Документы регламентирующие должностные обязанности. Должностная инструкция: назначение и структура. Что придает должностной инструкции юридическую силу

Доклад на тему:

«Должностная инструкция и личностная спецификация: назначение и структура»

Должностная инструкция: назначение и структура

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются все основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

На этом этапе следует отметить, что в отличие от обычного Интернета, где продвигаются общие форматы метаданных, интернет-архивы используют свои собственные комплекты метаданных, которые наилучшим образом отвечают их потребностям. В дополнение к метаданным, идентификаторы цифровых объектов играют ключевую роль в обеспечении уникальной идентификации и нахождения встроенной работы.

Учреждения и проекты поддержки открытого доступа

Организация, чье имя в чешском переводе является инициативой открытых архивов, является компанией, которая в значительной степени поддерживает разработку интернет-архивов и, в качестве приоритетного, обмен информацией между ними. Появление организации было вызвано значительной неудовлетворенностью ученых, которые больше не желали принимать препятствия на пути публикации информации, в частности о большой задержке в написании и публикации научных статей, а также о финансовых трудностях в получении статей из специализированных журналов.

Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществлении организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности должностных лиц (работников соответствующих категорий) предприятия, что, в свою очередь, позволяет нам обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную. Следует отметить, что такая регламентация направлена на:

Вся услуга, конечно же, доступна в свободном режиме. Он состоит из ряда очень важных национальных и международных организаций, занимающихся открытым доступом и, прежде всего, открытыми хранилищами. Цель ассоциации - повысить качество услуг, предоставляемых репозиториями, популяризировать хранилища между пользователями и авторами, а также содействовать международному сотрудничеству, взаимодействию и стандартизации. Для решения этих проблем в рамках ассоциации уже созданы три рабочие группы.

Целью этого альянса является поддержка открытого доступа посредством обмена информацией, создания стандартов и новых функциональных моделей. Ежегодно Ассоциация организует международную конференцию по этому вопросу. Основные области, представляющие интерес, включают проблемы с открытым доступом, репозитории, а также защиту цифрового контента или тернистые проблемы с авторским правом. Цель организации - согласовать все области в направлении открытой научной модели коммуникации, которая принесет пользу всем заинтересованным сторонам.

Рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами (категориями работников) предприятия;

Обеспечение, по возможности, равномерной загрузки работников предприятия;

Оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности.

Цель всего проекта - создать качественную инфраструктуру для разработки цифровых архивов. Кроме того, работает поисковый портал, содержащий более 3, 5 миллионов документов из 295 открытых хранилищ из 38 стран. Как и в других случаях, участвующие архивы регистрируются в самой системе.

В рамках проекта есть зарегистрированные организации, которые позволяют авторам предварительно автоархивировать или опубликовать их на бесплатной основе в цифровых репозиториях. Доступность документа значительно возрастает. Очень часто автор помещает работу в институциональный репозиторий.

В свою очередь, работники предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, а в случае нарушения их положений - нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.

В дополнение к списку издателей и их включению в соответствующую группу пользователи могут искать конкретный журнал и проверять возможность архивирования своих статей. Он ориентирован на поставщиков исследовательских грантов. Ряд таких учреждений, будь то фонды, грантовые агентства или государственные органы, требуют, чтобы финансирование было напрямую доступно из открытых проектов в поддерживаемых проектах. Даже эти учреждения могут быть финансово поддержаны публикацией открытого доступа.

Проект Джульетты регулярно обновляет их. В области поддержки открытого доступа в настоящее время существует ряд других очень интересных проектов. Не все документы являются полными текстами, но большинство из них являются бесплатными для пользователя. Именно сотрудничество этих подбатарей и других компонентов делает систему очень сложным инструментом для доступа к материалам из экономических наук. Кроме того, система предоставляет специальные службы, которые сосредоточены, например, только на доступ к определенному типу документа, службам рассылки с заголовками, находящимися в настоящее время в базе данных, или статистическому модулю данных об использовании услуги.

Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение должностной инструкции заключается, во-первых, в обучении вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (рабочие места) (обучающая, или тренинговая, функция). Во-вторых, должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знаний (контрольная функция).

Сеть исследований социальных наук

Эта услуга является шлюзом для информационных ресурсов для социальных наук. Еще больше ручек материалов доступно в виде тезисов. В проекте задействовано несколько крупных учреждений. Вот почему некоторые материалы, содержащиеся в системе, также написаны на чешском языке. Услуга полностью работает на основе открытого доступа.

Интернет-архив, созданный Университетом Саутгемптона, приносит материалы из области познавательных наук. Операция системы устанавливается на том же основании, что и в предыдущих случаях. Полнотекстовый поиск и сканирование доступны бесплатно. Если автор хочет опубликовать сообщение в системе, он должен зарегистрироваться, а также другие интернет-архивы.

Наконец, в-третьих, имеющиеся в распоряжении предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения (например, при изменении содержания работы того или иного должностного лица), а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).

Библиотека технических отчетов по компьютерным наукам - это цифровая библиотека компьютерных материалов. Система является важным членом Инициативы открытого архива. Географический охват системы включает регионы Северной Америки, Европы и Азии. Система является специфической в создании электронных журналов бесплатно. Архимеды архивируются самими издателями.

Названия должны соответствовать определенным качественным требованиям и должны быть тематически ориентированы на биологические науки. Для каждого заглавия есть другая ретроспектива, и есть моменты, когда статьи доступны бесплатно только через определенный промежуток времени. Таким образом, система объединяет набор библиографических записей с несколькими миллионами полнотекстовых документов. Издательства, специализирующиеся на публикации журналов с открытым доступом, также находятся на переднем крае.

Иными словами, самое важное в должностных инструкциях - то, что они играют огромную роль в процессе организации труда работников, в рациональном использовании трудовых ресурсов, в структурных внутрипроизводственных связях, в поддержании трудовой дисциплины.

Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы:

Публичная библиотека

Вообще говоря, их число растет, и свободно распространяемые журналы все чаще предлагаются крупными издателями. В настоящее время существует 258 рассмотренных серий, с заботой о их высоком качестве. Публичная библиотека наук является некоммерческой организацией, которая стремится изменить принципы публикации в направлении открытого доступа. Он является издателем семи высококачественных журналов в области естественных наук. Для пользователей статьи из этих журналов бесплатны, поскольку расходы, связанные с публикацией статей, покрываются самими авторами.

Устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ;

Установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;

Объективно и беспристрастно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо (при повышении квалификационных разрядов, при зачислении в кадровый резерв, при решении вопроса о соответствии занимаемой должности и т.д.);

Реестр интернет-архивов и хранилищ

Существует множество статистических данных, данных цитирования и ссылок на социальные сети, которые в настоящее время пользуются большой популярностью. Услуга также открыта для всестороннего сотрудничества со многими другими учреждениями, занимающимися вопросами открытого доступа. Службы, работающие под открытым доступом, регистрируются в реестре репозиториев открытого доступа. Отдельные архивы регистрируются в самой системе. Затем пользователь имеет возможность очень сложного поиска во включенных источниках информации.

Разграничить ответственность сотрудников за выполняемую работу, применять дисциплинарные взыскания за невыполнение (ненадлежащее выполнение) трудовых обязанностей только при наличии достаточных оснований, вытекающих из должностной инструкции.

В конечном счете все это благоприятно влияет на результаты работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.

Рейтинг сети мировых репозиториев

Например, вы можете выбрать тип услуги, которую вы предоставляете, или ваше географическое местоположение. Конечно, можно искать по имени системы. Директорию репозиториев открытого доступа управляет традиционный Британский университет Ноттингема. У интернет-репозиториев уже есть свой рейтинг. Он представляет собой крупнейшее научное учреждение в стране. Сама ранжировка делится на две части. Один из них посвящен институциональным репозиториям, второй - глобальным хранилищам. Отдельные архивы оцениваются по нескольким критериям, включая качество содержащихся материалов или видимость хранилища в Интернете.

Надо учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работают на таких должностях.

Должностная инструкция, как правило, имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

Общие положения;

Функции;

Должностные обязанности;

Ответственность;

Взаимоотношения (связи по должности).

«Общие положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых работник осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

В разделе «Функции» указывают основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - «Функции и должностные обязанности" (или «Основные задачи и обязанности»).

Все функции, записанные в положении о структурном подразделении, должны быть включены в должностные инструкции работников подразделения. Чем детальнее будет описано, не только что, но и как выполняет работник, тем ценнее будет должностная инструкция.

Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции «Ответственность» может быть написан обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Работая над этим разделом, следует помнить, что ответственность устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Работать будет значительно легче, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел представляют в виде таблицы или схемы.

2. Личностная спецификация: назначение и структура

Если мы хотим отобрать человека для выполнения какой-либо работы, то необходимо заранее определить требования, которые данная работа предъявляет к работнику, и зафиксировать эти требования в специальном документе – личностной спецификации.

Личностная спецификация – это параметры, которыми должна обладать личность для успешной работы.

Одним из основоположников системного подхода к описанию этих параметров является английский профессор Алек Роджер. Его статья «План из семи пунктов» заложила основу стандарта документа «Личностная спецификация». Суть идеи А. Роджера состоит в том, что все характеристики личности, которые анализируются на предмет их соответствия требованиям выполняемой работы, можно сгруппировать в семь разделов. Эти разделы имеют свои подразделы, содержание которых может варьироваться в зависимости от должности. Эти подразделы рассматривались Роджером как руководство по планированию собеседования при приёме на работу, как вопросы, которые работодатель должен задать себе, собирая информацию о кандидате.

Таблица 2.1

Основные параметры личностной спецификации

Характеристики кандидата	Направления оценки
1.Физический облик кандидата	Рост, вес, пол, возраст, телосложение, лево/праворукость, состояние здоровья (аллергия, болезни, слух и пр.), речевые характеристики, внешний вид, поведение. Основной вопрос: имеет ли кандидат дефекты здоровья или другие физические дефекты, которые могут иметь значение для данной работы?
2.Достижения (образование/квалификация/ опыт)	Уровень образования, знание языков, тип учебного заведения, продолжительность и форма обучения, дополнительное профессиональное обучение, опыт работы. Основной вопрос: Какого рода образование и квалификация требуются?
3.Общая понятливость,ум, смышлёность	Чёткое выражение мыслей, беглость речи, скорость восприятия, память, абстрактное мышление, уровень интеллекта. Основной вопрос: Насколько кандидат может показать общую понятливость (ум), смышлёность
4.Специальные способности	Способность к вычислениям, навыки устного выступления и письма, художественные и музыкальные способности, ловкость рук. Основной вопрос: Какие специальные способности требуются для данной работы?
5.Интересы	Приоритеты (интеллектуальная или физическая работа, конструирование, художественное творчество), мотивация кандидата (деньги, престиж, карьера и пр.). Основной вопрос: Какие из указанных интересов будут способствовать эффективному выполнению работы?
6. Черты характера	Инициативность, способность влиять на других, полагаться на себя, другие качества личности (эмоциональный/спокойный, самоуверенный/робкий, самостоятельный/ зависимый и пр.). Основной вопрос: Станет ли кандидат хорошим членом группы? Можно ли предсказать его поведение?
7.Внешние(домашние, социально-бытовые) условия	Прошлые условия жизни (место рождения, занятия членов семьи, её статус, подвижность кандидата (возможность работы сверхурочно, возможность переезда, командировок), расстояние от дома до места работы), родственники-иждивенцы, религиозные, политические обязательства

Из предложенного перечня выделяют три категории качеств для конкретной должности:

основные требуемые качества, без наличия которых работа не может осуществляться на удовлетворительном уровне;

Желаемые качества: преимущество должно отдаваться кандидатам, обладающим ими, при условии наличия других главных качеств;

Противопоказания: качества, автоматически исключающие кандидатов, хотя и подходящих по другим параметрам.

Эти данные могут быть представлены в форме таблицы 2.2.

Таблица 2.2

Личностная спецификация

Должность	Требуемые качества
Должность	основные	желаемые	противопоказания
1 Физический облик
2. Достижения (образование/квалификация/опыт)
3. Общая понятливость/ум/смышлёность
4. Специальные способности
5. Интересы
6. Черты характера
7.Внешние условия/домашние условия/социально-бытовые условия

Личностная спецификация – это требования должности и организации к личности кандидата. Если данные требования совпадают с личностными установками кандидата, то это благо для человека и для организации.

При определении качеств всегда следует помнить об опасности перебора, о необходимости поиска не идеального, а подходящего кандидата. Не следует забывать и о необходимости чёткой терминологии при определении личных качеств кандидата. Такие описания, как «хорошее образование», «средний интеллект» и т.п. – субъективные понятия, интерпретируемые различными людьми по- разному. Например, уровень образования должен быть чётко определён указанием желаемого учебного заведения, минимальным уровнем успехов.

План из семи пунктов является не единственным подходом к написанию личностной спецификации, определению требований к работнику.

Организационные документы

Организационно-распорядительные документы

Контрольные вопросы

1. Какие виды бланков регламентированы ГОСТ Р 6.30-2003?

2. Чем отличается угловой бланк от продольного бланка?

3. Для каких видов документов лучше использовать угловой и продольный типы бланков?

4. Каковы параметры зоны адресанта и адресата?

Любое предприятие, организация, учреждение или фирма, если они функционируют на законных основаниях, не могут обойтись без организационных документов. В них фиксируются такие моменты как: структурная организация, правила и нормы существования, направление деятельности, взаимоотношения с работниками, и, наконец, организация самого производственного процесса. Для этих целей создаются устав, положение об организации и структурных подразделениях, регламент, структура предприятия, штатное расписание, инструкции и т.д. Таким образом, организационные документы предназначены для решения организационных вопросов и закрепления юридического статуса предприятия.

Устав – это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Формуляр-образец УСТАВА состоит из реквизитов: (08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 22, 23, 25).

Инструкции – нормативные документы, определяющие научно-технические, технологические, финансовые, производственные и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. По срокам своего действия они могут быть рассчитаны на определенный срок или быть постоянно действующими. Инструкции вводятся в действие приказом (распоряжением) руководителя, и являются обязательными к исполнению.

Инструкции подразделяются на две основные группы:

Регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса (производственного, например), в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица, подразделения);

Должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанность и ответственность должностных лиц.

Должностная инструкция – это организационно-правовой документ, определяющий основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется сотруднику под расписку при заключении трудового контракта.

Должностные инструкции позволяют реализовать ряд целей:

Рациональное распределение труда;

Оптимальная использование кадров;

Повышение эффективности деятельности организации;

Создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

Повышение ответственности сотрудника за результаты своего труда;

Обеспечение объективности при аттестации работника;

Соблюдение объективности при поощрении и взыскании;

Разрешение трудовых споров.

При разработке должностных инструкций следует опираться на квалифицированные требования к должностям служащих, которые содержатся в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37. Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих был утвержден постановлением Минтруда России 9 февраля 2004 года за № 9. Необходимо соблюдать и более поздние требования Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 22 апреля 2004 года №51, а также Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 29 января 2004 года № 5.

Структурно должностная инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает категорию деятельности, квалификационные требования, подчинение, порядок освобождения от должности и назначение на нее. В этой части ссылаются на организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность, в нем определяется порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В разделе «Должностные обязанности» определяются виды работ, выполняемые сотрудником, с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности.

В части «Должен знать» приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

Законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

Методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей;

«Требования к квалификации» определяет:

Уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения должностных обязанностей;

Требования по стажу работы.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Внесение в должностную инструкцию пунктов о правах на заработную плату, отпуск, медицинское обслуживание и т.д. не допускается, ибо эти права оговариваются законодательными актами и другими документами.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает меру ответственности работника за несоблюдение своих должностных обязанностей. Например: «Главный инженер несет ответственность за: ……»

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом.

Текст инструкции обязательно согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждаются должностные инструкции руководителями организации или с помощью распорядительного акта (приказа, распоряжения).

Изменения в инструкцию можно внести только посредством приказа или другого распорядительного акта. При внесении изменений работника уведомляют об этом под роспись.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются Четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «обязан», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д.

Оформление инструкции лучше выполнить угловым расположением реквизитов, т.к. «зона адресата» - правый верхний угол будет отведена для реквизита «Гриф утверждения».

К должностным инструкциям предъявляются повышенные требования к составу реквизитов и к содержанию. Формуляр-образец ИНСТРУКЦИИ включает реквизиты: 08, 10, 11,12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24.

Возможно, будет полезно почитать: