Поставить весь документ на контроль можно находясь. Контроль исполнения документов

 Выберем в разделе "Законодательство" необходимый документ из списка документов или войдем в текст этого документа.

 Нажмем кнопку "Документы на контроле" на панели инструментов системы и выберем пункт "Поставить на контроль (снять с контроля)".
Второй способ - нажмем правую клавишу мыши и выберем аналогичное действие.
Третий способ - нажмите клавишу "F3".
В результате в списке документов у поставленного на контроль документа появляется надпись "На контроле ". Таким же образом можно снять документ с контроля.
Все документы, которые были поставлены на контроль, включаются в специальную папку "Документы на контроле" , которая уже есть в системе. В ней можно просмотреть список документов, поставленных на контроль, удалить ненужные документы и совершить другие операции, предусмотренные для работы с папками пользователя в системе КонсультантПлюс.
Проверка документов на контроле будет проводиться системой автоматически после каждого пополнения.

Изменения, которые проверяются системой:

 документ утратил силу

 документ вступил в силу

 появился документ, вносящий изменения в документ на контроле

 появилась новая редакция документа

 появилась новая редакция документа с изменениями, не вступившими в силу

 ранее созданная редакция документа с изменениями, не вступившими в силу, стала действующей

Как узнать про изменения в документах?
Во-первых , появится специальное сообщение, которым система сама проинформирует об изменениях в документах на контроле.
Во-вторых , кнопка изменит свой вид - "молния" на кнопке "Документ на контроле" изменит свой цвет с зеленого на красный, сигнализирующий, что в документах на контроле произошли изменения.
Документы на контроле, в которых произошли изменения, автоматически копируются в папку "Последние изменения в документах на контроле" , которая тоже имеется в системе. Открыв эту папку, можно увидеть, в каких документах произошли изменения. Можно также указать системе, накапливать в этой папке все измененные документы или сохранять в ней только те документы, которые изменились в последнем пополнении.
Как посмотреть изменения в документах?
Войдем в папку "Последние изменения в документах на контроле" и перейдем из нее в текст документа. На экране появится сообщение с изложением сути произошедшего изменения.

Новшество "Документы на контроле" экономит время специалистов - это одно из важнейших его преимуществ. С появлением этой функции пользователь получил мощный инструмент отслеживания изменений в важнейших для него документах, что позволит не пропустить изменения в таких документах и вовремя учесть их в работе



43. Как правило, при анализе правовой проблемы специалист оценивает максимум возможных вариантов ее решения и изучает целый ряд соответствующих документов. Важную роль в принятии верного решения играет анализ взаимосвязей документов по изучаемой проблеме. Программная технология Консультант Плюс обеспечивает пользователю множество удобных инструментов, наглядно представляющих связи документа и всю дополнительную информацию, полученную в результате юридической обработки.

О наличии полезных связей к абзацу или статье, предоставляющих дополнительную информацию, сигнализируют символы-кнопки на полях документа. При нажатии открывается список связанных документов, структурированный по разделам и информационным банкам. С помощью кнопки "Связи" можно построить список всех документов, связанных с целым документов или выделенным фрагментом.

Наконец, важнейшие связи документа указаны в виде примечаний непосредственно в тексте (есть возможность тут же перейти в упоминаемые документы).

46 . Система КонсультантПлюс обеспечивает удобную работу с подборкой документов - для этого в системе существуют папки и закладки пользователя. Так, в своей папке пользователь может сохранять документы из любых доступных информационных банков и в любой момент добавлять новые или удалять из этой папки ненужные документы.

С помощью закладок пользователь системы КонсультантПлюс имеет возможность отмечать любые фрагменты текста документа и сохранять свои комментарии к нему. При этом, обратившись к папке или закладке, всегда можно быстро перейти в любой документ системы КонсультантПлюс.



Наличие такой функции, как экспорт/импорт папок и закладок, обеспечивает удобный обмен информацией - пользователи КонсультантПлюс могут обмениваться друг с другом отмеченными фрагментами текста документа вместе с собственными комментариями к ним.

Папки и закладки пользователя системы КонсультантПлюс дают возможность не искать однажды найденные документы и надежно сохранять результаты проделанной работы.

Теперь, с вводом функции "Документы на контроле" система сама проверяет, произошли изменения в данных документах или нет, и информирует об этом пользователя, выдавая специальное сообщение. Для этого достаточно только поставить необходимые документы на контроль (нажав кнопку "Поставить на контроль"). Эти документы будут помещены системой в папку "Документы на контроле", и применительно к ним автоматически будут отслеживаться такие события, как появление новой редакции документа, вступление документа в силу и другие. После этого система «Консультант Плюс» будет сообщать пользователю об изменениях, которые произойдут в поставленных на контроль документах. Новая функция является эффективным инструментом контроля изменений в ключевых для пользователя документах и позволяет значительно сократить время при работе с системой

Как правило, при анализе правовой проблемы специалист оценивает максимум возможных вариантов ее решения и изучает целый ряд соответствующих документов. Важную роль в принятии верного решения играет анализ взаимосвязей документов по изучаемой проблеме. Программная технология «Консультант Плюс» обеспечивает пользователю множество удобных инструментов, наглядно представляющих связи документа и всю дополнительную информацию, полученную в результате юридической обработки.

О наличии полезных связей к абзацу или статье, предоставляющих дополнительную информацию, сигнализируют специальные символы-кнопки на полях документа. При их нажатии открывается список связанных документов, структурированный по разделам и информационным банкам. С помощью кнопки "Связи" можно построить список всех документов, связанных с целым документов или выделенным фрагментом. Наконец, важнейшие связи документа указаны в виде примечаний непосредственно в тексте (есть возможность тут же перейти в упоминаемые документы).

Система «Консультант Плюс» обеспечивает удобную работу с подборкой документов -- для этого в системе существуют папки и закладки пользователя. Так, в своей папке пользователь может сохранять документы из любых доступных информационных банков и в любой момент добавлять новые или удалять из этой папки ненужные документы.

С помощью закладок пользователь системы «Консультант Плюс» имеет возможность отмечать любые фрагменты текста документа и сохранять свои комментарии к нему. При этом, обратившись к папке или закладке, всегда можно быстро перейти в любой документ системы «Консультант Плюс».



Наличие такой функции, как экспорт/импорт папок и закладок, обеспечивает удобный обмен информацией -- пользователи «Консультант Плюс» могут обмениваться друг с другом отмеченными фрагментами текста документа вместе с собственными комментариями к ним. Папки и закладки пользователя системы «Консультант Плюс» дают возможность не искать однажды найденные документы и надежно сохранять результаты проделанной работы.

В распоряжении пользователя - гибкие возможности подготовки собственных документов. Во-первых, пользователь может сохранять любые документы из системы «Консультант Плюс» в привычном формате Microsoft Word. Во-вторых, непосредственно во время работы можно перенести в Word текст изучаемого документа или его отмеченные фрагменты. Таким образом, легко готовить, например, текст договора, взяв за основу текст из системы «Консультант Плюс».

Технология 3000 обеспечивает быстрый и удобный доступ к справочной информации и новостям законодательства. Так, вкладка "Новости и обзоры позволяет быстро получить информацию о новых документах, включенных в Информационные Банки, а также другие новости в области законодательства и экономики. При обращении к вкладке "Новости и обзоры", либо к аналогичной ссылке в Стартовом окне открывается список рубрик о новом в законодательстве. Материалы рубрик подготовлены специалистами компании «Консультант Плюс» и содержат анонсы и экспертную оценку (толкование и комментарии) важнейших новшеств в законодательстве, рубрицированную по отраслям права.

В системе так же содержатся информация о ставках налогов, сроках

Юрий Кулаковский,
заместитель руководителя центра маркетинговой информации

Часто пользователи системы "Консультант Плюс: Законопроекты" задают такой вопрос:
".. нашел законопроект, который меня очень заинтересовал. Этот документ уже принят Госдумой РФ. Как проследить дальнейшую судьбу документа и не пропустить момент, когда данный закон вступит в силу?"

Возможность поставить на контроль законопроект появилась в 2005 году. "Поставить на контроль" - значит поручить самой программе "Консультант Плюс" сообщить Вам о любом изменении этого документа.

Вся информация о законопроекте: кем был внесен законопроект, все этапы его рассмотрения, сопроводительные материалы (пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, перечень изменяемых федеральных правовых актов) представлена в Паспорте законопроекта. Поэтому в системе Консультант Плюс на контроль ставится именно Паспорт законопроекта.

Это очень удобно. Вы сможете оперативно отслеживать судьбу интересующего вас законопроекта: при любом изменении система обязательно проинформирует вас о том, какое конкретное событие произошло с законопроектом. Например, появится сообщение "Внимание! Федеральный закон подписан Президентом РФ".

Как поставить законопроект на контроль?

Находясь в тексте законопроекта, вы можете быстро перейти в его Паспорт для постановки на контроль. Для этого щелкните мышью по вкладке "Справка" (в нижней части окна).

Папка "Документы на контроле"

Документ, поставленный на контроль, автоматически включается в специальную папку "Документы на контроле". При каждом обновлении система самостоятельно будет проверять изменения в Паспортах выбранных документов. В нашем случае изменения касаются прохождения законопроектом очередной стадии законодательного процесса. Если изменения обнаружены, то система выдаст на экран компьютера сообщение (например, "Внимание! В документах, поставленных на контроль, произошли изменения!"), при этом кнопка "Документы на контроле" в пиктографическом меню системы изменит свой вид с зеленой стрелки на красную.

Папка "Последние изменения в документах на контроле"

Документ, в Паспорте которого произошли изменения, будет автоматически копироваться в другую специальную папку "Последние изменения в документах на контроле". Открыв эту папку и выбрав Паспорт нужного документа, вы можете ознакомиться с текущим содержанием Паспорта. При переходе к Паспорту система выдаст на экран сообщение о том, какое именно изменение произошло в документе. Вы можете также ознакомиться с последней редакцией законопроекта, нажав соответствующую ссылку в тексте Паспорта законопроекта.

Воспользовавшись вышеупомянутыми возможностями, Вы легко отследите любые изменения в интересующем Вас законопроекте и никогда не пропустите момент превращения законопроекта в действующий и работающий закон.

Чем старше компания, тем тяжелее руководителю единолично отслеживать исполнение своих поручений. Если раньше было достаточно записи в ежедневнике или даже собственной памяти, то по мере увеличении штата никакой ежедневник не спасет, и директор постепенно упускает из своих рук нити эффективного управления. Каждый день отписываются десятки писем и служебных записок, издаются приказы и указания, назначаются ответственные исполнители. А всё ли выполняется?.. Так постепенно вырастает организовать в компании контроль исполнения документов.

Хорошо, когда контроль вводится постепенно, по мере необходимости. Гораздо сложнее организация контроля документов в компании с уже сложившейся традицией делопроизводства.

Кто контролирует

В крупных организациях, где работает не одна сотня человек, контролем исполнения документов занимается или специальный сотрудник канцелярии, или рабочая группа в составе этого отдела. В особых случаях создается отдельное структурное подразделение. Оно может подчиняться непосредственно генеральному директору или работать в составе службы ДОУ.

В небольшой компании функции контроля может взять на себя секретарь или офис-менеджер.

Свести на нет проблему организации контроля исполнения документов может внедрение в организации системы электронного документооборота. За пару кликов руководитель может получить полный отчет, каким бы большим ни был вверенный ему коллектив. Однако этот выход доступен не всем: СЭД довольно дорогое удовольствие, да и ее внедрение не всегда оправдано. Поэтому далее в статье мы рассмотрим методы организации контроля документов, так сказать, вручную.

Что контролировать

Секретарь делает отметку на самом письме. Лучше всего с помощью особого :

Этот штамп принято проставлять на верхнем поле документа, ближе к правому краю.

Отметка о контроле ставится также в журнале (или системе) . Можно добавить к стандартным графам таблицы следующие:

— Исполнитель

— Срок исполнения

— Отметка о снятии с контроля

Журнал регистрации у секретаря всегда перед глазами, потому и поставленных на контроль документов он вряд ли пропустит.

Обратите внимание: поставить на контроль можно только зарегистрированные документы!

За два-три дня до срока нужно напомнить исполнителю о задании. Если оно уже сделано – поставить соответствующую отметку. Если на выполнение задачи требуется больше времени, чем отвел директор, необходимо по согласованию с ним продлить срок исполнения.

Постепенно на контроль будет браться все больше документов, указаний… Так за год-полтора система контроля исполнения документов приживается в организации.

Контроль исполнения документов: работаем в полную силу

Служба контроля (ответственное лицо, рабочая группа, специальный отдел) должна отследить срок исполнения каждого документа, получившего резолюцию директора. Очевидно, что контролеры будут тесно связаны с секретарями должностных лиц, которые будут вносить сроки исполнения документов и отметки о снятии с контроля в электронные журналы.

Контролеры периодически предоставляют первому лицу компании данные об исполнении документов. С какой частотой происходит информирование, решается вместе с руководителем. Вариантов много: раз в месяц, раз в квартал, полугодие, год… Мы рекомендуем делать ежемесячную и ежегодную сводку. Ежемесячную для оперативного принятия мер, – для информирования о качестве работы подразделений и исполнителей в целом.

Помимо этого, служба контроля еженедельно предоставляет данные об исполнении заданий начальникам структурных подразделений. Каждый понедельник руководитель отдела получает служебную записку примерно такого содержания:

Прошу обратить внимание на истекшие сроки исполнения документов в период 09 – 13 июля 2012 года:

Прошу взять объяснение с Конкина В.П. по факту невыполнения поставленных задач и обеспечить их выполнение до 18.07.2012.

Начальник службы контроля ПИСАРЕВА Писарева Е.Н.

На практике даже вручную делать это все не так уж и сложно. Главное – не запускать и мониторить электронную базу ежедневно.

Для чего нужен контроль

Контроль исполнения документов не будет иметь смысла, если будет производиться без цели. Неисполнение поставленной руководителем задачи не должно просто констатироваться. Да, не сделал. Ну и что?

Контроль исполнения документов – вспомогательный процесс для оценки качества работы подразделения и каждого сотрудника лично. На его результаты руководство опирается, чтобы выявить лучших работников, распределить бонусы и т.п. Некоторые компании кладут данные контроля в основу ежемесячного (поквартального, годового) премирования.



 

Возможно, будет полезно почитать: