Покупатель в упд ставит факсимиле. Где можно использовать факсимильную подпись? Факсимиле на договоре

На каких документах можно ставить факсимиле с подписью директора?

Возможность использования факсимиле законодательно закреплена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Использовать факсимиле можно в договорах, но только в случае, если стороны прямо установили возможность использования такой подписи в самом договоре. В первичных документах использовать факсимиле опасно с точки зрения налоговых последствий. Подробно о последствиях см. статьи ниже в обосновании.

Екатерины Ковалевой, ведущего юрисконсульта договорно-правового отдела правового департамента ГК «Олимпстрой»

Виктора Анохина, доктора юридических наук, профессора, заслуженного юриста РФ, председателя Арбитражного суда Воронежской области в отставке

Юлии Копеевой, старшего эксперта ЮСС «Система Юрист»

Можно ли заключить договор путем обмена письмами

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (п. 2 ст. 160 ГК РФ).*

Гражданский кодекс РФ

«Статья 160. Письменная форма сделки

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон*».

ТОП-11 ошибок в «первичке» и счетах-фактурах, которые не повлияют на налоги

5. На «первичке» нет печати или проставлено факсимиле

Печать не является обязательным реквизитом для первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому все претензии инспекторов на этот счет беспочвенны.

Анна Бортникова , первый аудитор ООО «Бетроен», считает, что отсутствие оттиска печати на «первичке» не должно влиять на налогообложение. Это подтверждают и суды (например, постановление ФАС Московского округа от 22.07.09 № А40-79781/08-111-385).

Налоговики зачастую требуют печать, если организация использует унифицированные формы документов, в которых есть реквизит «М.П.». Но суды признают такие требования необоснованными. Например, отсутствие в товарной накладной печати при наличии подписи лица, принявшего товар, и ее расшифровки не является недостатком в оформлении накладной, свидетельствующим об отсутствии факта передачи товара (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.14 № А70-13797/2013 , ФАС Поволжского округа от 02.11.09 № А12-4045/2009).

А вот проставляя факсимиле, компания рискует в налоговом плане. Налоговое и финансовое ведомства считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи не предусмотрено при оформлении первичных документов (письма Минфина России от 15.03.10 № 03-02-08/13 и УФНС России по г. Москве от 25.01.08 № 20-12/05968).

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Есть споры, в которых суды согласились с Минфином России и признали первичные документы, подписанные факсимиле, недействительными (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11 , ФАС Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 и Поволжского от 01.04.14 № А57-4665/2013 округов). Но некоторым компаниям повезло больше, и суды встали на их сторону - факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи.

При этом налоговое и бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. Получается, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимиле, они вправе визировать первичные и иные документы именно так (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).*

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.

Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).

Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.

Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.

В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).

Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.

Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

К сведению

Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).

Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.

Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.

Правовой статус подписи факсимиле не закреплен

А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.

Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.

Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.

Это важно

Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.

Особые правила

Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.

Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется

Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.

В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.

Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.

Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.

Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.

Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.

Факсимиле – оригинальная личная подпись

Не является основанием для отказа в возмещении НДС подписание счетов-фактур, выставленных поставщиком, с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителя поставщика. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении установленных статьей 169 Налогового кодекса положений. В данном случае фактически оплата произведена и товар получен, договор сторонами исполнен.

Кроме того, судьи учли тот факт, что составителем спорных счетов-фактур является поставщик, а не плательщик. А на налогоплательщика не возлагается обязанность осуществлять проверку контрагента (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56- 12834/2010).

Е. Юдахина, редактор-эксперт

ДА — Гражданско-правовые договоры и счета на оплату при условии, что у вас с контрагентом подписано соглашение об использовании факсимильной подписи

НЕТ — Доверенности на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки, акты выполненных услуг, товарные накладные, транспортные накладные и иные первичные документы.

Наверное, каждый сталкивался с ситуацией, когда необходимо срочно подписать документы, а руководителя нет на месте. В такой ситуации поможет факсимиле . С его помощью вы можете воспроизводить собственноручную подпись должностного лица. Однако использовать факсимиле бесконтрольно нельзя. Руководитель должен издать приказ и утвердить перечень лиц, имеющих право доступа к факсимиле, а также правила его использования. Кроме того, проставлять факсимиле можно далеко не всегда. Разберемся, какие документы разрешено подписывать факсимильной подписью, а какие нет.

Договоры и счета на оплату

Можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не оставалось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписать соответствующее coглашение.

Выдержка из соглашения об использовании факсимильной подписи на договорах

1. Стороны устанавливают, что могут использовать факсимильное воспроизведение подписей на следующих документах:

Деловых письмах;

Договорах поставки, заключенных между сторонами, а также на дополнительных соглашениях к ним;

Выставленных счетах на оплату.

2. Перечисленные в пункте 1 документы могут быть подписаны факсимильными подписями следующих лиц:

3. Факсимильное воспроизведение подписей указанных должностных лиц стороны признают аналогом собственноручных подписей этих лиц.

Доверенность.

Доверенность на получение товаров и материалов, а также на совершение сделки должна быть подписана лично руководителем или иным уполномоченным лицом. Дело в том, что в Гражданском кодексе нет положении, которое бы разрешало использовать на доверенности факсимильную подпись. А значит, подписывать доверенность с помощью факсимиле нельзя . Кстати, образец подписи доверенного лица также должен оригинальным.

Первичные документы.

Первичные документы подписывают должностные лица, ответственные за совершение хозяйственных операции. При этом в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ не уточняется, должна ли подпись на документе быть подлинной, или возможно использование факсимиле. Получается, налоговое и бухгалтерское законодательство прямо не предусматривает возможность ставить на актах, накладных и другой «первичке» подписи посредством факсимиле. В связи с этим налоговики часто не признают расходы, подтвержденные документами с факсимильной подписью, считая, что они не соответствуют пункту 1 статьи 252 НК РФ. А вот суды не столь категоричны, и пример тому - постановление ФАС Северо-Западного округа от 23.04.2008 № А56-13616/2007. В нем отмечено, что расходы можно считать документально подтвержденными, даже если акты выполненных работ содержат факсимильную подпись должностных лиц.

Ведь эти подписи заверены оттиском печати организации.

Хотите пополнить знания в бухгалтерском учете? Приходите на бесплатный онлайн-тренинг «Стать бухгалтером за 10 дней» Подробнее

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

По договоренности с контрагентом использовать факсимиле можно

Судебные решения, упоминаемые в статье, можно найти: раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

Гражданский кодекс РФ допускает использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторонп. 2 ст. 160 ГК РФ . Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен, то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Факсимиле - клише-печать, воспроизводящая собственноручную подпись.

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Составить этот документ можно так.

Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Энергия» в лице А.Е. Зуевой, действующей на основании доверенности от 14.01.2011, и Общество с ограниченной ответственностью «Смелость» в лице генерального директора Н.П. Сокольского, действующего на основании устава, договорились о возможности использования факсимильного воспроизведения подписей своих представителей при подписании договоров, актов, счетов, требований и иных документов (кроме счета-фактуры), связанных с исполнением договора.

НАПОМИНАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Подписывать с помощью факсимиле договоры, счета, акты и т. д. можно, только если такая возможность письменно согласована с контрагентом.

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключеннымПостановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009 ; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5 ; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Возможность использования факсимиле для подписания документов, оформляемых в ходе исполнения договора, можно предусмотреть самим договором. Тогда именно его нужно подписать собственноручно.

Что нельзя подписывать факсимиле

Без соглашения подписывать факсимиле нельзя никакие используемые в работе документы. Именно поэтому не получится использовать факсимильную подпись:

на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и судыПисьмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
на бухгалтерской отчетности;
на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.)п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П . Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Россиип. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И ;
на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие органыПисьмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ , и, как правило, судыПостановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3 ; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4 ; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

В перечисленных случаях это соглашение просто не с кем заключать. К тому же к налоговым и другим финансовым и административным отношениям гражданское законодательство не применяется, если иное не предусмотрено самим законодательствомп. 3 ст. 2 ГК РФ .

Факсимиле на счетах-фактурах и первичке - вопрос спорный

Контролирующие органы считают, что применение факсимиле при оформлении счетов-фактур и первичных документов неправомерно. Обосновывают они это тем, что такая возможность не предусмотрена налоговым и бухгалтерским законодательствомПисьма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33 , от 17.09.2009 № 03-07-09/48 , от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 ; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11 , от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 ; УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297 . Есть судебные решения, подтверждающие позицию налоговиков

В новых рыночных условиях бизнес вынужден экономить время, в связи с этим в фирмах с большим объёмом документооборота всё больше стали использовать факсимиле, использование которого доверяют определённым сотрудникам. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства.

Как следует из большого экономического словаря, факсимиле - (лат. facsimile - «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица .

Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи, факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие нигде не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160 как использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из данной статьи следует, что если партнёр согласен принять данный вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с простой подписью. Так же в договоре можно зафиксировать конкретные условия об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. Если данный порядок будет нарушен то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.

Используя выше изложенную статью ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Так же в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Использование факсимиле в первичной документации

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» первичные документы принимаются к учёту лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Налоговая служба даёт по вопросу применения факсимиле разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В данном письме сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Суды по данному вопросу делятся практически поровну.

Но 13 февраля 2009 года было вынесенное Определение ВАС РФ № ВАС-16068/08, в котором арбитражный суд РФ указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса.

Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счёте-фактуре, но и прямой запрет на неё не устанавливает. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в том числе, если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст.

Иными словами, факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Также ст. 67 Трудового кодекса РФ наложен запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель также издаёт приказы о приёме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Стоит так же отметить, что законодатель и судебная практика запрещает использование факсимиле на векселе. Так в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введённого в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.07.1997 № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ), но в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» допускает использование аналогов собственноручной подписи представителем Клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счёте, а также лицами, наделёнными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом чёрного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) чёрного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платёжному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

Области применения электронной подписи

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах.

Финансово-кредитные отношения (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 29 ноября 2001 г.
№ 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04-908/пз «Об утверждении Требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в Федеральную службу по финансовым рынкам»).
Налоговые отношения, в том числе отчётность (Приказ ФНС от 13 июня 2006 г. «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» и др.).
Организация выборов (Федеральный закон от 10 января 2003 г. № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»).

Институт так называемых «удостоверяющих центров»

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» предусматривает использование электронной цифровой подписи при совершении гражданско-правовых сделок (ч. 2 ст. 1 №1-ФЗ), по причине малозначимости которых законодатель, очевидно, счёл возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам.

Организационно-правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с рассматриваемым законом установлена лишь в самом общем виде — юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ч. 1 ст. 8 № 1-ФЗ). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечению их сохранности не является основной.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учётные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом данной статьёй Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Статьёй 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Статья 313 НК РФ определяет налоговый учёт как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаю, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учёта могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом № 1-ФЗ.

Всем Вам прекрасно известно, что есть печати и штампы.

Штампы не присваивают бумагам силу, а печать придает документам юридическую силу. Факсимиле по смыслу ближе к печати, и юридическую силу такая подпись имеет. Но использование подобной подписи допускается только в некоторых случаях.

По сути, факсимиле представляет собой печать, с помощью которой ставится подпись руководителя.

Есть несколько случаев, когда необходимо использовать факсимиле:

при большом количестве документов, которые ежедневно приходится подписывать;
в отсутствие руководителя или при большой загруженности.

Среди преимуществ использования факсимиле необходимо отметить ускорение обработки документов на каком-то предприятии. Особенно актуально использование подобной печати тогда, когда руководитель часто отсутствует, но есть большие объемы работы, требующие подписи. Очень важно, чтобы данный вид подписи был изготовлен качественно, а подпись не получалась размазанной.

Если речь идет о сделках, то другая сторона должна быть готова принять факсимиле. В таком случае сделка будет иметь такую же силу, как и с обычной подписью. Надо добавить, что использование факсимиле и согласие с этим второй стороны отражается всегда в самом тексте договора. Но может быть заключено между партнерами и дополнительное соглашение.

Возможность использования факсимиле в бухгалтерских документах и налоговом кодексе никак не регламентируется. Но из обратных норм вытекает невозможность использования факсимиле в этих случаях. Нельзя использовать факсимиле, когда Вы подписываете документы, способные повлечь за собой какие-либо финансовые последствия. Речь идет о платежных поручениях, а также доверенности.

Надо сказать, что постоянно возникают спорные позиции относительно использования факсимиле. Специалисты налоговых служб ссылаются на то, что по принятым условиям необходимо подписывать финансовые документы именно руководителем. Надо понимать, что лишь гражданский кодекс предусматривает законность использования такой подписи, как факсимиле.

Есть соответствующая статья в кодексе, это статья 160. И в этой статье предусмотрено, что в тех случаях, когда другая сторона готова принять подобную подпись, то ее можно использовать в гражданско-правовых делах. Она будет иметь юридическую силу. Надо отметить, что количество подписей факсимиле, которое решает изготовить предприятие, неограниченно. Но руководитель сам решает, когда следует использовать подпись, и сколько должно быть клише. Риски, которые могут быть связаны с факсимиле, приравниваются к тем рискам, связанным с использованием печатей.

Директор может постановить, что в течение дня факсимиле будет храниться у ответственного лица. После окончания рабочего дня ответственное лицо передает факсимиле в сейф. Также может быть предусмотрено ведение журнала, в котором будет производиться учет выдачи, а также возврата факсимиле. В каких же случаях использование факсимиле возможно безо всяких условий и соглашений? К этим случаям можно отнести:

письма благодарности;
подтверждение оплаты по имеющемуся аккредитиву;
результаты ЕГЭ;
приглашения и грамоты;
счета-фактуры;
сертификаты, свидетельства и патенты.

Решать, где хранится факсимиле, кто его использует, должно начальство. Когда в компании подписи осуществляются с использованием факсимиле, то следует предусмотреть стандарты применения, а также список бумаг, где может использоваться факсимиле, кто из сотрудников может использовать факсимиле. И следует указать два условия:

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ.

Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица .

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Обязательные реквизиты печати ооо Кто выставляет счет фактуру

Возможно, будет полезно почитать: