Правила написания протокола заседания комиссии. Кто составляет документ. Правила оформления протокола.

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

В отличие от протокола истории, журнал результатов основан на результатах наблюдения, собрания или собрания и не отражает каких-либо речевых взносов, но дает только основные заявления и решения соответствующего спора. В результате речевые взносы сортируются в соответствии с количеством участников, и одни и те же взносы собираются разными ораторами. Очерченные мыслительные процессы, отступления и ненужные объяснения подчеркнуты и не написаны в протоколах.

Журнал результатов всегда выбирает настоящее и воспроизводит все аспекты в виде точки за точкой в ​​логическом порядке. Однако полезно создать журнал истории в качестве основы для журнала результатов и суммировать результаты. Особенно подходящим является журнал результатов для конференций и дискуссий, в которых содержатся решения. Он может обеспечить быстрый обзор.

Обязательному протоколированию подлежат:

  • заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
  • разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Если есть обсуждение приложений, их следует упомянуть в качестве приложения.

  • Создание журнала результатов.
  • Заголовок журнала.
  • Если возможно, может быть представлена ​​блок-схема.
  • Четкое и объективное описание результатов собрания.
  • Подпись протокола собрания и председателя собрания.
Преимущества и недостатки журнала результатов.

Если мы напишем такой протокол, заметно, что он часто становится очень неуловимым и запутанным. Это связано с тем, что журнал истории всегда записывается в хронологическом порядке, поэтому расхождения могут влиять на строгую последовательность. Однако исторические журналы особенно выгодны, когда индивидуальные мысли или наблюдения должны быть точно смоделированы. Кроме того, важно уделять особое внимание написанию объективное представление, потому что журнал результатов очень уязвим для субъективного контента. Если для сеанса нет результата, полезно выработать аргументы отдельных точек обзора и записать их в журнал.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Бок о бок мысли можно игнорировать. Журнал семинаров представляет собой смешанную форму журнала результатов и журнала истории. Это то, что участник сеанса регистрирует курс и его результаты, чтобы другие участники могли сосредоточиться на курсе курса и не должны записывать его. Протокол семинара должен быть доступен всем участникам сразу после собрания.

На переднем плане - и, следовательно, название - эта форма протокола используется в университетах, школах или других учебных местах. Здесь тоже выбранная форма времени всегда присутствует, а письменная фиксируется в точках. В протоколе семинара следует также учитывать объективность. Тем не менее, сложно разработать наиболее важный контент, поскольку они могут быть расположены в другом месте с другими участниками. Чтобы сделать объективную работу возможной в ретроспективе, вполне разумно делать акцент на полноте при написании.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

Преимущества и недостатки протокола семинара. Литеральный протокол - это особая форма протокола истории и делает то, что имя уже предает. Повторяется формулировка и пытается записать все высказывания. Литеральный протокол используется в судебных решениях. Например, свидетельства записываются в формулировке, с тем чтобы представить обзор разбирательства. В этом случае сокращение протоколистом будет препятствием, поскольку часто неясно, какие заявления играют роль в этом процессе впоследствии. Политические дебаты в бундестаге часто также регистрируются стенографическим протоколом.

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Важно, чтобы мы соблюдали обычные правила цитирования, чтобы все заявления могли быть отнесены к отдельным сторонам вызова в ретроспективе. Особенно в спорных вопросах или заявлениях такие доказательства иногда имеют решающее значение. Преимущества и недостатки литературного протокола.

Эта форма написания протокола часто очень детализирована и, конечно же, идеальна для того, чтобы вести беседу почти «вживую». По этой причине журналист должен овладеть искусством стенографии, чтобы вообще зафиксировать любые письменные заявления. Однако буквальный протокол может стать довольно запутанным, поскольку информация и заявления записываются в хронологическом порядке, в результате чего порядок вряд ли может быть сохранен. При записи журнала памяти важно восстановить событие из памяти и записать его путем ведения журнала.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Таким образом, индивидуальное содержание собрания или собрания воспроизводится в соответствии с их значением и продолжает быть точным. Поэтому журнал памяти не является хронологическим и записан из памяти. При этом необходимо обобщить основные вопросы и содержание, в результате чего результаты голосования будут точно указаны.

Общие советы по написанию журнала

В журнале памяти практически нет доказательств, и их следует использовать только для неважных сеансов. Журнал памяти не соответствует строгой структуре, и мы можем уверенно ориентироваться в структуре журнала результатов. Мы попытались связать всю важную информацию о написании протокола в этой статье. Наконец, мы хотели бы дать вам советы по формулированию.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Однако обоснования написаны в сослагательном выражении, а в некоторых случаях мы должны использовать правильные правила цитирования. В письменном протоколе мы должны быть уверены, что сформулируем объективно, нейтрально и объективно. Если это необходимо для объяснения, это должно быть указано в скобках, поэтому ясно, что он не является частью протокола.

  • Протокол всегда записывается в настоящем времени.
  • Это означает, что все другие временные формы как таковые исключены.
Рабочий совет, также известный как внутренняя комиссия или корпоративная комиссия, направлен на представление интересов работников компании и имеет большое значение во время встреч, проводимых в рамках этого типа тела.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

В ней мы можем найти и оценить важные проблемы, в то время как мы продолжаем вести учет их. Знание может быть важным в то время, когда вы становитесь членом этого комитета, потому что, даже если мы его не трогаем, удобно знать его структуру. Те, что происходят в рабочем совете, будут храниться в хронологическом порядке в названной Книге Деяний.

Как провести собрание рабочего совета?

Во время создания этого типа документа, удобно проверять до а, таким образом, мы можем вести нас через этот формат действия простым способом. Те, кто сидят на рабочем совете и которые, как правило, будут членами с достаточным опытом и опытом, будут иметь право решать на этих встречах.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Протокол заседания рабочего совета будет иметь сходную структуру с любым, и должен содержать конкретные данные, такие как. Идентичность всех участников собрания рабочего совета, а также дата и место проведения собрания. Повестка дня, которая устанавливает список приоритетов и вопросов, подлежащих рассмотрению. Все решения, принятые в ходе совещания, и любые сделанные вмешательства будут отражены. Голосования, которые имеют место во время встречи, также должны быть включены. . Краткие отчеты являются официальными документами, в которых кратко излагаются обсуждения на заседаниях некоторых органов и протоколы принятых решений.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Они написаны на английском языке и переведены на другие официальные языки. Необходимо иметь в виду дух экономики, который должен был поощрять разработку оригинального акта и попытаться максимально четко выразить эти концепции. Испанская обложка предыдущего акта используется в качестве модели. Кроме того, повестка дня, принятая для сессии, станет основной ссылкой при вводе заголовков, содержащихся в резюме, в котором также указаны символы документов, подлежащих рассмотрению.

Краткие записи записываются в непрямом стиле; на английском они написаны в прошлом, а на испанском и французском языках они написаны в настоящем. Поэтому при их переводе, помимо учета непрямого стиля, необходимо внести изменения в словесное время и другие синтагмы, чтобы было правильное согласование, и отношения первичности четко отражаются.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Краткие отчеты о сессии обычно публикуются через несколько недель или месяцев после ее проведения. Поэтому для того, чтобы хорошо составить временные согласования, мы должны всегда ставить себя на тот день, когда он был отмечен на сессии. Например, если мы переводим итоговый отчет сессии, состоявшейся 9 июня, независимо от даты, на которую мы его переводим, мы должны разместить его 9 июня.

Также необходимо подставить выражения, которые имеют смысл только в прямом обсуждении, например, «следующая сессия», «вчера» по его косвенным вариантам. Обычно протоколы состоят из серии выступлений делегаций и содержат два типа предложений: те, которые имеют оратора как субъекта, и те, которые этого не делают.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Пример, в котором объектом является динамик. Пример, где объект не является динамиком. Изменение климата является приоритетным вопросом. Таиб сказал, что информационные и коммуникационные технологии являются важнейшими факторами экономического развития и инвестиций. За последние 10 лет этот сектор пережил значительный рост в Малайзии. Нынешнюю ситуацию нельзя было ожидать недавно, на Всемирной встрече на высшем уровне по вопросам информационного общества. Как и в других странах региона, он видел много событий, таких как рост мобильного Интернета, социальных сетей и облачных вычислений.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Его правительство преисполнено решимости обеспечить доступ всех граждан к средствам связи. Малайзийская оценка, вероятно, удвоится из-за ее экономического роста. Несмотря на готовность взять на себя большую долю бремени, его страна считает, что необходим всеобъемлющий обзор методологии нынешнего масштаба.

В приведенных выше примерах следует перевести «страну», «за спикера», «правительство Малайзии» и его страну за «Малайзию». В случае сомнений в написании имени говорящего на испанском языке оратора, проконсультируйтесь с веб-страницей соответствующего Постоянного представительства. Если имя не будет найдено или в случае делегаций из других стран, будет проконсультироваться с Синей книгой, которая готовит Службу протокола и связи. Если контекст не позволяет установить пол оратора, должна соблюдаться одна и та же процедура.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

  • полное наименование организации или предприятия;
  • название вида документа (ПРОТОКОЛ);
  • дата;
  • индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
  • место составления;
  • заголовок;
  • текст;
  • подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

  • наименование структурного подразделения;
  • гриф утверждения;
  • отметка о наличии приложений;
  • место (помещение, офис) и время проведения заседания;
  • фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
  • дата подписания протокола;
  • способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

  • протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
  • протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

03 мая 2011 г.

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

03 - 04 мая 2011 г.

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать


Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

  1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
    Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
  2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
    Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

  1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

    2. Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

    О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола " " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

    Оформляющая часть протокола

    Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

    Пример 24

    Свернуть Показать

    Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

    Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

    Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

    Свернуть Показать

    Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

    Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

    Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62

Помощь: Составление и оформление протокола

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОТОКОЛА

Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.п.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.п.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и др.

Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.



 

Возможно, будет полезно почитать: