Угрозы электронный документооборот в системе мвд чечни. Примерные вопросы для самоконтроля

Основание проведения работГосударственный контракт
Между МВД России и ОАО «Ордена трудового красного знамени научноисследовательского института автоматической аппаратуры им. академика
В.С. Семенихина» (ОАО «НИИАА») заключен государственный контракт 1392014/ИСОД от 10.09.2014 на выполнение опытно-конструкторской работы
«Создание Единой системы информационно-аналитического обеспечения
деятельности Министерства внутренних дел Российской Федерации» (ИСОД
МВД).
С целью выполнения работ по развертыванию опытного образца ИСОД МВД
в территориальных подразделениях МВД России главным исполнителем
контракта ОАО «НИИ АА» привлечен соисполнитель ООО «ЭйТи Консалтинг».

Цель проекта и основные этапы ОКР «Создание ИСОД» МВД России

Цель проекта
Повысить качество информационного сопровождения повседневной и оперативнослужебной деятельности должностных лиц органов внутренних дел Российской
Федерации за счет развития существующих и внедрения новых технических
решений с использованием современных информационных технологий.
Основные этапы по контракту:
разработка технического задания на создание ИСОД МВД России;
разработка технического проекта ИСОД МВД России;
разработка рабочей конструкторской документации на ИСОД МВД России;
изготовление опытного образца ИСОД МВД России;
тиражирование сервисов ИСОД МВД России в субъектах Российской Федерации
(45 и 85 субъектов в зависимости от назначения сервиса ИСОД МВД России);
проведение предварительных и государственных испытаний опытного образца
ИСОД МВД России в соответствии с ГОСТ.

Содержание работ ОКР «Создание ИСОД» МВД России

В результате выполнения ОКР создается образец «Единой системы
информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России» в
составе:
Интегрированная мультисервисная телекоммуникационная сеть (ИМТС);
Система централизованной обработки данных (ЦОД и ПТК);
Прикладные сервисы обеспечения повседневной деятельности
подразделений МВД РФ (Повседневные сервисы ИСОД);
Прикладные сервисы обеспечения оперативно-служебной деятельности
подразделений МВД РФ (Служебные сервисы ИСОД);
Подсистема поддержки взаимодействия подразделений МВД РФ с
населением, а так же межведомственного взаимодействия;
Подсистема обеспечения информационной безопасности (ПОИБ).

Состав сервисов ИСОД МВД России

Состав повседневных сервисов ИСОД

Прикладные сервисы обеспечения повседневной
деятельности подразделений МВД России включают:
СЭД – Сервис электронного документооборота;
СЭП – Сервис электронной почты;
ВИСП – Ведомственный информационно-справочный портал;
СВКС-М – Система видеоконференцсвязи МВД России.
Прикладные сервисы обеспечения повседневной деятельности подразделений
МВД РФ должны быть внедрены в 85 субъектах РФ.

Состав служебных сервисов ИСОД

Прикладные сервисы обеспечения оперативно-служебной деятельности
подразделений МВД РФ включают:
Следопыт-М - Информационно-поисковый сервис;
СООП - Сервис обеспечения охраны общественного порядка;
СОДЧ - Сервис обеспечения деятельности дежурных частей;
СОМТО - Сервис обеспечения деятельности подразделений материальнотехнического обеспечения МВД РФ;
ФИС ГИБДД-М - Федеральная информационная система ГИБДД МВД РФ;
СОЭБ - Сервис обеспечения экономической безопасности;
СОДИ - Сервис НЦБ Интерпола;
ЕАИС ЭКП - Сервис экспертно-криминалистической деятельности;
СУОГЗ - Сервис обеспечения государственной защиты лиц;
СОПС - Сервис оформления проезда сотрудников;
СОПД ГУСБ - Сервис ГУ Собственной безопасности МВД;
МОСТ - Сервис статистической отчетности МВД РФ;
ЦИАДИС-МВД - Банк отпечатков пальцев
Прикладные сервисы обеспечения повседневной деятельности подразделений МВД РФ
должны быть внедрены (пользователи применяют) в 45 субъектах РФ. Состав и кол-во
субъектов уточняется на этапе технического проектирования.

Подсистема взаимодействия с населением

Подсистема поддержки взаимодействия с населением, а так же
межведомственного взаимодействия с целью предоставления
государственных услуг, включает:
СПГУ - Сервис предоставления государственных услуг;
СЦУО - Система централизованного учета оружия;
Ретроспектива - Единый банк данных архивной информации;
Модернизация ИБД - Интегрированный банк данных.
Основные требования:
Внедрить систему эл.очередей в подразделениях МВД (где закуплено оборудование)
Внедрить СПГУ в 85 субъектах РФ
Предложить пути оптимизации и совершенствования оказания государственных услуг

Активности территориальных подразделений МВД

Ближайшие шаги внедрения
Назначить ответственных сотрудников за внедрение сервисов по
направлениям в территориальном органе МВД России регионального
уровня;
Определить состав рабочих мест, на которых будут разворачиваться
сервисы;
Обеспечить подключение рабочих мест пользователей к ИМТС;
Обеспечить рабочие места пользователей необходимым
оборудованием;
Обеспечить получение пользователями Электронных подписей.

Подход к внедрению сервисов

Максимальная автоматизация процесса
ВИСП – витрина сервисов, с автоматической установкой
клиентской части ПО
Дистанционное обучение
Набор обучающих материалов, включая инструкции
пользователей, демонстрационные ролики,
эксплуатационная документация
Поддержка внедрения в каждом регионе
Консультанты во всех 85 регионах России проводят
внедрение, демонстрации, обучение пользователей

План внедрения сервисов ИСОД

Верхнеуровневый план внедрения сервисов ИСОД:
Ознакомиться с сервисами, предлагаемыми к внедрению
(витрина сервисов);
По результатам ознакомления зафиксировать в протоколе
первичного инструктажа выполненные активности;
Предоставить в Единый центр эксплуатации анкеты на заведение
новых пользователей;
Настроить подключаемые сервисы на рабочих местах
пользователей;
Провести консультирование пользователей;
Наметить дальнейшие шаги внедрения.

Практика

"Делопроизводство и режим секретности"

Тема 1. Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о полиции».

2. Вопросы общего, кадрового делопроизводства и делопроизводства по обращениям граждан в «Законе о службе в органах внутренних дел».

Источники:

1. Федеральный закон от 07.02.2011 N 3-ФЗ «О полиции».

2. Федеральный закон от 30 ноября 2011 г. N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

3. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

Тема 2. Организация документооборота в органах внутренних дел

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие документооборота. Входящие и исходящие документы. Традиционный и электронный документооборот.

2. Регистрационные формы в документообороте.

3. Виды почтовых отправлений.

1. Составить оперограмму движения в УМВД одного из документов (по выбору).

2. Заполнить журнал входящих документов (два-три примера), включая поступления с отметкой «лично», поступление с несколькими документами и поступление с испорченным конвертом.

3. Заполнить журнал исходящих документов (два-три примера).

4. Заполнить страницу разносной книги (два-три примера).

5. Отправить заказное письмо однокурснику и проследить его движение по трек-коду.

Тема 3. Организация электронного документооборота в системе МВД России

Вопросы для обсуждения:

1. Цели, задачи и средства их достижения при введении системы электронного документооборота (СЭД) в МВД.

2. Предоставление госуслуг в МВД в электронном виде.

3. Понятие электронной цифровой подписи.

4. Документы в системе федеральных органов исполнительной власти, создающиеся в электронной форме.

Источники и литература:

1. Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

3. Федеральный закон от 28 июня 2014 г. N 184-ФЗ "О внесении изменений в статьи 14 и 17 Федерального закона "Об электронной подписи"".

4. Приказ МВД РФ от 10 апреля 2017 г. N 191 «О порядке эксплуатации унифицированной внутриведомственной информационной системы по обработке электронных заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных услуг».

5. Приказ МВД РФ от 20 октября 2011 г. N 1090 "Вопросы информационно-правового обеспечения деятельности органов внутренних дел Российской

Федерации и внутренних войск МВД России".

6. Приказ МВД РФ от 11 января 2016 г. N 1 «Вопросы эксплуатации программного обеспечения для реализации Сервиса обеспечения охраны общественного порядка».

7. Приказ Федерального архивного агентства от 29 апреля 2011 г. № 32 “Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности”.

8. Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации».

9. Янковский С. С. Организация электронного документооборота в системе МВД России // http://www.mvd.informost.ru/2006/st/st11.php.

Дополнительные материалы:

Организация электронного документооборота в системе МВД России

Янковский Сергей Станиславович , заместитель начальника отдела информационно-технического обеспечения Бюро по защите государственной тайны МВД России,
майор милиции

Управление делами Административного департамента МВД России организует, координирует и контролирует документационное обеспечение деятельности министра внутренних дел Российской Федерации и руководства МВД России с применением современных информационных технологий и программно-технических комплексов для подготовки и обработки документов. Возрастающий поток документооборота и постоянное усложнение автоматизированных систем влечет за собой совершенствование программного и аппаратного обеспечения управления. Ранее эксплуатировавшаяся система учета корреспонденции «Секретариат», введенная в действие в 1993 г., перестала удовлетворять предъявляемым требованиям. Установленное программное обеспечение позволяло хранить только учетные данные документов, не предусматривая хранения содержания (текста) документа и не было предназначено для организации электронного документооборота с соответствующей маршрутизацией движения документов в организации в зависимости от этапов их обработки. С учетом всего изложенного для более полного и качественного решения вопроса по организации учета входящей и исходящей корреспонденции, ее подготовки и контроля в Управлении делами Административного департамента МВД России была создана и проходит опытную эксплуатацию автоматизированная система электронного документооборота (далее – Система).

Целями создания Системы являлись:

Внедрение информационных технологий для рационализации и оптимизации процессов обработки документов в делопроизводстве (документационном обеспечении департамента);

формирование единого архива электронных документов и электронных образов документов центрального аппарата МВД России;

обеспечение контроля исполнения и движения документов на различных уровнях организационной структуры;
сокращение времени поиска документов за счет предоставления сотрудникам средств атрибутивного и полнотекстового поиска в базе данных документов;

Сокращение временных затрат на согласование документов внутри центрального аппарата МВД России за счет обеспечения возможности использования унифицированных электронных шаблонов для наиболее употребляемых в Системе видов документов и эффективной организации процесса согласования электронных документов посредством использования функционала Системы и локальной вычислительной сети;

Сокращение затрат на подготовку установленной делопроизводственной отчетности за заданные периоды времени;

Исключение необходимости дублирования бумажных документов при их рассылке за счет автоматизированной рассылки уведомлений об издании обрабатываемых Системой электронных документов;
снижение объема бумажного документооборота и соответствующих затрат за счет внедрения безбумажных технологий.

Результатом стало создание принципиально новой Системы, не являющейся автоматизацией бумажного документооборота, а представляющей собой систему документационного обеспечения управления, служащую тем же целям, что и система бумажного делопроизводства, но в основе которой лежит работа с электронными документами.

Современный уровень развития информационных технологий позволил обеспечить выполнение электронными документами абсолютно всех функций, которые в традиционном документообороте выполняли бумажные документы. Он также позволил организовать работу с электронными документами таким образом, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, прозрачность управленческих процессов, реализовать регламенты обработки, хранения и уничтожения документов, а также самые высокие требования к гарантированию сохранности и неизменяемости документов и предотвращению несанкционированного доступа к ним.

Также одним из основных требований остается организация порядка работы с документами ограниченного распространения, в связи с этим в Системе заложено выполнение следующих основных задач: гарантирование сохранности и неизменности документа, исключение несанкционированного доступа, а также возможности утечки закрытой информации. Все это было обеспечено следующими основными средствами:

Аутентификация пользователя – введением пользователем имени и пароля для получения доступа к документам;
авторизация доступа (контроль доступа) – определяет, кто из пользователей и какие документы может просматривать. Система присваивает авторизацию на уровне объектов (документов, папок, хранилищ) посредством списков контроля доступа, которые автоматически применяются к объектам при их создании;

мандатный контроль доступа – метод, обеспечивающий гибкость в предоставлении привилегий доступа на основании принадлежности к группам, которые могут предоставлять любую контекстную информацию, такую как роль, местоположение, средства доступа или IP-адрес пользователя или другие критерии, проверяемые системой;

цифровое уничтожение содержания, хранящегося в файловых системах, а также в адресуемом хранилище содержания посредством многократной перезаписи в место бывшего хранения данных для гарантированной невозможности восстановления данных даже путем анализа остаточного магнетизма;

Электронные подписи – путем создания электронной записи, содержащей информацию о дате, времени, имени и пароле подписавшего лица, а также обоснование подписи и связанной с документом и хранящейся в составе журнала аудита;

Контроль печати – обеспечение контроля печати документа из хранилища с ведением журнала записей о том, кто и когда произвел вывод документа на печать, а также давать права доступа к печати документа только авторизованным пользователям с определенными привилегиями.

Весь проект системы реализован на программной платформе EMC Documentum, обеспечивающей горизонтальный набор технологий управления содержанием. Платформа автоматизирует процессы рассмотрения, согласования и утверждения для любого элемента содержания в соответствии с предопределенными пользователем бизнес-правилами – эта возможность обеспечивается функционалом workflow и управления жизненными циклами.

Использование EMC Documentum позволило в полной мере реализовать заложенный в проекте Системы потенциал и получить в конечном итоге функциональный продукт, решающий задачи документационного обеспечения как Административного департамента, так и всего центрального аппарата МВД России в целом в условиях электронного документооборота (Рис. 1). Кроме того, Система также имеет возможность интеграции с промышленными системами хранения и массового ввода, что позволят обеспечить ввод и хранение больших объемов документов.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2017-10-12

Учебные вопросы:

1. Понятие документооборота, основные положения и требования к организации документооборота в органах внутренних дел.

2. Получение и обработка входящих документов в органах внутренних дел.

3. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов, тиражирование документов.

4. Особенности работы с правовыми актами.

5. Осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением документов, субъекты и методы его реализации.

6. Номенклатура дел.

7. Экспертиза ценности документов.

8. Архивное хранение документов.

Литература:

1. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2014 г. № 615: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Бондарь, А. Регистрация документов – первый шаг к наведению порядка в документообороте / А.Бондарь // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2014. – № 4. – С. 142-147.

Движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов называется документооборот.

Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Рассматривая документооборот необходимо назвать потоки документов, из которых он формируется:

– входящий (поступившие в орган);

– исходящих (отправленные из органа);

– внутренних (не выходящие за пределы органа).

Контроль за своевременным и качественным исполнением документов является одной из функций управления. Основными видами контроля является:

– промежуточный – осуществляется, как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

– заключительный – осуществляется по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений, о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки их результатов.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Рассматривая вопрос, касающийся работы с входящими документами необходимо определить основные типы поступающих в орган документов, остановится на том, кто осуществляет их прием и ответить на вопрос – что собой представляет регистрация документа?

Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. – в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них специальных пометок: «Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)», «Лично», «Срочно», «Оперативно», и другие, а также отсутствие повреждений. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, прошедшая первичную обработку передается на регистрацию. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.

По своей сути регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп «К вх. № _____» с указанием года регистрации.

После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

Рассматривая вопрос работы с исходящими документами следует помнить, что документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел (или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью – на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России.

Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Отвечая на четвертый вопрос нужно помнить, что подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет). Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется «л/с». Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов. Рассылать подлинники запрещается. Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.

На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ. Журнал учета несекретных правовых актов, в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения-разработчика правового акта.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.

Контроль, за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшом органе – ответственное лицо – секретарь.

Различают два срока исполнения документа – типовой (устанавливается нормативным правовым актом) и индивидуальный (установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией).Следует заметить, что по срокам исполнениявыделяют срочные документы, требующие исполнения в определённый срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

Документы (поручения) подлежат исполнению:

1. в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то – до последнего дня месяца);

2. в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

3. в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;

4. в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения поручений включает следующие мероприятия:

Ø Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек.

Ø Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

Ø Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководству.

Ø Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима – в структурных подразделениях органов внутренних дел.

На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль», заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. Затем подлежащие контролю документы вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляются в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные – немедленно.

Документы, подлежащие контролю, учитываются в контрольной картотеке или базе данных. Так же возможен учет с помощью выставления контрольных карточек хода выполнения поручения, которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Выставление контрольной карточки – исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

Промежуточный – за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

Заключительный – по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

Освещая вопрос, касающийся номенклатуры дел необходимо сказать, что номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска. Другими словами после исполнения документы определенное время хранятся в органе. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел – это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в четвертом квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением спецфондов, после чего утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

1) предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

2) виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

3) адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.

Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

Переходя к вопросу экспертиза ценности нужно понимать что экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное.

Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий, которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов – в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

Архивное хранение документов в органах внутренних дел осуществляют архивы на местах и подразделения спецфондов. Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел – источников комплектования:

1) законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

2) личные дела сотрудников;

3) пенсионные дела;

4) лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

5) прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

6) дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Площадь, выделяемая для хранения документов, определяется исходя из имеющегося количества архивных документов и необходимости обеспечения приема документов, подлежащих хранению в течение 5 лет. Архивохранилища отделяются от соседних помещений стенами и перекрытиями из негорючих материалов. Совмещение архивохранилищ и рабочих помещений любого другого назначения, в том числе рабочих комнат сотрудников, не допускается.

Внутренняя отделка архивохранилищ производится с использованием негорючих материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Эти требования предъявляются к материалам, применяемым при изготовлении оборудования архивохранилищ и средств хранения документов.

Окна помещений, расположение которых допускает возможность проникновения в них посторонних лиц, оборудуются распашными металлическими решетками. Решетки запираются изнутри на замок и опечатываются личной печатью сотрудника, ответственного за помещение. Двери помещений должны быть металлическими или обиты металлическим листом и иметь прочные запоры с замками повышенной секретности, а также устройства для опечатывания дверей.

Архивохранилища запрещается размещать в помещениях с газовыми, водопроводными, канализационными и другими магистральными трубопроводами. Проводка труб немагистрального характера допускается только при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, полностью исключающих возможность проникновения выбросов из них в архивохранилище.

Помещения архивохранилищ в обязательном порядке оборудуются охранной сигнализацией, связанной с дежурной частью или подразделением комендантской охраны административного здания.

Архивохранилища рекомендуется располагать окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается при условии применения на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи. Освещение архивохранилищ прямым солнечным светом запрещается. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте в папках, коробках и сейфах. Защита документов от воздействия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

Помещения архивохранилищ оборудуются автоматической пожарной сигнализацией с выводом на пульт дежурного по органу внутренних дел. Архивохранилища должны иметь не менее двух выходов, один из которых является эвакуационным. В архивохранилищах площадью до 70 кв.м допускается иметь один выход.

Примерные вопросы для самоконтроля:

1. Организация работы с документами в ОВД.

2. Основные принципы работы с документами.

3. Виды документопотоков.

4. Основные стадии документооборота и их характеристика.

5. Основные группы документов: входящие, исходящие, внутренние.

6. Регистрация и учёт документов в ОВД.

7. Организация работы с входящими документами (первичное, предварительное рассмотрение, регистрация, исполнение, подшивка в дело и т.д.).

8. Формы регистрации входящих документов.

9. Организация работы с исходящими документами.

10. Виды и способы передачи документов

11. Контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

12. Субъекты контроля и методы его реализации.

13. Каковы основные критерии оценки документов.

14. Задачи и функции экспертных комиссий.

15. Проведения экспертизы ценности документов.

16. Порядок и способы уничтожения документов.

17. Порядок оформления дел.

Задания для самостоятельной работы:

1. Законспектировать основные положения, касающиеся приема и регистрации документов, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

2. Законспектировать основные положения, касающиеся процесса формирования дел, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Алгоритм работы с входящей корреспонденцией в отделе полиции.

2. Алгоритм работы с внутренней корреспонденцией в отделе полиции.

3. Регистрационные формы документооборота: журнал, карточка, электронная форма.

4. Институт регистрации документа – исторический экскурс развития.

5. Осуществление работы с письменными и устными обращениями граждан.

1. История архивного дела в России.

2. Руководитель органа внутренних дел – основной субъект контроля.

3. Контроль исполнения документов и распоряжений с помощью контрольных карточек.

4. Основные правила оформления дел в органах внутренних дел.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание № 1

При проведении семинарского занятия преподаватель задал курсантам следующие вопросы: что такое номенклатура дел?; какие задачи ставятся при проведении экспертизы ценности документов? При ответе на первый вопрос курсант Фортов предположил, что номенклатура дел это список документов в которые могут поступать в организацию, составленный в алфавитном порядке на срок пять лет, отметив при этом, что номенклатура не может превышать по объему 250 листов. Курсант Пашков при ответе на второй вопрос пояснил, что при проведении экспертизы ценности документов решаются следующие задачи – насколько документ представляет историческую или практическую ценность, определяется количество лишних документов, которые зря занимают место в архиве, решаются вопросы о досрочном списании не востребованных сотрудниками документов, а также отметил, что экспертная комиссия состоит не менее чем из трех человек.

Проанализируйте данные ответы. Определите для себя, что в ответах данных курсантами определено, верно, а что нет? Подготовьте свои варианты ответа на поставленные вопросы.

Задание № 2

Старший лейтенант полиции А.В. Красильникова занималась оформлением в конце текущего года несекретного номенклатурного дела. Приступив к работе, она нанесла на обложку дела пометку «Том № 1», название и номер дела, но так как ей нужно было сшить еще четыре дела, то этому она присвоила этому делу № 1. Сшила дело в четыре прокола и поместила в него 72 документа. Посчитав количество листов, она выяснила, что общим объемом дело получилось в 270 листов, в том числе включая приложение к документу № 56 в сброшюрованном виде на 20 листах. Пронумеровав листы дела карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. Составила опись документов дела и расписалась за ее составление. При нумерации листов дела выяснилось, что на документе № 10 отсутствует отметка о списании документа в номенклатурное дело, она добавила отметку о списании и заверила ее своей подписью. В качестве даты окончания дела она поставила день, когда закончила с делом все оформительские операции.

Задание № 3

На заседании экспертной комиссии спец.фонда ГУ МВД России по Алтайскому краю при рассмотрении вопроса об уничтожении документов между экспертами подполковником полиции А.В. Метовкиным и майором полиции Е.М. Фортушевым возник спор. Среди документов, предлагаемых к уничтожению, были личные дела сотрудников– старшины милиции К., капитана милиции Р., которые поступили на службу еще в НКВД СССР в 1939 году и уволились на пенсию 1965 году, личные дела давно завершены и переданы в архив. Суть спора заключалась в том, что Е.М. Фортушев предлагал списать данные дела на уничтожение, мотивируя это тем, что срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет, А.В. Метовкин был с ним не согласен, утверждая, что согласно пункта 499 приказа МВД запрещается выделение к уничтожению документов, образовавшихся до 1946 года, к тому-же Метовкин обратил внимание на то, что данные сотрудники ветераны Великой Отечественной войны, но Е.М. Фортушев активно отстаивал свою правоту.

Разработка использующейся в МВД СЭД началась в 2010 г.

2012: Уголовное дело и старт промышленной эксплуатации

В марте 2012 г. МВД сообщала об обнаруженных нарушениях при закупке на выполнение этих работ и возбуждении уголовного дела. Сообщалось, в частности, что ведомство закупило значительно больше ПО (500 тыс. лицензий), чем ему тогда реально требовалось.

В промышленную эксплуатацию система была введена осенью 2012 г., говорится в документе, опубликованном ГЦСиЗИ МВД.

2013

Старт нового СЭД-проекта

В октябре 2013 г. в МВД стартовал новый проект по созданию СЭД, которая должна автоматизировать подготовку, обработку, хранение и использование документов в подразделениях центрального аппарата МВД и его территориальных органах, отвечающих за делопроизводство.

Впоследствии МВД планирует автоматизировать процессы документооборота во всех органах внутренних дел, в связи с чем одним из требований к создаваемой в рамках нового проекта СЭД указана ее масштабируемость: система должна быть спроектирована таким образом, чтобы обеспечить необходимое быстродействие при одновременной работе в ней не менее 1 млн пользователей, из которых не менее 50 тыс. - сотрудники делопроизводственных подразделений.

Подробности о системе

23 декабря 2013 г. Главный центр связи и защиты информации МВД (ГЦСиЗИ МВД) опубликовал данные о СЭД ведомства, которое в майском отчете Минкомсвязи числилось одним из отстающих среди федеральных органов исполнительной власти по использованию электронного документооборота.

В системе обрабатываются входящие и исходящие документы, обращения граждан, поступающие, в том числе, через правоохранительный портал и портал госуслуг, приказы МВД. Также она содержит реестр отправки документов, приказов и разносную книгу. В общей сложности в системе реализовано 20 отчетных форм.

Базовым элементом СЭД МВД является программно-технический комплекс федерального уровня, а его функциональные возможности используются в подразделениях органов внутренних дел в соответствии с архитектурой «Клиент-сервер: тонкий клиент».

Сервер управления базами данных системы использует СУБД Oracle Database 10g и работает под управлением ОС Red Hat Enterprise Linux Server . На базе последней работают также сервер приложения, индексный сервер и сервер специализированного ПО.

2015: Закупка оргтехники на полмиллиарда рублей

В конце апреля 2015 года МВД объявило аукцион на поставку оргтехники для системы электронного документооборота. Начальная цена закупки составляет более 523,5 млн руб., а поставить весь объем товара, предусмотренного контрактом, требуется до 1 марта 2016 года.

За указанную сумму ведомство рассчитывает закупить 10,235 тыс. сканеров штрих-кода и 5,094 тыс. принтеров штрих-кода, 9,546 тыс. малых настольных потоковых сканеров и 395 больших потоковых сканеров.

Из документации к закупке следует, что техника должна быть поставлена в Центральное окружное управление материально-технического снабжения МВД, базирующееся в Москве, а также в аналогичные окружные управления на Дальнем Востоке, в Приволжском, Уральском, Сибирском, Северо-Западном и Северо-Кавказском округах. Часть техники будет также поставлена в Центральную объединенную базу хранения ресурсов МВД в Балашихинском районе.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.

реферат , добавлен 11.12.2010

Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016

Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.

презентация , добавлен 16.10.2015

Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012

Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.

курсовая работа , добавлен 25.01.2015

Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

курсовая работа , добавлен 09.12.2012

Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.

курсовая работа , добавлен 23.11.2014

Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.

Возможно, будет полезно почитать: