессов.

Руководителю необходимо разрабатывать как краткосрочные, так и долгосрочные планы, определяющие развитие подразделения или компании. Важно, чтобы эти документы были всегда в наличии и под рукой у руководителя.
Руководитель имеет право требовать, чтобы его подчиненные также составляли план работы на недели, а при необходимости и на больший промежуток времени. Наличие плана улучшит работу сотрудников и позволит руководителю отслеживать работу и её выполнение.

7. Регулярные короткие совещания помогут координации деятельности


По усмотрению руководителя либо ежедневно, либо еженедельно необходимо проводить собрания, на которых будут согласовываться планы подчиненных с общими планами работы подразделения. На таких совещаниях он получает отчеты о ходе выполнения задач планов, утверждает задачи планов подчиненных, дает оценку результатам деятельности, дает рекомендации и одобряет предлагаемые решения.
Координацию деятельности желательно проводить постоянно и в одно и тоже время, это дисциплинирует и способствует выполнению, поставленных задач.

8. Обучайте и обучайтесь!

Руководитель должен тратить время на обучение своё и своих сотрудников. Для этого он должен иметь собственный долгосрочный план повышения компетентности и план по обучению для каждого из подчиненных.



 

Возможно, будет полезно почитать: